Izmenjava dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Za uporabo te storitve mora uporabnik z ustreznimi pravicami najprej to izmenjavo omogočiti/aktivirati na prvi strani:

Izmenjava elektronskih dokumentov je možna samo v primeru, da sta prejemnik (kupec) in pošiljatelj (dobavitelj) uporabnika sistema e-racuni.com. Pred izmenjavo elektronskih dokumentov se mora kupec prijaviti na prejemanje elektronskih dokumentov dobavitelja (podjetja, ki izdaja račune).

Podjetje, vključeno v elektronsko izmenjavo, lahko nastopa kot kupec ali dobavitelj. V primeru, da je naše podjetje kupec, je potrebno:

• vnesti dobavitelja, od katerega bi radi prejemali elektronske račune in se
• v šifrantu dobaviteljev ali na računu dobavitelja prijaviti [2] na prejemanje elektronskih računov

V primeru, da je naše podjetje dobavitelj, ki pošilja elektronske dokumente kupcem, pa je potrebno:

• najprej aktivirati [1] elektronsko izmenjavo
• počakati, da se kupec prijavi na naše elektronske dokumente. Šele po prijavi na prejemanje se namreč vzpostavi povezava izmenjave elektronskih dokumentov.

Prejete elektronske račune kupec prejme direktno v knjigo prejete pošte.

1. Aktivacija elektronske izmenjave dokumentov znotraj sistema e-racuni.com

Če še nismo uporabnik storitve elektronske izmenjave, se nam ob prijavi v program v okvirčku desno izpiše obvestilo o možnosti aktiviranja te storitve.

	Slika 1: Aktivacija elektronske izmenjave

S klikom na gumb Aktiviraj postanemo uporabniki storitve elektronske izmenjave dokumentov. V tem trenutku postanemo vidni tudi ostalim uporabnikom, ki so vključeni v elektronsko izmenjavo. Ostali uporabniki se sedaj lahko prijavijo na prejemanje naših dokumentov v elektronski obliki, prav tako pa se lahko tudi sami prijavimo na prejemanje elektronskih dokumentov ostalih uporabnikov te storitve.

Elektronski dokumenti, ki jih bomo pošiljali ostalim uporabnikom, niso digitalno podpisani, saj se izmenjava vrši znotraj sistema.

2. Prijava na prejemanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Na prejemanje elektronskih računov dobavitelja se lahko prijavimo s klikom na povezavo (Prijava):

• v šifrantu dobaviteljev: |Partnerji -> |Dobavitelji

	Slika 2: Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja preko šifranta dobaviteljev

ali

• na prejetem računu dobavitelja

	Slika 3: Prijava na prejemanje elektronskih računov dobavitelja na prejetem računu dobavitelja

Ko kliknemo na gumb za prijavo, se ustvari povezava kupec dobavitelj znotraj sistema e-racuni.com. Od sedaj dalje bomo lahko prejemali elektronske račune tega dobavitelja kar v knjigo prejete pošte in jih od tam uvozili v prejete dokumente.

3. Pošiljanje elektronskih računov preko sistema e-racuni.com

Če želimo pošiljati elektronske račune kupcu direktno v knjigo prejete pošte, najprej preverimo, ali imamo nastavljen ta način pošiljanja računov v šifrantu kupcev |Partnerji -> Kupci:

	Slika 4: Nastavitev za direktno pošiljanje elektronskih računov

Sedaj smo pripravljeni na pošiljanje elektronskih računov direktno v knjigo prejete pošte kupca. V meniju za pošiljanje po e-mailu izberemo opcijo |Pošlji elektronski račun preko sistema e-racuni.com ali kliknemo na gumb Pošlji

	Slika 5: Meni za pošiljanje po e-mailu

Odpre se nam prikazno okno s podatki kupca/naslovnika in pripetimi dokumenti. PDF in XML priponki, ki se pošljeta kupcu direktno v knjigo prejete pošte, lahko pred pošiljanjem tudi pregledamo:

	Slika 6: Prikazno okno s podatki o naslovniku in priponkami

Elektronski račun pošljemo s klikom na gumb Pošlji elektronski račun.Po uspešnem pošiljanju se na računu prikaže vrstica z informacijo o pošiljki:

	Slika 7: Račun po elektronskem pošiljanju