Ročno knjiženje v glavno knjigo

 

1. Pregled in iskanje temeljnic

Temeljnice iščemo tako, da v vnosno masko za iskalne kriterije (glej Slika 1) vpišemo kriterije iskanja in kliknemo na gumb Iskanje.

  
Vnosna maska za vpis kriterijev prikaza temeljnic
  
  Slika 1:  Vnosna maska za vpis kriterijev prikaza temeljnic

Temeljnice lahko iščemo po naslednjih kriterijih:

ŠtevilkaČe želimo, da nam program poišče točno določeno temeljnico, potem vpišemo številko temeljnice.
TipInterni tip temeljnice, ki se določi pri avtomatskem knjiženju oz. pri nastavitvah številčenja temeljnic
StatusIščemo lahko po statusu temeljnice. S klikom na dropDown.gif izberemo status odprta temeljnica ali zaprta temeljnica. Dodatno lahko iščemo tudi neusklajene temeljnice.
Od datumaVpišemo datumski kriterij za obdobje knjiženja.
Do datumaIskanje temeljnic, ki so knjižene do danega obdobja.
Vrsta temeljniceS klikom na dropDown.gif izberemo vrsto temeljnice iz uporabniškega šifranta vrst temeljnic.
OpombeVpišemo opombo po kateri želimo iskati.

 

2. Prikaz in urejanje temeljnic

Ko smo na strani Pregled in iskanje temeljnic [1] vnesli kriterije iskanja, nam računalnik izpiše temeljnice, ki ustrezajo vnešenim kriterijem. S klikom na izbrano temeljnico, se nam le-ta prikaže.

  
Prikaz izbrane temeljnice
  
  Slika 2:  Prikaz izbrane temeljnice

Kot je razvidno iz zgornje slike, je ta temeljnice odprta, kar pomeni, da še ni bila knjižena v glavno knjigo.

Klik na gumb Dodaj knjižbo nam omogoča, da na to temeljnico dodajamo knjižbe [3].

S klikom na GK-12.jpg temeljnico zapremo in jo prenesemo v glavno knjigo.

Pri urejanju temeljnic imamo na voljo tudi dodatne možnosti. S klikom na gumb Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike v orodni vrstici se nam ponudijo naslednje možnosti:

V primeru, ko je temeljnica zaprta, se nam s klikom na gumb Dodatne možnosti ponudi tudi možnost izvoza temeljnice v druge programe

V primeru, da je temeljnica že knjižena v glavno knjigo, torej zaprta, nam klik na gumb Ponovno odpiranje temeljnice omogoča, da temeljnico ponovno odpremo.

  
Možnost ponovnega odpiranja zaprte temeljnice
  
  Slika 3:  Možnost ponovnega odpiranja zaprte temeljnice

V orodni vrstici imamo na voljo tudi naslednje možnosti:

S klikom na gumb bt-copy.gif lahko določeno knjižbo skopiramo, klik na gumb bt-delete.gif pa nam omogoča, da knjižbo izbrišemo.

 

3. Vnos in spreminjanje knjižbe na odprti temeljnici

  
Vnos nove knjižbe na temeljnico
  
  Slika 4:  Vnos nove knjižbe na temeljnico

V zgornjem delu vnosne maske za novo knjižbo imamo napisane podatke o temeljnici, na katero bomo dodali novo knjižbo ali spremenili obstoječo knjižbo. V spodnja vnosna polja pa bomo vnesli naslednje podatke:

KontoVpišemo številko konta, na katerega knjižimo. Konto lahko tudi izberemo s klikom na dropDown.gif. Vnos je obvezen.
Str. mestoIzberemo stroškovno mesto. Vnos ni obvezen.
PartnerDoločimo partnerja na katerega knjižimo. Vnos je obvezen, če je tako določeno v kontnem načrtu. Partnerja določimo tako, da kliknemo na Poišči in ga izberemo iz seznama. Pred iskanjem lahko naziv partnerja vpišemo v vnosno polje, da nam ga program nato takoj najde.
Debet/KreditVpišemo znesek, ki ga knjižimo. Znesek vpišemo bodisi na debetno, bodisi na kreditno stran.
BesediloVpišemo poljubno besedilo, ki opisuje knjižbo. Vnos ni obvezen.
DokumentVpišemo številko ali oznako dokumenta, na podlagi katerega se knjiži. Vnos ni obvezen.
Vezni dokumentVpišemo številko veznega dokumenta, ki se veže na poslovni dogodek, ki se knjiži. Vnos ni obvezen.
ObdobjeVpišemo datum obdobja, v katero knjižimo. Podatek je pomemben za izdelavo bilanc.
Datum dokumentaVpišemo datum dokumenta na podlagi katerega se knjiži. V primeru, da ne vpišemo datuma dokumenta bo program za datum dokumenta prevzel datum obdobja.
ZapadlostVpišemo datum zapadlosti dokumenta. V primeru, ko ta datum ni relevanten bo program avtomatsko privzel datum obdobja.
Dat.DDVVpišemo datum, ki označuje davčno obdobje za DDV, v katerega sodi dokument. V primeru, da datuma ne vpišemo sami, program samodejno privzame datum, ki je enak datumu dokumenta.

V primeru, da želimo knjižiti na konto, ki ga še nimamo v kontnem načrtu, potem to storimo tako, da kliknemo na gumb Vnos novega konta, ki nas vrže na stran za vnos novega konta

Enako naredimo, če želimo vnesti novega partnerja, ki ga še nimamo v šifrantu partnerjev s klikom na gumb Vnos novega partnerja

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

 

4. Spreminjanje podatkov na temeljnici

Podatke na temeljnici lahko spreminjamo le v primeru, ko je temeljnica odprta. S klikom na gumb Spremeni v orodni vrstici na vrhu maske se nam odpre maska za spreminjanje podatkov na temeljnici:

  
Spreminjanje podatkov na temeljnici
  
  Slika 5:  Spreminjanje podatkov na temeljnici

Poslovno letoIzberemo poslovno leto v katerega želimo shraniti temeljnico. vnos podatka je obvezen.
Št. temeljniceVpišemo zaporedno številko temetljnice. Vnos podatka je obvezen.
TipIzberemo tip temeljnice.
Vrsta tem.Izberemo poljubno vrsto temeljnice, v primeru, da smo jih predhodno vnesli v šifrant vrst temeljnic].
Datum knj.Vnesemo datum knjiženja. Vnos podatka je obvezen.
Datum obd.Vnesemo datum obdobja. Vnos podatka je obvezen.
vse knjižbe z istim datumom obdobjaOdkljukamo v kolikor želimo, da vse knjižbe na temeljnici dobijo isti datum obdobja.
OpombeVnesemo poljubne opombe.

Po spremembah, ki smo jih vnesli, to potrdimo s klikom na gumb V redu

 

5. Kakšna je razlika med odprto in zaprto temeljnico?

Program omogoča, da spreminjamo samo odprte temeljnice. Dokler je temeljnica odprta to pomeni, da gre za delovno verzijo dokumenta na katerega dodajamo knjižbe. Odprta temeljnica torej ni nujno tudi usklajena zato bi pri izpisu bilance lahko prišlo do napačnega izpisa.

Ko zaključimo z vnosom temeljnice in je le-ta tudi usklajena lahko kliknemo na gumb za zapiranje temeljnice ter s tem zaključimo knjiženje.

Na kratko:

 

6. Ponovno odpiranje temeljnice

Temeljnico lahko ponovno odpremo kar v maski za Pregled in iskanje temeljnic in sicer le tiste, pri katerih ni rumenega kvadratka. Na spodnji sliki vidimo zaprte in odprte temeljnice:

  
Prikaz seznama temeljnic
  
  Slika 6:  Prikaz seznama temeljnic

S klikom na bt-delete.gif pri zaprti temeljnici, se nam pokaže naslednje sporočilo, ki nam ponudi tri različne opcije. Za brisanje kliknemo na gumb Ponovno odpri temeljnico ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Maska za ponovno odpiranje temeljnice
  
  Slika 7:  Maska za ponovno odpiranje temeljnice

Po kliku na ta gumb, se pred to temeljnico prikaže spet kvadratek rumene barve, ki nam označuje, da je temeljnica odprta. To lahko vidimo, če primerjamo spodnjo sliko z zgornjo:

  
Pregled temeljnic
  
  Slika 8:  Pregled temeljnic

Sedaj lahko temeljnico spreminjamo.

 

7. Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice

S klikom na bt-delete.gif na skrajni desni v maski za Pregled in iskanje temeljnic, nas program vpraša kaj želimo narediti s temeljnico. Za stornacijo knjižb kliknemo na gumb Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Maska za stornacijo knjižb z izdelavo nove storno temeljnice
  
  Slika 9:  Maska za stornacijo knjižb z izdelavo nove storno temeljnice

Po kliku na gumb Stornacija knjižb z izdelavo nove storno temeljnice se nam odpre maska za izdelavo nove temeljnice, ki izgleda takole:

  
Izdelava storno temeljnice
  
  Slika 10:  Izdelava storno temeljnice

Izdelavo temeljnice potrdimo s klikom na gumb V redu.

Ne smemo pozabiti shraniti nove storno temeljnice.

 

8. Kako združimo več knjižb za isti konto v eno zbirno knjižbo?

Ko avtomatsko knjižimo dokumente na temeljnico nam program vedno izdela delovno temeljnico s čimbolj podrobnimi knjižbami. Program bo za vsako postavko na vhodnem dokumentu (račun, potni nalog, ipd.) ustvaril eno knjižbo v glavni knjigi.

Še posebej pri prenosu temeljnic v druge informacijske sisteme se večkrat pojavi potreba po manj podrobnem knjiženju dokumentov (brez nepotrebne analitike). V tem primeru uporabimo funkcijo za združevanje knjižb s katero lahko vse knjižbe za določen konto nadomestimo s samo eno zbirno knjižbo.

  
Izbira opcije za združevanje knjižb
  
  Slika 11:  Izbira opcije za združevanje knjižb

Funkcijo za združevanje knjižb lahko izberemo s klikom na gumb opcijeGumb.gif kot to prikazuje zgornja slika.

Funkcija za združevanje knjižb je dostopna samo takrat, ko delamo na odprti temeljnici. Na zaprtih temeljnicah uporaba te funkcije ni možna zato je potrebno temeljnico ponovno odpreti.

Po kliku na |Združevanje knjižb... se prikaže obrazec s parametri združevanje knjižb:

  
Parametri združevanja knjižb
  
  Slika 12:  Parametri združevanja knjižb

V zgornjem delu obrazca so našteti vsi konti za katere obstaja več knjižb, ki so kandidati za združevanje in zbirno knjiženje. S klikom na    označimo, da želimo združevati knjižbe za dotični konto.

Program lahko knjižbe združuje na več načinov. Pred združevanjem knjižb tako nastavimo še naslednjem parametre:

 Združevanje knjižb po partnerju Označimo to opcijo, če želimo ohraniti analitiko pa partnerjih. Program bo tako združeval le tiste knjižbe, ki so knjižene na istega partnerja. Če ne želimo analitike po partnerjih, potem odznačimo to opcijo.
 Združevanje knjižb po str. mestu Označimo to opcijo, če želimo ohraniti analitiko pa stroškovnih mestih. Program bo tako združeval le tiste knjižbe, ki so knjižene na isto stroškovno mesto. Če ne potrebujemo analitike po stroškovnih mestih, potem to opcijo odznačimo.
 Združevanje knjižb na strani debet Odznačimo to opcijo, če ne želimo, da se združujejo knjižbe na debetni strani.
 Združevanje knjižb na strani kredit Odznačimo to opcijo, če ne želimo, da se združujejo knjižbe na kreditni strani.

Po kliku na gumb V redu se bo prikazala temeljnica, kjer bodo knjižbe , ki ustrezajo podanim parametrom nadomeščene z zbirnimi knjižbami.

 

9. Zaključni račun in zapiranje kontov

Pred izdelavo letne bilance ob zaključku poslovnega leta ali pred izdelavo vmesnih bilanc je potrebno zapreti konte razredov 4 in 7. V ta namen uporabimo funkcijo za zapiranje konta oz. razredov kontov.

Funkcija je dostopna na sami zaključni temeljnici, ki jo kreiramo tako, da izberemu ustrezni tip temeljnice zaključni račun:

  
Izdelava nove zaključne temeljnice
  
  Slika 13:  Izdelava nove zaključne temeljnice

Na tej prazni zaključni temeljnici izberemo funkcijo za zapiranje razreda kontov za zaključni račun v meniju |Več... |Zapiranje razreda kontov s protiknjižbami (za zaključni račun)

  
Funkcija za zapiranje konta ali razredov kontov
  
  Slika 14:  Funkcija za zapiranje konta ali razredov kontov

Po kliku na opcijo v meniju se prikaže vnosna maska s parametri zapiranja kontov.

  

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

Konto/-iVnesemo številko ali številke kontov, ki jih želimo zapirati. Npr. za zapiranje vseh kontov razreda 4 in 7 vnesemo 4*,7*.
Saldo na datumVnesemo datum na katerega zapiramo konte. Pri izdelavi letne bilance vnesemo končni datum poslovnega leta npr. 31.12.2004.
Obdobje v katero se knjižiVnesemo datum za obdobje od katerega se knjiži.
 Pri izračunu salda se upoštevajo samo zaprte temeljnice V primeru, da kliknete na to opcijo potem program pri izračunu salda ne bo upošteval morebitnih delovnih in odprtih temeljnic.
 Zapiranje po partnerjih Po kliku na to opcijo bo program salde računaln po partnerjih ter bo za vsak posamezni konto knjižil protiknjižbe ločeno po partnerjih.
 Zapiranje po stroškovnih mestih Po kliku na to opcijo bo program salde računal po stroškovnih mestih ter bo za vsak posamezni konto knjižil protiknjižbe ločeno po stroškovnih mestih.

Program omogoča tudi, da istočasno zapirate konte po partnerjih in stroškovnih mestih.

Potem, ko ste zaprli konte razreda 4 in 7 lahko nadaljujete s prenosom na konte poslovnega izida ter z izdelavo bilance po vnaprej pripravljeni predlogi.

 

10. Prenos knjižb na drugo temeljnico

Ko smo na strani Pregled in iskanje temeljnic [1] vnesli kriterije iskanja, nam računalnik izpiše temeljnice, ki ustrezajo vnešenim kriterijem.

Med prikazanimi temeljnicami izberemo tisto, ki jo želimo spremeniti in sicer tako, da kliknemo na njo.

Spreminjanje zaprtih temeljnic ni mogoče! Če želite zaprto temeljnico spremeniti jo morate ponovno odpreti, kar je opisano v podpoglavju Prikaz in urejanje temeljnic [2]

Ko smo kliknili na željeno temeljnico, se nam le ta odpre in prikažejo se nam vse knjižbe, ki so na tej temeljnici. Odkljukamo vse knjižbe, ki jih želimo prenesti na drugo temeljnico.

Ko smo odkljukali vse željene knjižbe, ki jih želimo prenesti na drugo temeljnico, izberemo v meniju z dodatnimi možnostmi možnost
|>> |Prenos označenih knjižb na drugo temeljnico, kot kaže spodnja slika:

  
Meni z dodatnimi možnostmi
  
  Slika 16:  Meni z dodatnimi možnostmi

Odpre se nam nova maska, kjer lahko izbiramo med dvema možnostima in sicer:

  1. Lahko naredimo novo temeljnico na katero bomo prenesli izbrane knjižbe
  2. Lahko pa izberemo katero od še odprtih temeljnic in izbrane knjižbe prenesemo na to še odprto temeljnico

Za potrditev katere izmed obeh možnosti kliknemo na Izberi>>
To je lepo vidno tudi na sliki :

  
Izbira temeljnice na katero bomo prenesli predhodno označene knjižbe
  
  Slika 17:  Izbira temeljnice na katero bomo prenesli predhodno označene knjižbe

Če izberemo prvo možnost, se pravi novo temeljnico se avtomatsko ustvari nova še ne obstoječa temeljnica s svojo številko, ki ji je avtomatsko dodeljena. Na to temeljnico pa se prenesejo vse pred tem izbrane knjižbe.

V nasprotnem primeru, če ste izbrali drugo možnost, pa se bodo vse izbrane knjižbe prenesle na izbrano, že obstoječo odprto temeljnico.

 

11. Masovno zapiranje temeljnic

Na strani Pregled in iskanje temeljnic [1] imamo na voljo Več: kjer lahko izberemo možnost Masovno zapiranje temeljnic, kar nam lepo kaže spodnja slika.

  
Meni za masovno zapiranje temeljnic
  
  Slika 18:  Meni za masovno zapiranje temeljnic

Ko izberemo to možnost se nam prikaže seznam vseh odprtih in usklajenih temeljnic, ki jih lahko zapremo.

Vse temeljnice na tem seznamu so na začetku označene na desni strani s kljukico, kar pomeni, da bomo s klikom na gumb Zapiranje in prenos v glavno knjigo zaprli prav vse na tem seznamu!

To storimo tako, da na desni strani odkljukamo vsako temeljnico, ki jo želimo zapreti, posebej.

  
Prikaz temeljnic, ki jih lahko zapremo
  
  Slika 19:  Prikaz temeljnic, ki jih lahko zapremo

Če bi potem ko smo vse temeljnice odznačili radi vseeno označili vse temeljnice na seznamu, to storimo s klikom na gumb Označi vse

Ko smo označili vse tiste temeljnice, ki jih želimo zapreti kliknemo na gumb Zapiranje in prenos v glavno knjigo in vse izbrane temeljnice se bodo zaprle, ter prenesle v glavno knjigo.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2019