Nabava in prejeti računi

Modul prejeti računi omogoča spremljanje in knjiženje prejetih računov, avansnih računov in dobropisov. Poleg knjiženja in obračuna DDV vam program omogoča tudi digitalno arhiviranje in dostop do prejete dokumentacije v elektronski obliki. Dostop do dokumentnega arhiva je mogoč preko spletnega in preko mobilnega vmesnika.

  
Pretok podatkov iz modula Prejeti računi
  
  Slika 1:  Pretok podatkov iz modula Prejeti računi

Na podlagi vnosa prejetih dokumentov je možno izvajati naslednja opravila:

V primeru, da ima podjetje zunanje računovodstvo modul prejeti računi omogoča vpogled v podatke tako podjetju t.j. stranki, kot tudi računovodstvu. Stranka lahko samostojno vnaša in plačuje prejete račune, računovodstvo pa prejete račune preveri in knjiži v glavno knjigo.

  
Ena od možnih delitev dela med stranko in računovodstvom
  
  Slika 2:  Ena od možnih delitev dela med stranko in računovodstvom

 

1. Pregled in iskanje prejetih računov

Do prejetih računov pridemo preko menija |Prodaja |Prejeti računi. Odpre se nam seznam prejetih računov:

  
Pregled in iskanje prejetih računov
  
  Slika 3:  Pregled in iskanje prejetih računov

Delo s prejetimi računi poteka v skladu s standardnim vzorcem za urejanje dokumentov. Prejete račune spreminjamo enako kot pri izdanih računih.

1.1 Kriteriji iskanja

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete račune listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

Št. dok.V primeru, ko poznamo točno številko prejetega dokumenta, jo vpišemo.
Išči poPrivzeta izbira je datum prejema, s klikom na dropDown01.gif pa se nam odpre kombinirano polje in lahko izbiramo tudi med drugimi možnostmi, npr. zapadlost, datum dobave itd.
  
Od dne- do dneV polja vpišete datume, s katerimi želimo omejiti iskanje prejetih računov.Ko bomo iskali račune, se nam bodo pokazali vsi računi, ki so bili prejeti v tem času. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum, potrdimo pa ga tako, da kliknemo nanj, kot je to prikazano na sliki:
  
StatusV padajočem meniju izberemo status računov, ki jih želimo prikazati.
Zap. št.Vpišemo zaporedno številko računa v seznamu prejetih računov.
DobaviteljV polje vpišemo dobavitelja prejetega računa, ki ga iščemo.Dovolj je, da vpišemo samo prvo črko in zvezdico, kot nam kaže slika:
  
V kombiniranem polju se nam odpre seznam vseh dobaviteljev s to začetnico. Dobavitelja izberemo s klikom na ime. Če se nam ob vpisu prve črke ne izpiše ime, pomeni, da tega dobavitelja računalnik ne najde.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif se nam pokažejo možnosti plačila in med njimi izberemo ustrezno, kot nam to prikazuje slika:
  
Str. m.V polje vpišemo stroškovno mesto prejetega računa, ki ga iščemo. Dovolj je, da vpišemo samo prvo črko in zvezdico, kot je to primer pri dobavitelju.
Znesek Vnesemo znesek prejetega računa, ki ga iščemo in pa valuto. Poleg tega okenca imamo možnost obkljukati, da iščemo po vseh tujih valutah.
Šifra/Bar koda/Opis V temu polju iščemo prejete račune z artiklom, ki ga lahko najdemo po šifri, črtni kodi ali opisu.
ePobot krogV padajočem meniju izberemo krog za ePobot.
Opombe Iščemo lahko po opombah, ki smo jih navedli v prejetemu računu.

Ko vnesemo vse podatke, s klikom na iskanje pričnemo iskanje in računalnik nam izpiše vse račune, ki ustrezajo vnešenim podatkom.

  
Primer vnosa kriterijev iskanja
  
  Slika 8:  Primer vnosa kriterijev iskanja

V pregledu prejetih računov nas program z lučko opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

Poleg rumene lučke in rdeče obarvanega ozadja lahko vidimo tudi gumb bt-copy.gif, ki ga lahko uporabimo v primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov. Dovolj je, da prejeti račun kontiramo samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba bt-copy.gifskopiramo prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišemo nove podatke iz glave računa.

Včasih računalnik ne najde računa, ki bi ustrezal našim iskalnim kriterijem in takrat nas na to tudi opozori.

  
Opozorilo, da računalnik ne najde ustreznega računa
  
  Slika 9:  Opozorilo, da računalnik ne najde ustreznega računa

Na strani |Prejeti računi-pregled in iskanje imamo tudi meni z dodatnimi možnostmi |Več.... Izbiramo lahko med možnostmi, kot je to prikazano na sliki:

  

Izbira prve možnosti nam omogoča, da dokument natisnemo v obliki, kot jo vidimo na zaslonu (HTML). Dokument pa lahko natisnemo tudi v obliki tabel, za kar kliknemo na drugo možnost in dokument se nam odpre v programu Excel. S klikom na tretjo možnost lahko dokument knjižimo v prejete račune.

Pod |Več... imamo dodatne možnosti:

1.2 Brisanje prejetih računov

Prejete račune pa lahko tudi izbrišemo. S klikom na klikbrisi01.gif lahko obstoječi račun izbrišemo. Ko kliknemo na ta gumb, nas računalnik vpraša ali smo prepričani,da želimo izbrisati račun.

  
Računalnik nas vpraša, ali res želimo izbrisati račun
  
  Slika 11:  Računalnik nas vpraša, ali res želimo izbrisati račun

S klikom na gumb V redu se izbrani račun izbriše.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih računov:

EnterIskanje
InsterVnos novega izdanega prejetega računa

 

2. Vnosna maska prejeti račun

  
Vnosna maska prejetega računa
  
  Slika 12:  Vnosna maska prejetega računa

V vnosno masko, ki jo ponazarja zgornja slika, se vpišejo podatki z glave računa. Polja, ki so označena z zvezdico, je potrebno obvezno izpolniti, sicer program ne more dokončati vnosa.

Poslovno letoVpišemo poslovno leto v katerem bomo račun vnesli. Vnos podatka je obvezen.
Davčna knjigaIzberemo iz padajočega menija davčno knjigo na podlagi katere bomo knjižili račun. V primeru, ko knjižimo račune po davčnih knjigah.
Zap št.Vsakemu prejetemu računu se ob vnosu priredi zaporedna številka. Tukaj lahko izberemo ali želimo, da se le-ta dodeli avtomatsko ali pa jo določimo sami.
Datum prejemaVpišemo datum, ko smo prejeli račun.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto. Če naj se v obračunu DDV upošteva določen odbitni delež vstopnega DDV, potem izberemo stroškovno mesto z odbitnim deležem.
DobaviteljDobavitelja lahko izberemo v že obstoječem seznamu s klikom na puščico dropDown.gif ali ga s klikom na daljnogled poiščemo v našem šifrantu in javnih poslovnih registrih. Če ga še ni v seznamu, ga s pritiskom na gumb Vnos novega sami dodamo [9] tako, da vpišemo podatke o dobavitelju [9].
Št. dokumentaVnesemo številko računa.
Ne gre v DDVOznačimo, da prejeti račun med obračunom DDV ne gre v knjigo P-RAČ (v celoti neobdavčen promet).
SamoobdavčitevOznačimo, da gre za samoobdavčitev storitev. Pri obračunu DDV se tako avtomatsko naredi samoobdavčitev in izpolni obrazec DDV-O v rubriki 35.
Datum dokumentaVpišemo datum, ko je bil račun izdan.
ZapadlostVpišemo datum roka plačila.
Dobava/Storitev (od-do)Vnesemo obdobje, za katerega je bil izdan račun. Datum je pomemben za kasnejše knjiženje prejetih računov.
Znesek za plačiloVpišemo znesek za plačilo. Če prejmemo račun iz tujine, izberemo ustrezno denarno valuto.
Vred. z DDVVnesemo v posebnih primerih, npr. če se nam na znesek v tuji valuti zaračuna DDV.
Stot. izravnavaPolje pustimo prazno. Vpišemo samo v primeru, če se na koncu vsota zaračunanih postavk na računu ne ujema z zneskom za plačilo.
Način plačilaIzberemo možnost, ki ustreza našemu načinu plačila. Izbira načina plačila vpliva na izbiro konta za avtomatsko knjiženje obveznosti za plačilo računa.
  
OpombeVpišemo poljubne opombe, ki se nanašajo na prejeti račun.

Pravilen vnos podatkov v zgornja vnosna polja je pomemben zaradi avtomatskega knjiženja prejetih računov. Pri avtomatskem knjiženju obveznosti je še posebno pomemben pravilen vnos v polju Način plačila . Program razlikuje naslednje načine plačila:

  
Izberemo konto na katerega bomo knjižili plačilo
  
  Slika 14:  Izberemo konto na katerega bomo knjižili plačilo

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se izpiše stran s podatki vnešenega računa.

 

3. Predogled prejetega računa

Na strani za predogled vnešenih podatkov prejetega računa, lahko dosedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom podatkov nismo zadovoljni.

Primer predogleda računa brez postavk:

  
Predogled vnešenih računov brez postavk
  
  Slika 15:  Predogled vnešenih računov brez postavk

Na zgornji sliki vidimo, da nismo vnesli nobene postavke prometa.To lahko storimo na dva načina in sicer:

Lahko pa tudi dodamo artikle na naš račun in to naredimo s klikom na gumb Dodajanje artiklov, glej Dodajanje artiklov [8].

Ko smo vnesli promet oz. postavko, izgleda predogled računa npr. tako, kot kaže spodnja slika:

  
Predogled vnešenih računov
  
  Slika 16:  Predogled vnešenih računov

4. Katere funkcije so nam na voljo na tej strani?

Na vrhu strani se nahaja standardna orodna vrstica, ki je opisana v uvodnem poglavju navodil.

Na orodni vrstici je dodaten gumb priponka.gif. S klikom na ta gumb lahko vnešenim podatkom pripnemo [14] slikovno datoteko s skeniranim dokumentom in tako dokument optično elektronsko arhiviramo [14].

Pri podatkih o dobavitelju lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o dobavitelju.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na vnosu oz. urejanju prejetega računa:

EnterDodajanje artikla na prejeti račun(AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na prejeti račun(nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsterDodajanje postavke na prejeti račun
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

5. Vnos postavk prejetega računa

  
Program opozarja, da je potrebno vnesti še postavke račune
  
  Slika 17:  Program opozarja, da je potrebno vnesti še postavke račune

Ko smo prišli na to stran, nas računalnik opozori, da nismo vnesli postavk dokumenta. Kliknemo za vnos podatkov o zaračunanih postavkah in odpre se nam naslednja stran.

  
V prazna okenca bomo vnesli manjkajoče postavke računa
  
  Slika 18:  V prazna okenca bomo vnesli manjkajoče postavke računa

Vrsta prometaIzberemo vrsto prometa za obračun DDV. Privzeta izbira je promet blaga in storitev. Če je prejet račun za nabavo osnovnih sredstev ali za nakup nepremičnin, potem kliknimo na dropDown.gif in izberimo ustrezno izbiro iz seznama. Izbira vrste prometa je pomembna za pravilnost obračuna DDV in izpolnjevanje obrazcev P-RAČ, P-RAČ-P in DDV-O.
Vstopni DDV se odštejeOznačimo ali se vstopni DDV lahko odbije ali ne. Če se vstopni DDV sme odbiti, bo znesek DDV vpisan v stolpec 10 knjige P-RAČ. V nasprotnem primeru pa v stolpec 11 knjige P-RAČ. V primeru pridobitev iz EU pa ima ta nastavitev vpliv na stolpca 13 in 14 knjige P-RAČ-P. Za določene konte si lahko v kontnem načrtu nastavimo, da nam program avtomatsko postavi pravilno izbiro za odbitek vstopnega DDV (npr. konto za reprezentanco, kjer DDV nikoli ne odbijamo).
Ne gre v DDVOznačimo, da gre za neobdavčen promet, ki se ne prikaže v knjigi P-RAČ.
Opis blaga/storitevNapišemo za kakšno vrsto blaga oz. storitve je bil prejet račun. Pri knjiženju prejetega računa se to besedilo vpiše v besedilo knjižbe.
Vrednost brez DDVVpišete vrednost postavke brez DDV.
KontoIzberete ali vnesete številko konta na katerega se knjiži nakup (osnovno sredstvo, stroški, odhodki,...). Vnos konta ni obvezen, če še ne veste na kateri konto se bo knjižila postavka, lahko pustite prazno in ga določite kasneje.
Stopnja DDVS klikom na dropDown.gif izberemo zaračunano stopnjo DDV.
Znesek DDVPodatek vnesemo samo v primeru, ko se znesek DDV zapisan na prejetem računu ne ujema z izračunom po izbrani stopnji. Zaradi različnega zaokroževanja zneskov lahko pride do neujemanja zneska DDV v stotinih. V tem primeru vpišete točen znesek DDV-ja.
Dat.opr.stor.(DDV)Vnosno polje je namenjeno vnosu prejetih računov, na katerih so zaračunane postavke za različna obdobja. Npr. račun Telekom-a, kjer so zaračunani pogovori za pretekli mesec ter naročnina za prihodnji mesec. S pravilnim vnosom datuma opravljene storitve lahko program avtomatsko razmeji stroške po obdobjih ter hkrati naredi ločen obračun DDV za posamezno postavko na računu.
Veza na rezervacijoVnosno polje se pojavi samo uporabnikom s privilegijem za iskanje in pregled rezervacij. Določitev rezervacije na katero se navezuje prejeti račun je potrebna za pravilen izračun razlike v ceni ter obračun DDV po 47. členu ZDDV. Več o tem najdete na strani z opisom posebnosti pri vnosu prejetih računov za turistične agencije [10].
Vrsta dohodka za ODO-2Če se zaračunana postavka nanaša na vrsto dohodka za katero se poroča na obrazcu ODO-2 potem izberemo ustrezno vrsto dohodka. Plačila prejetih računov na katerih določimo vrsto dohodka za ODO-2 se izpišejo na obrazcu ODO-2.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se nam ponovno prikaže stran s predogledom prejetega računa [3]. S klikom na Poišči rezervacijo lahko poiščemo in določimo rezervacijo na katero se navezuje prejeti račun.

Pri vnašanju postavk imamo možnosti, ki nam olajšajo delo z urejanjem postavkam. V kolikor prejeti račun vsebuje postavke, se nam pod "Več..." ponudi možnost, da porazdelimo postavke po stroškovnih deležih. [7]

  
Razdelitev postavk po stroškovnih deležih
  
  Slika 19:  Razdelitev postavk po stroškovnih deležih

 

6. Vnos prometov prejetega računa (računovodski vnos)

Računovodski vnos prejetih računov nam omogoča hiter vnos prejetih računov, ki vsebujejo veliko število postavk. Namesto vnosa posameznih postavk prejetega računa vnašamo samo zneske za DDV evidence ter knjižbe stroškov/odhodkov. Ko kliknemo na gumb Vnos prometa na predogledu prejetega računa se nam odpre maska kot jo prikazuje spodnja slika:

  
Maska za vnos prometa prejetega računa zavezanec za DDV
  
  Slika 20:  Maska za vnos prometa prejetega računa zavezanec za DDV

ali spodnja maska:

  
Maska za vnos prometa prejetega računa
  
  Slika 21:  Maska za vnos prometa prejetega računa

V vnosno polje Oproščene nabave  na vrhu maske se vpiše znesek tistega, kar je na računu obdavčeno po stopnji 0%.

V vnosna polja vnesemo vse potrebne zneske.

Na dnu maske izberemo konto na katerega bomo knjižili zneske. Lahko izberemo več kontov na katere bomo knjižili!

Ko smo vnesli vse potrebne podatke kliknemo na gumb V redu in program nas vrže nazaj na predogled računa, kjer moramo klikniti na utripajoči gumb Shrani in podatki oz. promet na računu se bo shranil.

Davčno pošiljanje na FURS (davčno potrjevanje) računov vnešenih kot "računovodski vnos" ni omogočeno.

 

7. Razdelitev postavk prejetega računa po stroškovnih deležih

Pri prejetih računih imamo možnost, ki se nanaša izključno le na postavke in ne na artikle. Eno postavko lahko s klikom na "Razdelitev postavk po stroškovnih deležih" razdelimo na eno ali več novih.

  
Razdelitev postavk po stroškovnih deležih.
  
  Slika 22:  Razdelitev postavk po stroškovnih deležih.

Glavni namen te možnosti je, da program tako omogoča, da vsakemu delu te iste postavke lahko poleg procentualnega deleža določimo tudi svoj konto na katerega se potem delež knjiži.

  
Vnos/izbira vrednosti postavke.
  
  Slika 23:  Vnos/izbira vrednosti postavke.

 

8. Dodajanje artiklov

Ko smo kliknili na gumb Dodajanje artiklov se nam odpre maska za dodajanje artiklov na račun, kot nam to kaže spodnja slika:

  
Maska za dodajanje artiklov
  
  Slika 24:  Maska za dodajanje artiklov

Artikle lahko poiščemo s pomočjo kriterijev iskanja:

Primer iskanja po šifri artikla:

Vnesemo šifro artikla in kliknemo na gumb Iskanje, rezultat nam lepo prikazuje spodnja slika:

  
Iskanje artikla po šifri
  
  Slika 25:  Iskanje artikla po šifri

Ko smo našli iskani artikel, kliknemo na gumb Dodaj in artikel bomo dodali na naš prejeti račun!

V seznamu artiklov se prikažejo tisti artikli, ki smo jih predhodno vnesli v Artikle. V kolikor pa še željenega artikla nismo vnesli pa lahko kliknemo na gumb Vnos novega artikla in odpre se nam maska, kjer lahko vnesemo podatke za novi artikel v seznam artiklov! Kako se vnašajo podatki za artikel lahko preberete v poglavju Vnos artiklov!

 

9. Vnos novega dobavitelja

Ko vnašamo osnovne podatke v nov prejeti račun ali dobropis, moramo med drugim vnesti tudi podatke o dobavitelju. Če dobavitelja še ni v našem šifrantu in ga ne najdemo niti v javnih poslovnih registrih (npr. dobavitelj iz tujine), ga moramo v celoti vnesti sami.

S pritiskom na gumb Vnos novega se nam prikaže vnosna maska za vnos podatkov o dobavitelju stran:

  
Primer vnosa novega partnerja
  
  Slika 26:  Primer vnosa novega partnerja

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in shranimo podatke v naš šifrant partnerjev ter se avtomatsko vrnemo nazaj na vnos prejetega dokumenta [2].

 

10. Posebnosti pri vnosu prejetih računov za turistične agencije

Posebnost pri vnosu prejetih računov za turistične agencije je, da je pri vnosu postavk zaradi izračuna razlike v ceni potrebno prejeti račun povezati z rezervacijo na katero se le-ta nanaša. Za povezavo prejetega računa z določenim aranžmajem oz. rezervacijo potrebuje uporabnik privilegij za pregled in iskanje rezervacij.

  
Vnos postavk računa
  
  Slika 27:  Vnos postavk računa

Kot je razvidno iz zgornje slike, se nam ob vnosu postavk pojavi tudi gumb Poišči rezervacijo. S klikom na ta gumb pridemo na stran Rezervacije-pregled in iskanje. Rezervacijo poiščemo na enak način, kot iščemo prejete račune. Podrobneje je iskanje razloženo na strani Pregled in iskanje dokumentov

Ko nam računalnik izpiše iskano rezervacijo, jo izberemo tako, da kliknemo nanjo, kot prikazuje slika:

izbirarezerva.gif

S tem se nam v prejetem računu aktivira veza na rezervacijo.

  
Prejeti račun z vezo na rezervacijo
  
  Slika 28:  Prejeti račun z vezo na rezervacijo

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in nato se nam prikaže račun:

  
Prikaz prejetega oz. vhodnega računa za turistično rezervacijo
  
  Slika 29:  Prikaz prejetega oz. vhodnega računa za turistično rezervacijo

Pri vnosu prejetega računa nas računalnik opozarja na možne napake pri vnosu v naslednjih primerih:

  1. V primeru vnosa prejete fakture za rezervacijo po 47. členu ZDDV vas opozori, da se vstopni DDV na vhodnih fakturah ne sme odbiti. To pomeni, da mora biti pri vnosu postavke prejetega računa vnosno polje  Vstopni DDV se odšteje  odznačeno.
  2. V primeru, ko še ni bil izdan račun za izbrano rezervacijo, vas program opozori, da je račun še potrebno izdati.
  3. V primeru, ko računalnik ugotovi, da je na rezervaciji negativna razlika v ceni, vas tudi na to opozori.
  4. Program opozarja tudi v primeru, če je dosežena razlika v ceni manjša od vnaprej določenega minimalnega odstotka provizije (trenutno fiksna nastavitev 5%).
  5. Program uporabnika opozori tudi v primeru, če se na isto rezervacijo navezuje več vhodnih računov ali dobropisov. V tem primeru ne gre vedno za napako pri vnosu, je pa situacija dovolj neobičajna, da je potrebno uporabnika na to posebej opozoriti.

S klikom na PO-14.gif lahko spremenimo vnos postavke prejetega računa (znesek, opis, ...).

Če kliknemo na aktivno vezo z rezervacijo, kot nam to kaže slika PO-15.gif, se nam prikažejo podrobnosti rezervacije:

  
Prikaz rezervacije na katero se navezuje prejeti račun
  
  Slika 30:  Prikaz rezervacije na katero se navezuje prejeti račun

Prejeti račun ni vedno nujno vezan samo na eno rezervacijo. Na enem računu lahko imamo več rezervacij. S klikom na gumb Vnos postavke prometa se nam odpre vnosna maska za dodatno postavko na prejetem računu, ki jo lahko povežemo z drugo rezervacijo. Ko vnos potrdimo z gumbom V redu se nam na računu prikaže še dodatna rezervacija, na katero se tudi navezuje prejeti račun.

  
Prikaz prejetega računa za več rezervacij
  
  Slika 31:  Prikaz prejetega računa za več rezervacij

Prav tako pa lahko za eno samo rezervacijo prejmemo več računov, ker lahko eno rezervacijo povežemo z več prejetimi računi.

Vsi tako vnešeni podatki se uporabijo za izračun razlike v ceni, ki je podlaga za obračun DDV-ja na računih izdanih po 47. členu ZDDV. Podrobno je izračun razlike v ceni in zneska DDV-ja razviden iz knjige izdanih računov in iz poročila Obračun rezervacij in razlike v ceni.

 

11. Vnos prejetega računa na primeru

Vnos prejetega računa bomo najlažje razumeli na podlagi primerov. Denimo, da smo prejeli račun za poštne storitve (glej sliko).

Vnos prejetega računa pričnemo tako, da v modulu prejeti računi pritisnemo gumb Vnos prejetega računa. Ko se nam prikaže vnosna maska vpišemo najprej osnovne podatke iz glave računa, kot je prikazano na naslednji sliki:

  
Preslikava podatkov iz prejetega računa v vnosno masko
  
  Slika 32:  Preslikava podatkov iz prejetega računa v vnosno masko

Iz prejetega računa lahko direktno vnesemo podatke v vnosno polje v vnos prejetega računa. Na prejetem računu vidimo, da je bil plačan gotovinsko zato pri Način plačila  vnesemo, da gre za povračilo materialnih stroškov in nato iz seznama izberemo delavca, ki mu bodo povrnjeni potni stroški.

Pravilna izbira dobavitelja in pravilen vnos načina plačila vplivata na pravilno knjiženje prejetih računov saj program na podlagi teh dveh podatkov izbere pravilni konto za knjiženje obveznosti do dobavitelja. Npr. program sam ugotovi, da se obveznost knjiži na konto 2200 za domače dobavitelje, in npr. konto 2551 za gotovinske materialne račune.

Po vnosu osnovnih podatkov iz glave računa je potrebno vnesti še podatke o posameznih zaračunanih postavkah, ki so osnova za knjiženje stroškov.

  
Predogled prejetega računa s podatki iz glave računa
  
  Slika 33:  Predogled prejetega računa s podatki iz glave računa

Vidimo, da nas program opozarja, da se znesek za plačilo ne ujema z zaračunanim zneskom. S pritiskom na gumb Vnos postavke prometa lahko vnesemo posamezne zaračunane postavke.

  
Vnosna maska postavka prejetega računa
  
  Slika 34:  Vnosna maska postavka prejetega računa

Na tem mestu vnesemo podatke o zaračunanih postavkah na računu. Določimo tudi ali se vstopni DDV odšteje ali ne (npr. za stroške goriva za osebne avtomobile ne moremo odšteti DDV) ter določimo stopnjo DDV. V primeru, da se znesek DDV prikazan na računu ne ujema z izračunanim po izbrani stopnji vnesemo še točen znesek DDV, kot ga je obračunal dobavitelj. V polje Konto  lahko vnesem številko konta na kamor se bo knjižil strošek nakupa (oz. konto za osnovna sredstva). Vnos številke konta ni obvezen, ker lahko račune kontiramo kasneje oz. le-to za vas opravlja zunanje računovodstvo na podlagi vnešenih računov.

V polju Vrsta prometa  določimo vrsto prometa za DDV, ki se uporablja pri obračunu DDV ter izpisu knjige prejetih računov.

Ko je račun pravilno vnešen, ga lahko shranimo. Ko se vrnemo na pregled vnešenih računov bomo račun videli v evidenci prejetih računov.

  
Pregled in iskanje prejetih računov
  
  Slika 35:  Pregled in iskanje prejetih računov

V pregledu prejetih računov nas program z rumenim kvadratom opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

V primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov je dovolj, da prejeti račun kontirate samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba bt-copy.gifskopirate prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišete nove podatke iz glave računa.

 

12. Plačevanje prejetih računov

Če za plačevanje računov uporabljamo elektronsko bančništvo, nam lahko evidenca prejetih računov zelo poenostavi naše delo. Z uporabo programa se namreč izognemo podvojenemu vnosu podatkov saj lahko na podlagi vnešenih prejetih računov avtomatsko generiramo elektronske plačilne naloge ter tako plačamo prejete račune. Poglejmo si plačilo prejetega računa na primeru:

  
Predogled računa, ki še ni plačan
  
  Slika 36:  Predogled računa, ki še ni plačan

Ob vnosu zgoraj prikazanega računa [2] smo določili, da je potrebno račun plačati na transakcijski račun dobavitelja, za katerega smo tudi vnesli sklicno številko. S pritiskom na gumb Plačilo računa s plačilnim nalogom preko banke se nam prikaže vnosno polje za vnos plačilnega naloga.

  
Vnosna maska za izdelavo plačilnega naloga za plačilo prejetega računa
  
  Slika 37:  Vnosna maska za izdelavo plačilnega naloga za plačilo prejetega računa

S pritiskom na gumb Dodaj plačilni nalog lahko dodamo plačilni nalog v paket plačilnih nalogov za plačilo prejetih računov.

V modulu Banka lahko nato plačilne naloge posredujemo v izvedbo naši banki. Več o izvedbi plačilnih nalogov bomo našli v navodilih za modul Banka.

 

13. Masovno knjiženje prikazanih prejetih računov

Rumeni kvadratek nas opozarja, da prejeti račun še ni knjižen, z rdeče obarvanim ozadjem v stolpcu Št. dok. pa program opozarja, da vnos računa še ni končan oz. da ta račun ne more biti poknjižen. Postavke niso vnešene pravilno ali pa manjka konto, zato je treba napako odpraviti.

PO-181.gif

Prejeti račun lahko knjižimo šele takrat, ko je pravilno vnešen in pripravljen za knjiženje.


S klikom na klikprejet11.gif se vrnemo na stran prikaz računa, kjer lahko vidimo, kaj manjka.

  
Program na prikazu prejetega računa opozarja, da manjka številka konta
  
  Slika 38:  Program na prikazu prejetega računa opozarja, da manjka številka konta

Če kliknemo na klikmanjka01.gif, se vrnemo na vnos podatkov za postavko [5] na prejetem računu, kjer lahko vstavimo manjkajoče podatke (konto) in odpravimo napako. S klikom na gumb V redu popravek potrdimo in prikaže se nam račun, kjer je popravek že razviden. Da spremembo shranimo, moramo to potrditi s klikom na shrani01.gif.


Ko je prejeti račun pravilno vnešen in kontiran ga lahko poknjižimo v glavno knjigo. Naenkrat lahko knjižimo več prejetih računov. Le-te najprej prikažemo v pregledu prejetih računov nato pa s klikom na gumb Več: v meniju PO-2001.gif izberemo opcijo |Knjiženje prikazanih prejetih računov.

Po zagonu knjiženja nam program prikaže seznam prejetih računov, ki se bodo knjižili.

  
Izbira prejetih računov za knjiženje
  
  Slika 39:  Izbira prejetih računov za knjiženje

S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti prejete označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica prejetih računov.

  
Avtomatsko knjiženje prejetih računov na temeljnico
  
  Slika 40:  Avtomatsko knjiženje prejetih računov na temeljnico

S klikom na gumb Shrani shranimo temeljnico v glavno knjigo ter tako poknjižimo prejete račune.

Knjiženje prejetih računov poteka popolnoma avtomatsko. Pri izbiri konta za obveznost do dobavitelja se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja ter vrsta dobavitelja. Pri izbiri konta za strošek se upošteva vnešeni konto na prejetem računu. Pri izbiri konta za DDV se upošteva nastavitev kontov v nastavitvah avtomatskega knjiženja.

 

14. Arhiviranje prejetih računov

Program nam omogoča, da lahko prejete račune arhiviramo v naš elektronski arhiv. Na orodni vrstici vnešenega računa imamo dodaten gumb priponka.gif. S klikom na ta gumb lahko uvozimo slikovno datoteko. Ko kliknemo na ta gumb, se nam odpre naslednja stran:

  
Iskanje slikovne datoteke
  
  Slika 41:  Iskanje slikovne datoteke

S klikom na PO-24.gif lahko med svojimi dokumenti poiščemo iskani račun. Ko izberemo najdeni račun, uvoz datoteke potrdimo s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot nam kaže slika:

  
Prenos datoteke v elektronski arhiv
  
  Slika 42:  Prenos datoteke v elektronski arhiv

Ko smo potrdili uvoz slikovne datoteke, se nam na vnešenem računu prikažejo tudi vsi pripeti dokumenti, kot nam to prikazuje slika:

  
Prikaz vnešenega računa z vsemi pripetimi dokumenti
  
  Slika 43:  Prikaz vnešenega računa z vsemi pripetimi dokumenti

 

15. Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko v glavnem meniju Nabava->Prejeti dobropisi se nam odpre stran Prejeti dobropisi-pregled in iskanje:

  
Pregled in iskanje prejetih dobropisov
  
  Slika 44:  Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko najdemo prejeti dobropis, odpremo predogled le-tega tako, da kliknemo aktivno povezavo v koloni "Zap.št." oz. "Prejet", kot je to prikazano na sliki:klikprejet11.gif

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete dobropise listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev. Iskalni kriteriji so podrobneje obrazloženi na strani pregled in iskanje prejetih računov [1]


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih dobropisov:

EnterIskanje
InsterVnos novega prejetega dobropisa

 

16. Vnos prejetih dobropisov

  
Vnosna maska prejeti dobropis
  
  Slika 45:  Vnosna maska prejeti dobropis

Prejete dobropise vnesemo kot navaden prejet račun v evidenco prejetih računov. Dobropis se nanaša na prejeti račun, zato moramo z zneskom prejetega dobropisa zapreti prejeti račun, na katerega se dobropis nanaša (zmanjšate obveznost do dobavitelja).

 

17. OCR zajem podatkov iz prejetih računov

Program omogoča avtomatski zajem podatkov iz skeniranih prejetih računov oz. drugih dokumentov v obliki PDF ali JPEG. Dokumenti v formatu PDF oz. JPEG so lahko bodisi zajeti s pomočjo skenerja bodisi so to fotografije narejene z mobilnim telefonom. OCR zajem podatkov poteka v knjigi prejete pošte pri čemer se iz slikovnega dokumenta izločijo podatki o dobavitelju in zneskih računa ter se nato kot priloga dodajo k obstoječemu vnosu v knjigi prejete pošte.

  
Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte
  
  Slika 46:  Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte

Obdelava OCR poteka v ozadju. Medtem, ko je zapis v obdelavi ga ni možno likvidirati.

17.1 Nastavitve knjige prejete pošte za OCR

  
Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo
  
  Slika 47:  Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo

Razlaga nastavitev knjige prejete pošte za OCR:

Optično branje skeniranih dokumentov 

Možne izbire:

  • onemogočeno - OCR zajem podatkov se nikoli ne izvaja
  • OCR po predložitvi v obdelavo - OCR zajem se izvaja, ko ga izrecno zahtevamo
  • avtomatski OCR ob prejemu dokument - OCR se avtomatično izvede za vsak prejet račun
Izvajalec OCR zajema podatkov Tukaj lahko izberete svojega najljubšega izvajalca storitve OCR v kolikor niste zadovoljni s privzetim izvajalcem.

17.2 Kako predložimo dokument v obdelavo OCR

V kolikor nismo nastavili avtomatske OCR obdelave ob prejemu dokumentov v knjigo prejete pošte moramo dokumente izrecno poslati v OCR. Dokument lahko pošljemo v obdelavo OCR na dva načina:

  1. pri posredovanju dokumenta v knjigo prejete pošte uporabimo oznako +OCR. Primer: če je naslov naše knjige prejete pošte 12345679@e-racuni.com in želimo, da se ob prejemu izvede obdelava OCR, potem dokument pošljemo na e-mail naslov 12345679+OCR@e-racuni.com. To pomeni, da običajnemu naslovu elektronskega predala dodamo niz "+OCR".
  2. če je bil dokument prejet na običajen način, potem ga lahko izrecno posredujemo v OCR s klikom na opcijo |Pošlji v obdelavo OCR. Glej sliko:

    DocumentInboxSendToOCR.gif

17.3 Kaj naredimo, če OCR napačno prebere podatke iz računa

Optična razpoznava besedila (OCR) deluje na podlagi računalniških algoritmov, ki temeljijo na strojnem učenju in statistični obdelavi velikih količin podatkov. Pri branju skeniranih dokumentov lahko na določenih vrsta računov pride do napačne interpretacije oz. branja podatkov iz skeniranega dokumenta. V teh primerih svetujemo, da uporabite možnost pošiljanja povratne informacije ter kliknete na povezavo prikazano na sledeči ekranski sliki. Tako boste ponudnika OCR zajema podatkov obvestili, da je potrebno prepoznavo računov izboljšati na konkretnem primeru vašega računa. Za vašo pomočjo bo avtomatska prepoznava podatkov postajala vedno boljša in zanesljiva.

  
Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov
  
  Slika 48:  Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov




 

18. Priprava oz. registracija računov za ePobot

Program omogoča izdelavo XML datoteke za izvoz podatkov v namen obveznega pobota.

Program za namene ePobota upošteva le račune prejete po 16.3.2011, ko je pričel veljati zakon oz. uredba. Upoštevajo se le računi za domače dobavitelje. Za pravilno registracijo računa je potrebno v podatkih dobavitelja vpisati ustrezno davčno številko.

V meniju |Nabava |Prejeti računi je v iskalnih kriterijih poiskati le račune, ki so primerni za izvoz v namen pobota. Prikazati moramo odprte oz. neplačane prejete račune in sicer po zapadlosti do najkasneje zadnjega dne pred zaključkom kroga pobota. Na ekranu se nam prikažejo le računi, ki ustrezajo zgoraj opisanim kriterijem, kot je to prikazano na spodnji sliki:

  
Seznam odprtih in zapadlih računov
  
  Slika 49:  Seznam odprtih in zapadlih računov

Nad seznamom nato kliknemo na meni z dodatnimi možnostmi in izberemo obdelavo za registracijo računov v ePobot, kot to prikazuje spodnja slika:

  
Izbira obdelave za registracijo dokumentov za ePobot
  
  Slika 50:  Izbira obdelave za registracijo dokumentov za ePobot

Po izbiri moram izbrati ustrezni krog za katerega pripravljamo podatke:

  
Izbira kroga za ePobot
  
  Slika 51:  Izbira kroga za ePobot

Po izbranem krogu nam program prikaže le dokumente, ki ustrezajo predhodno izbranim kriterijem:

  
Izbira dokumentov za ePobot
  
  Slika 52:  Izbira dokumentov za ePobot

Na seznamu nato odkljukamo katere račune bomo izvozili v ePobot (glej sliko zgoraj) in kliknemo na gumb Zaženi. Po končani obdelavi (počakamo, da program zaključi obdelavo) pa lahko v meniju |Nabava |Poročila poženete izdelavo datoteke XML za ePobot [18.3], jo shranite na računalnik in nato uvozite v ePobot na AJPESovi spletni strani.

Na vsakem prejetem računu, ki je že bil zajet v katerem koli pobotu se zabeleži tudi krog pobota in tip obveznosti. Na ta način se prepreči, da bi en račun bil avtomatsko zajet tudi v naslednjem pobotu. Seveda pa lahko po želji to referenco pobrišete in s tem omogočite ponovno registracijo dokumenta v ePobot [18.2].

 

18.1. Pregled in iskanje že zajetih računov v ePobot

Da slučajno ne bi podjetje računov pomotoma večkrat poslalo v pobot se na vsakem računu to posebej zabeleži (krog pobota in tip obveznosti). V kolikor nas zanima kateri računi so že bili zajeti v pobot si lahko le te prikažemo na ekran tako, da na pregldu računov izberemo ustrezni krog pobota:

  
iskanje računov že zajetih v pobotu
  
  Slika 53:  iskanje računov že zajetih v pobotu

 

18.2. Registracija posameznega racuna za ePobot

Program omogoča tudi registracijo posameznega računa za ePobot.

To lahko naredimo tako, da na samem računu izberemo ustrezni krog, tip obveznosti in upoštevanje le prejetih računov, ki niso v celoti zaprti.

Prikaz na spodnjih slikah:

  
Izbira kroga za ePobot na samem računu
  
  Slika 54:  Izbira kroga za ePobot na samem računu

  
Izbira tipa obveznosti na samem računu
  
  Slika 55:  Izbira tipa obveznosti na samem računu

Tako, kot smo krog pobota in tip obveznosti dodali ju lahko tudi pobrišemo s klikom na brisiKrogInTipObveznosti.gif]

 

18.3. Priprava XML datoteke za ePobot

Po opravljeni registraciji dokumentov za ePobot lahko v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Poročanje za državne inštitucije |Izpis podatkov v XML datoteko za ePobot poženemo obdelavo, ki nam bo pripravila XML datoteko za uvoz dokumentov v ePobot, kar lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Izdelava datoteke XML za ePobot
  
  Slika 56:  Izdelava datoteke XML za ePobot

Program nam izdela datoteko XML, ki jo lahko odpremo in shranimo na poljuben medij.

  
Izdelava datoteke XML za ePobot
  
  Slika 57:  Izdelava datoteke XML za ePobot

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2019