Vodenje zalog

Program omogoča vodenje zaloge za materiale, polizdelke in izdelke ter za trgovsko blago na enem ali več ločenih skladiščih. Na nivoju artikla pa lahko dodatno vodimo zalogo tudi po serijskih številkah oz. LOT številkah. Pogoj za pravilno vodenje materialnega poslovanja oz. skladišča je urejen šifrant skladišč [1] in šifrant artiklov [2] ter ustrezno izbran način vrednotenja zaloge.

Program v sklopu vodenja materialnega poslovanja nudi naslednje funkcionalnosti:


Program omogoča vrednotenje zalog po nabavnih ali po maloprodajnih cenah. V primeru vrednotenja zalog po nabavnih cenah imamo na voljo dva načina in sicer po metodi FIFO ali po povprečnih nabavnih cenah (metoda AVCO). Privzeto se za vrednotenje zalog uporablja metoda FIFO v kolikor ne določimo drugače.

Kako nastavimo željeno metodo vrednotenja zaloge si lahko preberemo na strani

 

1. Šifrant skladišč

Za materialno poslovanje je potrebno najprej nastaviti šifrant skladišč in šifrant artiklov [2]. Vnos in urejanje skladišč je na voljo v meniju |Zaloge |Skladišča

Odpre se nam naslednja maska v kateri vidimo seznam vseh skladišč:

  
Seznam vseh skladišč
  
  Slika 1: Seznam vseh skladišč

S klikom na ime skladišča se nam odpre maska v kateri lahko spremenimo podatke za to skladišče. Maska izgleda takole:

  
Podatki o skladišču
  
  Slika 2: Podatki o skladišču

OznakaVpišemo oznako našega skladišča. Vnos podatka je obvezen
OpisVpišemo poljuben opis za to skladišče
Tip skladiščaIzberemo tip našega skladišča. Na podlagi tega podatka se spreminja način vnosa izdane fakture oz. izdanega računa.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto iz seznama vnešenih stroškovnih mest.
StatusV padajočem meniju izberemo status skladišča.

Podatke potrdimo s klikom na gumb V redu

 

2. Artikli

Šifrant artiklov je na voljo v menijih |Prodaja |Artikli, |Nabava |Artikli ali |Skladišče |Artikli.

Ne glede na to preko katerega izmed zgoraj omenjenih menijev dostopamo do šifranta artiklov, vstopimo dejansko v isti šifrant.

V nadaljevanju so opisane naslednje funkcionalnosti:

 

2.1. Pregled in iskanje artiklov

Do artiklov dostopamo preko menija |Zaloge |Artikli. Prikaže se nam maska za Prodajni artikli - pregled in iskanje z vsemi iskalnimi kriteriji, kar lepo vidimo na spodnji sliki:

  
Maska za pregled in iskanje artiklov
  
  Slika 3: Maska za pregled in iskanje artiklov

Maska za iskanje po kriterijih je standardna, tako kot v vseh ostalih modulih.

Če kliknemo na šifro poljubnega artikla v seznamu se nam odpre maska s podatki o tem artiklu.

  
Maska s podatki o artiklu - prva stran
  
  Slika 4: Maska s podatki o artiklu - prva stran

Ko smo v maski za pregled podatkov o artiklu in bi želeli podatke za ta artikel spremeniti, si sprva na levi strani izberemo kaj točno želimo spreminjati za artikel in kliknemo na gumb Spremeni, ki se nahaja zgoraj, v orodni vrstici programa. Na izbiro imamo:

Na artikel lahko vežemo tudi dobavitelja, kar lahko uredimo na prvi strani artikla s klikom na "tri pikice":

  
Veza dobavitelja na artikel
  
  Slika 5: Veza dobavitelja na artikel

Ali pa ga izberemo med osnovnimi podatki.

Na istemu mestu najdemo tudi možnost izstaviti naročilo dobavitelju za artikel.

Podatke oz. spremembe, ki jih naredimo v kateri koli izmed sekcij na levi strani shranimo z klikom na gumb Shrani.

 

2.2. Vnos podatkov o artiklu

Podatke o artiklu vnašamo tako, da kliknemo meni |Zaloge |Artikli. Ko smo to naredili se nam odpre maska za pregled in iskanje artiklov [2.1]. Na desni strani te maske je gumb Vnos novega artikla in s pritiskom na ta gumb se nam odpre maska za vnos podatkov o artiklu, ki izgleda takole:

  
Maska za vnos podatkov o artiklu
  
  Slika 6: Maska za vnos podatkov o artiklu

Šifra artiklaV prazno okence vpišite šifro, ki jo boste dodelili artiklu. Vnos podatka je obvezen.
Naziv artiklaV prazno okence vpišite, kakšen bo naziv za artikel. Vnos podatka je obvezen.
Opis artiklaArtikel lahko tudi na kratko opišete. Opis in naziv lahko dodate v tujih jezikih, kateri se bodo upoštevali ob izbiru tuje jezikovne variante na dokument. Jeziki so: angleški, nemški, italijanski, hrvaški in madžarski.
Vrsta artiklaIzberemo vrsto artikla v katero sodi.
Enota mereIzberite enoto v kateri se bo ta artikel meril. Vnos podatka je obvezen.
Količina pakiranjaVnašamo v primeru, da obstaja sestavna količina pakiranja novega artikla. Vnos ni obvezen.
Veleprodajna cenaVnos prodajne cene artikla (cena brez DDV). Vnos je obvezen (ali maloprodajna ali veleprodajna)
Maloprodajna cenaVnos prodajne cene artikla (cena z DDV). Vnos je obvezen (ali maloprodajna ali veleprodajna)
Stopnja DDVIzberemo stopnjo po kateri je artikel obdavčen.

V primeru, da želimo že pri vnosu artikla vnesti še bolj podrobne podatke kliknemo na prikaziVec.gif.

Odpre se razširjena maska za vnos artikla:

  
Maska za vnos podatkov o artiklu
  
  Slika 7: Maska za vnos podatkov o artiklu

V razširjenemu pogledu lahko vnašamo še podrobnosti o artiklu, ki so pomembne za poslovanje:

Črtna kodaV prazno okence vpišete črtno kodo za artikel (tip črtne kode izberete v nastavitvah podjetja).
Kataloška številkaV prazno okence lahko opcijsko vnašamo kataloško številko artikla.
Interni nazivV prazno okence lahko poljubno vnašate interni naziv artikla. V primeru, da interni naziv obstaja, se izključno ta upošteva kot ključ za iskanje v spletni aplikaciji in ne več "naziv artikla".
Primarna skupina artiklovIzberito primarno skupino za artikel.
Sekundarna skupina artiklovIzberite sekundarno skupino za artikel.
Minimalna zalogaVnesemo minimalno zalogo. Ta se pojavi kot opozorilo na dokumentih, ko jo želimo preseči.
Privzeta lokacija v skladiščuMikrolokacija artikla v skladišču.
ZnamkaV prazno okence vpišete znamko artikla.
Država poreklaIzberemo državo porekla.
Garancijska dobaIzberite število mesecev za garancijo artikla.
Denarna valutaIzberite valuto za ceno artikla.
Uporaba cenikaAli naj se uporabi cenik za ta artikel. V primeru, da se cenik ne uporabi kliknete na Ne, v nasprotnem primeru kliknete Da.
Nabavna cenaVnos nabavne cene artikla.
Vidnost v online katalogu/trgoviniAtribut vpliva na vidnost artikla v online katalogu ali avtomatski sinhronizaciji s spletno trgovino (WooCommerce in Magento2). V primeru, da je "viden v katalogu trgovini", se artikel prenaša v katalog oz. sinhronizira v trgovino. V primeru "ni viden v katalogu/trgovini", ni sinhroniziran.
Dodatne možnostiOdkljukate željene možnosti, na voljo so:
razsirjeneMoznosti01.gif.

Ko smo vnesli vse podatke kliknemo na gumb Vredu in podatki o tem artiklu se bodo shranili. Nato lahko artikel poiščemo v šifrantu artiklov kot ostale, ga odpremo in dodatno dopolnimo z npr. vezanim dobaviteljem, komercialno tehničnimi pogoji, stroškovnim mestom, konti za knjiženje itd.

 

2.3. Splošni ceniki

Za posamezne artikle lahko tudi naredite svoj cenik. Na pregledu artikla kliknemo v levemu meniju Cenik in se nam opre urejevalnik cenikov za ta artikel:

  
Cenik za artikel
  
  Slika 8: Cenik za artikel

Na vpogled imamo tako vse tekoče cenike, cenike za prihodnost in pa tudi potekle cenik (sivo osenčene).

V kolikor pa želimo vnesti nov cenik pa kliknemo na gumb DodajNoviCenik.gif in odpre se nam naslednja maska:

  
Vnos novega cenika
  
  Slika 9: Vnos novega cenika

Vnesemo vse potrebne podatke in kliknemo na gumb V redu

 

2.4. Ceniki po kupcih

Program omogoča, da si za določene kupce nastavimo ločene cene artiklov. To pomeni, da se bo pri izdelavi dokumenta za določenega kupca namesto splošnega cenika uporabljala cena artikla, kot je določena na kupcu.

Ločeno po kupcih lahko določamo tako veleprodajne cene brez DDV, kot tudi maloprodajne cene z vključenim ddv.

2.4.1 Vnos cenika za kupca

Cenik za kupca določimo tako, da iz programa izvozimo obstoječi splošni ali ločen cenik za izbranega kupca. Najprej v meniju |Partner |Kupci izberemo kupca in v orodni vrstici kliknemo na opcijo |Izvoz cenika za kupca.

  
Izvoz cenika za kupca v preglednico
  
  Slika 10: Izvoz cenika za kupca v preglednico

Po opravljenem izvozu vam program pripravi tabelo, ki vsebuje po eno vrstico za vsak aktiven artikle in vključuje naslednje stolpce (glej sliko):

  
Izvoz cenika v preglednico
  
  Slika 11: Izvoz cenika v preglednico

Stolpci v datoteki so naslednji:

stolpec AŠifra artikla
stolpec BNaziv artikla
stolpec CKataloška številka artikla
stolpec DPrimarna skupina oz. kategorija artikla
stolpec EVeleprodajna cena brez DDV
stolpec FMaloprodajna cena z DDV
stolpec GDenarna valuta v kateri je določena cena
stolpec HIndikacija ali je cena določena posebej za kupca (DA), ali pa gre za ceno iz splošnega cenika (NE)

Za ločen cenik za izbranega kupca je potrebno pripraviti cenik v preglednici v skladu z zgornjim formatom. Ko cenik pripravimo, ga uvozimo s klikom na opcijo |Uvoz cenika za kupca iz datoteke. Preden uvozimo datoteko nas program pozove, da vnesemo datum veljavnosti cenika. Vnese se datum od vključno katerega veljajo cene iz datoteke. V kolikor za katerikoli artikel že obstaja cenik za kasnejši datum, potem bo cena za dotični artikel veljala le do že vnesenega kasnejšega datuma.

2.4.2 Brisanje cenika

Če želimo izbrisati uporabo cenika kupca za posamezen artikel, v preglednici vpišemo "DEL" v stolpec H in ga uvozimo:

  
Brisanje cenika kupca za posamezen artikel
  
  Slika 12: Brisanje cenika kupca za posamezen artikel

 

2.5. Zaloga oz. kartica artikla

Za vsak artikel lahko vodimo zalogo v kolikor to definiramo pri vnosu podatkov za vnos novega artikla [2.1].

Do zaloge za posamezen artikel pridemo tako, da kliknemo na željeni artikel v seznamu potem pa v levemu meniju izberemo "Kartica artikla", ki je lepo vidna na spodnji sliki:

  
Stran kjer so podatki o kartici artikla
  
  Slika 13: Stran kjer so podatki o kartici artikla

Zadnja transakcija zaloge nam predstavlja stanje zaloge na izbranemu skladišču, na datum, ki ga izberemo "do dne". S klikom na povezave v stolpcu dokument se nam odpre vezni dokument, ki vsebuje artikel.

Na tej strani lahko vidimo vse dobavnice oz. prejemnice., delovne naloge, medskladiščne prenose itd. Vidimo skratka vse dokumente na katerih je artikel bil dodan in so vplivali na spremembo zaloge.

 

2.6. Uvoz artiklov iz Excela

V primeru, da hočemo vnesti veliko število artiklov, lahko v programu uporabimo možnost Uvoz artiklov iz datoteke, ki je dostopna preko menija |Dodatne možnosti |Uvoz podatkov iz datoteke v maski za pregled in iskanje artiklov [2.1]

Datoteka za uvoz mora biti v pravilnem formatu zapisa. Najnovejšo strukturo datoteke dobimo tako, da si iz programa izvozimo obstoječ šifrant artiklov oz. se obrnemo na uporabniško podporo

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o artiklih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici na dan, ko so ta navodila bila napisana).

1.Šifra artikla.
2.Naziv artikla.
3.Maloprodajna cena(MPC) z DDV.
4.Veleprodajna cena(VPC) brez DDV.
5.Nabavna cena brez DDV.
6.Denarna valuta.
7.Enota mere.
8.Stopnja ddv.
9.Črtna koda.
10.Kataloška številka.
11.Šifra dobavitelja (če je ni se preverja šifra partnerja)
12.Dobavitelj (naziv dobavitelja).
13.Vrsta artikla. (Vnesemo šifro: 0-prodaja storitev, 1-prodaja blaga zaloga se ne vodi, 2-prodaja blaga - evidenca zaloge, 3-prodaja licence,4-material, 5-polizdelek, 6-izdelek, 8-motorno vozilo)
14.Primarna skupina artiklov (šifra primarne skupine artikla).
15.Sprememba cene je dovoljena (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
16.Sprememba opisa je dovoljena (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
17.Dovoljena sprememba stopnje DDV (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
18.Artikel je aktiven (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
19.Uporaba serijskih številk (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
20.Opis artikla.
21.Sekundarna skupina artiklov.
22.Znamka.
23.Konto prodaja doma.
24.Konto prodaja tretje države.
25.Konto za knjiženje nabave.
26.STM (Šifra stroškovnega mesta).
27.Teža artikla
28.Zaloga se vodi po LOT številkah.
29.Minimalna zaloga.
30.Garancijska doba.
31.Količina pakiranja.
32.Uporaba cenika (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
33.Blokiraj dodajanje artikla na dobavnico, če je zaloga artikla na skladišču na ničli (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
34.Blokiraj dodajanje artikla na dobavnico, če je skupna zaloga artikla na nič (vpišemo 1 za DA ali 0 za NE).
35.Dobaviteljeva cena.
36.Procent VP marže.
37.Znesek VP marže.
38.Procent MP marže.
39.Znesek MP marže.
40.Znesek DDV.
41.Država porekla.
42.Privzeta lokacija v skladišču.
43.Konto prodaje v EU.
44.Širina artikla.
45.Višina artikla.
46.Globina artikla.
47.Vrsta prodaje - splošno
  • 0 - Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji
  • 1 - Oproščen promet - izvoz blaga izven EU
  • 2 - Oproščen promet - brez pravice do odbitka vstopnega DDV
  • 3 - Oproščen promet - s pravico do odbitka vstopnega DDV
  • 4 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU
  • 6 - Oproščen promet - tristranske dobave blaga znotraj EU
  • 7 - Neobdavčen promet - ne gre v DDV evidence
  • 9 - Neobdavčljiv promet s pravico do odbitka vstopnega DDV (prometi izven SLO)
  • 10 - Dobava blaga in storitev v SLO, DDV obračuna prejemnik
  • 11 - Oproščen promet - storitve v EU, od katerih plača DDV prejemnik
  • 101 - Posebna ureditev za rabljeno blago
  • 102 - Posebna ureditev za rabljeno blago - oproščen promet
  • 103 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po skladiščenju na odpoklic
  • 104 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po carinskih postopkih 42 in 63
48.Vrsta prodaje za zavezance (kupce) v državi
  • 10 - Dobava blaga in storitev v SLO, DDV obračuna prejemnik
49.Vrsta prodaje za zavezance (kupce) v EU
  • 4 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU
  • 6 - Oproščen promet - tristranske dobave blaga znotraj EU
  • 11 - Oproščen promet - storitve v EU, od katerih plača DDV prejemnik
  • 103 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po skladiščenju na odpoklic
  • 104 - Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU po carinskih postopkih 42 in 63
50.Vrsta prodaje za potrošnike v EU
  • 0 - Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji
  • 7 - Neobdavčen promet - ne gre v DDV evidence
  • 101 - Posebna ureditev za rabljeno blago
  • 102 - Posebna ureditev za rabljeno blago - oproščen promet
  • 106 - Prodaja blaga na daljavo končnim potrošnikom v EU (OSS)
51.Vrsta prodaje za kupca izven EU
  • 1 - Oproščen promet - izvoz blaga izven EU
  • 9 - Neobdavčljiv promet s pravico do odbitka vstopnega DDV (prometi izven SLO)
52.Interni naziv artikla (v kolikor je podatek vpisan se uporablja, kot privzeti "search key" samo v programu za interno rabo)
53.Vidnost v online katalogu/trgovini
  • 0 - prazno polje
  • 1 - viden v online katalogu/trgovini
  • 2 - ni viden v online katalogu/trgovini
54.Naziv artikla v ang. jeziku.
55.Opis artikla v ang. jeziku.
56.Naziv artikla v nem. jeziku.
57.Opis artikla v nem. jeziku.
58.Naziv artikla v ita. jeziku.
59.Opis artikla v ita. jeziku.
60.Naziv artikla v hr. jeziku.
61.Opis artikla v hr. jeziku.
62.Naziv artikla v hu. jeziku.
63.Opis artikla v hu. jeziku.
64.1. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
65.2. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
66.3. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
67.4. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje
68.5. dodatni atribut definiran v meniju Nastavitve->Nastavitve podjetja->Poslovanje

Za vodenje zaloge artiklov je potrebno na artiklu nastaviti eno od vrst artikla:

prodaja blaga - evidenca zaloge (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 2),material (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 3), polizdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 5), izdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 6)

V program lahko uvozimo datoteko v formatu XLS. V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro artikla in nazivom artikla! Najnovejšo strukturo za uvoz dobimo tako, da si iz programa izvozimo obstoječ šifrant artiklov oz. se obrnemo na uporabniško podporo

Ko imamo datoteko shranjeno v ustreznem formatu lahko uporabimo možnost za uvoz podatkov iz datoteke. Spodnja slika nam lepo prikazuje, kako je dosegljiva ta možnost:

  
Meni z dodatnimi možnostmi
  
  Slika 14: Meni z dodatnimi možnostmi

Ko izberemo to možnost se nam odpre maska za uvoz podatkov o artiklih iz vnaprej pripravljene datoteke v pravilnem formatu.

Kot vidimo na spodnji sliki lahko v tej maski določimo v kakšnem formatu je naša datoteka za uvoz in:

  
Maska z nastavitvami pri uvozu iz datoteke v formatu XLS
  
  Slika 15: Maska z nastavitvami pri uvozu iz datoteke v formatu XLS

Ko smo nastavili vse potrebno, poiščemo še našo datoteko s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Ko datoteko najdemo jo označimo in kliknemo na gumb Odpri(Open).

Primer iskanja datoteke:

  
Poiščemo in kliknemo na iskano datoteko
  
  Slika 16: Poiščemo in kliknemo na iskano datoteko


Na koncu je potrebno je le še klikniti na gumb Uvozi podatke in podatki o artiklih se bodo uvozili v naš program!

 

2.7. Uvoz artiklov iz datoteke s pomočjo čarovnika

Uvoz šifranta artikov iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Zaloge |Artikli, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom artiklov preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz artiklov iz datoteke (Excel, CSV, ...) - Novo, kot prikazuje slika:

  
Šifrant artiklov lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika
  
  Slika 17: Šifrant artiklov lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

Funkcija je koristna predvsem za podjetja, ki prehajajo na program e-racuni.com in so šifrant artiklov do sedaj vodili v Excelu ali pa so šifrant izvozili iz programa, ki so ga uporabljali do sedaj. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

  
Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant artiklov
  
  Slika 18: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant artiklov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

  
Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke
  
  Slika 19: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

  
Splošne nastavitve uvoza podatkov
  
  Slika 20: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute artiklov, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

  
V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla
  
  Slika 21: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

  
Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C
  
  Slika 22: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo artikli, ki jih v programu še nimamo:

  
Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov
  
  Slika 23: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

  
Povzetek uvoza šifranta artiklov iz datoteke
  
  Slika 24: Povzetek uvoza šifranta artiklov iz datoteke

Za vodenje zaloge artiklov je potrebno na artiklu nastaviti eno od vrst artikla:

prodaja blaga - evidenca zaloge (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 2),material (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 3), polizdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 5), izdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 6)

V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro artikla in nazivom artikla!

Tabelo z oznakami za uvoz vrste prodaje najdemo tukaj

 

2.8. Uvoz kalkulacije prodajne cene artiklov iz datoteke s pomočjo čarovnika

Uvoz kalkulacije prodajne cene artikov iz datoteke s pomočjo čarovnika je na voljo v meniju |Zaloge |Artikli, kjer v orodni vrstici nad prikazanim seznamom artiklov preko menija z dodatnimi možnostmi Več... izberemo možnost Uvoz kalkulacije prodajne cene artiklov iz Excel - Novo, kot prikazuje slika:

  
Šifrant artiklov lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika
  
  Slika 25: Šifrant artiklov lahko uvozimo iz datoteke s pomočjo čarovnika

Funkcija je koristna predvsem za podjetja, ki prehajajo na program e-racuni.com in so šifrant artiklov do sedaj vodili v Excelu ali pa so šifrant izvozili iz programa, ki so ga uporabljali do sedaj. Z uporabo te funkcionalnosti pred uvozom podatkov namreč ni potrebno predhodno prilagajanje strukture podatkov v ustrezno zaporedje stolpcev v preglednici. Podatke je mogoče uvoziti iz datotek v formatu Excel, CSV ali ODS!

1. UVOZ DATOTEKE

Po kliku na to možnost začnemo postopek uvoza podatkov na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

  
Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant artiklov
  
  Slika 26: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili šifrant artiklov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri atribut artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki. Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

  
Splošne nastavitve uvoza podatkov
  
  Slika 27: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezne atribute artiklov, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

  
V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla
  
  Slika 28: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

  
Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C
  
  Slika 29: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. PREDOGLED IN POTRDITEV

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo artikli, ki jih v programu še nimamo:

  
Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov
  
  Slika 30: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Dokončaj, kot je prikazano na zgornji sliki.

4. POVZETEK UVOZA

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

  
Povzetek uvoza šifranta artiklov iz datoteke
  
  Slika 31: Povzetek uvoza šifranta artiklov iz datoteke

V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro artikla in en dodatni stolpec!

 

2.9. Izpis nalepk s cenami

Izpis nalepk s cenami je na voljo neposredno iz šifranta artiklov, na posamezni prevzemnici [5.5], medskladiščnici ali popisu zalog. Neposredno iz šifranta artiklov lahko natisnemo nalepke s cenami preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., kot kaže slika:

  
Izpis nalepk s cenami
  
  Slika 32: Izpis nalepk s cenami

Odpre se nam okno, kjer izbiramo med različnimi nastavitvami tiska:

  
Izbirni obrazec
  
  Slika 33: Izbirni obrazec

ArtikelIzbiramo artikle za tisk nalepk. Dodamo ga z gumbom
  
Seznam artiklov za tiskanje nalepkTukaj lahko še vedno odstranimo kateri artikel iz seznama. Imamo pregled nad opisom artikla in lahko spremenimo količino nalepk
Nastavitve straniTukaj nastavimo vse možne nastavitve, ki se nanašajo na stran:
  • Stran
    • Oblika: Format lista (A1,A2,A3,A4,A5,B1,B2,B3,B4 IN B5)
    • Širina in višina strani
    • Število kolon in vrstic (koliko vrstic in kolon nalepk želimo na eden list)
  • Robovi (odmik tiska od roba papirja)
    • Zgoraj
    • Levo in desno
    • Spodaj
  • Nalepka (dimenzija nalepke same)
    • Širina in višina
    • Razmik med vrsticami
    • Razmik med kolonami

  
Nastavitve izpisaTukaj nastavimo vse nastavitve, ki se nanašajo na izpis na nalepki.
  • Izpis: Izpis postavke, ki jo želimo imeti na nalepki
  • Velikost črk: Velikost pisave za izpis posameznih postavk
  • Krepki izpis: Ali želimo poudarjen izpis postavke
  • Poravnava: Katero poravnavo za določeno postavko (levo, sredinsko, desno)

  

S klikom na gumb V redu potrdimo željene nastavitve in program bo pripravil dokument PDF v obliki, ki ustreza izbranim nastavitvam tiskanja nalepk.

Na nalepkah je mogoče natisniti tudi črtno kodo artikla. Za izpis grafike črtne kode je potrebno najprej v nastavitvah podjetja v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje nastaviti Privzet standard črtne kode, kot kaže slika:

  

Ko smo izbrali standard črtne kode jo lahko vnesemo v podatkih artikla in posledično bomo lahko natisnili tudi grafiko črtne kode

 

2.10. Spletna tržnica

V kolikor imamo program e-racuni povezan s spletno trgovino ali več spletnih trgovin v katere želimo izvoziti podatke artiklov lahko določimo tudi v katero od povezanih spletnih trgovin želimo artikle dejansko izvoziti. To določimo na posameznem artiklu v rubriki Spletna tržnica, kot kaže slika:

  
Spletna tržnica pregled in iskanje
  
  Slika 38: Spletna tržnica pregled in iskanje

Spletna tržnica, se uporablja za spletne trgovce, katerih trgovina teče na platformah, ki podpirajo izvoz artiklov iz aplikacije e-racuni.com na spletno trgovino. Ta izvoz artiklov je lahko ročen (masovna obdelava) ali pa samodejni, odvisno od samih nastavitev spletne trgovine.

V omenjenem podmeniju si lahko za vsak artikel posebej določimo v katero spletno trgovino se bo izvažal na način, da označimo vse spletne trgovine, kamor bo izvoz artikla dovoljen, v ostale - neoznačene, pa se ne bo sinhroniziral:

  
Označevanje artiklov za spletno tržnico
  
  Slika 39: Označevanje artiklov za spletno tržnico

V kolikor uporabljamo za spletno trgovino ročni ali avtomatski izvoz artiklov na trgovino, je potrebno v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronske trgovine - sinhronizacija urediti nastavitev za trgovine, kjer je ta možnost podprta:

 

3. Motorna vozila

Modul vključuje kompletno evidenco motornih vozil. Šifrant motornih vozil je na voljo v meniju |Zaloge |Motorna vozila in omogoča evidenco izvedenega servisa na vozilu pri čemer lahko vse opravljene storitve in porabljen material obračunamo na dokumentu, na katerega vežemo točno določeno vozilo, hkrati pa omogoča tudi evidenco nabave in prodaje motornega vozila, ki ga v ta namen dodamo na prodajni dokument v obliki artikla ter na ta način ob izpisu računa po želji izpišemo tudi celotno evidenco vozila.

Modul je namenjen predvsem podjetjem, katerih dejavnost je prodaja in/ali servis vozil.

V nadaljevanju so opisane naslednje funkcionalnosti:

 

3.1. Vnos novega artikla - motorna vozila

Sprva v šifrantu artiklov [2] vnesemo artikel za motorna vozila, ki se bo uporabljal pri nabavi in prodaji motornih vozil. Artikel tako označimo kot vrsta artikla "motorno vozilo".

  
Dodajanje novega artikla - motorno vozilo
  
  Slika 40: Dodajanje novega artikla - motorno vozilo

Artikel uporabimo pri nabavi [3.3] in prodaji [3.5] motornih vozil, kjer na ta artikel vežemo točno določeno motorno vozilo.

3.2. Vnos motornega vozila

Vnos novega motornega vozila uredimo kar v meniju |Zaloge |Motorna vozila ali pri vnosu prevzema [5.2] s klikom na gumb Vpiši novo vozilo.

  
Pregled in iskanje ter vnos novega motornega vozila
  
  Slika 41: Pregled in iskanje ter vnos novega motornega vozila

Pri vnosu novega motornega vozila dopolnimo minimalno vse obvezne podatke in shranimo:

  
Vnos podatkov
  
  Slika 42: Vnos podatkov

Osnovni podatki:

VINUnikatna 17-mestna identifikacijska številka. Kontrola nad številom znakov. (Podatek je obvezen)
ZnamkaIz spustnega seznama je mogoče izbrati znamko motornega vozila. (Podatek je obvezen)
ModelV polje vpišemo model avtomobila.
Oznaka modelaV polje vpišemo oznako modela avtomobila.
Leto proizvodnjeVnos leta proizvodnje.
Tip motornega vozilaIzbiramo med osebnim vozilom in motornim kolesom.
Datum prve registracijeVnesemo datum prve registracije vozila.
Reg. št.Vnos reg. številke.
Lastnik vozilaVnos podatkov o lastniku.
BarvaBarva vozila oz. motornega kolesa.
NotranjostStil opreme, ki je v notranjosti vozila.
OpombeDodatne opombe, ki jih želimo shraniti za nadaljno evidenco.

Tehnični podatki:

Št. vratŠtevilo vrat vozila.
Št. sediščŠtevilo sedišč za katere je vozilo registrirano.
Vrsta motorjaVrsta/tip motorja.
MenjalnikVrsta menjalnika (ročni, avtomatski itd.)
Moč motorjaVnesemo moč motorja v kW.
Prostornina motorjaVnesemo prostornino motorja v enoti ccm.
Emisije CO2Izmera emisij CO2 v gramih / kilometer.
EU normaEU norma motorja (EURO 5, EURO 6 itd.).

Prevoženi kilometri:

Datum odčitka stanja kmVnesemo datum, ko se je odčitalo stanje števca.
Stanje števca (km)Vnesemo število kilometrov na datum odčitka števca.

Po vnosu podatkov imamo tako novo vozilo v šifrantu vozil, ki je pripravljeno za prevzem oz. prodajo.

  
Pregled motornega vozila
  
  Slika 43: Pregled motornega vozila

 

3.3. Prevzem motornega vozila

V meniju |Nabava |Prevzem blaga vnesemo nov prevzem s klikom na gumb Vnos prevzema

Na prevzem dodamo artikel, katerega vrsta artikla je "motorno vozilo".

  
Dodajanje artikla "motorno vozilo" na prevzem
  
  Slika 44: Dodajanje artikla "motorno vozilo" na prevzem

Privzeto se nastavi količina 1, saj se prevzema vsako vozilo ločeno ter vsebuje različne podatke (VIN številka, cena itd.).

  
Dodajanje artikla "motorno vozilo" na prevzem
  
  Slika 45: Dodajanje artikla "motorno vozilo" na prevzem

V kolikor je prevzem za več motornih vozil hkrati se tako pripravi več vrstic z artiklov, ki ima vrsto artikla "motorna vozila" za vsako vozilo posebej.

Nato na pregledu samega prevzema vnesemo VIN številke za vsako vozilo posebej. V kolikor že imamo vozila v šifrantu vozil pripravljena, ker smo jih vnesli že predhodno, si lahko tako VIN številko kar izberemo iz spustnega seznama.

  
Vnos VIN številke na artiklu
  
  Slika 46: Vnos VIN številke na artiklu

V kolikor še nimamo vnešenega vozila, ga lahko vnesemo kar na tem mestu in se tako shrani v meni |Zaloge |Motorna vozila.

Po izstavitvi prevzema imamo tako na zalogi motorna vozila.

  
Pregled prevzema
  
  Slika 47: Pregled prevzema

 

3.4. Servis motornega vozila

Za vozilo, ki smo ga predhodno prevzeli pod določeno VIN številko lahko obračunamo tudi servis ter na ta način vodimo evidenco za katerega kupca, za katero vozilo ter kdaj je bil izveden servis vozila. V kolikor želimo za izbrano vozilo obračunati servis lahko vozilo enostavno vežemo na dokument na način, kot prikazuje slika:

  
Izberemo vozilo za katerega bomo obračunali servis
  
  Slika 48: Izberemo vozilo za katerega bomo obračunali servis

Na dokumentu bomo tako obračunali opravljeno storitev in porabljen material, hkrati pa bo program na izpisu dokumenta prikazal tudi podatke o vozilu za katerega smo servis opravili.

  
Račun za opravljen servis vozila
  
  Slika 49: Račun za opravljen servis vozila

V kolikor nas zanima več podatkov o samem vozilu lahko vstopimo v podatke vozila neposredno iz dokumenta na katerega smo vozilo vezali:

  
Za prikaz podatkov o vozilu kliknemo na povezavo [+] Več...
  
  Slika 50: Za prikaz podatkov o vozilu kliknemo na povezavo [+] Več...

Po kliku na povezavo se nam odpre pregled podatkov o vozilu:

  
Pregled podatkov vozila
  
  Slika 51: Pregled podatkov vozila

Na pregled izdanega dokumenta se vrnemo s klikom na ikono, kot kaže slika:

  

 

3.5. Prodaja in dobava motornega vozila

Vozilo, ki smo ga predhodno prevzeli pod določeno VIN številko lahko dodamo na dokument v obliki artikla, ki ga izberemo iz šifranta artiklov ter poiščemo željeno VIN številko iz spustnega seznama.

  
Dodajanje novega artikla - motorno vozilo
  
  Slika 53: Dodajanje novega artikla - motorno vozilo

V kolikor gre za rabljeno vozilo bomo tako ob prodaji na računu izbrali vrsto prodaje Posebna ureditev za rabljeno blago ter na ta način tudi obračunali DDV od razlike v ceni.

 

4. Dobavnice

Do dobavnic pridemo preko menija |Prodaja |Dobavnice.

  
Pregled in iskanje dobavnic
  
  Slika 54: Pregled in iskanje dobavnic


Vnašamo lahko nove dobavnice [4.2], preko Več: pa lahko natisnemo celoten seznam dobavnic.

Na dobavnicah lahko spreminjamo zalogo (dodajamo artikle, brišemo artikle, urejamo - spreminjamo količino) le dokler ni izstavljen popis zalog [8] s kasnejšim datumum od datuma dobave na dobavnici. Popis zalog [8] zaklene vse dobavnice z datumom dobave pred popisom, za spreminjanje zaloge.

Lahko pa seveda spreminjamo na dobavnicah podatke o kupcih in datumih in ostale podatke.

 

4.1. Pregled in iskanje dobavnic

Preko menija |Prodaja |Dobavnice pridemo do seznama vseh dobavnic:

  
Seznam vseh dobavnic
  
  Slika 55: Seznam vseh dobavnic

 

4.2. Izdelava nove dobavnice

Ko smo na strani za pregled in iskanje dobavnic [4.1] lahko s klikom na gumb Izdelava nove dobavnice izdelamo novo dobavnico.Po kliku na ta gumb se nam odpre osnutek dobavnice, ki izgleda takole:

  
Izdelava nove dobavnice
  
  Slika 56: Izdelava nove dobavnice

Najbolje, da osnutek dobavnice takoj shranimo s klikom na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov lahko na dobavnico dodamo artikel iz skladišča, na katerega je vezana dobavnica. Odpre se nam seznam artiklov, ki jih lahko dodamo na dobavnico:

  

S klikom na gumb Dodaj dodamo artikel na našo dobavnico in ko smo zaključili z dodajanjem artiklom se enostavno vrnemo na dokument s klikom na gumb Nazaj na dokument, kot kaže slika:

  
Ko smo dodali vse artikle se vrnemo na predogled dokumenta
  
  Slika 58: Ko smo dodali vse artikle se vrnemo na predogled dokumenta

V kolikor smo v nastavitvah artikla odkljukali, da se za artikel vodi zaloga po serijskih številkah ali LOT številkah, bo program uporabnika na dobavnici na to tudi opozoril, kot je prikazano na sliki spodaj:

  

Ko je dobavnica sestavljena, kot mora biti jo izstavimo s klikom na gumb Izstavi dobavnico

Ko je dobavnica izstavljena lakho iz nje kar direktno izstavimo račun ali pa storno dobavnico. Račun izstavimo iz dobavnice s klikom na gumb Izstavi iz dokumenta in izberemo možnost Izstavi račun kot to kaže spodnja slika:

  
Izstavimo račun neposredno iz dobavnice
  
  Slika 60: Izstavimo račun neposredno iz dobavnice

Dobavnico lahko tudi natisnemo s klikom na meni za tiskanje, kot to kaže spodnja slika:

  
Tiskanje dobavnice
  
  Slika 61: Tiskanje dobavnice

Dobavnico lahko tako, kot vsak izdani dokument pošljemo kupcu tudi po e-pošti ali v obliki sms sporočila oz. tudi preko interne izmenjave dokumentov v programu e-racuni, če je kupec prav tako uporabnik programa e-racuni.com. Vse te možnosti pošiljanja so v meniju Pošlji, kot kaže slika

  
Dobavnico lahko pošljemo kupcu tudi po e-pošti ali v obliki sms sporočila
  
  Slika 62: Dobavnico lahko pošljemo kupcu tudi po e-pošti ali v obliki sms sporočila

 

4.3. Dobavnice z nepravilno obračunano nabavno vrednostjo

Pri knjiženju dobavnic se lahko zgodi, da program pripravi temeljnico brez knjižb ali pa z nepravilnimi nabavnimi vrednostmi.

  
Prazna temeljnica pri knjiženju dobavnice
  
  Slika 63: Prazna temeljnica pri knjiženju dobavnice

Takšna temeljnica je rezultat knjiženja vrednosti dobave, kjer program v ozadju na osnovi vrednotenja zaloge po metodi FIFO ali AVCO (povprečna nabavna vrednost) ne uspe ovrednotiti odpremljeno zalogo blaga glede na datum dobave na dobavnici.

Za raziskovanje nastale situacije tako predlagamo sledenje naslednjim korakom, skozi katere zagotovimo pravilno vodenje zaloge po izbranem načinu vrednotenja zalog FIFO/AVCO v programu e-racuni.com oz. na to opozorite vašo stranko:

(Spodaj našteti koraki in prikazani primer opisujejo reševanje težav pri podjetjih, ki vrednotijo zalogo po metodi FIFO, saj je ta način vrednotenja zaloge najbolj pogost in hkrati tudi privzeto nastavljen v programu. Velja pa podoben postopek tudi v kolikor se vrednoti zalogo po metodi tehtanih povprečnih cen AVCO.)

1. Osredotočimo se na artikel, skladišče ter datum dobave, ki so izbrani na problematični dobavnici.

dobavnice_neg_vrednosti1.gif

2. Pri knjiženju prve dobavnice je smiselno potrditi predlagano obdelavo FIFO ter tako poskrbeti za pravilne vrednosti na dobavnicah in v nadaljevanju pri knjiženju na temeljnico. Obdelava se bo istočasno zagnala za vse artikle v programu od zadnjega popisa zalog naprej ter tako le te ni potrebno ponovno zaganjati pri knjiženju naslednjih dobavnic, v kolikor ni bilo v vmesnem času sprememb na skladišču oz. na stanju zaloge.

dobavnice_neg_vrednosti2.gif

3. Po obdelavi obračuna dobav po metodi FIFO lahko raziščemo zakaj ima artikel, na datum dobave, na skladišču za katero je bila izdana dobavnica, vrednost 0. Najbolj primerna za analizo je kartica artikla, kjer imamo vpogled v vse transakcije zaloge samega artikla na točno določenem skladišču. Preverimo kartico artikla za točno določeno skladišče, kjer bomo našli odgovor/rešitev naše težave. V zgoraj prikazanem testnem primeru, kar je istočasno tudi pogosta situacija pri uporabnikih aplikacije e-racuni.com, je bil artikel odpremljen na dan (datum dobave) pred datumom prevzema blaga na zalogo. V praksi bi to pomenilo, da smo artikel dobavili kljub temu, da ga nismo imeli na zalogi. Program tako po metodi FIFO ne more izračunati vrednosti za to dobavo, saj je na datum dobave še ni.

dobavnice_neg_vrednosti3.gif

Zgoraj navedeni trije koraki so torej ključni za analizo dobave oz. razknjiženja zaloge artiklov, ki ob odpremi in posledično pri knjiženju dobavnice nimajo vrednosti ali pa je ta morebiti napačna.

To ni edini način kako najti napako pri delu, je pa vsekakor priporočljiva in nam bo pomagala pri odpravljanju takšnih anomalij.

Za analizo sledi reševanje same težave.

Rešitev je takšna, da bo treba poskrbeti, da bodo artikli na takšnih dobavnicah dejansko imeli v programu na voljo zalogo na skladišču pred datumom dobave. Po posvetu s stranko je potrebno ugotoviti ali kakšen prevzem manjka ali pa je bil vnesen z napačnim datumom prevzema. Temu ustrezno bo treba urediti datume dobave oz. prevzema, da bo blago dejansko na zalogi pred samo dobavo blaga po dotični dobavnici.

 

5. Prevzemnice

Do prevzemnic pridemo preko menija |Nabava |Prevzemi blaga kjer lahko izdelamo novo prevzemnico [5.2], preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., ki se nahaja v orodni vrstici nad seznamom prevzemnic pa lahko natisnemo celoten seznam prikazanih prevzemnic v datoteko Excel.

Na prevzemnicah lahko spreminjamo zalogo (dodajamo artikle, brišemo artikle, urejamo - spreminjamo količino) le dokler nismo naredili inventure oz. ni izstavljen popis zalog [8] s kasnejšim datumom, kot je datum prevzema na prevzemnici. Popis zalog [8] zaklene vse prevzemnice z datumom prevzema pred popisom, za spreminjanje zaloge.

 

5.1. Pregled in iskanje prevzemnic

Preko menija |Nabava |Prevzemi blaga pridemo do seznama vseh prevzemnic:

  
Seznam vseh prevzemnic
  
  Slika 64: Seznam vseh prevzemnic

 

5.2. Izdelava nove prevzemnice

Ko smo na strani za pregled in iskanje prevzemnic [5.1] lahko s klikom na gumb Izdelava nove prevzemnice izdelamo novo prevzemnico. Po kliku na ta gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki izgleda takole:

  
Izdelava nove prevzemnice
  
  Slika 65: Izdelava nove prevzemnice

Na prevzemu je možno obkljukati v kolikor želimo koristiti tečaj na drugi dan oz. kar vpisati vrednost tečaja. Dodatna možnost pri vnosu tečaja je preračun postavk v tuji valuti v EUR, kar pomeni, da nam za celotni prevzem avtomatsko preračunajo postavke nazaj v EUR po izbranemu tečaju.


Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu

Najbolje, da osnutek prevzemnice takoj shranimo s klikom na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov lahko na prevzemnico dodamo artikel iz našega šifranta artiklov. Odpre se nam seznam artiklov, ki jih lahko dodamo na prevzemnico:

  

S klikom na gumb V redu dodamo artikel na našo prevzemnico.

V kolikor dodajamo že obstoječ artikel, nam program pri vnosu šifre artikla oz. opisa ali EAN kode artikla ponudi in predizpolni obstoječo kalkulacijo prodajne cene, ki jo vzame iz samega artikla. Predlagano kalkulacijo seveda po potrebi popravimo glede na aktualne vrednosti našega prevzema:

  
Vnos kalkulacije prodajne cene artikla
  
  Slika 67: Vnos kalkulacije prodajne cene artikla

Ko smo artikel dodali na prevzemnico lahko s klikom na povezavo [+] Prikaži zaloge, prikažemo trenutno zalogo artikla, ki ga imamo dodanega na prevzemnici.

  

V kolikor smo na artiklu dodatno odkljukali, da se za artikel vodijo zaloge po serijskih številkah ali LOT številkah, bo program uporabnika na prevzemnici na to tudi opozoril, kot je prikazano na sliki spodaj:

  

Ob prevzemu velikokrat nastanejo tudi različni odvisni stroški, kot je strošek prevoza, strošek carine, itd. V kolikor želimo te stroške vkalkulirati v našo nabavno ceno artikla moramo te zneske vnesti v kalkulacijo posameznega artikla.

To je relativno zamudno (v kolikor moramo to sami preračunavati) in ker so v večini primerov ti stroški obračunani na celotno vrednost prevzema, nam program omogoča, da lahko te stroške vnesemo na celotni znesek prevzema. Program nam bo v tem primeru sam porazdelil te stroške po posameznih artiklih, ki smo jih pred tem dodali na ta osnutek prevzemnice.

Ta funkcija je na voljo preko menija z dodatnimi možnostmi Več... v orodni vrstici nad dodanimi postavkami oz. artikli na prevzemnici, kot kaže slika:

  
Dodajanje odvisnih stroškov nabave na celoten prevzem
  
  Slika 70: Dodajanje odvisnih stroškov nabave na celoten prevzem


Na osnutek prevzemnice lahko v primeru, kadar gre za večje število artiklov le te tudi uvozimo iz Excel preglednice [5.3]

Ko je prevzemnica dokončana, jo izstavimo s klikom na gumb Izstavi prevzemnico

Prevzemnico natisnemo preko menija |Tiskanje kot to kaže spodnja slika:

  
Tiskanje prevzemnice
  
  Slika 71: Tiskanje prevzemnice

 

5.3. Uvoz artiklov v osnutek prevzemnice iz Excel datoteke

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz Excel datoteke.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [5.2] in ko ga shranimo se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov izmenjavaPodatkov.gif

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost izvoza postavk prevzema, kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Izvoz postavk prevzema
  
  Slika 72: Izvoz postavk prevzema

Na ta način se nam kreira datoteka z nazivi stolpcev v katere lahko nato vnesemo podatke:

  
Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek prevzemnice
  
  Slika 73: Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek prevzemnice

Ko smo datoteko uredili in vnesli vse potrebne podatke artiklov za prevzem, jo shranimo ter preko enakega menija za izmenjavo podatkov uvozimo:

  
Uvoz postavk prevzema iz Excel datoteke
  
  Slika 74: Uvoz postavk prevzema iz Excel datoteke

Po kliku na možnost za uvoz (glej sliko zgoraj), poiščemo ustrezno datoteko ter potrdimo uvoz s klikom na gumb v redu.

  
Poiščemo ustrezno datoteko in potrdimo uvoz
  
  Slika 75: Poiščemo ustrezno datoteko in potrdimo uvoz

Prevzemnico shranim s klikom na gumb shrani.gif .

 

5.4. Uvoz artiklov v osnutek prevzemnice iz datoteke s pomočjo čarovnika

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz datoteke.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [5.2] in ko ga shranimo se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov izmenjavaPodatkov.gif

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost uvoza postavk prevzema iz datoteke, kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Uvoz postavk prevzema s pomočjo čarovnika
  
  Slika 76: Uvoz postavk prevzema s pomočjo čarovnika

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

  
Izbira datoteke za uvoz izpiskov v XLS
  
  Slika 77: Izbira datoteke za uvoz izpiskov v XLS

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.

  
Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov
  
  Slika 78: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek v kalkulaciji artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

  
Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke
  
  Slika 79: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

  
Splošne nastavitve uvoza podatkov
  
  Slika 80: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov, ki jih bomo uvozili iz datoteke v ustrezna polja kalkulacije prodajne cene.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

  
V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla
  
  Slika 81: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce, ki jih bomo uvozili iz datoteke v program:

  
Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C
  
  Slika 82: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. POTRDITEV UVOZA

Odpre se nam stran s povzetkom prebranih podatkov ter pojasnilom koliko vrstic oz. artiklov se bo uvozilo in koliko morebiti ignoriralo. Uvoz podatkov potrdimo s klikom na gumb Dokončaj, kot kaže slika:

  
Potrditev pripravljenih podatkov za uvoz v program
  
  Slika 83: Potrditev pripravljenih podatkov za uvoz v program

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

  
Povzetek uvoza prevzema iz datoteke
  
  Slika 84: Povzetek uvoza prevzema iz datoteke

V skladu s pojasnili je program pripravil prevzemnico z uvoženimi artikli:

  
Predogled uvoženih artiklov na prevzemnico
  
  Slika 85: Predogled uvoženih artiklov na prevzemnico

Za dodajanje artiklov na prevzem je potrebno na artiklu nastaviti eno od vrst artikla:

  • prodaja blaga - evidenca zaloge (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 2),
  • material (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 3),
  • polizdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 5),
  • izdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 6)

V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro artikla in nazivom artikla ter vsaj še enim z dodatnim podatkom, ki ga želimo uvoziti/posodobiti.

 

5.5. Izpis nalepk s cenami

Nalepke s cenami artiklov za maloprodajo je mogoče natisniti tudi neposredno iz prevzemnice. Funkcija je na voljo neposredno na posamezni prevzemnici, do katere pridemo preko menija |Nabava |Prevzemi blaga.

Na seznamu prevzemnic kliknemo na posamezno prevzemnico in preko menija za tiskanje dokumenta izberemo možnost Izpis nalepk s cenami, kot kaže slika:

  
Izpis nalepk s cenami artiklo
  
  Slika 86: Izpis nalepk s cenami artiklo

Za več podrobnosti o nastavitvah izpisa nalepk je opisano na strani Izpis nalepk s cenami [2.9].

 

5.6. Uvoz serijskih številk artiklov iz datoteke Excel v osnutek prevzemnice

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, katerih zalogo vodimo tudi po serijskih številkah, si lahko pomagamo tudi z uvozom serijskih številk iz datoteke Excel.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [5.2] in nanj dodamo vse artikle, ki jih bomo prevzeli. Ko osnutek prevzemnice shranimo, se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov izmenjavaPodatkov.gif

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost uvoza serijskih številk artiklov iz datoteke Excel, kot je prikazano na spodnji sliki:

  
Uvoz serijskih številk artikla iz datoteke Excel
  
  Slika 87: Uvoz serijskih številk artikla iz datoteke Excel

Po kliku na to možnost se odpre okno z opisom zahtevane strukture datoteke, kot jo program pričakuje za pravilen uvoz serijskih številk na posamezne artikle:

  
Struktura datoteke za uvoz serijskih številk artiklov v osnutek prevzemnice
  
  Slika 88: Struktura datoteke za uvoz serijskih številk artiklov v osnutek prevzemnice

Primer zahtevane strukture datoteke pripravljene v Excelu, kjer je v prvem stolpcu šifra artikla v programu in v drugem stolpcu serijska številka:

  
Primer datoteke s podatki serijskih številk
  
  Slika 89: Primer datoteke s podatki serijskih številk

V datoteko je potrebno za posamezen artikel oz. šifro artikla vnesti toliko vrstic, kolikor imamo serijskih številk, ki jih želimo uvoziti v prevzemnico.

Poiščemo ustrezno datoteko na računalniku ter potrdimo uvoz s klikom na gumb buttonUvoziPodatke.gif

Na posamezne artikle se tako uvozijo serijske številke, kot je razvidno na spodnji sliki:

  
predogled prevzemnice z uvoženimi serijskimi številkami po posameznih artiklih
  
  Slika 90: predogled prevzemnice z uvoženimi serijskimi številkami po posameznih artiklih

Prevzemnico po uvozu shranimo s klikom na gumb shrani.gif .

 

6. Reverzi in kosignacija

Pred začetkom dela z reverzi je potrebno odpreti ustrezno skladišče [1] v ta namen. Tip skladišča, kateri se bo uporabljal za reverze/konsignacije naj bo: komisijsko/konsignacijsko skladišče (reverzi), kot prikazuje slika spodaj:

  
Tip skladišča za reverz/konsignacijo
  
  Slika 91: Tip skladišča za reverz/konsignacijo
.

Pregled dokumentov reverz je na voljo v meniju |Zaloge |Reverzi/konsignacije, kot je razvidno na spodnji sliki:

  
Pregled in iskanje reverzov
  
  Slika 92: Pregled in iskanje reverzov

Na tem mestu lahko nato s klikom na gumb Novi reverz tudi izdelamo [6.1] nov reverz.

Na reverzih lahko spreminjamo zalogo (dodajamo artikle, brišemo artikle, urejamo - spreminjamo količino) le dokler ni izstavljen popis zalog [8] s kasnejšim datumum od datuma prenosa na reverzu. Popis zalog [8] zaklene vse reverze z datumom prenosa pred popisom, za spreminjanje zaloge.

Lahko pa seveda spreminjamo na reverzih podatke o kupcih in datumih in ostale podatke.

 

6.1. Izdelava novega reverza/konsignacije

Z gumbom Novi reverz ustvarimo nov dokument za prenos zaloge iz maloprodajnega ali veleprodajnega skladišča na skladišče reverzov/konsignacije.

  
Vnos novega reverza
  
  Slika 93: Vnos novega reverza

Dokument reverz lahko uporabljamo samo za posojo blaga na reverz pri čemer bomo kupcu obračunali samo storitev posoje blaga ali pa ga uporabimo za prenos zaloge komisionarju na konsignacijo.

V kolikor smo artikle kupcu samo posodili in nam jih bo nato vrnil lahko za opravljeno storitev posoje blaga na reverz izstavimo račun neposredno iz dokumenta reverz:

  
Izstavitev računa za opravljeno storitev reverza
  
  Slika 94: Izstavitev računa za opravljeno storitev reverza

V kolikor pa smo določeno količino blaga prestavili iz našega skladišče v skladišče komisionarja oz. konsignacije pa bomo račun za prodano blago izstavili šele, ko od komisionarja prejmemo odjavo prodanega blaga. V tem primeru bomo za to blago in količino izstavili storno reverz neposredno iz reverza preko katerega smo blago prenesli komisionarju na njegovo skladišče ter nato iz storno reverza izstavili račun ali dobavnico, kot kaže slika:

  
Storno reverz/konsignacija.
  
  Slika 95: Storno reverz/konsignacija.

Na ta način smo vrnili količino odjavljenega blaga nazaj na naše skladišče iz skladišča konsignacije ter ga nato razknjižili še iz našega skladišča ob izstavitvi računa/dobavnice. V kolikor nam kupec/komisionar vrača blago, ki ga ne uspe prodati pa je dovolj, da iz reverza preko katerega smo zalogo artiklov prenesli v konsignacijo izstavimo samo storno reverz s klikom na gumb Storniraj dokument.

Za razliko od medskladiščnega prenosa, ki velja za interni premik zaloge med skladišči znotraj podjetja, reverz dejansko prestavi zalogo iz našega skladišča v skladišče konsignacije. Za vodenje konsignacije ne potrebujemo več skladišč ampak je dovolj le eno, saj se zaloga na skladišču konsignacije vodi ločeno po komisionarju/kupcu.

 

6.2. Uvoz artiklov v osnutek reverza/konsignacije iz Excel datoteke

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz Excel datoteke.

Najprej kreiramo osnutek reverza in ga shranimo. V orodni vrstici dokumenta se pojavi meni za izmenjavo podatkov izmenjavaPodatkov.gif

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost izvoza postavk prevzema, kot je prikazano na spodnji sliki:

Na ta način se nam kreira datoteka z nazivi stolpcev v katere lahko nato vnesemo podatke:

  
Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek reverza
  
  Slika 96: Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek reverza

Ko smo datoteko uredili in vnesli vse potrebne podatke artiklov za prevzem, jo shranimo ter preko enakega menija za izmenjavo podatkov uvozimo:

Po kliku na možnost za uvoz (glej sliko zgoraj), poiščemo ustrezno datoteko ter potrdimo uvoz s klikom na gumb v redu.


Reverz shranim s klikom na gumb Shrani .

 

7. Nivelacija prodajnih cen

Tu vodite spremembe prodajnih cen, med katerimi lahko pregledno iščete željene spremembe s pomočjo različnih filtrov.

 

7.1. Pregled in iskanje zapisnikov o spremembi cen

Do seznama že izdanih zapisnikov o spremembi prodajne cene dostopamo preko menija |Zaloge |Nivelacija cen, kjer lahko z različnimi iskalnimi kriteriji poiščemo željeni dokument:

  

Tako, kot pri vseh ostalih dokumentih v programu tudi tukaj na vrhu seznama prikazanih rezultatov iskanja najdemo orodno vrstico za izvoz seznama prikazanih dokumentov:

  
Izvoz rezultatov iskanja
  
  Slika 98: Izvoz rezultatov iskanja

Na seznamu prikazanih zapisnikov o spremembi cene najdemo tudi meni z dodatnimi možnostmi Več, v katerem je na voljo tudi funkcija za masovno tiskanje nalepk s cenami [7.3] za artikle katerim smo spremenili prodajno ceno v prikazanih dokumentih nivelacije.

 

7.2. Vnos novega zapisnika o spremembi cen

Novi dokument vnesemo tako, da na seznamu prikazanih dokumentov kliknemo na gumb Nov zapisnik o spremembi cen

 

7.3. Masovni izpis nalepk s cenami

Masovni izpis nalepk s cenami je na voljo na seznamu prikazanih zapisnikov o spremembi cene v meniju z dodatnimi možnostmi Več, kot prikazuje slika:

  
Masovno tiskanje nalepk s cenami
  
  Slika 99: Masovno tiskanje nalepk s cenami

 

8. Popis zalog

Inventura (popis zalog) je neizbežni del poslovnega procesa, če želimo novo leto pričeti z dejansko zalogo. Popis zaloge in vnos točnega stanja v program nam omogoči, da bo stanje v programu usklajeno z našo dejansko zalogo.

Popis zalog se lahko uporablja kot inventurni list oz. vnos začetnega stanja zaloge ob prehodu na program ali kot orodje, da preverimo trenutno realno stanje vrednosti zaloge.

Popis zaloge je na voljo v meniju |Zaloge |Popis zalog kjer najdemo seznam popisov zaloge, ki jih po vzoru na ostale dokumente lahko poiščemo po različnih iskalnih kriterijih:

  
Pregled dokumentov popisa zaloge
  
  Slika 100: Pregled dokumentov popisa zaloge

S klikom na gumb Novi popis zalog bomo kreirali oz. pripravili novi osnutek popisa zaloge, ki ga potem lahko izpolnimo ročno neposredno v programu [8.1] ali pa postavke popisa izvozimo v excel datoteko kjer ga uredimo oz. pripravimo ter nato uvozimo v obstoječi osnutek popisa [8.2].


Popis zalog je dokument, ki zaklene spreminjanje zaloge na naslednjih datumsko predhodnih dokumentih:

  • dobavnicah (glede na datum dobave)
  • prevzem (glede na datum prevzema)
  • medskladiščni prenos (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • reverz/konsignacija (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • delovni nalog

Pred datumom popisa za določeno skladišče ne moremo več spreminjati količine na zgoraj naštetih dokumentih, ne moremo brisati, niti ne dodajati artiklov.Takšna blokada je potrebna, saj imamo v temu primeru vedno pravilno zajeto količino na dan popisa in ne vplivamo nanjo s spremembo zaloge na predhodnih dokumentih.

 

8.1. Vnos novega popisa zalog

Pogoj za kreiranje popisa so predhodno vnešeni artikli v šifrantu artiklov [2].

Za izdelavo novega popisa na seznamu dokumentov popisa zaloge kliknemo na gumb Novi popis zalog, kot prikazuje slika spodaj:

  
Pregled in iskanje v seznamu popisov zaloge
  
  Slika 101: Pregled in iskanje v seznamu popisov zaloge

V kolikor zaloge vodimo po nabavnih vrednostih, nas bo program pred izdelavo popisa pozval k obračunu stanja zaloge po metodi AVCO ali FIFO, kot prikazuje slika:

  
V kolikor pred izdelavo popisa še nismo pognali obračuna nabavnih vrednosti je priporočljivo to storiti pred zagonom obdelave
  
  Slika 102: V kolikor pred izdelavo popisa še nismo pognali obračuna nabavnih vrednosti je priporočljivo to storiti pred zagonom obdelave

Ko se bo obdelava končala bomo vnesli kriterije za izdelavo popisa, kot kaže slika:

  
Vnesemo kriterije za pripravo inventurnega lista
  
  Slika 103: Vnesemo kriterije za pripravo inventurnega lista

Poslovno letoizberemo poslovno leto v katerem oz. za katerega pripravljamo inventuro.
Št. dokumentaKo bomo pognali izdelavo popisa bo program pripravil osnutek dokumenta. Šele, ko ga zaključimo bo prejel zaporedno številko.
Datum dokumentaVpišemo ali izberemo datum za katerega bomo pripravili popis zaloge oz. datum za katerega bomo vnesli stanje zaloge ugotovljeno po inventuri.
Dodaj vrstice za artikle, ki imajo knjiženo zalogo 0Označimo, če želimo, da poleg artiklov, ki imajo kakršnokoli transakcijo zaloge na izbranem skladišču, program v popis doda tudi artikle s količino 0.
Dodaj vrstice za vse artikleOznačimo, če želimo pripraviti popis zaloge za vse artikle v šifrantu artiklov ne glede na trenutno stanje zaloge.
SkladiščeIzberemo skladišče za katerega bomo pripravili popis zaloge oz. naredili inventuro.

Po kliku na V redu, nam program pripravi osnutek popisnega lista, v katerega bo zajel artikle glede na izbrane kriterije in sicer s knjiženim stanjem zaloge v izbranem skladišču za izbrani datum.

Knjiženo stanje zaloge predstavlja izračunano stanje zaloge glede na vse vnesene dokumente zaloge do datuma popisa.

Pred začetkom inventure si lahko na osnutku popisnega lista izpišemo sam popis ali tudi inventurni zapisnik za popis inventurnih količin:

  
Na osnutku popisa bomo imeli možnost natisniti tudi inventurni zapisnik
  
  Slika 104: Na osnutku popisa bomo imeli možnost natisniti tudi inventurni zapisnik

Po opravljeni inventuri bomo v tem osnutku imeli možnost vnosa popisne oz. inventurne zaloge artiklov v stolpec inventurna zaloga, kot prikazuje spodnja slika:

  
Vnos zalog na popisni list
  
  Slika 105: Vnos zalog na popisni list

V kolikor zalogo artiklov vodimo tudi po LOT številkah je potrebno v popisu zaloge vnesti inventurno oz. popisno količino artikla na zalogi za vsako LOT številko posebej [9.4].

V kolikor vodimo zalogo artiklov na več skladiščih se lahko zgodi, da smo se pri vnosu oz. izdaji dokumentov tudi kdaj zmotili. Kako pravilno urediti stanje knjižene zaloge preden vnesemo inventurno zalogo v popis je opisano na strani Popravek stanja zaloge zaradi napak pri vnosu dokumentov [8.5]

Ko vnesemo vso inventurno zalogo in smo končali, to zaključimo z gumbom Zaključi popis.

Zadnji popisni list za posamezno skladišče lahko kadarkoli vrnemo nazaj v osnutek s klikom na gumb Prekliči popisni list, kot kaže slika:

  
Popisni list lahko tudi vrnemo v osnutek, ga popravimo in ponovno zaključimo
  
  Slika 106: Popisni list lahko tudi vrnemo v osnutek, ga popravimo in ponovno zaključimo

Pri popravljanju oz. spreminjanju inventurnih količin nastanejo inventurni viški ali inventurni manjki, oz. popisne razlike, ki jih je potrebno v računovodstvu knjižiti glede na izbrani način vrednotenja zalog blaga.

Popis zalog knjižimo samo v primeru, ko smo vnesli popis, kot začetno stanje naše zaloge ali, ko smo spreminjali stanje zaloge na osnovi inventure. V kolikor po končani inventuri ni bilo sprememb v stanju zaloge na popisu, tega zaključimo in le izpišemo. Poknjižiti ga ni potrebno.

 

8.2. Uvoz inventurnega stanja zaloge v osnutek popisa

Pogoj za izdelavo popisa zaloge oz. inventure so že vnešeni artikli v šifrantu artiklov [2].

Poleg ročnega vnosa inventurnih količin [8.1] v osnutek popisa nam program omogoča tudi vnos inventurnih količin v excel datoteko in nato uvoz te datoteke z inventurnim stanjem zaloge v pripravljen osnutek popisa zaloge.

Vzorčno datoteko si lahko prenesete na spodnji povezavi in jo dopolnite s svojimi artikli in njihovimi vrednostmi.

Popis_zalog.xls
Velikost: 10,00 kB
Vzorec za uvoz popisa zalog.

Ko smo vnesli vse inventurne količine v excel datoteko za uvoz v program e-racuni.com, odpremo osnutek popisa zaloge v meniju |Zaloge |Popis zaloge, ki smo ga pripravili v ta namen.

Na seznamu popisov zaloge kliknemo na naš osnutek popisa v katerega želimo uvoziti inventurno stanje zaloge:

  
Pregleda dokumentov popisa zaloge
  
  Slika 107: Pregleda dokumentov popisa zaloge

Na osnutku popisa nato v meniju za izmenjavo podatkov izberemo možnost uvoza popisnih količin iz excel datoteke, kot kaže slika:

  
Uvoz popisnih količin iz excel datoteke
  
  Slika 108: Uvoz popisnih količin iz excel datoteke

Pred uvozom podatkov nas program opozori na zahtevano strukturo stolpcev v datoteki, ki jo bomo uvozili, kot kaže slika:

  
Pred uvozom lahko dodatno označimo če želimo, da se pri uvozu podatkov prazni stolpci v datoteki ignorirajo
  
  Slika 109: Pred uvozom lahko dodatno označimo če želimo, da se pri uvozu podatkov prazni stolpci v datoteki ignorirajo

Za uvoz inventurnih količin iz excel datoteke program zahteva točno določeno strukturo. Najlažje jo pridobimo tako, da na osnutku popisa izvozimo postavke v excel. Struktura datoteke za izvoz je namreč identična strukturi, ki jo program zahteva za uvoz tako, da v datoteki, ki jo izvozimo iz programa, lahko vnesemo nove inventurne količine in po potrebi nabavne cene ter jo uvozimo nazaj v osnutek popisa

Datoteko izberemo in potrdimo s klikom na gumb Uvozi podatke. Trajanje uvoza je odvisno od števila artiklov v datoteki in lahko traja tudi dlje časa. Po končanem uvozu nas program obvesti še o številu uvoženih artiklov (slika spodaj) in o vrsticah, ki so bile morebiti preskočene ter tudi pojasnilo zakaj je temu tako.

  
Obvestilo ob koncu uvoza
  
  Slika 110: Obvestilo ob koncu uvoza

Popis zaloge smo tako uspešno uvozili in ga le še enkrat preverimo preden zaključimo popis s klikom na gumb Zaključi popis.

  
Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni popis zaključimo
  
  Slika 111: Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni popis zaključimo

Zadnji popisni list za posamezno skladišče lahko kadarkoli vrnemo nazaj v osnutek s klikom na gumb Prekliči popisni list, kot kaže slika:

Pri popravljanju oz. spreminjanju inventurnih količin nastanejo inventurni viški ali inventurni manjki, oz. popisne razlike, ki jih je potrebno v računovodstvu knjižiti glede na izbrani način vrednotenja zalog blaga.

Popis zalog knjižimo samo v primeru, ko smo vnesli popis, kot začetno stanje naše zaloge ali, ko smo spreminjali stanje zaloge na osnovi inventure. V kolikor po končani inventuri ni bilo sprememb v stanju zaloge na popisu, tega zaključimo in le izpišemo. Poknjižiti ga ni potrebno.

 

8.3. Uvoz inventurnega stanja zaloge v osnutek popisa iz datoteke s pomočjo čarvonika

Pogoj za izdelavo popisa zaloge oz. inventure so že vnešeni artikli v šifrantu artiklov [2].

Poleg ročnega vnosa inventurnih količin [8.1] v osnutek popisa nam program omogoča tudi vnos inventurnih količin v Excel datoteko in nato uvoz te datoteke z inventurnim stanjem zaloge v pripravljen osnutek popisa zaloge.

Ko smo vnesli vse inventurne količine v Excel datoteko za uvoz v program e-racuni.com, odpremo osnutek popisa zaloge v meniju |Zaloge |Popis zaloge, ki smo ga pripravili v ta namen.

Na seznamu popisov zaloge kliknemo na naš osnutek popisa v katerega želimo uvoziti inventurno stanje zaloge:

Na osnutku popisa nato v meniju za izmenjavo podatkov izberemo možnost uvoza popisnih količin iz excel datoteke, kot kaže slika:

  
Uvoz popisnih količin iz preglednice s pomočjo čarovnika
  
  Slika 112: Uvoz popisnih količin iz preglednice s pomočjo čarovnika

Ko kliknemo na to možnost se nam odpre interaktivni čarovnik za pomoč pri uvozu datoteke. Uvoz poteka po naslednjih korakih:

1. UVOZ DATOTEKE

Postopek uvoza podatkov začnemo na način, da najprej izberemo datoteko iz katere bomo uvozili podatke in potrdimo s klikom na gumb Naprej >:

  
Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili inventurne oz. popisne količine artiklov
  
  Slika 113: Izberemo datoteko iz katere bomo uvozili inventurne oz. popisne količine artiklov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek posameznega artikla v popisu zaloge predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

  
Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke
  
  Slika 114: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

  
Splošne nastavitve uvoza podatkov
  
  Slika 115: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov iz datoteke v ustrezna polja v popisnem listu, ki jih bomo uvozili.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

  
V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla
  
  Slika 116: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce iz datoteke, ki jih bomo uvozili v program:

  
Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C
  
  Slika 117: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

Na naslednji korak bomo lahko napredovali šele, ko smo uredili preslikavo vsaj za obvezne podatke, sicer je gumb Naprej > onemogočen.

  
Gumb "Naprej" je onemogočen dokler ne nastavimo preslikave za obvezne podatke
  
  Slika 118: Gumb "Naprej" je onemogočen dokler ne nastavimo preslikave za obvezne podatke

3. DODATNI PODATKI

Odpre se nam stran z dodatnimi nastavitvami kjer določimo kaj se naj zgodi v primeru, ko se v datoteki nahajajo artikli, ki se na popisnem listu v programu že nahajajo:

  
Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov
  
  Slika 119: Dodatne nastavitve pred potrditvijo uvoza podatkov

Ko smo vse nastavili potrdimo uvoz podatkov s klikom na gumb Naprej >, kot je prikazano na zgornji sliki.

V kolikor želimo preveriti seznam artiklov, za katere bo program uvozil inventurno stanje zaloge še preden to potrdimo, lahko kliknemo na povezavo za prikaz vrstic, kot kaže slika:

  
Pregled podatkov, ki jih bomo uvozili v program
  
  Slika 120: Pregled podatkov, ki jih bomo uvozili v program

4. PREDOGLED IN POTRDITEV

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

  
Povzetek uvoza popisnih oz. inventurnih količin artiklov iz datoteke
  
  Slika 121: Povzetek uvoza popisnih oz. inventurnih količin artiklov iz datoteke

Uvoz podatkov zaključimo s klikom na gumb Dokončaj

Popis zaloge smo tako uspešno uvozili in ga le še enkrat preverimo preden zaključimo popis s klikom na gumb Zaključi popis.

  
Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni, popis zaključimo
  
  Slika 122: Ko smo preverili uvožene podatke in v kolikor so ti pravilni, popis zaključimo

Zadnji popisni list za posamezno skladišče lahko kadarkoli vrnemo nazaj v osnutek s klikom na gumb Prekliči popisni list, kot kaže slika:

Pri popravljanju oz. spreminjanju inventurnih količin [8.5] nastanejo inventurni viški ali inventurni manjki, oz. popisne razlike, ki jih je potrebno v računovodstvu knjižiti glede na izbrani način vrednotenja zalog blaga.

Popis zalog knjižimo samo v primeru, ko smo vnesli popis, kot začetno stanje naše zaloge ali, ko smo spreminjali stanje zaloge na osnovi inventure. V kolikor po končani inventuri ni bilo sprememb v stanju zaloge na popisu, tega zaključimo in le izpišemo. Poknjižiti ga ni potrebno.

 

8.4. Dodatne možnosti in obdelave v popisu zaloge

Na že obstoječemu popisu zalog [8] imamo na voljo več možnosti - masovne obdelave na nivoju popisa, katere najdemo v opravilni vrstici popisa pod Več:.

  
Izbira obdelave na popisu zalog
  
  Slika 123: Izbira obdelave na popisu zalog

Končni rezultat obdelavave opisan spodaj:

Ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti na dan popisa ter prenos v popisObdelava ponovno prenese knjiženo stanje količine in vrednosti na dan popisa zalog. Pri tem se inventurno stanje količine in vrednosti ne spreminja. Obdelavo uporabimo, ko imamo spremembo zaloge na skladišču na datum pred nastankom popisa. Ta sprememba se samodejno na že ustvarjenem popisu ne bo spremenila, saj se smatra, da je popis zaloge zadnji dokument zaloge na skladišču na dan, ko se popis ustvari.
Preračunaj oz. popravi stanje podatkov za inventurno vrednost zaloge (vrednost=količina*cena)Obdelava spremeni le inventurno vrednost zaloge, pri tem obdelava ne vpliva na inventurno količino,knjiženo količino in knjiženo vrednost. Preračuna se vpisana in shranjena inventurna količina pomnožena s ceno. V ozadju se nastavi pravilna - nova popisna vrednost zaloge artikla.
Preračunaj pozicije postavkObdelavo morebiti potrebujemo kadar izdelamo popis preko XLS datoteke, ki jouvozimo na popis zalog [8.2]. V takšnih primerih imamo lahko po FIFO več nabavnih cen za določeni artikel, kar pomeni več vrstic v datoteki. V kolikor pri popisu te vrstice ne razvrstimo skupaj (eno za drugo), lahko to uredimo s pomočjo obdelave, preden zaključimo popis zalog.
Ponastavi popisne količine in vrednosti v skladu s knjiženim stanjem na dan popisa Obdelava nam ponastavi popisne količine in vrednosti na dan popisa. Te vrednosti bodo sedaj enake knjiženim in z obdelavo "resetiramo" že morebiti vnešene podatke na popisu zalog.
Odstrani vrstice z ničelno količino in inv. razlikoObdelava masovno izbriše vse vrstice, katere bi imele knjiženo in inventurno količino 0. Takšne vrstice ne spadajo na popis in nas ob zaključku popisa zalog program opozori, da jih je potrebno izbrisati. Lahko jih brišemo individualno, tako, da v vsaki vrstici izberemo ikono za smetnjak ali pa masovno s pomočjo te obdelave.

Obdelave, ki so na voljo na osnutku popisa zalog:

  • Ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti na dan popisa ter prenos v popis
  • Preračunaj oz. popravi stanje podatkov za inventurno vrednost zaloge (vrednost=količina*cena)
  • Preračunaj pozicije postavk
  • Ponastavi popisne količine in vrednosti v skladu s knjiženim stanje na dan popisa
  • Odstrani vrstice z ničelno količino in inv. razliko

Obdelave, ki so na voljo na že zaključenemu popisu zalog:

  • Ponovni izračun knjiženih količin in vrednosti na dan popisa ter prenos v popis
  • Preračunaj oz. popravi stanje podatkov za inventurno vrednost zaloge (vrednost=količina*cena)
  • Preračunaj pozicije postavk

Pred uporabo katere koli od teh obdelav predlagamo, da se najprej izvozi trenutno stanje popisa zaloge v excel. Tako si naredimo varnostno kopijo in lahko v primeru kakršnih koli težav ugotovljenih po obdelavi uvozimo nazaj v osnutek popisa in s tem povrnemo stanje glede na stanje pred zagonom obdelave!

 

8.5. Popravek stanja zaloge zaradi napak pri vnosu dokumentov

Pogosto se zgodi, da smo se med letom pri vnašanju dokumentov zmotili. Zgodi se lahko, da smo za določen artikel npr. naredili prevzem ali prenos zaloge na napačno skladišče oz. smo določeno zalogo artikla prodali iz napačnega skladišča. V tem primeru bomo na izpisu osnutka popisnega lista na enem skladišču pri takšnem artiklu videli npr. višek, kar posledično lahko pomeni, da bo na drugem skladišču za ta isti artikel manjko in obratno. To lahko popravimo tako, da naredimo medskladiščni prenos zaloge iz skladišča, kjer je bil ugotovljen višek, na skladišče, ki izkazuje inventurni manjko.

Preden se lotimo popravkov je treba preveriti zakaj je do takšnih razlik dejansko prišlo. To preverimo v kartici artikla na določenem skladišču, kjer je nastopil manjko. Če smo na podlagi kartice artiklov ugotovili, da je negativno stanje posledica napak pri vnosu podatkov, lahko to popravimo z medskladiščnim prenosom zaloge. Dokument mora biti pripravljen z datumom pred dnem, s katerim kartica artiklov izkazuje negativno zalogo. S tem bomo rešili dve težavi na en mah. Popravili bomo negativno zalogo, ki je posledica napak pri vnosu dokumentov ter hkrati popravili tudi višek zaloge istega artikla na drugem skladišču.

Če smo na kakršen koli način spreminjali zalogo na skladišču in s tem vplivali na knjiženo stanje zaloge artiklov na datum za katerega smo med tem že pripravili osnutek popisa moramo obvezno v samem osnutku popisa zaloge izvesti ponovni izračun knjiženega stanja zaloge, ki je na voljo v meniju z ddodatnimi možnostmi, kot prikazano na sliki:

  
Funkcijo za ponovni izračun knjižene zaloge uporabimo, če smo kakorkoli spreminjali/popravljali stanje zaloge artikla na datum za katerega smo pripravili popis
  
  Slika 124: Funkcijo za ponovni izračun knjižene zaloge uporabimo, če smo kakorkoli spreminjali/popravljali stanje zaloge artikla na datum za katerega smo pripravili popis

Popis nato uredimo in zaključimo, kot opisano v poglavju Vnos novega popisa zalog [8.1]

 

9. Vodenje zalog po LOT številkah

V programu e-računi je mogoče voditi zaloge tudi po LOT številkah in pripadajočem roku trajanja. Kaj je potrebno v programu nastaviti in upoštevati za pravilno razknjiževanje zaloge po LOT številkah preberite v naslednjih podpoglavjih:

 

9.1. Nastavitve artikla za uporabo LOT številk

V kolikor bi želeli za artikel voditi zalogo po LOT številkah je potrebno pri vnosu artikla v šifrant označiti dodatno možnost, kot je prikazano na sliki spodaj:

  
Na artikli označimo uporabo LOT številke
  
  Slika 125: Na artikli označimo uporabo LOT številke

V kolikor to nastavitev na artiklu odkljukamo nam bo program pri vnosu prevzema [5.2] ali dobave za ta artikel ponudil tudi možnost vnosa ali izbire LOT številke.

 

9.2. Vnos LOT številke ob prevzemu

V kolikor smo na artiklu v našem šifrantu predhodno odkljukali, da se za artikel vodi zaloga tudi po LOT številkah, nam bo program pri dodajanju artikla na prevzem prikazal ustrezno opozorilo in ponudil možnost vnosa le te:

  

S klikom na oznako LOT se nam ponudi možnost vnosa LOT številke in datuma roka uporabe za dotični LOT:

  

Za razliko od serijskih številk, je tukaj mogoče vnesti le eno LOT številko na posamezno postavko na prevzemu. V kolikor imamo torej na prevzemu en artikel z več različnimi LOT številkami, je treba ta artikel dodati na prevzem za vsako LOT številko in prevzeto količino ločeno.

 

9.3. Izbira ustrezne LOT številke artikla pri dobavi

V kolikor smo naredili prevzem zaloge artikla za katerega vodimo zalogo po LOT številkah in le tega želi prodati, je izbira LOT številke na dobavnici obvezna:

  

Po kliku na oznako LOT nam bo program tudi ponudil izbiro ustreznega LOT-a z rokom trajanja in ustrezno pripadajočo zalogo na skladišču:

  
Izberemo LOT številko in rok trajanja
  
  Slika 129: Izberemo LOT številko in rok trajanja

Ko smo izbrali LOT številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na dobavnici:

  

 

9.4. Izbira ustrezne LOT številke artikla pri inventuri oz. popisu zaloge

V kolikor zaloge artiklov vodimo po LOT številkah, je potrebno tudi inventurno količino na popisu zaloge [8] vnesti ustrezno za posamezno LOT številko artikla.

Na samem popisu nas program opozarja na zahtevan vnos LOT št. pri artiklih, za katere zalogo dejansko vodimo tudi po LOT št.:

  
Obvezen vnos LOT št. na popisu zaloge
  
  Slika 131: Obvezen vnos LOT št. na popisu zaloge

Po kliku na šifro artikla nam bo program ponudil možnost vnos količine za posamezno LOT številko:

  
Vpišemo količino za posamezno LOT številko
  
  Slika 132: Vpišemo količino za posamezno LOT številko

Ko smo izbrali LOT številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na popisu:

  

 

10. Vodenje zalog po serijskih številkah

V programu e-računi je mogoče voditi zaloge tudi na nivoju artikla po serijskih številkah. Kaj je potrebno v programu nastaviti in upoštevati za pravilno razknjiževanje zaloge po serijskih številkah preberite v naslednjih podpoglavjih:

 

10.1. Nastavitve artikla za uporabo serijskih številk

 

10.2. Vnos serijske številke ob prevzemu

 

10.3. Izbira ustrezne serijske številke artikla ob dobavi

 

10.4. Izbira ustrezne serijske številke artikla pri inventuri oz. popisu zaloge

V kolikor zaloge artiklov vodimo po serijskih številkah, je potrebno tudi inventurno količino na popisu zaloge vnesti ustrezno za posamezno serijsko številko artikla.

Na samem popisu nas program opozarja na zahtevan vnos serijske oz. S/N št. pri artiklih, za katere zalogo dejansko vodimo tudi po serijskih št.:

  
Obvezen vnos serijske št. na popisu zaloge
  
  Slika 134: Obvezen vnos serijske št. na popisu zaloge

Po kliku na šifro artikla nam bo program ponudil možnost vnos količine za posamezno serijsko številko:

  
Vpišemo količino za posamezno serijsko številko
  
  Slika 135: Vpišemo količino za posamezno serijsko številko

Ko smo izbrali serijsko številko se nam bo ta tudi prikazala neposredno pod dodanim artiklom na popisu:

  

 

11. Evidenčni obračun in popis zaloge za vsa skladišča

Obdelava evidenčnega obračuna in popis zalog je na voljo v meniju|Poročanje |Vse obdelave |Zaloge |Evidenčni obračun in popis zalog za vsa skladišča.

Obdelava izvede evidenčni obračun vrednosti zaloge in avtomatsko ustvari popis zaloge [8] za vsa skladišča.

Rezultat obdelave je enak ročni izdelavi popisa za vsako skladišče posebej. Po zaključku obdelave je mogoče naknadno spreminjanje popisnih dokumentov oz. vnos dejanske popisne zaloge po skladiščih.

Obdelava bo pohitrila delovanje programa v primeru večjega števila podatkov.

Spreminjanje dokumentov pred datumom popisa po končani obdelavi ne bo več mogoče. V poštev pridejo vsi dokumenti, ki lahko vplivajo na spremembo zaloge:

  • dobavnicah (glede na datum dobave)
  • prevzem (glede na datum prevzema)
  • medskladiščni prenos (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • reverz/konsignacija (za obe skladišči (iz/v) na datum prenosa)
  • delovni nalog

  
Pregled poročila
  
  Slika 137: Pregled poročila

Možnost Pred popisom preračunaj nabavne cene po metodi FIFO je možnost, ki se nam pojavi v primeru, ko imamo v |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje izbrano metodo vrednotenja zalog po nabavni ceni FIFO. Druga možnost, ki jo lahko imamo za vrednotenje je AVCO.

Po zaključeni obdelavi imamo na voljo statuse evidenčnih popisov v strukturi RTF:

  
Pregled poročila
  
  Slika 138: Pregled poročila

In odprte popise zalog za vsa aktivna skladišče z zalogo v spletni aplikaciji:

  
Pregled poročila
  
  Slika 139: Pregled poročila

 

12. Poročila

Modul omogoča naslednje izpise:





Podrobnejše razlage najdete v podpoglavjih.

 

12.1. Stanje zaloge nekurantnega (neidočega) blaga

Poročilo prikazuje količinsko in vrednostno stanje zaloge blaga z datumom zadnje nabave. Z izpisom ugotavljamo oz. popisujemo zalogo blaga, ki ga ni mogoče prodati.

  
Vnos stanja zaloge nekurantnega blaga
  
  Slika 140: Vnos stanja zaloge nekurantnega blaga

Vnos zahtevanih podatkov:

 

12.2. Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

Poročilo o prodaji artiklov v določenem obdobju lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 141: Vnesemo podatke za zagon poročila

Šifra artiklaV kolikor želimo le za določen artikel izpis prodaje, na tem mestu vpišemo šifro artikla.
Opis artiklaV kolikor želimo le za določen artikel izpis prodaje, na tem mestu vpišemo opis artikla.
Skupina artiklovLahko izpisujemo prodajo le za določeno skupino artiklov.
Združi po skupinah ali pa si za vse skupine označimo s kljukico, da nam izpisuje vse artikle sortirane po skupinah in ne po vrstnem redu, neglede na skupino.
Datum od: do:Vpišemo obdobje za katero želimo izpisati prodane artikle. Vnos podatka je obvezen.
SkladiščeIzberemo skladišče za katerega želimo izpisati seznam prodanih artiklov.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto za katerega želimo izpisati poročilo.
Vrsta artiklaNa poročilu lahko sortiramo artikle tudi po vrsti (izdelek, material, polizdelek...).
Podatke o prodaji jemlji iz:Izpišujemo lahko poročilo za račune, dobropise in bremepise ALI za dobavnice.
Znesek prodaje se izpiše kotV padajočem meniju izberete kako se bo izpisal znesek prodaje v poročilu.
Den. valuta Izberemo si valuto, v kateri bodo vrednosti v poročilu.
Tip datotekeV padajočem meniju izberete tip datoteke v katerem se bo poročilo izpisalo.

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi

Primeri poročil:

  
Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju
  
  Slika 142: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

  
Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju
  
  Slika 143: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

  
Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju
  
  Slika 144: Seznam prodanih artiklov v izbranem obdobju

 

12.3. Seznam najbolj prodajanih artiklov

Seznam najbolj prodajanih artiklov lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Seznam najbolj prodajanih artiklov

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 145: Vnesemo podatke za zagon poročila

Šifra artikla:Če želimo izpis artiklov s to šifro npr.: 10*.
Opis artikla:Artikli s takšnim opisom.
Datum od: do:Vpišemo obdobje za katero želimo izpisati najbolje prodajane artikla. Vnos podatka je obvezen.
SkladiščeIzberemo za katero skladišče želimo izpisati seznam najbolje prodajanih artiklov.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto za katerega želimo izpisati seznam najbolj prodajanih artiklov.
Vrsta artiklaLahko izberemo, da so na poročilu le npr. izdelki.
Seznam najbolj prodajanih artiklov v časovnem obdobjuIzpišemo po prodajnosti padajoče.
Znesek prodaje se izpiše kotV padajočem meniju izberemo kako se naj znesek prodaje izpiše.
Število artiklov na listiVpišemo koliko najbolj prodajanih artiklov želimo izpisati v seznamu.
Odstotek prodajeVpišemo odstotek prodaje (npr. artikli, ki predstavljajo 50% prodaje).
Den. valutaValuta, v kateri bi bile denarne vrednosti na poročilu.
Tip datotekeV padajočem meniju izberemo tip datoteke v katerem želimo izpisati poročilo.

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi

Po končani obdelavi dobimo poročilo v takšni obliki:

  
Najbolje prodajani artikli
  
  Slika 146: Najbolje prodajani artikli

Artikli so sortirani po znesku od največjega proti manjšemu.

 

12.4. Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

Poročilo najdemo pod |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

Odpre se nam spodnja vnosna maska:

  
Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
  
  Slika 147: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
,

in poročilo:

  
Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
  
  Slika 148: Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

 

12.5. Stanje zaloge artiklov

Stanje zaloge vseh artiklov lahko izpišemo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Zaloge |Stanje zaloge artiklov

Prikaže se nam maska za zagon poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 149: Vnesemo podatke za zagon poročila

Poročilo omogoča izpis stanja zaloge ločeno po skladiščih ali pa za več izbranih skladišč hkrati in sicer po nabavni, maloprodajni ali veleprodajni ceni.

Preden izpišemo poročilo je mogoče izbrati tudi dodatne možnosti:

Izpis opisa artikla poleg nazivaOznačimo v kolikor želimo poleg kratkega naziva artikla izpisati tudi dolgi opis artikla.
Prikaži črtno kodo artiklaOznačimo v kolikor želimo izpisati tudi črtno kodo artikla v ločenem stolpcu.
Prikaži kataloško številko artiklaOznačimo v kolikor želimo izpisati kataloško številko artikla v ločenem stolpcu.
Prikaži samo skladišča z zalogoOznačimo v kolikor naj program pri izpisu upošteva le skladišča na katerih ima vsaj en ali izbrani artikel pozitivno zalogo.
Prikaži vse artikle s prometi v obdobju (tudi tiste, ki trenutno niso na zalogi)Označimo v kolikor želimo izpisati stanje zaloge tudi za artikle, ki trenutno nimajo zaloge, so pa bili na zalogi v preteklosti.
Prikaži samo aktivne artikleOznačimo v kolikor želimo izpisati stanje zaloge samo za aktivne artikle.
Prikaži vse artikle za katere se vodi zalogaOznačimo v kolikor želimo izpisati stanje zaloge za vse artikle, ki so označeni, da se za njih vodi zaloga.
Prikaži cene/vrednosti za artikel v valuti artiklaOznačimo v kolikor želimo izpisati vrednost stanja zaloge artikla v denarni valuti, ki je določena na artiklu.
Prikaži podatek o zadnjem prevzemu (datum in št. prevzema)Označimo v kolikor želimo v ločenem stolpcu izpisati tudi datum in številko prevzemnice s katero je bil artikel prevzet na zalogo.
Prikaži podatek o zadnji medskladiščnici (datim in št. medskladiščnice)Označimo v kolikor želimo v ločenem stolpcu izpisati tudi datum in številko medskladiščnice s katero je bil artikel prevzet na zalogo.
Prikaži skupno stanje zaloge v vseh/izbranih skladiščihOznačimo v kolikor želimo v poročilu izpisati dodatno, ločeno tabelo s stanjem zaloge na vseh izbranih skladiščih skupaj. Privzeto program izpiše stanje zaloge samo ločeno po vseh ali izbranih skladiščih.
Prikaži težo posameznega artiklaOznačimo v kolikor želimo v ločenem stolpcu izpisati tudi težo posameznega artikla, kot je ta določena v šifrantu artiklov.

Obdelavo poročila poženemo s klikom na gumb Zaženi, lahko pa si tudi nastavimo periodično avtomatsko izdelavo poročila

Po končani obdelavi bo program pripravil in glede na nastavitve periodičnega izvajanja obdelave tudi posredoval poročilo na email prejemnika. Poročilo vo pripravljeno v obliki, kot kaže slika:

  
Stanje zaloge artiklov
  
  Slika 150: Stanje zaloge artiklov

 

12.6. Inventurni zapisnik za popis zalog

Inventurni zapisnik za popis zalog lahko izpišemo preko menija |Skladišče |Poročila |Inventurni zapisnik za popis zalog. Poročilo se kreira na podlagi predhodno vnešenih začetnih zalog [2.5] artiklov in vseh dobavnic [4], ter prevzemnic [5], ki so bile izstavljene.

Odpre se nam maska za vnos podatkov, ki so pomembni za zagon oz. obdelavo poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 151: Vnesemo podatke za zagon poročila

Kreira se nam zapisnik, ki ga potem ustrezno izpolnimo in preverimo ali se stanje ujema s stanjem v programu, ki se nahaja na dnu zapisnika, kar lahko vidimo na sliki:

  
Inventurni zapisnik zalog
  
  Slika 152: Inventurni zapisnik zalog

 

12.7. Izpis cenika artiklov

V primeru, da želimo izpisati cenik artiklov lahko to storimo preko menija |Poročanje |Vsa poročila |Izpis cenika artiklov.Odpre se nam maska za zagon poročila:

  
Vnesemo podatke za zagon poročila
  
  Slika 153: Vnesemo podatke za zagon poročila

Po zagonu se nam kreira cenik, ki izgleda takole:

  
Cenik artiklov
  
  Slika 154: Cenik artiklov

 

12.8. Statistika prodaje

Poročilo najdemo pod |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja |Statistika prodaje

  
Statistika prodaje
  
  Slika 155: Statistika prodaje

 

12.9. Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

Poročilo najdemo v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Nabava |Naročanje |Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

  
Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami
  
  Slika 156: Stanje zalog artiklov vključno z izstavljenimi ponudbami

 

12.10. Navodila za intrastat poročanje

Sprva je potrebno v |Nastavitve |nastavitve podjetja |poslovanje pod poljem "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" določiti prag poročanja (vključitveni prag ali posebni prag).

  
Polja "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" kjer se določi prag poročanja
  
  Slika 157: Polja "poročanje intrastat za prejeme" in "poročanje intrastat za odpreme" kjer se določi prag poročanja

Pri vnosu artikla [2] je potrebno še izpolniti atributa carinska tarifa in država porekla, saj gre za obvezne podatke za Intrastat poročanje.

  
Polja "Carinska tarifa" in "Država porekla" katera morejo biti izpolnjena
  
  Slika 158: Polja "Carinska tarifa" in "Država porekla" katera morejo biti izpolnjena

Na dobavnicah in prevzemnicah so 3 intrastat atributi in sicer vrsta posla, vrsta transporta in pogoji dobave. Ti podatki imajo že privzete vrednosti (za vključitveni prag), lahko pa se jim določijo drugačne vrednosti. Polja se lahko urejajo na sami prevzemnici oz. dobavnici s klikom na Spremeni v desnem zgornjem kotu dokumenta in nato na [+] prikaži intrastat polje

  
Postopek urejanja polj na dokumentu za intrastat
  
  Slika 159: Postopek urejanja polj na dokumentu za intrastat

Ko imate vse zgoraj razloženo nastavljeno, lahko greste izvažati datoteke za Intrastat. Pod modulom poročanje boste pod |Poročila |vsa poročila |zaloge |Izvoz za intrastat našli to poročilo. Tukaj najprej nastavite poljubno oznako sporočila in oznako deklaracije. Nato določite za kateri tok blaga boste izvažali.

  
Izvoz poročila za intrastat
  
  Slika 160: Izvoz poročila za intrastat

Oznaka sporočilaOznaka sporočila je pomožni podatek za interno evidenco pošiljateljev zato je poljuben podatek.
Oznaka deklaracijeUporabnikova oznaka deklaracije (evidenčna številka dokumenta). Declaratijska oznaka mora biti enolična na nivoju poročevalske enote za vse izvirne deklaracije. Priporočena sestava za delklaracijske oznake je: osemmestna identifikacijska oznaka za DDV brez oznake države: npr. „11111111‟, trimestna šifra organizacijske enote: npr „000‟, Datum v formatu LLMMDD: npr „060812‟ ali trimestna zaporedna številka deklaracije v okviru dneva. Npr: „001‟
PrejemiIntrastat podatki za prejeme (vrsta posla, transporta in pogoji dobave) se jemljejo iz prevzemnic. Ostali podatki (zneski, podatki o artiklih...) se privzeto prav tako jemljejo iz prevzemnic, razen če obkljukate, da jih želite dobiti iz prejetih računov. Zraven poročanja za prejeme se še izvozijo podatki o stornih (izdanih) računih(veza na dobavnico) in dobropisih(veza na storno dobavnico).
OdpremeIntrastat podatki za odpreme (vrsta posla, transporta in pogoji dobave) se jemljejo iz dobavnic. Ostali podatki (zneski, podatki o artiklih...) se jemljejo iz (izdanih) računov. Tukaj se še izvozijo tudi storno prevzemnice.
Obdobje poročanjaV polju se določi za katero obdobje (posamezen mesec) bomo kreirali poročilo
Oznaka poročevalske enoteNapišemo oznako poročevalske enote(privzeta vrednost 000)
Tip datotekeTip datoteke za uvoz v Intrastat sistem je XML. Tip datoteke Excel pa je namenjen samo preverjanju podatkov, ki se izvozijo.

Intrastat poročanje ne morate zagnati za obdobje pred aktivacijo funkcionalnosti za intrastat poročanje, ampak samo za obdobje po aktivaciji.

 

---
© E-RAČUNI d.o.o. 2003-2024