Šifrant stroškovnih mest

V šifrant stroškovnih mest dodajamo nova stroškovna mesta tako, da na strani |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta kliknemo na gumb Dodajanje stroškovnega mesta in odpre se nam naslednja vnosna maska:

Slika 1: Vnosna polja za stroškovno mesto

Šifra	Vnesemo poljubno oznako stroškovnega mesta.
Opis	Prosto besedilo, ki opisuje stroškovno mesto.
Status	Izberete ali je stroškovno mesto aktivno ali ne. Če ni aktivno, nanj ni možno knjižiti.
Odbitni delež vstopnega DDV na prejetih računih	Če naj se pri obračunu vstopnega DDV upošteva odbitni delež, potem tukaj vpišemo odstotek odbitnega deleža vstopnega DDV. Na vseh prejetih računih, ki bodo vnešeni s tem stroškovnim mestom bo upoštevan vnešeni odstotek odbitnega deleža. Če pustimo vnos prazen se nastavitev ne upošteva (odbitek 100% vstopnega DDV).
Kraj izstavitve za dokumente na tem stroškovnem mestu	Vnesemo kraj izstavitve za dokumente na tem stroškovnem mestu.
Referenti za stroškovno mesto	V spisku vseh uporabnikov označimo tiste, ki imajo pravice dostopa do podatkov na dodeljenem stroškovnem mestu (npr. obračuni potnih nalogov za samo določena stroškovna mesta, ...).

Ko smo potrdili vnos novega stroškovnega mesta se nam to stroškovno mesto izpiše v seznamu vseh vnešenih stroškovnih mest:

Slika 2: Seznam stroškovnih mest

Stroškovna mesta lahko tudi uvozimo iz preglednice (Excel, CSV, LibreOffice, itd.) [1]

Znak pomeni, da je stroškovno mesto neaktivno.

V primeru, da se nam v programu po uvozu podatkov pojavi podvojeno stroškovno mesto, lahko le tega zbrišemo tako, da v meniju |Dodatne možnosti kliknete na povezavo Odstranitev podvojenih stroškovnih mest tako kot to kaže spodnja slika:

Slika 3: Brisanje podvojenih stroškovnih mest

1. Uvoz šifranta stroškovnih mest

Uvoz šifranta stroškovnih mest iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Finance |Šifranti in nastavitve |Stroškovna mesta, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom stroškovmnih mest preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz stroškovnih mest iz Excela, kot prikazuje slika:

Slika 4: Šifrant stroškovnih mest lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

Funkcija je koristna predvsem za podjetja, ki prehajajo na program e-racuni.com in so šifrant stroškovnih mest do sedaj vodili v Excelu ali pa so šifrant izvozili iz programa, ki so ga uporabljali do sedaj. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

Slika 5: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant stroškovnih mest

3. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut stroškovnega mesta predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

Slika 6: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

Slika 7: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute stroškovnih mest, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre stroškovnih mest bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

Slika 8: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri stroškovnega mesta

Preslikava podatka o šifri stroškovnega mesta se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

Slika 9: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

V kolikor želimo stroškovno mesto uvoziti, kot aktivno, je potrebno v stolpcu s podatkom o statusu vpisati vrednost 1, za neaktivno pa vrednost 0.

Tabelo z oznakami za uvoz vrste prodaje na posamezno stroškovno mesto najdemo tukaj

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo stroškovna mesta, ki jih v programu še nimamo:

Slika 10: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

Slika 11: Povzetek uvoza šifranta stroškovnih mest iz datoteke

V kolikor bi želeli pripravljeno strukturo podatkov preveriti lahko kliknemo na povezavo Pikaz vrstic s podatki za stroškovna mesta in odpre se seznam stroškovnih mest z urejeno preslikavo podatkov, ki se bodo uvozili v program:

Slika 12: Končni pregled urejenih vrstic iz datoteke, pripravljenih za uvoz

V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro stroškovnega mesta in oznako stroškovnega mesta!