Elektronska trgovina Shopify - Aktivacija preko Shopify aplikacije e-racuni.com

Poglavje opisuje kako vklopimo izmenjavo podatkov med e-računi in spletno trgovino na platformi Shopify.

Z aplikacijo e-računi za Shopify [1.6] je mogoče enostavno povezati spletno trgovino s programom e-računi. Aplikacija omogoča samodejno sinhronizacijo med spletno trgovino, ki teče na platformi Shopify in programom e-računi s čimer je poenostavljen celoten proces upravljanja naročil, računov, dobavnic, itd. z namenom vodenja računovodstva za spletno prodajo.

Pred uvedbo te aplikacije je bilo treba ročno ustvariti privatno aplikacijo v Shopify in vnesti podatke, kot so API ključ, geslo in druge tehnične podrobnosti. Z novo aplikacijo je ta postopek avtomatiziran, kar prihrani čas in zmanjšuje možnosti za napake.

Celoten postopek namestitve in avtorizacije aplikacije si je možno ogledati na strani https://youtu.be/int_4Wf4HPI oz. na naslednji strani navodil [1.6].

1. Elektronska trgovina Shopify - povezava brez Shopify aplikacije e-racuni.com

V primeru, da ne želimo izbrati aktivacije Shopify po zgornjih avtomatiziranih korakih preko Shopify aplikacije, je to mogoče urediti tudi po drugem, postopku opisanem spodaj.

Navodila so napisana za 2020-04 verzijo Shopify API-ja. V Shopify aplikaciji izberite zadnjo stabilno verzijo.

1.1 Nastavitve v Shopify

Za vklop izmenjave podatkov s Shopify je potrebno najprej aktivirati "private app" v kateri ustvarite API key in API password. Kako se to naredi je razvidno iz navodil na naslednji povezavi:

http://tinyurl.com/jy7abto

1.2 Vklop izmenjave podatkov

Ko je aktiviran Shopify private app moramo za izmenjavo podatkov pripraviti naslednje podatke:

URL naslov trgovine oz. administracijskega vmesnika. V URL naslovu ne smeta biti vključena geslo in API ključ, kot je to prikazano na primeru v nastavitvah API-ja v Shopify-ju.
API uporabniško ime (pustite prazno, podatek se izpolni kadar je sinhronizacija z drugo platformo)
Geslo (Admin API access token)
API ključ (API key)

URL naslov trgovine zapišemo v obliki https://imeNaseTrgovine.myshopify.com

URL naslov trgovine najdemo tako, da se prijavimo v Shopify račun in v meniju "Settings"->"Domains" poiščemo naziv domene naše spletne trgovine.

Znotraj e-računov pa določimo skladišče in stroškovno mesto na katerem se bo vodilo poslovanje v elektronski trgovini.

Nastavitve za elektronsko trgovino vnesemo po zgledu spodnjega primera. Levo so podatki iz uporabniškega vmesnika Shopify, katere vnesemo v našo spletno aplikacijo, kot prikazuje desna stran:

Slika 1: Nastavitve za izmenjavo podatkov za Shopify

1.3 Pravice za dostop

Za prenos podatkov o kupcu zahteva Shopify nadgradnjo na paket Advanced ali Plus Plans.

V osnovnem paketu, ki ga Shopify ponunja (BASIC) je mogoča sinhronizacija naročil kuca brez podatkov o: imenu in priimku kupca, naslov, pošta, kraj ter podatkov za dostavo.

V Shopify-ju je za dostop preko API-ja potrebno omogočiti naslednje pravice:

READ

Customer details and customer groups
Orders, transactions and fulfillments
Products, variants and collections

READ/WRITE

Inventory

1.4 Uvoz naročil preko Webhookov

Zatem, ko vključite izmenjavo podatkov, se naročila v E-račune prenesejo na približno vsako 1 uro. Če želite, da se naročila v E-račune prenesejo takoj, ko so oddana v spletni trgovini, si lahko vključite sinhronizacijo preko webhookov.

Zgenerirajte Unikatni identifikator "Web Hook URL" v nastavitvah spletne trgovine v E-računih.
Dodajte webhooka v spletni trgovini v meniju Apps -> Notifications -> Webhook (Slika 6) kjer uporabite spodnje nastavitve:

Za ustvarjena naročila (slika 3)

Event: Order creation
Format: JSON
URL poizvedbe: Zgeneriran "Web Hook URL" iz nastavitev spletne trgovine v E-računih (slika 2)
Webhook API version: 2019-07

Za posodobljena naročila (slika 4)

Event: Order update
Format: JSON
URL poizvedbe: Zgeneriran "Web Hook URL" iz nastavitev spletne trgovine v E-računih (slika 2)
Webhook API version: 2019-07

Ker se ob vklopu webhookov naročila preneseje takoj, se periodična sinhronizacija na 1 uro izklopi. Izvede se le še enkrat na dan (ponoči), da se lahko prenesejo manjkajoča naročila, ki se mogoče niso prenesla zaradi napake pri prenosu preko webhookov. Če webhooki v spletni trgovini niso omogočeni, se naročila ne bodo prenašala.

Pri uporabi webhookov se sinhronizirajo tudi statusi. Tako se naročilom ob spremembi statusa v spletni trgovini ta takoj spremeni tudi v E-računih.

Webhook URL generiramo v programu po kliku na gumb Generiraj, ki se nahaja v nastavitvah sinhronizacije:

Slika 2: Zgeneriran "Web hook URL" po kliku na gumb "Generiraj"

Nato se prijavimo v spletno platformo Shopify kjer v nadzorni plošči izberemo meni Apps, kot kaže slika:

Slika 3: Za kreiranje webhookov kliknemo na meni Apps

V nastavitvah aplikacije kliknemo na meni Notifications:

Slika 4: Izberemo nastavitve obveščanja oz. Notifications

Nato izberemo možnost Webhooks kjer kreiramo novi webhook s klikom na gumb, kot kaže slika:

Slika 5: Generiranje novega webhook-a za kreiranje in posodobitev naročil

Odpre se nam naslednja vnosna maska:

Slika 6: Nastavitve za webhook za ustvarjeno naročilo v Shopify

Slika 7: Nastavitve za webhook za posodobljeno naročilo v Shopify

Slika 8: Primer pravilno nastavljenih webhookov v Shopify

V Shopify se sinhronizacija preko webhooka samodejno izklopi, če prenos preko webhooka večkrat zapored ne uspe. Če imate omogočene webhooke in se naročila ne prenašajo v E-račune, preverite, ali so webhooki v Shopify še aktivni.

1.5 Dodatne sinhronizacije, ki so na voljo za platformo Shopify

Za uporabnike, ki imajo sinhronizacijo aktivirano za spletno platformo Shopify je poleg standardne sinhronizacije na voljo tudi:

Takojšnja sinhronizacija stanja zaloge iz programa e-racuni v spletno trgovino Shopify in

Uvoz šifranta artiklov iz spletne trgovine. Dodatno ta izbira ponuja še možnost, kjer si lahko obkljukamo ali želimo, da se podatki artikla, ki so trenutno v spletni aplikaciji e-racuni.com prepišejo z uvoženimi podatki iz trgovine (obkljukamo to možnost) ali ne (je ne obkljukamo).

Obe možnosti najdemo v pregledu elektronskih trgovin tako, da izberemo Prenesi stanje zaloge v spletno trgovino ali Uvozi šifrant artiklov iz spletne trgovine:

Slika 9: Prenos stanja zalog iz e-racuni.com v spletno trgovino ali uvoz artiklov iz spletne trgovine

V Shopify se uporabljata dva tipa statusov naročil in sicer "fulfillment status" in "financial status". V programu tako lahko v nastavitvah sinhronizacije sami nastavimo kateri tip statusa naročila naj program preverja za ustrezne prenos statusa naročila v program in posledično tudi za avtomatsko fakturiranje naročil v programu e-racuni.com:

Slika 10: Izbira tipa statusa za ustrezen uvoz in avtomatsko fakturiranje naročil

Dodatna obdelava pri sinhronizaciji s spletno trgovino: "Katere artikle sinhroniziramo" v Shopify izvozi vse aktivne artikle pod določenim pogojem:

vse artikle (izvoz vseh aktivnih artiklov)
artikle, vidne v online trgovini/katalogu (izvoz artiklov, ki so označeni kot vidni v online trgovini/katalogu)
artikle, dodane v spletno tržnico (izvoz artiklov, ki so dodani v spletno tržnico za posamezno spletno trgovino )

Dodatno pa imamo v tem sklopu izvoza na voljo opcijo:

"Izvozi akcijske cene artikla" - če izberemo to možnost, se bo za posamezni artikel v spletno trgovino prenesla tudi akcijska cena artikla, ki jo določimo v meniju "Prodaja"->"Prodajne akcije in popusti"

1.6. Aplikacija e-racuni za Shopify

Z aplikacijo e-računi za Shopify je mogoče enostavno povezati spletno trgovino s programom e-računi. Aplikacija omogoča samodejno sinhronizacijo med spletno trgovino, ki teče na platformi Shopify in programom e-računi s čimer je poenostavljen celoten proces upravljanja naročil, računov, dobavnic, itd. z namenom vodenja računovodstva za spletno prodajo.

Celoten postopek namestitve in avtorizacije aplikacije si je možno ogledati na strani https://youtu.be/int_4Wf4HPI

1.6.1 Predpogoji za namestitev in avtorizacije aplikacije

1. Podjetje, na katerem želimo avtorizirati aplikacijo mora imeti ustrezne pravice za upravljanje spletnih trgovin (sinhronizacij).

2. Uporabnik s katerim avtoriziramo aplikacijo mora imeti ustrezne pravice za upravljanje spletnih trgovin (sinhronizacij), izstavljanje in pregled računov, naročil in dobavnic.

1.6.2 Postopek namestitve aplikacije

1. V Shopify odpremo aplikacijo e-racuni.com tako, da kliknemo na naslednjo povezavo: https://apps.shopify.com/e-racuni-slovenia. To uporabnika preusmeri na uradno stran aplikacije v Shopify App Store.

V kolikor še nismo prijavljeni v Shopify portal se moramo najprej prijaviti in izbrati trgovino na kateri želimo namestiti aplikacijo.

2. Na strani z aplikacijo poiščemo gumb za namestitev aplikacije Install in kliknemo nanj, da se začne postopek namestitve.

3. Shopify bo prikazal podrobnosti o dovoljenjih, ki jih aplikacija potrebuje za pravilno delovanje. V kolikor se s pogoji strinjamo, kliknemo na gumb Install.

4. Ko potrdimo namestitev nas bo Shopify avtomatsko preusmeril na spletno stran programa e-računi, kjer moramo avtorizirati povezavo med Shopify trgovino in bazo podjetja v programu e-racuni.com.

5. Na strani e-računi vnesemo prijavne podatke za program e-racuni.com (uporabniško ime in geslo) in dokončamo postopek avtorizacije. Če bo avtorizacija uspešna bo aplikacija povezana s trgovino na Shopify.

1.6.3 Postopek avtorizacije

1. Ko nas Shopify preusmeri na stran e-računi, se prijavimo v naš uporabniški račun na e-racuni.com z vnosom uporabniškega imena in gesla.

Če imamo dostop do več podjetij v programu e-računi, se nam po uspešni prijavi prikaže obrazec za izbor podjetja. Izberemo podjetje s katerim želimo avtorizirati Shopify trgovino.

2. Po uspešni prijavi se nam prikaže izbirno polje za izbiro Spletne trgovine (sinhronizacije)

če gre za že obstoječo trgovino (sinhronizacijo) lahko preprosto izberemo to trgovino iz seznama. To velja tudi za trgovine, ki so bile prej povezane preko privatne aplikacije (stare aplikacije). V tem primeru bo nova aplikacija avtomatizirala obstoječo povezavo kar pomeni, da bo sinhronizacija potekala brez dodatnega ročnega vnosa podatkov.
če želimo dodati novo trgovino imamo možnost vnesti osnovne parametre za sinhronizacijo, kot so ime trgovine, URL in osnovne nastavitve za uvoz podatkov. Te nastavitve lahko kasneje tudi spremenimo oz. uredimo.

Pri dodajanju nove spletne trgovine (sinhronizacije) bomo imeli možnost nastaviti osnovne parametre za uvoz podatkov. Te nastavitve sinhronizacije lahko kasneje spremenimo ali prilagodimo.

Prav tako je avtomatsko fakturiranje privzeto izklopljeno. Če želimo omogočiti avtomatsko generiranje računov lahko to omogočite tudi kasneje.

3. Ko izberemo ali dodamo trgovino (sinhronizacijo) bo aplikacija samodejno sinhronizirala podatke nato pa bomo preusmerjeni nazaj na nadzorno ploščo aplikacije v Shopify. Postopek avtorizacije je s tem zaključen in spletna trgovina je sedaj povezana s programom e-računi.

1.6.4 Prekinitev povezave in odstranitev aplikacije iz Shopify trgovine

Povezavo s Shopify aplikacijo lahko tudi kadarkoli prekinemo tako, da v programu e-racuni.com v meniju |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Elektronske trgovine - sinhronizacija izberemo trgovino, ki je povezana s Shopify in kliknemo na gumb Izkjuči sinhronizacijo ter s tem potrdimo prekinitev sinhronizacije.

Slika 11: Prekinitev povezave

Ko smo prekinili povezavo s Shopify trgovino lahko izbrišemo tudi aplikacijo e-računi v nadzorni plošči Shopify. Navodila za izbris aplikacije najdemo na strani https://help.shopify.com/en/manual/apps/uninstalling-apps

V kolikor se je postopek avtorizacije med postopkom prekinil se bo aplikacija vseeno namestila na Shopify trgovino! V kolikor bi želeli dokončati postopek avtorizacije bo potrebna ponovna namestitev aplikacije.

Če želimo aplikacijo avtorizirati na drugo podjetje je potrebno aplikacijo najprej odstraniti iz Shopify trgovine in jo nato ponovno namestiti.

Vsaka namestitev aplikacije je vezana na točno določeno trgovino. Če želimo aplikacijo uporabiti na več trgovinah jo je ptrebno namestiti posebej za vsako trgovino.

1.6.5 Uporaba in opis funkcionalnosti

Pregled sinhroniziranih naročil s programom e-racuni.com platformi Shopify admin:

Slika 12: Pregled naročil v Shopify aplikaciji

Pregled sinhroniziranih naročil v programu e-racuni.com:

Slika 13: Pregled naročil v e-računi programu

S klikom na zavihek nesinhronizirana naročila oz. Unsynchronised orders se nam prikažejo vsa naročila, ki še niso sinhronizirana s programom e-racuni.com. Ta naročila lahko enostavno kadarkoli sinhroniziramo s klikom na gumb Synchronize order

Slika 14: Nesinhronizirana naročila

Filtriranje naročil po datumu:

Slika 15: Filtriranje naročil po datumu

Za vsako naročilo posebej je mogoče tudi izstaviti račun, dobavnico ali ponudbo. Ko je dokument izdan iz naročila imam možnost urejanja, tiskanja, pošiljanja in stornacije dokumenta

Slika 16: Prikaz dokumentov vezanih na naročilo