Preden pričnete pisati potne naloge

Ob registraciji oziroma pred prvo uporabo se, v okviru programa, pojavijo navodila, ki vas vodijo skozi potrebne nastavitve [1] e-obračuna potnih nalogov.

Ko nastavite vse naštete podatke o vašem podjetju, je pred prvo uporabo potrebno vnesti še podatke o zaposlenih in vozilih. Ti podatki se kasneje samodejno vpisujejo v potni nalog. S tem odpade zamudno vnašanje podatkov o podjetju in osebi, ki se odpravlja na službeno pot oziroma imena in registracije vozila, kar pomeni manj porabljenega časa, manj možnosti za napake in manj bolečin v roki, ko vpisujete daljšo serijo nalogov.

Z dodeljevanjem različnih uporabniških dostopov [2] do modula Potni nalogi lahko ločite vnos podatkov za izpis potnega naloga, od samega obračuna in povračila stroškov; tako npr. dodelite vsem zaposlenim uporabniški dostop, ki omogoča samo vnos podatkov za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun in povračila potnih stroškov, spet pa lahko druga oseba odobri izplačilo denarja. Se pravi, da zaposleni aktivno uporabljajo program.

POZOR! Če podatek ni vnešen oziroma ni vnešen kot je to zakonsko določeno, vas program ne spusti dalje in takšnega vnosa tudi ne morete potrditi oziroma vas na to opozarja z zvezdico oziroma s sporočilom ob podatku. S tem so v programu onomogočene formalne in tudi vsebinske napake ob izpolnjevanju potnih nalogov.

Primer opozorilnega napisa:

Slika 1: Datum izdaje je starejši od datuma odhoda

Primer ob vnosu podatkov:

Slika 2: Obvezen podatek ni vnešen

Kako vpisujemo podatke in na kaj je treba paziti, da bodo davčni inšpektorji zadovoljni, je opisano v naslednjih poglavjih.

1. Osnovne nastavitve pred prvo uporabo

Vse nastavitve določimo v programu samem tako, da kliknemo na zavihek |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Potni nalogi in obračun potnih stroškov.

Slika 3: Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov

Devizne dnevnice se obračunajo po tečaju na dan

Po kliku na

izberemo na kateri dan se vzame devizni tečaj pri tolarskem obračunu deviznih dnevnic. Privzeta nastavitev je, da se devizne dnevnice obračunajo v tolarje po tečaju veljavnem na dan obračuna potnih stroškov.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba, ki natančno predpisuje po katerem tečaju se obračunajo dnevnice in po katerem drugi potni stroški

Povračilo dnevnic

Program e-obračuni lahko uporabljamo za obračun dnevnic tako za gospodarstvo, kot tudi za negospodarstvo. Glede na vnešen čas odsotnosti program avtomatsko izračuna število dnevnic. Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic. Zato tukaj izberite ali želite, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: Za vsak dan službene poti se posebej izračuna število dnevnic. Skupno število dnevnic je seštevek dnevnic za vsak dan posebej. Za celoten čas službenega potovanja se izračuna število 24-urnih intervalov za katere se obračuna polna dnevnica. Za preostanek ur se obračuna dnevnica v skladu z uredbo.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba, ki predpisuje metodo za izračun števila dnevnic zato program za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 vedno uporablja metodo 24-urnega izračuna števila dnevnic ne glede na to nastavitev.

Delovni čas od/do

V skladu z uredbo se zmanjšana dnevnica izplača le v primeru, ko se službeno potovanje prične vsaj dve uri pred pričetkom delovnega časa ali vsaj dve uri po koncu delovnega časa. Na tem mestu lahko vpišete delovni čas vašega podjetja.

Zaokroževanje obračuna pot. str.:

V kolikor potne stroške izplačujete preko blagajne, je zaradi gotovinskega izplačila potrebno obračun zaokrožiti. Izberite željeno varianto zaokroževanja obračuna potnih stroškov. Znesek stotinske izravnave pri obračunu se bo tako knjižil med izredne prihodke oz. odhodke.

Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov

Število dni po predvidenim povratkom s službene poti

Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n.

Kolikšen čas program upošteva, da avtomatsko zapre potni nalog.

Obvezen vnos str. mesta na potnem nalogu

Lahko izberemo in se zahteva vnos stroškovnega mesta (v kolikor jih uporabljamo) ali pustimo prazno in program ustvari potni nalog tudi brez tega vnosa.

2. Uporabniški dostop za potne naloge

Uporabniški dostop uporabnikom informacijskega sistema "e-računi" dodeljujemo v modulu |Zaposleni |Vnos novega, kjer določimo tudi pravice za uporabo modula "Potni nalogi".

Slika 4: Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic

Uporabniške pravice dodeljujete glede na odgovornosti, ki jih ima zaposleni:

Polje vnos podatkov za obračun in evidenca lastnih potnih nalogov potrdite, ko naj zaposleni potne naloge sami pripravijo za obračun. Ta pravica zaposlenim omogoča tudi evidenco lastnih potnih nalogov.
Polje odpiranje lastnih potnih nalogov potrdite, ko zaposleni sami vnašajo podatke za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun potnega naloga.
Ko želite, da zaposleni sami odpirajo svoje potne naloge in ko se vrnejo s poti, tudi sami vnesejo podatke, ki so potrebni za obračun potnega naloga in imajo pregled nad lastnimi potnimi nalogi, odkljukate obe možnosti.
Polje obračun lastnih potnih nalogov potrdite zaposlenim, ki si svoje potne naloge tudi obračunavajo. Ta možnost se navezuje na prvo in drugo uporabniško pravico, saj zaposleni, ki sam obračunava lastne potne naloge, običajno tudi odpira in vnaša podatke ter ima vpogled v evidenco lastnih potnih nalogov. V tem primeru odkljukate vse tri možnosti.
Polje odpiranje in obračun potnih nalogov za ... potrdite, ko je v podjetju ena ali več oseb zadolženih za izstavljanje in obračun potnih nalogov za zaposlene, kot tudi za potne naloge na dodeljenih stroškovnih mestih.
Polje odpiranje, obračun, brisanje potnih nalogov za vse zaposlene potrdite, ko je uporabniku dovoljeno tudi brisanje (poleg odpiranja in obračuna).
Polje uporabnik prejme obvestilo po e-mailu vsakič, ko se odpre novi potni nalog potrdimo v koliko želimo, da uporabnik prejema obvestila na mail vnešen ob uporabniškem dostopu.
Polje urejanje splošnega šifranta relacij (za vse uporabnike) potrdimo, ko želimo, da vidi: |Potni nalogi |Relacije
Polje nastavitve obračuna potnih nalogov in logotipa za izpis potrdimo, da lahko ureja uporabniik izpise potnih nalogov (uvoz logotipa) in nasatvitve obračuna.
Polje urejanje knjige voženj za dodeljeno službeno vozilo potrdimo ko lahko uporabnik pri |Potni nalogi | Vozila lahko ureja knjigo voženj za posamezno vozilo s klikom na .
Polje samo pregled potnih nalogov potrdimo, ko uporabniku dovolimo le pregled PN. V tem primeru ostalih privilegiji za urejanje ne smejo biti označeni.

3. Nastavitve internetnega brskalnika

e-obračuni nudijo več možnosti tiskanja dokumentov. Za tiskanje dokumentov direktno iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v meniju |File |Page Setup (|Datoteka |Nastavitve strani v slovenski verziji) nastavite tiskanje brez izpisa glave in noge strani.

Z nastavitvami, kot so prikazane v poglavju Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika, boste zagotovili lepši in pravilen izpis dokumentov.

4. Vnos podatkov pred prvo uporabo

Preden začnemo s prvim vnosom podatkov v obrazec za prvo stran potnega naloga, moramo vnesti podatke, ki se navezujejo na modul Zaposleni in |Potni nalogi |Vozila, saj se ti podatki samodejno vpisujejo v potni nalog.

Zaposlenega vnesete pod |Partnerji |zaposleni z gumbom Vnos novega. Zaposleni - povezava s kadrovsko evidenco za izognitev večkratnemu vnosu podatkov o zaposlenih, kot tudi večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic, ki se nanašajo na uporabo modula Potni nalogi .
Vozila Integracija obračuna potnih nalogov z evidenco službenih vozil in s knjigo voženj. Omogočen je tudi vnos službenih voženj direktno iz službenega naloga, s tem odpade zamudno vnašanje imena in reistracije vozila.

5. Sistem številčenja potnih nalogov

Potni nalogi se lahko številčijo ročno z vsakokratnim vpisom številke potnega naloga, lahko pa se številčijo tudi avtomatsko.

Avtomatsko številčenje nastavimo v osnovnih nastavitvah [1]. Izberemo lahko številčenje po stroškovnih mestih ali pa številčenje po enotnem zaporedju.

Pri avtomatskem številčenju program samodejno ugotovi sistem številčenja in nato vodi številke od zadnjega vnosa potnega naloga naprej.

Primer za enotno številčenje:

Vnesemo prvi potni nalog s številko 25/2004
Ob vnosu naslednjega potnega naloga nam program sam ponudi številko 26/2004 saj je bila zadnja izdana številka 25.

V prehodu poslovnega leta nam program do 31.3. še vodi in nudi zaporedno številko za prejšnje poslovno leto.

V primeru številčenja po stroškovnih mestih program samodejno ugotavlja sistem številčenja za vsako stroškovno mesto posebej.

6. Šifrant relacij

Svoj šifrant relacij ustvarimo tako, da v meniju izberemo |Relacije |Vnos nove relacije.

Slika 5: Vnesemo željeno relacijo

Opis relacije:	Opišemo relacijo, ponavadi se napiše začetek in konec poti
Razdalja (km):	Vnesemo razdaljo za določeno relacijo
Status:	V kombiniranem polju določimo status, ki je lahko: aktiven ali neaktiven.
Privatna relacija:	Če s klikom v potrditveno polje relacijo označimo, kot privatno, jo bo program ponudil samo takrat, ko smo prijavljeni v program. Relacije, ki niso privatne pa program ponudi tudi drugim uporabnikom v podjetju. Uporabniki, ki nimajo privilegija dostopa [2] do potnih nalogov vseh zaposlenih lahko vnašajo samo privatne relacije.

7. Nastavitev logotipa za izpis potnih nalogov

V programu lahko določimo, da se na prvi strani na potnem nalogu avtomatsko izpiše logotip našega podjetja. Za izpis logotipa potrebujemo datoteko z logotipom v formatu GIF ali JPG. Logotip je lahko poljubnih dimenzij saj ga bo program avtomatsko normiral na širino in dolžino, ki je na razpolago pri izpisu. Priporočamo pa, da datoteka z logotipom ni prevelika saj lahko to povzroči počasnejše tiskanje potnih nalogov.

Pred uvozom logotipa v program lahko najlažje zmanjšate velikost datoteke tako, da logotip spremenite iz barvnega v črnobelega ali pa reducirate število barv v logotipu. Pri tem si lahko pomagate tudi z zastonj programi, kot je npr. IrfanView [http://www.irfanview.com].

Določeni programi shranjujejo datoteke JPEG v formatu, ki ga program ne razume. Če vašega logotipa oz. datoteke JPEG ne morete naložiti v program, vam svetujemo, da datoteko najprej konvertirate v obliko GIF z uporabo programa IrfanView [http://www.irfanview.com].

7.1 Uvoz logotipa

Logotip uvozimo kot kaže slika.

Slika 6: Obrazec za določitev logotipa.

Datoteko prenesemo v program tako, da kliknemo gumb Browse/Prebrskaj. Nakar poiščemo datoteko z logotipom in kliknemo gumb Open/Odpri.

Slika 7: Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.

Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot kaže slika.

Slika 8: Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.