Priprema putnog naloga za obračun

Povratkom sa poslovnog puta, potrebno je u e-račune upisati podatke za obračun kilometraža, dnevnica i putnih troškova; u toj fazi se obračunava predujam, kojeg je zaprimio zaposlenik prije odlaska na poslovni put.

Na popisu putnih naloga "Putni nalozi-pregled i pretraživanje" potražite putni nalog na temelju kojeg je zaposlenik otišao na poslovni put. Otvaranjem stranice za predogled podataka na putnom nalogu, prikazuju se svi podaci sa prve stranice putnog naloga. Ispod prikaza podataka se nalaze gumbi, koji omogućuju pripremu putnog naloga za obračun i povrat putnih troškova zaposleniku te knjiženje putnog naloga.

1. Unos podataka za obračun putnih troškova

Za unos podataka kliknite na istoimenski gumb, nakon čega se otvara obrazac za unos podataka.

Nakon svakog unosa kliknite na gumb

1.1. Unos dnevnica

Dnevnice unosite klikom na gumb Dnevnice, nakon čega upišete podatke u obrazac (prikaz na slici dolje):

Slika 2: Obrazac za unos dnevnica

U polja za unos upišite slijedeće podatke:

Država	Klikom na izaberite državu, u koju zaposlenik putuje. Proizlazeći iz izabrane države i važećih propisa, program automatski izračunava visinu dnevnica. Preuzeti izbor je država, koju izaberete na prvoj stranici putnog naloga. U slučaju putovanja kroz više država možete upisati dnevnice za svaku državu.
Datum odlaska/u	Upišite datum i sat odlaska na poslovni put.
Datum povratka/u	Upišite datum i sat povratka sa poslovnog puta. Glede na izabrano vrijeme, program će odrediti da li je dnevnica smanjena ili djelomična.

Unos podataka potvrdite klikom na U redu.

1.2. Načini obračunavanja dnevnica

1.3. Unos ostalih troškova

Troškove sa poslovnog puta unesite klikom na gumb Ostali troškovi; upišite podatke u istoimeni obrazac (prikaz na slici dolje):

Slika 3: Obrazac za unos drugih troškova

1.4. Unos podataka:

Datum računa

Unesite datum putnog troška tj. ulaznog računa, koji dokazuje nastale troškove. Program automatski predlaže početni datum poslovnog puta.

Iznos

Upišite iznos računa, kojeg uvažavate za putne troškove. Ako se radi o putnim troškovima nastalim u inozemstvu, izaberite valutu u kombiniranom polju

, kojom je račun podmiren.

Iznose možete unositi u obliku zbrajanja ili oduzimanja, kao što prikazuje slika.

Način plaćanja

Izaberite način plaćanja. POZOR! Ukoliko je zaposlenik podmirio putne troškove u trajanju poslovnog puta sa poslovnom kreditnom karticom, troškovi se ne isplaćuju.

Br. računa tj. veznog dokumenta

Unesite broj računa tj. veznog dokumenta.

Opis

Opišite vrstu putnih troškova.

1.5. Unos kilometraže

Klikom na Kilometraže otvoriti će se obrazac, gdje unosite podatke:

Slika 4: Obrazac za unos kilometraže

U polja za unos upišite slijedeće podatke:

Relacija	Upišite relaciju putovanja. Ako ste relaciju prethodno evidentirali u šifrarnik relacija, izbor relacije možete izvršiti klikom na . Nakon izbora relacije, program automatski nudi broj prevoženih kilometara za izabranu relaciju.
Stranka	Upišite stranku, kojoj ste namjenjeni...
Broj radnog naloga	Upišite br. radnog naloga, ukoliko taj postoji.
Datum odlaska/u	Izaberite datum i sat odlaska na poslovni put. Unos podataka nije obavezan.
Datum povratka/u	Izaberite datum i sat povratka sa poslovnog puta. Unos podataka nije obavezan.
Razdaljina (km	U polje upišite broj prevoženih kilometara. Možete ih upisati kao zbrajanje ili oduzimanje; program prepoznaje te dvije aritmetičke operacije te zbraja iznose.
Početno stanje brojača (km)	Ovdje upišite početno stanje brojača prije polaska na poslovni put.
Konačno stanje brojača	Ovdje upišite stanje brojača po povratku sa poslovnog puta.

U praznom polju upišite ili dopunite tekst koji opisuje priloge k obračunu putnih troškova.

Unos podataka potvrdite klikom na gumb U redu.

Napomena: kod izračuna kilometraže se u obzir uzima vrijednost kilometraže, važeće na datum, upisan kao datum povratka s puta.}}]]

1.6. Upis puta u knjigu vožnji

Ako zaposlenik odlazi na poslovno putovanje sa službenim vozilom, kilometraža se ne isplaćuje, ali se putovanje upisuje u knjigu vožnji.

Kod unosa novog putnog naloga izaberite, da zaposlenik putuje sa službenim vozilom, kao što prikazuje slika:

Nakon toga, na putnom nalogu kliknite na gumb Upis puta u knjigu vožnji i otvoriti će se slijedeći obrazac:

Slika 6: Obrazac za upis puta u knjigu vožnji

U polja unesite slijedeće podatke:

Relacija

Preuzeti izbor je relacija upisana na putnom nalogu, a klikom na

možete birati između relacija, koje ste u prošlosti prevozili s izabranim službenim vozilom i među drugim relacijama iz šifrarnika relacija.

Datum odlaska/u

Upišite datum i sat odlaska na poslovni put.

Datum povratka/u

Upišite datum i sat povratka sa poslovnog puta.

Razdaljina(km)

Upišite prevoženu razdaljinu u km.

Početno stanje brojača(km)

Upišite stanje brojača prije odlaska na put. Program automatski proslijeđuje podatke o konačnom stanju brojača, kod zadnje upisanje vožnje.

Konačno stanje brojača(km)

Upišite stanje brojača nakon povratka sa puta.

Kod unosa stanja brojača kilometara i prevoženih razdaljnina dovoljno je ako unesete djelomične podatke, na primjer:

Unesite samo razdaljinu. Program će početno i konačno stanje brojila izračunati automatski; izračunati će početno stanje brojača i nakon toga izračunati konačno stanje brojača.
Unesite početno stanje brojača ili konačno stanje brojača. Program će, uzimajući u obzir prevoženu razdaljinu, sam izračunati podatak koji nedostaje.
Unesite početno i konačno stanje brojača. Program će sam izračunati broj prevoženih kilometara.

U prazno polje upišite ili nadopunite tekst, koji opisuje priloge k obračunu putnih troškova i koji će se ispisati na obračunu putnih troškova.

Unos podataka potvrdite klikom na U redu.

1.7. Izvještaj k putnom nalogu

Obračunu putnog naloga možete priložiti izvještaj, koji detaljnije opisuje poslovni put te predstavlja zapis događaja.

Na stranici koja prikazuje podatke za putni nalog kliknite na gumb za otvaranje obrasca za unos izvještaja:

Upisani tekst će se ispisati na stranici za predogled putnog naloga:

Ako kliknete na poveznicu , koja se nalazi kod izvještaja putnog naloga, ponovno otvarate obrazac, u koji možete unijeti izmjene teksta.

Izvještaj ispišete samostalno te ga, kao što je već rečeno, priložite obračunu; program nudi mogućnost ispisa izvještaja tek nakon izvršenog obračuna putnog naloga.

1.8. Prilozi k putnom nalogu

Opis priloga najednostavnije upišete prilikom unosa podataka o nastalim putnim troškovima [1.3], kilometraži [1.5] i dnevnicama [1.1]. Svakom unosu podataka za obračun putnog naloga možete dodati opis priloga, kao što je prikazano na slici:

Uneseni tekst će se ispisati na predogledu putnog naloga:

Ako kliknete na poveznicu , koja se nalazi kod opisa priloga, otvara se obrazac za unos opisa priloga, gdje upišete izmijene teksta:

1.9. Predogled unešenih podataka

Prije nego što obračunate putnog troškove, provjerite unesene podatke na stranici za pregled podataka na putnom nalogu.

Predogled podataka za obračun putnog naloga ispisuje se na način koji omogućuje vrlo jednostavne izmijene ili brisanje pogrešno upisanih podataka.

Za brisanje unesenih podataka kliknete križić , koji se nalazi na krajnjoj desnoj strani svakog retka u odgovarajućoj tabeli sa podacima. Za izmijenu unesenih podataka izaberite poveznicu na prikazanim podacima.