Priprava potnega naloga za obračun

Ob povratku s službene poti, je potrebno vnesti v e-račune potnih nalogov vse podatke za obračun kilometrin, dnevnic in potnih stroškov; v tej fazi se obračuna tudi predujem, ki je bil dan zaposlenemu pred odhodom na službeno pot.To storimo tako, da odpremo potni nalog, na podlagi katerega je zaposleni odšel na službeno pot. Poiščemo ga v seznamu potnih nalogov, na strani "Potni nalogi-pregled in iskanje". Ko odpremo stran za predogled podatkov na potnem nalogu, se prikažejo že vnešeni podatki za prvo stran potnega naloga. Pod prikazom podatkov so gumbi, ki omogočajo pripravo potnega naloga za obračun in kasneje povračilo stroškov zaposlenemu ter knjiženje potnega naloga.

1. Vnos podatkov za obračun potnih stroškov

Za vnos teh podatkov je treba pritisniti na ustrezen istoimenski gumb, nakar se odpre obrazec za vnos podatkov.

  
Za vsakim vnosom pritisnemo gumb PNshrani.gif.

 

1.1. Vnos dnevnic

Dnevnice vnašamo tako, da kliknemo gumb Dnevnice, nakar vnesemo podatke v obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos dnevnic
  
  Slika 2: Obrazec za vnos dnevnic

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

DržavaS klikom na dropDown.gif izberemo državo, v katero bo zaposleni potoval. Glede na to, katero državo bomo izbrali in glede na veljavne predpise za izbrano državo, nam bo program avtomatsko ugotovil višino dnevnic. Privzeta izbira je vedno država, ki smo jo določili na prvi strani potnega naloge. V primeru potovanja skozi več držav lahko z večkratnim vnosom vnesemo dnevnice za vsako posamezno državo.
Datum odhoda/obVnesemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum vrnitve/obVnesemo datum in uro vrnitve s službene poti. Program nam glede na čas, ki ga je zaposleni prebil na službeni poti, sam določi, ali je dnevnica zmanjšana ali polovična oziroma nam za izbrano državo avtomatsko izračuna pravilno število dnevnic.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba za povračilo dnevnic v Sloveniji, ki določa, da se dnevnica zmanjša za 10% v primeru, ko je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Vnosna maska za dnevnice v Sloveniji se prilagodi ustrezno z uredbo, ki velja za določen potni nalog.

1.1.1 Posebnosti pri vnosu dnevnic za tujino

Pri izračunu dnevnic za tujino program v skladu z uredbo upošteva ali ima zaposleni na službeni poti zagotovljeno brezplačno prehrano. Ob vnosu dnevnic nam tako program ponudi dodatna vnosna polja:

  
Obrazec za vnos dnevnic za tujino.
  
  Slika 3: Obrazec za vnos dnevnic za tujino.

S klikom na    lahko označimo brezplačne obroke med službeno potjo.

Pogosto se dogaja, da zaposleni potuje več dni in nima vsak dan zagotovljenih enakih brezplačnih obrokov. V tem primeru moramo za vsak dan posebej klikniti gumb Dnevnice in posebej določiti brezplačne obroke za vsak posamezen dan med službenim potovanjem.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba, ki določa, da se dnevnica zmanjša samo v primeru, če je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Odločitev ali boste odkljukali vnosna polja za kosilo in večerjo ter s tem izplačali zmanjšano dnevnico je prepuščena uporabniku.


Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdete višine dnevnic za skoraj vse države na svetu, ki so razporejene glede na trajanje potovanja. Do razpredelnice pridete preko vstopne strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com], tako da kliknete povezavo, ko te je prikazano na sliki:

VstopDnevnice.gif

 

1.2. Načini obračunavanja dnevnic

Vsako podjetje ima v okviru zakonskih določil svoj pristop do obračunavanja in izplačevanja dnevnic, zato je možno v okviru programa e- obračuni [http://www.e-obracuni.com] potnih nalogov nastaviti vse parametre, ki določajo obračun in končno izplačilo dnevnic zaposlenemu.

1.2.1 Višina dnevnice ter zvišanja dnevnic v odstotkih

V obrazcu "Odpiranje novega potnega naloga" ima podjetje možnost samo določiti višino dnevnice za Slovenijo oziroma ostale države, ko gre za dnevnice za tujino. Za vsak potni nalog lahko prav tako določimo odstotek zvišanja oziroma znižanja  dnevnic za službeno potovanje (npr. za vodstvene delavce).

PN-DolocitevDnevnice.gif

Za podrobnejši opis vnosa podatkov lahko pogledamo na strani Novi potni nalog.


Če je zaposleni vodstveni delavec oziroma član uprave, mora to biti v modulu |Zaposleni |Podatki o zaposlitvi tudi ustrezno označeno, kot kaže slika:

PN-NazivZaposlenega.gif

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 so ukinjena zvišanja dnevnic za vodstvene delavce.

1.2.2 Potnih nalog z znižanimi dnevnicami ali brez izplačila dnevnic

Če se za službeno potovanje izplačilo dnevnic ne odobri , to označimo s klikom v potrditveno polje, kot kaže slika:

PN-NiIzplacilaDnevnic

Ko gre za potovanje v tujino, to označimo s klikom v izbirni gumb ob polju dnevnica za tujino . Če je na službeni poti zagotovljena brezplačna prehrana, lahko to označimo tudi v polju Odstotek zvišanja oz. znižanja dnevnic .

PN-BrezplacnaHrana.gif

V primeru, ko gre za znižanje dnevnic zaradi zagotovljene brezplačne prehrane in se odstotek znižanja razlikuje po dnevih, lahko število obrokov določimo za vsak dan posebej s kliki na ustrezna polja v obrazcu Vnos podatkov za obračun dnevnic [1.1], ki se odpre, ko vnašamo dnevnice za tujino.

  
Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic
  
  Slika 4: Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic

1.2.3 Postopek za izračun števila dnevnic

Program avtomatsko izračuna število dnevnic glede na vnešen čas odsotnosti.Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic.

V obrazcu "Sprememba podatkov o vašem podjetju" v modulu |Moj profil ima podjetje možnost samo določiti ali želi, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: ali želi obračun dnevnic po dnevih ali v 24-urnih intervalih.

  

Primer izračuna števila dnevnic za oba načina obračunavanja:

Potovanje se začne v ponedeljek ob 9.00 in traja do srede, ko se konča ob 14.00.

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 je predpisan postopek za izračun števila dnevnic zato se ta izbira pri potnih nalogih za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 ignorira

 

1.3. Vnos drugih stroškov

Stroške s službene poti vnašamo tako, da kliknemo gumb Drugi stroški, nakar vnesemo podatke v istoimenski obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos drugih stroškov
  
  Slika 6: Obrazec za vnos drugih stroškov

1.4. Vnos podatkov:

Datum računa Vnesemo datum potnega stroška oziroma prejetega računa, ki dokazuje nastale stroške. Program nam bo avtomatsko predlagal začetni datum službene poti.
Znesek Vpišemo znesek iz računa, ki ga uveljavljamo za potne stroške. Če gre za potne stroške nastale v tujini, lako v sosednjem kombiniranem polju PNvaluta.gif izberemo valuto, s katero smo poravnali račun.

Zneske lahko vnašamo tudi v obliki seštevanja ali odštevanja, kot kaže slika. PNsestevanje.gif

Način plačila Izberemo način plačila. POZOR! Če je zaposleni potne stroške med službeno potjo že poravnal s službeno kreditno kartico, se mu ti stroški ne bodo izplačali
PNnacinPlacila.gif
Št. računa oz. veznega dokumenta Vnesemo številko računa oz. veznega dokumenta.
Opis Opišemo za kakšne potne stroške gre.

 

1.5. Vnos kilometrine

S klikom na Kilometrina se nam odpre obrazec, kamor lahko vnesemo podatke:

  
Obrazec za vnos kilometrine
  
  Slika 7: Obrazec za vnos kilometrine

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo relacijo, kamor zaposleni potuje. Če smo predhodno vnesli relacije v šifrant relacij, lahko relacijo izberemo s klikom na dropDown.gif, po izbiri nam program avtomatično ponudi število prevoženih kilometrov za izbrano relacijo.
StrankaVpišemo k kateri stranki potujemo...
Številka delovnega nalogaVpišemo št. delovnega naloga, v kolikor ga imamo.
Datum odhoda/obIzberemo datum in uro odhoda na službeno pot. Vnos podatka ni obvezen.
Datum prihoda/obIzberemo datum in uro vrnitve s službene poti. Vnos podatka ni obvezen.
Razdalja(kmV polje vnesemo prevožene kilometre. Lahko jih vnašamo tudi kot seštevanje ali odštevanje, saj program prepozna ti dve aritmetični operaciji in sešteje zneske.
Vrsta kilometrineIzberemo vrsto kilometrine iz padajočega menija
  

V prazno polje lahko vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdemo zneske za kilometrino po Sloveniji ter tujini in zneske za prevoz na delo od začetka leta 2001 dalje. Razpredelnico najdemo na vstopni strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com].

KilometrineSlo.gif

Opomba: pri izračunu kilometrine se upošteva vrednost kilometrine veljavna na datum, ki se pri vnosu posamezne poti vnese kot datum povratka s poti.

 

1.6. Vpis poti v knjigo voženj

V primeru, da zaposleni na službeno potovanje potuje s službenim vozilom in ne z lastnim, ne izplačamo kilometrine pač pa vpišemo potovanje v knjigo voženj.

Ko vnašamo novi potni nalog, določimo, da bo zaposleni potoval s službenim vozilom, kot nam to kaže slika:

  

Nato pa na potnem nalogu kliknemo gumb Vpis poti v knjigo voženj in odpre se nam naslednji obrazec:

  
Obrazec za vpis poti v knjigo voženj
  
  Slika 10: Obrazec za vpis poti v knjigo voženj

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaPrivzeta izbira je relacija, ki smo jo vpisali v potni nalog, s klikom na dropDown.gif pa lahko izbiramo med relacijami, ki smo jih v preteklosti prevozili s tem službenim vozilom in med drugimi relacijami iz šifranta relacij.
Datum odhoda/obVpišemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum prihoda/obVpišemo datum in uro vrnitve s službene poti.
Razdalja(km)Vpišemo prevoženo razdaljo v km.
Začetno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca pred odhodom na pot. Program nam avtomatsko posreduje podatke, kakšno je bilo končno stanje števca pri zadnji vpisani vožnji.
Končno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca po vrnitvi s poti.

Pri vnosu stanja števca kilometrov in prevožene razdalje zadostuje, da vnesemo samo delne podatke, na primer:

  • Vnesemo samo razdaljo. Program bo začetno in končno stanje števca izračunal avtomatsko tako, da bo glede na druge vnešene vožnje ugotovil začetno stanje števca ter nato izračunal končno stanje števca.
  • Vnesemo bodisi začetno stanje števca bodisi končno stanje števca. Program bo glede na prevoženo razdaljo sam izračunal manjkajoči podatek.
  • Vnesemo začetno in končno stanje števca. Program bo sam izračunal število prevoženih kilometrov.

V prazno polje lahko tudi vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov ter se izpiše na obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

1.7. Uvoz plačil cestnine s kartico ABC

Na portalu družbe DARS d.d. na naslovu http://www.dars.si lahko lastniki kartic ABC za avtomatsko brezgotovinsko plačevanje cestnine, pridobijo vstopno geslo za vpogled v plačevanje cestnine in stanje dobroimetja.

V modulu potni nalogi obstaja možnost, da se podatki o plačilih cestnine s kartico ABC avtomatsko uvozijo v obračun potnih stroškov. Temu je namenjen gumb Cestnina ABC, ki je viden ob vnosu podatkov za obračun potnih stroškov.

  
Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga
  
  Slika 11: Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga

Po kliku na gumb Cestnina ABC se prikaže naslednji obrazec:

  
Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC
  
  Slika 12: Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC

Za avtomatski prenos podatkov je potrebno vnesti številko kartice ABC in vstopno geslo, ki ste ga predhodno pridobili na portalu http://www.dars.si.

V polje Cestnine od dne/do dne  vpišete obdobje za katero želite uvoziti podatke o plačilih cestnine. Program vam za obdobje avtomatsko predlaga obdobje za katero je bil izdan potni nalog.

V izbiri Lastnik kartice  določite ali gre za službeno ali privatno kartico ABC. Lastništvo kartice določa način knjiženja plačila cestnine in vplačila dobroimetja:

  1. Službena kartica ABC:
  2. Privatna kartica ABC:

V polju Dodatne možnosti  lahko določimo naslednje:

Po kliku na gumb Uvoz podatkov s strežnika www.dars.si se izvede avtomatska prijava in prenos podatkov s portala www.dars.si [http://www.dars.si]. Po kliku na gumb za prenos podatkov je včasih potrebno na prikaz naslednje strani počakati malo dlje kot običajno, zato po kliku na gumb počakajte, da se prenos zaključi.

Ko je prenos podatkov zaključen, bodo na obračunu potnih stroškov vidni plačani stroški cestnine v danem obdobju ter prehodi cestninskih postaj. Ko boste potni nalog shranili se vam bo ob kliku na gumb Tiskanje prikazala dodatna možnost direktnega tiskanja izpiska prehodov cestninskih postaj s kartico DARS (glej spodaj). Izpisek ABC se priloži k obračunu potnih stroškov.

  
Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC
  
  Slika 13: Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC

 

1.8. Poročilo k potnemu nalogu

K obračunu potnega naloga lahko priložimo tudi poročilo, ki še bolj natančno opredeljuje samo službeno pot in je neke vrste zapis dogajanja.

Na strani, kjer so prikazani podatki za potni nalog, kliknemo na gumb PNPorocilo.gif in odpremo obrazec za vnos poročila:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na strani za predogled potnega naloga:

  

Če kliknemo na povezavo PNPovezava.gif, ki se nahaja ob poročilu potnega naloga, ponovno odpremo obrazec, kamor lahko vnesemo spremembe besedila.

 

1.9. Priloge k potnemu nalogu

Opis prilog najbolj enostavno vnesemo, ko vnašamo podatke o nastalih potnih stroških [1.3], kilometrino [1.5] in dnevnice [1.1]. Vsakemu vnosu podatkov za obračun potnega naloga je možno dodati še opis prilog, kot je to prikazano na sliki:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na predogledu potnega naloga:

  

 

1.10. Predogled vnešenih podatkov

Preden zaženemo obračun potnega naloga oziroma potnih stroškov, lahko na strani za predogled podatkov na potnem nalogu vidimo vnešene podatke.

  

Predogled podatkov za obračun potnega naloga se izpiše na tak način, da z lahkoto popravite ali brišete napačno vnešene podatke.

Za brisanje vnešenih podatkov kliknemo križec bt-delete.gif, ki se nahaja na skrajni desni strani vsake vrstice v ustrezni tabeli s podatki. Za popravljanje vnešenih podatkov izberemo povezavo jkj.gifna prikazanih podatkih.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024