Prevzemnice

Do prevzemnic pridemo preko menija |Nabava |Prevzemi blaga kjer lahko izdelamo novo prevzemnico [2], preko menija z dodatnimi možnostmi Več..., ki se nahaja v orodni vrstici nad seznamom prevzemnic pa lahko natisnemo celoten seznam prikazanih prevzemnic v datoteko Excel.

Na prevzemnicah lahko spreminjamo zalogo (dodajamo artikle, brišemo artikle, urejamo - spreminjamo količino) le dokler nismo naredili inventure oz. ni izstavljen popis zalog s kasnejšim datumom, kot je datum prevzema na prevzemnici. Popis zalog zaklene vse prevzemnice z datumom prevzema pred popisom, za spreminjanje zaloge.

1. Pregled in iskanje prevzemnic

Preko menija |Nabava |Prevzemi blaga pridemo do seznama vseh prevzemnic:

Slika 1: Seznam vseh prevzemnic

2. Izdelava nove prevzemnice

Ko smo na strani za pregled in iskanje prevzemnic [1] lahko s klikom na gumb Izdelava nove prevzemnice izdelamo novo prevzemnico. Po kliku na ta gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki izgleda takole:

Slika 2: Izdelava nove prevzemnice

Na prevzemu je možno obkljukati v kolikor želimo koristiti tečaj na drugi dan oz. kar vpisati vrednost tečaja. Dodatna možnost pri vnosu tečaja je preračun postavk v tuji valuti v EUR, kar pomeni, da nam za celotni prevzem avtomatsko preračunajo postavke nazaj v EUR po izbranemu tečaju.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu

Najbolje, da osnutek prevzemnice takoj shranimo s klikom na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov lahko na prevzemnico dodamo artikel iz našega šifranta artiklov. Odpre se nam seznam artiklov, ki jih lahko dodamo na prevzemnico:

S klikom na gumb V redu dodamo artikel na našo prevzemnico.

V kolikor dodajamo že obstoječ artikel, nam program pri vnosu šifre artikla oz. opisa ali EAN kode artikla ponudi in predizpolni obstoječo kalkulacijo prodajne cene, ki jo vzame iz samega artikla. Predlagano kalkulacijo seveda po potrebi popravimo glede na aktualne vrednosti našega prevzema:

Slika 4: Vnos kalkulacije prodajne cene artikla

Ko smo artikel dodali na prevzemnico lahko s klikom na povezavo [+] Prikaži zaloge, prikažemo trenutno zalogo artikla, ki ga imamo dodanega na prevzemnici.

V kolikor smo na artiklu dodatno odkljukali, da se za artikel vodijo zaloge po serijskih številkah ali LOT številkah, bo program uporabnika na prevzemnici na to tudi opozoril, kot je prikazano na sliki spodaj:

Ob prevzemu velikokrat nastanejo tudi različni odvisni stroški, kot je strošek prevoza, strošek carine, itd. V kolikor želimo te stroške vkalkulirati v našo nabavno ceno artikla moramo te zneske vnesti v kalkulacijo posameznega artikla.

To je relativno zamudno (v kolikor moramo to sami preračunavati) in ker so v večini primerov ti stroški obračunani na celotno vrednost prevzema, nam program omogoča, da lahko te stroške vnesemo na celotni znesek prevzema. Program nam bo v tem primeru sam porazdelil te stroške po posameznih artiklih, ki smo jih pred tem dodali na ta osnutek prevzemnice.

Ta funkcija je na voljo preko menija z dodatnimi možnostmi Več... v orodni vrstici nad dodanimi postavkami oz. artikli na prevzemnici, kot kaže slika:

Slika 7: Dodajanje odvisnih stroškov nabave na celoten prevzem

Na osnutek prevzemnice lahko v primeru, kadar gre za večje število artiklov le te tudi uvozimo iz Excel preglednice [3]

Ko je prevzemnica dokončana, jo izstavimo s klikom na gumb Izstavi prevzemnico

Prevzemnico natisnemo preko menija |Tiskanje kot to kaže spodnja slika:

Slika 8: Tiskanje prevzemnice

3. Uvoz artiklov v osnutek prevzemnice iz Excel datoteke

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz Excel datoteke.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [2] in ko ga shranimo se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost izvoza postavk prevzema, kot je prikazano na spodnji sliki:

Slika 9: Izvoz postavk prevzema

Na ta način se nam kreira datoteka z nazivi stolpcev v katere lahko nato vnesemo podatke:

Slika 10: Struktura datoteke za uvoz artiklov oz. postavk v osnutek prevzemnice

Ko smo datoteko uredili in vnesli vse potrebne podatke artiklov za prevzem, jo shranimo ter preko enakega menija za izmenjavo podatkov uvozimo:

Slika 11: Uvoz postavk prevzema iz Excel datoteke

Po kliku na možnost za uvoz (glej sliko zgoraj), poiščemo ustrezno datoteko ter potrdimo uvoz s klikom na gumb v redu.

Slika 12: Poiščemo ustrezno datoteko in potrdimo uvoz

Prevzemnico shranim s klikom na gumb .

4. Uvoz artiklov v osnutek prevzemnice iz datoteke s pomočjo čarovnika

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, ki jih moramo vnesti ob prevzemu si lahko pomagamo tudi z uvozom iz datoteke.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [2] in ko ga shranimo se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost uvoza postavk prevzema iz datoteke, kot je prikazano na spodnji sliki:

Slika 13: Uvoz postavk prevzema s pomočjo čarovnika

V nadaljevanju je opisan postopek uvoza podatkov po korakih, kot jih predlaga čarovnik za pripravo ustrezne strukture datoteke:

1. UVOZ DATOTEKE

Izberemo datoteko, ki jo imamo shranjeno na svojem računalniku in jo uvozimo s klikom na Naprej.

Slika 14: Izbira datoteke za uvoz izpiskov v XLS

V primeru, da datoteka ni v ustreznemu datotečnem formatu ali pa ta ne vsebuje podatkov nas program na to opozori. Podobno velja tudi v primeru, če je v datoteki več, kot 10.000 vrstic saj je to omejitev pri uvozu podatkov.

Slika 15: Datoteka ni v ustreznem datotečnem formatu ali ne vsebuje podatkov

2. KONTROLA PODATKOV

Po potrditvi izbrane datoteke se nam v naslednjem koraku odpre stran za kontrolo in pripravo podatkov, ki jih bomo uvozili v program.

Na tej strani bomo nedvoumno določili kateri podatek v kalkulaciji artikla predstavlja podatek iz posameznega stolpca v datoteki.

Program pri tem iz datoteke prebere vsebino oz. zaporedje stolpcev in to tudi prikaže v obliki tabele, kot kaže slika:

Slika 16: Prikaz podatkov z zaporedjem stolpcev iz datoteke

Najprej bomo ustrezno označili, če se v naši datoteki v prvi vrstici nahajajo nazivi stolpcev ter dodatno izbrali format zapisa datuma in format zapisa decimalnih številk v datoteki:

Slika 17: Splošne nastavitve uvoza podatkov

Nato nadaljujemo s preslikavo podatkov, ki jih bomo uvozili iz datoteke v ustrezna polja kalkulacije prodajne cene.

Preslikavo uredimo po vrsti najprej za stolpec A, nato B, C, itd. do zadnjega stolpca v datoteki.

Če imamo v stolpcu A v naši datoteki shranjene šifre artiklov bomo to tudi izbrali, kot prikazano na sliki in potrdili s klikom na gumb >>

Slika 18: V stolpcu A v datoteki se nahaja podatek o šifri artikla

Preslikava podatka o šifri artikla se shrani v tabelo na desni strani in nato nadaljujemo s preslikavo zapisa v stolpcu B iz naše datoteke. Preslikavo potrdimo ter nadaljujemo s preslikavo zapisa iz stolpca C, itd. dokler ne uredimo preslikave za vse stolpce, ki jih bomo uvozili iz datoteke v program:

Slika 19: Preslikava podatkov iz stolpcev A in B končana, nadaljevanje preslikave zapisov iz stolpca C

Ko smo uredili preslikavo podatkov za vse stolpce iz datoteke nadaljujemo na naslednji korak s klikom na gumb Naprej >

3. POTRDITEV UVOZA

Odpre se nam stran s povzetkom prebranih podatkov ter pojasnilom koliko vrstic oz. artiklov se bo uvozilo in koliko morebiti ignoriralo. Uvoz podatkov potrdimo s klikom na gumb Dokončaj, kot kaže slika:

Slika 20: Potrditev pripravljenih podatkov za uvoz v program

Po končanem uvozu program izpiše povzetek uvoza z dodatnimi pojasnili:

Slika 21: Povzetek uvoza prevzema iz datoteke

V skladu s pojasnili je program pripravil prevzemnico z uvoženimi artikli:

Slika 22: Predogled uvoženih artiklov na prevzemnico

Za dodajanje artiklov na prevzem je potrebno na artiklu nastaviti eno od vrst artikla:

prodaja blaga - evidenca zaloge (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 2),
material (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 3),
polizdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 5),
izdelek (oznaka oz. šifra za uvoz te vrste je 6)

V datoteki morata biti izpolnjena vsaj stolpca s šifro artikla in nazivom artikla ter vsaj še enim z dodatnim podatkom, ki ga želimo uvoziti/posodobiti.

5. Izpis nalepk s cenami

Nalepke s cenami artiklov za maloprodajo je mogoče natisniti tudi neposredno iz prevzemnice. Funkcija je na voljo neposredno na posamezni prevzemnici, do katere pridemo preko menija |Nabava |Prevzemi blaga.

Na seznamu prevzemnic kliknemo na posamezno prevzemnico in preko menija za tiskanje dokumenta izberemo možnost Izpis nalepk s cenami, kot kaže slika:

Slika 23: Izpis nalepk s cenami artiklo

Za več podrobnosti o nastavitvah izpisa nalepk je opisano na strani Izpis nalepk s cenami.

6. Uvoz serijskih številk artiklov iz datoteke Excel v osnutek prevzemnice

Kadar imamo večje število artiklov oz. postavk, katerih zalogo vodimo tudi po serijskih številkah, si lahko pomagamo tudi z uvozom serijskih številk iz datoteke Excel.

Najprej kreiramo osnutek prevzemnice [2] in nanj dodamo vse artikle, ki jih bomo prevzeli. Ko osnutek prevzemnice shranimo, se nam v orodni vrstici dokumenta pojavi meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na ta meni se nam pojavi možnost uvoza serijskih številk artiklov iz datoteke Excel, kot je prikazano na spodnji sliki:

Slika 24: Uvoz serijskih številk artikla iz datoteke Excel

Po kliku na to možnost se odpre okno z opisom zahtevane strukture datoteke, kot jo program pričakuje za pravilen uvoz serijskih številk na posamezne artikle:

Slika 25: Struktura datoteke za uvoz serijskih številk artiklov v osnutek prevzemnice

Primer zahtevane strukture datoteke pripravljene v Excelu, kjer je v prvem stolpcu šifra artikla v programu in v drugem stolpcu serijska številka:

Slika 26: Primer datoteke s podatki serijskih številk

V datoteko je potrebno za posamezen artikel oz. šifro artikla vnesti toliko vrstic, kolikor imamo serijskih številk, ki jih želimo uvoziti v prevzemnico.

Poiščemo ustrezno datoteko na računalniku ter potrdimo uvoz s klikom na gumb

Na posamezne artikle se tako uvozijo serijske številke, kot je razvidno na spodnji sliki:

Slika 27: predogled prevzemnice z uvoženimi serijskimi številkami po posameznih artiklih

Prevzemnico po uvozu shranimo s klikom na gumb .