Evidenca in obračun delovnih ur

Program omogoča vodenje evidence prisotnosti in odsotnosti zaposlenega. Evidenca delovnega časa je na voljo v meniju |Plače |Evidenca in pobračun delovnih ur.

Evidenca delovnega časa omogoča:

• Vnos podatkov v tabelo prisotnosti in odsotnosti [2]
• Pregled in iskanje evidence za zaposlene [1]
• Uvoz ur za več zaposlenih hkrati v tabelo evidence za obračun ur [3]

Evidenco lahko vodi vsak zaposleni za sebe ali pa nekdo vodi evidenco za vse zaposlene skupaj! To je odvisno od privilegijev, ki jih imajo zaposleni dodeljene!

1. Pregled in iskanje evidence za zaposlene

Ko smo kliknili na povezavo Evidenca prisotnosti se nam odpre maska, kot jo npr. prikazuje spodnja slika:

	Slika 1: Maska za pregled in iskanje evidence zaposlenega

V tabeli so označeni tako sobota in nedelja kot tudi prazniki v določenem mesecu, kar je tudi opisano na zgornji sliki.

V maski je omogočeno iskanje in prikaz prisotnosti/odsotnosti po različnih kriterijih npr.:

1. Lahko iščemo po zaposlenem.
2. Po stroškovnem mestu.
3. Po datumu
4. Prikaz za mesec.

Ko smo vpisali nek kriterij kliknemo na gumb Prikaži in odpre se nam željena evidenca.

Primer iskanja po zaposlenem:

	Slika 2: Iskanje po zaposlenem

Primer iskanja po stroškovnem mestu:

Kliknemo na puščico zraven okenca in izberemo željeno stroškovno mesto kot kaže spodnja slika:

	Slika 3: Iskanje po stroškovnem mestu

Lahko pa omejimo iskanje z večimi kriteriji kot npr. na spodnjem primeru:

Primer iskanja z večimi kriteriji:

	Slika 4: Iskanje po zaposlenem in datumu

Kako se vnašajo ure, je opisano v podpoglavju Vnos podatkov v tabelo prisotnosti in odsotnosti [2]

2. Vnos podatkov v tabelo prisotnosti in odsotnosti

V tabelo prisotnosti in odsotnosti z dela, se vpiše število ur za posamezen dan v mesecu za vsakega zaposlenega posebej. Na spodnji sliki je primer evidence za zaposlenega:

	Slika 5: Tabela za vnos ur

Preden začnemo vpisovati naše ure v tabelo je potrebno izbrati mesec za katerega bomo vpisali ure. To naredimo enostavno tako, da kliknemo nanj v vrstici Prikaz za mesec: nad tabelo. Lahko pa sortiramo podatke še po zaposlenemu, stroškovnemu mestu in se odločimo ali želimo prikaz neaktivnih zaposlenih.

Za boljšo evidenco imamo na razpolago več vrstic, ki imajo različne pomene. Najbolj uporabne in privzete na tisku so:

Vse ure, ki jih vpisujemo se seštevajo tako, da je možno videti skupno število ur in dni, ko je bil na delu, bolniški, dopustu ali odsoten z dela s takšnih ali drugačnih razlogov. Skupno število ur je izpisano na vrhu tabele v vrsticah Sk. ure in Sk. dnevi, kar lahko vidimo tudi na zgornji sliki.

Samodejni vnos ur v evidenco prisotnosti

Kadar gre za osebo, ki ima vsaki delovni dan enako število ur, lahko dopolnete evidenco prisotnosti s samodejnim vnosom, kjer vpišete ure in pa vrsto, kam naj program ure vpiše.

Primer slika spodaj:

	Slika 6: Samodejni vnos ur

Med vrsticami se lahko premikamo navzdol kar s tipko ENTER ali s puščico dol, v desno pa s tipko Tab!

Če smo vnesli spremembe v tabelo moramo kliknemo ENTER na tipkovnici. Ko smo kliknili nanj se bo sprememba shranila!

3. Uvoz podatkov v tabelo prisotnosti in odsotnosti iz datoteke

V tabelo prisotnosti in odsotnosti z dela lahko evidenco števila ur za posamezen dan v mesecu in za vsakega zaposlenega posebej tudi uvozimo iz preglednice oz. excel datoteke.

Uvoz podatkov je na voljo v |Plače |Evidenca in obračun delovnih ur preko menija za izmenjavo podatkov, kot kaže slika:

	Slika 7: Uvoz evidence ur iz excel datoteke

Uvozimo lahko vse vrste ur, kot jih lahko tudi ročno vnesemo v tabelo evidence |Plače |Evidenca in obračun delovnih ur v programu.

Po kliku na to opcijo se nam odpre stran za izbiro datoteke, ki jo bomo uvozili.

	Slika 8: Izberemo datoteko, ki jo želimo uvoziti

Ko smo datoteko izbrali potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb

Po uspešnem uvozu se ure shranijo v evidenco, kot na primeru na sliki:

	Slika 9: Evidenca in obračun delovnih ur po uvozu iz datoteke

Struktura datoteke za pravilen uvoz podatkov je opisana na sliki:

	Slika 10: Struktura podatkov v datoteki za uvoz v program

Za pravilen uvoz je potrebno v datoteki vpisati pravilno oznako vrste ur. Uporabimo lahko naslednje oznake za poasmezno vrsto ur, ki so tudi na voljo na izpisu evidence [4]:

Za lažji uvoz je smiselno predhodno izvoziti evidenco iz programa v excel datoteko. S tem namreč pridobimo datoteko, ki je že v strukturi prilagojeni za uvoz podatkov, ki jo potem samo dopolnimo. Primer datoteke za uvoz ur za dva zaposlena: evidencaUr.xls Velikost: 22,00 kB

Pri strukturi podatkov v datoteki je pomembno, da najprej vnesemo vrstice za vse ure enega zaposlenega, nato pa nadaljujemo z vrsticami za drugega zaposlenega, itd.

4. Tiskanje evidence delovnega časa

Evidenco delovnega časa lahko natisnemo preko menija |Plače |Evidenca prisotnosti kjer kliknemo na gumb Tiskanje kot to kaže spodnja slika:

	Slika 11: Kliknemo za tiskanje evidence prisotnosti

Po kliku se nam odpre naslednja stran:

	Slika 12: Vnesemo potrebne podatke za tiskanje evidence prisotnosti

Izpisana evidenca izgleda takole:

	Slika 13: Evidenca prisotnosti