Glavna knjiga

Modul |Glavna knjiga za dvostavno knjigovodstvo, u korelaciji s drugim modulima nudi automatsko i ručno knjiženje, uvid u konto kartice [4] kupaca odnosno dobavljača, pregled otvorenih stavki i izradu različitih ispisa i izvještaja [10] koji se koriste u računovodstvu. Modul |Glavna knjiga je integriran sa svim drugim modulima i omogućuje da na svakom pojedinačnom knjiženju otvorimo poslovni dokument na temelju kojeg je knjiženje nastalo.

	Slika 1: Glavna knjiga je povezana s ostalim modulima programa preko automatskog knjiženja dokumenata na temeljnicu

Što omogućuje modul |Glavna knjiga?

 

1. Postavke glavne knjige

 

1.1. Postavke poslovnih godina

U postavkama poslovne godine možemo odrediti sljedeće karakteristike poslovne godine:

• primarna novčana valuta knjiženja u glavnu knjigu
• početak i završetak poslovne godine (npr. poslovna godine nije ista kalendarskoj)
• način izračuna početnog salda u bilanci
• koristimo izvoz arhive podataka poslovne godine [11.4]
• itd.

Postavke poslovne godine uređujemo u modulu |Financije |Šifrarnici i postavke |Poslovne godine.

	Slika 2: Pregled postavki poslovnih godina

Na poslovnoj godini možemo zadati sljedeće postavke:

	Slika 3: Postavke poslovne godine

Značenje pojedinačnih polja:

 

1.2. Kontni plan

Kontni plan je temelj za dvostavno knjigovodstvo. Vodimo ga unutar modula |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Odmah po prvoj prijavi u program zadati možemo način vođenja knjigovodstva za našu tvrtku i preuzeti preporučeni kontni plan (dvojezični):

	Slika 4: Maska za odabir načina vođenja knjigovodstva i prijenos preporučenog kontnog plana

Ukoliko na ovom mjestu preskočimo prijenos kontnog plana program će koristiti već ugrađena konta koja se koriste za automatsko knjiženje dokumenata, a koja su zadana prema preporučenom kontnom planu za trgovačka društva. Ta se konta automatski prenose u kontni plan ukoliko još nisu upisana tj. ukoliko nije drugačije zadano u postavkama automatskog knjiženja.

Pri ručnom dodavanju konta u kontni plan u masku za unos upisujemo sljedeće podatke:

	Slika 5: Polja za unos ili izmjenu pojedinog konta

Po unosu konta ponovno se prikazuje stranica za pregled kontnog plana.

	Slika 6: Prikaz kontnog plana

Ako je jedan od konta neaktivan uz taj se konto prikazuje crveni kružić kao vidljivo na slici:

	Slika 7: Prikaz kontnog plana s neaktivnim kontom

U vrhu se nalaze polja za unos kriterija pretrage u kontnom planu. U polja upisujemo sljedeće vrijednosti:

Klikom na gumb Pretraživanje prikazuju se konta u skladu s traženim kriterijima. Klikom na gumb Unos novog konta dodajemo novi konto u kontni plan.

Klikom na brišemo konto iz kontnog plana. Brisati možemo samo konta na kojima ne postoji knjižen promet. Ako na kontu postoji knjižen promet potrebno ga je prenijeti na drugi konto [1.2.4] prije brisanja konta. Alternative brisanju konta su:

• Promijena broja konta. Cjelokupni promet konta automatski se prenosi na novi konto.
• Konto označimo kao neaktivan. Postojeći promet ostaje na kontu no ponovno knjiženje na neaktivan konto nije moguće.

 

1.2.1. Uvoz kontnog plana iz datoteke XML

Funkciju za uvoz kontnog plana koristimo za prijenos kontnog plana iz jedne tvrtke u drugu. Posebno je korisna ukoliko tek započinjemo s uporabom programa i trebamo početni kontni plan kao i u slučaju kada vodimo računovodstvo za više tvrtki u kojima koristimo isti kontni plan.

Kontnom planu pristupamo putem modula |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Uvoz kontnog plana iz datoteke XML omogućen je na stranici Prikaz kontnog plana putem izbornika s dodatnim mogućnostima |Više... |Uvoz kontnog plana iz XML datoteke kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 8: Izbornik za dodatne mogućnosti

Kada kliknemo na označenu opciju otvara se nova maska putem koje možemo pokrenuti uvoz našeg kontnog plana. Po odabiru datoteke za uvoz određujemo što učiniti pri uvozu u slučaju kada početni kontni plan već sadrži konto s istim brojem/šifrom kao i konto u datoteci tj. što učiniti u slučaju ako ne sadrži konto s istim brojem. Na slici dolje prikazan je popis dostupnih opcija:

	Slika 9: Mogućnosti pri uvozu kontnog plana

Postavke uvoza jednostavno potvrdimo klikom na gumb  Uvoz podataka čime započinje prijenos podataka iz XML datoteke u naš program!

 

1.2.2. Uvoz kontnog plana iz Excela

Funkciju za uvoz kontnog plana koristimo za prijenos kontnog plana iz jedne tvrtke u drugu. Posebno je korisna ukoliko tek započinjemo s uporabom programa i trebamo početni kontni plan kao i u slučaju kada vodimo računovodstvo za više tvrtki u kojima koristimo isti kontni plan.

Kada je riječ o uvozu kontnog plana iz Excela to znači da možemo uvoziti datoteke u sljedećim formatima:

• MS Excel, datoteke s oznakom XLS,
• OpenOffice.org Calc, datoteke s oznakom SXC ili ODS,
• format CSV,
• format Tab delimited TXT.

Svi prethodno navedeni formati datoteka podržani su u Excel-u kao i u OpenOffice Calc.

U Excelu ili u programu OpenOffice Calc pripremimo preglednicu sa podacima o kontima u kojoj različite podatke o kontima upišemo u svaki stupac pojedinačno i datoteku spremimo na slijedeći način:

	Slika 10: Priprema datoteke s kontnim planom u Excelu

Redoslijed stupaca u datoteci je sljedeći:

Kontnom planu pristupamo putem modula |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Uvoz kontnog plana iz Excela je omogućen na stranici Prikaz kontnog plana putem izbornika s dodatnim mogućnostima |Više... |Uvoz kontnog plana iz Excela kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 12: Izbornik za dodatne mogućnosti

Kada kliknemo na označenu opciju otvara se nova maska putem koje možemo pokrenuti uvoz našeg kontnog plana. Po odabiru datoteke za uvoz određujemo što učiniti pri uvozu u slučaju kada početni kontni plan već sadrži konto s istim brojem/šifrom kao i konto u datoteci tj. što učiniti u slučaju ako ne sadrži konto s istim brojem. Na slici dolje prikazan je popis dostupnih opcija:

	Slika 13: Mogućnosti pri uvozu kontnog plana

Postavke uvoza jednostavno potvrdimo klikom na gumb  Uvoz podataka čime započinje prijenos podataka iz Excela u naš program!

 

1.2.3. Uvoz kontnog plana iz datoteke pomoću čarobnjaka

Uvoz kontnog plana iz datoteke pomoću čarobnjaka omogućuje uvoz konta te se nalazi u meniju |Financije |Šifrarnici i postavke |Kontni plan.

Klikom na gumb Više nam se otvore dodatne mogućnosti gdje izaberemo opciju Uvoz kontnog plana iz Excela - Novo:

	Slika 14: Šifrarnik artikala možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

1.2.3.1 1. Uvoz datoteke

Odabirom gornje opcije nam se otvara forma za uvoz podataka gdje prvo odaberemo datoteku za uvoz te kliknemo na gumb Naprijed:

	Slika 15: Odabir datoteke iz koje radimo uvoz

1.2.3.2 2. Kontrola podataka

Nakon potvrde izabrane datoteke nam se u idućem koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.Na toj stranici određujemo koji atribut konta predstavlja koji podatak stupca u datoteci.Program iz datoteke pročita sadržaj odnosno redoslijed stupaca i prikaže ih u obliku tablice:

	Slika 16: Prikaz podataka iz datoteke

Prvo označimo da li se u našoj datoteci u prvom redu nalaze nazivi stupaca te dodatno izaberemo format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

	Slika 17: Općenite postavke uvoza podataka

Nakon toga nastavljamo s preslikom podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute konta koje ćemo uvoziti.Preslika se radi po redoslijedu prvo za stupac A zatim B, C, itd. do zadnjega stupca u datoteci.Ukoliko u stupcu A imamo u našoj datoteci broj konta, zatim to budemo izabrali kao što je prikazano na slici:

	Slika 18: Preslika podataka iz datoteke

Preslika podatka o broju konta se spremi u tablicu s desne strane te zatim nastavljamo s ostalim stupcima sve dok ne napravimo presliku za sve stupce u datoteci koje ćemo uvoziti u program:

	Slika 19: Preslika podataka iz datoteke

Kada smo napravili presliku podataka za sve stupce iz datoteke zatim idemo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed.

1.2.3.3 3. Dodatni podaci

Otvara nam se stranica s dodatnim postavkama gdje možemo odabrati što napraviti s novim kontima te što s postojećim kontima u kontnom planu:

	Slika 21: Dodatne postavke za uvoz novih/postojećih konta

Kada smo sve željeno označili potvrdimo uvoz podataka klikom na gumb Završi.Po završenom uvozu dobijemo prikaz obavijesti o uvoz te popis upozorenja/grešaka ukoliko postoje u datoteci:

	Slika 22: Obavijest u uvozu/ažuriranju konta iz datoteke

 

1.2.4. Prijenos knjiženja na drugi konto

Ako želimo prenijeti knjiženja s jednog konta na drugi izaberemo mogućnost Prijenos knjiženja s jednog konta na drugi u izborniku |Financije |Kontni plan |Dodatne mogućnosti.

Nakon izbora te opcije otvara se slijedeća maska:

	Slika 23: Prijenos knjiženja sa trenutnog na ciljani konto

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu

Prije samog prijenosa program će vas upozoriti da će biti izvršen prijenos knjigežanja iz jednog konta na drugi:

	Slika 24: Zadnje upozorenje prije prijenosa knjiženja

Nakon prijenosa knjiženja s jednog na drugi konto program savjetuje provjeru pravilnosti prijenosa knjiženja ako smo prenosili knjiženja s jednog saldakonta na drugi:

	Slika 25: Upozorenje za prijenos knjiženja iz jednog na drugi saldakotno

 

1.2.5. Kontni okviri za trgovačka društva, obrtnike i društva

Na ovoj stranici možete preuzeti kontni okvir za trgovačka društva i neprofitne organizacije.

Kontni plan za trgovačka društva u obliku *.xls

kontni_plan_D.O.O..xls Veličina: 603,50 kB

Kontni plan za trgovačka društva u obliku *.xml

kontni_plan_D.O.O..xml Veličina: 1.334,97 kB

Kontni plan za neprofitne organizacije u obliku *.xls

kontni_plan_neprofitne_ogranizacije.xls Veličina: 128,00 kB

Kontni plan za neprofitne organizacije u obliku *.xml

kontni_plan_neprofitne_ogranizacije.xml Veličina: 276,49 kB

Nakon prijenosa kontnog plana potrebno ga je uvoziti u program [1.2.2].

 

1.3. Postavke konta za automatsko knjiženje

Na svim mjestima u programu gdje je podržano automatsko knjiženje dokumenata, knjiženje se vrši po internom kontnom planu, preporučenom za trgovačka društva. Za prilagodbu pravila automatskog knjiženja na kontni plan vaše tvrtke potrebno je odrediti presliku s internog preporučenog kontnog plana programa u kontni plan vaše tvrtke.

Tome je namjenjena maska za unos podataka na stranici Postavke automatskog knjiženja. Nakon izbora razreda konta otvara se maska za unos podataka, koja sadrži 3 stupca.

	Slika 26: Postavke automatskog knjiženja

U masci za unos podataka, u stupcu Ciljani konto  izaberemo odnosno upišemo broj konta iz našeg kontnog plana. Kod automatskog knjiženja dokumenata će se umjesto preporučenog konta koristiti konto iz vašeg kontnog plana.

Po zadavanju svih konta za izabrani razred, kliknemo na gumb Spremi, koji se nalazi na dnu stranice.

 

1.4. Šifrarnik mjesta troška

U šifrarnik mjesta troška dodajemo nova mjesta troška kroz modul |Financije |Šifrarnici i postavke |Mjesta troška klikom na gumb Dodavanje mjesta troška nakon čega se otvara sljedeća maska za unos:

	Slika 27: Polja za unos za mjesta troška

Nakon potvrde novog mjesta troška, mjesto troška se ispiše na popisu svih mjesta troška:

	Slika 28: Popis mjesta troška

Znak označava, da je mjesto troška neaktivno.

Popis mjesta troška možemo ispisati. Ispis je dostupan putem izbornika |Financije |Mjesta troška gdje kliknemo na Izvoz prikazanih podataka u Excel. Popis možemo otvoriti u tražilici ili u Excelu, kao što se vidi na slici dolje:

	Slika 29: Izbor formata u kojem želimo ispisati popis mjesta troška

Ukoliko se u programu prilikom prijenosa podataka pojavi dvostruko mjesto troška možete ga obrisati u izborniku |Dodatne mogućnosti, klikom na poveznicu Obriši dvostruka mjesta troška kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 30: Brisanje dvostrukih mjesta troška

 

1.5. Šifrarnik vrsta temeljnica

Nove vrste temeljnica dodajemo na stranici "Šifrarnik vrsa temeljnica" klikom na gumb Nova vrsta temeljnica. Otvori se slijedeća maska za unos:

	Slika 31: Polja za unos nove vrste temeljnice

Po unosu temeljnice i potvrde unosa, otvara se stranica sa svim unesenim vrstama temeljnica:

	Slika 32: Unesene vrste temeljnica

Znak označava da je vrsta temeljnice neaktivna.

 

1.6. Postavke numeriranja dokumenata

U programu možemo zadati način numeriranja dokumenata. U modulu | Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke brojača omogućen je unos novih brojača te pregled i pretraživanje postojećih brojača prema vrsti dokumenata.

	Slika 33: Unos novog brojača te pregled i pretraživanje postojećih brojača prema vrsti dokumenata

U polja za unos upišemo slijedeće kriterije:

Po unosu kriterija za pretraživanje, potrebno je kliknuti na gumb Pretraživanje.

Klikom na gumb Novi brojač omogućen je unos novog brojača te definiranje formata rednog broja za određenu vrstu dokumenta:

	Slika 34: Postavke numeriranja dokumenata

U polja za unos pojedinačnih kriterija unosimo sljedeće vrijednosti:

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

 

1.6.1. Postavke numeriranja temeljnica

Prije nego nastavimo s unosom temeljnica, potrebno je u izborniku |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke numeriranja dokumenata odrediti način numeriranja temeljnica. Kao što je vidljivo na slici dolje, u padajućem izborniku izaberemo željeni način numeriranja:

	Slika 35: Određivanje načina numeriranja temeljnica

Za unos posebnog brojača za numeriranje temeljnica, pomoću kojeg možemo zadati npr. redni broj prve temeljnice upisane u e-računima ili pak formulu za generiranje formata rednog broja. Novi brojač možemo zadati u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Opće postavke |Postavke brojača. Otvoriti će se stranica za pregled i pretraživanje svih do sad upisanih brojača. Postupak unosa brojača opisan je na stranici Postavke numeriranja dokumenata [1.6].

Brojač za temeljnice unosimo na sljedeći način:

• u polju Vrsta dokumenta izaberemo Temeljnica, kao što prikazuje slika:

	Slika 36: Izaberemo vrstu dokumenta Temeljnica

• upišemo poslovnu godinu na koju se brojač odnosi (pozor: s početkom nove poslovne godine je potrebno unijeti novi brojač),
• u polju Tip temeljnice izaberemo tip temeljnice za koji zadajemo brojač, kao što prikazuje slika:

	Slika 37: Izaberemo tip temeljnice

• izaberemo vrstu temeljnice, za koju zadajemo brojač. Uvjet je da smo vrste temeljnice prethodno upisali u šifrarnik vrsta temeljnica [1.5],

	Slika 38: Izaberemo vrstu temeljnice

• upišemo sljedeći redni broj temeljnice, koji će biti dodijeljen novoj tj. prvoj sljedećoj temeljnici,
• u polju Formula za ispis broja možemo zadati željeni format rednog broja za temeljnice. U formuli možemo koristiti različite znakove, značenje kojih je opisano na stranici stranici Postavke formule za ispis broja temeljnice [1.6.2].

	Slika 39: Zadavanje formule za generiranje rednog broja temeljnice

 

1.6.2. Postavke formule za ispis broja temeljnice

S formulom možemo samostalno oblikovati ispis broja temeljnice, koristeći slijedeće rezerviranih riječi:

#N# - u skladu s rednim brojem temeljnice, kojeg smo upisali kao početni broj poslovne godine

#L# odnosno #LLLL# - u skladu s poslovnom godinom (npr.2006)

#LL# - u skladu sa zadnje dvije brojke poslovne godine (npr.06)

#TEM_TIP# - u skladu sa šifrom internog tipa temeljnice
#TEM_VRSTA#- u skladu sa šifrom vrste temeljnica

Kod pisanja formule nije obavezna upotreba samo rezerviranih riječi, što znači, da možemo upotrebljavati i vlastite znakove (npr. povlaka), riječi ili čak brojeve. Te znakove upišemo pod apostrofima. Način upotrebe možete pogledati niže, u tabeli s primjerima.

Kod pisanja formule se može upotrijebiti operacija zbrajanja (+), koja u formuli služi kao konkatenacija odnosno spajanje dva ili više nizova.

Primjeri formula za poslovnu godinu 2006 i rednim br. 1:

#N# što će biti npr. 1

#N#+'-'+#L# što će biti npr. 1-2006! Vidljivo je da smo u toj formuli za znak upotrijebili povlaku, upisano pod apostrofima.

#N#+#LL# što će biti npr. 106

#NNNNN# što će biti 00001. U slučaju, da imamo redni br. 12, onda bi to bilo 00012. Svaki broj u rednom broju zauzima jedan N od kraja prema naprijed. U slučaju, da je redni broj veći od N, ispisati će se samo taj redni broj bez nula.

 

2. Uvoz i postavke početnih salda na kontima u glavnoj knjizi

Ako knjižimo već postojeću tvrtku, najprije moramo knjižiti početno stanje glavne knjige.

2.1 Temeljnica početnog stanja

Otvorenje glavne knjige unosimo takozvanom temeljnicom početnog stanja. Temeljnica početnog stanja sadrži završne salde protekle godine, isto tako i postavke/dokumente, koji su ostali otvoreni tj. neplaćeni iz protekle godine.

Temeljnicu početnog stanja unosimo kao svaku drugu temeljnicu, time da odredimo odgovarajući tip. Gledaj sliku:

	Slika 40: Unos osnovnih podataka temeljnice početnog stanja

U polja za unos upišemo slijedeće podatke:

Na temeljnicu početnog stanja možemo ručno knjižiti željena početna salda prema potrebi. Postupak knjiženja je isti kao za sve druge vrste temeljnica.

2.2 Uvoz početnih salda

Ukoliko prenosimo saldo iz drugog programa tj. imamo početno stanje u unaprijed pripremljenoj preglednici (npr. v Excelu ili OpenOffice), početna stanja možemo uvoziti na temeljnicu početnog stanja i izbjeći dugotrajni ručni unos podataka. Uvoz podataka na temeljnicu počinje iz izbornika za razmjenu podataka alatne trake:

	Slika 41: Opcije za izvoz i uvoz podataka u/iz datoteke

Struktura datoteke za uvoz podataka je identična strukturi datoteke, koju dobijemo prilikom izvoza knjiženja u preglednicu. Redoslijed stupaca prikazuje slijedeći primjer:

	Slika 42: Primjer datoteke izvožene temeljnice tj. redoslijeda stupaca, potrebnih kod uvoza temeljnice

Uvoziti možemo datoteke u formatima Excel, OpenOffice, CSV ili tab delimited. Vrlo je važan redoslijed stupaca, koji mora biti potpuno isti prikazanom na gornjem primjeru. Kada na disku imamo pripremljenu datoteku, izaberemo:

	Slika 43: Izaberite datoteku za uvoz

Nakon toga pokrenemo uvoz podataka, pričekamo i provjerimo rezultat uvoza:

	Slika 44: Prikaz rezultata uvoza podataka

Ukoliko uvoz određenih redaka nije bio izvršen, podatke popravimo te ponovimo uvoz samo tih redaka.

2.3 Uvoz otvorenih stavki

Otvorene stavke možemo isto tako uvoziti na temeljnicu početnog stanja. Kod toga je uvjetovan prethodan uvoz šifrarnika partnera.

Redoslijed stupaca u datoteci je isti kao i kod uvoza početnog stanja. Vrlo je važno na pravilan način odrediti partnera, upisati podatak o dokumentu, datumu dokumenta, iznosu dokumenta i otvoreni iznos dokumenta.

Primjer datoteke za uvoz otvorenih stavki:

	Slika 45: Primjer datoteke za uvoz otvorenih stavki

 

3. Ručno knjiženje u glavnu knjigu

 

3.1. Pregled i pretraživanje temeljnica

Temeljnice koje smo pohranili u modulu |Financije |Temeljnice možemo pretraživati po raznim kriterijima pretraživanja (gledaj Slika 1) klikom na gumb Pretraživanje:

	Slika 46: Polja za unos kriterija za prikaz temeljnica

Pretraživanje temeljnica moguće je po sljedećim kriterijima:

 

3.2. Prikaz i uređivanje temeljnica

Nakon unosa kriterija traženja na stranici Pregled i pretraživanje temeljnica [3.1], ispišu se temeljnice, koje su u skladu s traženim kriterijima. Klikom na izabranu temeljnicu, ista nam se prikaže.

	Slika 47: Prikaz izabrane temeljnice

.

Kao što je vidljivo na slici gore, temeljnica je otvorena, što znači, da još nije knjižena u glavnu knjigu.Klik na gumb Dodaj knjiženje omogućava dodavanje knjiženja [3.3] na tu temeljnicu.

Klikom na gumb Zatvaranje i prijenos u glavnu knjigu temeljnicu zatvorimo te se automatski prenese u glavnu knjigu.

Kod uređivanja temeljnica raspolažemo dodatnim mogućnostima. Klikom na gumb Dodatne mogućnosti u alatnoj traci, otvaraju se slijedeće mogućnosti:

• Knjiženja možemo združiti i knjižiti iznose [3.9] po kontu, mjestu troška i partneru.
• Zatvaranje razreda [3.10] s protuknjiženjima za završni račun. Tu funkciju koristimo prilikom izrade završnog računa na kraju poslovne godine odnosno prilikom svake izrade bilanci.

U alatnoj traci su nam na raspolaganju slijedeće mogućnosti:

• Klikom na gumb Izmijeni možemo mijenjati podatke u glavi temeljnice [3.4].

• Klik na gumb Ispis dokumenta omogućava ispis temeljnice ili otvaranje temeljnice u programu MS Word.

Klikom na gumb možemo kopirati određeno knjiženje, klikom na gumb možemo izbrisati knjiženja.

 

3.3. Unos i izmijena knjiženja na otvorenoj temeljnici

	Slika 48: Unos novog knjiženja na temeljnicu

U gornjem dijelu maske za unos novog knjiženja napisani su podaci o temeljnici, na koju ćemo dodati novo knjiženje ili promijeniti postojeće knjiženje. U donja polja za unos, upisati ćemo sljedeće podatke:

Ako želimo knjižiti na konto koji još ne postoji u kontnom planu, kliknemo na gumb Unos novog konta, koji nas prebacuje na stranicu unos novog konta [1.2].

Isti postupak upotrijebimo kod unosa partnera, kojeg još nemamo upisanog u šifrarnik partnera. Kliknemo na gumb Unos novog partnera.

Unos podataka potvrdimo klikom na gumb U redu.

 

3.4. Izmjena podataka na temeljnici

Podatke na temeljnici možemo mijenjati samo kada je temeljnica otvorena. Klikom na gumb Izmijeni u alatnoj traci na vrhu maske, otvori nam se maska za mijenjanje podataka na temeljnici:

	Slika 49: Izmijena podataka na temeljnici

Učinjene izmijene potvrđujemo klikom na gumb U redu.

 

3.5. Kakva je razlika između otvorene i zatvorene temeljnice?

Program omogućava izmijene samo otvorene temeljnice. Sve dok je temeljnica otvorena znači, da se radi o radnoj verziji dokumenta na kojeg dodajemo knjiženja. Iz tog razloga, usklađenost otvorene temeljnice nije obavezna, a što može dovesti do pogreške prilikom ispisa bilance.

Kad završimo s unosom temeljnice i kada je ista usklađena, možemo kliknuti na gumb za zatvaranje temeljnice i time zaključiti knjiženje.Ukratko:

• otvorena temeljnica je radna verzija dokumenta, kojeg još unosimo i možemo raditi izmijene,
• zatvorena temeljnica je temeljnica, unos koje je zavšen i ne može se više mijenjati. Zatvoriti možemo samo one temeljnice, koje su usklađene (s izuzetkom temeljnica početnog stanja, gdje knjižimo pojedinačne neusklađene temeljnice pod uvijetom, da je saldo cjelovite temeljnice početnog stanja usklađen).

 

3.6. Ponovno otvaranje temeljnice

Temeljnicu možemo ponovno otvoriti na stranici Temeljnice - pregled i pretraživanje. Otvoriti možemo samo one temeljnice, kod kojih nije upaljena lampica. Na donjoj slici vidimo zatvorene i otvorene temeljnice:

	Slika 50: Prikaz popisa temeljnica

Klikom na kod zatvorene temeljnice, prikaže se slijedeća poruka, koja nudi tri različite opcije. Za brisanje kliknemo na gumb Ponovno otvori temeljnicu, koji je vidljiv na donjoj slici:

	Slika 51: Maska za ponovno otvaranje temeljnice

Pritiskom na gumb, ispred temeljnice se prikaže lampica, koja označava, da je temeljnica otvorena. To možemo vidjeti, ako uspoređujemo donju sliku s gornjom:

	Slika 52: Pregled temeljnica

Sada možemo raditi izmijene na temeljnici.

 

3.7. Storniranje knjiženja s novom storno temeljnicom

Klikom na krajnje desno u masci za Pregled i pretraživanje temeljnica, program nas upita što želimo uraditi s temeljnicom. Za storniranje knjiženja kliknemo na gumb Storniranje knjiženja s novom storno temeljnicom, kojeg vidimo na donjoj slici:

	Slika 53: Maska za storniranje knjiženja novom storno temeljnicom

Pritiskom na gumb Storniranje knjiženja s novom storno temeljnicom, otvori nam se maska za izradu nove temeljnice, koja izgleda ovako:

	Slika 54: Izrada storno temeljnice

Izradu temeljnice potvrdimo pritiskom na gumb U redu.

 

3.8. Izmijena opisa, partnera, mjesta troška na knjiženjima na zatvorenim temeljnicama

 

3.9. Kako združiti više knjiženja za isti konto u jedno zbirno knjiženje?

Kod automatskog knjiženja [1.3] dokumenata na temeljnicu, program izradi radnu temeljnicu s detaljnim knjiženjima. Program će za svaku stavku na ulaznom dokumentu (račun, putni nalog, itd.) napraviti jedno knjiženje u glavnoj knjizi.

Kod prijenosa temeljnice u druge informacijske sisteme [13], više puta se pojavi potreba po knjiženju dokumentata s manje detalja (bez nepotrebne analitike). U tom slučaju upotrijebimo funkciju za združivanje knjiženja, s kojom možemo sva knjiženja na određeni kotno nadomjestiti sa samo jednim zbirnim knjiženjem.

	Slika 55: Izbor opcije za združivanje knjiženja

Funkciju za združivanje knjiženja izaberemo klikom na gumb , kao što to prikazuje slika gore.

Pritiskom na |Združivanje knjiženja... prikaže se obrazac sa parametrima združivanja knjiženja:

	Slika 56: Parametri združivanja knjiženja

U gornjem dijelu obrasca su zbrojeni svi konti za koje postoji više knjiženja, koji su kandidati za združivanje i zbirno knjiženje. Klikom na    označimo združivanje knjiženja za dotični konto.

Program može združivati knjiženja na više načina. Prije združivanja knjiženja odredimo i u slijedećem parametre:

Pritiskom na gumb U redu prikazati će se temeljnica, gdje će knjiženja, koja su u skladu s danim parametrima, biti zamijenjena sa zbirnim knjiženjima.

 

3.10. Završni račun i zatvaranje konta

Prije izrade godišnjih financijskih izvještaja [9] potrebno je zatvoriti salda na kontima razreda 4 i 7. U te svrhe možemo koristiti obradu automatskog zatvaranja konta razreda 4 i 7 kojom zatvaramo završni saldo analitički po kontima.

Obradu za zatvaranje konta razreda 4 i 7 pokrećemo unutar temeljnice koju smo otvorili u modulu |Financije |Temeljnice. Pri unosu nove temeljnice obavezno postavimo tip temeljnice na završni račun. U poljima za unos datuma temeljnice i datuma razdoblja postavimo vrijednosti na zadnji dan/datum u poslovnoj godini za koju pripremamo završni račun (ili npr. zadnji dan poslovanja organizacije):

	Slika 57: Kreiranje temeljnice završni račun

Klikom na gumb U redu potvrđujemo kreiranje nove, prazne temeljnice za završna knjiženja. U alatnoj traci temeljnice kliknemo na gumb Više... i izaberemo funkciju prikazanu na slici u nastavku:

	Slika 58: Odabir obrade za pokretanje zatvaranja konta razreda 4 i 7

Klikom na označenu opciju unutar padajućeg izbornika otvara se sljedeća maska za unos u kojoj zadajemo željene kriterije za pokretanje obrade:

	Slika 59: Kriteriji za pokretanje obrade zatvaranja salda na izabranim kontima

Značenje pojedinačnih polja je sljedeće:

Potvrdom zadanih kriterija na temeljnicu se prenose protuknjiženja i zatvara saldo analitički po kontima. Na slici u nastavku prikazano je automatsko zatvaranje salda po kontima razreda 4 (analitički). Na temeljnici je potrebno kliknuti na gumb za izravnanje i prijenos salda na kto 490* (osim ako smo prethodno već kontirali tj prenijeli ukupni saldo razreda 4 na konto 490*:

	Slika 60: Zatvaranje razreda 4

Postupak ponovimo i u izborniku Više... u alatnoj traci temeljnice pokrenemo funkciju zatvaranja razreda s protuknjiženjima za završni račun te zadamo zatvaranje razreda 7*.

Po zatvaranju konta razreda 4 i 7 nastavljamo s prijenosom vrijednosti na konta poslovnog rezultata (8*, 24*, 9*) i s izradom bilance bilance [8] po unaprijed pripremljenom predlošku [8.1].

	Slika 62: Zatvaranje razreda 7 i izračun poslovnog rezultata prije oporezivanja

Po izradi temeljnice završni račun pokrenuti možemo obradu za automatsko kreiranje temeljnice početnog stanja [10.1] za prijenos završnog salda poslovne godine u početni saldo nove poslovne godine.

 

3.11. Prijenos knjiženja na drugu temeljnicu

Nakon što smo na strani Pregled i pretraživanje temeljnica [3.1] unijeli kriterije pretraživanja, program ispiše temeljnice, koje su u skladu s unesenim kriterijima.

Među prikazanim temeljnicama izaberemo temeljnicu koju želimo mijenjati i to tako, da na nju kliknemo.

Izmjena zatvorenih temeljnica nije moguća! Ako želite zatvorenu temeljnicu izmijeniti, potrebno je ponovno otvaranje, što je opisano u podpoglavlju Prikaz i uređivanje temeljnica [3.2]

Nakon što smo označili željenu temeljnicu, ista se otvori te se prikažu sva knjiženja, koja su na toj temeljnici. Odznačimo sva knjiženja, koja želimo prenijeti na drugu temeljnicu.

Nakon što smo odznačili sva knjiženja, koja želimo prenijeti na drugu temeljnicu, izaberemo u izborniku s dodatnim mogućnostima mogućnost
|>> |Prijenos označenih knjiženja na drugu temeljnicu, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 63: Izbornik s dodatnim mogućnostima

Otvori se nova maska, gdje izabiremo između dvije opcije:

1. Možemo napraviti novu temeljnicu na koju ćemo prenijeti izabrana knjiženja
2. Možemo izabrati jednu od otvorenih temeljnica i izabrana knjiženja prenijeti na još otvorenu temeljnicu

Za potvrdu izabrane opcije kliknemo na Izaberi>>
To je prikazano na slici:

	Slika 64: Izbor temeljnice na koju ćemo prenijeti prethodno označena knjiženja

Ako izaberemo prvu mogućnost, odnosno novu temeljnicu automatski se stvara nova, još nepostojeća temeljnica, s automatski dodijeljenim brojem. Na tu temeljnicu se prenose sva prethodno izabrana knjiženja.

U suprotnom, ako izaberemo drugu mogućnost, sva izabrana knjiženja će se prenijeti na izabranu, već postojeću temeljnicu.

 

3.12. Masovno zatvaranje temeljnica

Na stranici Temeljnice - pregled i pretraživanje [3.1] nalazi se izbornik |Dodatne mogućnosti, u kojem izaberemo mogućnost Masovno zatvaranje temeljnica, kao što prikazuje slika dolje.

	Slika 65: Izbornik za masovno zatvaranje temeljnica

Nakon izbora te mogućnosti, prikaže se popis svih otvorenih temeljnica, koje možemo zatvoriti.

• Ako ne želimo zatvoriti sve temeljnice, pritiskom na gumb Odznači sve sve temeljnice odznačimo te nakon toga samostalno označimo temeljnice, koje želimo zatvoriti.

Temeljnice koje želimo zatvoriti, označimo kvačicom na desnoj strani, svaku temeljnicu posebno.

	Slika 66: Prikaz temeljnica, koje možemo zatvoriti

Kad smo označili sve temeljnice koje želimo zatvoriti, kliknemo na gumb Zatvaranje i prijenos u glavnu knjigu i sve izabrane temeljnice će se zatvoriti te prenijeti u glavnu knjigu.

 

3.13. Uvoz knjiženja na temeljnicu pomoću čarobnjaka

Uvoz knjiženja iz datoteke na temeljnicu pomoću čarobnjaka omogućuje uvoz veće količine knjiženja na temeljnicu.

Prvo je potrebno kreirati koncept temeljnice te ga spremiti kako bi se pojavila mogućnost razmjene podataka (dvije plave strelice) u alatnoj traci.

Klikom na gumb razmjene podataka (dvije plave strelice) nam se otvore dodatne mogućnosti gdje izaberemo opciju Uvoz knjiženja temeljnice iz datoteke/preglednice. - NOVO:

	Slika 67: Knjiženja možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

3.13.1 1. Uvoz datoteke

Odabirom gornje opcije nam se otvara forma za uvoz podataka gdje prvo odaberemo datoteku za uvoz te kliknemo na gumb Naprijed:

	Slika 68: Odabir datoteke iz koje radimo uvoz knjiženja

3.13.2 2. Kontrola podataka

Nakon potvrde izabrane datoteke nam se u idućem koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.Na toj stranici određujemo koji atributi knjiženja predstavljaju koji podatak stupca u datoteci.Program iz datoteke pročita sadržaj odnosno redoslijed stupaca i prikaže ih u obliku tablice:

	Slika 69: Prikaz podataka iz datoteke

Prvo označimo da li se u našoj datoteci u prvom redu nalaze nazivi stupaca te dodatno izaberemo format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

	Slika 70: Općenite postavke uvoza podataka

Nakon toga nastavljamo s preslikom podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute artikla koje ćemo uvoziti.Preslika se radi po redoslijedu prvo za stupac A zatim B, C, itd. do zadnjega stupca u datoteci.

	Slika 71: Preslika podataka iz datoteke

Preslika podatka o kontu se spremi u tablicu s desne strane te zatim nastavljamo s ostalim stupcima sve dok ne napravimo presliku za sve stupce u datoteci koje ćemo uvoziti u program:

	Slika 72: Preslika podataka iz datoteke

Kada smo napravili presliku podataka za sve stupce iz datoteke zatim idemo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed.

3.13.3 3. Dodatni podaci

Otvara nam se stranica s dodatnim postavkama gdje možemo odabrati još neke dodatne mogućnosti prilikom uvoza:

	Slika 74: Dodatne postavke za uvoz knjiženja

Kada smo sve željeno označili potvrdimo uvoz podataka klikom na gumb Završi.Po završenom uvozu dobijemo prikaz obavijesti o uvoz te popis upozorenja/grešaka ukoliko postoje u datoteci:

	Slika 75: Obavijest u uvozu/ažuriranju artikala iz datoteke

 

3.14. Masovni uvoz temeljnica iz datoteke pomoću čarobnjaka

Datoteku s knjiženjima iz različitih temeljnica (xls, odt, csv) moguće je uvoziti u program bez prethodnog uređivanja podataka odnosno datoteke.

Podatke je moguće uvoziti pomoću čarobnjaka za uvoz, gdje je potrebno napraviti preslikavanje stupaca iz datoteke u podatke temeljnice. Program zapamti preslikavanje te ukoliko podatke uvijek uvozite iz iste strukture datoteke, pri sljedećim uvozima neće biti potrebno raditi preslikavanje stupaca.

U meniju |Financije |Temeljnice kliknemo na strelicu dolje pokraj gumba Nova temeljnica gdje pronalazimo opciju Uvoz temeljnica iz datoteke (Excel, CSV, ...):

	Slika 76: Odabir mogućnosti za masovni uvoz temeljnica iz datoteke

U nastavku je opisan postupak uvoza podataka po koracima:

3.14.1 1. UVOZ DATOTEKE

Izaberemo datoteku koju imamo spremljenu na svojem računalu te kliknemo na gumb Naprijed:

	Slika 77: Odabir datoteke za uvoz temeljnica

3.14.2 2. KONTROLA PODATAKA

 

4. Prikaz i ispis konto kartica

Konto kartice možemo ispisivati po različitim kriterijima (po partnerima, kontima, dokumentima, mjestu troška). Kriteriji za ispis konto kartice odredimo u maski za unos.

	Slika 79: Kriteriji za prikaz i ispis konto kartice

U polja za unos kriterija, upišemo slijedeće vrijednosti:

Nakon unosa kriterija ispisa konto kartice, možemo pritisnuti na gumb Prikaz konto kartice, kako bi se ispisala knjiženja, koja su u skladu s upisanim kriterijima.

 

5. Potraživanja i dugovanja do kupaca, dobavljača i drugih partnera

 

5.1. Ručno zatvaranje otvorenih stavki

Ručno zatvaranje otvorenih stavki koristimo za međusobno zatvaranje otvorenih stavki u slučaju kada korištenje obrade automatskog zatvaranja stavki [11.2] nije moguće (iznosi nisu usklađeni, nedostaje vezni dokument, djelomična plaćanja, kompenzacije, ...).

Opcijom ručnog zatvaranja stavki biramo tj. pojedinačno označavamo stavke koje međusobno želimo zatvoriti čime ih zatvaramo u cijelosti ili ih preknjižavamo na drugi konto (npr. tečajne razlike). Ručno zatvaranje otvorenih stavki dostupno je samo za konta koja smo u kontnom planu označili kao saldakonta [1.2].

Pri ručnom zatvaranju stavki na raspolaganju su sljedeće mogućnosti:

• zatvaranje otvorenih stavki u slučaju usklađenih iznosa [5.1.1],
• zatvaranje otvorenih stavki u slučaju djelomičnog plaćanja [5.1.2],
• zatvaranje otvorenih stavki preknjižavanjem na drugi konto [5.1.3] (npr. izravnanje stotica, tečajne razlike,...),
• naknadno otvaranje zatvorenih stavki [5.6.1],
• i naknadno otvaranje djelomično zatvorenih stavki [5.1.2.1].

Funkcionalnost ručnog zatvaranja otvorenih stavki dostupna je putem izbornika |Financije |Saldakonto kartice.

Kod zatvaranja stavki koristimo se sljedećim funkcijama prikazanima na slici dolje:

• Primjer, kada saldo stavki za zatvaranje iznosi nula: [5.1.1]

	Slika 80: Saldo izabranih stavki iznosi nula.

 

5.1.1. Zatvaranje otvorenih stavki u slučaju usklađenih iznosa (plaćanje u cjelosti)

Otvorene stavke zatvaramo na sljedeći način:

1. Izaberemo konto i partnera s otvorenim stavkama.
2. Označimo stavke koje želimo međusobno zatvoriti.
3. Kliknemo na gumb Zatvori označene i zatvorimo izabrane otvorene stavke.
1. Ukoliko saldo označenih knjiženja iznosi nula, nastavljamo sa zatvaranjem otvorenih stavki.
2. Kada saldo označenih knjiženja nije jednak nuli, tada koristimo djelomično zatvaranje stavki [5.1.2] ili unosimo podatke za zatvaranje preknjižavanjem [5.1.3] čime se kreira knjiženje za zatvaranje razlike i preknjiženje te razlike.
3. Želimo li poništiti zatvaranje i ponovno otvoriti stavke, na raspolaganju je opcija ponovnog otvaranja zatvorenih stavki [5.6.1].

Na slici dolje prikazan je primjer zatvaranja stavki (knjiženja) koja su usklađena po iznosima:

	Slika 81: Saldo izabranih stavki iznosi nula

Na zatvoreni dokument prenosi se datum i iznos plaćanja sa veznog dokumenta koji je korišten za zatvaranje dokumenta.

	Slika 82: Automatski prijenos plaćanja na vezni dokument

 

5.1.2. Djelomično zatvaranje otvorenih stavki

Otvorene stavke možemo djelomično zatvoriti sljedećim postupkom:

1. Izaberemo konto i partnera za kojeg postoje otvorene stavke.
2. Označimo knjiženja koja želimo zatvoriti.
3. Kliknemo na gumb Zatvori označene za djelomično zatvaranje otvorenih stavki.
4. U slučaju potrebe stornirati možemo djelomično zatvaranje i ponovno otvoriti djelomično zatvorene stavke [5.1.2.1].

Na slici dolje prikazan je primjer knjiženja bez podudaranja u iznosima, a koja ćemo dakle djelomično zatvoriti:

	Slika 83: Saldo izabranih stavki nije jedan nuli.

Na pregledu otvorene stavke - djelomičnog plaćenog računa sada se prikazuje samo preostali otvoreni saldo i znak [+]:

	Slika 84: Prikaz djelomično zatvorene stavke na pregledu saldakonta

Klikom na znak [+] otvaramo karticu dokumenta putem koje pratimo sva knjiženja/stavke koje su bile korištene za izvršenje djelomičnog zatvaranja stavke, a putem koje možemo i stornirati djelomično zatvaranje (ponovno otvoriti stavke) [5.1.2.1]:

	Slika 85: Pregled kartice djelomičnog zatvaranja dokumenta

Na djelomično zatvoreni dokument prenosi se zapis o datumu i iznosu plaćanja sa veznog dokumenta koji je korišten za djelomično zatvaranje dokumenta.

	Slika 86: Automatski prijenos djelomičnog plaćanja na vezni dokument i izračun razlike za uplatu

 

5.1.2.1. Ponovno otvaranje djelomično zatvorenih stavki

Želimo li poništiti djelomično zatvaranje tj. naknadno otvoriti djelomično zatvorene stavke, najprije u modulu |Financije |Saldakonto kartice otvaramo karticu djelomično zatvorenog dokumenta za izabranog partnera na način da kliknemo na znak [+] u retku s prikazom djelomično zatvorene stavke:

	Slika 87: Pregled djelomičnog zatvaranja putem kartice dokumenta

Na uvid dobivamo popis svih knjiženja kojima je bilo izvršeno djelomično zatvaranje. Za poništavanje djelomičnog zatvaranja birati možemo među sljedećim opcijama:

1. ponovno otvaranje svih veznih dokumenata/knjiženja korištenih za djelomično zatvaranje stavke,
2. ponovno otvaranje djelomičnog zatvaranja na temelju točno određenog veznog dokumenta/knjiženja.

	Slika 88: Poništenje djelomičnog zatvaranja stavki

Ponovnim otvaranjem djelomično zatvorenih stavki automatski se brišu i zapisi o datumu i iznosu djelomičnog(ih) plaćanja sa dokumenta.

Na raspolaganju je i opcija ponovnog otvaranja zatvorenih stavki i iz maske za pregled i kontrolu zatvaranja koju otvaramo na pregledu saldakonto kartica ili konto kartica:

	Slika 89: Otvaranje stranice za pregled i kontrolu zatvorenih stavki iz konto ili saldakonto kartica

	Slika 90: Poništenje djelomičnog zatvaranja stavki na stranici za pregled i kontrolu zatvaranja stavki

 

5.1.3. Ručno zatvaranje otvorenih stavki preknjižavanjem

Otvorene stavke možemo zatvoriti preknjižavanjem po sljedećem postupku:

1. Izaberemo konto i partnera s otvorenim stavkama.
2. Označimo knjiženja koja želimo zatvoriti.
3. Kliknemo na gumb Zatvori preknjižavanjem za zatvaranje otvorenih knjiženja.

Na slici dolje prikazan je primjer knjiženja koja nisu usklađena u cjelosti te ih zatvaramo preknjižavanjem na drugi konto:

	Slika 91: Saldo izbranih stavki nije jedan nuli.

Ovim postupkom zatvaramo kompenzacije, tečajne razlike, izravnanje stotica i slično. Korištenjem ovog postupka kreiramo novo knjiženje na izabranoj temeljnici za zatvaranje razlike i preknjiženje razlike na drugi izabrani konto:

	Slika 92: Maska u kojoj biramo konto za preknjiženje razlike u slučaju zatvaranja stavki saldo kojih nije jedan nuli.

 

5.2. Kompenzacije

Dokument za pripremu prijedloga za međusobne kompenzacije na temelju knjiženih otvorenih stavki dostupan je u izborniku |Financije |Kompenzacije. Dokument omogućuje izradu prijedloga međusobne kompenzacije uz mogućnost automatskog knjiženja u glavnu knjigu.

Za izradu novog prijedloga međusobne kompenzacije koristiti možemo sljedeće postupke:

• ručna priprema prijedloga međusobne kompenzacije [5.2.1]
• priprema prijedloga međusobne kompenzacije na temelju otvorenih stavki [5.2.2]
• masovna priprema prijedloga međusobne kompenzacije na temelju otvorenih stavki, za više partnera odjednom [5.2.3]

a za kreirane prijedloge međusobnih kompenzacija možemo:

• upisati datum primitka potvrde [5.2.4] odnosno odbijanja prijedloga [5.2.5]
• potvrđen prijedlog za međusobnu kompenzaciju knjižiti u glavnu knjigu [5.2.6]

 

5.2.1. Ručni unos prijedloga za međusobnu kompenzaciju

Novi prijedlog međusobne kompenzacije možemo kreirati u modulu |Financije |Kompenzacije klikom na gumb Novi prijedlog međusobne kompenzacije kao što je prikazano na slici:

	Slika 94: Ručni unos novog prijedloga međusobne kompenzacije

Klikom na unos novog prijedloga kompenzacije otvara se maska za unos u kojoj izaberemo poslovnu godinu, datum izrade prijedloga i partnera za kojeg želimo pripremiti prijedlog međusobne kompenzacije:

	Slika 95: Priprema osnovnih podataka za izradu prijedloga međusobne kompenzacije

Kao što prikazuje gornja slika pri izradi prijedloga kompenzacije možemo upisati željeni uvodni tekst za ispis iznad stavki sa iznosima kompenzacije te završni tekst za ispis ispod tablice sa stavkama. Upisane podatke potvrdimo klikom na gumb U redu i program će pripremiti koncept dokumenta kao prikazano na slici:

	Slika 96: Pripremljen koncept prijedloga međusobne kompenzacije

Na koncept prijedloga međusobne kompenzacije možemo klikom na ikonu u obliku + dodati knjiženo potraživanje. Otvorit će se maska za unos podataka dokumenta kojeg ćemo kompenzirati, kao što prikazuje slika:

	Slika 97: Unos knjiženja izdanog dokumenta za izradu kompenzacije iznosa potraživanja

Po dodavanju otvorenih knjiženja potraživanja koje želimo kompenzirati dodamo i knjiženja otvorenih dokumenata obveze:

	Slika 98: Unos knjiženja primljenog dokumenta za izradu prijedloga kompenzacije iznosa obveza

Po uskladi predloženog iznosa prijeboja potraživanja i obveza dokument kompenzacije možemo izdati, ispisati ili poslati partneru e-poštom iz programa, a po primitku potvrde prijedloga knjižiti kompenzaciju u glavnu knjigu:

	Slika 100: Izdavanje, ispis/slanje i knjiženje kompenzacije

 

5.2.2. Priprema prijedloga međusobne kompenzacije iz otvorenih stavki

U izborniku |Financije |Kompenzacije možemo pripremiti novi prijedlog za međusobnu kompenzaciju prema pojedinom partneru na temelju knjiženih otvorenih stavki.

Kliknemo na gumb Novi prijedlog za međusobnu kompenzaciju i u padajućem izborniku izaberemo Priprema prijedloga za međusobnu kompenzaciju iz otvorenih stavki, kao što prikazuje slika:

	Slika 101: Izrada novog prijedloga za međusobnu kompenzaciju na temelju otvorenih stavki

U nastavku se otvara čarobnjak pomoću kojeg započinjemo izradu prijedloga za međusobnu kompenzaciju.

Iz padajućeg izbornika izaberemo partnera prema kojem postoje knjižene otvorene stavke potraživanja i obveza (odabir ograničen samo na partnere prema kojima je zadovoljen uvjet za izradu prijedloga za međusobnu kompenzaciju!), upišemo datum dokumenta / izrade prijedloga te datum dospijeća otvorene stavke kojim zadajemo ograničenje obuhvata stavki u prijedlog za međusobnu kompenzaciju.

	Slika 102: Odabir partnera za izradu prijedloga za međusobnu kompenzaciju te unos kriterija za obuhvat knjiženih otvorenih stavki

Po odabiru partnera u nastavku se prikazuje saldo knjiženih otvorenih stavki na svakom saldakontu pojedinačno. Na ovom mjestu možemo dodatno ograničiti prijenos otvorenih stavki na prijedlog za međusobnu kompenzaciju samo po izabranim saldakontima (korisno ukoliko prema istom partneru koristimo knjiženje potraživanja i obveza na više različitih saldakonta).

Po odabiru saldakonta s knjiženim otvorenim stavkama koje želimo uključiti u prijelog za međusobnu kompenzaciju na uvid dobivamo izračun mogućeg iznosa prijeboja:

	Slika 103: Odabir konta za obuhvat knjiženih otvorenih stavki u prijedlog za međusobnu kompenzaciju

Upisane kriterije za izradu prijedloga za međusobnu kompenzaciju potvrdimo klikom na gumb Naprijed kao što je prikazano na slici gore.

Na sljedećem koraku na uvid dobivamo detaljni popis otvorenih dokumenata za izabranog partnera, knjiženih na prethodno izabranim saldakontima:

	Slika 104: Pregled knjiženih otvorenih stavki na izabranim saldakontima po pojedinačnom dokumentu

Ovdje odabiremo i potvrđujemo otvorene stavke potraživanja koje želimo kompenzirati s odabranim otvorenim stavkama obveza (ili obrnuto), a na temelju izabranih otvorenih stavki finalno se izračunava moguć iznos prijeboja.

Klikom na gumb Završi kreira se dokument prijedloga za međusobnu kompenzaciju koji možemo ispisati ili poslati partneru elektroničkim putem izravno iz programa:

	Slika 106: Izdavanje prijedloga za međusobnu kompenzaciju, ispis ili slanje kupcu elektroničkim putem izravno iz programa

Na dokumentu možemo upisati datum primitka potvrde od strane poslovnog partnera za predloženu kompenzaciju klikom na gumb Potvrda tj. u slučaju odbijanja prijedloga kliknemo na gumb Odbijanje:

	Slika 107: Unos primitka potvrde partnera na prijedlog međusobne kompenzacije ili odbijanje prijedloga

Ukoliko partner prihvaća predloženu međusobnu kompenzaciju kliknemo na gumb Potvrda i upišemo datum primitka potvrde partnera:

	Slika 108: Unos datuma primitka potvrde partnera za predloženu međusobnu kompenzaciju

Povtrđenu kompenzaciju možemo automatski knjižiti na temeljnicu u glavnu knjigu klikom na gumb Knjiženje:

	Slika 109: Knjiženje prijedloga za međusobnu kompenzaciju

Kreira se temeljnica s knjiženjima na istim saldakontima koja smo označili za izradu prijedloga za međusobnu kompenzaciju. Na svakom je knjiženju dodan i vezni dokument za koji zatvaramo potraživanje i obvezu:

	Slika 110: Knjiženje kompenzacije

Po knjiženju kompenzacije, u modulu |Financije |Saldakonto kartice otvaramo prikaz knjiženih otvorenih stavki na saldakontima na kojima smo knjižili kompenzaciju i označimo stavke za zatvaranje (otvoren račun i knjiženu kompenzaciju):

	Slika 111: Zatvaranje otvorenih stavki na temelju kompenzacije na saldakontima u glavnoj knjizi

Na račun koji smo izabrali za zatvaranje na temelju knjižene kompenzacije automatski se prenosi datum i iznos plaćanja uz prikaz eventualne razlike za plaćanje ukoliko je iznos potvrđenog prijeboja manji od iznosa otvorene stavke. Detaljni opis postupka djelomičnog zatvaranja otvorenih stavki u glavnoj knjizi opisan je na sljedećoj stranici: Djelomično zatvaranje otvorenih stavki [5.1.2].

Ukoliko partner odbije prijedlog za međusobnu kompnezaciju i na prijedlogu kompenzacije kliknemo na gumb za odbijanje, na dokumentu će se zabilježiti status 'odbijen' no ostaje u našoj evidenciji ali bez mogućnosti knjiženja:

	Slika 112: Odbijen prijedlog za međusobnu kompenzaciju ostaje u evidenciji izrađenih prijedloga u statusu 'odbijen' i bez mogućnosti knjiženja

Želimo li pripremiti prijedloge za međusobnu kompenzaciju iz otvorenih stavki za više partnera istovremeno, na raspolaganju je opcija Masovne pripreme prijedloga za međusobnu kompenzaciju iz otvorenih stavki [5.2.3].

 

5.2.3. Masovna priprema prijedloga za međusobnu kompenzaciju iz otvorenih stavki

Za pripremu prijedloga za međusobnu kompenzaciju na temelju knjiženih otvorenih stavki za više partnera istovremeno, otvorimo modul |Financije |Kompenzacije, kliknemo na izbornik s dodatnim mogućnostima i izaberemo Masovna priprema prijedloga za međusobnu kompenzaciju iz otvorenih stavki kao što prikazuje slika u nastavku:

	Slika 113: Opcija za masovno kreiranje prijedloga za međusobnu kompenzaciju prema više partnera istovremeno

Klikom na ovu mogućnost otvara se maska za unos datuma dokumenata i odabir konta potraživanja i obveza za izradu prijedloga za međusobnu kompenzaciju:

	Slika 114: Unos datuma dokumenta i odabir konta potraživanja i obveza za izradu prijedloga za međusobnu kompenzaciju

Po potvrdi izabranih konta kliknemo na gumb Naprijed. Otvara se popis partnera prema kojima možemo pripremiti prijedlog za međusobnu kompenzaciju na temelju prethodno izabranih konta potraživanja i obveza:

	Slika 115: Odabir partnera prema kojima želimo pripremiti prijedlog za međusobnu kompenzaciju

Odabir potvrdimo i obradu zaključimo klikom na gumb Završi.

Program će po završetku obrade pripremiti sažetak u kojem će biti naveden ukupan broj pripremljenih koncepata dokumenata ali i popis partnera prema kojima prijedlog kompenzacije eventualno nije bilo moguće uspješno pripremiti uz odgovarajuće obrazloženje.

Prozor zatvorimo klikom na gumb Zatvori nakon čega se prikazuje popis pripremljenih koncepata prijedloga za međusobnu kompenzaciju koje možemo pregledati, prema potrebi ažurirati i zatim izdati.

	Slika 116: Popis kreiranih koncepata prijedloga za međusobnu kompenzaciju

 

5.2.4. Potvrda kompenzacije

Ako zaprimimo potvrdni odgovor partnera na prijedlog za međusobnu kompenzaciju potraživanja i obveza, u dokumentu kompenzacije kliknemo na gumb Potvrda:

Otvara se maska u koju upisujemo datum primitka potvrde partnera:

Status prijedloga kompenzacije postavlja se na potvrđen:

	Slika 117: Status kompenzacije

Potvrđen prijedlog kompenzacije možemo knjižiti na temeljnicu u glavnu knjigu [5.2.6].

 

5.2.5. Odbijanje kompenzacije

Ukoliko partner odbije prijedlog za međusobnu kompenzaciju potraživanja i obveza, na prijedlogu kompenzacije kliknemo na gumb Odbijanje:

Na prijedlogu kompenzacije će biti zabilježen status 'odbijen' no ostat će pohranjen u evidenciji prijedloga međusobnih kompenzacija:

Daljnja knjigovodstvena obrada tj. knjiženje odbijenog prijedloga za međusobnu kompenzaciju nije moguće.

 

5.2.6. Knjiženje kompenzacije

Potvrđenu kompenzaciju [5.2.4] možemo automatski knjižiti na temeljnicu u glavnu knjigu klikom na gumb Knjiženje unutar dokumenta kompenzacije:

Kreira se temeljnica s knjiženjima na istim saldakontima koja smo koristili pri izradi prijedloga za međusobnu kompenzaciju. Na svakom je knjiženju vidljiv i broj veznog dokument za koji zatvaramo potraživanje i obvezu:

Po knjiženju kompenzacije, u modulu |Financije |Saldakonto kartice otvaramo prikaz knjiženih otvorenih stavki na saldakontima na kojima smo knjižili kompenzaciju i označimo stavke za zatvaranje (otvoren račun i knjiženu kompenzaciju):

Na račun koji smo izabrali za zatvaranje na temelju knjižene kompenzacije automatski se prenosi datum i iznos plaćanja uz prikaz eventualne razlike za plaćanje ukoliko je iznos potvrđenog prijeboja manji od iznosa otvorene stavke. Detaljni opis postupka djelomičnog zatvaranja otvorenih stavki u glavnoj knjizi opisan je na sljedećoj stranici: Djelomično zatvaranje otvorenih stavki [5.1.2].

 

5.3. Ispis prijedloga međusobne kompenzacije

Ispis prijedloga međusobne kompenzacije dostupan je putem izbornika |Financije |Saldakonto kartice gdje pristupamo knjiženim otvorenim stavkama odvojeno po partnerima, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 118:  Maska za ispis otvorenih stavki po partnerima i kontima

Ukoliko smo izabrali konto koji je u kontnom planu označen kao saldakonto [1.2] i pri knjiženju zahtjeva obavezan unos partnera, u alatnoj traci te stranice prikazuje se izbornik s dodatnim mogućnostima u kojem možemo izabrati mogućnost Izrada prijedloga za međusobnu kompenzaciju, kao što prikazuje slika dolje.

	Slika 119: Izbornik za izradu prijedloga međusobne kompenzacije

Klikom na tu mogućnost prikaže se stranica s otvorenim stavkama prethodno izabranog partnera na kontima za dugovanja i potraživanja, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 120:  Maska s otvorenim stavkama na kontima potraživanja i dugovanja

Konto potraživanja odnosno dugovanja izaberemo klikom na kao što vidimo na slici dolje:

	Slika 121: Izaberemo željeni konto potraživanja

U prijedlog kompenzacije će biti uključene sve stavke na izabranim kontima, koje su označene odnosno odznačene. To prikazuje slika gore.

Ukoliko određena knjiženja ne želimo uključiti u prijedlog, jednostavno ih odznačimo klikom na kvačicu kod samog knjiženja.

Kad smo označili sva željena knjiženja, prijedlog možemo natisnuti u izborniku|Ispis |Ispis predloška međusobne kompenzacije. Možemo izabrati točno određen format ispisa, kao što vidimo na slici dolje:

	Slika 122: Ispis prijedloga međusobne kompenzacije

 

5.4. Ispis obrazaca IOS

IOS obrazac možemo ispisati pojedinačnom partneru neposredno putem izbornika |Financije |Saldakonto kartice, gdje izaberemo odgovarajuću poslovnu godinu, konto i partnera za kojeg želimo ispisati IOS obrazac.

Nakon unosa svih potrebnih kriterija pretraživanja, putem izbornika |Ispis |Ispis otvorenih stavki, obrazac možemo ispisati:

	Slika 123: Ispis IOS obrasca

Ispiše se obrazac u slijedećem obliku:

	Slika 124: IOS obrazac

 

5.5. Ispis opomena

Pojedinačnom partneru ispišemo opomenu neposredno putem izbornika |Financije |Saldakonto kartice, gdje izaberemo odgovarajuću poslovnu godinu, konto i partnera za kojeg želimo ispisati opomenu.

Nakon unosa svih potrebnih kriterija traženja, obrazac ispišemo putem izbornika |Ispis |Ispis opomena:

	Slika 125: Ispis opomena

Ispiše se obrazac u slijedećem obliku:

	Slika 126: Opomena

 

5.6. Pregled i kontrola zatvaranja otvorenih stavki

Želimo li po zatvaranju otvorenih stavki putem glavne knjige dodatno prekontrolirati međusobno zatvorene stavke, to možemo učiniti putem modula |Financije |Saldakonto kartice, kao i putem |Financije |Konto kartice.

Najprije ograničimo prikaz podataka po kontu i partneru za kojeg želimo prekontrolirati zatvaranje otvorenih stavki pa zatim u alatnoj traci unutar izbornika Više izaberemo opciju Pregled i kontrola zatvorenih stavki po dokumentima kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 127: Pregled zatvaranja otvorenih stavki putem saldakonto kartica

Na uvid sada dobivamo popis obrada zatvaranja otvorenih stavki za izabranog partnera te mogućnost detaljnog pregleda stavki koje smo povezali za zatvaranje putem pojedine obrade:

	Slika 128: Detaljni pregled međusobno zatvorenih stavki

Kliknemo li na poveznicu:

• 1. Zatvaranje stavki br. (ID zatvaranja) - na uvid dobivamo popis međusobno zatvorenih stavki, s prikazom podataka datuma i sata zatvaranja te ime korisnika koji je zatvorio stavke sa popisa.

• 2. Ostale otvorene stavke - na uvid dobivamo popis trenutno još otvorenih stavki prema izabranom partneru.

Ukoliko na pregledu otvorenog salda prema pojedinim partnerima uočimo nepravilnosti i/ili greške u zatvaranju otvorenih stavki, tada moramo ponovno otvoriti pogrešno zatvorene stavke [5.6.1] i ponoviti zatvaranje sa ispravnim protustavkama.

 

5.6.1. Ponovno otvaranje zatvorenih stavki

Uočimo li tokom kontrole zatvaranja otvorenih stavki [5.6] nepravilnosti u zatvaranjima, otvoriti moramo stavke koje smo pogrešno zatvorili.

To učinimo na način, da u modulu |Financije |Saldakonto kartice ili |Financije |Konto kartice ograničimo prikaz podataka po kontu i partneru pa zatim putem izbornika Više izaberemo opciju Pregled i kontrola zatvorenih stavki kao što prikazuje slika dolje:

U nastavku se prikazuje popis zatvaranja stavki, gdje klikom na poveznicu Zatvaranje stavki br. (ID zatvaranja) na uvid dobijemo međusobno zatvorene stavke.

Stavke sada možemo otvoriti klikom na poveznicu Vraćanje stavki ponovno u otvoreno stanje kao prikazano na slici dolje, a obrada obuhvaća stavke zatvorene putem samo izabrane obrade zatvaranja koju ovime poništavamo:

	Slika 129: Otvaranje zatvorenih stavki

Finalno potvrdimo poništenje prethodnog zatvaranja čime stavke vraćamo na popis otvorenih stavkih:

	Slika 130: Potvrda poništenja zatvaranja stavki

Na pregledu otvorenih stavki putem |Saldakonto kartica sada dobivamo na uvid stavke za koje smo poništili prethodno zatvaranje stoga možemo ponoviti zatvaranje i pritom ponovno izabrati vezne dokumente koje želimo zatvoriti:

	Slika 131: Ponovni prikaz stavki na pregledu otvorenih stavki

 

6. Slanje opomena i naplate potraživanja

 

6.1. Automatsko opominjanje putem e-pošte ili SMS-a

Automatsko opominjanje je programska funkcionalnost koja periodično provjerava stanje dospijelih, otvorenih potraživanja i primljenih uplata na izdanim računima i putem e-pošte i/ili SMS poruka opominja kupce (dužnike) na obvezu plaćanja izdanih računa. Automatsko opominjanje radi bez posredstva korisnika.

6.1.1 Aktivacija i postavke automatskog opominjanja

Automatsko slanje opomena podešavamo i aktiviramo u postavkama tvrtke, u izborniku |Postavke |Postavke tvrtke |Procesi i integracija |Opominjanje. Osnovne postavke prikazuje sljedeća slika:

	Slika 132: Aktivacija i postavke automatskog opominjanja

U osnovnim postavkama aktiviramo automatsko opominjanje i zadajemo, želimo li opominjati putem e-pošte ili putem SMS poruka. Za svaki način slanja zadajemo sat slanja opomena. Isto tako možemo zadati, da se opomene šalju samo radnim danima.

Pri slanju putem e-pošte može se unijeti adresa e-pošte pošiljatelja opomene. Pri slanju putem SMS-a trenutno nije moguć odabir imena pošiljatelja pa se zato sve SMS poruke šalju u imenu pošiljatelja "racuni.com". Slanje odgovora na SMS nije moguće.

Opomene je moguće istovremeno slati putem e-pošte i SMS. Ako želite da se svaka opomena šalje na e-mail adresu i putem SMS-a istovremeno, tada morate zadati isti sat slanja za oba dva načina slanja opomena, i u podacima kupca upisati oba kontaktna podatka (mobitel i e-mail). U slučaju da se sat za slanje e-pošte i SMS opomena razlikuje, opomena će biti poslana samo na onu kontaktnu adresu kupca, koja je na raspolagnaju pri prvom slanju opomene.

U postavkama opominjanja zadajemo i kriterije, kada se šalje prva i kada se šalju opomene koje slijede. Ta pravila važe kao preuzeta na nivou tvrtke.

6.1.2 Postavke opominjanja na nivou kupca

Postavke opominjanja možemo zadati za svakog kupca pojedinačno. Polja za unos postavki opominjanja na kupcu prikazuje sljedeća slika:

	Slika 133: Postavke automatskog opominjanja na kupcu

Najvažnije je u podacima kupca upisati adrese e-pošte i brojeve mobilnih telefona. Ako želimo slati opomene na posebne adrese (npr. adresa računovodstva), tada tu adresu upišemo u rubriku, namjenjenu kontaktnim adresama za opominjanje.

Važno je i da ste pozorni na to, da se opomene šalju automatski samo onim kupcima, u podacima kojih ste aktivirali tu opciju.

6.1.3 Postavke tekstova za opomene putem e-pošte i SMS

Program omogućuje unos željenog teksta opomena za e-poštu ili SMS poruke odvojeno po vrstama opomene i jeziku opomene. Stranci se uvijek šalje opomena u jeziku u kojem joj je prethodno bio izdan račun.

	Slika 134: Postavke tekstova za opomene po e-pošti i SMS

Tekstove opomena možemo dopuniti s istim varijablama, koje se koriste za preuzete tekstove u postavkama ispisa računa. Dodatne varijable za opomene su:

6.1.4 Pregled poslanih opomena

Sve poslane opomene pohranjuju se u podatkovnu bazu i dostupne su na uvid u izborniku |Financije |Opomene.

Evidenciju opomena, poslanih putem e-pošte možemo vidjeti i na pregledu e-pošte poslane iz programa.

Opomene putem poruka SMS su dodatno dostupne na uvid iz pregleda poslanih SMS poruka.

 

7. Prikaz skraćene bruto bilance

Nakon izbora opcije |Financije |Šifrarnici i postavke |Bruto bilanca otvori se stranica "Prikaz skraćene bruto bilance", gdje možemo ispisati bruto bilancu po slijedećim kriterijima:

Nakon unosa podataka, kliknemo na gumb Prikaz bilance i ispiše se stanje po kontima odnosno kontnim razredima:

	Slika 135: Prikaz bruto bilance

Pojedinačne kontne razrede možemo raširiti na podkonte, klikom na plus ispred broja konta. Dobijemo npr. ovakav, raširen prikaz bruto bilance:

	Slika 136: Raširen prikaz konta

 

8. Bilančni izvještaj

Program omogućava definiranje bilančnih izvještaja za predaju godišnjih propisanih bilanci, na temelju vlastitog kontnog plana [1.2].

Bilančni izvještaji se ispišu na temelju unesenih formula [8.1.6] i podataka iz glavne knjige (npr. zbroj prometa ili salda na određenim kontima,...).

 

8.1. Predlošci za ispis bilance

Modul |Bilance omogućava izradu predložaka bilance.

U programu možemo uređivati više predložaka za ispis bilance i primjerenih formula na odgovarajući račun.

Zato što trenutno nemamo definiran tekst za ispis bilješke uz bilancu, imamo mogućnost izbora između dva gumba:

• Novi predložak za ispis bilance

Klikom na taj gumb se otvori maska za unos, gdje unosimo podatke za novi predložak bilance [8.1.3].

• Uvoz predložaka bilance

Klikom na taj gumb uvozimo predloške bilance [8.1.2].

 

8.1.1. Pregled i pretraživanje predložaka

Na strani Bilance - pregled i pretraživanje predložaka za ispis možemo pretraživati i pregledavati postojeće predloške za ispis bilanci, a možemo oblikovati novi predložak za ispis bilance [8.1.3].

	Slika 138: Pregled i pretraživanje predložaka za ispis bilance

Predložak potražimo s dva kriterija pretraživanja:

• Šifra bilance (upišemo šifru, koja označava traženu bilancu)

• Opis (upišemo tekst, koji označava traženu bilancu)

Predložak otvorimo klikom na aktivnu poveznicu "Šifra bilance".

8.1.1.1 Uvoz predložaka bilance

Klikom na gumb Dodatne mogućnosti možemo uvoziti predloške bilance iz XML oblika ili iz programa Pantheon [8.1.2].

 

8.1.2. Uvoz predloška

Opcija za uvoz bilančnih predložaka dostupna je klikom na gumb Dodatne mogućnosti, na strani za pregled i pretraživanje predložaka [8.1.1].

Bilančne predloške uvozimo u dva formata:

• Uvoz predložaka iz datoteka XML, koje se nalaze među primjerima [8.1.7] ili ih izvozimo iz druge tvrtke.
• Uvoz predložaka iz drugih programa. Trenutno je poduprijet uvoz predložaka iz programa Pantheon.

	Slika 139: Uvoz predložaka za ispis bilance

8.1.2.1 Uvoz predložaka za bilance iz datoteke XML

Tu mogućnost možemo upotrijebiti u slučaju, da smo predložak prije toga izvozili u XML. To uradimo klikom na gumb Razmjena podataka, izaberemo izvoz podataka u XML, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 140: Izvoz podataka u XML

Klikom na potražimo i izaberemo predložak te zatim uvozimo klikom na gumb Uvozi podatke.

8.1.2.2 Uvoz bilance iz programa Pantheon

Za uvoz trebamo dvije datoteke s konačnicom .DB, datoteku s bilancom te datoteku sa postavkama bilance. Klikom na potražimo svaku od tih datoteka, izaberemo i zatim pritiskom na gumb Uvozi podatke uvozimo obadvije istovremeno.

 

8.1.3. Uređivanje predložaka za ispis bilance

U masku za unos možemo unijeti nove ili promijeniti postojeće podatke za predložak bilance:

	Slika 141: Unos novog predloška za ispis bilance

Unos podataka potvrdimo klikom na U redu.

 

8.1.4. Predogled predloška bilance

Nakon unosa svih podataka za predložak bilance i potvrde unosa klikom na U redu, otvori se predogled predloška:

Klikom na gumbIzmijeni otvorimo masku za unos, gdje unesemo postavke za predložak bilance [8.1.5].

Osim toga, možemo izabirati između sljedećih gumba:

Označi sve Klikom na gumb označimo    sve postavke.

Odznači vse klikom na gumb odznačimo sve označene postavke.

Briši označeno klikom na gumb izbrišemo sve označene postavke.

 

8.1.5. Unos stavki za oblikovanje bilance

Kada na stranici za predogled predloška bilance [8.1.4] kliknemo na gumb Izmijeni, otvori se maska za unos, gdje upišemo stavke za predložak bilance:

	Slika 143: Unos stavki za predložak bilance

U polja za unos upišemo slijedeće podatke:

Ukoliko želimo više stavki, upišemo broj dodatnih stavki te kliknemo na gumb Dodaj stavke.

Unos stavki potvrdimo klikom na gumb U redu.

8.1.5.1 Moguće pogreške kod unosa stavki za predložak bilance

Kod unosa stavki može doći do grešaka te nas program upozorava sa slijedećim tekstovima:

• Referenca na stavku ne postoji: Stavka s danom pozicijom ne postoji.

• Ciklična referenca: Ciklično pozivanje na formulu stavke nije moguće, zato moramo pogrešku odstraniti.

• Pozicija može sadržavati samo brojeve: Program nam javlja grešku, ako upišemo bilo što drugo osim broja.

• Izraz ne smije započeti s operaterom: Program nas upozori, da formule ne smijemo započeti s operaterom.

• Nedostaje']': Program javlja, da izraz nije uravnotežen. Vjerojatno smo započeli s [ i zaboravili dodati konačni znak ].

• Nedostaje ')': Program javlja, da izraz nije uravnotežen. Vjerojatno smo započeli s ( i zaboravili dodati konačni znak).

• Izraz ne smije završiti s operaterom: Program nas upozorava, da smo izraz završili s operaterom, što nije moguće.

• Neočekivani znak tj. nepoznati operator: Program nas upozori, da smo unijeli znak, koji ne smije biti upotrijebljen u formuli.

• Nedostaje operand: U formuli nedostaje operand (konstanta ili spremenljivka)

• Nedostaje operator: U formuli nedostaje operator +, -, *, /

• Nedostaje izraz u zagradi (prazna vrijednost): Izraz u zagradi ne smije biti prazan ()

• Nepravilna sintaksa uvjeta: Pravilna sintaksa uvjeta je [pogoj:izrazIzpolnjen]izrazNijeIspunjen

• Pogrešna oznaka varijable: Dozvoljene oznake varijable so D, P, S, P, O, A, B

• Nepoznata pogreška: Program upozorava, da je pronašao grešku, ali je ne prepoznaje.

 

8.1.6. Formule bilance

U formulama možemo koristiti:

• Konstante

U formulama možemo koristiti željene brojeve. Ako želimo koristiti negativan broj, moramo ga staviti u zagradu.

Primjeri:

5; 23; 12,4; (-342)

• Varijable

Njima se pozivamo na konte glavne knjige ili na druge postavke bilance.

Svaka varijabla je sastavljena iz početnog znaka #, znaka za vrstu varijable (), reference i završnog znaka #.

• Dozvoljeni znakovi za vrstu varijable:

• K - promet konta na potražnoj strani u razdoblju
• D - promet konta na dugovnoj strani u razdoblju
• P - saldo na potražnoj strani konta na datum naveden za kraj razdoblja. To je razlika između cjelokupnog potražnog i dugovnog prometa na kontu.
• O - saldo na dugovnoj strani konta na datum naveden za kraj razdoblja. To je razlika između cjelokupnog dugovnog i potražnog prometa na kontu.
• A - referenca na redak u prvom stupcu bilance.
• B - referenca na redak u drugom stupcu bilance.
• S - konačni saldo konta u apsolutnoj vrijednosti tj. saldo na datum naveden kao konačni datum razdoblja. Iznos je apsolutna vrijednost razlike između cjelokupnog potražnog i dugovnog prometa na kontu..
• N - broj knjiženja na kontu u razdoblju.
• Z - konačni saldo konta u apsolutnoj vrijednosti tj. saldo na dan naveden kao početni datum razdoblja.
• H - potražni saldo konta dan naveden kao početak razdoblja. To je razlika između cjelokupnog potražnog i dugovnog prometa na kontu.
• G - dugovni saldo konta na dan naveden kao početak razdoblja. To je razlika između cjelokupnog dugovnog i cjelokupnog potražnog prometa na kontu.

• Referenca na broj konta () ili na poziciju stavke (A ili B)

Moguća je upotreba posebnih znakova %, _, [] koji mogu zamijeniti jedan ili više brojeva u referenci:

• % - zamijeni nula ili više znakova

Primjer:

4% odgovara svim brojevima koji započinju sa 4 (41, 430, 4100, ...)

%5 odgovara svim brojevima koji završavaju sa 5 (125, 1105, ...)

%1% odgovara svim brojevima koji sadrže 1 (1100, 1000, 1234, ...)

%1$123 odgovara svim brojevima koji sadrže 1 (1100, 1000, 1234, ...) i knjiženi su na mjesto troška 123

%1$123% odgovara svim brojevima koji sadrže 1 (1100, 1000, 1234, ...) i knjiženi su na mjesta troška koja započinju na 123 (1234, 12311, 123, 123456454...)

• _ - zamijeni pojedinačni znak

Primjer:

1_ odgovara broju 1 i svim dvoznamenkastim brojem koji započinju s 1 (1, 10, 11, ..., 19)

1__ odgovara broju 1 i svim dvo i  troznamenkastim brojevima koji započinju s 1 (1, 10, 11, ..., 100, 123, 111, ...)

• [ ] - koristimo za nabrajanje mogućnosti (pojedinačne mogućnosti razdvajamo zarezom)

Primjer:

12[3,4,5] - odgovara brojevima 123, 124 i 125

1[1,2,3]% - odgovara svim brojevima koji započinju na 11, 12 ili 13

Primjeri varijabli:

#K1100# - potražni promet konta 1100

#S4100# - apsolutni saldo konta 4100

#D11%# - svota prometa na dugovnoj strani svih konta koja počinju na 11

• Logični izrazi

Logične izraze možemo primjeniti u formulama pri čemu zauzimaju vrijednost ovisno od ispunjenog ili neispunjenog uvjeta.

Sintaksa: [pogoj:izrazIspunjen]izrazNijeIspunjen

"uvjet" ima slijedeći oblik:

izraz1 logični-operator izraz2

logični-operator: <, >, =

"izrazIspunjen" koristi se ako je uvjet ispunjen

"izrazNijeIspunjen" koristi se ako uvjet nije ispunjen

Ako želimo zadati više uvjeta, logične izraze možemo nizati jednog za drugim:

[uvjet1:izrazIspunjen1][uvjet2:izrazIspunjen2]...[uvjetN:izrazIspunjenN]izrazNijeIspunjenN

Postupak vrednovanja je slijedeći:

• Ako je "uvjet1" ispunjen, vrednuje se "izrazIspunjen1" i vrednovanje se zaključi.

• Inače se testira "pogoj2" i ako je isti ispunjen, vrednuje se 'izrazIspunjen2' i vrednovanje se zaključi.

• Postupak se ponavlja sve do zadnjeg uvjeta "uvjetN". Ako ni taj nije ispunjen, vrednuje se "izrazNijeIspunjenN".

• Primjeri logičnih izraza:

* [#A123#+23<20:10]20   

Ako je vrijednost izraza #A123#+23 manja od 20, logični izraz dobije vrijednost 10, u suprotnome 20

* [#K1200#-#D1100#=#A1#:123]#A2#        

Ako je izraz #K1200#-#D1100# jednak vrijednosti 1. stupca stavke 1, logični izraz dobije vrijednost 123, u suprotnome vrijednost prvog stupca stavke 2

* [#K123#<100:123][#K123#=100:123]321   

Ako je vrijednost izraza #K123# manja ILI jednaka 100, logični izraz dobije vrijednost 123, u suprotnome 321

• Primjer primjene u formuli:

* 12+([#A1#<10:100](-10))-10    

Rezultat formule ovisi o vrijednosti prvog stupca stavke 1. Ako je ta vrijednost manja od 10, formula dobije konačnu vrijednost 12+100-10=102, a ako nije, dobije vrijednost 12-10-10=-8

 

8.1.7. Primjeri predloška bilance

Na raspolaganju su primjeri predložaka za standardne izvještaje iz bilance. Formule za izračun pojedinačnih stupaca su orijentacijske i temelje na preporučenom kontom planu. Za uporabu predloška za vašu tvrtku potrebno je prilagoditi formule konkrentom kontnom planu, kojeg koristite u vašoj tvrtki.

Objavljene predloške možete spremiti i uvoziti u program [8.1.2], kao što je opisano u prethodnom pogavlju.

8.1.7.1 Primjeri predložaka bilanci za trgovačka društva

8.1.7.2 Primjeri predložaka bilanci za neprofitne organizcije

 

8.2. Ispis bilance

Za ispis bilance izabiremo između dva načina:

• Direktno iz predogleda predloška bilance

Izabrani predložak otvorimo klikom na aktivnu poveznicu. Kad se pred nama nalazi predogled predloška, kliknemo na gumb i izaberemo oblik ispisa:

Nakon izbora oblika ispisa, otvori se sljedeća maska za unos:

	Slika 145: Priprema izvještaja za ispis bilance iz predloška

U polja za unos upišemo slijedeće podatke:

Nakon unosa svih podataka, klikom na gumb Pokreni pokrećemo ispis izvještaja.

• Sa stranice "Izvještaja"

Ako na taj način želimo doći do ispisa bilance, u modulu |Financije kliknemo na poveznicu "Izvještaji". Otvori se stranica, na kojoj možemo pokrenuti paketne obrade i različite vrste izvješća. Izaberemo izvještaj "Bilanca iz predloška", kao što prikazuje slika dolje:

Nakon toga, otvori se maska za unos podataka, ista gornjoj, ali ovdje predložak bilance nije preuzet, već ga moramo izabrati klikom na. Izabirati možemo među aktivnim i neaktivnim predlošcima za bilancu. Isto tako, unesemo datumska razdoblja, izaberemo tip datoteke te pokrenemo ispis izvještaja klikom na Pokreni.

 

8.3. Brisanje podataka poslovne godine

Ako smo za određenu poslovnu godinu izvozili podatke tvrtke iz programa [11.4] koje više ne želimo voditi ni arhivirati u programu, možemo ih izbrisati koristeći postupak opisan u nastavku.

Podatke poslovne godine možemo izbrisati u modulu |Financije |Šifranici i postavke |Poslovne godine klikom na ikonu na kraju retka s podacima arhivirane poslovne godine. Pokretanjem postupka za brisanje podataka poslovne godine otvara se stranica s prvim upozorenjem. Na ovom koraku postupak možemo odmah opozvati ili nastaviti s postupkom:

U nastavku detaljno pročitamo upute i odredimo koje podatke želimo izbrisati u poslovnoj godini za koju pokrećemo postupak brisanja:

Podaci koje možemo izbrisati u izabranoj poslovnoj godini su:

Na broj telefona pohranjen na korisniku kojim pokrećemo postupak brisanja zaprimit ćemo kod za potvrdu i nastavak postupka:

Unosom koda aktiviramo postupak brisanja koji će biti izvršen nakon 48 sati. U tom roku još uvijek imamo mogućnost opozvati brisanje podataka. O započetkom postupku brisanja podataka bit će e-poštom obavješteni svi korisnici koji imaju administratorske ovlasti u toj tvrtki u kojoj smo pokrenuli postupak za brisanje podataka. Unutar obavijesti dostupna je poveznica za opoziv brisanja.

Da je postupak brisanja podataka poslovne godine u tijeku vidjeti možemo u šifrarniku poslovnih godina, kao što prikazuje slika u nastavku:

 

9. Obračuni poreza (GFI)

U modulu |Financije |Obračun poreza |Godišnji obračun poreza (GFI) možemo pripremiti godišnje financije izvještaje za izvještavanje putem FINA i Poreznoj upravi s ugrađenim logičnim kontrolama, mogućnošću kreiranja XML i Excel datoteka i podrškom za automatsko kreiranje Bilješki i Odluka te naloga za plaćanje obveze poreza na dobit, akontacija i članarina.

	Slika 152: Modul za izradu godišnjih financijskih izvještaja

Otvaranjem modula GFI na uvid dobivamo sve obračune prethodnih poslovnih godina sa prikazom statusa obračuna (ispravan ili potreban ispravak), a koje možemo detaljnije pregledati izravnim klikom na poslovnu godinu ili ih ispisati klikom na ikonu pisača na kraju retka s podacima te poslovne godine. Želimo li npr. izbrisati GFI određene poslovne godine, dovoljno je kliknuti na gumb za brisanje na kraju retka te poslovne godine:

	Slika 153: Pregled godišnjih financijskih izvještaja po poslovnim godinama

Za izradu novog GFI kliknemo na gumb Novi obračun i zadamo razdoblje za koje želimo kreirati novi godišnji obračun:

	Slika 154: Izrada GFI za izabranu poslovnu godinu

Pri izradi GFI na raspolaganju su dodatne mogućnosti:

• preračun iznosa pomoću formula - označimo ako želimo koristiti automatski izračun i prijenos iznosa izravno iz bilance u GFI
• prijenos iznosa iz protekle godine - označimo ako želimo koristiti automatski prijenos podataka iz GFI prethodne godine koji smo kreirali u programu

Na sljedećoj je slici detaljnije predstavljena funkcionalnost kao i način primjene modula GFI:

	Slika 156: Unos i pregled podataka, ispis obrazaca, kreiranje bilješki i odluka te izvoz datoteka iz GFI

 

9.1. Formule za GFI za poduzetnike

Pripremili smo primjer formula za izradu GFI za poduzetnike, a koje možete uvoziti u program e-računi.

Datoteka s formulama koju možete uvoziti u program:

GFI_DOO_formule.xml Veličina: 41,19 kB

Upute za unos i izmjenu formula te primjere istih, pronaći ćete u poglavlju Formule bilance [8.1.6].

Formule možete uvoziti klikom na gumb Uvoz formula unutar modula | Financije |Obračun poreza |Godišnji obračun poreza (GFI).

 

9.2. Formule za TI-POD za poduzetnike

Pripremili smo primjer formula za pripremu TI-POD za poduzetnike, a koje možete uvoziti u program e-računi.

Datoteka s formulama, koju možete uvoziti u program:

TI-POD.xml Veličina: 9,29 kB

Upute za unos i izmjenu formula te primjere istih, pronaći ćete u poglavlju Formule bilance [8.1.6].

Formule možete uvoziti klikom na gumb Uvoz formula unutar modula | Financije |Obračun poreza |Tromjesečni statistički izvještaji.

 

10. Izvješća, ispisi, bilance

U modulu glavna knjiga, na raspolaganju su slijedeći ispisi:

• Obrade
• Obračun i knjiženje tečajnih razlika
• Automatsko zatvaranje otvorenih stavki [11.2]
• Prijenos zaključka poslovne godine u otvorenje nove poslovne godine [10.1]

• Potraživanja/Dugovanja
• Saldo po partnerima i kontima [10.2]
• Ispis otvorenih stavki na dan [10.3]
• Ispis otvorenih stavki na dan - u više valuta
• Ispis otvorenih stavki po broju dana od dana dospijeća plaćanja [10.4]
• Detaljan ispis otvorenih stavki po broju dana proteklih od dana dospijeća plaćanja [10.5]

• Bilance i poslovni rezultati
• Bruto bilanca [10.6]
• Bilanca iz predloška [8.1]
• Realizacija po mjesecima [10.7]
• Realizacija po mjestima troška [10.8]

• PDV
• Knjiga izlaznih računa [10.9]
• Knjiga ulaznih računa [10.10]
• Obrazac E-UVOZ

• Blagajna
• Blagajnički dnevnik
• Blagajnički dnevnik za knjiženje [11.3]

• Knjiženja
• Dnevnik knjiženja [10.11]
• Ispis kontno kartica [10.12]
• Ispis saldakonto kartica [10.13]
• Ispis dnevnika izmijena u glavnoj knjizi [10.14]
• Statistika broja knjiženja po mjesecima i strankama

• Popisi i izvržba
• Ispis IOS obrazaca [10.17]
• Ispis opomena [10.19]

• Drugi izvještaji i ispisi
• Promet partnera po kontima za razdoblje [10.20]
• Prometi i rezultat po mjestima troška za razdoblje [10.21]

• Osnovna sredstva
• Registar osnovnih sredstava [10.15]
• Osnovna sredstva - inventurni list [10.16]
• Obračun amortizacije osnovnih sredstava po inventurnim brojevima [10.18]
• Obračunana amortizacija OS po kontima i mjestima troška
• Izuzeta osnovna sredstva
• Osnovna sredstva s povećanjem

 

10.1. Prijenos završnog salda poslovne godine u početni saldo nove poslovne godine

Prije prijenosa završnog salda poslovne godine u početni saldo nove poslovne godine potrebno je:

• 1) izmjeniti način izračuna početnog stanja [1.1] za tekuću poslovnu godinu na "temeljnica početnog stanja knjižena u tekućoj godini" u modulu |Financije |Šifrarnici i postavke |Poslovne godine

• 2) pokrenuti obradu kontrole zatvaranja stavki [12.3] u modulu |Izvještavanje kojom će program prekontrolirati knjiženja i zatvaranja otvorenih stavki u prethodnom razdoblju i prenijeti točan završni saldo otvorenih stavki po saldakontima na temeljnicu početnog stanja

Po ažuriranju načina izračuna početnog stanja na poslovnoj godini i završenoj kontroli zatvaranja stavki pokrenuti možemo obradu za prijenos završnog salda poslovne godine u početni saldo nove poslovne godine. Obradu pokrećemo u modulu |Izvještavanje |Obrade |Računovodstvo |Dvojno knjigovodstvo i zadamo željene kriterije:

	Slika 157: Pokretanje obrade za prijenos završnog salda poslovne godine u početni saldo nove poslovne godine

Po odabiru željenih kriterija kliknemo na gumb Pokreni i time pokrećemo obradu prijenosa završnog salda u početni saldo nove poslovne godine.

Obrada će kreirati temeljnicu početnog stanja [3.1] za izabranu poslovnu godinu sa svim otvorenim stavkama iz prethodne poslovne godine i pohraniti je u modulu |Financije |Temeljnice.

 

10.1.1. Kontrola usklađenosti početnog salda sa završnim saldom prethodne poslovne godine

Po završenoj obradi automatskog kreiranja temeljnice početnog stanja [10.1], sadržaj temeljnice možemo provjeriti u modulu |Financije |Temeljnice. Temeljnicu možemo potražiti korištenjem filtera "tip temeljnice: temeljnica početnog stanja".

Za potvrdu ispravnosti sadržaja temeljnice početnog stanja koristiti možemo izvještaj Kontrola usklađenosti početnog salda sa završnim saldom prethodne poslovne godine. Izvještaj je dostupan u modulu |Izvještavanje, a pri pokretanju ispisa zadati možemo željene kriterije za formiranje sadržaja:

	Slika 158: Pokretanje izvještaja za kontrolu usklađenosti početnog salda sa završnim saldom prethodne posl. godine

Izvještaj nam daje uvid u završni i početni saldo analitički po kontima i zbirno po razredima konta. Ukoliko postoji neusklađenost između završnog salda posl. godine i početnog salda nove posl. godine izvještaj će za svaki konto na kojem postoji neusklađenost izračunati i prikazati razliku u saldu:

	Slika 159: Kontrola usklađenosti početnog salda sa završnim saldom prethodne posl. godine

Ako je na kontu uočeno nepodudaranje završnog i početnog salda potrebno je provjeriti konto karticu za taj konto u prethodnoj poslovnoj godini, provjeriti završni saldo i prema potrebi izvršiti potrebne korekcije (npr. ponoviti zatvaranje stavki). U slučaju potrebe moguća je i izravna korekcija sadržaja postojeće temeljnice početnog stanja.

 

10.2. Saldo po partnerima i kontima

Izvještaj upotrebljavamo ako želimo ispisati promet i zaključni saldo po partnerima na određenom kontu ili sumarno za više konta zajedno. Prije izrade ispisa unesemo kriterije izračuna salda.

	Slika 160: Unos kriterija za ispis salda po partnerima i kontima

U polja za unos pojedinačnih kriterija upišemo sljedeće vrijednosti:

Pritiskom na gumb Pokreni započinje priprema ispisa.

	Slika 161: Ispis salda po partnerima i kontima

Kao što je vidljvio na slici gore, za izabrani kotno (u našem primjeru konto 120) se ispiše promet i završni saldo po partnerima.

 

10.3. Popis otvorenih stavki i salda po partnerima na određeni datum

Izvještaj ispiše popis otvorenih stavki na određenom saldakontu [1.2] na određeni dan. Popis otvorenih stavki je grupiran po dokumentima i po partnerima. Prije izrade izvještaja unesemo parametre, koji određuju izradu izvještaja:

	Slika 162: Pokretanje izvještaja

Nakon zaključka obrade, izradi se dokument sa popisom otvorenih stavki.

	Slika 163: Izgled izvještaja

 

10.4. Ispis otvorenih stavki po broju dana od dana dospijeća plaćanja

	Slika 164: Ispis otvorenih stavki po broju dana od dana dospijeća plaćanja

 

10.5. Detaljan ispis otvorenih stavki po broju dana proteklih od dana dospijeća plaćanja

	Slika 165: Detaljan ispis otvorenih stavki po broju dana proteklih od dana dospijeća plaćanja

 

10.6. Ispis bruto bilance

Izvještaj upotrebljavamo za ispis sintetičke ili analitičke bruto bilance. Prije izrade ispisa unesemo kriterije ispisa bruto bilance.

	Slika 166: Unos kriterija za ispis bruto bilance

U polja za unos pojedinačnih kriterija unesemo sljedeće vrijednosti:

Klikom na gumb Pokreni se pokrene priprema za ispis bruto bilance po izabranim kriterijima.

	Slika 167: Ispis bruto bilance za razrede

	Slika 168: Ispis analitičke bilance za pojedinačni razred

Za izradu drugih bilančnih ispisa (Iskaz poslovnog rezultata, Bilanca stanja,) gledaj poglavlje Bilančni izvještaji [8].

 

10.7. Realizacija po mjesecima

Izvještaj ispiše popis prihoda i rashoda tvrtke za svaki mjesec u određenom razdoblju koje izaberemo posebno, prije početka obrade izvještaja.

U izborniku |Financije |Izvještaji izaberemo poveznicu Ispis realizacije za razdoblje, po mjesecima i otvori se standardna maska za pokretanje izvještaja, gdje moramo unijeti sve potrebne kriterije za pokretanje. Maska izgleda ovako:

	Slika 169: Maska s kriterijima za pokretanje izvještaja

Kriteriji su slijedeći:

Nakon unosa svih potrebnih kriterija, kliknemo na gumb Pokreni za pripremu izvještaja.

Pripremljeni izvještaj izgleda npr. ovako:

	Slika 170: Izvještaj realizacije po mjesecima za izabrano mjesto troška

 

10.8. Realizacija po mjestu troška

Izvještaj ispiše popis prihoda i rashoda tvrtke za određeno razdoblje, po mjestu troška. Za svako mjesto troška ispisani su prihodi i rashodi u određenom razdoblju, koje izaberemo prije obrade izvještaja.

u izborniku|Financije |Izvještaji izaberemo poveznicu Ispis realizacije za razdbolje po mjestu troška i otvori se standardna maska za pokretanje izvještaja, gdje moramo unijeti sve potrebne kriterije za pokretanje. Maska izgleda ovako:

	Slika 171: Unos kriterija za ispis realizacije po mjestima troška

Kriteriji su sljedeći:

Nakon unosa svih potrebnih kriterija, kliknemo na gumb Pokreni za pripremu izvještaja.

Pripremljeni izvještaj izgleda npr. ovako:

	Slika 172: Izvještaj realizacije po mjestima troška za određeno razdoblje

 

10.9. Knjiga izlaznih računa

Izvještaj upotrebljavamo za izradu knjige izdanih računa. Prije izrade knjige za PDV unesemo kriterije ispisa.

	Slika 173: Unos kriterija za ispis knjige izdanih računa

Knjigu izdanih računa možemo ispisati na dva načina:

10.9.1 Ispis na temelju obračuna PDV

Po završetku obračuna PDV, automatski se knjiže stavke za knjigu izdanih računa, koje više nije moguće mijenjati. Program pamti sadržaj knjige izdanih računa za svaki obračun posebno i s time garantira mogućnost ponovnog ispisa knjige izdanih računa, sa posve istim sadržajem.

Za ispis knjige izdanih računa izaberemo obračun PDV-a na temelju kojeg će se ispisati knjiga.

10.9.2 Evidencijski ispis knjige izdanih računa

Evidencijski ispis se svaki put pripremi na temelju trenutnog stanja podataka tj. na temelju unesenih dokumenata u trenutku, kada pokrećemo pripremu ispisa. Evidencijski ispis knjige izdanih računa se dakle ne ponavlja, i kao takav služi samo za informativne namjere, i nikako ne možemo na temelju tog ispisa predati mjesečne obračune PDV-a.

U polja za unos pojedinačnih kriterija unesemo sljedeće vrijednosti:

Klikom na gumb Pokreni, pokrene se priprema ispisa.

	Slika 174: Knjiga izdanih računa

 

10.10. Knjiga ulaznih računa

Izvještaj upotrebljavamo za izradu knjige ulaznih računa. Prije izrade knjige za PDV, unesemo kriterije ispisa.

	Slika 175: Unos kriterija za ispis knjige ulaznih računa

Knjigu ulaznih računa možemo ispisati na dva načina.

10.10.1 Ispis na temelju obračuna PDV

Po završetku obračuna PDV automatski se knjiže stavke za knjigu ulaznih računa, koji se više ne mogu mijenjati. Program pamti sadržaj knjige ulaznih računa za svaki obračun posebno i s time garantira mogućnost kasnijeg ponovnog ispisa knjige ulaznih računa, s potpuno istim sadržajem.

Za ispis knjige ulaznih računa izaberemo obračun PDV-a na temelju kojeg će se knjiga ispisati.

10.10.2 Evidencijski ispis knjige ulaznih računa

Evidencijski ispis se svaki puta pripremi na novo, na temelju trenutnog stanja podataka tj. na temelju unešenih dokumenata u trenutku, kad pokrenemo pripremu ispisa. Evidencijski ispis knjige ulaznih računa je neponovljiv, i kao takav služi samo za informativne namjere. Na temelju tog ispisa nikako ne možemo predati mjesečne obračune PDV-a.

10.10.3 Pokretanje izvještaja

U polja za unos pojedinačnih kriterija unesemo sljedeće vrijednosti:

Klikom na gumb Pokreni pokrene se priprema ispisa.

	Slika 176: Knjiga ulaznih računa

 

10.11. Dnevnik knjiženja

Izvještaj upotrebljavamo za ispis dnevnika knjiženja. Prije izrade ispisa unesemo kriterije ispisa dnevnika knjiženja.

	Slika 177: Unos kriterija za ispis dnevnika knjiženja

Klikom na gumb Pokreni započinje priprema ispisa dnevnika knjiženja prema izabranim kriterijima.

	Slika 178: Ispis dnevnika knjiženja

 

10.12. Ispis konto kartica

Izvještaj upotrebljavamo ili za ispis pojedinačnih konto kartica ili za godišnji ili bilo koji drugi masovni ispis svih ili više konto kartica odjednom. Prije izrade ispisa unesemo kriterije ispisa konto kartica.

	Slika 179: Unos kriterija za ispis konto kartica

U polja za unos pojedinačnih kriterija upišemo sljedeće vrijednosti:

Klikom na gumb Pokreni počinje priprema za ispis konto kartice prema izabranim kriterijima.

	Slika 180: Ispis konto kartice

 

10.13. Ispis saldakonto kartica

Izvještaj upotrebljavamo ili za ispis pojedinačnih saldakonto kartica ili za godišnji ili drugi masovni ispis svih ili više saldakonto kartica istovremeno. Prije izrade ispisa unesemo kriterije ispisa saldakonto kartica.

	Slika 181: Unos kriterija za ispis saldakonto kartica

U polja za unos pojedinačnih kriterija unesemo sljedeće vrijednosti:

Klikom na gumb Pokreni započinje priprema izvještaja za ispis saldakonto kartice prema izabranim kriterijima.

	Slika 182: Ispis saldakonto kartice

 

10.14. Ispis dnevnika knjiženja u glavnu knjigu

S izvještajem Dnevnik promjena u glavnoj knjizi možemo ispisati knjiženja određenog razdoblja, koja su bila unešena ili promijenjena u određenom razdoblju. S izvještajem možemo npr. vidjeti koja su knjiženja protekle poslovne godine 2007. bila unesena ili promijenjena nakon 1.1.2008. Ispis promijenjenih knjiženja možemo ograničiti po korisnicima i razdobljima. Ispis je koristan za utvrđivanje grešaka kod knjiženja i izrade završnog računa.Izvještaj se nalazi u izborniku |Finance |Izvještaji pod rubrikom Knjiženja.

Otvori se maska za unos kriterija, koji su potrebni za pokretanje izvještaja. Maska izgleda ovako:

	Slika 183: Maska za pokretanje dnevnika promjena u glavnu knjigu

Kad smo ispunili sve potrebne kriterije za pokretanje dnevnika, kliknemo na gumb Pokreni i izvještaj će se pokrenuti. Pričekamo, da se pokretanje dnevnika završi.

Završen dnevnik izgleda ovako:

	Slika 184: Dnevnik knjiženja u glavnu knjigu

 

10.15. Registar osnovnih sredstava

Izvještaj je namjenjen ispisu registra osnovnih sredstava, upisanom u programu.

Izvještaj možete ispisati putem izbornika |Financije |Izvještaji, u poglavlju Osnovna sredstva gdje izaberete poveznicu Registar osnovnih sredstava, kao što vidimo na slici dolje:

	Slika 185: Izaberete poveznicu za ispis registra osnovnih sredstava

Klikom na tu poveznicu, otvori se maska za pokretanje izvještaja:

	Slika 186: Unos podataka za pokretanje izvještaja

Obradu pokrenemo klikom na gumb Pokreni.

Izabiremo između tri načina ispisa, i to:

• Po inventarnom broju

	Slika 187: Registar OS

• Po amortizacijskim skupinama

	Slika 188: Registar OS grupiran po amortizacijskim skupinama

• Po kontima nabave

	Slika 189: Registar OS grupiran po kontu nabave

 

10.16. Osnovna sredstva - inventurni list

Izvještaj ispišete putem izbornika |Financije |Izvještaji gdje u poglavlju Osnovna sredstva izaberete poveznicu Osnovna sredstva - inventurni list, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 190: Izaberete poveznicu za ispis izvještaja

Klikom na poveznicu, otvori se maska za unos podataka, potrebnih za obradu izvještaja:

	Slika 191: Unos podataka za pokretanje izvještaja

Obradu pokrenemo klikom na gumb Pokreni.

Inventurni list možemo ispisati na tri načina:

• Ispis sortiran po inventarnom broju

	Slika 192: Inventurni list sortiran po inventarnom broju

• Ispis grupiran po lokaciji

	Slika 193: Inventurni list grupiran po lokaciji

• Ispis grupiran po mjestu troška

	Slika 194: Inventurni list grupiran po MT

 

10.17. Ispis IOS obrasca

U IOS obrascu su ispisane sve otvorene stavke za određeni konto do datuma, kojeg unesemo u pripremi dokumenta.

Obrazac IOS nalazi se u izborniku |Financije |Izvještaji pod rubrikom Popisi i potraživanja. U tom izborniku ispišemo IOS obrazac za sve poslovne partnere, do kojih postoje otvorene stavke. Obrazac možemo ispisati za pojedinačnog partnera u modulu Saldakonto kartice [5.1].

Otvori se maska za unos kriterija, potrebnih za pokretanje izvještaja. Maska izgleda ovako:

	Slika 195: Maska za pokretanje obrasca IOS

Kad smo upisali sve potrebne kriterije za pokretanje obrasca, kliknemo na gumb Pokreni i izvještaj će se pokrenuti. Pričekamo, da se pokretanje obrasca završi.

Pripremljen obrazac izgleda ovako:

	Slika 196: Pripremljen obrazac IOS

Za izgled IOS obrasca možete upotrijebiti vlastiti predložak. Postupak izrade možete pogledati u poglavlju postavke oblika ispisa izlaznih dokumenata.

 

10.18. Obračun amortizacije osnovnih sredstava po inventurnim brojevima

Izvještaj je dostupan putem izbornika |Financije |Izvještaji gdje u poglavlju Osnovna sredstva klinete na poveznicu Obračun amortizacije osnovnih sredstava po inventurnim brojevima, kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 197: kliknete na poveznicu za unos podataka važnih za pokretanje izvještaja

Klikom na poveznicu se otvori maska za unos podataka, na temelju kojih će se kreirati izvještaj:

	Slika 198: Unesete podatke za pokretanje izvještaja

Obradu pokrenemo klikom na gumb Pokreni.

Izvještaj izgleda ovako:

	Slika 199: Obračunata amortizacija OS po inventurnim brojevima

 

10.19. Ispis opomena

Opomene ispisujemo u izborniku |Financije |Izvještaji pod rubrikom Popisi i potraživanja za sve partnere, koji još nisu podmirili dospijela dugovanja do datuma, kojeg upišemo kod pripreme izvještaja. U modulu Saldakonto kartice [5.1], možemo ispisati opomenu za određene partnere, pojedinačno.Otvori se maska za unos kriterija, potrebnih za pokretanje izvještaja. Maska izgleda ovako:

	Slika 200: Maska za pokretanje opomena

Kad smo ispunili sve potrebne kriterije za pokretanje obrasca, kliknemo na gumb Pokreni i izvještaj će se pokrenuti. Pričekamo, da se pokretanje obrasca završi.

Pripremljen obrazac izgleda ovako:

	Slika 201: Pripremljena opomena

Za izgled obrasca odnosno opomene možete upotrijebiti vlastiti predložak. Postupak izrade vlastitog predloška opisan je u poglavlju postavke oblika ispisa izlaznih dokumenata.

 

10.20. Promet partnera po kontima za razdoblje

Izvještaj prikazuje ukupni iznos knjiženog prometa za određenog partnera po kontima, unutar određenog vremenskog razdoblja.

	Slika 202: Unos parametara prije pokretanja izvještaja

Prije izrade izvještaja unesemo sljedeće parametre, koji utječu na sadržaj izvještaja:

Klikom na gumb Pokreni se izradi ispis u skladu s izabranim parametrima.

	Slika 203: Izgled izvještaja

 

10.21. Prometi i rezultat po mjestima troška za razdoblje

	Slika 204: Prometi i rezultat po mjestima troška za razdoblje

 

10.22. Statistika broja knjiženja po mjesecima i strankama

	Slika 205: Statistika broja knjiženja po mjesecima i strankama

 

10.23. Ispis bruto bilance - samo sredstva i obveze

Izvještaj koristimo za ispis analitičke bruto bilance samo s podacima iz knjiženja sredstava i obaveza.

	Slika 206: Na kontu postavimo pravilnu kategoriju bilance

Nakon što smo pravilno postavili konta, izvještaj možemo pokrenuti u meniju |Izvještavanje |Izvještaji |Računovodstvo |Dvojno knjigovodstvo |Bilance i poslovni izvještaji

Prije pokretanja izvještaja izaberemo željene kriterije:

S klikom na gumb Pokreni se počne izrada ispisa bruto bilance samo s podacima iz knjiženja na kontima koji imaju kategoriju bilance sredstva i obaveze.

	Slika 207: ...

	Slika 208: ...

	Slika 209: Ispis analitičke bruto bilance samo s knjiženjima sredstava i obaveza

Za izradu drugih bilančnih ispisa (Iskaz poslovnog rezultata, Bilanca stanja,..) pogledajte poglavlje Bilančni izvještaji [8].

 

10.24. Ispis bruto bilance - samo prihodi i rashodi

Izvještaj koristimo za ispis analitičke bruto bilance samo s podacima iz knjiženja prihoda i rashoda.

	Slika 210: Na kontu postavimo pravilnu kategoriju bilance

Nakon što smo pravilno postavili konta, izvještaj možemo pokrenuti u meniju |Izvještavanje |Izvještaji |Računovodstvo |Dvojno knjigovodstvo |Bilance i poslovni izvještaji

Prije pokretanja izvještaja izaberemo željene kriterije:

S klikom na gumb Pokreni se počne izrada ispisa bruto bilance samo s podacima iz knjiženja na kontima koji imaju kategoriju bilance prihodi i rashodi.

	Slika 211: ...

	Slika 212: ...

	Slika 213: Ispis analitičke bruto bilance samo s knjiženjima prihoda i rashoda

Za izradu drugih bilančnih ispisa (Iskaz poslovnog rezultata, Bilanca stanja,..) pogledajte poglavlje Bilančni izvještaji [8].

 

10.25. Simulacija likvidnosti i novčanog toka

Modul za pregled novčanog toka i simulaciju likvidnosti tvrtke dostupan je putem izbornika |Financije |Simulacija likvidnosti i novčanog toka. Po otvaranju ovog mogula prikazuje se stranica sa preuzetim prikazom predviđenog novčanog toka za sljedećih 14 dana:

	Slika 214: Prikaz predviđenog novčanog toka za sljedećih 14 dana

 

11. Obrade i obračuni

 

11.1. Masovni prijenos knjiženja među kontima

Obradu upotrebljavamo kod masovne izmijene brojeva konti (npr. promijena kontnog plana radi izmijenjenih računovodskih standarda).

 

11.2. Automatsko zatvaranje otvorenih stavki

Obradu upotrebljavamo za automatsko zatvaranje otvorenih računa i drugih potraživanja te dugovanja na saldakontima. Obrada uspoređuje otvorene stavke na saldakontima i pretražuje međusobno usklađivanje računa i plaćanja. Knjiženja, za koja otkrije međusobna pokrivanja, označi kao zatvorena. Istovremeno označi kao zatvorene i sve ostale dokumente, koji se vežu na knjiženja (računi, primljeni računi, ...).

Prije nego što pokrenemo obradu, možemo postaviti određene parametre.

	Slika 215: Unos parametara za automatsko zatvaranje stavki

U polja za unos, za parametre automatskog zatvaranja, unesemo sljedeće vrijednosti:

Klikom na gumb Pokreni započinje automatsko zatvaranje otvorenih stavki.

Kada je obrada završena, program će, pod završenim izvješćima, spremiti popis svih, u obradi zatvorenih knjiženja.

Moguće preostale otvorene stavke nakon obrade, možemo zatvoriti ručno [5.1].

 

11.3. Blagajnički dnevnik za knjiženje

	Slika 216: Blagajnički dnevnik za knjiženje

 

11.4. Izvoz podataka poslovne godine u svrhe arhiviranja

U svrhe lokalnog arhiviranja podataka izvoziti možemo sve podatke koje smo upisali u program za pojedinu poslovnu godinu. Izvoz podataka moguć je u obliku izvještaja putem izbornika |Izvještavanje |Računovodstvo |Izvoz podataka poslovne godine u svrhe arhiviranja. Izvoziti možemo sljedeće podatke:

• Izvoz dnevnika knjiženja
• Izvoz dnevnika knjiženja u datoteku *.csv
• Izvoz konto kartica
• Izvoz saldakonto kartica
• Izvoz primljenih računa sa privitcima
• Izvoz primljenih OK odobrenja sa privitcima
• Izvoz primljenih računa za predujam sa privitcima
• Izvoz obračuna PDV
• Izvoz izdanih računa sa privitcima
• Izvoz izdanih računa za predujam sa privitcima
• Izvoz izdanih OK odobrenja s privitcima
• Izvoz bankovnih izvoda
• Izvoz bankovnih izvoda u datoteku XLS
• Izvoz blagajničkog dnevnika
• Izvoz osnovnih sredstava i obračun amortizacije
• Izvoz obračuna plaća i drugih primitaka
• Izvoz otpremnica sa privitcima
• Izvoz primka sa privitcima
• Izvoz popisa zaliha
• Izvoz kartica artikala
• Izvoz putnih naloga sa privitcima

Prije izvoza podataka izabrati možemo poslovnu godinu za koju želimo izvoziti podatke i jezičnu varijantu te označiti koje podatke tj. dokumente želimo izvoziti. Obradu pokrenemo klikom na gumb Pokreni, kao što prikazuje slika:

	Slika 217: Izaberemo koje podatke tj. dokumente želimo izvoziti u lokalnu arhivu

Rezultat obrade je pripremljena datoteka sa sažetkom izvoženih podataka i datoteka s arhiviranim podacima koje možemo preuzeti sa poslužitelja kao što prikazuje slika:

	Slika 218: Program pripremi sažetak završene obrade i datoteku s arhiviranim podacima

Ako ne preuzmemo odmah datoteku s arhiviranim podacima sa poslužitelja, datoteka će nas čekati na poslužitelju stoga je u svakom trenutku možemo preuzeti putem izbornika |Financije |Šifranici i postavke |Poslovne godine klikom na ikonu kao prikazano na slici:

Otvara se nova stranica na kojoj su prikazane sve datoteke završenih obrada za izabranu poslovnu godinu, a istovremeno program na ovoj stranici omogućuje i pokretanje obrade za izradu nove arhive klikom na gumb Izradi novu arhivu

	Slika 220: Kreiranu arhivu podataka u svakom trenutku možemo preuzeti u šifrarniku poslovnih godina

 

12. Ispravci i kontrola podataka

Poglavlje opisuje paketne obrade i izvješća, s kojima izvodimo masovnu kontrolu i/ili popravke unesenih podataka (ponovnog numeriranja dokumenata, masovna provjera s logičnim kontrolama po dokumentima,...).

Obrade, opisane u ovom poglavlju, dostupne su samo korisnicima sa privilegijima Financije:Ispravci podataka.

 

12.1. Kontrola knjiženja izdanih računa i knjiženih odobrenja

Izvještaj je koristan za otkrivanje pogrešaka pri knjiženju na konte potraživanja za izdane račune i knjižnih odobrenja (120, 121). Posebno je koristan u slučaju migracija podataka i kontrole ručnog knjiženja.

Tijekom obrade računalo provjerava, da li je rezultat automatskog knjiženja jednak postojećem stanju. Ukoliko rezultat nije isti, to će se ispisati u rezultatu izvještaja.

Isto tako, program će sva dugovna knjiženja sortirati glede na izdane račune, i na kraju izvještaja će ispisati sva moguća suvišna knjiženja, koja ne pripadaju ni jednom izdanom računu.

Na taj način ćete brzo pronaći nepravilna knjiženja stavki na kontima potraživanja.

 

12.2. Kontrola usklađenosti temeljnica

Obradom se provjerava usklađenost svih temeljnica. Pri tome se provjerava:

• Usklađenost temeljnice, glede na saldo na dugovnoj i potražnoj strani.
• Usklađenost dugovnog i potražnog prometa za svako razdoblje, ako su na temeljnici knjiženja različitih razdoblja
• te da li su sva knjiženja na temeljnici unutar poslovne godine.

Rezultat kontrole je izvještaj, u kojem su nabrojene sve neusklađene temeljnice, s opisom pogreške.

 

12.3. Kontrola zatvaranja stavki

U modulu |Izvještavanje dostupna je obrada kontrole zatvaranja stavki koja provjerava svako zatvaranje otvorenih stavki u glavnoj knjizi te prati zbroj zatvorenih stavki. Ukoliko zbroj zatvorenih stavki ne iznosi 0,00 obradom će zatvaranje takvih stavki biti poništeno i stavke će ponovno biti otvorene.

Rezultat obrade je izvještaj koji daje uvid u popis svih ponovno otvorenih odnosno poništenih zatvaranja stavki. Obradu kontrole zatvaranja stavki možemo koristiti više puta tokom godine.

	Slika 221: Pokretanje obrade za kontrolu zatvaranja stavki

 

12.4. Ponovno numeriranje putnih naloga

Ako u određenom razdoblju greškom izdate putne naloge u pogrešnom vremenskom redoslijedu, ovom funkcijom možete pokrenuti ponovno numeriranje svih upisanih putnih naloga. Obrada provjerava datume upisane na putnim nalozima i sortira ih u pravilnom vremenskom redoslijedu.

Funkcija za ponovno numeriranje putnih naloga dostupna je putem izbornika |Izvještavanje |Obrade |Putni nalozi |Ponovno numeriranje putnih naloga.

Prije pokretanja obrade, otvara se sljedeća maska:

	Slika 222: Unos kriterija za ponovno numeriranje PN

U polja za unos upišemo:

Klikom na gumb Pokreni izvršiti će se ponovno numeriranje putnih naloga.

Po završetku obrade, prikazati će se popis putnih naloga kojima je bio izmjenjen redni broj. Na popisu će biti prikazan stari i novi redni broj svakog putnog naloga pojedinačno.

 

12.5. Arhiviranje putnih naloga

Arhiviranje putnih naloga označuje putne naloge za arhivirane, čime onemogućimo bilo kakvo izmijene, te ih izdvojimo iz preuzetog popisa pronađenih putnih naloga, na strani za pregled i pretraživanje putnih naloga.

Obrada za arhiviranje putnih naloga, dostupna je putem izbornika |Putni nalozi |Izvještaji |Arhiviranje putnih naloga za prethodnu poslovnu godinu.

Prije pokretanja obrade se prikaže slijedeća maska za unos:

	Slika 223: Unos kriterija za arhiviranje PN

U masci za unos kriterija za izbor putnih naloga, koji će se arhivirati, unesemo kriterije po uzoru maske za pretraživanje u pregledu i pretraživanju putnih naloga.

Pritiskom na gumb Pokreni, izvede se arhiviranje putnih naloga.

Nakon što je obrada završena, na stranici Završna izvješća ćete pronaći izvještaj o postupku arhiviranja putnih naloga, sa popisom svih putnih naloga, koji su bili arhivirani tijekom postupka obrade.

 

12.6. Masovni prijenos svih knjiženja s jednog na drugi konto

Program omogućava prijenos svih knjiženja s jednog konta na drugi. Poslužimo se izbornikom |Financije |Uvoz podataka |Ispravci podataka gdje u poglavlju Glavna knjiga izaberete poveznicu Prijenos svih knjiženja s jednog na drugi konto. Otvori se maska za unos podataka, potrebnih za prijenos knjiženja s jednog konta na drugi:

	Slika 224: Unesemo podatke, potrebnih za prijenos knjiženja s jednog konta na drugi

Kad je riječ o prijenosu svih knjiženja, možemo za iznad prikazanu formu, dodati redove konta, iz kojih želimo prenijeti knjiženja. To učinimo klikom na gumb Umetanje novog retka kao što prikazuje slika dolje:

	Slika 225: Slika prikazuje kako dodajemo novi redak u masku za prijenos knjiženja

Podaci, koje unesemo:

Obradu pokrenemo klikom na gumb Pokreni.

Program nas upozori na slijedeće:

	Slika 226: Kod pokretanja se ispiše upozorenje

Za potvrdu prijenosa knjiženja iz trenutnog konta na ciljani, kliknemo na gumb U redu.

U slučaju, da želimo prenijeti knjiženja između dva različita tipa konta, program nas upozori:

	Slika 227: Prijenos možemo izvršiti samo između dva ista tipa konta

 

13. Izvoz temeljnice u druge programe

Program omogućava izmijenu podataka s drugim knjigovodskim sistemima. Svaku temeljnicu iz modula Glavna knjiga moguće je izvoziti kao ASCII datoteku. Tu datoteku nato uvozite u drugi računovodski program, koji ima poduprijet uvoz datoteke u formatu, koji je opisan u nastavku.

13.1 Postupak izvoza temeljnice u datoteku ASCII iz programa

Preduvijet za izvoz temeljnice je, da je temeljnica usklađena in zatvorena. Za izvoz datoteke s temeljnicom, koristnik treba privilegij za zatvaranje temeljnica.

Kad je temeljnica zatvorena, u izborniku Ispis se prikaže dodatna poveznica za izvoz temeljnice u formatu ASCII.

	Slika 228: Izvoz temeljnice u datoteku ASCII

Kliku na poveznicu prikaže se nam dijalog operacijskog sistema, u kojem odredimo mjesto, kamo želimo spremiti datoteku ASCII.

Nakon što je datoteka spremljena na disk, možemo ju uvoziti u drugi program.

13.2 Struktura datoteke ASCII s knjiženjima s temeljnice

Temeljnica se izvozi u datoteku ASCII, koja sadrži toliko zapisa, koliko je knjiženja na temeljnici. Zapisi su fiksne dužine. Na kraju svakog zapisa je redoslijed CR LF (ASCII kode 13 i 10).

Pojedinačan zapis u datoteki ASCII ima slijedeću strukturu:

Pojedinačna polja u zapisu mogu biti prazna. U koliko za određeno polje ne postoji podatak, umjesto podatka sadržaj zapunjen s razmacima u zadanoj dužini (ASCII koda 32).

 

14. Uvoz podataka iz drugih programa

Program nudi mogućnost automatskog uvoza podataka iz drugih programa te mogućnost prelaska iz drugog programa, čak i u tijeku poslovne godine.

Prijenos podataka se izvede s upload-om datotekom u formatu DBF, DAT, DB, CSV, MDB ili datotekom u drugim podatkovnim formatima. Kod prijenosa podataka, glavna knjiga se prenese u potpunosti, s pripadajućim šifrarnicima i podešenjima.

Za konkretne informacije glede izvedbe prijenosa podataka kontaktirajte potporu preko e-mail-a na adresi helpdesk@e-racuni.hr [mailto:helpdesk@e-racuni.hr].

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024