Evidencija prisutnosti - evidentiranje radnog vremena putem mobilnog uređaja

Evidencija prisutnosti za evidentiranje radnog vremena namjenjena je jednostavnom bilježenju i praćenju prisutnosti zaposlenika na radnom mjestu pomoću poveznice koju zaposlenik otvara na uređaju.

Za aktivaciju bilježenja prisutnosti na radnom mjestu potrebno je u modulu |Partneri |Kadrovska evidencija za svaku osobu, koja je uključena u radni proces (zaposlenik u tvrtki, direktor, vanjski suradnik,...) upisati kontaktnu e-mail adresu ili broj mobitela na koji ćemo kasnije poslati poveznicu - link za bilježenje radnog vremena.

	Slika 1: Unos kontaktnih podataka zaposlenika u kadrovskoj evidenciji

Poveznicu za aktivaciju bilježenja radnog vremena možemo masovno poslati prema više zaposlenika istovremeno ili svakom zaposleniku pojedinačno.

Postupak za slanje poveznice zaposlenicima za bilježenje radnog vremena opisali smo na stranici Slanje poveznice za bilježenje radnog vremena.

Kako zaposlenici aktiviraju svoj uređaj i evidentiraju prisutnost na radnom mjestu opisali smo na stranici Aktivacija uređaja i bilježenje iz mobilnog uređaja.

1. Korištenje poveznice za bilježenje radnog vremena

Poveznicu za bilježenje radnog vremena koristi svaka osoba koja je uključena u radni proces (direktor, zaposlenik u tvrtki, praktikanti,...).

Putem poveznice zaposlenik bilježi dolaske/odlaske kao i sve promjene unutar radnog vremena, a za lakši pristup putem Android ili iPhone uređaja zaposlenik može dodati poveznicu kao prečac na početnu stranicu/zaslon za lakši pristup evidenciji.

Više o samom načinu korištenja poveznice možete pročitati ovdje.

2. Pregled i uređivanje evidencije

Zaposlenici putem mobilnih uređaja evidentiraju sate rada, pauze za ručak, stanke i te evidencije zaposlenika možemo pratiti putem modula |Partneri |Kadrovska evidencija |Evidencija sati rada i odsutnosti po zaposleniku odnosno u modulu |Plaće |Evidencija sati rada i odsutnosti zbirno za sve zaposlenike.

	Slika 2: Pregled prenijetih sati rada iz mobilnog uređaja i uređivanje podataka

Planirano prikazuje dnevni odnosno tjedni plan ovisno o radnom vremenu u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Kadrovi, obračun plaća i godišnje izvještavanje i dodatno o podacima o zaposlenju gdje unosimo broj radnih sati tjedno te broj radnih dana u tjednu. U slučaju da podatak o radnom vremenu ne vodimo u postavkama tvrtke, plan se izračunava na temelju radnih sati u tjednu i broju radnih dana tjedno upisanih unutar podataka o zaposlenju.

Sate radnog vremena možemo uređivati ručno na način da dodamo nove dolaske i odlaske na pregled pomoću gumba Dodaj dolazak/odlazak.

	Slika 3: Ručno dodavanje dolaska i odlaska u evidenciju

Podatke o prisutnosti dodatno možemo uređivati putem uređivača za svaki dan pojedinačno:

	Slika 4: Dodavanje dolaska i odlaska u evidenciju za svaki dan pojedinačno

3. Ispis i slanje evidencije prisutnosti za zaposlenika

Za zaposlenika možemo u modulu |Izvještavanje ispisati izvještaj: "Izvještaj iz evidencije radnog vremena za zaposlenika", koji je rezultat svakodnevnog bilježenja radnog vremena zaposlenika u evidenciju prisutnosti.

Upute za izradu izvještaja dostupne su ovdje.

Na raspolaganju je i mogućnost masovnog slanja evidencije radnog vremena zaposlenicima putem e-pošte. Obrada je dostupna u modulu |Izvještavanje unutar svih obradi pod nazivom "Masovno slanje evidencije radnog vremena za zaposlenika".

Upute za pripremu obrade za slanje dostupne su na stranici ovdje.

Na taj način možemo redovno obavještavati zaposlenike o prisutnosti na radnom mjestu.

Obradu slanja radnih evidencija e-poštom možemo izvršavati ručno ili automatski i tako podesiti automatsko izvršenje obrade za temelju unaprijed zadanog rasporeda, kao što je to dostupno i za ostale izvještaje i obrade. Program tako može automatski slati evidenciju radnog vremena zaposlenicima na e-mail, sukladno definiranom intervalu (dnevno, svakim radnim danom, svakim petkom, mjesečno, i dr.).

4. Kopiranje podataka u evidenciju za obračun radnih sati

Uređenu evidenciju prisutnosti možemo prenijeti u evidenciju i obračun radnih sati koja se nalazi u modulu |Plaće |Evidencija i obračun radnih sati.

	Slika 6: Prijenos sati u evidenciju za obračun radnih sati

Više o samom prijenosu podataka u evidenciju za obračun radnih sati koja je temelj za izradu obračuna plaće opisali smo ovdje.

5. Upravljanje uređaja za vođenje radnog vremena

Na popisu zaposlenika dostupna je sljedeća ikona:

Ikona nudi mogućnost upravljanja uređaja zaposlenika. Uređaje možemo deaktivirati ili ponovno aktivirati odnosno aktivirati nove.

	Slika 8: Uređivanje uređaja za bilježenje radnog vremena