Obračun plač in drugih osebnih prejemkov

Modul za obračun plač in drugih osebnih prejemkov omogoča obračun, avtomatsko knjiženje in izplačilo:

V modulu plače lahko tudi izpišete sledeča poročila:

Program omogoča tudi vodenje evidence prisotnosti [8] na delu, evidence bolniških odsotnosti in evidenco dopustov vključno s funkcionalnostjo za letno odmero dopusta.

Uporaba programa je zelo enostavna saj program vedno vsebuje tekoče podatke o:

Prav tako je modul za obračun osebnih prejemkov povezan z modulom Potni nalogi ter vas opozarja na morebitne obračunane dnevnice [1.10.3.7] v obračunskem mesecu ter za vas avtomatsko izračuna višino bonitete [1.10.3.4] za uporabo službenega avtomobila v zasebne namene.

 

Obračun prispevkov za lastnika družbe se naredi na enak način kot obračun prispevkov za zasebnike. Navodila najdete na strani Obračun prispevkov za zasebnika? [3.2]

 

1. Obračun plač

Modul za obračun plač omogoča popolnoma avtomatsko izdelavo obračuna plač za poljubno število zaposlenih v podjetju. Uporaba programa je zelo preprosta saj so v programu e-obračuni že vnaprej vnešeni vsi potrebni mesečni in letni tekoči podatki (povprečne plače, prazniki, nadomestila, ...), ki so potrebni za pravilno izdelavo obračuna.

Obračunavamo lahko plače za zaposlene pri zasebnikih in pravnih osebah, hkrati pa lahko naredimo tudi obračun prispevkov za zasebnika.

Poglavje "Kako naredimo obračun plač? [1.10]" opisuje korake za izdelavo obračuna plač.

Če v vašem podjetju obračunavate plače v skladu s kolektivnimi pogodbami, ki zahtevajo podrobno razčlenjene plačilne liste s specifičnimi dodatki vam priporočamo, da si preberete tudi navodila za določitev lastnega plačnega sistema [1.2], kjer z uporabo formul [1.5] podobno, kot v Excel-u določite kako naj program izračunava različne osnove in dodatke na plačilni listi.

 

1.1. Osnovne nastavitve podjetja za izdelavo obračuna plač

Preden naredimo obračun plač preverimo osnovne nastavitve podjetja. Poleg osnovnih nastavitev podjetja je potrebno vpisati podatke o zaposlenih ter po določiti postavke za plačilno listo.

1.1.1 Obračun plač in prispevkov za samostojne podjetnike

Za obračun plač in prispevkov za s.p. moramo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Kadri, obračuni plač,... določiti, da ima naše podjetje pravno obliko  tipa s.p..

Prav tako moramo v šifrantu zaposlenih določiti osebo, ki je nosilec s.p. ali nosilec s.p. - pavšalist za popoldanski s.p. Za to osebo se bo naredil obračun prispevkov za zasebnika.

  
Vnos podatkov za nosilca s.p.
  
  Slika 1:  Vnos podatkov za nosilca s.p.


1.1.2 Obračun plač za pravne osebe

Obračun plač za pravne osebe se bo izdelal za vse ostale pravne oblike  podjetja, ki niso tipa s.p.

1.1.3 Generiranje plačilnih nalogov

Za izpis plačilnih nalogov ali za izvoz plačilnih nalogov v e-bančništvo je potrebno vnesti transakcijski račun našega podjetja. V primeru obračuna plač za s.p. je potrebno določiti tudi davčno izpostavo podjetja.

Bančni računi  in davčna izpostava  se vpišejo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki podjetja.

1.1.4 Avtomatsko knjiženje obračuna plač

Pred avtomatskim knjiženjem obračuna plač preverite nastavitve avtomatskega knjiženja za konte razredov 2 in 4 ter jih po potrebi prilagodite kontnemu načrtu vašega podjetja.

 

1.2. Nastavitve za plačilno listo in za izračun osnov za bruto plačo z dodatki

Vsako podjetje obračunava plače na drugačen način. Nekatere posebnosti obračuna plač so specifične za določeno panogo oz. so predpisane s kolektivnimi pogodbami, spet druge pa so interna odločitev podjetja ter določajo način nagrajevanja in stimulacije zaposlenih.

Program omogoča prilagoditev izračuna bruto plače ter izpisa plačilne liste [1.10.6.12] na podlagi neomejenega števila parametrov [1.5] ter uporabo formul za izračun zneskov. Delovanje izračuna plačilne liste je tako podobno delovanju računalniških preglednic (kot je npr. program MS Excel).

1.2.1 Kako določimo vrstice in formule za plačilno listo?

Plačilno listo določimo v meniju |Plače |Postavke obračuna. Če še nismo opravili nobenih nastavitev se nam prikaže sledeča stran:

  
Vnos postavk za plačilno listo
  
  Slika 2:  Vnos postavk za plačilno listo

Ko kliknemo na gumb Dodajanje postavke obračuna plač se nam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos postavke za plačilno listo
  
  Slika 3:  Vnos postavke za plačilno listo

Posamezni parametri postavke imajo sledeči pomeni:

Vrsta izplačila/osnove

Določimo vrsto osnove oz. izplačila. Ta podatek se uporablja za izpise, kjer je potrebno ugotoviti zneske bruto plače za posamezne namene. V vnosnem polju lahko izbiramo med:

  
 Izpiši na plačilni listi Označimo, če želimo, da se vrstica izpiše na plačilni listi. Pri vmesnih izračunih običajno ne želimo, da se izpišejo na plačilni listi.
Status postavkeIzberemo kakšne status naj ima postavka
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto.
Oznaka vrsticeVpišemo poljubno oznako vrstice, ki na omogoča, da se na ta znesek sklicujemo v formulah drugih postavk.
Opis vrstice na plačilni listiOpis vrstice tako, kot naj se izpiše na plačilni listi.
Opis postavke v tujem jezikuČe želimo izpis plačilne liste v tujem jeziku, vpišemo v to polje željeni prevod postavke v željenem tujem jeziku
Formula za izračun zneskaFormula za izračun zneska. V formuli lahko uporabljate spremenljivke [1.5], ki predstavljajo matične podatke o zaposlenem ter druge vnose na obračunu plač. Pri vnosu formul za izračun plače veljajo enaka sintaktična pravila, kot pri vnosu formul za bilance.
Zaokroževanje vmesnega zneskaIzberemo natančnost zaokroževanja vmesnega zneska t.j. rezultata, ki se izračuna iz vnešene formule. Če pustimo izbiro prazno, se vmesni rezultat ovrednotenja formule zaokrožuje enako, kot je to določeno pri osnovnih podatkih obračuna plače [1.10.1].
Formula za izračun vred. parametraČe želimo, da se na plačilni listi izpiše npr. število ur ali odstotek z določeno vrstico plačilne liste, potem tukaj vnesemo formulo za izračun vrednosti števila ur. Kot je iz primera razvidno se bo na plačilni listi [1.10.6.12] pri vrstici REDNO DELO izpisalo število ur za redno delo z enoto mere ure in brez decimalnih mest. Spisek možnih parametrov najdete tukaj [1.5].
Enota mere za vrednost parametraVpišemo enoto mere za parameter na plačilni listi (npr. ure, odstotek, ...).
Št. dec. mest za izpis vred. parametraIzberemo na koliko decimalnih mest naj se na plačilni listi izpiše vrednost parametra.

1.2.2 Primer plačilne liste

Naslednja slika prikazuje primer za plačilno listo:

  
Primer plačilne liste
  
  Slika 5:  Primer plačilne liste

Datoteke z osnovnimi postavkami in več vrst boleznin za plačilno listo so na voljo tukaj [1.6]

V primeru, ko želimo pri izračunu plače uporabiti poseben parameter, ki se ne vodi pri podatkih o zaposlenemu lahko v formulo dodamo posebno spremenljivko Param , za katero bo program pri vsakem obračunu plač dodal posebno vnosno polje za vpis vrednosti parametra.

Najpogosteje se to uporablja pri dodatkih za delovno uspešnost, ki se določajo za vsak mesec posebej.

Če izračunavamo znesek bruto plače iz vnaprej danega neto zneska plače [1.10.3.3.2], moramo v vsaj eni vrstici plačilne liste uporabiti posebno spremenljivko Param .

S spreminjanjem parametra - spremenljivke Param  - bo program lahko numerično izračunal bruto plačo za dani neto znesek [1.10.3.3.2].

Če želimo imeti za bolniško več postavk je to opisano tukaj [1.4]

 

1.3. Kako uvozimo formule za plačilno listo iz drugega podjetja?

Program omogoča izvoz formul za plačilno listo v datoteko XML ter uvoz formul za plačilno listo iz datoteke XML ali direktno iz drugega podjetja (na voljo samo za računovodske servise). Opcija za uvoz formul za plačilno listo je na voljo v orodni vrstici v meniju |Izmenjava podatkov ter direktno s klikom na gumb v primeru, ko je plačilna lista še prazna [1.2].

  
Meni za izmenjavo podatkov v orodni vrstici
  
  Slika 6:  Meni za izmenjavo podatkov v orodni vrstici

S klikom na opcijo za uvoz podatkov se nam prikaže naslednja stran:

  
Uvoz formul za plačilno listo
  
  Slika 7:  Uvoz formul za plačilno listo

Pred uvozom formul za plačilne liste določimo:

Ko nastavimo parametre uvoza plačilne liste kliknemo na gumb Uvozi podatke za uvoz podatkov za plačilno listo.

 

1.4. Nastavitev več postavk za bolniško

Za bolniško in bolniško nad 30 dni lahko definiramo več postavk(bolniška 100%, boniška 90%,...). Za vsako vrsto bolniške rabimo v tem primeru 2 postavki. V prvi postavko bomo vpisali ure v drugi pa bomo potem izračunali znesek urne postavke za bolniško krat vpisane ure. Spodaj je s slikicami nazorno prikazano nastavitev postavk.

  
Nastavitev postavke za vnos ur pri bolezninah
  
  Slika 8:  Nastavitev postavke za vnos ur pri bolezninah

Pri vrsti izplačila moramo izbrati stevilo ur za izbran tip parametra. Ko smo izbrali to vrsto izplačila se nam spodaj doda kolona za izbiro tipa parametra. Tukaj lahko izbiiramo ali je navadna bolniška ali bolniška nad 30 dni. Nato vnesemo oznako in opis vrstice, kot formulo pa vpišemo PARAM, ker bomo tukaj vpisali število ur.

Nato naredimo postavko za izračun zneska bolniške.

  
Nastavitev postavke za znesek boleznin
  
  Slika 9:  Nastavitev postavke za znesek boleznin

Pri nastavitvi postavke za znesek boleznine moramo kot vrsto izplačila izbrati ali gre za bolniško ali bolniško nad 30 dni. V formuli pa se sklicujemo na prej narejeno spremenljivko za število ur katero pomnožimo z urno postavko in procentom.

V primeru, ki je narejen dobimo postavko za bolniško 100%. Na podoben način naredimo še za 90,80,...% s tem, da pri formuli pomnožimo s 0.9,0.8,.... Enako naredimo tudi za bolniško nad 30 dni, s tem da damo bolniška nad 30 dni.

Ure vpisane v teh spremenljivkah se morajo ujemati z urami vpisanimi zgoraj pri obračunu plač, če ne program javi, da se ure ne ujemajo.

Datoteke z osnovnimi postavkami in več vrst boleznin za plačilno listo so na voljo tukaj [1.6]

 

1.5. Formule za izračun bruto zneskov za obračun plač

Pri vnosu formul za izračun bruto zneskov za obračun plač veljajo enaka sintaktična pravila, kot pri vnosu formul za bilance. Dodatno lahko pri vnosu formul za izračun plač uporabimo poseben spremenljivke, katerih vrednost je odvisna od obračunskega meseca, od drugih postavk v obračunu ter od podatkov vpisanih pri zaposlenemu. Te spremenljivke so opisane v nadaljevanju.

1.5.1 Spremenljivke pri vnosu formul za izračun plač

Pri vnosu formul za izračun posameznih postavk plačilne liste lahko uporabimo spremenljivke, ki so naštete v nadaljevanju. Spremenljivke so grupirane glede na to od kod se črpajo vrednosti spremenljivk.

 

1.6. Datoteka s postavkami za osnovno plačilno listo

Vsako podjetje ima svoje specifične nastavitve za plačilno listo. Mi smo vam pripravili datoteko s postavkami za osnovno plačilno listo in datoteko s postavkami za potrebe obračuna različnih vrst bolnišk. Datoteki si lahko snamete na tej strani, na spodnjih povezavah in nato uvozite v program na način, kot je to opisano na strani Kako uvozimo formule za plačilno listo [1.3]

OsnovnaPlacilnaLista.xml
Velikost: 6,37 kB

PlacilnaListaVecVrstBolnisk.xml
Velikost: 9,21 kB

Ko datoteko uvozimo v program in naredimo obračun plač s temi nastavitvami, vam bo program generiral plačilno listo, ki bo sestavljena približno tako:

  
Plačilna lista sestavljena z osnovnimi postavkami v zgornji datoteki
  
  Slika 10:  Plačilna lista sestavljena z osnovnimi postavkami v zgornji datoteki

 

1.7. Vnos podatkov za izpis refundacije

Za izpis refundacije moramo vnesti podatke o zadržanosti in podatka za leto osnove in znesek osnove. Za vnos podatkov moramo klikniti na znak + zraven vnosa ur za boleznine nad 30 dni.

  
Kliknite na znak, ki je obkrožen na zgornji sliki za vnos podatkov
  
  Slika 11:  Kliknite na znak, ki je obkrožen na zgornji sliki za vnos podatkov

Po kliku na ta znak se nam odpre okno z že vnešenimi podatki o zadržanosti, v kolikor je že kak podatek vnešen ali pa prazen. Spodaj je gumb za dodajanje nove vrstice oz. podatka o zadržanosti.

  
Podatki o zadržanosti
  
  Slika 12:  Podatki o zadržanosti

Pri dodajanju nove vrstice moramo vedno vnesti podatke o zadržanosti (od kdaj do kdaj), podatek o razlogu zadržanosti ter podatka za leto osnove in znesek osnove. Program vam že sam ponudi možnost izbire leta za osnovo za vsa tista leta, kjer je zaposleni imel obračunane plače. Ob izbiri leta se vam v polje znesek osnove prepiše kar osnova izbranega leta.

  
Okno za vnos podatkov o zadržanosti
  
  Slika 13:  Okno za vnos podatkov o zadržanosti

Če nimamo vnešenega podatka o zadržanosti se nam v tiskanju poročil ne bo ponudil izpis za refundacijo.

 

1.8. Vnos delitve stroškov po stroškovnih mestih

Zaposlenega lahko razporedimo na stroškovno mesto po tem ko smo ustvarili stroškovno mesto. To naredimo tako da v meniju |Partnerji |Zaposleni pod zaposlenim kliknemo na stroškovno mesto kjer v spustnem seznamu izberemo ustrezno stroškovno mesto.

  
Razporeditev na stroškovno mesto pod zaposlenim
  
  Slika 14:  Razporeditev na stroškovno mesto pod zaposlenim

Zaposlene lahko delimo po stroškovnih mestih tudi v obračunu. To naredimo tako da po novo ustvarjenem obračunu in vnosu zaposlenih za katere delamo obračun, kliknemo na gumb Več... v spustnem seznamu nato izberemo možnost vnos delitve stroškov po STM.

  
Vnos delitve stroškov po stroškovnih mestih
  
  Slika 15:  Vnos delitve stroškov po stroškovnih mestih

V pojavnem oknu za vsakega zaposlenega vnesemo stroškovno mesto po katerem bomo delili stroške. To naredimo s pomočjo gumba Dodaj kjer dodamo posamezno stroškovno mesto ali s pomočjo gumba Vnos na več STM kjer dodamo več stroškovnih mest hkrati.

Prav tako je pri vnosu delitev na stroškovna mesta pomembno napisati procente posameznega stroškovnega mesta.

 

1.9. Izpis plačilne liste v tujem jeziku

Za izpis plačilne liste v tujem jeziku moramo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Kadri, obračun plač in letno poročanje izbrati tuji jezik v katerem želimo izpisati plačilno listo.

  
Izbira tujega jezika za izpis plačilne liste v tujem jeziku
  
  Slika 16:  Izbira tujega jezika za izpis plačilne liste v tujem jeziku

Ko imamo izbran podatek o tujem jeziku potem program v meniju zatiskanje obračuna plače na koncu doda meni |Izpisi v tujem jeziku, kjer si lahko izpišemo plačilno listo v tujem jeziku.

  
Izpis plačilne liste v tujem jeziku
  
  Slika 17:  Izpis plačilne liste v tujem jeziku


Dopolnjen je tudi vnos postavk za obračun plač, kjer je možnost dodati opis postavke v tujem jeziku, ki se potem uporabi pri izpisu plačilne liste v tujem jeziku.

  
Vnos opisa postavke v tujem jeziku
  
  Slika 18:  Vnos opisa postavke v tujem jeziku

 

1.10. Kako naredimo obračun plač za zaposlene?

Koraki za izdelavo obračuna plač so opisani v naslednjih 8 točkah:

  1. Vnos podatkov za glavo obračuna [1.10.1].
  2. Izbira in dodajanje zaposlenih (tudi zasebnika) v obračun plač. [1.10.2]
  3. Vnos ur in drugih podatkov za posamične zaposlene. [1.10.3]
  4. Potrditev in zapiranje obračuna. [1.10.4]
  5. Izpis obrazcev in plačilnih list: [1.10.6]
  6. Generiranje plačilnih nalogov: [1.10.8]
  7. Knjiženje obračuna plač na temeljnico. [1.10.9]
  8. Knjiženje izplačila plač preko knjiženja prometa na TR. [1.10.12]

Posamezni koraki obračuna plač so opisani v nadaljevanju.

 

1.10.1. Korak 1: Vnos osnovnih podatkov za obračun plač - podatki za glavo obračuna

Pripravo obračuna plač pričnemo tako, da najprej ustvarimo novi obračun plač t.j. paket znotraj katerega bomo obračunali plače za več zaposlenih. To naredimo tako, da kliknemo na gumb Novi obračun plač v meniju |Plače |Obračuni plač.

  
Kreiranje novega obračuna plač
  
  Slika 19:  Kreiranje novega obračuna plač

Po pritisku na gumb Novi obračun plač se nam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Osnovni podatki o obračunu plač
  
  Slika 20:  Osnovni podatki o obračunu plač

Na tej strani vnesemo osnovne podatke o obračunu plač, ki se bodo kasneje izpisali na obrazcih obračuna plač (REK-1, 1-Z, Priloga 12). Vnosna polja se že prikažejo s privzetimi podatki za tipični obračun plač. Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

Obračun za mesecIzberemo mesec za obračun plač. Glede na našo izbiro bo program pri izračunu plač za posamezne zaposlene upošteval dohodninsko lestvico za izbrani mesec glede na veljavno dohodninsko zakonodajo in druge predpise. Pri izdelavi obračuna plač je to edini podatek, ki ga je potrebno vnesti. Vsi ostali podatke (lestvice, stopnje davkov in prispevkov, ...) so že vnešeni v program s strani ponudnika rešitve.
Vrsta dohodkaTa podatek se izpiše na obrazcu REK-1.
Datum obračunaVpišemo datum obračuna. Ta podatek se izpiše na predpisanih obrazcih obračuna plač.
Datum izplačilaVpišemo datum izplačila. Ta podatek se izpiše na predpisanih obrazcih obračuna plač in je merodajen za dohodninsko lestvico in stopnje za izračun prispevkov ter davka na plače.
Pooblaščenec, firma, naslov, davčnaPodatke o pooblaščencu vnesemo v primeru, ko izplačevalec pooblasti drugo osebo za obračunavanje plač.
Št. računa za izplačiloŠt. našega TRR iz akterega bomo izvedli izplačilo.
Kolektivna pogodbaIzberemo kolektivno pogodbo, ki velja za naše podjetje. Podatek se uporabi za obrazec 1-Z.
Odgovorna osebaIme in priimek osebe odgovorne za sestavo obrazca 1-Z.
Telefonska številkaTel. št. odgovorne osebe pri oddaji obrazca 1-Z na AJPES.
Opombe/Opis obračunaVpišemo poljubno besedilo, ki opisuje obračun plač. Podatek se vodi za naše interne potrebe.
Izhodiščna plačaVpišemo izhodiščno plačo za izračun bruto plač za zaposlene, ki imajo plačo določeno s količnikom od izhodiščne plače. Vnos ni obvezen.
Nadomestilo za prevoz na delo z lastnim vozilom (na km)Vnesemo znesek nadomestila.
Nadomestilo za prevoz na delo z lastnim vozilom(dodatni znesek v primeru spremembe uredbe)Vnesemo znesek nadomestila.
Izberite oz. vnesite znesek dnevnega nadomestila za obračun malice zaposlenimIzberemo v kakšni višini se obračunava nadomestilo za malico. Izberemo lahko bodisi minimalnim zneskom bodisi maksimalni dovoljeni neobdavčeni znesek povračila za izbrani mesec. Tretja možnost pa je, da sami vpišemo znesek dnevnega povračila za malico med delom (za 8-urni delovnik).
Zaokroževanje obračuna plačDoločimo kako naj program zokrožuje zneske pri izračunu bruto plač in davkov ter prispevkov.

Ko vnesemo podatke, jih potrdimo s klikom na V redu. Po potrditvi vnosa se nam odpre stran s prikazom obračuna ter seznamom zaposlenih vključenih v obračun.

Če želimo spremenite podatke za glavo obračuna, lahko to naredimo kadarkoli s klikom na gumb GumbSpremeni.gif v orodni vrstici.

 

1.10.2. Korak 2: Izbira in dodajanje zaposlenih (tudi zasebnika) v obračun

Ko smo vnesli podatke za glavo obračuna plač nadaljujemo z izbiro zaposlenih za katere bomo izdelali obračun plač:

  
Prikaz obračuna in gumb za dodajanje zaposlenih v obračun
  
  Slika 21:  Prikaz obračuna in gumb za dodajanje zaposlenih v obračun

Če še nismo izbrali nobenega zaposlenega imamo na začetku dve možnosti:

Ko dodamo v obračun vsaj enega zaposlenega se nam prikaže obračun s seznamom dodanih zaposlenih:

  
Prikaz obračuna s seznamom zaposlenih
  
  Slika 22:  Prikaz obračuna s seznamom zaposlenih

Na zgornji sliki vidimo, da nas program opozarja v primeru, ko v šifrantu zaposlenih nimamo podatka o davčni številki ali transakcijskem računu zaposlenega. S klikom na zaposlenega pri vnosu podatkov za bruto plačo lahko vpišemo manjkajoče podatke.

Ko smo določili zaposlene za obračun preidemo na vnos ur in drugih podatkov za posamezne zaposlene.

 

1.10.3. Korak 3: Vnos ur in drugih podatkov za posamične zaposlene

Ko v seznamu zaposlenih kliknemo na določeno osebo se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo podatke za zaposlenga:

  
Vnos ur in drugih podatkov za zaposlega za obračun plač
  
  Slika 23:  Vnos ur in drugih podatkov za zaposlega za obračun plač

V glavi vnosne maske se nam izpišejo osnovni podatki o zaposlenem. S puščicami so nakazane funkcije nekaterih gumbov. Uporabimo pa lahko še naslednje možnosti:

Pod glavo s podatki o zaposlenem se nahajajo vnosna polja, ki so razdeljena v naslednje kategorije:

S preklapljanjem med zavihki, lahko vnesemo vse podatke, ki so potrebni za izračun plače zaposlenega. Zavihek trenutne maske v katero bomo vnašali podatke, je obarvan v modro barvo, kot je to lepo vidno na zgornji sliki.

Po vnosu podatkov v posamezno kategorijo, je potrebno spremembe potrditi s klikom na gumb V redu

 

1.10.3.1. Vnos delovnih ur za redno delo, dopust, praznike, ...

  
Vnos ur za zaposlega v obračunskem mesecu za obračun plač
  
  Slika 24:  Vnos ur za zaposlega v obračunskem mesecu za obračun plač

Pri vnosu ur vnašamo le-te v ustrezna vnosna polja, ki so sledeča:

Skupaj za zav. osnovoVnesemo skupno število ur za katero se obračunajo prispevki. Npr. če zaposleni prične delati sredi obračunskega meseca, potem vnesemo samo število ur od sredine meseca naprej. Program v tem vnosnem polju avtomatsko ponudi število ur, ki ga izračuna glede na skupni fond ur v obračunskem mesecu ter tedenski delovnik, ki ga vnesemo pri zaposlenemu. Podatek pa lahko nato spremenimo. Vsota vseh ostalih ur mora biti vsaj enaka zavarovalni osnovi.
...Ostala vnosna polja se uporabijo za prikaz količine delovnih ur po posameznih osnovah izračuna bruto plače.

 

1.10.3.2. Določitev bruto plače - vnosna maska brez uporabe formul za izračun osnov in dodatkov

Če v programu ne določimo vrst bruto osnov in dodatkov za obračun plače nam program ponudi privzeto osnovno vnosno masko za vnos osnovne bruto plače ter vnos dveh vrst dodatkov:

  
Določitev bruto plače s poenostavljeno vnosno masko
  
  Slika 25:  Določitev bruto plače s poenostavljeno vnosno masko

Večina kolektivnih pogodb predpisuje, da se na plačilni listi podrobno specificirajo razni dodatki in osnove. Za pravilen izpis plačilne liste in obračun plače je potrebno vnesti formule za izračun posameznih postavk na plačilni listi [1.2].

 

1.10.3.3. Določitev bruto plače - vnosna maska z uporab formul za izračun osnov in dodatkov

  
Vnos ur in drugih parametrov za izračun osnov in dodatkov
  
  Slika 26:  Vnos ur in drugih parametrov za izračun osnov in dodatkov


Prikazana ekranska maska je samo primer. Konkreten izgled je odvisen od vaših nastavitev in formul za izračun posameznih postavk na plačilni listi [1.2].

 

1.10.3.3.1. Kako za vse zaposlene obračunati enkratni mesečni dodatek/prispevek/članarino

Velikokrat moramo v določenem mesecu obračunati določen zakonsko predpisan dodatek oz. odvesti članarino za določen prispevek za vsakega zaposlenega delavca.

Takšno situacijo lahko rešimo na več načinov. Najlažje pa takšne zadeve rešimo tako, da v plačilni listi definiramo ustrezno postavko za dodatek ter uporabimo parametra Param oz. BoolParam.

Na obračunu plač v meniju z dodatnimi možnostmi izberemo sledečo opcijo:

  
Nastavitev privzete vrednosti parametrov
  
  Slika 27:  Nastavitev privzete vrednosti parametrov

Nato vpišemo željeno privzeto vrednost za željene parametre, jih označimo in nato se bo željeni dodatek/prispevek dodal na obračun pri vsakem zaposlenem ter ustrezno obračunal v mesecu za katerega delate obračun.

  
Izbira parametrov za nastavitev ter vnos privzete vrednosti dodatka
  
  Slika 28:  Izbira parametrov za nastavitev ter vnos privzete vrednosti dodatka

 

1.10.3.3.2. Kako izračunamo bruto plačo za željeni neto znesek izplačila plače?

Program omogoča, da bruto plačo določimo tudi preko vnosa neto zneska plače. Postopek izračuna bruto zneska plače za željeni neto znesek izplačila je opisan v naslednjih korakih:

1.10.3.3.2.1 Korak 1: Opcija za izračun bruto zneska plače za dani neto

Pri vnosu bruto zneska plače kliknemo na gumb Izračunaj bruto za dani neto, kot je prikazano na sledeči sliki:

  
Gumb za izračuna bruto plače za dani neto znesek
  
  Slika 29:  Gumb za izračuna bruto plače za dani neto znesek

1.10.3.3.2.2 Korak 2: Izbira parametra za numerični izračun bruto plače

Prikaže se nam vnosna maska, kjer vnesemo željeni neto znesek plače ter izberemo parameter s spreminjanjem katerega se bo izračunal novi znesek bruto plače. Pri izbiri vrstice iz plačilne liste lahko izbiramo samo med tistimi vrsticami plačilne liste v katerih se v formuli uporablja posebna spremenljivka Param .

  
Vnos parametrov za izračun bruto plače za dani neto
  
  Slika 30:  Vnos parametrov za izračun bruto plače za dani neto

Ko vpišemo znesek neto plače in izberemo parameter kliknemo na gumb Izračunaj bruto za dani neto.

1.10.3.3.2.3 Korak 3: Prikaz novega zneska bruto plače

Ko se izvede numerični izračun bruto plače se nam prikaže rezultat izračuna. V primeru vidimo, da je program s spreminjanjem odstotka za dodatek na delovno uspešnost izračunal novi bruto znesek plače pri katerem neto znesek izplačila brez nadomestil in odtegljajev znaša natanko toliko, kot smo želeli.

  
Rezultat numeričnega izračuna bruto plače
  
  Slika 31:  Rezultat numeričnega izračuna bruto plače

Pri numeričnem izračunu bruto zneska plače lahko program upošteva samo tiste vrstice na plačilni listi pri katerih se v formulah uporablja parameter - spremenljivka Param .

Bruto plača se tako izračuna z numeričnim spreminjanjem vrednosti spremenljivke Param  za izbrano vrstico plačilne liste.

 

1.10.3.4. Bonitete

  
Vnos podatkov za obračun bonitet
  
  Slika 32:  Vnos podatkov za obračun bonitet

Zneske bonitet vnesemo v ustrezna vnosna polja, kot je predpisano z obrazcem REK-1 [1.10.6.5.1] oz. Prilogo 12 [1.10.6.5.2].

Boniteto za uporabo službenega vozila v privatne namene izračuna program avtomatsko. Podatke o službenem vozilu je potrebno predhodno vnesti v šifrant službenih vozil.

 

1.10.3.5. Olajšave

  
Vnos podatkov za obračun dohodninskih olajšav
  
  Slika 33:  Vnos podatkov za obračun dohodninskih olajšav

Znesek posebne ter znesek osebne olajšave vnesemo v ustrezna vnosna polja, kot je razvidno iz slike. Zneska splošne olajšave ne vnesemo, ker je le-ta že avtomatsko upoštevan. Zneske olajšav vnesemo v višini mesečnih olajšav oz. 1/12 letne olajšave.

V primeru, da smo pri zaposlenemu določili, da ne gre za zaposlitev pri glavnem delodajalcu se olajšave ne upoštevajo ne glede na vrednosti, ki smo jih vpisali v vnosnih poljih.

Ko vnesemo zneske bonitet in olajšav kliknemo na gumb Naprej >

 

1.10.3.6. Krediti, drugi odtegljaji, prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje

Za vnos odtegljaja oz. kredita za zaposlenega kliknemo na gumb Vnos odtegljaja, ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Vnos odtegljajev
  
  Slika 34:  Vnos odtegljajev

Po kliku na gumb Vnos odtegljaja se nam prikaže maska za vnos podatkov o odtegljaju, kamor vpišemo vse potrebne podatke o odtegljaju in vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu Ko smo potrdili vnos podatkov, se nam bo ta odtegljaj prenesel na plačilno listo, kot to kaže spodnja slika:

  
Vnos odtegljajev
  
  Slika 35:  Vnos odtegljajev

Lahko pa vnesemo že aktiven kredit, v primeru, da smo ga predhodno vnesli pri zaposlenem s klikom na gumb Vnos aktivnega kredita

  
Vnos aktivnega kredita
  
  Slika 36:  Vnos aktivnega kredita

Po kliku na gumb Vnos aktivnega kredita se nam odpre stran, kjer izberemo ta kredit s klikom nanj. Stran izgleda takole:

  
Izberemo kredit s klikom nanj
  
  Slika 37:  Izberemo kredit s klikom nanj

Po kliku na ta kredit, se bo ta, že obstoječi vpisani kredit prepisal v masko za vnos podatkov za nakazilo odtegljaja od plače, s potrditvijo na gumb V redu pa se bo prenesel na plačilno listo, kot pri vnosu odtegljaja.

Po končanem vnosu odtegljajev oz. kreditov je potrebno potrditi spremembe na plačilni listi s klikom na gumb V redu, ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Spremembe na plačilni listi je treba potrditi
  
  Slika 38:  Spremembe na plačilni listi je treba potrditi

Prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje

Na strani za vnos kreditov in drugih odtegljajev lahko vnesemo tudi znesek za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje.V kolikor vnesemo znesek PDPZ za delavca, je potrebno ustrezno nastaviti postavko obračuna, da se bo ta znesek avtomatsko odštel od bruto zneska plače in izpisal na plačilni listi.

Znesek PDPZ za delodajalca pa se prikaže na obrazcu priloga 11 in rekapitulaciji in ni potrebno nastaviti postavke obračuna, ker ne vpliva na bruto plačo zaposlenega.

Kje lahko vnesemo te zneske, kaže spodnja slika:

  
Vnos PDPZ za zaposlenega oz. delodajalca
  
  Slika 39:  Vnos PDPZ za zaposlenega oz. delodajalca

Ko vnesemo vse podatke, spremembe potrdimo in shranimo obračun. Obračun shranimo s klikom na gumb Shrani, ki utripa tako dolgo, dokler sprememb ne shranimo:

  
Obračun je potrebno shraniti
  
  Slika 40:  Obračun je potrebno shraniti

 

1.10.3.7. Povračila stroškov prehrane med delom in prevoza na delo

  
Vnos podatkov za obračun nadomestil
  
  Slika 41:  Vnos podatkov za obračun nadomestil

V vnosna polja za nadomestila označimo s klikom v   , da želimo izplačati posamezno nadomestilo.

Pri izračunu nadomestil za malico lahko vpišemo samo število dni za katere se obračuna malica oz. nadomestilo za prehrano med delom. Program v tem primeru sam pomnoži število dni z zneskom za malico, ki smo ga vnesli na začetku pri vnosu osnovnih podatkov [1.10.1]. Lahko pa višino nadomestila za malico vnesemo tudi, kot absolutni znesek.

Za povračilo za prevoz na delo vnesemo znesek v ustrezno vnosno polje.

V skladu z uredbo se za isti delovni dan ne more obračunati malica in dnevnica. Za takšne primere vas program avtomatsko opozori, da obstaja odprti potni nalog v danem obdobju ali pa da je bil za obračunsko obdobje obračunan potni nalog z dnevnicami.

 

1.10.3.8. Podatki za nakazilo plače

V vnosna polja pod Način plačila  izberemo ali se plača izplača v gotovini ali pa se nakaže na osebni račun. Če se nakaže na osebni račun je vnos podatka obvezen, saj se ta podatek uporabi pri generiranju plačilnih nalogov za e-bančništvo ali za tiskanje na obrazce BN01.

Ko smo vnesli vse podatke kliknemo na gumb Dokončaj. S tem je vnos podatkov za obračun plače za tega zaposlenega končan.

Podatek o številki osebnega računa se avtomatsko prevzame iz kadrovske evidence, ko dodamo zaposlenega v obračun. Če smo pri zaposlenem vpisali več osebnih računov, se bo vedno prevzel prvi iz seznama. S klikom na dropDown.gif pa lahko izbiramo tudi med drugimi osebnimi računi zaposlenega ali pa preprosto vpišemo drugo številko računa.

Če želite plačo nakazovati na več osebnih računov, potem lahko pri zaposlenemu vpišete odtegljaj za nakazilo ustreznega dela plače na drug osebni račun.

 

1.10.4. Korak 4: Potrditev in zapiranje obračuna

Ko smo vnesli in shranili vse potrebne podatke lahko obračun zaključimo oz. zapremo s klikom na gumb Zaključi obračun kot kaže spodnja slika:

  
Obračun lahko zaključimo
  
  Slika 42:  Obračun lahko zaključimo

Ko smo obračun zaključili se pokaže takšna maska:

  
Zaključen obračun
  
  Slika 43:  Zaključen obračun


V kolikor želimo karkoli spremeniti v obračunu moramo klikniti na gumb Ponovno odpri obračun

 

1.10.5. Korak 5: Vnos in evidenca plačil prispevkov za kreiranje iREK obrazca

Vnos in evidentiranje plačil prispevkov je možno le pri obračunih po 1.7.2008 in so pogoj za kreiranje iREK obrazca

  
Pregled plačil prispevkov
  
  Slika 44:  Pregled plačil prispevkov

Po kliku na povezavo Evidenca plačil prispevkov se nam odpre evidenca do sedaj plačanih prispevkov v kolikor smo jih vnesli v to evidenco. To lepo vidimo na spodnji sliki:

  
Evidenca plačil prispevkov
  
  Slika 45:  Evidenca plačil prispevkov

Kot lahko vidimo na zgornji sliki nam program z rdečo izpiše opozorilo v primeru, da v evidenci še nimamo vnešenega nobenega plačila.

Ponudi pa se nam tudi dodatna možnost za vnos plačila v evidenco. To lahko storimo s klikom na povezavo Vnos plačila. Odpre se nam maska za vnos plačila prispevkov:

  
Vnesemo plačilo prispevkov
  
  Slika 46:  Vnesemo plačilo prispevkov

Ko smo vnesli plačilo v evidenco, evidenca izgleda tako:

  
Evidenca z vnesenim plačilom
  
  Slika 47:  Evidenca z vnesenim plačilom

Šele po vnosu vsaj enega plačila prispevkov lahko izpišemo iREK obrazec. Pogoj za to pa je, da zapustimo obračun plač in ga nato ponovno odpremo [1.10.6.2].

Že vnesena plačila pa lahko seveda tudi pregledujemo in popravljamo. Kako to naredimo lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Kliknemo za spreminjanje plačila
  
  Slika 48:  Kliknemo za spreminjanje plačila

Plačila lahko tudi brišemo iz evidence. To lahko storimo s klikom na brisi.gif skrajno desno ob ustreznem plačilu. V tem primeru nas program pred dejanskim brisanjem še enkrat vpraša, če želimo dejansko pobrisati to plačilo.

  
Brisanje plačila iz evidence plačil prispevkov
  
  Slika 49:  Brisanje plačila iz evidence plačil prispevkov

 

1.10.6. Korak 6: Izpis obrazcev in plačilnih list

Do izpisov obračuna plač pridemo tako, da kliknemo na gumb Tiskanje v orodni vrstici. Odpre se meni, kot je prikazano na naslednji sliki:

  
Meni z izpisi obračuna plač.
  
  Slika 50:  Meni z izpisi obračuna plač.

V meniku se prikažejo vsi izpisi, ki so relevantni za obračun. Npr., če delamo obračun plač za zaposlene pri zasebniku se namesto obrazca REK-1 prikaže opcija za izpis obrazca Priloga 12 po zaposlenih.

Izpisi obračuna plač so naslednji:

Izpisi obračuna plač so možni šele takrat, ko je obračun plač zaključen in zaprt. Dokler je obračun še odprt in v delu izpisov še ni mogoče narediti.

Obračun plač se redno prilagaja spremembam zakonodaje, ki predpisuje število in vrste obrazcev, ki jih je potrebno oddajati ob obračunu plač in drugih prejemkov.

Zaradi hitrega spreminjanja zakonodaje vsi obrazci niso opisani v navodilih. Prav tako so možna določena odstopanja glede na dejansko stanje v programu. V primeru dodatnih vprašanj glede razpoložljivih obrazcev se obrnite na podporo.

 

1.10.6.1. DURS: Obrazec REK-1

Obrazec REK-1 lahko izpišemo na samem obračunu plače preko menija |Tiskanje |Obrazec REK-1, kot to prikazuje slika:

  
Tiskanje obrazca REK-1
  
  Slika 51:  Tiskanje obrazca REK-1

Obrazec izgleda tako:

  
Obrazec REK-1 stran 1
  
  Slika 52:  Obrazec REK-1 stran 1

  
Obrazec REK-1 stran 2
  
  Slika 53:  Obrazec REK-1 stran 2

 

1.10.6.2. DURS: Obrazec I-REK - individualni REK

Obrazec I-REK lahko izpišemo le, če smo predhodno vnesli vsaj eno plačilo prispevkov [1.10.5]. Izpišemo ga na samem obračunu plače preko menija |Tiskanje |Obrazec I-REK na dan..., kot to prikazuje slika:

  
Tiskanje obrazca iREK
  
  Slika 54:  Tiskanje obrazca iREK

Obrazec izgleda tako:

  
Obrazec I-REK stran 1
  
  Slika 55:  Obrazec I-REK stran 1

  
Obrazec I-REK stran 2
  
  Slika 56:  Obrazec I-REK stran 2

 

1.10.6.3. DURS: Obračun davka na izplačane plače

  
Obračun davka na izplačane plače
  
  Slika 57:  Obračun davka na izplačane plače

 

1.10.6.4. Prenos REK-1 in obračuna davka na izplačane plače v eDavke

REK-1 obrazec lahko prenesemo v eDavke direktno iz programa e-racuni v primeru, ko smo zaprli obračun [1.10.4].

Prenos je mogoč preko opcije Prenos REK1 v eDavke, ki jo najdemo v meniju za izmenjavo podatkov na samem obračunu plače tako, kot to vidimo na spodnji sliki:

  
Meni za izmenjavo podatkov
  
  Slika 58:  Meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na to opcijo se nam odpre maska za oddajo REK1 obrazca. V meniju Vrsta dokumenta izberemo dokument, ki ga oddajamo.

  
Izberemo ustrezno vrsto dokumenta
  
  Slika 59:  Izberemo ustrezno vrsto dokumenta

V primeru, da oddajamo original, potem je potrebno v tej maski le še označiti plačilo prispevkov za katerega želimo poročati.

  
Oddajanje originala
  
  Slika 60:  Oddajanje originala

V kolikor pa izberemo katero koli drugo vrsto dokumenta pa se moramo sklicevati na referenco predhodno oddanega dokumenta. To referenco najdemo v eDavkih, ki je zapisana ob tem dokumentu.

  
Oddajanje druge vrste dokumenta
  
  Slika 61:  Oddajanje druge vrste dokumenta

 

1.10.6.5. Obrazci pred letom 2008

Na spodnjih povezavah najdete obrazce, ki so veljali do 1.1.2008:

Obrazec REK-1 [1.10.6.5.1]

Obrazec priloga 12 [1.10.6.5.2]

 

1.10.6.5.1. DURS: Obrazec REK-1

  
Obrazec REK-1 stran 1
  
  Slika 62:  Obrazec REK-1 stran 1

  
Obrazec REK-1 stran 2
  
  Slika 63:  Obrazec REK-1 stran 2

 

1.10.6.5.2. DURS: Obrazec Priloga-12

  
Obrazec Priloga 12 stran 1
  
  Slika 64:  Obrazec Priloga 12 stran 1

  
Obrazec Priloga 12 stran 2
  
  Slika 65:  Obrazec Priloga 12 stran 2

  
Obrazec Priloga 12 stran 3
  
  Slika 66:  Obrazec Priloga 12 stran 3

 

1.10.6.6. DURS: Obračun prispevkov za zasebnika

  
Obračun prispevkov za zasebnika
  
  Slika 67:  Obračun prispevkov za zasebnika

 

1.10.6.7. DURS: Obračun članarine za OZ

  
Obračun članarine za OZ
  
  Slika 68:  Obračun članarine za OZ

 

1.10.6.8. AJPES: Obrazec 1-ZAP/M

  
Obrazec 1-ZAP/M za AJPES
  
  Slika 69:  Obrazec 1-ZAP/M za AJPES

Iz modula za obračun plač je mogoč avtomatski prenos obrazca 1-ZAP/M na spletno stran AJPES-a. Glej opis prenosa obrazca 1-Z [1.10.6.11] na AJPES.

.

 

1.10.6.9. AJPES: Obrazec 1-Z

Z dnem 1.2.2005 se za pravne osebe pri izplačilih plač za leto 2005 Obrazec 1-Z nadomesti z obrazcem 1-ZAP/M [1.10.6.8].

  
Obrazec 1-Z za AJPES
  
  Slika 70:  Obrazec 1-Z za AJPES

AJPES omogoča elektronsko oddajo obrazca 1-Z preko spletnega portala http://www.ajpes.si.

Iz modula za obračun plač je tako mogoče avtomatsko oddati [1.10.6.11] obrazec 1-Z direktno na AJPES samo s klikom na gumb.

.

 

1.10.6.10. AJPES: Obrazec ZAP-STRU/L

  
Obrazec ZAP-STRU/L
  
  Slika 71:  Obrazec ZAP-STRU/L

Iz modula za obračun plač je mogoč avtomatski prenos obrazcev 1-ZAP/M in ZAP-STRU/L na spletno stran AJPES-a. Glej opis prenosa obrazca 1-Z [1.10.6.11] na AJPES.

.

 

1.10.6.11. Avtomatski prenos obrazcev 1-Z, 1-ZAP/M in ZAP-STRU/L na www.ajpes.si

S funkcijo za avtomatski prenos obrazca 1-Z na AJPES lahko hitro z dvema klikoma prenesete podatke za obrazec 1-Z na AJPES. S tem se izognemo nepotrebnemu ročnemu vnosu podatkov v obrazec na spletni strani na www.ajpes.si.

Program se avtomatsko poveže s portalom http://www.ajpes.si ter v AJPES-ovo spletno aplikacijo prenese podatke iz obračuna plač.

Funkcija za prenos podatkov na AJPES je dostopna v orodni vrstici v meniju za izmenjavo podatkov:

  
Opcija za prenos podatkov na www.ajpes.si
  
  Slika 72:  Opcija za prenos podatkov na www.ajpes.si

Po kliku se prikaže obrazec za prenos podatkov na AJPES. Po vnosu uporabniškega imena in gesla za AJPES se bo obrazec prenesel na spletno stran AJPES-a.

  
Avtomatski prenos podatkov za obrazec 1-Z na www.ajpes.si
  
  Slika 73:  Avtomatski prenos podatkov za obrazec 1-Z na www.ajpes.si

Po dokončanem prenosu se je potrebno prijaviti na spletno stran AJPES-a in obrazec potrditi ter oddati.

Program zgolj prenese podatke na AJPES. Oddajo podatkov morate še vedno potrditi sami tako, da se prijavite na spletno stran www.ajpes.si in oddate izpolnjen obrazec 1-Z.

 

1.10.6.12. Plačilne liste za zaposlene

Plačilne liste za zaposlene lahko izpišemo šele, ko smo posamezni obračun zaključili. Plačilne liste so dostopne preko menija, ki je prikazan na spodnji sliki:

  
Po zaključenem obračunu lahko izpišemo plačilne liste za zaposlene
  
  Slika 74:  Po zaključenem obračunu lahko izpišemo plačilne liste za zaposlene

 

1.10.7. Korak 6a: Pošiljanje obrazcev stranki preko e-maila

Funkcionalnost za pošiljanje izpisov preko e-maila je na voljo v orodni vrstici pod gumbom za pošiljanje e-mailov. Glej sledečo sliko:

  
Opcija za pošiljanje izpisov po e-mailu
  
  Slika 75:  Opcija za pošiljanje izpisov po e-mailu

Ko kliknemo na opcijo Pošiljanje izpisov in obrazcev po e-pošti se prikaže stran za izbiro obrazcev, ki jih želimo poslati po e-mailu:

  
Izbira obrazcev, ki jih želimo poslati po e-mailu
  
  Slika 76:  Izbira obrazcev, ki jih želimo poslati po e-mailu

V primeru, ko smo že naredili izplačilo, se med dokumenti, ki jih želimo poslati po e-pošti pojavi tudi možnost pošiljanja datoteke TKDIS.txt, kot to kaže spodnja slika:

  
Izbira obrazcev in datoteke TKDIS.txt, ki jih želimo poslati po e-mailu
  
  Slika 77:  Izbira obrazcev in datoteke TKDIS.txt, ki jih želimo poslati po e-mailu


Izbiro obrazcev in datotek potrdimo s klikom na gumb V redu Prikaže se nam stran za vnos naslova e-mail sporočila. E-mail naslov lahko poiščemo tako, da vpišemo črko s katero se naslov začne (slika spodaj) ali pa ga poiščemo kar v seznamu s klikom na dropDown.gif

  
Vnos sporočila in naslovnika za e-mail
  
  Slika 78:  Vnos sporočila in naslovnika za e-mail

S klikom na opcijo Pošiljanje plačilnih list zaposlenim na njihov e-mail naslov se nam odpre naslednja stran:

  
Izbira e-mail naslovov za zaposlene katerim želimo poslati plačilno listo
  
  Slika 79:  Izbira e-mail naslovov za zaposlene katerim želimo poslati plačilno listo

Po 1.12.2017 je zakonsko določeno, da so občutljivi osebni podatki ustrezno zavarovani pri prenosu preko telekomunikacijskih omrežij. Podatki so ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. V programu je zato pri zaposlenem možnost vnosa gesla za PDF dokumente, ki se potem uporabi pri kreiranju izpisa plačilne liste za pošiljanje po mailu. Več o vnosu gesla najdete na strani Generiranje gesla za PDF dokumente. V kolikor zaposleni nima vpisane gesla potem se kreira pdf brez gesla, program pa nas v tem primeru o tem obvesti.

V primeru, da zaposleni nima vpisanega e-mail naslova, ga lahko vpišemo kar na tej strani v ustrezno polje. V samem oknu, ki se nam prikaže tudi lahko pregledamo dokumente, ki se bodo pošiljali in pa uredimo vsebino maila za posameznega zaposlenega ali vse zaposlene naenkrat preko gumba Spremeni privzeto vsebino več izbranim dokumentom hkrati. Ko smo odkljukali vse zaposlene katerim želimo poslati plačilno listo, to tudi potrdimo s klikom na gumb Pošlji izbrane dokumente in dokumenti se bodo poslali na vse vpisane naslove.

 

1.10.8. Korak 7: Generiranje plačilnih nalogov in izplačilo plač

Po zaprtju obračuna se pojavi možnost izplačilo za kreiranje plačilnih nalogov. Ob kliku na izplačilo se pojavi pojavno okno v katerem se urejajo dodatne nastavitve za ustvarjanje plačilnih nalogov.

  
Dodatne nastavitve za ustvarjanje plačilnih nalogov
  
  Slika 80:  Dodatne nastavitve za ustvarjanje plačilnih nalogov

Po potrditvi se ustvarijo paketi plačilnih nalogov. Ustvarjene pakete plačilnih nalogov lahko podrobneje pregledamo s klikom na ikono plnalogi

  
Pregled ustvarjenih plačilnih nalogov
  
  Slika 81:  Pregled ustvarjenih plačilnih nalogov

 

1.10.9. Korak 8: Knjiženje obračuna plač na temeljnico

Če hočemo obračun knjižiti, ga moramo pred tem zaključiti [1.10.4]. Če smo to naredili potem lahko obračun poknjižimo tako, da kliknemo na gumb Knjiženje obračuna plač, ki nam ponudi dve možnosti. Obračun lahko normalno poknjižimo na temeljnico, lahko pa obračun poknjižimo po STM:

  
Pregled zaključenega obračuna
  
  Slika 82:  Pregled zaključenega obračuna

Po kliku na eno izmed možnosti se vam odpre nova temeljnica, ki jo lahko spreminjate. Trenutna temeljnica je brez številke. Številka se avtomatsko dodeli temeljnici ko jo shranite.

Ko je postopek knjiženja končan se vam pokaže naslednja stran, kjer lahko vidite tudi št. temeljnice:

  
Poknjižen obračun
  
  Slika 83:  Poknjižen obračun

 

1.10.10. Korak 8a: Knjiženje obračuna prispevkov za zasebnika na temeljnico

Obračun zasebnika je mogoč le, v kolikor je eden od zaposlenih, ki smo jih dodali na obračun, nosilec s.p. V kolikor gre za nosilca s.p. moramo to pri zaposlenem tudi označiti in to storimo pri vnosu podatkov o zaposlenem kot to kaže spodnja slika:

  
Vnesemo vrsto zaposlitve
  
  Slika 84:  Vnesemo vrsto zaposlitve

Vnesemo vse potrebne podatke za obračun prispevkov za nosilca s.p. v maski kot jo prikazuje spodnja slika:

  
Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov
  
  Slika 85:  Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov

Obračun zaključimo in prikaže se nam naslednja stran, ki nam omogoča knjiženje obračuna prispevkov:

  
Ko smo obračun zaključili, lahko le tega knjižimo
  
  Slika 86:  Ko smo obračun zaključili, lahko le tega knjižimo

Po kliku na gumb Knjiženje obračuna prispevkov se nam kreira temeljnica, na katero bomo obračun knjižili. Za uspešno knjiženje moramo temeljnico shraniti.

 

1.10.11. Korak 8b: Knjiženje obračuna prispevkov za pavšalista na temeljnico

Obračun prispevkov za pavšalista je mogoč le, v kolikor je eden od zaposlenih, ki smo jih dodali na obračun, pavšalist. V kolikor gre za pavšalista, moramo to pri zaposlenem tudi označiti in to storimo pri vnosu podatkov o zaposlenem kot to kaže spodnja slika:

  
Vnesemo vrsto zaposlitve
  
  Slika 87:  Vnesemo vrsto zaposlitve

Zaposlenega dodamo na obračun in vnesemo podatke, ki so potrebni za obračun. Pri tem je potrebno vnesti tudi prispevek za zdravstveno zavarovanje in prispevek za SPIZ:

  
Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov
  
  Slika 88:  Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov

Obračun zaključimo in prikaže se nam naslednja stran, ki nam omogoča knjiženje obračuna prispevkov:

Po kliku na gumb Knjiženje obračuna prispevkov se nam kreira temeljnica, na katero bomo obračun knjižili. Za uspešno knjiženje moramo temeljnico shraniti.

 

1.10.12. Korak 9: Knjiženje izplačila plač

Po greneriranju izplačilnih nalogov se v posameznem paketu izplačil pojavi možnost zapiranja plačilnih nalogov. Zapiranje tako opravimo s klikom na gumb Zapri paket plačil. Ob zaprtju paketa izplačil se pojavi še možnost knjiženja, kar ob kliku grenerira temeljnico.

  
Ustvarjena temeljnica plačilnih nalogov
  
  Slika 89:  Ustvarjena temeljnica plačilnih nalogov

 

1.11. Kako naredimo obračun plač za detaširane delavce?

Koraki za izdelavo obračuna plač za detaširane delavce so opisani v naslednjih korakih:

  1. Uvoz formul za obračun plače detaširanih [1.11.1].
  1. Vnos podatkov o zaposlitvi [1.11.2].
  1. Vnos podatkov za glavo obračuna [1.11.3].


Posamezni koraki obračuna plač so opisani v nadaljevanju.

 

1.11.1. Uvoz formul za detaširane delavce

Pred začetkom obračuna plače za detaširane je potrebno pripraviti formule za obračun plače, ki jih uvozimo pod |Plače |Šifranti in nastavitve |Postavke obračuna.

placilnaListaDetasirani.xml
Velikost: 29,69 kB

Datoteko uvozimo na strani Postavke obračuna, kjer izberemo gumb  Uvoz formul iz datoteke XML ali drugega podjetja:

  
Postavke obračuna
  
  Slika 90:  Postavke obračuna

Po izbiri guba se nam odpre naslednje okno:

  
Uvoz formul iz datoteke XML ali drugega podjetja
  
  Slika 91:  Uvoz formul iz datoteke XML ali drugega podjetja

Na temu mestu izberemo vir podatkov: "Datoteka XML s formulami za plačilno listo." in uvozimo datoteko.

Powstavke obračuna si po potrebi uredimo.


 

1.11.2. Vnos nove zaposlitve na zaposlenemu za detaširane delavce

Na samemu zaposlenemu pod |Partnerji |Zaposleni izberemo zaposlenega, ki je detaširani delavec in izberemo [+] Dodaj zaposlitev.

  
Vnos nove zaposlitve
  
  Slika 92:  Vnos nove zaposlitve

Odpre se nam vnosna maska zaposlitve, kjer je potrebno, da označimo, da je detaširani v določeno državo, izpolnimo ostale podatke o zaposlitvi in shranimo zaposlitev.

  
Vnos podatkov o detaširanemu delavcu
  
  Slika 93:  Vnos podatkov o detaširanemu delavcu



 

1.11.3. Vnos osnovnih podatkov za obračun plač (detaširani)

Pripravimo obračun plače tako, da ustvarimo nov obračun plač t.j. paket znotraj katerega bomo obračunali plače za več zaposlenih. V meniju |Plače |Obračuni plač izberemu gumb Novi obračun plač.

  
Kreiranje novega obračuna plač
  
  Slika 94:  Kreiranje novega obračuna plač

Po izbiri gumba Novi obračun plač se nam prikaže spodnja vnosna maska. Na njej izberemo Vrsto dohodka: 1091 - Plače in nadomestila detaširani delavci.

  
Vnosna maska za obračun plač
  
  Slika 95:  Vnosna maska za obračun plač

 

1.12. Obračun plače v več delih

Obračun plače v več delih pomeni, da lahko imamo več obračunov v enem mesecu in lahko na koncu izpišemo kumulativne obrazce.

  
Na sliki vidimo, da imamo za mesec maj dva obračuna. Ko imamo več obračunov na mesec se zraven meseca in letnice pojavi še zaporedna številka obračuna v mesecu.
  
  Slika 96:  Na sliki vidimo, da imamo za mesec maj dva obračuna. Ko imamo več obračunov na mesec se zraven meseca in letnice pojavi še zaporedna številka obračuna v mesecu.

Tako lahko naredimo obračun plače za enega zaposlenega v dveh ali več obračunih na mesec (v vsakem obračunu določimo število ur zaposlenemu za koliko izplačujemo). Olajšave za zaposlenega določimo v prvem obračunu. Lahko pa obračun plače v več delih uporabimo za obračun plače polovice zaposlenih v enem obračunu, medtem ko drugi polovici zaposlenih obračunamo v drugem obračunu.

Vedno moramo prej zapreti prvi obračun, ker če prej zapremo drugi obračun potem ne moremo zapreti prvega. Ko imamo zaprte vse obračune lahko ponovno odpremo samo zadnji narejen obračun, pri ostalih sploh nimamo te možnosti.

V primeru več obračunov na mesec imamo pri vseh razen prvega obračuna na voljo kumulativne izpise. Kumulativni izpise se računajo za ta obračun in vse ostale obračune, ki so bili narejeni do tega.

Izpis kumulativnih obrazcev [1.12.1]

Omogočen je tudi avtomatski prenos kumulativnih obrazcev na Ajpes. V meniju imamo izbiro obrazcev za ta obračun in kumulativnih obrazcev.Glej Avtomatski prenos obrazcev na Ajpes [1.10.6.11]

 

1.12.1. Kumulativni obrazci

V meniju za printanje imamo vse izpise za ta obračun Izpisi obračuna plač [1.10.6] ter dodatne za kumulative obračunov v mesecu.

  
Pri vseh drugih obračunih razen pri prvem imamo na dnu meniju za tiskanje na voljo Kumulativni obrazci
  
  Slika 97:  Pri vseh drugih obračunih razen pri prvem imamo na dnu meniju za tiskanje na voljo Kumulativni obrazci

  
 Masovno printanje obrazcov
  
  Slika 98:   Masovno printanje obrazcov

Izgledi vseh izpisov razen izpisa Obračun davka na izplačane plače [1.12.1.1] so enaki kot pri navadnih obračunih.

 

1.12.1.1. Davek na izplačane plače - kumulativni izpis

  
Izpis obračuna davka na izplačane plače, ko imamo več obračun plače za obračunski mesec
  
  Slika 99:  Izpis obračuna davka na izplačane plače, ko imamo več obračun plače za obračunski mesec

 

2. Obračun regresa za letni dopust

Program omogoča izdelavo obračuna regresa za zaposlene, izpis predpisanih obrazcev, generiranje plačilnih nalogov in knjiženje obračuna regresa.

Izdelavo regresa najdete pod |Plača |Regres.

Izdelava obračuna regresa je opisana v naslednjih korakih:

  1. Vnos osnovnih podatkov za obračun regresa [2.3].
  2. Izbira in dodajanje zaposlenih v obračun regresa. [2.4]
  3. Vnos višine regresa za posamične zaposlene. [2.5]
  4. Izplačilo višjega zneska od 70% povprečne plače. [2.2]
  5. Potrditev in zapiranje obračuna regresa. [2.6]
  6. Izpis obrazcev in plačilnih list: [2.7]
  7. Generiranje plačilnih nalogov: [2.8]
  8. Knjiženje obračuna regresa na temeljnico. [2.9]

Posamezni koraki obračuna regresa so opisani v nadaljevanju navodil. Če še niste izdelali nobenega obračuna regresa, se vam bo pokazala stran, kot je prikazana na spodnji sliki. S klikom na gumb Novi obračun boste pričeli z vnosom podatkov [2.3], ki so potrebni za izdelavo obračuna regresa.

  
Izdelava obračuna regresa
  
  Slika 100:  Izdelava obračuna regresa

 

2.1. Obračun regresa v več delih

Obračun regresa v več delih pomeni, da lahko imamo več obračunov v enem letu in lahko na koncu izpišemo kumulativne obrazce.

Pri obračunu regresa v več delih imamo pri drugem in naslednjih obračunih v meniju za tiskanje dodan še en obrazec REK1 kumulativa.

  
Pod obrazcem REK1 se nahaja obrazec REK1 - kumulativni.
  
  Slika 101:  Pod obrazcem REK1 se nahaja obrazec REK1 - kumulativni.

Pri avtomatskem pošiljanju obrazcev v eDavke [1.10.6.4] je dodana tudi možnost pošiljanja kumulativnega REK-1.

 

2.2. Izplačilo višjega zneska od 70% povprečne plače

Za vnos višjega bruta od 70% povprečne plače je potrebno na prvi strani vnesti najvišji bruto znesek za zaposlenega, ki bo izplačan, saj program kasneje na zaposlenem ne dovoljuje vnosa večjega bruta, kot je vnešen na prvi strani.

  
Vnos bruto zneska regresa na zaposlenega
  
  Slika 102:  Vnos bruto zneska regresa na zaposlenega

V primeru, ko se izplačuje večji bruto znesek od določenega se po pravilniku obračunajo tudi prispevki, za del bruto plače nad določenim zneskom - prispevki delavca in prispevki delodajalca. V tem primeru se nam v koloni "Prispevki" pojavi znesek obračunanih prispevkov delavca, ki je izračunan glede na znesek višji od določenega bruta.

Celotne obračunane prispevke, si lahko ogledamo v meniju za tiskanje, tako da si izpišemo poročilo "Rekapitulacija obračuna regresa". Znesek, ki presega določeno mejo najdemo na REK obrazcu v polju 114.

  
Rekapitulacija obračuna regresa za primer obračunanih prispevkov
  
  Slika 103:  Rekapitulacija obračuna regresa za primer obračunanih prispevkov




 

2.3. Vnos osnovnih podatkov za obračun regresa

Izdelavo novega obračuna regresa ali kopiranju obračuna regresa pričnemo z vnosom osnovnih podatkov. Prikaže se nam obrazec za vnos podatkov, kot ga prikazuje naslednja slika:

  
Vnos osnovnih podatkov za obračun regres
  
  Slika 104:  Vnos osnovnih podatkov za obračun regres

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji: