Prva stran 
Nazaj 
Naprej 
Novosti 
 
Natisni stranNatisni stran  
e-računi navodila za up...  >  Glavna knjiga  >  Pošiljanje opominov in ...  >  Avtomatsko pošiljanje o...

Avtomatsko pošiljanje opominov na e-mail in SMS

Avtomatsko opominjanje je programska funkcija, ki periodično vsakodnevno preverja stanje zapadlih odprtih terjatev in prejeta plačila na izdanih računih ter preko elektronske pošte in/ali SMS sporočil opominja kupce (dolžnike) na obveznost plačila izdanih računov. Avtomatsko opominjanje deluje brez posredovanja uporabnika.

Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja

Avtomatsko pošiljanje opominov si nastavimo in vključimo v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Avtomatsko opominjanje. Osnovne nastavitve prikazuje naslednja slika:

  
Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja
  
  Slika 1:  Vklop in nastavitve avtomatskega opominjanja

V osnovnih nastavitvah vklopimo avtomatsko opominjanje in označimo ali bomo opominjali preko elektronske pošte in ali bomo opominjali preko SMS sporočil. Za vsak način pošiljanja lahko izberemo uro ob kateri se bodo pošiljali opomini. Prav tako pa lahko določimo, da se opomini pošiljajo samo ob delovnikih.

Pri pošiljanju preko elektronske pošte se lahko vnese e-mail naslov pošiljatelja opomina. Pri pošiljanju preko SMS trenutno ni možno izbrati imena pošiljatelja zato se vsa SMS sporočila pošiljajo v imenu pošiljatelja "racuni.com". Odgovarjanje na SMS sporočila ni mogoče.

Opomine je možno istočasno pošiljati na elektronsko pošto in SMS. Če želite, da se vsak opomin pošlje na elektronsko pošto in SMS istočasno, potem mora biti za oba načina pošiljanja vnesena ista ura pošiljanja opominov, prav tako pa je tudi na kupcu potrebno vnesti oba kontaktna podatka (mobitel in e-mail). Če so ure za pošiljanje e-mail in SMS opominov različne, potem se bo opomin poslal samo na tisti kontaktni naslov kupca, ki je na voljo ob prvem pošiljanju opomina.

V nastavitvah opominjanja določimo tudi kriterije kdaj se pošlje prvi in kdaj opomini, ki sledijo. Ta pravila veljajo kot privzeta na nivoju podjetja.

Časovni roki za pošiljanje opominov se v programu smiselno upoštevajo. V primeru, da se prvi opomin zaradi različnih vzrokov pošlje šele 30 dni po zapadlosti računa bo program 2. opomin poslal vsaj toliko dni kasneje, kot je razlika števila dni med prvim in drugim opominom v nastavitvah avtomatskega opominjanja.


Nastavitve opominjanja na nivoju kupca

Na kupcih lahko za vsakega kupca posebej določimo nastavitve opominjanja. Vnosna polja za nastavitve opominjanja na kupcu prikazuje naslednja slika:

  
Nastavitve avtomatskega opominjanja na kupcu
  
  Slika 2:  Nastavitve avtomatskega opominjanja na kupcu

Najbolj pomembno je, da imamo v šifrantu kupcev njihove kontaktne elektronske naslove in mobilne številke. Če želimo, da se opomini pošiljajo na posebne naslove (npr. naslov računovodstva), potem ta naslov vpišemo v rubriki namenjeni kontantnim naslovom za opominjanje.

Prav tako je potrebno biti pozoren na to, da se bodo opomini avtomatsko poslali samo tistim kupcem pri katerih je ta opcija vključena.

Nastavitve besedil za opomine preko elektronske pošte in SMS

Program omogoča, da si poljubno nastavimo besedilo opomina za elektronsko pošto ali sporočilo SMS posebej po vrstah opomina in jeziku opomina. Stranki se vedno pošlje opomin v tistem jeziku v katerem ji je bil predhodno izstavljen račun.

  
Nastavitve besedil za opomine po elektronski pošti in SMS
  
  Slika 3:  Nastavitve besedil za opomine po elektronski pošti in SMS

Besedila opominov lahko dopolnimo z istimi spremenljivkami, kot se uporabljajo za privzeta besedila v nastavitvah tiskanja računov. Dodatne spremenljivke za opomine so še:

$DATE$Današnji datum.
$DOC_NO$Številka računa na katerega se nanaša opomin.
$DOC_DATE$Datum računa na katerega se nanaša opomin.
$DOC_AMOUNT_DUE$Odprti oz. neplačan znesek računa.
$DOC_AMOUNT$Celoten znesek računa.
$DOC_DUE_DATE$Datum zapadlosti računa.
$CONTACT_PHONE$Kontaktna telefonska številka.
$CONTACT_EMAIL$Kontaktni naslov elektronske pošte.
$DATE_PLUS8$Uporabno za rok plačila, predstavlja 8 dni po datumu opomina.
$COMPANY_NAME$Naziv našega podjetja.
$COMPANY_SIGNATURE$Naziv in sedež podjetja vključno s kontaktnimi podatki za podpis v elektronski pošti.

Pregled nad poslanimi opomini

Vsi poslani opomini se shranijo v podatkovno bazo in so dosegljivi na pregledu v meniju |Finance |Opomini in izterjava.

Evidenco opominov poslanih preko elektronske pošte lahko vidimo tudi na pregledu elektronske pošte poslane iz programa.

Opomini preko sporočil SMS pa so dodatno razvidni tudi iz pregleda poslanih sporočil SMS.


Pogoj za pravilno delovanje avtomatskega opominjanja strank je redno knjiženje plačil kupcev. Plačila kupcev morajo biti bodisi knjižena v saldakontih glavne knjige bodisi zabeležena kot plačila na izdanih računih.

V primeru, da plačila niso redno evidentirana avtomatsko opominjanje NE BO pravilno delovalo in vaše stranke bodo po prejemale opomine tudi takrat, ko bo račun dejansko že plačan vendar plačilo ne bo evidentirano v programu.

---
Zadnja sprememba 26.10.2016 14:05:39
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2018