Evidencija prisutnosti - evidentiranje radnog vremena putem mobilnog uređaja

Evidencija prisutnosti za evidentiranje radnog vremena namjenjena je jednostavnom bilježenju i praćenju prisutnosti zaposlenika na radnom mjestu pomoću poveznice koju zaposlenik otvara na uređaju.

Za aktivaciju bilježenja prisutnosti na radnom mjestu potrebno je u modulu |Partneri |Kadrovska evidencija za svaku osobu, koja je uključena u radni proces (zaposlenik u tvrtki, direktor, vanjski suradnik,...) upisati kontaktnu e-mail adresu ili broj mobitela na koji ćemo kasnije poslati poveznicu - link za bilježenje radnog vremena.

	Slika 1: Unos kontaktnih podataka zaposlenika u kadrovskoj evidenciji

Poveznicu za aktivaciju bilježenja radnog vremena možemo masovno poslati prema više zaposlenika istovremeno ili svakom zaposleniku pojedinačno.

Postupak za slanje poveznice zaposlenicima za bilježenje radnog vremena opisali smo na stranici Slanje poveznice za bilježenje radnog vremena [5.1].

Kako zaposlenici aktiviraju svoj uređaj i evidentiraju prisutnost na radnom mjestu opisali smo na stranici Aktivacija uređaja i bilježenje iz mobilnog uređaja [5.2].

1. Korištenje poveznice za bilježenje radnog vremena

Poveznicu za bilježenje radnog vremena koristi svaka osoba koja je uključena u radni proces (direktor, zaposlenik u tvrtki, praktikanti,...).

Putem poveznice zaposlenik bilježi dolaske/odlaske kao i sve promjene unutar radnog vremena, a za lakši pristup putem Android [5.2.1] ili iPhone [5.2.2] uređaja zaposlenik može dodati poveznicu kao prečac na početnu stranicu/zaslon za lakši pristup evidenciji.

Više o samom načinu korištenja poveznice možete pročitati ovdje [5.3].

2. Pregled i uređivanje evidencije

Zaposlenici putem mobilnih uređaja evidentiraju sate rada, pauze za ručak, stanke i te evidencije zaposlenika možemo pratiti putem modula |Partneri |Kadrovska evidencija |Evidencija sati rada i odsutnosti po zaposleniku odnosno u modulu |Plaće |Evidencija sati rada i odsutnosti zbirno za sve zaposlenike.

	Slika 2: Pregled prenijetih sati rada iz mobilnog uređaja i uređivanje podataka

Planirano prikazuje dnevni odnosno tjedni plan ovisno o radnom vremenu u modulu |Postavke |Postavke tvrtke |Kadrovi, obračun plaća i godišnje izvještavanje i dodatno o podacima o zaposlenju gdje unosimo broj radnih sati tjedno te broj radnih dana u tjednu. U slučaju da podatak o radnom vremenu ne vodimo u postavkama tvrtke, plan se izračunava na temelju radnih sati u tjednu i broju radnih dana tjedno upisanih unutar podataka o zaposlenju.

Sate radnog vremena možemo uređivati ručno na način da dodamo nove dolaske i odlaske na pregled pomoću gumba Dodaj dolazak/odlazak.

	Slika 3: Ručno dodavanje dolaska i odlaska u evidenciju

Podatke o prisutnosti dodatno možemo uređivati putem uređivača za svaki dan pojedinačno:

	Slika 4: Dodavanje dolaska i odlaska u evidenciju za svaki dan pojedinačno

3. Ispis i slanje evidencije prisutnosti za zaposlenika

Za zaposlenika možemo u modulu |Izvještavanje ispisati izvještaj: "Izvještaj iz evidencije radnog vremena za zaposlenika", koji je rezultat svakodnevnog bilježenja radnog vremena zaposlenika u evidenciju prisutnosti.

Upute za izradu izvještaja dostupne su ovdje.

Na raspolaganju je i mogućnost masovnog slanja evidencije radnog vremena zaposlenicima putem e-pošte. Obrada je dostupna u modulu |Izvještavanje unutar svih obradi pod nazivom "Masovno slanje evidencije radnog vremena za zaposlenika".

Upute za pripremu obrade za slanje dostupne su na stranici ovdje.

Na taj način možemo redovno obavještavati zaposlenike o prisutnosti na radnom mjestu.

Obradu slanja radnih evidencija e-poštom možemo izvršavati ručno ili automatski i tako podesiti automatsko izvršenje obrade za temelju unaprijed zadanog rasporeda, kao što je to dostupno i za ostale izvještaje i obrade. Program tako može automatski slati evidenciju radnog vremena zaposlenicima na e-mail, sukladno definiranom intervalu (dnevno, svakim radnim danom, svakim petkom, mjesečno, i dr.).

4. Kopiranje podataka u evidenciju za obračun radnih sati

Uređenu evidenciju prisutnosti možemo prenijeti u evidenciju i obračun radnih sati koja se nalazi u modulu |Plaće |Evidencija i obračun radnih sati.

	Slika 6: Prijenos sati u evidenciju za obračun radnih sati

Više o samom prijenosu podataka u evidenciju za obračun radnih sati koja je temelj za izradu obračuna plaće opisali smo ovdje [5.4].

5. Upravljanje uređaja za vođenje radnog vremena

Na popisu zaposlenika dostupna je sljedeća ikona:

Ikona nudi mogućnost upravljanja uređaja zaposlenika. Uređaje možemo deaktivirati ili ponovno aktivirati odnosno aktivirati nove.

	Slika 8: Uređivanje uređaja za bilježenje radnog vremena

5.1. Slanje poveznice za bilježenje radnog vremena

Poveznicu za bilježenje radnog vremena možemo poslati zaposleniku izravno iz modula |Plaće |Evidencija sati rada i odsutnosti klikom na ikonu kao prikazano na slici u nastavku:

Poveznicu za bilježenje radnog vremena možemo poslati masovno odnosno za više zaposlenika istovremeno. Ta mogućnost dostupna je u modulu |Plaće |Evidencija sati rada i odsutnosti gdje označimo više zaposlenika kojima istovremeno pošaljemo poveznicu za bilježenje radnog vremena:

Poveznicu možemo poslati i iz Kadrovske evidencije u modulu |Partneri |Kadrovska evidencija gdje izaberemo zaposlenika i zatim u alatnoj traci kliknemo na izbornik s dodatnim mogućnostima Više.... Ovdje je dostupna opcija slanja poveznice na mobilni telefon (SMS) ili na e-mail adresu zaposlenika.

	Slika 9: Slanje poveznice iz kadrovske evidencije

• Slanje poveznice na mobilni telefon:

	Slika 10: Slanje poveznice iz kadrovske evidencije na mobilni telefon

Slanje SMS poruka iz programa je dodatno naplativa usluga za korištenje koje je potrebna prethodna uplata salda na pre-paid račun. Izrada ponude u te svrhe dostupna je u modulu |Postavke |Moj račun.

• Slanje poveznice na e-mail adresu zaposlenika:

	Slika 11: Slanje poveznice iz kadrovske evidencije na e-mail adresu zaposlenika

Zaposlenik aktivira svoj uređaj klikom na poveznicu koju je zaprimio putem SMS poruke odnosno e-poštom.

5.2. Aktivacija uređaja zaposlenika i bilježenje iz mobilnog uređaja

Zaposlenik zaprima poveznicu na e-mail ili u obliku SMS poruke te klikom na poveznicu aktivira svoj uređaj:

	Slika 12: Aktivacija uređaja

Za aktivaciju uređaja kao i za svaku promjenu statusa (prijava dolaska na posao) potrebno je dopuštenje za dijeljenje lokacije ukoliko je taj zahtjev zadan u postavkama tvrtke. Za dopuštenje dijeljenja lokacija na iOS operacijskom sustavu upute su dostupne ovdje. Za dopuštenje dijeljenja lokacije na Android operacijskemu sustavu upute su dostupne ovdje.

Za što detaljnije dijeljenje lokacije moguće je u postavkama mobilnog uređaja koji radi na Android OS u izborniku "Postavke -> lokacija -> lokacijske usluge" u poglavlju "Poboljšana preciznost" označiti "Pretraživanje Wi-Fi" i "Pretraživanje Bluetooth". Te postavke bi trebale poboljšati preciznost lokacije naročito kada se nalazimo u zatvorenom prostoru.

Nakon aktivacije uređaja, poveznicu možemo spremiti kao prečac za početni zaslon za brži pristup i bilježenje radnog vremena.

• Za dodavanje prečaca na početni zaslon na Android uređajima kliknite sljedeću poveznicu uputa.
• Za dodavanje prečaca na početni zaslon na iPhone uređajima sljedeću poveznicu uputa.

5.2.1. Dodavanje prečaca za bilježenje radnog vremena na početni zaslon - Android

Nakon aktivacije uređaja možemo na Android uređaju dodati evidenciju za bilježenje pristutnosti kao prečac tj. aplikaciju na početni zaslon uređaja.

To učinimo na način da najprije aktiviramo uređaj:

	Slika 13: Aktivacija naprave Android

Zatim otvorimo izbornik s dodatnim mogućnostima s desne strane i izaberemo "Instalacija aplikacije" i s time se složimo:

	Slika 14: Instalacija aplikacije za vođenje radnog vremena

	Slika 15: Potvrda instalacije aplikacije na Android uređaju

Na taj način dobivamo na početnom zaslonu prečac za pristup aplikaciji putem koje dnevno evidentiramo prisutnost na radnom mjestu.

	Slika 16: Aplikacija za vođenje radnog vremena na Android uređaju

5.2.2. Dodavanje prečaca za bilježenje radnog vremena na početni zaslon - iPhone

Nakon aktivacije uređaja možemo na iOS uređaju dodati evidenciju za bilježenje prisutnosti kao prečac za početni zaslon uređaja.

To učinimo na način da najprije aktiviramo uređaj:

	Slika 17: Aktivacija uređaja iPhone

Zatim dopustimo korištenje lokacije za tu poveznicu i dodamo kao prečac na početni zaslon:

	Slika 18: Dopuštenje dijeljenja lokacije iPhone

	Slika 19: Dodavanje prečaca za početni zaslon iPhone

Tako možemo na početnom zaslonu imati prečac za pristup aplikaciji putem koje dnevno evidentiramo prisutnost na radnom mjestu.

	Slika 20: Aplikacija za vođenje radnog vremena na iPhone uređaju

5.2.2.1. Dijeljenje lokacije (GPS) na iOS za bilježenje radnog vremena iz mobilnog uređaja

Na iOS (Apple) mobilnim uređajima nema mogućnosti izravne aktivacije GPS već se isti automatski uključi za aplikacije gdje to dopustimo u postavkama.

• Otvorimo postavke:

• Izaberemo postavke privatnosti:

• Izaberemo lokacijske usluge:

• Lokacijske usluge moraju biti uključene:

• Provjerimo još lokacijske usluge za aplikaciju u kojoj ćemo bilježiti radno vrijeme. Aplikacija je preglednik, jer pristupamo bilježenju radnog vremena putem poveznice u pregledniku. U nastavku primjer postavke za preuzeti preglednik na iOS i privola da dopuštamo lokacijske usluge (GPS) kada koristimo aplikaciju (Safari):

5.3. Evidentiranje radnog vremena na mobilnom uređaju

E-računi mobilna evidencija radnog vremena je alat za jednostavno bilježenje radnih sati i odsutnosti s posla putem mobitela. Omogućuje bilježenje prijave na posao, evidentiranje rada na terenu, pauza, pauze za ručak te zaključivanje radnog vremena.

	Slika 21: Evidencija radnog vremena za uporabu putem mobitela

Svi podaci iz mobilne evidencije sabiru se izravno u programu e-računi gdje dobivamo kompletan uvid o trenutnom broju prisutnih zaposlenika, zaposlenika na terenu, zaposlenika na pauzi za topli obrok i slično.

Za prijavu u mobilnu aplikaciju koristi se poveznica koju šaljemo svakom zaposleniku pojedinačno izravno iz kadrovske evidencije. Kliknemo na zaposlenika i zatim na gumb Više:

	Slika 22: Slanje poveznice zaposlenicima za aktivaciju uređaja za uporabu mobilne evidencije radnog vremena

Otvaranjem poveznice na mobilnom uređaju najprije moramo izvršiti aktivaciju uređaja klikom na gumb Aktiviraj uređaj:

	Slika 23: Aktiviranje uređaja za uporabu mobilne evidencije radnog vremena

Odmah po aktivaciji uređaja možemo izvršiti prijavu na posao:

	Slika 24: Pregled opcija u mobilnoj evidenciji

Sve prijave i svi upisani sati od strane zaposlenika vidljivi su izravno u aplikaciji e-računi, u modulu |Plaće |Evidencija sati rada i odsutnosti:

	Slika 25: Pregled zapisa u evidenciji prisutnosti izravno u programu e-računi

Na ovom je mjestu moguće vođenje administracije uređaja zaposlenika pa i ponovno slanje poveznice za aktivaciju uređaja. Kliknemo na ikonu na kraju retka s podacima o zaposleniku:

	Slika 26: Slanje poveznice za aktivaciju uređaja iz evidencije sati rada i odsutnosti

Pri uporabi mobilne aplikacije bilježi se i GPS lokacija zaposlenika, a što predstavlja posebnu prednost pri praćenju lokacije terenskih radnika:

	Slika 27: Pregled lokacije

Podaci su evidentirani i iskazani za svakog zaposlenika pojedinačno, a za lakši pregled možemo koristiti filtere poput poslovne jedinice, mjesta troška ili trenutnog statusa u mobilnoj aplikaciji:

	Slika 28: Pregled podataka u evidenciji uz uporabu dodatnih filtera

Podatke iskazane u evidenciji sada možemo jednostavno kopirati u |Evidenciju i obračun radnog vremena, a koja je izravno povezana s modulom za izradu |Obračuna plaća. Kliknemo na ime i prezime zaposlenika i zatim na strelicu dolje i izaberemo Kopiraj u evidenciju prisutnosti:

	Slika 29: Kopiranje sati u evidenciju prisutnosti

Pri pokretanju kopiranja, na raspolaganju je i opcija ručnog korigiranja sati:

	Slika 30: Ručno korigiranje sati za prijenos u evidenciju radnih sati i obračun radnog vremena

5.4. Prijenos sati iz evidencije prisutnosti u evidenciju za obračun radnih sati

Podatke iskazane u evidenciji radnog vremena možemo jednostavno prenijeti u evidenciju i obračun radnih sati koja se nalazi u modulu |Plaće |Evidencija i obračun radnih sati te je izravno povezana s modulom za izradu |Obračuna plaće.

Kliknemo na ime i prezime zaposlenika i zatim na strelicu dolje te izaberemo Kopiraj u evidenciju prisutnosti:

	Slika 31: Kopiranje sati u evidenciju za obračun radnih sati

Prije prijenosa u evidenciju i obračun sati podatke prema potrebi možemo ažurirati:

	Slika 32: Ručno ažuriranje sati za prijenos u evidenciju i obračun radnih sati