Knjiga prejete pošte

Knjiga prejete pošte predstavlja centralno vstopno točko za prejem dokumentov v poslovni program. V knjigo prejete pošte lahko prejemamo dokumente po različnih kanalih in sicer:

• preko elektronske pošte poslane na posebni email naslov predala za prejeto pošto (t.i. e-mail data feed)
• preko interne elektronske izmenjave dokumentov
• prenos podatkov z uporabo programa Document uploader [1.8]
• preko spletni storitev oz. web services API
• z ročnim vnosom oz. uvozom podatkov
• z dostavo podatkov s strani druge elektronske prenosne poti (npr. Bizbox)

Za uporabo modula knjige prejete pošte je potrebno uporabniku dodeliti ustrezne privilegije. Odvisno od tega kaj v prejeti pošti lahko določen uporabnik vidi ali naredi mu lahko dodelimo naslednje privilegije:

1.1 Privilegiji za knjigo prejete pošte

	Slika 1: Privilegiji v skupini "Knjiga prejete pošte"

Opis uporabniških privilegijev:

V kolikor uporabnikom dodelimo ustrezne pravice bomo lahko modul knjige prejete pošte uporabili tudi za interno dodeljevanje [1.5] dokumentov oz. v nadaljevanju tudi za potrjevanje pošte [1.6] oz. prejetih računov še preden gredo ti v evidenco oz. v izplačilo.

1.2. Nastavitve knjige prejete pošte

Program omogoča, da si knjigo prejete pošte do določene mere prilagodimo.

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Nastavitve knjige prejete pošte lahko tako vpišemo tudi email naslov prejemnika sporočila o prejemu nove pošte v knjigo prejete pošte:

Kot je na zgornji sliki razvidno pa lahko tudi obkljukamo dodatno možnost, da program avtomatsko ob prejemu bančnega izpiska v knjigo prejete pošte, le tega tudi uvozi med bančne izpiske v meni |Banka |Pregled izpiskov

Vnesemo lahko več email naslovov prejemnikov obvestila o prejemu pošte tako, da jih med sabo ločimo z vejico

1.3. Pregled in iskanje prejete pošte

Vsa prejeta pošta se nahaja v meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte :

	Slika 2: Pregled in iskanje prejete pošte

Prikaz prejete pošte lahko tudi omejimo po uporabnikih z ustreznimi pravicami oz. privilegiji

Prejeto pošto na tej strani lahko ročno vnesemo [1.4] ali uvozimo [1.7] ter nato preglejujemo, masovno natisnemo priponke izbrane prejete pošte in tudi brišemo. Pošto, ki vsebuje vizualizacijo prejetega računa v datoteki v slikovnem formatu (*.jpg, *.jpeg, *.gif, *.png, itd.) ali v formatu PDF pa lahko tudi posredujemo v OCR obdelavo.

Prejeto pošto lahko po potrebi tudi dodelimo ustrezni osebi [1.5] v obdelavo oz. jo pošljemo kar v potrjevanje odgovorni osebi [1.6].

1.4. Ročni vnos prejete pošte

V kolikor smo pošto prejeli še po klasični poti oz. navadni pošti jo lahko zavedemo tudi v programu tako, da jo vnesem ročno s klikom na gumb Novi vnos v knjigo prejete pošte, kot kaže slika:

	Slika 3: Vnos nove prejete pošte

Po kliku na ta gumb se nam odpre vnosna maska v kateri ustrezno označimo tip prejete pošte ter vnesemo vse bistvene podatke, ki jih pretipkamo iz prejetega dokumenta:

	Slika 4: Vnos podatkov prejete pošte

Tip prejete pošte prejeti račun, izdani račun ali bančni izpisek lahko v nadaljevanju omogoča tudi avtomatski prenos dokumenta med prejete račune, izdane račune ali bančne izpiske

1.5. Dodeljevanje prejete pošte

Prejeto pošto lahko neposredno iz programa dodelimo drugi osebi, ki jo bo tako prejela v svoj seznam opravil.

Prejeto pošto lahko dodelimo le osebam, ki smo jim pred tem ustrezno nastavili uporabniške privilegije za delo s prejeto pošto.

Prejeto pošto lahko dodelimo le aktivnim uporabnikom kar pomeni, da je potrebno vsem osebam, ki bodo prejeto pošto potrjevale, kreirati ločen up. dostop z ustreznimi pravicami.

Prejeto pošto dodelimo tako, da v meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte kliknemo na željeno prejeto pošto in v orodni vrstici na vrhu pošte kliknemo na ikono, kot kaže slika:

	Slika 5: Dodeljevanje prejete pošte osebi v potrjevanje

Po kliku na ikono se nam odpre vnosna maska za izbiro uporabnika kateremu bomo pošto dodelili:

	Slika 6: Izberemo uporabnika oz. osebo katera bo prejeto pošto prejela v svoj seznam opravil

Skupaj s sporočilom, ki ga vnesemo ob pošiljanju pošte uporabniku, bo program poslal tudi povezavo za pregled prejete pošte vključno s priponko, ki smo jo predhodno naložili v prejeto pošto, kot je razvidno tudi na primeru:

	Slika 7: Prejeta pošta s priponko prejetega dokumenta

Uporabnik bo na fragmentu Moj seznam opravil na prvi strani programa tako videl tudi to dodeljeno prejeto pošto.

Na posamezni prejeti pošti se v takšnem primeru vodi tudi likvidacijska sled iz katere je razvidno kateremu uporabniku oz. osebi smo pošto tudi posredovali v obdelavo:

	Slika 8: Likvidacijska sled je prikazana na vsaki prejeti pošti poslani v potrjevanje

1.6. Potrjevanje prejete pošte

Prejeto pošto običajno nekdo v podjetju mora preveriti in tudi odobriti. V kolikor je v verigi likvidacije prejete pošte več oseb potem je smiselno prejeto pošto neposredno iz programa poslati v odobritev vsaki osebi posebej po vrstnem redu likvidacije.

Za pravilen vrstni red in ustrezno preglednost nad statusi prejete pošte je pomembno, da predhodno ustrezno nastavimo uporabniške privilegije za delo s prejeto pošto vsem uporabnikom, ki bodo nastopali v postopku likvidacije posamezne pošte.

Prejeto pošto lahko dodelimo le aktivnim uporabnikom kar pomeni, da je potrebno vsem osebam, ki bodo prejeto pošto potrjevale, kreirati ločen up. dostopo z ustreznimi pravicami.

Prejeto pošto dodelimo tako, da v meniju |Partnerji |Knjiga prejete pošte kliknemo na željeno prejeto pošto in v orodni vrstici na vrhu pošte kliknemo na ikono, kot kaže slika:

	Slika 9: Prejeto pošto pošljemo v obliki e-pošte osebi v potrjevanje

Po kliku na ikono se nam odpre vnosna maska za vnos sporočila in za izbiro uporabnika kateremu bomo pošto poslali oz. poslali v potrjevanje:

	Slika 10: Izberemo uporabnika oz. osebo katera bo prejeto pošto preverila in potrdila oz. zavrnila ter vnesemo sporočilo zanj

Potrjevanje prejete pošte je na voljo le uporabnikom z ustreznimi up. privilegiji

Skupaj s sporočilom, ki ga vnesemo ob pošiljanju pošte uporabniku, bo program poslal tudi priponko, ki smo jo predhodno naložili v prejeto pošto, kot je razvidno tudi na primeru:

Uporabnik, ki ima pravice za pregled in likvidacijo dodeljene prejete pošte bo prejel e-pošto z vsebino posredovane prejete pošte vključno z vizualizacijo priponke. Uporabnik lahko nato takšno pošto zavrne ali potrdi ter ob tem tudi zapiše obvestilo oz. pojasnilo za naslednjo osebo v verigi likvidacije:

	Slika 11: V prejeti pošti kliknemo na povezavo za pregled vsebine prejete pošte

Po kliku na povezavo v prejetem sporočilu se nam odpre pregled vsebine prejete pošte, ki jo je uporabnik prejel v potrditev vključno s priponko. Prejeto pošto lahko po pregledu tako potrdimo ali zavrnemo in ob tem pošiljatelju tudi pošljemo sporočilo oz. dodatno razlago (na sliki označeno z rdečo obrobo):

	Slika 12: Prejeto pošto lahko potrdimo ali zavrnemo

Na vsaki dodeljeni prejeti pošti se vodi tudi likvidacijska sled iz katere je razvidno kateremu uporabniku oz. osebi smo pošto tudi posredovali v odobritev oz. potrjevanje ter ali je ta bila potrjena ali ne:

	Slika 13: Likvidacijska sled je prikazana na vsaki prejeti pošti poslani v potrjevanje

1.7. Prejem elektronskega računa v knjigo prejete pošte

V trenutku, ko nam dobavitelj pošlje račun znotraj sistema e-racuni.com, se nam ta račun pojavi v knjigi prejete pošte. Če smo elektronski račun prejeli po e-mailu, ga lahko uvozimo v knjigo prejete pošte s klikom na gumb Uvoz prejete pošte.

Prejeti elektronski račun lahko po uvozu/prejemu tudi prenesemo v prejete račune ...

	Slika 14: Pregled prejetega računa v knjigi prejete pošte

... ali pa ga uvozimo direktno v knjigo prejete pošte:

	Slika 15: Knjiga prejete pošte

Pregled uvoženih in prejetih dokumentov v knjigi prejete pošte:

	Slika 16: Knjiga prejete pošte

1.8. Avtomatiziran prenos dokumentov v knjigo prejete pošte s programom "Document uploader"

Za potrebe čim bolj avtomatiziranega prenosa dokumentov v program e-racuni smo za naročnike paketa PREMIUM pripravili poseben program (Document uploader) za avtomatsko pošiljanje/uvoz dokumentov iz mape na lokalnem računalniku neposredno v program, v knjigo prejete pošte. Ta je namenjen predvsem računovodskim servisom, ki obdelujejo večjo količino dokumentov svojih strank. Za namestitev tega programa prosimo, da kontaktirate uporabniško podporo.

Za prenos oz. uvoz dokumentov iz mape na lokalnem računalniku v knjigo prejete pošte v programu e-racuni.com je potrebno urediti naslednje:

• Namestiti program "Document uploader" na lokalni računalnik [1.8.1]
• Urediti nastavitve v programu Document uploader za avtomatizirano pošiljanje dokumentov v knjigo prejete pošte [1.8.2]

1.8.1. Instalacija programa Document uploader

Namestitev programa poteka popolnoma avtomatsko. Datoteko shranimo na poljubno lokacijo in jo nato odpakiramo s programom WinZip, 7zip, ali katerim drugim na željeno lokacijo na našem računalniku.

Preden program poženemo je treba na našem lokalnem disku kreirati novo mapo s poljubnim nazivom, v kateri bomo shranjevali naše datoteke, ki jih bomo s pomočjo programa Document uploader tudi prenašali v program e-racuni.com.

Program je tako pripravljen za zagon nastavitev [1.8.2] za avtomatski prenos datotek iz lokalne mape v program e-racuni.com.

1.8.2. Nastavitve programa Document uploader

Ko smo shranili oz. namestili program v izbrano mapo, poženemo datoteko DocumentUploader.exe, kot je prikazano na sliki:

	Slika 17: Zagon programa

Po zagonu te datoteke se nam odpre program Document uploader:

	Slika 18: Nadzorna plošča programa Document uploader

Za prenos datotek v program e-racuni.com je treba v programu Document uploader izbrati oz. dodati novo mapo, v kateri bomo datoteke oz. dokumente shranjevali. To storimo s klikom na gumb "Add new directoy" s čimer se odprejo dodatne možnosti:

	Slika 19: Add new directory

• Localization - s tem parametrom določimo v katero lokalizacijo programa želimo prenašati datoteke:

• Directory to monitor - na tem mestu kliknemo na gumb "Browse" oz. "Prebrskaj" in poiščamo mapo iz katere želimo datoteke prenašati v program e-racuni

• Filename filter - izberemo kakšno vrsto dokumentov bomo prenašali iz izbrane mape:

• Username - vpišemo up. ime, ki ga uporabljamo za prijavo v program e-racuni.com

• Password - vpišemo geslo, ki ga uporabljamo za prijavo v program e-racuni.com

Ko smo vnesli up. ime in geslo za prijavo v program e-racuni.com kliknemo na gumb Login and select organization. Program nam odpre seznam podjetij do katerih imamo, kot uporabnik dostop znotraj programa e-racuni.com in imajo v programu e-racuni aktivirane spletne storitve oz. generiran unikatni identifikator tako, da na tem mestu izberemo podjetje, kateremu želimo dokumente pošiljati v knjigo prejete pošte.

Ko smo podjetje izbrali se izpolnijo podatki podjetja, kot je prikaza na spodnji sliki in jih je potrebno potrditi:

	Slika 20: Podatki izbranega podjetja za izmenjavo dokumentov

V kolikor želimo pošiljati dokumente v knjigo prejete pošte večim podjetjem, ki jih vodimo v programu e-racuni, je potrebno za vsako podjetje kreirati svojo mapo v kateri bomo shranjevali datoteke oz. dokumente in potem za vsako podjetje posebej izvesti postopek, kot zgoraj opisano

1.8.3. Prenos datotek s programom Document uploader

Ko smo uredili vse potrebne nastavitve in mape povezali s programom Document uploader lahko prenos poženemo tako, da na seznamu povezanih map izberemo tisto, ki jo želimo sinhronizirati oz. iz katere želimo prenesti datoteke v knjigo prejete pošte:

	Slika 21: Izberemo mapo iz katere želimo v tem trenuku prenesti datotek v knjigo prejete pošte

Ko smo izbrali željeno mapo sprožimo prenos datotek s klikom na gumb Synchronize selected

V kolikor imamo nastavljenih več map, ki jih želimo sinhronizirati s programom e-racuni.com lahko masovno sinhronizacijo sprožimo s klikom na gumb Synchronize all