Poslovni partnerji

V modul Partnerji vnesemo podatke o vseh poslovnih partnerjih, ti lahko zajemajo:

 

1. Vnos podatkov o bančnih računih partnerja

Ko smo izbrali partnerja za katerega želimo vnesti podatke o bančnih računih se nam pojavi stran z njegovimi osnovnimi podatki, ki izgleda takole:

  
Podatki o partnerju
  
  Slika 1:  Podatki o partnerju

V kolikor želimo vnesti podatke o bančnih računih, to lahko storimo s klikom na zavihek Podatki o bančnih računih in prikaže se nam stran za vnos podatkov le teh, ki izgleda takole:

  
Podatki o bančnih računih partnerja
  
  Slika 2:  Podatki o bančnih računih partnerja

Podatke vnesemo tako, da kliknemo na posamezen stolpec v tabeli. Primer prikazuje naslednja slika:

  
Vnos podatkov v tabelo
  
  Slika 3:  Vnos podatkov v tabelo

Spodaj oz. na dnu tabele je tudi orodna vrstica za manipulacijo z vrsticami v tabeli.

Podatke, ki smo jih vnesli v tabelo je treba potrditi s klikom na gumb Potrdi vnos in podatki o bančnih računih se bodo shranili.

 

2. Uvoz partnerjev iz datoteke

V program e-racuni lahko uvozimo podatke o partnerjih (kupcih in dobaviteljih) v kolikor si predhodno pripravimo datoteko v pravilni obliki. Datoteka je lahko v formatu Excel, Openoffice Calc, csv.

Datoteka mora vsebovati podatke v naslednjem vrstnem redu:

1.Šifra partnerja.
2.Naziv partnerja.
3.Priimek partnerja.
4.Ime partnerja.
5.Ulica.
6.Poštna številka.
7.Pošta kraj.
8.Telefon.
9.FAX.
10.ID št. za DDV ali davčna številka.
11.Matična številka.
12.Šifra kupca.
13.STM kupca.
14.Šifra dobavitelja.
15.STM dobavitelja.
16.TRR.
17.Email naslov.
18.Homepage naslov.
19.Mobilni telefon
20.Pravna oblika
......

V kolikor želite lahko stolpec s poštno številko pustite prazen in poštno številko vpišete v isti stolpec, kot je kraj npr. 2000 Maribor.

Struktura datoteke za uvoz podatkov je identična strukturi datoteke, ki jo dobimo ob izvozu partnerjev v preglednico. Zaporedje stolpcev prikazuje naslednji primer:

  
Struktura datoteke za uvoz partnerjev
  
  Slika 4:  Struktura datoteke za uvoz partnerjev

Ko smo datoteko pripravili v ustreznem formatu lahko partnerje uvozimo v meniju |Partnerji |Vsi partnerji kjer kliknemo na gumb za meni z dodatnimi možnostmi, kot kaže slika:

  
Meni z dodatnimi možnostmi za uvoz partnerjev
  
  Slika 5:  Meni z dodatnimi možnostmi za uvoz partnerjev

Odpre se nam maska za uvoz partnerjev:

  
Maska za uvoz partnerjev
  
  Slika 6:  Maska za uvoz partnerjev

S klikom na gumb Brskaj poiščemo datoteko, ki smo si jo predhodno kreirali, nastavimo ustrezne nastavitve in potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Uvozi podatke.

Podatki se nam bodo uvozili v meni |Partnerji |Vsi partnerji, v kolikor pa bi želeli uvoziti samo kupce oz. dobavitelje ločeno pa je to opisano v navodilih na strani Uvoz kupcev iz datoteke [3] oz. Uvoz dobaviteljev iz datoteke [4]

 

3. Uvoz kupcev iz datoteke

Za uvoz kupcev moramo datoteko pripraviti v formatu, kot je potrebna pri uvozu partnerjev [2] le da je potrebno na koncu dodati še naslednje podatke:

12.Šifra kupca.
13.Stroškovno mesto kupca.

 

4. Uvoz dobaviteljev iz datoteke

Za uvoz dobaviteljev moramo datoteko pripraviti v formatu, kot je potrebna pri uvozu partnerjev [2] le da je potrebno na koncu dodati še naslednje podatke:

14.Šifra dobavitelja.
15.Stroškovno mesto dobavitelja.

 

5. Skupine kupcev

Program omogoča, da posamezne kupce, ki smo jih že vnesli v program ali jih še bomo, vežemo na določeno skupino kupcev. To je uporabno predvsem kadar želimo več kupcem hkrati nastaviti drugačne cene artiklov iz našega šifranta artiklov oz. nastaviti privzeti popust. Tako ni potrebno tega nastavljati za vsakega kupca posebej.

Preden lahko to naredimo je potrebno najprej vnesti šifrant skupin kupcev.

Kako se šifrant skupin kupcev vnese, je opisano na strani Vnos nove skupine kupcev [5.1].

Kako pa nato na samemu kupcu izberete skupino v katero spada, pa si lahko pogledate na strani dodelitev skupine na nivoju kupca [5.4].

 

5.1. Vnos nove skupine kupcev

Novo skupino kupcev vnesemo tako, da v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Šifranti podjetja |Skupine kupcev kliknemo skrajno desno na gumb Vnos novega

Po kliku na zgoraj omenjeni gumb, se nam odpre maska za vnos podatkov skupine kupcev:

  
Vnos nove skupine kupcev
  
  Slika 7:  Vnos nove skupine kupcev

Za posamezno skupino kupcev lahko uvozimo posebej določene cene artiklov [5.2]

 

5.2. Uvoz cenika artiklov za posamezno skupino kupcev

Včasih ni dovolj, da lahko za določeno skupino kupcev nastavimo le privzet popust pri izdelavi računa. Velikokrat namreč določeni kupci zahtevajo oz. si izpogajajo povsem svoje, drugačne cene izdelkov. V ta namen nam program omogoča, da si za posamezno skupino kupcev izvozimo prednastavljen oz. splošni cenik artiklov, ki ga dopolnimo z ustreznimi, posebej dogovorjenimi cenami in ga uvozimo nazaj na posamezno skupino kupcev.

Uvoz cenika artiklov na posamezno skupino kupcev se izvede tako, da odpremo skupino kupcev in na njej preko menija za izmenjavo podatkov izberemo možnost uvoza cenika artiklov za skupino kupcev:

  
Uvoz cenika artiklov za izbrano skupino kupcev
  
  Slika 8:  Uvoz cenika artiklov za izbrano skupino kupcev

Ker mora biti datoteka za uvoz iz Excela v ustrezni obliki, predlagamo, da si najprej cenik artiklov preko tega istega menija izvozite v Excel in to isto datoteko le dopolnite s pravimi cenami ter jo uvozite nazaj v program

Izvoz cenika za skupino, si lahko pogledate tukaj.

 

5.3. Izvoz cenika artiklov za posamezno skupino kupcev

Cenik si izvažamo z namenom, da:

To dosežemo, da v pojavnemu oknu, ki se odpre za izvoz, označimo kljukico pri "Izvozi le artikle, ki že imajo nastavljeno ceno." (glej skliko spodaj.)

  
Izvoz cenika artiklov za izbrano skupino
  
  Slika 9:  Izvoz cenika artiklov za izbrano skupino

Takoj ko začnemo z ustvarjanjem skupine kupcev za določen cenik, je smiselno sprva izvoziti vse artikle in filtrirati datoteko na samo tiste, ki pridejo v upoštev za dano skupino.



 

5.4. Dodelitev skupine na nivoju kupca

Ko že imate ustvarjene skupine kupcev, je potrebno še na nivoju kupca izbrati v katero skupino spada in se zanj upoštevajo določeni popusti.

V programu greste pod |Partnerji |kupci in izberete vašega kupca. Pod meni "Kupec" na skrajno desni strani izberete gumb spremeni in izberete skupino kupca, kot kaže spodnja slika.

  
Izbira skupine na določenemu kupcu.
  
  Slika 10:  Izbira skupine na določenemu kupcu.

 

6. Brisanje podvojenih partnerjev

Med uporabo programa se lahko večkrat zaradi različnih razlogov zgodi, da v šifrant partnerjev vnesemo določenega partnerja več kot enkrat. Takšni podvojeni vnosi lahko npr. povzročijo neresničen prikaz stanja obveznosti ali terjatev v glavni knjigi.

V programu lahko podvojen vnos partnerja popravite tako, da uporabite funkcijo za odstranjevanje podvojenih partnerjev. Funkcija je dostopna uporabnikom s privilegijem za brisanje partnerjev [7.1.5.7]. Funkcija vam omogoča, da zbrišete enega od podvojenih partnerjev ter istočasno preusmerite vse dokumente in knjižbe iz partnerja, ki bo izbrisan na tistega, ki bo ostal v vašem šifrantu.

  
Funkcija za brisanje podvojenega partnerja
  
  Slika 11:  Funkcija za brisanje podvojenega partnerja

Po kliku na |Brisanje podvojenega partnerja se vam prikaže naslednja stran, kjer izberete drugega partneja na katerega bodo preusmerjeni vsi podatki, ki sedaj kažejo na partnerja, ki ga boste brisali.

  
Izbira partnerja na katerega bodo prenešene vse reference, ki kažejo na podvojenega partnerja
  
  Slika 12:  Izbira partnerja na katerega bodo prenešene vse reference, ki kažejo na podvojenega partnerja

Ko izberete partnerja na katerega naj se prenesejo dokumenti in knjižbe, lahko še preverite njegove podatke in jih primerjate s podatki partnerja, ki bo izbrisan.

  
Potrditev izbire novega partnerja in brisanje starega
  
  Slika 13:  Potrditev izbire novega partnerja in brisanje starega

Ko ste preverili podatke obeh izbranih partnerjev se lahko odločite za dve možnosti:

  1. Klik na Nadomesti stari -> novi: po kliku na ta gumb se vsi dokumenti in knjižbe preusmerijo iz starega partnerja na novega partnerja. Podatki starega partnerja ostanejo nespremenjeni in se ne izbrišejo.
  2. Klik na Briši starega in nadomesti stari -> novi: po kliku na ta gumb se vsi dokumenti in knjižbe preusmerijo na novega partnerja, podatki o starem partnerju pa se izbrišejo iz šifranta.

Ker se velikokrat zgodi, da sta podvojena partnerja shranjena v bazi s povsem identičnim nazivom je smiselno pred brisanjem tistega partnerja, ki ga boste dejansko pobrisali, preimenovati tako, da ju boste že po nazivu med sabo ločili. Na začetku naziva npr. dodamo črko 'x'.Partnerja boste tako ali tako pobrisali in ta sprememba naziva ne bo imela drugega učinka.

 

7. Vnos novega uporabnika v program

Uporabniki v programu so fizične osebe katerim omogočimo dostop do našega podjetja in uporabo modulov z uporabniškimi privilegiji.

Predhodno pa je potrebno za novega uporabnika izpolniti nov obrazec, katerega najdemo pod: |Partnerji |Uporabniki in izbiro na gumb Vnos novega. Obrazec prikazan spodaj na sliki:

  
Vnos podatkov za novega uporabnika
  
  Slika 14:  Vnos podatkov za novega uporabnika

Po vnosu novega uprabnika, se naj uporabnik vsaj enkrat prijavi v spletno aplikacijo e-racuni.com s svojim uporabniškim imenom in geslom (po zgornjem primeru sledeč uporabniško ime: "anatestna", geslo: poslano na e-mail: "ana.testna@test.si").


  
Primer prejete pošte z podatki za uporabniški dostop.
  
  Slika 15:  Primer prejete pošte z podatki za uporabniški dostop.

Sedaj je uporabnik dodan v e-racune.com in se lahko uspešno prijavi v sistem. V kolikor bo uporabnik izdajal račune, je potrebno preveriti ali ima vnešeno davčno številko. To storite, da greste pod |Partnerji |Vsi partnerji in poiščete uporabnika npr. po imenu in priimku:

  
Iskanje med uporabnika med vsemi partnerji.
  
  Slika 16:  Iskanje med uporabnika med vsemi partnerji.

Kliknite na najdeno uporabnico (izbira v rdečem okvirju) in možnost Spremeni, odpre se vam obrazec za izpolnjevanje bolj podrobnih podatkov o uporabniku:

  
Obrazec za izpolnjevanje splošnih podatkov o partnerju.
  
  Slika 17:  Obrazec za izpolnjevanje splošnih podatkov o partnerju.

V rdečem okvirju je potrebno obvezno vpisati davčno številko uporabnika in potrditi spremembo z gumbom V redu.

 

7.1. Administracija uporabnikov in dodeljevanje dostopa do programa

 

7.1.1. Kako preverimo zakaj se uporabnik ne more prijaviti v program?

Prijava v program se zavrne v naslednjih primerih:

Naslednji postopek opisuje kako najdemo uporabniški račun ter preverimo stanje dostopa.

7.1.1.1 Kako poiskati uporabnika?

Uporabnika poiščemo, kot vsakega drugega partnerja s to razliko, da v polju Tip  označimo, da se iskanje omeji samo na uporabnike. Poleg iskanja po imenu in priimku lahko iščemo tudi po uporabniškem imenu tako, da v vnosno polje Uporabnik  vnesemo uporabniško ime ter kliknemo gumb Iskanje.

  
Iskanje uporabnikov
  
  Slika 18:  Iskanje uporabnikov

Ko najdemo pravega uporabnika, kliknemo nanj in prikažejo sem nam vsi njegovi podatki.

  
Prikaz podatkov o partnerju
  
  Slika 19:  Prikaz podatkov o partnerju

7.1.1.2 Kako preverimo uporabniški dostop?

Uporabniški dostop preverimo tako, pogledamo kaj se izpiše v vrstici Status dostopa . V primeru, da piše, da je uporabniški dostop onemogočen , kliknemo na gumb Spremeni, kot je prejšnji sliki. Prikazala se bo naslednja vnosna maska:

  
Prikaz podatkov o partnerju
  
  Slika 20:  Prikaz podatkov o partnerju

V tej vnosni maski lahko spremenimo status dostopa in s tem ponovno aktiviramo dostop. Spremenimo pa lahko tudi uporabniško ime ali geslo ter dodeljujemo privilegije.

Po opravljenih spremembah kliknemo gumb V redu ter nato spremembe shranimo s klikom na shrani.gif v orodni vrstici.

 

7.1.2. Nastavljanje stopnje zaupnosti uporabnikom

Različnim uporabnikom lahko dodelimo različen stopnjo zaupnosti na dokumentih in uporabnikih.

Najprej je potrebno določiti kateri od uporabnikov bodo imeli možnost dodeljevanja stopnje zaupnosti na dokumentih in ostalih uporabnikih, ki te možnosti nimajo.

V meniju |Partnerji |Vsi partnerji lahko poiščemo [7.1.1] željenega uporabnika po njegovem up. imenu in po navodilih kliknemo na gumb Spremeni. Odprejo se nam podatki o uporabniškem dostopu uporabnika kjer mu dodelimo ali odvzamemo ustrezni privilegij za določanje stopnje zaupnosti drugim uporabnikom in na dokumentih:

  
Privilegij za določanje nivoja zaupnosti na dokumentih in drugih uporabnikih
  
  Slika 21:  Privilegij za določanje nivoja zaupnosti na dokumentih in drugih uporabnikih

Uporabnik z dodeljenim označenim privilegijem na zgornji sliki bo lahko ostalim uporabnikom in na dokumentih določal nivo zaupnosti

Sedaj, ko smo vsem uporabnikom dodelili oz. odvzeli omenjen privilegij pa lahko nato samim uporabnikom določimo tudi nivo dostopa do podatkov [7.1.3].

 

7.1.3. Dodeljevanje nivoja dostopa na uporabniku

Ko smo na uporabnikih določili privilegije glede administriranja stopnje zaupnosti na dokumentih in ostalih uporabnikih se lahko lotimo nastavljanja nivoja dostopa po dokumentih in ostalih uporabnikih.

Najprej je potrebno poiskati [7.1.1] uporabnika v meniju |Partnerji |Vsi partnerji. Ko smo uporabnika našli kliknemo nanj in nato v razdelku Uporabnik še na gumb Spremeni. Po kliku se nam bodo prikazali podatki o dostopu uporabnika med katerimi najdemo tudi možnost določanja nivoja dostopa, kot je razvidno na spodnji sliki:

  
Določanje nivoja dostopa na uporabniku
  
  Slika 22:  Določanje nivoja dostopa na uporabniku

Nivo dostopa lahko na uporabniku in ostalih dokumentih določimo le v primeru, da imamo dodeljen privilegij [7.1.2] za spreminjanje stopnje zaupnosti na dokumentih in drugih uporabnikih

Glede na stopnjo zaupnosti, ki smo jo določili na uporabniku bo lahko le ta ob vstopu v program dostopal le do dokumentov z določeno isto stopnjo zaupnosti [7.1.4].


 

7.1.4. Dodeljevanje nivoja dostopa na dokumentu

Ko smo na uporabniku določili nivo dostopa [7.1.3] lahko to storimo še na dokumentih.

Najprej je potrebno na samem dokumentu (konto, STM, itd.) določiti nivo dostopa, kot je razvidno na spodnji sliki (primer za konto):

  
Določanje nivoja dostopa na dokumentu
  
  Slika 23:  Določanje nivoja dostopa na dokumentu

Nivo dostopa lahko na uporabniku in ostalih dokumentih določimo le v primeru, da imamo dodeljen privilegij [7.1.2] za spreminjanje stopnje zaupnosti na dokumentih in drugih uporabnikih

Glede na stopnjo zaupnosti, ki smo jo določili na dokumentu bo lahko do tega dokumenta dostopal le uporabnik, ki je na enakem nivoju. Na ta način preprečimo, da bi uporabnik, ki naj ne bi videl določenih dokumentov, do njih tudi dostopal.


 

7.1.5. Uporabniški privilegiji

V tem poglavju so našteti vsi uporabniški privilegiji in funkcije, ki jih posamezni privilegiji dostopa omogočajo.

Konkreten uporabnik programa lahko uporablja vse funkcije programa, ki mu jih omogočajo dodeljeni privilegiji.

 

7.1.5.1. Blagajna: beleženje in izdajanje prejemkov/izdatkov

Uporabniki s tem privilegijem imajo dostop do naslednjih funkcij programa:

 

7.1.5.2. Blagajna: pregled prejemkov/izdatkov

Uporabniki s tem privilegijem imajo dostop do naslednjih funkcij programa:

 

7.1.5.3. Blagajna: vnos in spreminjanje šifranta blagajniških mest

Uporabniki s tem privilegijem lahko pregledujejo in urejajo šifrant blagajniških mest.

Funkcije, ki jih omogoča privilegij so:

 

7.1.5.4. Finance: popravki podatkov

Uporabniki s tem privilegijem lahko uporabljajo naslednje funkcije programa:

 

7.1.5.5. Finance: vnos temeljnic in pregled kontnega načrta

Uporabniki s tem privilegijem lahko uporabljajo naslednje funkcije programa:

 

7.1.5.6. Finance: zapiranje in knjiženje temeljnic

Uporabniki s tem privilegijem lahko zapirajo in knjižijo ter odpirajo temeljnice v glavni knjigi.

Funkcije, ki jih omogoča privilegij so:

 

7.1.5.7. Partner: brisanje partnerjev

Privilegij omogoča naslednje funkcije:

 

7.1.5.8. Rezervacije: pregled in iskanje

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2019