Popravki in kontrole podatkov

Poglavje opisuje paketne obdelave in poročila s katerimi lahko izvajamo masovne kontrole in/ali popravke vnešenih podatkov (preštevilčenja dokumentov,masovno preverjanje z logičnimi kontrolami po dokumentih,...).

Obdelave opisane v tem poglavju so dostopne samo uporabnikom s privilegijem Finance: popravki podatkov.

1. Kontrola knjiženja izdanih računov in dobropisov

Poročilo je uporabno za odkrivanje napak pri knjiženju na konte terjatev za izdane račune in dobropisa (120, 121). Posebej je uporabno v primeru migracij podatkov in kontrole ročnega knjiženja.

Med obdelavo računalnik preveri ali bi rezultat avtomatskega knjiženja bil enak obstoječemu stanja. V primeru, da rezultat ni enak bo to izpisal v rezultatu poročila.

Prav tako bo program vse debetne knjižbe sortiral po izdanih računih in na koncu poročila izpisal morebitne odvečne knjižbe, ki ne pripadajo nobenemu izdanemu računu.

Na ta način lahko hitro najdete nepravilno knjižene postavke na kontih terjatev.

2. Kontrola usklajenosti temeljnic

Obdelava preveri usklajenost vseh temeljnic. Pri tem preverja:

• Usklajenost temeljnice glede na saldo na debetni in kreditni strani.
• Če so na temeljnici knjižbe v različnih obdobjih, preveri usklajenost debetnega in kreditnega prometa za vsako obdobje.
• Preveri ali so na temeljnici vse knjižbe znotraj enega poslovnega leta.

Rezultat kontrole je poročilo v katerem so naštete vse neusklajene temeljnice z opisom napake.

3. Kontrola zapiranja postavk

Obdelava kontrolira zapiranja postavk. Za vsako opravljeno zapiranje preveri sešteveh zaprtih postavk. Če seštevek zaprtih postavk ni enak nič, potem se vse postavke ponovno odprejo.

Rezultat obdelave je poročilo s seznamom vseh ponovno odprtih zapiranj postavk.

4. Preštevilčenje potnih nalogov

Če v določenem obdobju pomotoma izdate potne naloge v napačnem časovnem zaporedju, lahko s to funkcijo programa vse izdane potne naloge preštevilčite in ponovno uredite v pravilnem časovnem zaporedju z naraščajočimi zaporednimi številkami.

Funkcija za preštevilčenje potnih nalogov je dostopna v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Preštevilčenje potnih nalogov.

Pred zagonom obdelave se prikaže naslednja vnosna maska:

	Slika 1: Vnos kriterijev za preštevilčenje PN

V vnosna polja vnesemo:

Po pritisku na gumb Zaženi se izvede preštevilčenje potnih nalogov.

Ko je obdelava končana boste na strani Končana poročila našli poročilo poteka preštevilčenja potnih nalogov s podatki o stari in novi številki vsakega potnega naloga, ki je bil vključen v obdelavo podatkov.

5. Arhiviranje potnih nalogov

Arhiviranje potnih nalogov pomeni, da se potni nalogi označijo, kot arhivirani s čimer onemogočimo kakršnokoli spreminjanje potnih nalogov ter jih izločimo iz privzetega seznama najdenih potnih nalogov na strani za pregled in iskanje potnih nalogov.

Obdelava za arhiviranje potnih nalogov je na voljo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Arhiviranje potnih nalogov za preteklo poslovno leto.

Pred zagonom obdelave se prikaže naslednja vnosna maska:

	Slika 2: Vnos kriterijev za arhiviranje PN

V vnosni maski za vnos kriterijev za izbiro potnih nalogov, ki naj se arhivirajo vnesemo kriterije po vzoru iskalne maske v pregledu in iskanju potnih nalogov.

Po pritisku na gumb Zaženi se izvede arhiviranje potnih nalogov.

Ko je obdelava končana boste na strani Končana poročila našli poročilo poteka arhiviranja potnih nalogov s seznamom vseh potnih nalogov, ki so bili arhivirani med potekom obdelave.

Če želite arhivirati potne naloge za preteklo poslovno leto, lahko to najlažje storite tako, da v vnosnem polju za številko potnega naloga vpišete kriterij z uporabo zvezdice *. Primer za arhiviranje za poslovno leto 2004:

6. Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto

Program omogoča masovni prenos knjižb iz enega konta na drugi. To lahko storimo preko menija |Poročanje |Vse obdelave |Računovodstvo |Dvostavno računovodstvo |Masovni prenos knjižb iz enega na drugi konto. Odpre se vam maska za vnos podatkov pomembnih za prenos knjižb iz enega konta na drugi:

	Slika 3: Vnesemo podatke, ki so pomembni za prenos knjižb iz enega konta na drugega

Ker gre za masovni prenos knjižb, lahko na zgoraj prikazano formo dodajamo vrstice kontov iz katerih in na katere želimo prenesti knjižbe. To storimo s klikom na gumb Dodajanje nove vrstice kot to prikazuje spodnja slika:

	Slika 4: Slika prikazuje kako dodamo novo vrstico v masko za prenos knjižb

Knjižbe lahko prenašamo le med enakimi tipi kontov npr. iz saldakonta na saldakonto ali iz navadnega konta na navadni konto. Ne moremo pa prenašati knjižb iz navadnega konta na saldakonto ali obratno.

Podatki, ki jih vnesemo:

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Za potrditev prenosa knjižb iz trenutnega konta na ciljnega kliknemo na gumb Zaženi.

V primeru, da hočemo prenesti knjižbe med dvema različnima tipoma kontov, nas program na to opozori:

	Slika 5: Prenos lahko izvršimo le med dvema istima tipoma kontov