Kadrovska evidencija

Evidenciji zaposlenika pristupamo kroz modul |Partneri |Kadrovska evidencija. Za dodavanje novog zaposlenika u kadrovsku evidenciju kliknemo na gumb Novi unos, kao što je prikazano na slici u nastavku:

Slika 1: Dodavanje novog zaposlenika u kadrovsku evidenciju

Klikom na gumb za unos novog zaposlenika otvara se "čarobnjak" za pomoć pri unosu obaveznih i ostalih podataka potrebnih za izradu obračuna plaće.

Slika 2: Unos matičnih podataka zaposlenika

Po unosu zahtjevanih tj. obaveznih matičnih podataka nastavljamo s unosom ostalih podataka klikom na gumb Naprijed> ili unos podataka odmah zaključimo klikom na gumb Završi.

Slika 3: U svakom trenutku možemo preskočiti detaljni unos podataka te ih dopuniti kasnije

Ukoliko potvrdimo unos matičnih podataka klikom na gumb Naprijed> otvara se maska za unos podataka o zaposlenju:

Slika 4: Unos podataka o zaposlenju

Po unosu podataka o zaposlenju nastavljamo s unosom dodatnih podataka pri čemu možemo upisati je li zaposlenik osiguranik MO II stup i podatke poput šifre za kodiranje isplatne liste i adrese e-pošte za slanje isplatne liste zaposleniku:

Slika 5: Unos dodatnih podataka o zaposleniku

Na sljedećem koraku program nudi mogućnost unosa bankovnog računa na kojeg zaposlenik želi primati plaću:

Slika 6: Unos bankovnog računa zaposlenika za isplatu plaće

Ako zaposlenik ima više bankovnih računa dodatni račun možemo upisati naknadno na način da po završetku unosa podataka o zaposleniku kliknemo na rubriku Bankovni računi i upišemo dodatni račun [12] prije pohrane podataka.

Na kraju možemo upisati i podatke o godišnjem odmoru te unos završiti klikom na gumb Završi:

Slika 7: Unos podataka za evidenciju godišnjeg odmora

Pri dodavanju zaposlenika u kadrovsku evidenciju potrebno je unijeti minimalno matične podatke što znači da 1. korak pri unosu podataka nije moguće preskočiti, dok svaki sljedeći korak možemo preskočiti klikom na gumb Preskoči, kao što prikazuje slika:

Slika 8: Unos manje važnih podataka možemo preskočiti

Po unosu i pohrani podataka o zaposleniku otvara se pregled podataka kao što prikazuje slika:

Slika 9: Pregled kadrovske evidencije

Ukoliko smo pri unosu podataka propustili ili preskočili unijeti određeni podatak to možemo u svakom trenutku učiniti naknadno. U kadrovskoj evidenciji kliknemo na ime i prezime zaposlenika i izmjenimo tj. ažuriramo sljedeće podatke:

	Klikom na redak uređujemo matične podatke [1] zaposlenika
	Klikom na redak uređujemo privremenu adresu [2] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo obrazovanje/zanimanje [3] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo godišnji odmor [4] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo podatke o zaposlenju [5] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo ostale podatke [6] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo uzdržavane članove [7] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo kredite [8] i obustave zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo osobne dokumente [9] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo dokumente [10] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo bankovne račune za isplatu plaće [12] zaposleniku.
	Klikom na redak uređujemo bilježenje bolovanja [13] zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo godišnje razgovore [16] sa zaposlenikom.
	Klikom na redak uređujemo korisnički pristup [17] za zaposlenika.
	Klikom na redak uređujemo evidenciju prisutnosti [18] zaposlenika.

Sve promjene kao i unosi novih podataka u kadrovskoj evidenciji također su prikazani u izborniku |Partneri |Zaposlenici te se uzimaju u ozbir pri sljedećim obračunima plaće u izborniku |Plaće.

1. Matični podaci

Klikom na matične podatke u kadrovskoj evidenciji možemo uređivati osnovne podatke zaposlenika kao što su ime, prezime, datum rođenja, itd.

Slika 10: Pregled matičnih podataka

Ukoliko kliknemo na gumb Izmjeni zatim možemo uređivati podatke:

Slika 11: Uređivanje matičnih podataka

2. Privremena adresa

Klikom na uređivanje privremene adrese u kadrovskoj evidenciji možemo zaposleniku upisati podatke o privremenoj adresi:

Slika 12: Pregled i uređivanje privremene adrese

3. Izobrazba/zanimanje

Klikom na uređivanje obrazovanja/zanimanja u kadrovskoj evidenciji možemo zaposleniku upisati podatke o stečenom obrazovanju/zanimanju:

Slika 13: Pregled i uređivanje obrazovanja/zanimanja

4. Godišnji odmor

Klikom na uređivanje godišnjeg odmora u kadrovskoj evidenciji možemo zaposleniku upisati podatke o prethodnom i tekućem godišnjem odmoru:

Slika 14: Pregled i uređivanje godišnjeg odmora

Dani godišnjeg odmora su zatim vidljivi na početnoj stranici zaposlenika unutar kadrovske evidencije te su u vezi s obračunom plaće odnosno evidencijom i obračunom radnih sati.

Ukoliko za zaposlenika vodimo evidenciju prisutnosti i upišemo iskorišten godišnji odmor te ga obračunamo na plaći, zatim će se ti podaci ažurirati na pregledu zaposlenika u kadrovskoj evidenciji.

Slika 15: Pregled nad upotrebom godišnjeg odmora

5. Podaci o zaposlenju

Klikom na uređivanje zaposlenja u kadrovskoj evidenciji možemo:

dodati novo zaposlenje
urediti postojeće zaposlenje
upisati prekid poslovanja

Slika 16: Pregled zaposlenja

Klikom na novo zaposlenje ili uređivanje postojećeg, otvaraju nam se dodatne mogućnosti zaposlenja:

podaci o zaposlenju

unos drugog zaposlenja

unos ranijeg zaposlenja/radnog staža

unos invalidnosti/socijalni status

unos ostalih bilješki i opisa

Novouneseni ili izmjenjeni podaci u zaposlenju se uzimaju u obzir pri sljedećem obračunu plaće.

Podaci o zaposlenju su vidljivi na pregledu zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

Slika 23: Pregled zaposlenja na početnoj stranici zaposlenika u akdrovskoj evidenciji

6. Ostali podaci zaposlenika

Klikom na ostale podatke zaposlenika možemo uređivati podatke o zaposleniku kao su mjesto troška i poslovna jedeinica na kojoj je zaposlen, mjesto rođenja, državljanstvo, državu rezidenstva, itd.

Slika 24: Pregled ostalih podataka zaposlenika

Pregled podataka o prijevozu na posao je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

Slika 25: Pregled prijevoza na početnoj stranici zaposlenika

7. Uzdržavani članovi

Klikom na uzdržavane članove zaposlenika možemo dodavati uzdržavane članove zaposlenika.

Slika 26: Pregled uzdržavanih članova zaposlenika

Pregled podataka o uzdržavanim članovima je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

Slika 27: Pregled uzdržavanih članova na početnoj stranici zaposlenika

8. Krediti i obustave

Klikom na kredite i obustave zaposlenika možemo dodavati podatke o kreditima i obustavama zaposlenog.

Slika 28: Pregled kredita i obustava

Pregled podataka o kredita i obustava je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

Slika 29: Pregled kredita i obustava na početnoj stranici zaposlenika

9. Osobni dokumenti

Klikom na osobne dokumente zaposlenika možemo dodavati osobne dokumente zaposlenika kao što su:

osobna iskaznica
putovnica
vozačka dozvola
radna knjižica

Slika 30: Pregled osobnih dokumenata zaposlenika

10. Dokumenti

Klikom na dokumente zaposlenika možemo dodavati dokumente zaposlenika kao što su:

ugovor
aneks

Slika 31: Pregled dokumenata zaposlenika

11. Prijave na obvezna osiguranja

Za unos datuma prijave zaposlenika na obvezna osiguranja kao i evidentiranje datuma promjena i odjava iz osiguranja, dovoljno je kliknuti na gumb Dodaj dokument i upisati možemo podatke o prijavama odvojeno za:

prijave, promjene i odjave na HZZO
prijave, promjene i odjave na HZMO

Pri svakom unosu možemo dodati i priloge - PDF/slike/skenirane dokumente za elektroničku arhivu te pripisati interne napomene:

Slika 32: Prijave, promjene i odjave obveznih osiguranja

Ako po unosu datuma prijave na obvezno osiguranje želimo ažurirati zapisane podatke, dovoljno je u evidenciji kliknuti na tip upisane prijave i otvoriti će se maska za izmjenu podataka.

Za brisanje zapisa u evidenciji potrebno je kliknuti na gumb na kraju retka pojedine upisane prijave.

12. Bankovni računi za isplatu plaće

Klikom na bankovne račune zaposlenika možemo dodavati bankovne račune za isplatu plaće zaposlenika.

Slika 33: Pregled bankovnih računa zaposlenika

Pregled podataka o bankovnim računima je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

Slika 34: Pregled bankovnih računa na početnoj stranici zaposlenika

13. Bilježenje bolovanja

Klikom na bilježenje bolovanja zaposlenika možemo dodavati bolovanja zaposlenika.

Slika 35: Pregled bolovanja zaposlenika

Pregled podataka o bolovanjima je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

Slika 36: Pregled bolovanja na početnoj stranici zaposlenika

14. Zaštita na radu

Klikom na zaštitu na radu zaposlenika možemo dodavati zaštite na radu zaposlenika.

Slika 37: Pregled zaštita na radu zaposlenika

15. Liječnički pregledi

Klikom na liječničke preglede zaposlenika možemo dodavati liječničke preglede zaposlenika.

Slika 38: Pregled liječničkih pregleda zaposlenika

16. Razgovori sa zaposlenikom

Klikom na razgovore sa zaposlenikom zaposlenika možemo dodavati obavljene razgovore sa zaposlenikom.

Slika 39: Pregled razgovora sa zaposlenikom

Pregled razgovora sa zaposlenikom je dostupan na početnoj stranici zaposlenika u kadrovskoj evidenciji:

Slika 40: Pregled razgovora sa zaposlenikom na početnoj stranici zaposlenika

17. Korisnički pristup

Klikom na korisnički pristup u kadrovskoj evidenciji zaposleniku možemo:

kreirati novi korisnički pristup
dodijeliti već postojeći korisnički pristup

Slika 41: Pregled korisničkog dostupa

Ukoliko odaberemo opciju za kreirnje korisničkog dostupa, zatim možemo unijeti sve potrebne podatke korisnika koji je vezan na zaposlenika:

Slika 42: Kreiranje novog korisnika

Ukoliko već imamo kreiranog korisnika kojega želimo povezati sa zaposlenikom, onda odabiremo drugu opciju za povezivanje s korisničkim računom.

Konačni rezultat je da zaposlenik ima korisnički dostup i na tom mjestu možemo pregledati korisničke privilegije za rad u programu:

Slika 43: Pregled korisničkog pristupa na zaposleniku

18. Evidencija sati rada i prisutnosti

Klikom na evidenciju prisutnosti na radnom mjestu u kadrovskoj evidnciji možemo uređivati podatke o evidenciji radnog vremena zaposlenika.

Slika 44: Pregled evidencije na radnom mjestu

Za praćenje evidencije potrebno je prvo:

zaposleniku poslati poveznicu za aktivaciju
zaposlenik po primanju poveznice aktivirati napravu

Nakon toga u evidenciji prisutnosti možemo:

pregledavati radno vrijeme zaposlenika (dolazak na posao, odlazak na posao, pauza za ručak, odmor, itd.)
uređujemo dodatne dolaske/odlaske za zaposlenika
prenositi radno vrijeme iz evidencije u obračun radnih sati i nakon toga u obračun plaće

19. Generiranje šifre za PDF dokumente

U kadrovskoj evidenciji, unutar maske za unos ostalih podataka o zaposleniku, unijeti možemo šifru za generiranje PDF dokumenata.

Šifra se koristi pri kreiranju PDF dokumenata za slanje isplatne liste e-poštom izravno iz programa.

Slika 45: Unos šifre za generiranje PDF dokumenata

Na pregledu zaposlenika u kadrovskoj evidenciji, u izborniku dodatnih mogućnosti dostupna je funkcionalnost automatskog generiranja PDF šifri za sve zaposlenike, ispis PDF šifri i slanje PDF šifri zaposlenicima putem e-maila.

Slika 46: Dodatne mogućnosti glede PDF šifri za dokumente

Za unos šifre za zaposlenike možemo koristiti funkcionalnost "Generiranja šifri za PDF dokumente", koja je dostupna na pregledu zaposlenika, kao što prikazuje slika gore. Odabirom te opcije možemo označiti za koje zaposlenike želimo zadati nove šifre (za sve zaposlenike ili samo za zaposlenike, koji još nemaju upisanu šifru). Zadati možemo način kreiranja šifre (iz OIB-a ili nasumično generiranu šifru).

Slika 47: Mogućnosti pri automatskom generiranju PDF zaporki

Odaberemo li generiranje šifre na temelju OIB-a zaposlenika, nužno je provjeriti jesmo li podatak prethodno upisali u podacima o zaposleniku. U suprotnome, šifra neće biti generirana. Po završenoj obradi, na uvid dobivamo popis zaposlenika za koje je šifra bila generirana kao i popis zaposlenika kojima šifra nije bila generirana uz opis uzroka negeneriranja šifre.

20. Uvoz kadrovskih podataka zaposlenika iz datoteke/tablice (Excel, CSV)

Uvoz šifrarnika zaposlenika iz datoteke pomoću čarobnjaka omogućuje ažuriranje postojećih podataka o zaposlenicima u lokalnom šifrarniku odnosno uvoz podataka o novim zaposlenicima u kadrovsku evidenciju.

Opcija uvoza podataka kadrovske evidencije nalazi se u modulu |Partneri |Kadrovska evidencija. U alatnoj traci iznad popisa zaposlenika kliknemo unutar izbornika s dodatnim mogućnostima "Više..." na opciju Uvoz zaposlenika iz datoteke - Novo kao što je prikazano na slici:

Slika 48: Šifrarnik zaposlenika možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

U Evidenciji sati rada i odsutnosti ta je opcija dostupna klikom na gumb Uvoz zaposlenika iz Excel/CSV kao prikazano na slici u nastavku:

Slika 49: Šifrarnik zaposlenika možemo uvoziti iz datoteke pomoću čarobnjaka

Funkcionalnost je korisna posebno za tvrtke koje prelaze na program e-racuni.hr te su do sada vodile šifrarnik zaposlenika u Excelu ili ga izvozile iz programa u kojem su do sada vodile evidenciju. Korištenjem ove funkcionalnosti nije potrebno prilagođavati strukturu podataka prije uvoza u odgovarajući redoslijed stupaca u datoteci. Podatke je moguće uvoziti iz datoteka u formatu Excel, CSV ili ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Odabirom ove opcije započinjemo postupak uvoza podataka na način da najprije izaberemo datoteku iz koje ćemo uvoziti podatke i uvoz potvrdimo klikom na gumb Naprijed >:

Slika 50: Izaberemo datoteku iz koje ćemo uvoziti šifrarnik zaposlenika

Ako datoteka nije u odgovarajućem formatu ili ne sadrži podatke program nas na to upozorava. Isto vrijedi i u slučaju ako je u datoteci više od 10.000 redova jer je to ograničenje pri uvozu podataka.

Slika 51: Datoteka nije u odgovarajućem formatu ili ne sadrži podatke

2. KONTROLA PODATAKA

Potvrdom izabrane datoteke na sljedećem se koraku otvara stranica za kontrolu i pripremu podataka koje ćemo uvoziti u program.

Na ovoj stranici zadajemo koji podatak zaposlenika predstavlja podatak iz pojedinog stupca u datoteci.

Program pritom čita sadržaj datoteke tj. redoslijed stupaca i to prikazuje u obliku tablice kao prikazano na slici:

Slika 52: Prikaz podataka s redoslijedom stupaca iz datoteke

Najprije označimo da li su u prvom retku naše datoteke iskazani nazivi stupaca te dodatno izaberemo format zapisa datuma i format zapisa decimalnih brojeva u datoteci:

Slika 53: Opće postavke uvoza podataka

Zatim nastavljamo s mapiranjem podataka iz datoteke u odgovarajuće atribute zaposlenika koje ćemo uvoziti.

Mapiranje zadajemo redoslijedom najprije za stupac A, zatim B, C itd. sve do zadnjeg stupca u datoteci.

Ako su u stupcu A naše datoteke iskazane šifre zaposlenika tako ćemo i izabrati (kao prikazano na slici) te potvrditi klikom na gumb >>

Slika 54: U stupcu A u datoteci iskazan je podatak o šifri zaposlenika

Mapiranje podatka o šifri zaposlenika pohranjuje se u tablicu na desnoj strani i zatim nastavljamo s mapiranjem podatka iz stupca B naše datoteke. Mapiranje potvrdimo i nastavimo s mapiranjem podatka iz stupca C, itd. sve dok ne odredimo mapiranje svih stupaca iz datoteke koju ćemo uvoziti u program:

Slika 55: Mapiranje podataka iz stupaca A i B završeno, nastavak mapiranja podatka iz stupca C

Po zadavanju mapiranja podataka za sve stupce iz datoteke prelazimo na sljedeći korak klikom na gumb Naprijed >

Prelazak na sljedeći korak moguće je tek nakon što zadamo mapiranje barem obaveznih podataka, u suprotnome je gumb Naprijed > onemogućen.

Slika 56: Gumb "Naprijed" je onemogućen sve dok ne zadamo mapiranje barem obaveznih podataka

3. DODATNI PODACI

Otvara se stranica s dodatnim mogućnostima unutar kojih zadajemo što učiniti u slučaju ako su u datoteci sadržani podaci o zaposlenicima koje još nemamo u programu:

Slika 57: Dodatne postavke prije potvrde uvoza podataka

Nakon što zadamo mapiranje, uvoz podataka potvrdimo klikom na gumb Završi kao prikazano na slici gore.

Po završenom uvozu program prikazuje sažetak uvoza s dodatnim pojašnjenjima:

Slika 58: Sažetak uvoza šifranika zaposlenika iz datoteke

Ako uvozom želimo ažurirati postojeće podatke zaposlenika u šifrarniku, obavezno moramo zadati mapiranje podataka iz datoteke za barem jedan unikatni identifikator (npr. OIB) i podatak koji želimo prepisati. Unikatni identifikator zaposlenika može biti OIB zaposlenika, šifra partnera ili JMBG zaposlenika! Program prioritetno traži identifikator u tom redoslijedu.

Podatke o zaposlenicima možemo uvoziti ako su u datoteci iskazani minimalni zahtjevani podaci.

Primjer takve datoteke možete preuzeti ovdje:

Uvoz_zaposlenika.xls
Veličina: 22,00 kB