e-računi navodila za uporabo

Pozdravljeni v navodilih za programski paket e-obračuni [http://www.e-racuni.com] / e-računi [http://www.e-racuni.com].

Da bi bilo spoznavanje in uporaba programa čim bolj enostavna, predlagamo, da si najprej natančno preberete navodila.

Na začetku navodil se nahajajo splošna navodila za uporabo programa ter opis posebnosti internetnega uporabniškega vmesnika.

V poglavjih, ki sledijo je opisano delovanje posameznih modulov programa.


Če želite natisniti celotna navodila za uporabo določenega modula, se najprej postavite na uvodno stran poglavja ter kliknite na Natisni poglavje.

GUI-TiskanjeNavodil.gif

Program e-računi [http://www.e-racuni.com] se konstantno razvija, izboljšuje in spreminja v skladu s spremembami zakonodaje.

Tako vsebina teh navodil, kakor tudi uporabljene slike lahko v nebistvenih podrobnostih odstopajo od dejanskega stanja v programu. Ponudnik jamči, da program vsebuje vso v navodilih opisano funkcionalnost. Ponudnik ne jamči, da je v navodilih opisana celotna funkcionalnost, ki jo nudi program (to pomeni, da program ponavadi zmore več, kot je opisano v navodilih).

 

1. Prvi koraki v programu e-računi

To poglavje razlaga osnove dela z uporabniškim vmesnikom programa. Opisani so osnovni pojmi, ki se uporabljajo v celotnih navodilih. Prikazani so tudi osnovni napotki za uporabo programa.

Če ste izkušen računalniški uporabnik interneta, potem lahko poglavje le preletite, da uskladite pojme, vsem drugim pa priporočamo natančnejše branje.

 

1.1. Osnove dela z dokumenti: pregled in iskanje dokumentov

Ko delamo z različnimi dokumenti (računi, potni nalogi, ...) se v programu vseskozi ponavlja enak vzorec uporabe programa. Pri dostopanju do dokumentov vedno najprej dokument poiščemo, ga izberemo, in ga šele nato spreminjamo oz. izvedemo druge funkcije, ki so dovoljene na izbranem dokumentu. Opisan vzorec uporabe je prikazan na naslednji sliki:

  
Pregled in iskanje dokumentov ter detajlni prikaz dokumenta
  
  Slika 1:  Pregled in iskanje dokumentov ter detajlni prikaz dokumenta

Iskanje, izbira in urejanje dokumentov poteka v 3 korakih.

  1. V vnosnih poljih za iskalne kriterije ( ) vnesemo kriterije iskanja dokumentov (npr. številko dokumenta ali datumsko obdobje). Po vnosu kriterijev kliknemo na gumb Iskanje.
  2. Po kliku na gumb za iskanje nam program izpiše seznam najdenih dokumentov ( ). S klikom na željen dokument klikprejet1.gif se prikaže stran z detajlnim prikazom dokumenta ( ).
  3. Ko se prikaže stran z detajlnimi podatki dokumenta ( ), lahko dokument urejamo ali pa na njem izvajamo druge funkcije, ki so relevantne za prikazani dokument.

Ob gumbu Iskanje je na strani za pregled dokumentov uporabnikom z ustreznimi privilegiji [18.7.1.5] na voljo tudi gumb za vnos novih dokumentov. S klikom na gumb za vnos novega dokumenta se vam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesete nove dokumente, ki jih še nimate v računalniku.

Na strani za pregled in iskanje dokumentov ja večkrat dostopen gumb dodatne01. Po kliku na ta gumb se vam odpre meni, kjer so dostopne funkcije s katerimi lahko izvajate masovne operacije nad najdenimi dokumenti (npr. knjiženje ali masovni izpis najdenih dokumentov,ipd.). Seznam funkcij, ki so na voljo v meniju |Dodatne možnosti se prilagaja prikazanemu seznamu dokumentov ter privilegijem [18.7.1.5] trenutno prijavljenega uporabnika.

Program omogoča tudi uporabo naprednih tabel. Vsi podatki v naprednih tabelah so zbrani v eni tabeli, kar pomeni, da se podatki s pomikanjem navzdol avtomatsko nalagajo. Dokumente v tabeli pa lahko tudi sortiramo, kar pri navadnih tabelah ni mogoče.

Novi dokument lahko ustvarimo tudi tako, da pritisnemo tipko Insert  brez uporabe miške.


Uporaba naprednih tabel se vklopi v meniju |Moj profil |Nastavitev uporabniškega vmesnika kot kaže spodnja slika:

  
Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel
  
  Slika 2:  Odkljukamo možnost za uporabo naprednih tabel

  
Nastavitve bližnjic v orodni vrstici
  
  Slika 3:  Nastavitve bližnjic v orodni vrstici

  
Nastavitve izgleda prve strani
  
  Slika 4:  Nastavitve izgleda prve strani

Primer napredne tabele:

  
Primer napredne tabele
  
  Slika 5:  Primer napredne tabele

 

1.2. Orodna vrstica dokumenta

V celotnem programu se na skoraj vsaki strani uporablja standardna orodna vrstica programa z gumbi s katerimi sprožimo najbolj pogosto uporabljane funkcije. S pomikom miške na posamezni gumb se nam prikaže namig z daljšim opisom namena določenega gumba v orodni vrstice ter z navedbo tipke oz. kombinacije tipk s katero lahko najhitreje sprožimo te funkcije brez potrebe po uporabi miške.

  
Izgled standardne orodne vrstice.
  
  Slika 6:  Izgled standardne orodne vrstice.

Pomen posameznih ikon v orodni vrstici ter tudi na drugih mestih v programu je naslednji:

bt-goBack01.gifS klikom na to ikono se vrnemo nazaj na prejšne opravilo. To ni nujno prejšna stran. Če smo npr. iz potnega naloga prišli na knjiženje temeljnice potnega naloga, se lahko s pritiskom na ta gumb vrnemo na prikaz potnega naloga. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Esc .
bt-createNew01.gifS klikom na to ikono se prikaže vnosna maska za novi dokument. Novi dokument je istega tipa, kot dokument na katerem smo se nazadnje nahajali. Če npr. na prikazu potnega naloga, kliknete na to ikono, se bo prikazala vnosna maska za vnos novega potnega naloga.
bt-copy01.gifS klikom na to ikono lahko kopiramo trenutno prikazani dokument. Po kliku se nam prikaže vnosna maska za novi dokument v katero so skopirani podatki iz trenutno prikazanega dokumenta.
bt-search01.gifS klikom na to ikono se nam prikaže maska za pregled in iskanje dokumentov. Če smo npr. na prikazu potnega naloga, bomo s klikom na to ikono prišli v obrazec za pregled in iskanje potnih nalogov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Shift+Home .
bt-previousObject01.gifIkona omogoča hitro listanje po najdenih dokumentih. Če smo npr. v pregledu in iskanju dokumentov izbrali določen dokument iz seznama, lahko s pritiskom na to ikono prikažemo dokument, ki se je v seznamu nahajal pred prikazanim dokumentom. Na ta način se nam ni potrebno vračati nazaj v rezultat iskanja ter izbrati prejšni dokument, temveč samo pritisnemo na to ikono. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+<- .
bt-nextObject01.gifPodobno, kot prejšna ikona le-ta omogoča, da se premaknemo na naslednji dokument iz seznama v pregledu in iskanju dokumentov. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko Ctrl+-> .
bt-edit02.gifS pritiskom na to ikono lahko spreminjamo podatke na prikazanem dokumentu. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F8 .
Diskette01.gifS pritiskom na to ikono shranimo spremembe na dokumentu. Ko je dokument spremenjen bo ta gumb utripal saj nas s tem opozarja, da je potrebno shraniti spremembe. Ta funkcija je dosegljiva tudi preko tipkovnice s tipko F2 .
bt-print01.gifS pritiskom na ta gumb se odpre nova stran z dokumentom pripravljenim za tiskanje. Odvisno od vrste dokumenta se dokument pripravi v formatih HTML [1.5], RTF ali PDF. Če je na podlagi prikazanih podatkov možen izpis več različnih obrazcev, lahko format in vrsto dokumenta izberemo tudi s klikom na desno stran gumba button-rightEndDown01.gif tako, da se nam prikaže meni iz katerega izberemo željen izpis.
exchangeFile01.gifS klikom na to ikono lahko vidimo možnosti izmenjave podatkov (v kolikor jo omgoča vrsta dokumenta na kateri se nahajamo). Tukaj najdemo možne izmenjave z npr. davčno upravo ali pa različne izvoze, ki so na voljo na trenutnemu dokumentu.
email.gifS klikom na to ikono lahko vidimo vse načine pošiljanja, ki jih dokument omogoča.
more01.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kakšne so še dodatne možnosti na obstoječemu dokumentu.
clip01.gifS klikom na to ikono lahko k dokumentu pripnemo razne priponke, ki se shranijo na dokumentu in jih lahko prenesemo nekje lokalno iz spletne aplikacije, kadarkoli.
bt-changeLog01.gifS klikom na to ikono lahko vidimo kdo je kdaj spreminjal dokument. Vsakič, ko dokument spreminjamo se to zabeleži tako, da lahko kontroliramo zgodovino vnosa podatkov.
note01.gifS klikom na to ikono lahko na dokument dodamo beležko, ki nosi informacijo in se zabeleži z datumom in časom vnosa. Beležke so različno obarvane, v kolikor jih vnaša več različnih uporabnikov. Ni jih možno spreminjati, kar nam omogoča verodostojnost vnosa na dan in čas, ki je zabeležen. Beležke se lahko pobriše ali skrije.

Če je posamezni gumb prikazan v sivi barvi t.j. je neaktiven, potem to pomeni, da določena funkcija na trenutni strani ni na voljo oz. je onemogočena. Do tega lahko pride tako zaradi manjkajočih uporabniških privilegijev, kot tudi zaradi tega, ker stanje v katerem se nahaja dokument ne dovoljuje izvedbe funkcionalnosti na katero se nanaša gumb.

 

1.3. Na splošno o vnosu podatkov

1.3.1 Vnosna polja, kjer je vnos obvezen

V primeru, da se pri vnosu podatkov zahteva, da se nek podatek vedno vnese, je vnosno polje označeno z zvezdico *. Primer:

  
Vnosno polje z obveznim vnosom
  
  Slika 7:  Vnosno polje z obveznim vnosom

V primeru, da potrdimo obrazec brez vnosa obveznega podatka nas program na to opozori z ustreznim sporočilom.

1.3.2 Vnos denarnih zneskov

Številke vnašamo z uporabo decimalne vejice. Primer: 100,2.

Če vnesemo številko, ki vsebuje piko, se le-ta razume kot pika, ki ločuje tisoč in se ignorira. Primer: 100.000,22.

Pri vnosu denarnih zneskov lahko uporabimo tudi aritmetična operatorja za seštevanje + in odštevanje -. Če v vnosno polje vnesemo npr. 100,24+25, bo program to razumel, kot vnos zneska 125,24.

1.3.3 Vnosna polja za vnos datumov

Datume lahko vnašate tako, da kliknete na gumb calendar01.gif in le-tega izberete iz prikazanega koledarčka.

Datume pa lahko vpisujete tudi v skrajšani obliki, npr. vnos števila 3 pomeni tretji dan tekočega meseca v tekočem letu. Lahko pa vpišete celoten datum, kot npr. 1.4.2004. Program pravilno spozna tudi datume, ki so zapisani v formatu 0104 ali pa tudi 01042004. Takšne vnose bo program avtomatsko razumel kot 1.4.2004.

1.3.4 Izbor vnaprej določenih vrednosti

Podatke v opisni obliki PNkrIskZaposleni01.gif določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko podatka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.

 

1.4. Tiskanje dokumentov in obrazcev v formatu PDF (Adobe Acrobat Reader)

V programu se za ustrezni izgled tiskanih dokumentov generirajo dokumenti v računalniškem formatu PDF. Za prikaz in tiskanje tovrstnih dokumentov je nujno, da si na računalniku na katerem uporabljate program namestite program Adobe Acrobat Reader (velja za računalnike z operacijskim sistemom Windows).

Kot alternativo programu Adobe Acrobat Reader priporočamo program FoxIt Reader, ki omogoča tudi dodajanje poljubnega besedila v dokumente PDF.

Program FoxIt Reader najdete na naslovu http://www.foxitsoftware.com/pdf/rd_intro.php

Namestitev programa Adobe Acrobat Reader in reševanje najpogostejših problemov z uporabo Adobe Acrobat Readerja je opisana v nadaljevanju.

1.4.1 Namestitev programa Adobe Acrobat Reader

Program Adobe Acrobat Reader si lahko brezplačno prenesete z internetne strani http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html. Stran, na kateri si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja izgleda približno takole:

  
Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja
  
  Slika 8:  Na tej strani si lahko snamemo najnovejšo verzijo Adobe Readerja

Kliknemo na gumb Install now kot prikazuje zgornja slika in prenos namestitvenega programa se bo pričel. Po končanem prenosu program namestimo tako, da sledimo navodilom v okviru namestitvenega programa.

1.4.2 Kaj narediti, če se dokumenti ne izpisujejo pravilno?

Izpis obrazcev iz programa Adobe Acrobat Reader je načeloma enak prikazu obrazcev na zaslonu. Na določenih tiskalnikih pa lahko zaradi nekompatibilnosti gonilnikov s programom Adobe Acrobat Reader pri do sledečih napak:

Obe zgoraj omenjeni težavi rešimo tako, da v oknu, kjer je prikazan dokument v Acrobat Reader-ju kliknemo na ikono printAdobe01.gif in prikažejo se nam nastavitve tiskanja, kot vidimo na spodnji sliki:

  
Nastavitve tiskanja dokumenta
  
  Slika 9:  Nastavitve tiskanja dokumenta


Na temu mestu obkljukamo  Print as image .

Sedaj potrdimo spremenjene nastavitvem in lahko natisnemo dokument.

1.4.3 Kaj narediti, če se Adobe Acrobat Reader sploh ne odpre?

Program Adobe Acrobat Reader predvsem rad blokira in tako onemogoči nadaljne prikazovanje dokumentov v formatu PDF.

V primeru, da se zgodi, da se dokumenti PDF ne dajo več odpreti odprite seznam programov (Windows Task Manager) in zaustavite proces Adobe Acrobat Reader DC (32 bit) (glej spodnjo sliko).

  
Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)
  
  Slika 10:  Zaustavitev procesa Adobe Acrobat Reader DC (32 bit)

 

1.5. Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika

Program e-obračuni generira dokumente v formatu HTML, ki jih lahko natisnemo z brskalniki Internet Explorer 11.0.9600.18666 in brskalniki Mozilla/Firefox. Dokumente je možno natisniti tudi z brskalnikom Opera vendar ta podpore za izpis dokumentov z brskalnikom Opera ne zagotavljamo.

1.5.1 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Internet Explorer

Pri tiskanju dokumentov iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v nastavitvah tiskanja nastavite izpis brez glave in noge strani. V nasprotnem primeru vam bi brskalnik avtomatsko na spodnjem delu strani izpisal tudi naslov internetne strani in datum ter uro izpisa.

Izpis glave in noge strani izklopimo v meniju |File |Page setup oz. |Datoteka |Priprava strani.

  
Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer
  
  Slika 11:  Okno za nastavitev izgleda strani v brskalniku Internet Explorer

Kot je razvidno iz slike je potrebno izbrati "-Prazno-" Glava  in Noga  ter nato pritisnete V redu.

1.5.2 Tiskanje dokumentov iz brskalnika Mozilla Firefox

Podobno, kot pri tiskanju iz brskalnika Internet Explorer tudi tukaj priporočamo, da si nastavite izpis brez glave in noge strani. To naredite tako, da v meniju |File izberete opcijo |Page setup....

  
Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla
  
  Slika 12:  Okno za nastavitev izpisa glave in noge strani v brskalniku Mozilla

V brskalniku Mozilla je potrebno vse nastavitve postaviti na vrednost -blank-.

 

1.6. Google Cloud print

Google Cloud print je možno izbrati pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print, kjer si lahko nastavite tiskanje preko Google Cloud tiska oz. tiskalnikov, ki jih uporabljamo na Google Cloud print spletni aplikaciji.

1.6.1 V kolikor želimo tiskati preko Google Cloud je potrebno pred tem urediti spodnje nastavitve:

1.6.2 Povezava e-racuni.com s Google Cloud print

Potrebno je, da si na spletni strani uredimo Google račun [http://tinyurl.com/zd25573] v kolikor ga še nismo ustvarili v preteklosti.

v Google Cloud Print je potrebno imeti nastavljene tiskalnike za tisk. V kolikor si še to nismo uredili, si lahko kar po naslednjih navodilih [1.7].

Ta isti Google račun vnesemo v spodnjo masko pod |Nastavitve |Moje nastavitve |Cloud print in izberete gumb Prijava na Google print.

  
Prijava na Google print
  
  Slika 13:  Prijava na Google print

Izbira gumba nas preusmeri na izbiro google računa ali vpis Google računa, v kolikor nimamo shranjenih prijav na brskalniku.

  
Prijava v Google račun
  
  Slika 14:  Prijava v Google račun

Po vnosu našega Google računa, je potrebno dovoliti spletni aplikaciji e-racuni.com, da upravlja s tiskalniki shranjenimi na Google Cloud print.


  
Varnostno opozorilo
  
  Slika 15:  Varnostno opozorilo

Povezava spletne aplikacije e-racuni.com s Google Cloud printom je uspela in lahko zapremo okno.

  
Dodajanje Google računa je uspešno
  
  Slika 16:  Dodajanje Google računa je uspešno

Po uspešnih nastavitvah dobimo v naši spletni aplikaciji spodnjo masko, kjer si lahko izberemo privzeti tiskalnik za tisk dokumentov.

  
Izbira privzetega tiskalnika za tisk
  
  Slika 17:  Izbira privzetega tiskalnika za tisk

 

1.7. Google Cloud Print dodajanje tiskalnikov za tisk

Za dodajanje tiskalnikov v Google Cloud Print spletne aplikacije, je potrebno imeti že ustvarjen Google račun in pa nameščen brskalnik Google Chrome.

  
Prijava na Google Cloud print
  
  Slika 18:  Prijava na Google Cloud print

  
Spletna aplikacije Google Cloud Print
  
  Slika 19:  Spletna aplikacije Google Cloud Print

  
Dodajanje tiskalnikov
  
  Slika 20:  Dodajanje tiskalnikov

Izberemo gumb Add printers.

  
Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print
  
  Slika 21:  Izbira tiskalnikov, ki se bodo uporabljali v Google Cloud Print

 

1.8. Računovodski servisi in delo z več podjetji

Program računovodskim servisom omogoča, da lahko z enim uporabniškim imenom vodijo podatke za več podjetij. Uporabniki, ki imajo privilegij za dostop do podatkov več podjetij, imajo v zgornjem desnem vogalu okna možnost hitre izbire trenutnega podjetja.


  
Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.
  
  Slika 22:  Možnost hitre izbire trenutno aktivnega podjetja.

S preklopom na drugo podjetje se odpre novo okno s podatki izbranega podjetja. Po odjavi iz programa se uporabnik avtomatsko odjavi iz vseh podjetij.

 

1.9. Zagon paketnih obdelav in priprava poročil ter izpisov

Poglavje opisuje standardne postopke priprave izpisov v programu.

Zagon paketnih obdelav je dostopen preko menija |Poročanje |Vsa poročila. Tukaj imate drevesno strukturo vseh poročil v programu:

  
Poročanje pregled
  
  Slika 23:  Poročanje pregled

Zgoraj na sliki imate prikazan tudi iskalnik, kamor vpišete niz iskanja (ni potrebno, da je celota, dovolj je beseda) in poiščete ustrezno poročilo.

  
Iskanje poročila
  
  Slika 24:  Iskanje poročila

Na sliki spodaj je prikazana vnosno masko s kriteriji, ki jih moramo vnesti pred pripravo poročila. Po vnosu kriterijev se poročilo zažene in dobimo rezultat v izbranem zapisu (PDF, MS Word, RTF...).

  
Vnos kriterij za zagon poročila
  
  Slika 25:  Vnos kriterij za zagon poročila

V kolikor izberemo zavihek "Končana poročila", dobimo pogled vseh zaključenih poročil za izbrano vrsto poročila.

  
Pregled zaključenih poročil
  
  Slika 26:  Pregled zaključenih poročil

 

1.10. Nastavitve uporabniškega vmesnika in dostopa

V modulu: Moje nastavitve lahko spreminjate nastavitve, ki se navezujejo na uporabnika samega:

Pregledujemo dostope:

Pregled in nastavitve za izhodno pošto:

 

1.10.1. Jezikovne nastavitve

Tukaj izbirate med sedmimi jeziki v katerih imamo preveden celotni program. Te nastavitve se vežejo na samega uporabnika, zato si lahko izberete, da vam jih upošteva pri vseh podjetjih do katerih dostopate.

Jeziki, ki so na voljo so:

 

1.10.2. Pregledovanje in urejanje izpisov

Vse glede izpisov (tiska) dokumentov si nastavite tukaj.

slika0.jpg

Vrsta aplikacije Izbirate si izpis DOC dokumentov med aplikacijama OpenOffice in pa Microsoft office. Odločite se glede na to, katero imate nameščeno na svojem računalniku.
Privzeti format za izpis poslovnih dokumentov in poročil Tu si izberete kateri format vam bo privzeto izbralo ob kliku na tiskanje: bt-print.gif
Dokumenti tipa MS Word Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti Adobe PDF Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)
Dokumenti tipa OpenOffice Write Izberite kako vam odpre tisk dokumenta (isto okno, novo okno - novi zavihek ali pa vam jo prenese na računalnik)

Enake nastavitve za vsa podjetja do katerih dostopam si izberete v primeru, da imate dostop do več podjetij in ne želite za vsako podjetje posebej nastavljati. Nastavitve se vežejo na samega uporabnika, zato imate to možnost izbire.

 

1.10.3. Orodna vrstica

Orodna vrstica v programu je vrstica, ki se nahaja pod menijsko vrstico in vam omogoča hitrejši dostop do fukcionalnosti, katere uporabljate najbolj pogosto. Lahko ji rečemo z eno besedo - "bližnjice v programu".

Tukaj je mogoče izbrati položaj same orodne vrstice (zgoraj, levo, desno). Pod Vrsto gumba s spustnega menija izberete funkcionalnost v programu ali pa separator, kateri tematsko ločuje sklope: "|".Stolpec Besedilo na gumbu pa vam omogoča poimenovanje teh funkcionalnosti po vaši želji.

Spodaj je prikazana slika za lažjo predstavo izgleda orodne vrstice. Prikazuje nastavitve orodne vrstice, ki so opisane zgoraj. Modro obrobljen kvadrat pa označuje orodno vrstico:

  
Orodna vrstica
  
  Slika 27:  Orodna vrstica

 

1.10.4. Nastavitve prve strani

Tukaj izbrane nastavitve se navezujejo na prikaz prve strani - torej na pokazatelje, okvirje na prvi strani, takoj ko se prijavite v program.

Imate možnost, da lahko v programu vidite stanja o poslovnih rezultatih, stroških, izdanih fakturah na obdobje... Izbirate lahko med mnogo možnostmi, katere se vam grafično prikažejo na prvi strani.

V stolpcu Opis pokazatelja/okvirčka izberete eno izmed možnosti in v stolpcu Položaj na strani izberete kje na strani se to nahaja.

Spodaj prikazana slika prikazuje primer samih nastavitev:

  
Izgled nastavitev
  
  Slika 28:  Izgled nastavitev

Spodaj prikazana slika prikazuje izgled po nastavitvah:

  
Izgled rezultata po nastavitvah
  
  Slika 29:  Izgled rezultata po nastavitvah

 

1.10.5. Ostale nastavitve vmesnika

Ostalo vam ponuja še nekatere nastavitve, ki se navezujejo na sam vmesnik. V začetku je stanje "Privzeto", lahko se pa odločite med tem ali želite takšno fukcionalnost v programu ali ne.

Uporaba naprednih tabel. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Po prijavi v program povečaj okno čez celoten zaslon. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Odpri najdene dokumente v novem oknu. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Uporabi tipko Enter za pomikanje med vnosnimi polji. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri tiskanju poročil naj bo ozadje vsake druge vrstice zasenčeno. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Označi prejeti račun kot plačan takoj po vnosu plačilnega naloga ali vnosu plačila na dokument. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži vse prispevke delodajalca na plačilni listi. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Namen na UPN obrazcu izpolni vedno kot "Račun št. XXXXX". Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izdanih računih v iskalnih kriterijih zamenjaj dostavni naslov z naročilnico. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na dokumentih prikaži stolpec s šifro artikla. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži nabavno ceno artikla na seznamu pri dodajanju artikla na dokument. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Na izpis potnega naloga za službena vozila dodaj podatek o začetnem stanju števca km Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Za vpisane ure dopusta vedno odštej en dan. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Opozorilo ob ponovnem dodajanju artikla, ki je že dodan na dokumentu. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri iskanju podatkov o partnerju prednostno uporabi javni register podjetij. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Pri izdanih računih v iskalnih kriterijih zamenjaj skladišče s št. rezervacije. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj rezervacije po zaporedni številki. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Vedno sortiraj prejete račune po zaporedni številki in ne po datumu. Izbirate med: DA / NE / Privzeto
Prikaži priponke na dokumentu po človeško berljivih formatih (najprej slike in pdf-ji in nato ostalo) Izbirate med: DA / NE / Privzeto

Enake nastavitve si lahko nastavite za uporabo pri vseh podjetjih, do katerih dostopate.

 

1.10.6. Poslovanje

Na temu mestu si lahko izberemo privzeto poslovno enoto in pa privzeto skladišče.

S zgoraj omenjenimi nastavitvami na nivoju uporabnika, poenostavimo poslovanje za določene uporabnike, saj se jim povsod v spletni aplikaciji že privzeto nastavlja določena poslovna enota na kateri posljujejo. Podobno velja tudi za nastavitev skladišča.

 

1.10.7. Kontaktni podatki o uporabniku

V kontaktnih podatkih o uporabniku lahko vnesete svoj mail, katerega program uporablja za pošiljanje vseh dokumentov po mail-u.

Dodatno, če izberete [+] pod vnosom vašega e-mail naslova, si lahko določite podpis, ki se bo privzeto izpisoval ob vsakem mail-u. To funkcijo lahko uporabite tudi kot privzeto besedilo, katero boste vedno pošiljali poleg dokumentov v priponki.

V program lahko vnesete vašo mobilno številko. Z avtorizacijo številke mobilnega telefona boste omogočili funkcije sprejema elektronske dokumentacije preko MMS sporočil in prijavo v program s pomočjo enkratnih gesel poslanih preko SMS sporočil.

Po avtorizaciji pa boste lahko tudi pošiljali sms-e stranki iz programa. Ta funkcija je proti plačilu.

  
Nastavitve kontaktnih podatkov
  
  Slika 30:  Nastavitve kontaktnih podatkov

 

1.10.8. Pregled vseh prijav v program

Fukcija, ki vam omogoča vpogled prijav. Seznanjeni ste z informacijo kdo se je prijavil v program (IP številka in ime računalnika) in kdaj je bila ta prijava (datum in ura).

  
Pregled prijav v program
  
  Slika 31:  Pregled prijav v program

 

1.10.9. Nastavitve elektronske pošte

Privzeto se za pošiljanje izhodne pošte uporablja privzeti SMTP strežnik in elektronska pošta se pošilja neposredno z e-mail naslovom pošiljatelja v glavi sporočila. Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte uporabimo v primeru, ko imamo elektronsko pošto na domeni oz. strežniku, ki ne dovoli pošiljanja elektronske pošte iz drugih SMTP strežnikov. V tem primeru gremo ali na nastavitve uporabnika (veljajo samo za uporabnika) ali na nastavitve podjetnika (veljajo za vse uporabnike na podjetju) in odpre se nam naslednja stran:

  
Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte
  
  Slika 32:  Nastavitve izhodnega strežnika za pošiljanje elektronske pošte

V nastavitvah imamo razen privzetega načina pošiljanja, dve dodatni možnosti za nastavitev pošiljanja elektronske pošte iz programa:

  1. Vso elektronsko pošto pošiljamo tako, da se namesto pošiljatelja uporabi e-mail naslov outbox@e-racuni.com, v dodatno polje "Reply-To:" pa se bo avtomatsko vpisal vaš e-mail naslov. To pomeni, da ko bo prejemnik sporočila odgovarjal na vaš mail se ta ne bo poslal na outbox@e-racuni.com temveč na vaš pravi e-mail naslov. Na tak način lahko za pošiljanje elektronske pošte še vedno uporabljate privzeti strežnik SMTP.
  2. Vaša elektronska pošta se pošilja preko vašega SMTP strežnika. V primeru te izbire morate vnesti vsaj naslov vašega SMTP strežnika, ki mora dovoliti pošiljanje elektronske pošte iz IP naslovov strežnikov e-racuni.com (kontaktirajte podporo). Namesto omejitve na IP naslov lahko vnesete tudi uporabniško ime in geslo tako, da se bo program pred pošiljanjem elektronske pošte prijavil v strežnik SMTP. Vnos številke porta ni obvezen, vnesite samo v primeru nestandardnih portov. Če želite, da se povezava vzpostavi preko šifriranega protokola SSL, potem pred naslovom strežnika vnestite besedilo ssl:, primer ssl:smtp.moja-domena.si.

Nastavitve smtp strežnika za gmail in yahoo mail zahtevajo še dodatne nastavitve opisane na primeru v nadaljevanju!

Nastavitve smtp za gmail:

Naslov strežnika: ssl:smtp.gmail.com
Port: 465
Up. ime: vaš email naslov na google mailu, npr. test.eracuni@gmail.com
Geslo: vaše aktivno geslo za prijavo v google mail

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v gmailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v gmail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.google.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:

https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps in izbrati opcijo "Turn on", kot kaže spodnja slika:

smtpGmail01.gif

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.


V vašem poštem predalu Gmail, je potrebno nastaviti v "Nastavitve -> Posredovanje in POP/IMAP -> Prenos POP", da POP omgoči za vso pošto.


  
Nastavitve v vašem poštnem predalu Gmail
  
  Slika 33:  Nastavitve v vašem poštnem predalu Gmail

Nastavitve smtp za yahoo:

Naslov strežnika: ssl:smtp.mail.yahoo.com
Port: 465
Up. ime: vaš email naslov na yahoo mailu, npr. test.eracuni@yahoo.com
Geslo: vaše aktivno geslo za prijavo v yahoo mail

Poleg zgornjih nastavitev v našem programu pa je potrebno v yahoo mailu še dodatno vklopiti dostop za druge aplikacije. To naredimo na naslednji način:

Prijavimo se v yahoo mail preko spletnega brskalnika, na naslovu mail.yahoo.com. Ko smo prijavljeni je potrebno odpreti naslednjo povezavo:https://login.yahoo.com/account/security#other-apps in vključiti opcijo "Allow apps that use less secure sign in", kot kaže spodnja slika:

smtpYahoo.gif

Nato bomo prejeli potrditveni email, da smo to storitev vključili in s tem bo pošiljanje iz našega sistema omogočeno.

 

1.10.10. Uporaba internih beležk na dokumentih

Na posameznem dokumentu si lahko zabeležimo oz. pripišemo beležke (sticky notes) za potrebe interne komunikacije med uporabniki programa e-racuni znotraj našega podjetja.

V orodni vrstici dokumenta je na voljo ikona za vnos nove beležke:

  
Vnos nove beležke
  
  Slika 34:  Vnos nove beležke

Odpre se nam polje za vnos besedila naše interne beležke na trenutnem dokumentu:

  
Vnos besedila v beležko
  
  Slika 35:  Vnos besedila v beležko

Beležka se nam prikaže v desnem spodnjem kotu, ki jo lahko odpremo tako, da kliknemo nanjo:

  
Pregled že vnesenih beležk na dokumentu
  
  Slika 36:  Pregled že vnesenih beležk na dokumentu

Posamezne beležke ni mogoče spreminjati oz. urejati ali dokončno pobrisati, lahko pa jo skrijemo. Skrijemo jo tako, da kliknemo na X za brisanje oz. skrivanje, kot kaže slika:

  
Beležko lahko skrijemo
  
  Slika 37:  Beležko lahko skrijemo

Ko smo beležko pobrisali oz. skrili, jo lahko ponovno prikažemo tako, da kliknemo na eni od obstoječih beležk na gumb za prikaz skritih beležk:

  
Prikaz skritih beležk
  
  Slika 38:  Prikaz skritih beležk

Skrite beležke so od ostalih ločene z barvo ozadja saj so prikazane s sivim ozadjem, kot kaže slika:

  
Skrita beležka
  
  Slika 39:  Skrita beležka

Na dokumentu so privzeto vidne največ tri beležke.Če bomo na dokument dodali več, kot tri beležke, se bodo vse nadaljne shranile v skupino beležk, kot je vidno na spodnji sliki:

  
Privzet pregled beležk
  
  Slika 40:  Privzet pregled beležk

V kolikor bi kasneje želeli videti tudi preostale beležke iz skupine shranjenih beležk, kliknemo na skupino za prikaz le teh:

  
Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine
  
  Slika 41:  Pregled vseh beležk, tudi tistih iz skupine

Beležki lahko določimo tudi višji ali nižji nivo dostopa do podatkov odvisno do tega komu je namenjena oz. kateri izmed uporabnikov lahko le to tudi vidijo

  
Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov
  
  Slika 42:  Posamezni beležki lahko določimo različen nivo dostopa do podatkov

Uporabnik lahko vidi le tiste beležke, ki so na istem ali nižjem nivoju dostopa do podatkov, kot je uporabnik sam

Kako se nivo dostopa določi na uporabniku pa je opisano v poglavju Dodeljevanje nivoja dostopa na uporabniku [18.7.1.3]

 

1.11. Kaj je HelpDesk in kako ga uporabljamo?

HelpDesk programa e-računi [http://www.e-racuni.com] je poseben modul namenjen komunikaciji med skrbniki sistema e-računi [http://www.e-racuni.com] ter uporabniki.

HelpDesk lahko uporabljate za posredovanje sporočil o napakah v programu, za postavljanje vprašanj o delovanju programa ter za sporočanje predlogov za izboljšave v programu e-računi [http://www.e-racuni.com].

1.11.1 V čem se HelpDesk razlikuje od telefona ali e-maila?

Če primerjamo sporočanje preko telefona s HelpDesk-om hitro ugotovimo naslednje prednosti uporabe HelpDesk-a:

In zakaj je HelpDesk boljši od e-maila?

 

2. Izdajanje računov

Modul za izdajanje računov je namenjen izdajanju računov, predračunov/ponudb, avansnih računov in dobropisov.

Poleg običajnega ročnega izdajanja računov je omogočeno tudi avtomatsko masovno fakturiranje na podlagi periodičnih obračunov, prav tako pa je modul integriran z ostalimi moduli programa ter tako omogoča dodatne možnosti prefakturiranja stroškov in izstavljanja dokumentov na podlagi pogodb, dobavnic, ponudb ali turističnih rezervacij.

Posebej za ponudnike internetnih storitev je koristna možnost avtomatskega uvoza in knjiženja računov, ki so izdani v sistemu Mobitel Moneta. Modul za izdajanje računov poleg tega nudi tudi več možnosti izpisa izdanih računov, kakor tudi različna poročila prodaje.

Modul za izdajanje računov tako nudi naslednje funkcije:

 

2.1. Kako začeti?

Pred začetkom uporabe modula Računi vam priporočamo, da na hitro preletite naslednje točke ter si v kolikor je to potrebno z uporabo nastavitev prilagodite delovanje programa.

2.1.1 Pred prvim izdanim dokumentom

2.1.2 Pred tiskanjem dokumentov

V primeru težav pri določanju izgleda izdanih dokumentov nam pošljite sporočilo v HelpDesk-u [1.11] in naši vzdrževalci vam bodo z veseljem pomagali pri spoznavanju uporabe programa.

 

2.2. Sprememba iz nezavezanca za DDV v zavezanca ali nazaj

Preden izstavite prvi izdani dokument v programu je treba v podatkih o podjetju v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki podjetja nastaviti ali ste davčni zavezanec za ddv ali ne. Na podlagi te nastavitve se bodo v programu ustrezno izstavljali računi, ki se bodo ali pa ne bodo obračunavali za namene DDV-ja.

  
Zavezanec za ddv ali ne
  
  Slika 43:  Zavezanec za ddv ali ne

Kadar sredi tekočega poslovanja preidete iz davčnega nezavezanca v zavezanca za DDV morate biti pozorni na to, da na ustrezni datum prehoda spremenite zgoraj omenjeno nastavitev, da ste davčni zavezanec za DDV.

Do datuma prehoda tako izstavljate račune, ki se ne bodo obračunavali za namene DDV, po tej spremembi pa boste izstavljali račune, ki se bodo obračunavali za namene DDV.

Pogosto se zgodi, da uporabnik prepozno ugotovi ali celo pozabi pravočasno spremeniti to nastavitev in posledično še naprej izstavlja račune, ki ne bodo obračunani za namene DDV.

Recimo, da ste z dnem 15.3.2013 prešli iz davčnega nezavezanca za DDV v zavezanca za DDV in ste pozabili na dan 15.3.2013 spremeniti nastavitev v podatkih o podjetju, da ste zavezanec za DDV. Vsi izdani računi po 15.3.2013 posledično ne bodo obračunani za namene DDV, kar pa seveda ni prav in boste v prekršku.

V takšnem primeru ne smete kar spremeniti zgoraj omenjeno nastavitev, da ste davčni zavezanec za DDV ampak je potrebno v podatkih o podjetju nastaviti oz. pustiti status, da niste davčni zavezanec za DDV in za vse izstavljene račune po 15.3.2013 izstaviti dobropis. Šele nato spremenite status iz davčnega nezavezanca v zavezanca za DDV ter ponovno izstaviti te račune tako, da bodo obračunani za namene DDV-ja.

 

2.3. Pregled in iskanje izdanih računov

Če kliknemo na zavihek |Računi se prikaže stran Izdani računi - pregled in iskanje, kot je prikazana na spodnji sliki.

  
Pregled izdanih računov
  
  Slika 44:  Pregled izdanih računov

Omenjena stran nam omogoča iskanje izdanih računov po različnih kriterijih, prikaz seznama izd. rač., dodajanje, tiskanje, kopiranje ter brisanje računov in sicer: po številki dokumenta, kupcu, Datumu dokumenta od - do in po Statusu dokumenta. Ob prvi prijavi oz. kliku na omenjeno stran se nam prikažejo vsi izdani računi. Prikaz omejimo z izbiro enega od omenjenih parametrov. Npr. če želimo prikaz samo izdanih računov v okencu status izberemo ustrezen status "izdani računi" ter kliknemo na gumb Iskanje.

Spreminjanje: Izdani račun (dokument) spremenimo tako, da kliknemo na ustrezno številko računa (Glej sliko 1).

Dodajanje: Nov račun dodamo tako, da kliknemo na gumb Nov račun!

Kopiranje: Nov račun lahko ustvarimo tudi tako, da skopiramo obstoječi račun ter nato ta nov račun ustrezno popravimo oz. spremenimo. Kopiramo tako, da v vrstici ob ustreznem računu kliknemo na gumb bt-copy.gif.

Tiskanje: Račun natisnemo tako, da kliknemo na ikono (slikico) tiskalnika bt-print.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa.

Brisanje: Račun brišemo tako, da kliknemo na ikono bt-delete.gif, ki se nahaja v isti vrstici kot številka računa, ki ga želimo izbrisati.

Dodatne možnosti: Pregled računov omogoča dodatne akcije nad prikazanimi izdanimi računi oz. dokumenti. Na sliki spodaj je prikazan izgled menija, ki se odpre ob kliku na gumb Več....

  
Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi računi
  
  Slika 45:  Dodatne možnosti oz. operacije nad izdanimi računi


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

EnterIskanje
InsertVnos novega izdanega računa
Shift+InsertRačunovodski vnos računa

 

2.4. Na splošno o vnosu in izdajanju dokumentov

Ko izdajamo račun, ponudbo, dobropis ali drug dokument, se v programu vedno uporablja standardna vnosna maska, ki ima v splošnem naslednji izgled:

  
Standardna vnosna maska za izdane dokumente
  
  Slika 46:  Standardna vnosna maska za izdane dokumente

Vnosno masko lahko razdelimo na 5 glavnih področij vnosa podatkov:

  1. Podatki o kupcu t.j. ime in sedež poslovnega partnerja, ki mu izdajamo dokument. Ti podatki se izpišejo v glavi dokumenta. Vnos podatkov o kupcu [2.6] oz. partnerju poteka enako pri vseh izdanih dokumentih (računih, dobropisih, ponudbah...). Za podrobnejša navodila glej stran Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju [2.6]
  2. Podatki o poslovnem partnerju, kot so zapisani v šifrantu. S klikom na partnerja preidemo v šifrant partnerjev in lahko spreminjamo podatke v šifrantu ali dobimo več informacij.
  3. Podatki v glavi dokumenta se razlikujejo glede na to, ali gre za izdane račune [2.5], izdane ponudbe [2.12], izdane avansne račune [2.14] ali pa za izdane dobropise [2.16].
  4. Večina dokumentov vsebuje vnos začetnega besedila, ki se izpiše nad tabelo postavk.
  5. Pozicije dokumenta (zaračunane postavke - to so lahko bodisi artikli, bodisi proste postavke, ki jih vnesemo vsakič posebej). Pri vseh izdanih dokumentih so pozicije dokumenta podobne, posebnost so le izdani dokumenti turističnih agencij.
  6. Zaključno besedilo na dokumentu, ki je običajno enako pri vseh izdanih dokumentih.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na tej strani

F9Izstavitev dokumenta
EnterDodajanje artikla na račun (AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na račun (nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsterDodajanje postavke na račun
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

2.5. Vnos / Spreminjanje izdanih računov

Na strani Izdani računi-pregled in iskanje s klikom na gumb Novi račun odpremo masko za vnos novega računa:

  
Vnos novega računa
  
  Slika 47:  Vnos novega računa

Kliknimo na gumb Spremeni v zgornjem desnem kotu, nad datumi računa in pred nami je naslednja stran, na kateri lahko vnesemo podatke za glavo računa.

  
Vnos podatkov za glavo računa
  
  Slika 48:  Vnos podatkov za glavo računa

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi računa. Kraj izstavitve lahko vpišemo privzeto pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računaObvezen je tudi datum računa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
ZapadlostV prvi okvirček vpišemo št. dni na podlagi česar se izračuna datum zapadlosti.
Dobava/Storitev (od)-(do)Vpišemo datum dobave oz. opravljene storitve.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
DobavnicaVpišemo oznako dobavnice.
Način dostave Način dostave, v kolikor obstaja.
PogodbaVnos št. pogodbe.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje. Vrsta prodaje se izbira za celoten račun in se lahko prenese na postavke. V kolikor se izbor ne potrdi ostaja izbrana vrsta prodaje Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji.
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano polje, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoIzbira stroškovnega mesta v kombiniranem oknu s klikom na dropDown01.gif. V kolikor ne uporabljamo stroškovnih mest, se nam možnost ne prikaže.
Polsovna enotaV kolikor jih je na voljo več, se nam nastavi privzeta, s klikom na dropDown01.gif, si jo lahko spremenimo.
Davčna knjigaV primeru, da račune številčimo po davčnih knjigah v padajočem meniju izberemo davčno knjigo. V nasprotnem primeru, se to polje ne prikaže.
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif. V kolikor ne spreminjamo ničesar, se uporabi domači jezik - slovenščina.
Predloga za tiskanje v obliki RTF/PDFV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo. V nasprotnemu primeru, se nam možnost ne pokaže.
SkladiščeIzberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni. Privzeto, se nam nastavi tip računa glede na tip nastavljen na skladišču.
Ponavljanje računaV kolikor želimo vključiti račun med ponavljajoče račune, mu tukaj določimo ponavljanje.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Ko smo nastavili podatke za glavo računa in jih shranili, kliknemo na gumb Dodaj postavko in odpre se nam nslednja maska za vnos podatkov za postavko.

  
Vnesemo novo postavko na račun
  
  Slika 49:  Vnesemo novo postavko na račun

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDV/Maloprodajna cena z DDVVnesemo ceno brez DDV/ceno z DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown01.gif izberemo ustrezno denarno valuto.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown01.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 22%, s klikom na dropDown01.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
Vrsta prodaje(DDV)Pomembno za obračun DDV. V kateri stolpec v obračunu DDV, se bo vpisala vrednost. V kolikor se izbor ne potrdi ostaja izbrana vrsta prodaje Obdavčen promet blaga in storitev v Sloveniji.
Stroškovno mestoLahko izbermo stroškovno mesto, na katerega vežemo postavko. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, se možnost ne ponudi.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov in pred nami je vnosna maska računa oz. izdanega dokumenta, ki ima v splošnem naslednji izgled:

  
Slika vnešenega računa
  
  Slika 50:  Slika vnešenega računa

Račun je potrebno shraniti s klikom na gumb Shrani ki utripa tako dolgo, dokler tega ne storimo.

S klikom na gumb Dodajanje artiklov pridemo na stran Dodajanje artiklov na račun, kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na račun tako da kliknemo na gumbDodaj zraven šifre artikla, kar lepo vidimo na spodnji sliki:

artikli01.gif

Pri urejanju nabavne in prodajne cene imamo tudi samodejno omejitev, ki nam ne omgoča, da prodamo artikel ceneje, kot je nabavna cena. To vidimo na sliki spodaj.

artikli10.gif

Na račun se vrnemo s klikom na gumb Nazaj S tem smo artikel avtomatsko prenesli na račun:

ArtikelNaRacunu01.gif

S klikom na gumb Izstavi račun pa se nam odpre naslednja stran:

izdanRacun01.gif

Račun je tako pripravljen za knjiženje.

 

2.6. Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju

Za vnos ali spreminjanje podatkov o kupcu (naziv, naslov, ID št.) na izdanem dokumentu moramo najprej izbrati ali pričeti z vnosom izdanega dokumenta. Prikaže se predogled izdanega dokumenta.

  
Predogled in spreminjanje izdanega dokumenta
  
  Slika 51:  Predogled in spreminjanje izdanega dokumenta

Vnos podatkov o kupcu pričnemo tako, da kliknemo na gumb Spremeni v zgornjem levem delu računa oz., kot je le-to prikazano na sliki klikNaSpremeniKupca01.gif.

Odpre se nam stran za vnos podatkov o kupcu, kjer lahko vpišemo naziv in naslov poslovnega partnerja tako, kot naj se ti podatki izpišejo na izdanem dokumentu.

  
Vnos podatkov o partnerju oz. kupcu na izdanem dokumentu
  
  Slika 52:  Vnos podatkov o partnerju oz. kupcu na izdanem dokumentu

ID št. za DDVS klikom na daljnogled bt-search.gif lahko kupca oz. partnerja poiščemo v vašem šifrantu ali javnih registrih. V primeru, da želimo izdati dokument za novega kupca, enostavno vpišemo ID št. za DDV ali davčno številko in kliknemo na daljnogled bt-search.gif. Program avtomatsko preverja pravilnost vnosa ID številke za DDV za slovenske in druge evropske zavezance.
Zavezanec za DDVČe je kupec zavezanec za DDV, to označimo s kljukica1.gif. V primeru vnosa ID številke se polje avtomatsko označi.
Naziv kupcaVpišemo naziv kupca ali pa ga s klikom na daljnogled bt-search.gif poiščimo v vašem šifrantu in poslovnih registrih.
Naziv dodatnoČe naziva kupca nismo mogli v celoti vpisati v zgornje polje, tukaj vpišemo manjkajoči del naziva.
UlicaVpišemo naslov kupca.
Poštna št./KrajVpišemo poštno številko in računalnik nam avtomatsko izpiše tudi kraj s to poštno številko.
DržavaS klikom na dropDown.gif se nam odpre kombinirano okno, kjer lahko izberetmo ustrezno državo, tako da kliknemo nanjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos podatkov.

Hiter vnos kupca

Kupca je možno hitreje vnesti na način, da ga enostavno izberete iz seznama s klikom na povezavo (kliknite tukaj za izbor poslovneag partnerja...) kot to kaže spodnja slika:

  
Hitro izberemo kupca iz seznama poslovnih partnerjev
  
  Slika 53:  Hitro izberemo kupca iz seznama poslovnih partnerjev

S klikom na to povezavo se nam odpre polje v katerega lahko vnesemo delni naziv partnerja, ki ga nato samo izberemo iz seznama, kot npr. na tej sliki:

  
Vnesemo del naziva kupca in ga izberemo iz seznama
  
  Slika 54:  Vnesemo del naziva kupca in ga izberemo iz seznama

Ko smo kupca izbrali potrdimo vnos s tipko Enter in podatki o kupcu se nam izpolnijo, kot lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Izpis podatkov o kupcu na računu
  
  Slika 55:  Izpis podatkov o kupcu na računu

 

2.7. Evidentiranje plačila izdanega računa

Ko smo račun izstavili ga lahko označimo kot plačanega s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Označi račun kot plačan kot je to lepo vidno na spodnji sliki:

  
Označimo račun kot plačan
  
  Slika 56:  Označimo račun kot plačan

V primeru, da je stranka le delno plačala račun pa to označimo s klikom na gumb Plačila... in izberemo možnost Zabeleži plačilo računa kot vidimo na spodnji sliki:

  
Izberemo možnost za delno plačilo računa
  
  Slika 57:  Izberemo možnost za delno plačilo računa

Odpre se nam maska za vnos delnega plačila računa, ki izgleda takole:

  
Vnesemo podatke o delnem plačilu računa
  
  Slika 58:  Vnesemo podatke o delnem plačilu računa

Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu

Račun je sedaj delno plačan, kar vidimo tudi na računu:

  
Račun je delno plačan
  
  Slika 59:  Račun je delno plačan

Možnost "hitrega" plačila

Vmesnik prikazan na spodnji sliki z gumboma Gotovina in Kartice nam omogoča možnost vnosa plačila še pred izstavitvijo dokumenta.

  
Prikaz pozicije gumbov
  
  Slika 60:  Prikaz pozicije gumbov

Z gumbom Gotovina lahko hitro razčlenimo plačilo na več možnosti plačil, katerega lahko razdelimo na gotovino, čeke, različne kartice...

  
Razčlenitev plačil
  
  Slika 61:  Razčlenitev plačil

V kolikor imate v programu večino gotovinskih plačil, si lahko nastavite avtomatizem, kateri vam ob izstavitvi gotovinskega računa avtomatsko izda blagajniški prejemek. Navodila najdete s klikom na povezavo [7.1].

 

2.8. Nastavitve privzetega načina plačila v programu

V modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Splošne nastavitve |Možni načini plačila si lahko izberete privzeti način plačila, kar se navezuje na vse izdane račune v programu - kot privzeto plačilo.

Prikaz spodaj na sliki:

  
Izbor privzetega načina plačila
  
  Slika 62:  Izbor privzetega načina plačila

V stolpcu "Izbira" si lahko s kljukico označite ali boste uporabljali plačilo v programu (ali ga želite imeti na seznamu plačilnih sredsev) ali ne.


 

2.9. Vnos obročnih plačil na izdanem računu

Na izdanem računu lahko, v kolikor le ta še ni knjižen, vnesemo zneske obročnih plačil in datume zapadlosti le teh.

Ko smo račun ustvarili, se nam pod zneskom za plačilo pojavi možnost vnosa obročnih plačil in datumov zapadlosti posameznih obrokov:

  
Določi zneske obrokov in zapadlosti za obročno plačevanje
  
  Slika 63:  Določi zneske obrokov in zapadlosti za obročno plačevanje

Po kliku na povezavo (glej zgornjo sliko) se nam odpre maska za vnos števila obrokov:

  
Izberemo število obrokov, št. dni zapadlosti prvega in št. dni zapadlosti med obroki
  
  Slika 64:  Izberemo število obrokov, št. dni zapadlosti prvega in št. dni zapadlosti med obroki

Po izbiri števila obrokov nam program znesek za plačilo računa razdeli na izbrano število enakomerno porazdeljenih zneskov obročnih plačil za katere lahko določimo še datum zapadlosti:

  
Vnos zneskov in števila dni zapadlosti obročnih plačil
  
  Slika 65:  Vnos zneskov in števila dni zapadlosti obročnih plačil

Znesek posameznega obroka lahko tudi ročno popravimo oz. spremenimo.

Vnos obročnih plačil potrdimo. V kolikor se zneski obročnih plačil ne ujemajo s skupnim zneskom za plačilo računa nas program na to tudi opozori:

  
Vsota vseh obrokov odstopa od zneska na računu
  
  Slika 66:  Vsota vseh obrokov odstopa od zneska na računu

Ko smo ustrezno vnesli in potrdili obročna plačila se nam pod zneskom za plačilo računa ti tudi izpišejo:

  
Obročna plačila na izdanem računu
  
  Slika 67:  Obročna plačila na izdanem računu

Račun shranimo in izstavimo.

Obročna plačila se upoštevajo tudi pri knjiženju računa.S klikom na gumb Knjizenje se nam kreira temeljnica na kateri bo za terjatev več knjižb s postavkami za vsak posamičen obrok s svojo zapadlostjo:

  
Temeljnica izdanega računa z obročnimi plačili
  
  Slika 68:  Temeljnica izdanega računa z obročnimi plačili


 

2.10. Masovno knjiženje prikazanih izdanih računov

Rumeni kvadrat nas opozarja, da izdani račun še ni knjižen, rdeč kvadrat v stolpcu "Za plačilo" pa nas opomni, da je še delno ali v celoti neplačan.

  
Račun še ni knjižen in ni plačan
  
  Slika 69:  Račun še ni knjižen in ni plačan

S klikom na gumb Več... izberemo |Knjiženje prikazanih dokumentov , kot nam to kaže slika:

knjizenjeIzdanihRacunov01.gif

Po zagonu knjiženja, se nam pokaže seznam izdanih računov, ki se bodo knjižili:

  
Knjiženje izdanih računov
  
  Slika 70:  Knjiženje izdanih računov

V seznamu, ki ga prikazuje zgornja slika označimo katere račune bomo knjižili.S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti izdane označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica izdanih računov. Rumeno utripajoča disketa Shrani01.gif nas opozarja, da moramo temeljnico shraniti v glavno knjigo in tako so izdani računi poknjiženi.

  
Temeljnica
  
  Slika 71:  Temeljnica

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljamo na knjiženju izdanih računov:

Enter ali InsertDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

2.11. Ponudbe / Predračuni

Ko izberemo meni |Prodaja |Ponudbe se nam odpre prva stran tega modula.

  
Izdane ponudbe-pregled in iskanje
  
  Slika 72:  Izdane ponudbe-pregled in iskanje

Pregled in iskanje skozi celoten program potekata enako. Podrobnejši opis si lahko pogledamo na strani Pregled in iskanje dokumentov [1.1]

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju ponudb:

EnterIskanje
InsterVnos nove ponudbe

Barvni statusi ponudb:'

V stolpcu "Št. dok." imamo različne barve polj, ki pomenijo sledeče:

Rdeča Odprta ponudba, ki še nima veze na dokument.
Rumena Ponudba, ki je bila delno obračunana.
Zelena Ponudba, ki je v celoti obračunana

S klikom na gumb Izdelava nove ponudbe se nam odpre naslednja stran:

  
Vnosna maska izdane ponudbe
  
  Slika 73:  Vnosna maska izdane ponudbe

S klikom na gumb Spremeni kot lahko vidimo zgoraj na sliki, se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo podatke o kupcu oz. partnerju, ki se bodo kasneje izpisali v glavi računa. Podrobnejša navodila za vnos kupca oz. partnerja lahko najdemo na strani Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju [2.6].

Za vnos podatkov za glavo izdane ponudbe glejmo stran Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe [2.12].

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na vnosu oz. urejanju ponudbe:

F9Izstavitev dokumenta
EnterDodajanje artikla na ponudbo (AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na ponudbo(nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsterDodajanje postavke na ponudbo
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

2.12. Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe

VnosIzdanePonudbe01.gif

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdane ponudbe:

  
Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe
  
  Slika 74:  Vnos podatkov za glavo izdane ponudbe

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi ponudbe. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum ponudbeObvezen je tudi datum ponudbe, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Dokument velja doV okvirček vpišemo datum, do katerega velja ponudba oz. dokument.
Dobava/izvedba do dneDatum do kdaj bvo predvideno izvedena dobava.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
Način dostaveVpišemo način dostave.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoStroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na dropDown01.gif. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif.
Za izpis uporabi predlogoV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
TRRIzberemo TRR iz padajočega menija.
SkladiščeIzberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je ponudba:

  
Ponudba
  
  Slika 75:  Ponudba

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na našo ponudbo tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [2.5].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

  
Vnos postavk
  
  Slika 76:  Vnos postavk

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDVVnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno denarno valuto.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 20%, s klikom na dropDown.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska računa.

S klikom na gumb Izstavi ponudbo odpremo naslednjo stran:

  
Izstavitev ponudbe
  
  Slika 77:  Izstavitev ponudbe

Klik na gumb Izstavi račun nam odpre račun, ki se nanaša na to ponudbo. Če kliknemo na aktivno povezavo, kot nam kaže slika, lahko vidimo ustrezno ponudbo, na katero se nanaša ta račun.

  
Izstavi iz dokumenta
  
  Slika 78:  Izstavi iz dokumenta

  
Račun, ki se nanaša na določeno ponudbo
  
  Slika 79:  Račun, ki se nanaša na določeno ponudbo

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

 

2.13. Avansni računi

S klikom na Prodaja->Avansni Računi, se nam odpre stran Izdani avansni računi-pregled in iskanje:

  
Izdani avansni računi-pregled in iskanje
  
  Slika 80:  Izdani avansni računi-pregled in iskanje

Pregled in iskanje skozi celoten program potekata enako. Podrobnejši opis si čahko pogledamo na strani Pregled in iskanje dokumentov [1.1]

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju avansnih računov:

EnterIskanje
InsterVnos novega izdanega avansnega računa

Ko kliknemo na gumb Nov avansni račun, se nam odpre naslednja stran:

  
Vnosna maska avansni račun
  
  Slika 81:  Vnosna maska avansni račun

Če želimo vnesti podatke o kupcu oz. partnerju, izberemo gumb Spremeni kot lahko vidimo zgoraj na sliki. S klikom na ta gumb se vam odpre stran, kjer lahko vnesemo podatke o kupcu oz. partnerju, ki se bodo kasneje izpisali v glavi računa. Podrobnejša navodila za vnos kupca oz. partnerja najdemo na strani Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju [2.6].

Za vnos podatkov za glavo izdanih avansnih računov lahko gledamo stran Vnos podatkov za glavo avansnega računa [2.14].

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na vnosu oz. urejanju avansnega računa:

F9Izstavitev dokumenta
EnterDodajanje artikla na avansni račun(AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na avansni račun(nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsterDodajanje postavke na avansni račun
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

2.14. Vnos podatkov za glavo avansnega računa

  

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega avansnega računa:

  
Vnos podatkov za glavo izdanega avansnega računa
  
  Slika 83:  Vnos podatkov za glavo izdanega avansnega računa

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi ponudbe. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računaObvezen je tudi datum avansnega računa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
Predvidena dobava/Storitev (od)- (do)V okvirček vpišemo datum, za katerega je predvidena dobava oz. storitev.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoStroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na dropDown01.gif. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif.
Za izpis uporabi predlogoV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
TRRIzberemo TRR iz padajočega menija.
SkladiščeIzberemo skladišče iz padajočega menija.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek avansnega računa:

  
Vnešeni avansni račun
  
  Slika 84:  Vnešeni avansni račun

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš avansni račun tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [2.5].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

  
Vnos postavk
  
  Slika 85:  Vnos postavk

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDVVnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown.gif izberiemo ustrezno denarno valuto.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 20%, s klikom na dropDown.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska avansnega računa.

S klikom na gumb Izstavi avansni račun odpremo naslednjo stran:

  
Izstavitev avansnega računa
  
  Slika 86:  Izstavitev avansnega računa

Klik na gumb Izstavi račun nam odpre račun...

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

V kolikor iz avansnega računa izstavimo račun z gumbom Izstavi iz dokumenta, se nam samodejno veže avans na račun in ustvari zabeleženo plačilo po avansu. Račun se označi kot plačan.

 

2.15. Dobropisi

S klikom na Prodaja->Dobropisi, se nam odpre stran Izdani avansni računi-pregled in iskanje:

dobropisipregled01.gif

Pregled in iskanje skozi celoten program potekata enako. Podrobnejši opis si lahko pogledamo na strani Pregled in iskanje dokumentov [1.1]

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju dobropisov:

EnterIskanje
InsterVnos novega izdanega avansnega računa

Ko kliknemo na gumb Novi dobropis, se nam odpre naslednja stran:

dobropis-nov01.gif

Če želimo vnesti podatke o kupcu oz. partnerju, izberemo gumb Spremeni. S klikom na ta gumb se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo podatke o kupcu oz. partnerju, ki se bodo kasneje izpisali v glavi računa. Podrobnejša navodila za vnos kupca oz. partnerja lahko pogledamo na strani Vnos podatkov o kupcu oz. partnerju [2.6].

Za vnos podatkov za glavo izdanih dobropisov glejmo stran Vnos podatkov za glavo izdanega dobropisa [2.16].

Znesek dobropisa oz. postavke dobropisa vnašamo podobno, kot vnašamo postavke izdanih računov. Pri vnosu zneskov dobropisa vnesemo pozitivne zneske saj nam bo program ob knjiženju le-te avtomatsko knjižil kot negativne (storno knjižbe).

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na vnosu oz. urejanju dobropisa:

F9Izstavitev dokumenta
EnterDodajanje artikla na dobropis(AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na dobropis(nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsterDodajanje postavke na dobropis
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

2.16. Vnos podatkov za glavo izdanega dobropisa

dobropisi-vnosglave01.gif

Ko bomo kliknili na gumb Spremeni kot nam kaže slika, se nam bo odprla stran, kjer bomo lahko vnesli podatke za glavo izdanega dobropisa:

VnosPodatkovDobropis02.gif

KrajObvezno moramo vpisati kraj, ki bo viden v glavi ponudbe. Kraj se lahko privzeto vpiše pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje.
Datum računaObvezen je tudi datum dobropisa, zato ga vpišemo. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum.
ZapadlostVpišemo datum zapadlosti izdanega dobropisa.
Predvidena dobava/Storitev (od)- (do)V okvirček vpišemo datum, za katerega je predvidena dobava oz. storitev.
Potrjen dok. prejet dneV prazno okence vpišemo, kdaj je bil dokument prejet.
Denarna valutaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre kombinirano okno, v katerem lahko izberemo ustrezno denarno valuto, tako da kliknemo nanjo.
NaročilnicaVpišemo oznako naročilnice.
Pogodba Vpišemo številko pogodbe.
Način dostaveVpišemo način dotave.
Vrsta prodaje (DDV)S klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezno vrsto prodaje.
Način plačilaS klikom na dropDown01.gif se nam odpre spustni seznam, kjer lahko izberemo ustrezen način plačila. V primeru, da ustrezen način plačila ni na voljo, ga dodamo pod |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Možni načini plačila.
Stroškovno mestoStroškovno mesto izberemo iz seznama s klikom na dropDown01.gif. V kolikor stroškovnih mest ne uporabljamo, je možnost skrita.
Davčna knjigaVpišemo številko davčne knjige oz. jo izberemo v kombiniranem oknu s klikom na dropDown01.gif
Jezikovna variantaVpišemo ustrezen jezik oz. ga izberemo s klikom na dropDown01.gif. V kolikor ne izbiramo druge jezikovne variante se privzeto nastavi materni jezik - slovenščina.
Za izpis uporabi predlogoV padajočem meniju izberemo predlogo na katero bomo natisnili račun, v kolikor imamo pred tem že vnešeno katero predlogo.
Tip računaIzberemo ustrezen tip računa - ali gre za veleprodajni račun ali maloprodajni.
Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumentaV prazen prostor vpišemo besedilo, za katerega želimo, da se izpiše na dnu dokumenta.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu in pred nami je osnutek dobropisa:

IzpisDobropis01.gif

S klikom na gumb Dodaj artikel pridemo na stran "Prodajni artikli-pregled in iskanje", kjer lahko izberemo željeni artikel in ga avtomatsko dodamo na vaš dobropis tako da kliknemo na aktivno povezavo. Podrobnejša navodila za vnos artikla najdemo na strani Vnos/Spreminjanje izdanih računov [2.5].

Če kliknemo na gumb Dodaj postavko se nam odpre stran, kjer lahko vnesemo manjkajoče postavke:

VnosPostavkDobropis01.gif

Vrsta blaga-storitevV prazen prostor vpišemo, za katero vrsto blaga oz. za katero storitev gre.
Cena brez DDVVnesemo ceno brez DDV v prvi okvirček, v drugem pa s klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno denarno valuto.
Stopnja DDVPrivzeta izbira je 20%, s klikom na dropDown.gif pa lahko izberemo tudi drugo.
KoličinaVpišemo ustrezno količino.
Enota mereS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezno enoto mere (kg, l,kos...)
Popust %Privzeta izbira je 0,00. Če je popust, potem vpišemo ustrezno stopnjo.

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos postavk in prikaže se nam dopolnjena vnosna maska dobropisa.

S klikom na gumb Izstavi dobropis odpremo naslednjo stran:

IzstaviDobropis01.gif

Pri podatkih o kupcu lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o kupcu.

 

2.17. Tiskanje dokumentov

Zaradi narave interneta in različnih potreb uporabnikov program nudi več možnosti tiskanja izdanih dokumentov. Sledeča slika prikazuje različne možnosti pri izpisu dokumentov.

  
Tiskanje dokumentov
  
  Slika 87:  Tiskanje dokumentov

Po kliku na puščico, ki kaže navzdol na desni strani gumba Tiskanje v orodni vrstici se torej prikaže meni z naslednjimi možnostmi tiskanja dokumentov:

  1. Tiskanje direktno iz internetnega brskalnika [1.5]. To možnost uporabimo ponavadi le takrat, ko želimo hiter predogled dokumenta. Sicer priporočamo tiskanje s programi Adobe Acrobat in MS Word saj brskalniki ne omogočajo tako natančnega oblikovanja izpisa dokumentov.
  2. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku besedil MS Word. Dokument se nam odpre v MS Word-u, kjer ga lahko pred tiskanjem po želji tudi dopolnimo.
  3. Odpiranje in tiskanje dokumenta v urejevalniku OpenOffice Write. Enako, kot v Word-u lahko dokumente v programu OpenOffice urejamo in natisnemo.
  4. Tiskanje z uporabo programa Adobe Acrobat Reader. Ta možnost je najbolj priporočljiva saj omogoča hiter predogled in tiskanje dokumentov.
  5. Tiskanje računa na posebno položnico (UPN) z uporabo programa Adobe Acrobat Reader:
    1. Izpis na obrazec UPN (položnica spodaj)
    2. Izpis na obrazec UPN (položnica zgoraj)
    3. Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)
    4. Izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj)
  6. Predloged tiskanja nam omogoča predogled prve strani tiska, preden natisnemo dokument. Predogled uporabljamo za vizualni prikaz, ki ga ni mogoče tiskati ali shranjevati
  7. Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov [2.30]


Spreminjanje dokumentov v formatu PDF ni mogoče.

V kolikor želimo račun natisniti na **UPN QR obrazec npr. položnica spodaj** izberemo opcijo |Tiskanje |Izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj)

Po kliku na to opcijo, se nam odpre račun na posebni položnici, ki izgleda takole:

  
Izgled dokumenta na posebni položnici (PP01)
  
  Slika 88:  Izgled dokumenta na posebni položnici (PP01)

 

2.18. Izpis na obrazec UPN QR - položnica spodaj

Za sam tisk računov si lahko pregledate nastavitve tiskanja [2.17] računov.

Posebnost je izpis na obrazec UPN (položnica spodaj), izpis na obrazec UPN (položnica zgoraj), izpis na obrazec UPN QR (položnica spodaj) ali izpis na obrazec UPN QR (položnica zgoraj). Tukaj lahko pride do horizontalnega ali vertikalnega pomika, kar povzroči, da je tisk na obrazec izven polj na obrazcu.

Za odpravljanje takšne napake sledite spodnjim korakom:

2.19. 1. Nastavitev tiskalnika

Potrebno je po odprtju obrazca v PDF pred tiskom urediti nastavitev samega tiskalnika. Obrazci UPN namreč niso formata A4 ampak malenkost večjega formata. Zaradi tega je potrebno obvezno izklopiti na samem tiskalniku možnost "Fit to printer margins" ali pa "Scale to paper size".

Kako to izključiti se razlikuje med posameznimi tiskalniki. Problematično je, ker zgornji funkciji podata tiskalniku ukaz naj prilagodi tisk formatu papirja, ki je v tiskalniku (A4, A3...), ni pa namenjen tiskanju UPN, katerega format ni noebeden izmed standardnih.

  
Primer nastavitve tiskalnika
  
  Slika 89:  Primer nastavitve tiskalnika

2.20. 2. Nastavitev tiska v programu

V kolikor ste preverili zgornjo alinejo in uredili tisk na samem tiskalniku, pa vam vseeno pri tiskanju na UPN obrazec položnica spodaj ali položnica zgoraj zamika tisk, je potrebno spremeniti nastavitve za tiskanje v programu.

To pomeni, da greste v meni |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (logotipi, besedila...):

  
Pot do nastavitev
  
  Slika 90:  Pot do nastavitev

Na tem mestu izberete npr.Vrsto dokumenta: UPN QR obrazec - položnica spodaj in odprete zavihek Dodatne nastavitve. Tukaj imate možnost, da v polja horizontalni in vertikalni pomik vpisujete vrednost v pikah.

V kolikor želite popraviti zamik za "1 cm", vpišite v polje vrednost "7".

  
Nastavitve horizontalnega in vertikalnega pomika
  
  Slika 91:  Nastavitve horizontalnega in vertikalnega pomika

 

2.21. Pošiljanje računov ali ponudb na SMS kupcu

Iz računov ali ponudb, ki jih najdete pod: |Prodaja |Računi ali |Prodaja |Ponudbe, je možno poleg tiskanja dokumenta in pošiljanja po pošti, poslati dokument tudi kupcu v obliki SMS-a.

V kolikor klinete na izbran račun ali ponudbo imate možnost pošiljanja SMS-a na ikoni posta.gif prikazano na spodnji sliki:

  
Izberemo možnost "Pošlji SMS"
  
  Slika 92:  Izberemo možnost "Pošlji SMS"

Po kliku se odpre vnosno okno:

  
Izberemo možnost "Vnos vsebine"
  
  Slika 93:  Izberemo možnost "Vnos vsebine"

Prejemnik SMS je kupec, ki je vnešen na dokumentu. Prenese se mobilna številka kupca, vnešena pod |Partnerji |Kupci na izbranemu kupcu. V kolikor mobilne številke na samemu kupcu nimamo vpisane, jo lahko vpišemo kar na vnosni maski za pošiljanje SMS-a.

Besedilo sporočila je besedilo, ki ga bo kupec prejel.

Z gumbom Vrini povezavo (link) na dokument lahko vnesete v besedilo sporočila povezavo do samega računa, katerega si lahko prejemnik s klikom na povezavo odpre in pregleda.

Testni izgled računa s strani prejemnika po odprtju povezave spodaj:

  
Kupec odpre povezavo do računa 1/1
  
  Slika 94:  Kupec odpre povezavo do računa 1/1

  
Kupec odpre povezavo do računa 1/2
  
  Slika 95:  Kupec odpre povezavo do računa 1/2

 

2.22. Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Opcija za masovno tiskanje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3] preko menija |Več... |Masovno tiskanje prikazanih dokumentov kar je lepo vidno na spodnji sliki:

  
Masovno tiskanje izdanih dokumentov
  
  Slika 96:  Masovno tiskanje izdanih dokumentov

Po kliku na to pocijo, se nam odpre stran, kjer lahko izberemo nastavitve tiskanja in pa format izpisa računov:

  
Pred zagonom izberemo ustrezne nastavitve
  
  Slika 97:  Pred zagonom izberemo ustrezne nastavitve

Obdelavo poženemo s klikom na gumb Zaženi

Pri masovnem izpisu si lahko najprej z iskalnimi kriteriji omejite seznam računov, nato pa le-te vse naenkrat natisnete. Izpišejo se le tisti izdani računi, ki so v seznamu izdanih računov na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3]. To je npr. primerno za mesečno fakturiranje.

 

2.23. Masovno kopiranje dokumentov

Opcija za masovno kopiranje dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3] in sicer preko menija |Več... |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

  
Masovno kopiranje prikazanih dokumentov
  
  Slika 98:  Masovno kopiranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to opcijo, se nam prikaže stran, kjer lahko vpišemo kriterije za kopiranje računov. Stran, ki se prikaže izgleda takole:

  
Maska za vnos kriterijev kopiranja računov
  
  Slika 99:  Maska za vnos kriterijev kopiranja računov

Status, v katerega se bodo kopirali računiV padajočem meniju izberemo status kakršnega bodo imeli novi računi
Datum dokumentaVpišemo datum na novo ustvarjenih dokumentov
ZapadlostV padajočem meniju izberemo kakšno zapadlost naj imajo novi računi
Dobava/Storitev od: do:Vpišemo datum dobave oz. storitve za nove račune
zamenjava datumov v besedilu/opisu artiklaOdkljukamo v primeru, da želimo spremeniti datume
preračunaj po novem cenikuOdkljukamo v primeru, da želimo preračunati cene artiklov po novem ceniku
Za izpis uporabi predlogo Uporaba posebne predloge za tisk kopiranih dokumentov.
Vpišite besedilo, se bo izpisalo na dnu dokumenta Zključno besedilo, v kolikor bo vsem identično

Ko smo vnesli vse potrebne kriterije to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3]. Stran izgleda takole:

  
Izberemo račune, ki jih bomo kopirali
  
  Slika 100:  Izberemo račune, ki jih bomo kopirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih bomo kopirali.

Ko smo označili vse račune, ki jih želimo kopirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Kopiraj izbrane. S tem je postopek kopiranja končan.

 

2.24. Masovno storniranje dokumentov

Možnost masovnega storniranja dokumentov je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Masovno kopiranje prikazanih dokumentov kot vidimo na spodnji sliki:

  
Masovno storniranje prikazanih dokumentov
  
  Slika 101:  Masovno storniranje prikazanih dokumentov

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer lahko izberemo kriterij, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

  
Dodatni parametri za stornacijo
  
  Slika 102:  Dodatni parametri za stornacijo

Ko smo ko smo izbrali dodatno možnost ali program preskoči že prej stornirane račune, to potrdimo s klikom na gumb V redu in prikaže se nam stran z vsemi računi, ki se nahajajo v seznamu izdanih računov, na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3]. Stran izgleda takole:

  
Izberemo račune, ki jih bomo stornirali
  
  Slika 103:  Izberemo račune, ki jih bomo stornirali

Odkljukamo vse tiste račune, ki jih ne bomo stornirali.

Ko so označeni vsi računi, ki jih želimo stornirati potrdimo izbiro s klikom na gumb Storniraj dokumente. S tem je postopek storniranja računov končan.

Program nam prav tako omogoča, da lahko seznam računov, ki jih želimo stornirati uvozi preko XLS datoteke [2.25].

 

2.25. Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk

Možnost masovnega storniranja dokumentov na podlagi seznama številk je dosegljiva na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3] in sicer preko menija |Dodatne možnosti |Stornacija dokumentov na podlagi seznama številk kot vidimo na spodnji sliki:

  
Stronacija dokumentov na podlagi seznama številk
  
  Slika 104:  Stronacija dokumentov na podlagi seznama številk

Po kliku na to možnost, se nam odpre okno, kjer uvozimo datoteko XLS in imamo možnost obkljukati, da nam program preskoči že stornirane dokumente in opravi storniranje le za ostale.

  
Dodatni parametri za masovno stornacijo na podlagi seznama
  
  Slika 105:  Dodatni parametri za masovno stornacijo na podlagi seznama

Datoteka, ki jo uvažamo more biti tipa XLS in vsebuje en izpolnjen stolpec, kjer naj bodo številke računov v programu, ki jih želimo stornirati.

 

2.26. Izmenjava podatkov za direktne obremenitve

Program omogoča izvoz datoteke za direktne obremenitve, ki je potrebna za izmenjavo podatkov s pogodbeno banko oz. Zbirnim centrom.

Pred prvim izvozom datoteke je potrebno vnesti še nekaj nastavitev, ki jih najdemo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Elektronsko bančništvo. Prikaže se nam vnosna maska za vnos podatkov o podjetju, kjer moram vnesti naslednje podatke:

Zaporedna številka upnika v ZCTo je število (največ 5-mestno), ki enolično določa upnika v Zbirnem centru. Pridobite jo ob sklenitvi pogodbe z Zbirnim centrom za dodelitev otvoritvenih stilov .
Frekvenca plačilaFrekvenca plačila pove, v katerem dnevu v mesecu se bo bremenil dolžnikov oz. plačnikov račun. Tukaj vpišete frekvenco plačila, kot ste jo navedli v pogodbi za dodelitvi otvoritvenih stilov z Zbirnim centrom.

Brez teh nastavitev oz. z nepravilno vnešenimi nastavitvami bo paket za izmenjavo podatkov napačen in zavrnjen s strani Zbirnega centra.


  
Vnosna maska za nastavitve podatkov o podjetju - podatki so testni
  
  Slika 106:  Vnosna maska za nastavitve podatkov o podjetju - podatki so testni


Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve je možen v predogledu izdanih računov (|Računi |Izdani računi), če kliknemo na gumb dodatne01. Po kliku na ta gumb se nam odpre meni, kjer izberemo |Izvoz podatkov |paket za direktne obremenitve.

  
Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve
  
  Slika 107:  Izvoz datoteke za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve

Po kliku na to opcijo se nam odpre okno v katerem lahko označimo katere račune bomo izvozili v datoteko:

  
Izberemo oz. označimo vse račune, ki jih bomo izvozili v datoteko
  
  Slika 108:  Izberemo oz. označimo vse račune, ki jih bomo izvozili v datoteko

Ko smo označili vse željene račune in izbiro potrdili s klikom na gumb Zaženi se nam odpre okno internetnega brskalnika za shranjevanje/odpiranje datoteke. Datoteko shranimo na svoj računalnik, ter jo na način, ki ga določa pogodbena banka oz. Zbirni center, posredujemo na pogodbeno banko oz. Zbirni center.

Shranjena datoteka vsebuje paket z zapisi za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve.

Izmenjava podatkov za direktne obremenitve je možna samo, v kolikor ste predhodno z Zbirnim centrom oz. pogodbeno banko sklenili pogodbo za pridobitev otvoritvenih stilov in izmenjavo podatkov.

V paketu bodo vključeni samo izdani računi, ki so prikazani v predogledu izdanih računov, računi ki so izdani (niso osnutek računa), računi, ki še niso označeni kot plačani računi in katerih način plačila je direktna obremenitev.

Možnost izvoza paketa za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve ne bo na voljo, če v predogledu izdanih računov ni nobenega računa, ki še ni izdan in ima način plačila direktna obremenitev.

Pred izvozom paketa za izmenjavo podatkov za direktne obremenitve je potrebno v nastavitvah podatkov o podjetju (|Moj profil |Podatki o podjetju) vpisati nastavitve, ki so potrebne za avtomatsko generiranje paketa za direktne obremenitve (zaporedna številka upnika v ZC, frekvenca plačila).

 

2.27. Izpisa opomina na podlagi izdanih računov brez potrebe po knjiženju

Izpis opomina lahko izpišemo le za enega kupca naenkrat, zatorej moramo s pomočjo iskalnih kriterijev omejiti izpis seznama izdanih računov tako, da poiščemo račune po ustreznem statusu in kupcu, kot to prikazuje naslednja slika:

  
Iskalni kriteriji pomembni za izdelavo opomina
  
  Slika 109:  Iskalni kriteriji pomembni za izdelavo opomina

Brez zgoraj naštetih kriterijev se opomin ne da izpisati

Ko smo prikazali vse odprte terjatve za željenega kupca, lahko preko menija |Več... |Druga poročila in izpisi |Izpis opomina tako kot to kaže slika:

  
Izpis opomina
  
  Slika 110:  Izpis opomina

Izdela se opomin, ki izgleda npr. tako:

  
Opomin
  
  Slika 111:  Opomin

 

2.28. Stari obrazci, ki so bili na voljo za tisk

Seznam starih obrazcev, ki so bili na voljo za tiskanje - arhiva:

 

2.28.1. Masovno tiskanje dokumentov na posebne položnice PP01

Opcija za masovno tiskanje dokumentov na posebne položnice je dostopna preko menija |Dodatne možnosti |Masovno tiskanje prikazanih dokumentov na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3].

Pri masovnem izpisu si lahko najprej z iskalnimi kriteriji omejite seznam računov, nato pa le-te vse naenkrat natisnete. Na PP01 se izpišejo le tisti izdani računi, ki so v seznamu izdanih računov na strani pregled in iskanje izdanih računov [2.3]. To je npr. primerno za mesečno fakturiranje.

Postopek tiskanja na PP01 (posebna položnica) prikazuje spodnja slika:

  
Masovno tiskanje prikazanih dokumentov
  
  Slika 112:  Masovno tiskanje prikazanih dokumentov

Odpre se nam maska, kjer lahko izberete kako želite natisniti prikazane dokumente. V tem primeru izberete Račun na obrazcu PP01(posebna položnica) kot to prikazuje spodnja slika.

  
Račune bomo izpisali na posebne položnice PP01
  
  Slika 113:  Račune bomo izpisali na posebne položnice PP01

S klikom na gumb Zaženi se bodo izpisali računi na posebnih položnicah.

 

2.28.2. Nastavitve tiskanje plačilnih nalogov na BN01 A4

Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 so dosegljive v meniju |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (Logotipi, besedila...) kot lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Meni tiskanje in opcija Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov
  
  Slika 114:  Meni tiskanje in opcija Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov

Po kliku na to opcijo, se nam odpre stran z nastavitvami tiskanja, ki je lepo vidna na spodnji sliki:

  
Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 A4
  
  Slika 115:  Nastavitve tiskanja za plačilne naloge na BN01 A4

Kot vrsto dokumenta izberemo Plačilni nalog na BN01 A4 in kliknemo na zavihek Dodatne nastavitve kot to prikazuje spodnja slika:

  
Nastavitve tiskanja - dodatne nastavitve
  
  Slika 116:  Nastavitve tiskanja - dodatne nastavitve

V razdelku Pomik izpisa za centriranje pri tiskanju na predtiskane formularje vpišemo oba pomika in potrdimo vnos s klikom na gumb Potrdi vnos

 

2.29. Prodajna poročila in izpisi

V modulu |Poročanje |Vsa poročila |Prodaja so na voljo naslednji izpisi:

POS client:

Darilni boni:

Kontrolni izpisi prodaje:

 

2.29.1. Izpis cenika artiklov

  
Izpis cenika artiklov
  
  Slika 117:  Izpis cenika artiklov

 

2.29.2. Izpis izdanih računov po strankah

  
Izpis izdanih računov po strankah
  
  Slika 118:  Izpis izdanih računov po strankah

 

2.29.3. Izdani računi po strankah z že plačanimi zneski

  
Izpis izdanih računov po strankah
  
  Slika 119:  Izpis izdanih računov po strankah

 

2.29.4. Izpis postavk po kupcih

  
Izpis postavk po kupcih
  
  Slika 120:  Izpis postavk po kupcih

 

2.29.5. Izpis prodaje po kupcih

  
Izpis prodaje po kupcih
  
  Slika 121:  Izpis prodaje po kupcih


  
Izpis že plačanega zneska in odstotka deleža v prodaji
  
  Slika 122:  Izpis že plačanega zneska in odstotka deleža v prodaji


  
Izpis prodaje po dobaviteljih in artiklih
  
  Slika 123:  Izpis prodaje po dobaviteljih in artiklih


  
Izpis prodaje po artiklih
  
  Slika 124:  Izpis prodaje po artiklih


  
Izpis prodaje po dobaviteljih
  
  Slika 125:  Izpis prodaje po dobaviteljih

 

2.29.6. Poročilo o prodaji artiklov za obdobje

  
Izpis prodaje artiklov za obdobje
  
  Slika 126:  Izpis prodaje artiklov za obdobje

 

==Prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje=

  
Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje
  
  Slika 127:  Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

  
Kliknite tukaj za upload manjkajoče slike
  
  Slika 128:  Izpis prodaje artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

 

2.29.7. Seznam najbolj prodajanih artiklov

  
Izpis seznama najbolj prodajanih artiklov
  
  Slika 129:  Izpis seznama najbolj prodajanih artiklov

 

2.29.8. Poročilo o prodaji artiklov po skupinah artiklov za obdobje

  
Izpis prodaje artiklov po skupinah artiklov za obdobje
  
  Slika 130:  Izpis prodaje artiklov po skupinah artiklov za obdobje

 

2.29.9. Zaslužek po artiklih za obdobje

Prikaz zaslužka na določen artikel v izbranem časovnem obdobju.Izpolnimo vse kriterije (kot kaže slika).

  
Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - začetna
  
  Slika 131:  Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - začetna

Rezultat je prikaz, kot ga vidimo spodaj.

  
Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - končna
  
  Slika 132:  Zaslužek po artiklih za obdobje tabela - končna

 

2.29.10. Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

  
Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje
  
  Slika 133:  Skupna prodaja po stroškovnih mestih za obdobje

 

2.29.11. Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

  
Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen
  
  Slika 134:  Prodaja artiklov za obdobje, z detajlnim prikazom kalkulacije cen

 

2.29.12. Statistika prodaje

  
Statistika prodaje
  
  Slika 135:  Statistika prodaje

 

2.29.13. Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

  
Ponudbe po izstaviteljih za obdobje
  
  Slika 136:  Ponudbe po izstaviteljih za obdobje

 

2.29.14. Prodaja po dobaviteljih

  
Prodaja po dobaviteljih
  
  Slika 137:  Prodaja po dobaviteljih

 

2.29.15. Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila

  
Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila
  
  Slika 138:  Rekapitulacija dnevnega iztržka POS prodajnih mest po uporabnikih in načinu plačila

 

2.29.16. Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje

  
Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje
  
  Slika 139:  Rekapitulacija dnevnega POS iztržka za obdobje

 

2.29.17. Poročilo o POS prodaji artiklov za obdobje

  

 

2.29.18. POS statistika prodaje

  
POS statistika prodaje
  
  Slika 141:  POS statistika prodaje

 

2.29.19. POS seznam najbolj prodajanih artiklov

  
POS seznam najbolj prodajanih artiklov
  
  Slika 142:  POS seznam najbolj prodajanih artiklov

 

2.29.20. POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

  
POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje
  
  Slika 143:  POS prodaja artiklov v obdobju, podrobno glede na uro prodaje

 

2.29.21. Seznam izstavljenih darilnih bonov

  
Seznam izstavljenih darilnih bonov
  
  Slika 144:  Seznam izstavljenih darilnih bonov

 

2.29.22. Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah

  
Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah
  
  Slika 145:  Primerjava evidence opravljenega dela s fakturiranimi zneski po strankah

 

2.30. Nastavitve oblike izpisa izdanih dokumentov

Obliko izpisa izdanih dokumentov nastavimo tako, da v predogledu izdanega dokumenta kliknemo na Nastavitve oblike in tiskanja dokumentov.

  
Nastavitve tiskanja izdanih dokumentov
  
  Slika 146:  Nastavitve tiskanja izdanih dokumentov

Po kliku se nam prikaže forma za nastavitve oblike izpisa dokumentov. V prvi vrstici določimo za katero vrsto dokumentov določamo obliko izpisa.

  
Izbira vrste dokumentov za katere določamo obliko izpisa
  
  Slika 147:  Izbira vrste dokumentov za katere določamo obliko izpisa

Za vsako vrsto dokumenta (račun [2.5],predračun/ponudba [2.12],dobropis [2.16],opomin [11.10.22],IOP obrazec [11.10.21], kompenzacija [11.6.2],...) lahko določimo drugačen izgled dokumenta.

Prav tako lahko imajo dokumenti različen izgled glede na to v kateri jezikovni varianti in na katerem stroškovnem mestu jih izdamo. Če ne določimo posebnih nastavitev za druge jezikovne variante in stroškovna mesta se uporabijo privzete nastavitve izgleda izdanih dokumentov (brez določene jezikovne variante ali stroškovnega mesta).

 

2.30.1. Splošne nastavitve

Ko želimo natisniti dokument, imamo na voljo različne oblike izpisa izdanih dokumentov.

S klikom na dropDown01.gif izberemo način tiskanja dokumentov. Na voljo imamo dva različna načina:

Izbiro potrdimo s klikom na V redu.

  
Splošne nastavitve tiskanja dokumentov
  
  Slika 148:  Splošne nastavitve tiskanja dokumentov

V primeru, da smo izbrali splošne nastavitve, se bo dokument natisnil na podlagi nastavitev besedil [2.30.3] ter nastavitve logotipov RTF/PDF, ki smo jih izbrali, bodisi za tisk v glavi [2.30.4] ali nogi [2.30.5] dokumenta.

 

2.30.2. Uporaba lastne predloge za tiskanje dokumentov

Z uporabo lastnih predlog za tiskanje dokumentov si lahko poljubno prilagodimo izgled vseh vrst dokumentov (računi, predračuni, dobavnice, delovni nalogi, ...). Dokumentne predloge lahko ustvarimo v formatu oz. z jezikom HTML ali uporabimo urejevalnik besedil kompatibilen z MS Word (Word, Kingsoft office, WPS Office, ...). V nadaljevanju je opisano kako naredimo novo predlogo [2.30.2.1] s katero določimo videz dokumentov. Namesto izdelave lastne predloge za izpis računov lahko za osnovo vzamemo tudi eno od že narejenih predlog iz naše galerije izdelanih predlog, ki jo nato samo prilagodimo v skladu z našimi zahtevami.

Za izdelavo predloge za izgled računov in ostalih vrst dokumentov lahko uporabimo naslednje programe:

  
Dodajanje predloge za tiskanje dokumenta
  
  Slika 149:  Dodajanje predloge za tiskanje dokumenta

Ko smo predlogo ustvarili predlogo v formato HTML ali MS Word, jo dodamo tako, da v prazno polje vpišemo oznako predloge, nato pa jo s klikom na gumb Choose file poiščemo med svojimi lokalnimi datotekami. Ko izberemo ustrezno predlogo, jo dodamo s klikom na gumb Dodaj predlogo.

Naredimo lahko več različnih predlog in vse prenešene predloge se nam izpišejo spodaj. S klikom v radioButton.gif izberemo, katera predloga naj se uporabi kot privzeta za izbrano vrsto dokumenta v izbrani jezikovni različici (in za izbrano stroškovno mesto, če uporabljamo stroškovna mesta). Če želimo določeno predlogo izbrisati, kliknemo na delete01.gif. Za predloge, ki so že (bile) v aktivni uporabi brisanje ni več mogoče.


Pri uporabi predlog za tiskanje se ravnamo v skladu z naslednjimi pravili:

  • Za hitrejše tiskanje dokumentov priporočamo uporabo predlog v formatu HTML saj bo tiskanje vsaj 4x hitrejše, ko z uporabo predlog v formatu Word.
  • Predlogo za tiskanje poskušamo narediti čimmanjšo, ker bomo s tem pospešili hitrost tiskanja računov še posebej v primeru velikega števila računov.
  • Velikost predlog je omejena na 600 KB.
  • Ob prvem uvozu predloge v program se le-ta preveri ali ustreza pogojem za uporabo znotraj programa. Preveri se velikost datoteke, izvede se testni izpis in naredi se kontrolo prisotnosti virusov.
  • Znotraj predloge lahko uporabljamo vse privzete sistemske fonte ter fonte za izpis črtne kode.
  • V primeru nejasnosti ali, če potrebujete pomoč pri oblikovanju predloge kontaktirajte podporo.

 

2.30.2.1. Kako naredimo predlogo za tiskanje dokumenta v MS Wordu?

2.30.2.1.1 Nastavitve MS Word-a za lažje oblikovanje predlog

Preden pričnemo z oblikovanjem predloge za tiskanje dokumentov si v MS Wordu nastavimo, da se nam v dokumentu označijo mesta, kjer vpišemo zaznamke (bookmark). To naredimo po naslednjem postopku:

  1. V meniju programa MS Word izberemo opcijo |File |Options.
  2. Kliknemo na možnost |Advanced |Show document contents.
  3. Označimo  Show bookmarks .
  4. Potrdimo s klikom na gumb OK. Glej sliko:
      
    Vklop opcije za prikaz zaznamkov v dokumentu.
      
      Slika 150:  Vklop opcije za prikaz zaznamkov v dokumentu.

Sedaj se bodo v dokumentu na vseh mestih, kjer uporabljamo zaznamke pojavile oznake [].


2.30.2.1.2 Primer oblikovanja predloge za tiskanje dokumentov

V MS Wordu najprej odpremo dokument iz katerega bomo naredili predlogo za tiskanje računov ali drugih dokumentov. Za predlogo lahko uporabimo nov prazen dokument. Če smo dosedaj račune pisali v MS Word-u na roke, pa lahko kot osnovo uporabimo že obstoječi račun, kjer konkretne podatke zamenjamo z zaznamki.

Za vsak dokument imamo tako na voljo določene zaznamke oz. bookmarke [2.30.2.3], vendar ni nujno, da uporabimo vse. Oglejmo si izdelavo predloge na konkretnem primeru:

Postopek ponovimo za vse postavke dokumenta in nato predlogo shranimo. Ko imamo predlogo narejeno, jo lahko dodamo med ostale predloge. Postopek dodajanja je opisan na strani predloge za tiskanje [2.30.2].

Ko bomo kasneje predlogo uporabili, nam program zaznamke avtomatsko zamenja s konkretnimi podatki iz izdanega dokumenta.

POMEMBNO: Določen zaznamek se lahko v dokumentu Word uporabi samo enkrat. Če želite določen podatek izpisati večkrat, potem je potrebno uporabiti naslednji zaznamek z istim podatkom (glej tabelo zaznamkov).

Torej, če isti zaznamek ponovno vstavite na drugem mestu v dokumentu se bo ta avtomatsko prestavil s prejšne pozicije na novo pozicijo, kjer ste ga vstavili.

 

2.30.2.2. Kako pripravimo predlogo za tiskanje v jeziku HTML?

2.30.2.2.1 Struktura datoteke s predlogo

Predlogo za tiskanje dokumentov v formatu HTML oblikujemo kot skupek več datotek v kompresiranem arhivu tipa ZIP.

ZIP arhiv vsebuje naslednje datoteke:

2.30.2.2.2 Določitev formata strani in kvalitete izpisa

Velikost strani in druge lastnosti datotek PDF določimo znotraj datoteke doc_template.html na začetku datoteke znotraj poglavja HEAD z atributi oznake HTML2PDF. Primer:

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
    <html2pdf page-size="A4" orientation="Portrait" dpi="300" margin-bottom="30mm" margin-top="10mm" lowquality="yes" grayscale="no" zoom="0" disable-smart-shrinking="0" />
    <meta charset="utf-8" />
    ...



Format določimo z naslednjimi atributi:

page-sizeVpišemo velikost strani npr. A4, A3, B5, Letter, ipd.
orientationVpišemo "Portrait" za pokončno postavitev strani in "Landscape" za ležeč izpis.
dpiVpišemo s kakšno ločljivostjo želimo izpis slik.
margin-bottomVpišemo odmik od spodnjega roba strani. Odmik nastavimo tako, da imamo dovolj prostora za izpis noge dokumenta.
margin-topVpišemo odmik glave in vsebine od zgornjega roba strani.
lowqualityVpišemo "1" (tudi "yes" ali "true"), če želimo datoteke PDF z manjšo velikostjo na račun nižje kvalitete izpisa slik.
grayscaleVpišemo "1", če ne želimo barvnega tiska.

2.30.2.2.3 Kako dodamo zaznamke in določimo kje se izpišejo podatki

Spodnji primer z zaznamki s podatki o kupcu in glavi dokumenta prikazuje kako znotraj datoteke HTML določimo kje se izpišejo podatki in določimo zaznamke v datoteki HTML:

<!DOCTYPE html>
<html>
...
<body>
    ...
    <section id="podatki-glava">
        <p id="podatki-stranka">
            <strong><data bookmark="KupecNaziv">Janez Novak</data></strong>
            <dataSection bookmark="KupecNaziv2" removeEmpty="true"><strong><br><data>ACME COMPANY d.o.o.</data></strong></dataSection>
            <dataSection bookmark="KupecUlica" removeEmpty="true"><br><data>Slepa ulica 123</data></dataSection>
            <br><data bookmark="xmlBookmarkKupecPosta">1000</data>   <data bookmark="xmlBookmarkKupecKraj">Ljubljana</data>
            <br><br><dataSection bookmark="KupecDavcnaStevilka" removeEmpty="true">ID DDV: <data>123456789</data></dataSection>
        </p>
        <p id="podatki-racun">
            <strong>RAČUN ŠT.: <data bookmark="StevilkaDokumenta">01-0001-1</data></strong>
            <br><br><data bookmark="KrajIzstavitveDokumenta">Šentilj</data>, dne: <data bookmark="DatumInCasIzstavitveDokumenta">1.4.2018 10:52</data>
            <br>Zapadlost: <data bookmark="DatumZapadlosti">15.4.2018</data>
            <br>Datum dobave: <data bookmark="DatumOpravljeneStoritve">1.4.2018</data>
            <br><br>Način plačila: <data bookmark="NacinPlacila">gotovina</data>
        </p>
    </section>
    ...


Kot je razvidno iz primera se podatki izpišejo znotraj HTML oznake data. Ime zaznamka s podatki določa atribut bookmark.

Če želimo, da se pred podatkom izpiše določeno besedilo samo v primeru prisotnosti podatka v zaznamku (npr. besedilo "ID DDV:" samo v primeru, če je na računu prisotna DDV številka), potem celoten izsek HTML vpišemo znotraj oznake dataSection, ki ji v atributu bookmark določimo na kateri zaznamek se le-ta nanaša. V dataSection lahko z atributom removeEmpty="true" določimo, da se izsek HTML znotraj dataSection izpiše samo v primeru prisotnosti podatka znotraj zaznamka na katerega se nanaša dataSection. Če podatka v zaznamku ni, potem bo celotna vsebina dataSection izpuščena iz končnega dokumenta. Na tak način lahko določene dele dokumenta HTML pogojno generiramo samo v primeru prisotnosti določenega podatka na računu.

2.30.2.2.4 Izpis postavk v tabelah

Spodnji primer prikazuje kako oblikujemo in določimo pozicijo izpisa podatkov o postavkah dokumenta. Oznaka dataTableRow določa izsek HTML, ki se ponavlja za vsako postavko. Ob vsaki ponovitvi se oznake data napolnijo s podatki naslednje postavke dokumenta.

...
<dataTable bookmark="Postavke">
       <table>
               <tr>
                       <th>Zap. št.</th>
                       <th>Šifra artikla</th>
                       <th width="500mm">Vrsta blaga - storitve</th>
                       <th>kol</th>
                       <th>ME</th>
                       <th>cena brez DDV</th>
                       <th>pop %</th>
                       <th>Vrednost brez DDV</th>
                       <th>Vrednost z DDV</th>
               </tr>
               <dataTableRow>
                       <tr>
                               <td><data bookmark="PostavkePozicija">1</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeSifraArtikla">12334</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeOpis">Tu je opis prvega artikla</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeKolicina">9</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeEnotaMere">kos</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeCenaZDDV">104,576</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkePopust">45</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeZnesekBrezDDV">194,392</data></td>
                               <td><data bookmark="PostavkeZnesekZDDV">181,753</data></td>
                       </tr>
               </dataTableRow>
               <dataSample>
                       <tr>
                               <td>2</td>
                               <td>01085CA0</td>
                               <td>Drugi artikel</td>
                               <td>10</td>
                               <td>kos</td>
                               <td>114,162</td>
                               <td>19</td>
                               <td>193,687</td>
                               <td>150,471</td>
                       </tr>
                       <tr>
                               <td>3</td>
                               <td>E282A4A1</td>
                               <td>Zadnji artikel v tabeli</td>
                               <td>5</td>
                               <td>kos</td>
                               <td>155,450</td>
                               <td>11</td>
                               <td>131,949</td>
                               <td>100,868</td>
                       </tr>
               </dataSample>
       </table>
</dataTable>
...


Na primeru je razvidna tudi oznaka dataSample, ki jo uporabljamo med oblikovanjem HTML dokumenta. Celoten odsek kode znotraj oznake dataSample se med generiranjem izpisa ignorira. Ta koda je namenjena samo lažjemu oblikovanju predloge in ne bo vključena v končni dokument.

2.30.2.2.5 Kako vključimo slike

V predlogo lahko vključimo poljubno število slik, ki jih uporabimo za logotipe ali predtiskane podpise na dokumentih. Slike dodajamo z uporabo HTML oznake img in jih preko atributa src referenciramo preko relativne lokacije glede na lokacijo datoteke doc_template.html. Slike vključimo v arhiv ZIP kot ločene datoteke ali pa jih zakodiramo v base64 in dodamo na način "inline" znotraj datoteke HTML.

V kolikor uporabljate slike v ločenih datotekah (PNG, JPEG, GIF), potem bodo le-te vključene samo v izpis dokumenta v formatu PDF. Če želite dokumente izpisovati kar direktno iz brskalnika z uporabo formata HTML, potem morajo biti datoteke vključene v HTML na način "embedded base64 data".

2.30.2.2.6 Kako vključimo izpis črtnih kod, kod QR in slik artiklov na dokument

Slike za katere obstaja zaznamek lahko v dokument vključimo z uporabo običajne HTML oznake img, kjer ne namesto atributa src uporabimo kar atribut bookmark in v njem navedemo ime zaznamka s sliko. Uporabo zaznamkov za slike je razvidna iz sledečega praktičnega primera, ki prikazuje pogojni izpis podatkov in kode QR za davčno potrjevanje računov:

  ...
   <dataSection bookmark="DokumentZOI" removeEmpty="true">
      <div id="code">
          EOR: <data bookmark="DokumentEOR">0868b4c0-4e21-4083-9764-24fdc26c0917</data><br> ZOI: <data bookmark="DokumentZOI">0b9134fd98dd37514235652373b46150</data>
      </div>
      <div id="barcode">
         <img bookmark="DokumentZOIQR">
      </div>
   </dataSection>
   ...


Možnost imamo določene paranetre ob določenih pogojih skriti in prikazati, ko so le ti izpolnjeni ali enaki 0 - primer DDV stopnja, osnova in znesek:

  ...
      <dataSection bookmark="OsnovaDDV1" removeEmptyOrZeroValue="true">
         <tr>
            <td colspan="6">Osnova za DDV 9,5%:</td>   
            <td></td>  
            <td><data bookmark="OsnovaDDV1">30</data></td>     
         </tr>
         <tr>
             <td colspan="6">Znesek 9,5% DDV:</td>
             <td></td>
             <td><data bookmark="ZnesekDDV1">125</data></td>   
         </tr>
      </dataSection>
   ...


Za seznam možnih zaznamkov preberite poglavje s seznamom vseh zaznamkov [2.30.2.3] ali za pomoč kontaktirajte tehnično podporo.

V predlogah narejenih v jeziku HTML lahko vsak zaznamek uporabite poljubno krat.


2.30.2.2.7 Splošni napotki za oblikovanje predlog v jeziku HTML

Pri oblikovanju predlog v jeziku HTML se ravnajte v skladu s smernicami za oblikovanje dokumentov HTML za tisk. Namesto relativnega pozicioniranja lahko uporabljate absolutno pozicioniranje in mersko enoto mm (milimeter). Za zahtevne predloge priporočamo, da delo prepustite profesionalcem.

Več napotkov za oblikovanje dokumentov HTML za izpis na tiskalniku boste našli na internetu, npr. https://www.smashingmagazine.com/2015/01/designing-for-print-with-css/.

 

2.30.2.3. Bookmarki oz. zaznamki za predlogo

Ko želimo v Ms Wordu ali HTML narediti predlogo za tiskanje dokumenta, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

Za izpis podatkov o našemu podjetju v glavi ali nogi dokumenta se uporabljajo naslednji bookmarki oz. zaznamki. Podatki se preberejo iz |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki:

PodjetjeNaziv Naziv našega podjetja, vpisan v nastavitvah.
PodjetjeUlica Ulica sedeža podjetja.
PodjetjePostaKraj Pošta in kraj sedeža podjetja.
PodjetjeDrzava Država podjetja.
PodjetjeTelefon Telefonska številka podjetja.
PodjetjeFax Fax številka podjetja.
PodjetjeMobilniTelefon Mobilni telefon podjetja.
PodjetjeEmail E-mail naslov podjetja.
PodjetjeSpletnaStran Spletna stran podjetja.
PodjetjeDavcnaStevilka Davčna številka podjetja.
PodjetjeIDZaDDV ID za DDV podjetja.
PodjetjeIDZaDDVZaProdajoVEU ID za DDV - prodaja v EU za podjetje.

Za izpis podatkov o kupcu in dokumentu, se uporabljajo naslednji bookmarki oz. zaznamki:

BesediloZgorajBesedilo, ki se na dokumentu izpiše nad postavkami.
BesediloSpodajBesedilo, ki se na dokumentu izpiše pod postavkami.
BesediloSpodajLevoBesedilo, ki se izpiše na dnu dokumenta levo.
BesediloSpodajDesnoBesedilo, ki se izpiše na dnu dokumenta desno.
KupecNazivNaziv kupca.
KupecNazivDvojnikNaziv kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecNazivDvojnik2Naziv kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecNaziv2Naziv kupca v vrstici za dodatni naziv.
KupecNaziv2DvojnikNaziv kupca v vrstici za dodatni naziv v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecNaziv2Dvojnik2Naziv kupca v vrstici za dodatni naziv v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecKontaktnaOsebaKontaktna oseba kupca.
KupecUlicaUlica kupca.
KupecUlicaDvojnikUlica kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecUlicaDvojnik2Ulica kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecPostaKrajPoštna številka in kraj kupca.
KupecPostaKrajDvojnikPoštna številka in kraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecPostaKrajDvojnik2Poštna številka in kraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecPostaSamo poštna številka kupca.
KupecPostaDvojnikSamo poštna številka kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecPostaDvojnik2Samo poštna številka kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecKrajKraj kupca.
KupecKrajDvojnikKraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecKrajDvojnik2Kraj kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše trikrat.
KupecDrzavaDržava kupca.
KupecDrzavaDvojnikDržava kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecDrzavaSamoTujinaDržava kupca, ki pa se izpiše samo v primeru, če ni iz Slovenije.
KupecDrzavaSamoTujinaDvojnikDržava kupca, ki pa se izpiše samo v primeru, če ni iz Slovenije v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecFaxFAX številka kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca.
KupecFaxDvojnikFAX številka kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecEmailElektronski naslov kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca.
KupecEmailDvojnikElektronski naslov kupca v kolikor je le ta vpisan v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecTelefonTelefonska številka kupca v kolikor je le ta vpisana v podatkih kupca.
KupecTelefonDvojnikTelefonska številka kupca v kolikor je le ta vpisana v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
MobilniTelefonŠtevilka mobilnega telefona kupca v kolikor je le ta vpisana v podatkih kupca.
MobilniTelefon2Številka mobilnega telefona kupca v kolije le ta vpisana v podatkih kupca v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
KupecDavcnaStevilkaID št. za DDV kupca. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka kupca. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka.
KupecDavcnaStevilkaDvojnikID št. za DDV kupca. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka kupca. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
BesediloDavcnaAliDdvStevilka

Besedilo za ime identifikacije kupca:

  • Če je zavezanec za DDV, potem se izpiše ID št. za DDV.
  • Če ni zavezanec za DDV, se izpiše Davčna številka.
BesediloDavcnaAliDdvStevilkaDvojnik

Besedilo za ime identifikacije kupca:

  • Če je zavezanec za DDV, potem se izpiše ID št. za DDV.
  • Če ni zavezanec za DDV, se izpiše Davčna številka.
  • Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StevilkaDokumentaŠtevilka dokumenta (račun, ponudba, avansni račun, dobropis). Zaznamek izpiše v primeru dokumenta, ki je bil davčno potrjen, predpisano številko računa s strani davčne, v primeru da pa ni bil potrjen izpiše interno številko dokumenta.
StevilkaDokumenta2V primeru, da želimo da se podatek iz zaznamka StevilkaDokumenta izpiše dvakrat.
StevilkaDokumenta3V primeru, da želimo da se podatek iz zaznamka StevilkaDokumenta izpiše trikrat.
StevilkaDokumentaDavcnaŠtevilka dokumenta generirana za dačno upravo (račun, avansni račun, dobropis, bremepis). Po 01.01.2016 bo identičen izpis kot bookmark "StevilkaDokumenta".
StevilkaDokumentaInternaInterna številka dokumenta, ki se generira v programu e-računi. (račun, avansni račun, dobropis, bremepis)
LabelaInStevilkaStorniranegaDok Številka storniranega dokumenta. V primeru, da je ta davčno potrjen, bookmark izpiše fiskalno številko in ne interne.
StevilkeStornoDokumentov Številka storno dokumenta, katero lahko izpišemo na storniranemu dokumentu.
BesediloKopijaZZapStIzpis zaporedne kopije računa (v primeru, da gre za original, prvo generiranje izpisa, se nič ne izpiše). Tukaj se šteje število zapisov v dnevniku spremmeb na dokumentu, kamor se zapisuje tudi datum in čas generiranja izpisa dokumenta.
DokumentEORIzpis enkratne identifikacijske oznake dokumenta.
DokumentZOIIzpis zaščitne oznake izdajatelja dokumenta.
ZOICrtnaKoda2VrsticiIzpis ZOI niz-a v 2 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo.
ZOICrtnaKoda3VrsticeIzpis ZOI niz-a v 3 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 3 vrsticah.
ZOICrtnaKoda4VrsticeIzpis ZOI niz-a v 4 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 4 vrsticah.
ZOICrtnaKoda5VrsticIzpis ZOI niz-a v 5 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 5 vrsticah.
ZOICrtnaKoda6VrsticIzpis ZOI niz-a v 6 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo. - Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo izpis črtne kode v 6 vrsticah.
KrajIzstavitveDokumentaKraj izstavitve dokumenta.
DatumDokumentaDatum izdaje dokumenta.
DatumDokumenta2Datum izdaje dokumenta v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SifraPartnerjaŠifra partnerja, ki je vpisana v podatkih o partnerju.
SifraPartnerja2Šifra partnerja. Uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SifraKupcaŠifra kupca, ki je vpisana v podatkih o kupcu.
SifraKupca2Šifra kupca. Uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
TRRŠtevilka transakcijskega računa izdajatelja dokumenta.
IBANIBAN številka transkacijskega računa izdajatelja.
IBAN2IBAN številka transkacijskega računa izdajatelja drugič.
IBAN3IBAN številka transkacijskega računa izdajatelja tretjič.
SklicSklic dokumenta po modulu 05 s kontrolno številko.
Sklic2Sklic dokumenta po modulu 05 s kontrolno številko v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SklicZNicloSklic dokumenta po modulu 00 t.j. 00, ki mu sledi številka dokumenta brez kontrolne številke.
SklicZNiclo2Sklic dokumenta po modulu 00 t.j. 00, ki mu sledi številka dokumenta brez kontrolne številke v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SWIFT Bic kode, ki je vpisana na TRR.
NarocilnicaVeza na naročilnico - izpis polja, kjer se naročilnica vnaša.
StevilkaPogodbeŠtevilka pogodbe.
PoslovnaEnotaPoslovna enota izbrana na dokumentu.
DokumentTecajDomValIzpis tečaja domače valute na dan, ko je bil izstavljen račun.
StroskovnoMestoStroškovno mesto.
StroskovnoMesto2Stroškovno mesto dvojnik.
StroskovnoMestoOpisOpis stroškovnega mesta.
DokumentIzstavilIme in priimek uporabnika, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilTelefon Izpis telefona partnerja, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilMobitel Izpis mobilnega telefona partnerja, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilMobitelAliTelefon Izpis telefona ali mobilnega telefona partnerja, ki je izstavil dokument.
DokumentIzstavilEmail Izpis poštnega naslova partnerja, ki je izstavil dokument.
CasIzstavitveDokumentaČas izstavitve dokumenta.
DatumInCasIzstavitveDokumentaDatum in čas izstavitve dokumenta.
DatumIzstavitveDokumentaDatum izstavitve dokumenta.
DokumentZacetnoBesediloUvodno besedilo dokumenta.
DokumentBesediloSpodajZaključno besedilo dokumenta. Vpišemo ga pri vnosu podatkov za glavo dokumenta (vnosno polje "Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta"). Tukaj se v določenih primerih izpiše poleg besedila, tudi klavzula za vrsto prodaje.
DokumentSamoBesediloSpodajZaključno besedilo dokumenta. Vpišemo ga pri vnosu podatkov za glavo dokumenta (vnosno polje "Vpišite besedilo, ki se bo izpisalo na dnu dokumenta").
DokumentKlavzulaVrstaProdajeIzpis klavzule za vrsto prodaje, ki se izpiše v določenih primerih.
KontrolnaKolicinaV ta zaznamek se vpiše vsota količin vseh postavk na dokumentu. Podatek je včasih koristen za kontrolo količin pri ročnem vnosu dokumentov.
KontrolnaKolicinaBrezDecimalkEnak izpis kot v zgornjem zaznamku, le da se ne izpišejo decimalke.
NacinDostaveNačin dostave, ki je vpisan na dokumentu. Pri dobavnici gre za način odpreme.
NacinPlacilaNačin plačila, ki je vpisan na dokumentu.
TipRacuna Izpiše tip računa (oz. ostalih dokumentov), izpis: maloprodajni - cene vključujejo DDV ali veleprodajni - cene so brez DDV.
DostavniNaslovCelotni dostavni naslov kupca, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostavniNaslovDvojnikCelotni dostavni naslov kupca, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasNazivNaziv pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasNaziv2Naziv pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasUlicaUlica pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasUlica2Ulica pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasPostaPošta pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasPosta2Pošta pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasKrajKraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasKraj2Kraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasPostaKrajPošta in kraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasPostaKraj2Pošta in kraj pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasDrzavaDržava pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasDrzava2Država pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasDrzavaSamoTujinaDržava, ko ne gre za SLO, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasDrzavaSamoTujina2Država, ko ne gre za SLO, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasTelefonTelefon pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasTelefon2Telefon pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostNasFaxFAX številka pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov.
DostNasFax2FAX številka pri dostavnem naslovu, v primeru da se dokument pošilja na dostavni naslov. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
DostavniAliPrivzetiNaslovNaziv2Izpis naziva dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše dodatni naziv kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovUlicaIzpis ulica dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovPostnaStIzpis poštne številke dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovKrajIzpis kraja dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovPostaKrajIzpis poštne številke in kraja dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovDrzavaIzpis države dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovTelefonIzpis telefona dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
DostavniAliPrivzetiNaslovFaxIzpis fax-a dostavnega naslova, če je le ta vezan na dokument, če ni se izpiše naslov kupca iz dokumenta.
KodaDostavnegaNaslovaIzpis kode dostavnega naslova, če je dostavni naslov izbran na dokumentu.
DokumentBesediloSpodajArtikliZdružen izpis komercialno tehničnih pogojev oz. drugega besedila, ki se izpiše na dnu dokumenta iz artiklov.

Poleg teh zaznamkov so za posamezne dokumente (račune [2.30.2.4], avansne račune [2.30.2.5], dobropise [2.30.2.6], ponudbe [2.30.2.7]) na voljo še posebni zaznamki.

Za tabelo postavk je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkePozicijaZaporedna številka postavke.
PostavkePozicijaSPikoZaporedna številka postavke s piko.
PostavkeSifraArtiklaŠifra artikla za postavko.
PostavkeOpisOpis postavke.
PostavkeDolgiOpisDolgi opis postavke za artikel.
PostavkeOpisZDolgimOpisomKratki in dolgi opis artikla.
PostavkeKolicinaKoličina za postavko.
PostavkeKolicinaBrezDecimalkKoličina za postavko brez decimalk.
PostavkeKolicinaPakiranjaKoličina v pakiranju.
PostavkeKolicinaSKolicinoPakiranjaKoličina pakiranja s količino.
PostavkeTezaArtiklaTeža artikla.
PostavkeTezaSKolicinoArtiklaTeža artikla s količino (teža * količina).
PostavkeEnotaMereEnota mere za postavko.
PostavkeEnotaMereSKolicinoPakiranjaEnota mere s količino pakiranja .
PostavkeCenaBrezDDVCena postavke brez DDV.
PostavkeCenaBrezDDVVDomValCena postavke brez DDV v domači valuti.
PostavkeCenaBrezDDV2DecCena postavke brez DDV na dve decimalki natančno.
PostavkeCenaBrezDDV2DecVDomValCena postavke brez DDV na dve decimalki natančno v domači valuti.
PostavkeCenaKosVPakiranjuBrezDDVCena kosa pakiranja znotraj postavke brez DDV.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustomCena postavke brez DDV s popustom.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustomVDomValCena postavke brez DDV s popustom v domači valuti.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustom2DecCena postavke brez DDV s popustom na dve decimalki natančno.
PostavkeCenaBrezDDVSPopustom2DecVDomValCena postavke brez DDV s popustom na dve decimalki natančno v domači valuti.
PostavkeCenaZDDVCena postavke z DDV.
PostavkeCenaZDDVVDomValCena postavke z DDV v domači valuti
PostavkeCenaZDDV2DecCena postavke z DDV na dve decimalki natančno
PostavkeCenaZDDV2DecVDomValCena postavke z DDV na dve decimalki natančno v domači valuti.
PostavkeCenaKosVPakiranjuZDDVCena kosa pakiranja znotraj postavke z DDV.
PostavkePopustOdstotek popusta za postavko.
PostavkePopust2Odstotek popusta za postavko, če želimo ta podatek izpisati dvakrat.
PostavkePopust2DecOdstotek popusta za postavko na dve decimalki natančno.
PostavkePopustNaPostavkiOdstotek popusta določen za postavko (ne vsebuje generalnega popusta na celotni dokument)
PostavkeZnesekPopustaNaPostavki Znesek popusta za postavko (ne vsebuje generalnega popusta na celotni dokument)
PostavkePopustZnesekBrezDDVZnesek popusta brez DDV.
PostavkePopustZnesekBrezDDVVDomValZnesek popusta brez DDV v domači valuti.
PostavkePopustZnesekZDDVZnesek popusta z DDV.
PostavkePopustZnesekZDDVVDomValZnesek popusta z DDV v domači valuti.
PostavkeStopnjaDDVStopnja DDV za postavko.
PostavkeZnesekBrezDDVVrednost postavke brez DDV (cena * količina – popust).
PostavkeZnesekBrezDDVVDomValVrednost postavke brez DDV (cena * količina – popust) v domači valuti.
PostavkeZnesekBrezDDVBrezPopustaVrednost postavke brez DDV brez popusta (cena * količina).
PostavkeZnesekBrezDDVBrezPopustaVDomValVrednost postavke brez DDV brez popusta (cena * količina) v domači valuti.
PostavkeZnesekDDVZnesek DDV.
PostavkeZnesekDDVVDomValZnesek DDV v domači valuti.
PostavkeZnesekZDDVVrednost postavke z DDV ((cena * količina – popust) + DDV).
PostavkeZnesekZDDVVDomValrednost postavke z DDV ((cena * količina – popust) + DDV) v domači valuti.
PostavkeZnesekBrezPopustaZDDVVrednost postavke brez popusta(cena * količina).
PostavkeZnesekBrezPopustaZDDVVDomValVrednost postavke brez popusta(cena * količina) v domači valuti.
PostavkeCrtnaKodaČrtna koda artiklov.
PostavkeCrtnaKodaZZvČrtna koda izpisana z zvezdico spredaj in zadaj (uporabno v primeru izpisa grafike črtne kode s pomočjo specifičnih pisav v wordu).
PostavkeKataloskaStevilkaKataloška številka artiklov.
PostavkeSerijskeStevilkeSerijske številke artiklov.
PostavkeLOTLOT številke artiklov.
PostavkeVezaNarociloKupcaVeza posamezne postavke na naročilo kupca.
PostavkeVezaNarociloKupcaNarocilnicaVeza posamezne postavke na naročilo kupca (izpiše se podatek "Naročilnica" iz tega veznega naročila).
PostavkeDobaviteljArtiklaČe je na postavki artikel se izpiše njegov dobavitelj.
PostavkeZnamkaArtiklaČe je na postavki artikel se izpiše njegova znamka.
PostavkeArikelDodAtribut1Prvi dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeArikelDodAtribut2Drugi dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeArikelDodAtribut3Tretji dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeArikelDodAtribut4Četrti dodatni atribut za artikel, ki je vpisan na artiklu.
PostavkeKosovNaKgSKolicinoIzpis kosov na mersko enoto s količino (količina / težo artikla), zaokroženo brez decimalk.
PostavkeKolicinaEmbalazeIzpis količine enmbalaže, zaokroženo (količina / količino pakiranja).
PostavkeCenaZaTisocEnotCena brez DDV za tisoč enot (cena artikla * 1000).
PostavkeCenaZDDVZaTisocEnotCena z DDV za tisoč enot.
PostavkeIzracunanaKolIzKolPakiranjaIzračunana količina iz količine pakiranja (količina pakiranja / količina).
PostavkeStKosovVPakiranjuNaKgŠtevilo kosov v pakiranju na kilograme (količina pakiranja / teža artikla).
PostavkeArtikelPrimarnaSkupinaIzpis primarne skupine artikla (le v primeru postavke artikla).
PostavkeArtikelSekundarnaSkupinaIzpis sekundarne skupine artikla (le v primeru postavke artikla).
PostavkeTezaArtiklaIzEnoteMereIzpis teže glede na enoto mere (če je enota mere "kg" se vrne kar količina, drugače se izračuna teža iz količine in teže artikla, če je le ta vnesena)
PostavkeGarancijskaDobaArtiklaIzpis garancijske dobe artikla.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Postavke .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za postavke ne vsebuje zaznamka Postavke  se postavke ne bodo izpisale na računu.

Za vsote postavk so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajBrezDDVinPopustaVsota zneskov postavk brez DDV in brez popusta.
SkupajBrezDDVinPopustaVDomValVsota zneskov postavk brez DDV in brez popusta v domači valuti.
SkupajZnesekBrezPopustaZDDVVsota zneskov postavk z DDV in brez popusta.
SkupajZnesekBrezPopustaZDDVVDomValVsota zneskov postavk z DDV in brez popusta v domači valuti
SkupajZnesekPopustaSkupni znesek popusta.
SkupajZnesekPopusta2Skupni znesek popusta.
PopustNaCelotenDokument Popust, ki se vnaša v polje "Dodatni popust na celotni znesek računa", izpiše odstotek.
ZnesekPopustaNaCelotenDokument Popust, ki se vnaša v polje "Dodatni popust na celotni znesek računa".
SkupajZnesekPopustaVDomValSkupni znesek popusta v domači valuti.
SkupajZnesekPopusta2VDomValSkupni znesek popusta v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaPozitivnoSkupni znesek popusta pozitivno.
SkupajZnesekPopustaPozitivno2Skupni znesek popusta pozitivno.
SkupajZnesekPopustaPozitivnoVDomValSkupni znesek popusta pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaPozitivno2VDomValSkupni znesek popusta pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDVSkupni znesek popusta z DDV.
SkupajZnesekPopustaZDDV2Skupni znesek popusta z DDV.
SkupajZnesekPopustaZDDVVDomValSkupni znesek popusta z DDV v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDV2VDomValSkupni znesek popusta z DDV v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivnoSkupni znesek popusta z DDV pozitivno.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivno2Skupni znesek popusta z DDV pozitivno.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivnoVDomValSkupni znesek popusta z DDV pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaZDDVPozitivno2VDomValSkupni znesek popusta z DDV pozitivno v domači valuti.
SkupajZnesekDDVSkupni znesek DDV celotnega računa.
SkupajZnesekDDV2Enako, kot prej, skupni znesek DDV celotnega računa. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajZnesekDDVVDomValSkupni znesek DDV celotnega računa v domači valuti.
SkupajZnesekDDVV2DomValEnako, kot prej, skupni znesek DDV celotnega računa v domači valuti. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajPopustOdstotek popusta glede na znesek celotnega računa.
PopustNaCelotenDokument Odstotek dodatnega popusta na celotni račun.
SkupajBrezDDVVsota zneskov postavk brez DDV.
SkupajBrezDDV2Vsota zneskov postavk brez DDV.
SkupajBrezDDVVDomValVsota zneskov postavk brez DDV v domači valuti.
SkupajBrezDDV2VDomValVsota zneskov postavk brez DDV v domači valuti.
SkupajOproscenPrometSkupni znesek postavk z oproscenim prometom (brez neobdavcljivih postavk).
SkupajOproscenPromet2Enako, kot prej, skupni znesek postavk z oproscenim prometom. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
DenarnaValutaDenarna valuta dokumenta.
DenarnaValuta2 Denarna valuta, v kolikor podatek izpišemo dvakrat.
DomacaValutaDomača valuta.
OsnovaDDV0Osnova za DDV po stopnji 0%
OsnovaDDV0DrugicOsnova za DDV po stopnji 0% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDV0VDomValOsnova za DDV po stopnji 0% v domači valuti.
OsnovaDDV0DrugicVDomValOsnova za DDV po stopnji 0% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDV1Osnova za DDV po stopnji 9,5%
OsnovaDDV1DrugicOsnova za DDV po stopnji 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji1Osnova za DDV po znižani tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
OsnovaDDVTuji1DrugicOsnova za DDV po znižani tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat
OsnovaDDV1VDomValOsnova za DDV po stopnji 9,5% v domači valuti.
OsnovaDDV1DrugicVDomValOsnova za DDV po stopnji 9,5% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji1VDomValOsnova za DDV po nižji tuji davčni stopnji, v domači valuti
OsnovaDDV2Osnova za DDV po stopnji 22%
OsnovaDDV2DrugicOsnova za DDV po stopnji 22% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji2Osnova za DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
OsnovaDDVTuji2DrugicOsnova za DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat
OsnovaDDV2VDomValOsnova za DDV po stopnji 22% v domači valuti
OsnovaDDV2DrugicVDomValOsnova za DDV po stopnji 22% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
OsnovaDDVTuji2VDomValOsnova za DDV po višji tuji davčni stopnji v domači valuti
OsnovaDDVTuji3Osnova za DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
OsnovaDDVTuji3DrugicOsnova za DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat
ZnesekDDV0Znesek DDV 0%
ZnesekDDV0DrugicZnesek DDV 0% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV0VDomValZnesek DDV 0% v domači valuti
ZnesekDDV0DrugicVDomValZnesek DDV 0% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV1Znesek DDV 9,5%
ZnesekDDV1DrugicZnesek DDV 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji1Znesek DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekDDVTuji1DrugicZnesek DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV1VDomValZnesek DDV 9,5% v domači valuti
ZnesekDDV1DrugicVDomValZnesek DDV 9,5% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji1VDomVal Znesek DDV po nižji tuji davčni stopnji, v domači valuti.
ZnesekDDV2Znesek DDV 22%
ZnesekDDV2DrugicZnesek DDV 22% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji2Znesek DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekDDVTuji2DrugicZnesek DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDV2VDomValZnesek DDV 22% v domači valuti
ZnesekDDV2DrugicVDomValZnesek DDV 22% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekDDVTuji2VDomVal Znesek DDV po nižji tuji davčni stopnji, v domači valuti.
ZnesekDDVTuji3Znesek DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekDDVTuji3DrugicZnesek DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV0Znesek z DDV 0%
ZnesekZDDV0DrugicZnesek z DDV 0% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV0VDomValZnesek z DDV 0% v domači valuti
ZnesekZDDV0DrugicVDomValZnesek z DDV 0% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV1Znesek z DDV 9,5%
ZnesekZDDV1DrugicZnesek z DDV 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDVTuji1Znesek z DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekZDDVTuji1DrugicZnesek z DDV po nižji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV1VDomValZnesek z DDV 9,5% v domači valuti
ZnesekZDDV1DrugicVDomValZnesek z DDV 9,5% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV2Znesek z DDV 22%
ZnesekZDDV2DrugicZnesek z DDV 22% v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDVTuji2Znesek z DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekZDDVTuji2DrugicZnesek z DDV po višji tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDV2VDomValZnesek z DDV 22% v domači valuti
ZnesekZDDV2DrugicVDomValZnesek z DDV 22% v domači valuti, v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
ZnesekZDDVTuji3Znesek z DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
ZnesekZDDVTuji3DrugicZnesek z DDV po posebni tuji davčni stopnji glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDV0Izpis stopnje DDV v obliki "0%"
StopnjaDDV0DrugicIzpis stopnje DDV v obliki "0%" v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDV1Izpis stopnje DDV v obliki "9,5%"
StopnjaDDV1DrugicIzpis stopnje DDV v obliki "9,5%" v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDVTuji1Izpis nižje tuje stopnje DDV v obliki npr. "8,5%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
StopnjaDDVTuji1DrugicIzpis nižje tuje stopnje DDV v obliki npr. "8,5%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDV2Izpis stopnje DDV v obliki "22%"
StopnjaDDV2DrugicIzpis stopnje DDV v obliki "22%" v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDVTuji2Izpis višje tuje stopnje DDV v obliki npr. "22%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
StopnjaDDVTuji2DrugicIzpis višje tuje stopnje DDV v obliki npr. "22%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
StopnjaDDVTuji3Izpis posebne tuje stopnje DDV v obliki npr. "8%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje)
StopnjaDDVTuji3DrugicIzpis posebne tuje stopnje DDV v obliki npr. "8%" glede na državo, izbrano pri vrsti prodaje (tuje davčne stopnje), v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat.
SkupajArtikelDodAtribut1 Izpis skupne vrednosti za 1. dodatni atribut, torej le suma stolpce, brez, da se upošteva količina.
SkupajArtikelDodAtribut2 Izpis skupne vrednosti za 2. dodatni atribut, torej le suma stolpce, brez, da se upošteva količina.
SkupajArtikelDodAtribut1SKolicino Izpis skupne vrednosti za 1. dodatni atribut, v kolikor je ta številka: količina * cena v vrstici oz. suma teh zneskov.
SkupajArtikelDodAtribut2SKolicino Izpis skupne vrednosti za 2. dodatni atribut, v kolikor je ta številka: količina * cena v vrstici oz. suma teh zneskov.
SkupajZaPlaciloSkupaj znesek za plačilo.
SkupajZaPlacilo2Skupaj znesek za plačilo. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajZaPlacilo3Skupaj znesek za plačilo. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše trikrat.
SkupajZaPlaciloZBesedami Skupaj znesek za plačilo. Zaznamek se uporabi v primeru, kadar želimo skupni znesek izpisati z besedami.
SkupajZaPlaciloVDomValSkupaj znesek za plačilo v domači valuti.
SkupajZaPlacilo2VDomValSkupaj znesek za plačilo v domači valuti. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše dvakrat.
SkupajZaPlacilo3VDomValSkupaj znesek za plačilo v domači valuti. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu ta znesek izpiše trikrat.
SkupajZaPlaciloSITSkupaj za plačilo v SIT po centralnem paritetnem tečaju.
SkupajZaPlaciloEURSkupaj za plačilo v EUR po centralnem paritetnem tečaju za dvojno označevanje računov izdanih v SIT.
SkupajZePlacanoŽe prejeto plačilo.
SkupajZePlacanoVDomValŽe prejeto plačilo, izpis zneska v domači valuti, če gre za račun v tuji valuti.
SkupajOstaneZaPlaciloPreostanek za plačilo.
SkupajOstaneZaPlacilo2Preostanek za plačilo. Bookmark vstavimo v kolikor želimo znesek za plačilo izpisati na dveh različnih mestih.
SkupajOstaneZaPlaciloVDomValPreostanek za plačilo, izpis zneska v domači valuti, če gre za račun v tuji valuti.
SkupajOstaneZaPlacilo2VdomValPreostanek za plačilo, izpis zneska v domači valuti, če gre za račun v tuji valuti. Bookmark vstavimo v kolikor želimo znesek za plačilo izpisati na dveh različnih mestih.
SkupajTezaArtiklovSkupna teža artiklov glede na količino.
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenSkupaj popust glede na tip računa (veleprodajni/maloprodajni).
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenVDomValZgornji zaznamek "SkupajZnesekPopustaPoTipihCen" izpisan v domači valuti.
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenPozitivnoSkupaj popust glede na tip računa (veleprodajni/maloprodajni) pozitivno.
SkupajZnesekPopustaPoTipihCenPozVDomValZgornji zaznamek "SkupajZnesekPopustaPoTipihCenPozitivno" izpisan v domači valuti.
SkupajTezaArtiklaIzEnoteMereSeštevek teže artikla izračunene glede na enoto mere (glej zaznamek "PostavkeTezaArtiklaIzEnoteMere" za podrobnejši opis)

Za tabelo specifikacije DDV je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

DDVStopnjaSpecOdstotek Izpis stopnje DDV.
DDVStopnjaSpecZnesekDDV Izpis zneska DDV po določeni stopnji.
DDVStopnjaSpecZnesekDDVVDomVal Izpis zneska DDV po določeni stopnji v domači valuti.
DDVStopnjaSpecOsnovaDDV Izpis osnove DDV po določeni stopnji.
DDVStopnjaSpecOsnovaDDVVDomVal Izpis osnove DDV po določeni stopnji v domači valuti.

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za izpis ne vsebuje zaznamka DDVStopnjaSpec  se tabela specifikacije DDV ne bodo izpisala na dokumentu.

2.30.2.3.1 Dodatni bookmarki za uporabo v HTML predlogah

Poleg zgoraj naštetih bookmarkov, katere lahko uporabimo tako v WORD kot HTML predlogah imamo določene, kateri so namenjeni le za uporabo v HTML predlogah:

DokumentZOIQR Izpis QR kode.

Uporaba sledečih bookmarkov je v tabeli postavk, kjer je potrebno pod naslovno vrstico dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Postavke .

PostavkeSlikaArtikla Izris slike, katera je uvožena na artiklu v šifrantu artiklov.
PostavkeCrtnaKodaGrafika Izris grafike črtne kode, katera je skenirana v šifrantu artiklov v polju "Črtna koda".
UPNQR Izpis QR kode, katera omogoča branje podatkov za položnico "UPN QR".
QRDocumentURL URL povezava do prikaza predogleda računa in možnost izpisa PDF računa. Običajno se povezava uporablja za pošiljanje SMS sporočil.

 

2.30.2.4. Dodatni zaznamki za račun

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za račun:

VezaPonudbaČe je bil račun izdan iz ponudbe ali predračuna -> številka ponudbe ali predračuna.
VezaPonudbaDatumČe je bil račun izdan iz ponudbe ali predračuna -> datum ponudbe ali predračuna.
VezaNarociloKupcaČe ima račun vezo na naročilo kupca -> številka dokumenta naročilo kupca.
VezaNarociloKupcaDatumČe ima račun vezo na naročilo kupca -> datum dokumenta naročilo kupca.
VezaNarociloKupcaNarocilnicaČe ima račun vezo na naročilo kupca -> izpis podatka "naročilnica" iz naročila kupca.
VezaDobavnicaČe je bil račun izdan iz dobavnice -> številka dobavnice.
DobavniceZDostavnimiNasloviČe je na račun vezanih več dobavnic, ta zaznamek izpiše vse dostavne naslove dobavnic.
DobavniceZDatumiČe je na račun vezanih več dobavnic, ta zaznamek izpiše številke dobavnic in njihove datume ločeno z /.
VezaRezervacijaŠtevilka rezervacije na podlagi katere je bil izdan račun.
ZnesekRezervacijeČe je bil račun izdan iz rezervacije se izpiše znesek rezervacije.
PlacilniPogojiČe je bil račun izdan iz rezervacije se izpišejo plačilni pogoji.
ZnesekProvizijeZnesek provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
ZnesekProvizije2Dvojnik zgornjega zaznamka.
ProcentProvizijeProcent provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
OsnovaZaDDVProvizijeOsnova za izračun ddv provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
ZnesekDDVProvizijeZnesek ddv provizije, če je bil račun izstavljen iz rezervacije.
VezaAvansniRacunČe je bil račun izdan iz avansnega računa -> številka avansnega računa.
DatumZapadlostiDatum zapadlosti računa.
DatumZapadlosti2Enako, kot prej, datum zapadlosti računa. Zaznamek se uporabi v primeru, ko se naj na računu datum zapadlosti izpiše dvakrat.
ZapadlostSteviloDniŠtevilo dni od izstavitve dokumenta do dneva zapadlosti (npr. rok plačila 8 dni).
DatumOpravljeneStoritveDatum opravljene storitve. V primeru, ko za datum opravljene storitve vnesete obdobje, se bo na računo izpisalo npr. 1.1.2004-31.1.2004.
MesecOpravljeneStoritveMesec in leto opravljene storitve. Npr. če na računu vnesemo datum opravljene storitve 31.1.2005, se bo pri izpisu računu pod tem zaznamkom izpisalo JANUAR 2005.
DatumZadnjegaPlacilaDatum zadnjega plačila zabeleženega na računu oz., če je račun že bil v celoti plačan, datum polnega plačila računa.
ZnesekSkupniOdprtiSaldoIzpis skupnega odprtega salda kupca iz glavne knjige na določeni datum (če gre za masovno tiskanje računov se vzame nastavljeni datum, pri posameznem izpisu pa se vzame datum na dan izpisa).
ZnesekZSkupnimOdprtimSaldomZnesek računa s skupnim odprtim saldom kupca iz glavne knjige.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis številke storniranega dokumenta.
SkupajZePlacanoAvansIzpis že plačanega zneska računa z avansom.
StopnjaDDV1Avans Izpis stopnje DDV 9,5% od že plačanega zneska računa z avansom.
StopnjaDDV2Avans Izpis stopnje DDV 22% od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajOsnovaDDV1AvansIzpis osnove za 9,5% DDV od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajOsnovaDDV2AvansIzpis osnove za 22% DDV od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajStopnjaDDV1AvansIzpis zneska DDV 9,5% od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajStopnjaDDV2AvansIzpis zneska DDV 22% od že plačanega zneska računa z avansom.
SkupajOstaneZaPlaciloAvansIzpis preostalega zneska za plačilo po obračunanih avansih.
SkupajOstaneDDV1AvansIzpis preostalega zneska DDV 9,5% za doplačilo.
SkupajOstaneDDV2AvansIzpis preostalega zneska DDV 22% za doplačilo.

Na računu je možno izpisati tudi obroke, če so le ti nastavljeni zato imamo na voljo posebne zaznamke za obroke.

Za tabelo obrokov je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

ObrokŠtevilka obroka.
ZapadlostObrokaDatum zapadlosti obroka
ZnesekObrokaZnesek obroka.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Obroki .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za obroke ne vsebuje zaznamka Obroki  se obroki ne bodo izpisali na računu.

Na računu je možno izpisati tudi zabeležena plačila, če so le ta prisotna na računu.

Za tabelo zabeleženih plačil je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

ZabelezenoPlaciloPozicijaZaporedna številka zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloDatumPlacilaDatum zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloZnesekZnesek zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloValutaValuta zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloNacinPlacila Način zabeleženega plačila.
ZabelezenoPlaciloOpombeOpombe zabeleženega plačila.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek ZabelezenaPlacila .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za zabeležena plačila ne vsebuje zaznamka ZabelezenaPlacila  se zabeležena plačila ne bodo izpisala na računu.



Na računu je možno izpisati tudi seštevek tež prodanih artiklov po primarni/sekundarni skupini.

Za tabelo je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce) za primarne skupine:

TezaPoPrimSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
TezaPoPrimSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
TezaPoPrimSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja).

ali za sekundarne skupine:

TezaPoSekSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
TezaPoSekSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
TezaPoSekSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja)

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek TezaPoPrimSkupinahArtikla  za primarne skupine in zaznamek TezaPoSekSkupinahArtikla  za sekundarne skupine. Za izpis skupnega seštevka tež, je možno uporabiti zaznamka TezaPoPrimSkupinahArtiklaSkupajTeza  in TezaPoSekSkupinahArtiklaSkupajTeza .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za skupine artiklo ne vsebuje zaznamka TezaPoPrimSkupinahArtikla  ali TezaPoSekSkupinahArtikla  se obroki ne bodo izpisali na računu.


Na računu je možno izpisati tudi seštevek količin prodanih artiklov po primarni/sekundarni skupini in enoti mere.

Za tabelo je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce) za primarne skupine:

KolPoPrimSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
KolPoPrimSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
KolPoPrimSkupinahArtiklaEnotaMereIzpis enote mere.
KolPoSekSkupinahArtiklaKolicinaIzpis seštete količine artiklov.
KolPoPrimSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov in enoto mere. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja).

ali za sekundarne skupine:

KolPoSekSkupinahArtiklaPozicijaPozicija s piko.
KolPoSekSkupinahArtiklaSkupinaArtiklaIzpis oznake skupine artikla.
KolPoSekSkupinahArtiklaEnotaMereIzpis enote mere.
KolPoPrimSkupinahArtiklaKolicinaIzpis seštete količine artiklov.
KolPoSekSkupinahArtiklaTezaSeštevek tež za to skupino artiklov in enoto mere. Teža se izračuna iz enote mere (če je enora mere postavke "kg", je teža kar količina, drugače se izračuna kot količina * teža artikla, če le ta obstaja).

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KolPoPrimSkupinahArtikla  za primarne skupine in zaznamek KolPoSekSkupinahArtikla  za sekundarne skupine. Za izpis skupnega seštevka tež, je možno uporabiti zaznamka KolPoPrimSkupinahArtiklaSkupajTeza  in KolPoSekSkupinahArtiklaSkupajTeza .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za podatke ne vsebuje zaznamka KolPoSekSkupinahArtikla  ali KolPoSekSkupinahArtikla  se podatki ne bodo izpisali na računu.

 

2.30.2.5. Dodatni zaznamki za avansni račun

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za avansni račun:

DatumPrejemaPredplacilaDatum prejema predplačila.
DatumOpravljeneStoritvePredviden datum opravljene storitve.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.
VezaRacunŠtevilka računa na podlagi katerega je bil izdan avansni račun.
VezaPonudbaŠtevilka ponudbe iz katere je bil izstavljen avansni račun.

 

2.30.2.6. Dodatni zaznamki za dobropis

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za dobropis:

VezaRacunŠtevilka računa na podlagi katerega je bil izdan dobropis.
VezaAvansniRacunŠtevilka avansnega računa, ki se veže na dobropis.
DatumOpravljeneStoritveDatum opravljene storitve.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.

 

2.30.2.7. Dodatni zaznamki za ponudbo

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za ponudbo:

DatumVeljavnostiDatum veljavnosti ponudbe

 

2.30.2.8. Dodatni zaznamki za naročilo dobavitelju in dobavnico

DobaviteljNazivNaziv dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljNazivDvojnikNaziv dobavitelja v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljNaziv2Naziv dobavitelja v vrstici za dodatni naziv. (Dobavnica)
DobaviteljNaziv2DvojnikNaziv dobavitelja v vrstici za dodatni naziv v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljKontaktnaOsebaDobavitelj kontaktna oseba. (Dobavnica)
DobaviteljUlicaUlica dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljUlicaDvojnikUlica dobavitelja v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljPostaKrajPoštna številka in kraj dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljPostaKrajDvojnikPoštna številka in kraj dobavitelja v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljPostaSamo poštna številka dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljKrajKraj dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljDrzavaDržava dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljDrzavaSamoTujinaDržava dobavitelja, ki pa se izpiše samo v primeru, če ni iz Slovenije (Dobavnica)
DobaviteljDavcnaStevilkaID št. za DDV dobavitelja. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka dobavitelja. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka. (Dobavnica)
DobaviteljDavcnaStevilkaDvojnikID št. za DDV dobavitelja. Za račune pred 1.5.2004 je to vedno davčna številka dobavitelja. V primeru, da kupec ni zavezanec za DDV je to davčna številka. Zaznamek uporabimo v primeru, da želimo da se ta podatek izpiše dvakrat. (Dobavnica)
DobaviteljFaxFAX številka dobavitelja v kolikor je le ta vpisan v podatkih dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljEmailElektronski naslov dobavitelja v kolikor je le ta vpisan v podatkih dobavitelja. (Dobavnica)
DobaviteljTelefonTelefonska številka dobavitelja v kolikor je le ta vpisana v podatkih dobavitelja. (Dobavnica)
DatumIzvedbeRok dobave/izvedbe (naročilo dobavitelju)
DatumDobaveRok dobave (dobavnica)
RokPlacilaDniRok plačila naročila v dnevih
DatumPlacilaDatum plačila naročila
NarocilNaročnik naročila
DobaviteljFaxFAX številka dobavitelja, v kolikor je le ta vpisana v podatkih dobavitelja.
DobaviteljEmailElektronski naslov dobavitelja, v kolikor je le ta vpisan v podatkih dobavitelja.
DobaviteljTelefonTelefonska številka dobavitelja, v kolikor je le ta vpisana v podatkih dobavitelja.
VezaRacunŠtevilka računa na katerega je vezana dobavnica.
VezaDobropisŠtevilka dobropisa na katerega je vezana dobavnica.
StroskovnoMestoSkladisceStroškovno mesto skladišča vezanega na dobavnico.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.

Dodatni zaznamki postavk dobavnice:

PostavkeNabavnaCenaNabavna cena postavke.
PostavkeNabavnaVrednostNabavna vrednost postavke.

Dodatna postavka za skupne znske na podlagi zgornjih postavk v tabeli:

SkupajNabavnaVrednostBrezDDVSkupna nabavna vrednost na dokumentu.

 

2.30.2.9. Dodatni zaznamki za opomin

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za opomin.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

OpOznakaZaKnjizenjeIzpis številke računa, za katerega se pošilja opomin
OpDatumDokumentaDatum računa, za katerega se izstavlja opomin
OpRokPlacilaDatum zapadlosti računa oz. posamezne postavke
OpZnesekRacunaCelotni znesek računa, za katerega se opominja stranko
OpOstaneZaPlaciloOdprti znesek računa, za katerega se opominja stranko
OpOpisKnjizbeOpis računa, za katerega se izstavlja opomin

 

2.30.2.10. Dodatni zaznamki za naročilo kupca

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za naročilo kupca.

DatumNarocilaDatum (prejema) naročila (ni nujno enako datumu dokumenta v našem sistemu, če ni vpisano vzame datum dokumenta).
DatumIzvedbeDatum dobave/izvedbe naročila.
NarocilKontaktIme osebe, ki je oddala naročilo, poljuben vpis direktno na dokumentu.
VezaPonudbaŠtevilka ponudbe iz katere je bila naročilnica izstavljena.
VezaPonudbaDatumIzpiše datum ponudbe iz katere je bila naročilnica izstavljena.
PostavkeVezaNaDobavnicoVeza posamezne postavke na dobavnico
PostavkeVezaNarociloDobaviteljuVeza posamezne postavke na naročilo odbavitelju.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.
VezaPrevzemnicaVeze na prevzemnice.

 

2.30.2.11. Dodatni zaznamki za rezervacijo

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za rezervacijo.

StevilkaDokumentaŠtevilka rezervacije.
KrajIzstavitveDokumentaKraj izstavitve rezervacije.
KrajIzstavitveDokumenta2Kraj izstavitve rezervacije dvojnik.
DestinacijaPolje kamor vpišemo destinacijo potovanja.
Destinacija2Polje kamor vpišemo destinacijo potovanja.
NamestitevPodatek o namestitivi.
Namestitev2Podatek o namestitivi.
RezStPartnerjaRezervacijska števika partnerja.
RezStPartnerja2Rezervacijska števika partnerja dvojnik.
SteviloOsebŠtevilo oseb.
SteviloOseb2Število oseb dvojnik.
RegijaRegija potovanja.
TerminOdDatum od kdaj bo potovanje trajalo.
TerminDoDatum do kdaj bo potovanje trajalo.
TerminOd2Datum od kdaj bo potovanje trajalo.
TerminDo2Datum do kdaj bo potovanje trajalo.
PrvaStoritevPrva storitev rezervacije.
ZadnjaStoritevZadnja storitev rezervacije.
PrvaStoritev2Prva storitev rezervacije dvojnik.
ZadnjaStoritev2Zadnja storitev rezervacije dvojnik.
PrevozPodatek o prevozu.
StoritveStoritve, ko so vključene v rezervacijo.
Storitve2Storitve, ko so vključene v rezervacijo dvojnik.
OpombeRezervacijeOpombe na rezervaciji.
OpombeRezervacije2Opombe na rezervaciji dvojnik.
NosilecNazivNaziv nosilca rezervacije.
NosilecUlicaUlica nosilca rezervacije.
NosilecPostaPošta nosilca rezervacije.
NosilecKrajKraj nosilca rezervacije.
NosilecDrzavaDržava nosilca rezervacije.
NosilecTelefonKontaktni telefon nosilca rezervacije.
OrganizatorPodatek o organizatorju potovanja.
DatumIzdajeDatum izdaje rezervacije.
DatumIzdaje2Datum izdaje rezervacije dvojnik.
ZnesekProvizijeZnesek provizije.
ZnesekProvizije2Dvojnik zgornjega zaznamka.
ProcentProvizijeProcent provizije.
OsnovaZaDDVProvizijeOsnova za izračun ddv provizije.
ZnesekDDVProvizijeZnesek ddv provizije.
RizikoOdpovediZnesek rizika odpovedi.
DokumentIzpisalIzpis uporabnika, ki je izpisal dokument.

Podatki udeležencev:

UdelezenecPozicijaZap. številka udeleženca.
UdelezenecPozicijaSPikoZap. številka udeleženca s piko.
UdelezenecPriimekInImeIme in priimek udeleženca.
UdelezenecDatumRojstvaDatum rojstva udeleženca.
UdelezenecPopustPopust za udeleženca.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Udelezenci .

Podvojen izpis podatkov udeležencev:

UdelezenecPozicija2Zap. številka udeleženca.
UdelezenecPozicijaSPiko2Zap. številka udeleženca s piko.
UdelezenecPriimekInIme2Ime in priimek udeleženca.
UdelezenecDatumRojstva2Datum rojstva udeleženca.
UdelezenecPopust2Popust za udeleženca.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Udelezenci2 .

Podatki obračunskih postavk rezervacije:

ObracunPostavkaPozicijaZap. številka obračunske postavke.
ObracunPostavkaPozicijaSPikoZap. številka obračunske postavke s piko.
ObracunPostavkaOpisOpis obračunske postavke.
ObracunPostavkaOpis2Opis obračunske postavke.
ObracunPostavkaKolicinaKoličina na postavki.
ObracunPostavkaZnesekZnesek.
ObracunPostavkaPopustPopust.
ObracunPostavkaSkupajSkupen znesek postavke.
ObracunZnesekZaPlaciloSeštevek znesekov postavk za plačilo.
ObracunZnesekZaPlaciloVDomValSeštevek znesekov postavk za plačilo, v domači valuti.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek ObracunPostavke .

Podatki zabeleženih plačil rezervacije:

PlaciloPozicijaZap. številka plačila.
PlaciloNazivPlacnikaNaziv plačnika.
PlaciloStDokumentaŠtevilka dokumenta, če je bilo plačano s kuponom itd.
PlaciloOpombeOpombe plačila.
PlaciloDatumPlacilaDatum plačila.
PlaciloNacinPlacilaNačin plačila.
PlaciloZnesekZnesek plačila.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek Placila .

 

2.30.2.12. Dodatni zaznamki za medskladiščni prenos

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za izpis medskladiščnice.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

IzSkladiscaIz katerega skladišča prenašate artikel.
VSkladisceV katero skladišče prenašate artikel.
PostavkeMedskladiscnicaNabavnaCenaNabavna cena postavke
PostavkeMedskladiscnicaNabavnaVrednostNabavna vrednost postavke (nabavna cena * količina)
PostavkeMedskladiscnicaVeleprodajnaCenaVeleprodajna cena postavke
PostavkeMedskladiscnicaVpVrednostVeleprodajna vrednost postavke (veleprodajna cena * količina)
PostavkeMedskladiscnicaMaloprodajnaCenaMaloprodajna cena postavke
PostavkeMedskladiscnicaMpVrednostMaloprodajna vrednost postavke (maloprodajna cena * količina)
SkupajMedskladiscnicaKolicinaSkupna količina postavk na medskladiščnici
SkupajMedskladiscnicaNabavnaVrednostSkupna nabavna vrednost postavk na medskladiščnici
SkupajMedskladiscnicaVpVrednostSkupna veleprodajna vrednost postavk na medskladiščnici
SkupajMedskladiscnicaMpVrednostSkupna maloprodajna vrednost postavk na medskladiščnici

 

2.30.2.13. Dodatni zaznamki za prevzemni list

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za prevzemni list.

VSkladiscePodatek v katero skladišče gre blago na prevzemnem listu.
KrajPrevzemaDokumentaStroškovno mesto, kjer je bil prevzet dokument.
DokumentPrevzelOseba, ki je prevzela dokument
DatumPrevzemaIzpiše datum prevzema blaga.
ZunanjaStDobavniceIzpiše številko prejete dobavnice.
ZunanjiDatumDobavniceIzpiše datum prejete dobavnice.
KontrolnaKolicinaIzpiše količina za kontrolo blaga.
NarocilnicaIzpiše številko naročilnice.
LabelaInStevilkaOriginalaAliStornoDokIzpis labele in številke originalnega ali storno dokumenta.
StevilkaStorniranegaDokumentaIzpis sštevilke storniranega dokumenta.

Zaznamki za izpis postavk.

PostavkeSerijskeStevilkeSerijske številke artikla.
PostavkeNabavnaCenaNabavna cena artikla.
PostavkeNabavnaVrednostNabavna vrednost artiklov (količina*cena).
PostavkeVpRazlikaVCeniVeleprodajna razlika v ceni, za artikal.
PostavkeVpRazlikaVCeniVrednostSkupaj veleprodajna razlika v ceni (cena*količina).
PostavkeVpMarzaOdstotekOdstotek marže na veleprodajno ceno.
PostavkeVpMarzaCena marže na veleprodajno ceno.
PostavkeVpMarzaVrednostVrednost marže artiklov na veleprodajno vrednost (količina*cena)
PostavkeVpCenaVeleprodajna cena artikla.
PostavkeVpVrednostVeleprodajna vrednost za artikle (cena*količina).
PostavkeMpRazlikaVCeniMaloprodajna razlika v ceni, za artikal.
PostavkeMpRazlikaVCeniVrednostSkupaj maloprodajna razlika v ceni (cena*količina).
PostavkeMpMarzaOdstotekOdstotek marže na maloprodajno ceno.
PostavkeMpMarzaCena marže na maloprodajno ceno.
PostavkeMpMarzaVrednostVrednost marže artiklov na maloprodajno ceno (količina*cena).
PostavkeMpCenaMaloprodajna cena artikla.
PostavkeMpVrednostMaloprodajna vrednost za artikle (količina*cena).
PostavkeMpCenaZDDVMaloprodajna cena z DDV.
PostavkeMpVrednostZDDVMaloprodajna vrednost z DDV (količina*cena).
PostavkeMpCenaZnesekDDVZnesem DDV za maloprodajno ceno.
PostavkeCrtnaKodaČrtnka koda artikla.
PostavkeKataloskaStevilkaKataloška številka artikla.
PostavkeDobaviteljevaCenaDobaviteljeva cena artikla.
PostavkeVrednostVDobValutiVrednost artikla v dobavitelje valuti.
PostavkeDobCenaVDomValutiDobaviteljeva cena v domači valuti.
PostavkeDobVrednostVDomValutiDobaviteljeva vrednost v domači valuti.
PostavkeRabatDobaviteljaRabat dobavitelja v procentih.
PostavkeZnesekRabataZnesek rabata na postavki (rabat * količina).
PostavkeDelezStrTransportaDelež stroška transporta.
PostavkeStrosekTransportaStrošek transporta.
PostavkeCarinaCarina.
PostavkeZnesekCarineZnesek carine.
PostavkeVstopniDDVVstopni DDV.
PostavkeZnesekVstopnegaDDVVrednost vstopnega DDV (vstopni ddv * količina).
PostavkeNeposredniStroskiNeposredni stroški.
PostavkeSkupajNeposredniStroskiSkupaj neposredni stroški na postavki.
PostavkeNabVredZVstopnimDDVNabavna vrednost z vstopnim DDV.

Zaznamki za seštevke postavk:

SkupajNabavnaVrednostBrezDDVSkupna nabavna vrednost brez DDV.
SkupajVpMarzaVrednostSkupna vrednost marže na veleprodajno vrednost (znesek * količina).
SkupajVpMarzaSkupni znesek marže na veleprodajno vrednost za eno enoto.
SkupajVpVrednostSkupna veleprodajna vrednost (znesek * količina).
SkupajVpZnesekSkupni veleprodajni znesek za eno enoto.
SkupajVpRazlikaVCeniVrednostSkupna veleprodajna razlika v ceni.
SkupajMpMarzaVrednostSkupna vrednost marže na maloprodajno vrednost (znesek * količina).
SkupajMpMarzaSkupna vrednost marže na maloprodajno vrednost na eno enoto.
SkupajMpVrednostBrezDDVSkupna maloprodajna vrednost brez DDV
SkupajMpRazlikaVCeniVrednostSkupna maloprodajna razlika v ceni.
SkupajMpDDVVrednostSkupna vrednost DDV za maloprodajno vrednost (vrednost * količina).
SkupajMpDDVSkupna vrednost DDV za maloprodajno vrednost na eno enoto.
SkupajMpVrednostSkupna maloprodajna vrednost (znesek * količina).
SkupajMpZnesekSkupna maloprodajna vrednost na eno enoto.
SkupajNabVredZVstopnimDDVSkupaj nabavna vrednost z vstopnim DDV.

Zaznamki za izpis zneseka stroškov transporta, carine, ipd.

SkupajZnesekRabataSkupaj znesek rabat dobavitelja.
SkupajStrosekTransportaSkupaj znesek stroškov transporta.
SkupajZnesekCarineSkupaj znesek carine.
SkupajNeposredniStroskiSkupaj neposredni stroški.
SkupajNabavnaVrednostBrezDDVSkupaj nabavna vrednost artiklov brez ddv.
SkupajVrednostVDobValutiSkupaj vrednost prevzetih artiklov v dobaviteljevi valuti.
SkupajVrednostVDomValutiSkupaj vrednost prevzetih artiklov v domači valuti.
SkupajZnesekVstopnegaDDVSkupaj znesek vstopnega DDV.

 

2.30.2.14. Bookmarki oz. zaznamki za delovni nalog

Ko želimo v MS Wordu narediti predlogo za tiskanje delovnega naloga, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

DNDodeljenZaposlenemuZaposleni, kateremu je DN dodeljen
DNPricetekDelaDatum pričetka dela
DNRokIzvedbeDelaPredvideni datum izvedbe dela
DNDatumIzvedbeDelaDatum izvedbe dela
DNDatumZapiranjaDatum zapiranja DN
DNStatusStatus DN
DNPoslovnoLetoPoslovno leto na DN
DNSkladisceVhodnegaMaterialaSkladišče vhodnega materiala
DNSkladisceGotovihIzdelkovSkladišče gotovih izdelkov
DNValutaDenarna valuta
DNValuta2Denarna valuta, v primeru, ko želimo da se denarna valuta izpiše na dveh mestih
DNOpisNarocilaOpis naročila na DN
DNKontaktnaOsebaNarocnikaKontaktna oseba naročnika
DNLokacijaDelaLokacija dela

Za tabelo postavk naročenih izdelkov je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNNaroceniIzdelkiPozicijaZaporedna številka postavke naročenih izdelkov
PostavkeDNNaroceniIzdelkiPozicijaSPikoZaporedna številka postavke naročenih izdelkov s piko
PostavkeDNNaroceniIzdelkiSifraArtiklaŠifra artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiNazivNaziv artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiOpisOpis artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKolicinaKoličina artiklov oz. naročenih izdelkov
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKolBrezDecKoličina artiklov oz. naročenih izdelkov brez decimalk
PostavkeDNNaroceniIzdelkiEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKataloskaStKataloška številka artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiSerijskeStSerijske številke artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. naročenega izdelka
PostavkeDNNaroceniIzdelkiKolVSkladiscuKoličina že prenešenih artiklov oz. naročenih izdelkov na skladišče gotovih izdelkov
PostavkeDNNaroceniIzdelkiNabCenaMatNabavna cena materiala
PostavkeDNNaroceniIzdelkiNabVredMatNabavna vrednost materiala (nabavna cena * količina)
PostavkeDNNaroceniIzdelkiCenaMatBrezDDVCena postavke materiala brez ddv
PostavkeDNNaroceniIzdelkiVredMatBrezDDVVrednost postavke materiala brez ddv (cena * količina)
PostavkeDNNaroceniIzdelkiCenaBrezDDVCena postavke naročenega izdelka brez ddv
PostavkeDNNaroceniIzdelkiVrednostBrezDDVVrednost naročenega izdelka brez ddv (cena * količina)

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNNaroceniIzdelki

Za vsote postavk tabele naročenih izdelkov so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNNaroceniIzdelkiKolicinaSkupna količina artiklov oz. naročenih izdelkov
SkupajDNNaroceniIzdelkiKolVSkladiscuSkupna količina že prenešenih artiklov oz. naročenih izdelkov na skladišče gotovih izdelkov
SkupajDNNaroceniIzdelkiNabVredMatSkupna nabavna vrednost materiala
SkupajDNNaroceniIzdelkiVredMatBrezDDVSkupna vrednost materiala brez ddv
SkupajDNNaroceniIzdelkiVrednostBrezDDVSkupna vrednost artiklov oz. naročenih izdelkov brez ddv

Za tabelo postavk prevzetega materiala na delovni nalog je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNPrevzetMaterialPozicijaZaporedna številka postavke prezetega materiala
PostavkeDNPrevzetMaterialPozicijaSPikoZaporedna številka postavke prezetega materiala s piko
PostavkeDNPrevzetMaterialSifraArtiklaŠifra artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialNazivNaziv artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialOpisOpis artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialKolicinaKoličina artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialKolBrezDecKoličina artikla oz. prevzetega materiala na DN brez decimalk
PostavkeDNPrevzetMaterialEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNPrevzetMaterialSerijskeStSerijske številke artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialKataloskaStKataloška številka prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialNabavnaCenaNabavna cena artikla oz. prevzetega materiala na DN
PostavkeDNPrevzetMaterialCenaBrezDDVCena artikla oz. prevzetega materiala na DN brez ddv

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNPrevzetMaterial

Za vsoto postavk tabele prevzetega materiala na delovni nalog je na voljo naslednji zaznamek:

SkupajDNPrevzetMaterialKolicinaSkupna količina artiklov oz. prevzetih materialov na DN

Za tabelo postavk porabljenega materiala v proizvodnji je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNPorabljenMaterialPozicijaZaporedna številka postavke porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialPozicijaSPikoZaporedna številka postavke porabljenega materiala s piko
PostavkeDNPorabljenMaterialSifraArtiklaŠifra artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialNazivNaziv artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialOpisOpis artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialKolicinaKoličina artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialKolBrezDecKoličina artikla oz. porabljenega materiala brez decimalk
PostavkeDNPorabljenMaterialEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNPorabljenMaterialSerijskeStSerijske številka artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialKataloskaStKataloška številka artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialSifraIzdelkaŠifra naročenega izdelka za katerega se je porabil material
PostavkeDNPorabljenMaterialNabavnaCenaNabavna cena artikla oz. porabljenega materiala
PostavkeDNPorabljenMaterialNabVredNabavna vrednost artikla oz. porabljenega materiala (nabavna cena * količina)
PostavkeDNPorabljenMaterialCenaBrezDDVCena artikla oz. porabljenega materiala brez ddv
PostavkeDNPorabljenMaterialVredBrezDDVVrednost artikla oz. porabljenega materiala brez ddv (cena * količina)

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNPorabljenMaterial

Za vsote postavk tabele porabljenega materiala v proizvodnji so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNPorabljenMaterialKolicinaSkupna količina artiklov oz. porabljenega materiala
SkupajDNPorabljenMaterialNabavnaVrednostSkupna nabavna vrednost artiklov oz. porabljenega materiala
SkupajDNPorabljenMaterialVrednostBrezDDVSkupna vrednost artiklov oz. porabljenega materiala brez ddv
SkupajDNPorabljenMaterialVredBrezDDV2Skupna vrednost artiklov oz. porabljenega materiala brez ddv, v primeru, ko želimo da se vrednost izpiše na dveh mestih

Za tabelo postavk dobavljenega materiala je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNDobavljenMaterialPozicijaZaporedna številka postavke dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialPozicijaSPikoZaporedna številka postavke dobavljenega materiala s piko
PostavkeDNDobavljenMaterialSifraArtiklaŠifra artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialNazivNaziv artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialOpisOpis artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialDolgiOpisNaziv in opis artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialKolicinaKoličina artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialKolBrezDecKoličina artikla oz. dobavljenega materiala brez decimalk
PostavkeDNDobavljenMaterialEnotaMereEnota mere za postavko
PostavkeDNDobavljenMaterialSerijskeStSerijske številka artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialKataloskaStKataloška številka artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialCrtnaKodaČrtna koda artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialNabavnaCenaNabavna cena artikla oz. dobavljenega materiala
PostavkeDNDobavljenMaterialNabVredNabavna vrednost artikla oz. dobavljenega materiala (nabavna cena * količina)
PostavkeDNDobavljenMaterialCenaBrezDDVCena artikla oz. dobavljenega materiala brez ddv
PostavkeDNDobavljenMaterialVredBrezDDVVrednost artikla oz. dobavljenega materiala brez ddv (cena * količina)
PostavkeDNDobavljenMaterialSkladisceSkladišče iz katerega smo dobavili material
PostavkeDNDobavljenMaterialVezaDobavnicaVeza na dobavnico s katero smo dobavili material

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNDobavljenMaterial

Za vsote postavk tabele dobavljenega materiala so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNDobavljenMaterialKolicinaSkupna količina artiklov oz. dobavljenega materiala
SkupajDNDobavljenMaterialVrednostBrezDDVSkupna vrednost artiklov oz. dobavljenega materiala brez ddv
SkupajDNDobavljenMaterialVredBrezDDV2Skupna vrednost artiklov oz. dobavljenega materiala brez ddv, v primeru, ko želimo da se vrednost izpiše na dveh mestih

Za tabelo postavk obračunanih delovnih ur je potrebno izdelati naslovno vrstico, ki lahko vsebuje naslednje zaznamke (stolpce):

PostavkeDNDelovneUrePozicijaZaporedna številka postavke obračunanih delovnih ur
PostavkeDNDelovneUrePozicijaSPikoZaporedna številka postavke obračunanih delovnih ur s piko
PostavkeDNDelovneUreDatumDatum obračuna delovnih ur
PostavkeDNDelovneUreStrankaStranka za katero smo obračunali delovne ure
PostavkeDNDelovneUreDelavecDelavec, ki je izdelek sestavljal preko tega DN
PostavkeDNDelovneUreTarifaOznaka tarife po kateri se bodo obračunale delovne ure za izdelavo izdelka na DN
PostavkeDNDelovneUreOpisDelaOpis dela
PostavkeDNDelovneUrePorabljenCasPorabljen čas delavca za njegovo delo
PostavkeDNDelovneUreCenaBrezDDVCena urne postavke brez ddv
PostavkeDNDelovneUreVrednostBrezDDVVrednost opravljenega dela brez ddv
PostavkeDNDelovneUreVezaRacunVeza na račun po katerem smo zaračunali opravljeno delo

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek PostavkeDNDelovneUre

Za vsote postavk tabele obračunanih ur so na voljo naslednji zaznamki:

SkupajDNDelovneUrePorabljenCasSkupni porabljen delovni čas
SkupajDNDelovneUreVrednostBrezDDVSkupna vrednost opravljenega dela brez ddv
SkupajDNDelovneUreVrednostBrezDDV2Skupna vrednost opravljenega dela brez ddv, v primeru, ko želimo da se vrednost izpiše na dveh mestih

Za skupni znesek na delovnem nalogu uporabimo naslednji zaznamek:

DNSkupnajZnesekSkupni znesek delovnega naloga.

 

2.30.2.15. Zaznamki za dokument nivelacije

Poleg splošnih zaznamkov, ki so na voljo za vse dokumente, imamo na voljo tudi nekaj specifičnih za izpis dokumenta nivelacije cene.

Zaznamki za izpis posameznih postavk v tabeli:

PostavkeNivelacijaSpremembaCeneProcentSprememba cene artikla v %
PostavkeNivelacijaStaraCenaStara cena artikla brez ddv
PostavkeNivelacijaStaraVrednostStara vrednost postavke brez ddv (stara cena * količina)
PostavkeNivelacijaNovaCenaNova cena artikla brez ddv
PostavkeNivelacijaNovaVrednostNova vrednost postavke brez ddv (stara cena * količina)
PostavkeNivelacijaStopnjaDDVStopnja DDV v %
PostavkeNivelacijaStariDDVZnesek DDV v stari zalogi
PostavkeNivelacijaNoviDDVZnesek DDV v novi zalogi
PostavkeNivelacijaRazlikaCenaRazlika med staro in novo ceno artikla brez ddv
PostavkeNivelacijaRazlikaDDVRazlika med starim in novim zneskom ddv
SkupajNivelacijaKolicinaSkupna količina artiklov
SkupajNivelacijaStaraVrednostSkupna stara vrednost brez ddv
SkupajNivelacijaNovaVrednostSkupna nova vrednost brez ddv
SkupajNivelacijaStariDDVSkupna vrednost ddv v stari zalogi
SkupajNivelacijaNoviDDVSkupna vrednost ddv v novi zalogi
SkupajNivelacijaRazlikaCenaSkupna razlika v ceni brez ddv
SkupajNivelacijaRazlikaDDVSkupna razlika v ddv

 

2.30.2.16. Zaznamki za medsebojno kompenzacijo

Ko želimo v MS Wordu narediti predlogo za tiskanje medsebojne kompenzacije, imamo na voljo določene zaznamke oz. bookmarke, vendar pa ni nujno, da v eni predlogi uporabimo vse. Na voljo so nam naslednji zaznamki oz. bookmarki:

KompPartnerNazivNaziv partnerja.
KompDatumIzstavitvedatum izstavitve kompenzacije.
KompPartnerNaslovNaslov partnerja
KompKontoTerjatevKonto terjatev.
KompOdprteTerjatveZnesekSkupajSkupni znesek odprtih terjatev
KompKontoObveznostiKonto obveznosti.
KompOdprteObveznostiZnesekSkupajSkupni znesek odprtih obveznosti.
KompPredlaganiZnesekPobotaZnesek pobota
KompPredlaganiZnesekPobotaZBesedamiZnesek pobota z besedami

Na medsebojni kompenzaciji imamo na voljo posebne zaznamke za izpis terjatv:

KompOdprteTerjatveDatumDokumentaDatum dokumenta.
KompOdprteTerjatveObdobjeObdobje dokumenta.
KompOdprteTerjatveZapadlostZapadlost dokumenta
KompOdprteTerjatveStroskovnoMestoStroškovno mesto.
KompOdprteTerjatveStTemeljniceŠtevilka temelnjice.
KompOdprteTerjatveDokumentKnjižen dokument.
KompOdprteTerjatveBesediloBesedilo knjižbe.
KompOdprteTerjatveZnesekZnesek knjižbe.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KompOdprteTerjatve .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za obroke ne vsebuje zaznamka KompOdprteTerjatve  se terjatve ne bodo izpisale na medsebojni kompenzaciji.

Na medsebojni kompenzaciji imamo na voljo posebne zaznamke za izpis obveznosti:

KompOdprteObveznostiDatumDokumentaDatum dokumenta.
KompOdprteObveznostiObdobjeObdobje dokumenta.
KompOdprteObveznostiZapadlostZapadlost dokumenta
KompOdprteObveznostiStroskovnoMestoStroškovno mesto.
KompOdprteObveznostiStTemeljniceŠtevilka temeljnice.
KompOdprteObveznostiDokumentKnjižen dokument.
KompOdprteObveznostiBesediloBesedilo knjižbe.
KompOdprteObveznostiZnesekZnesek knjižbe.

Pod naslovno vrstico je potrebno dodati še prazno vrstico in v prvo celico nastaviti zaznamek KompOdprteObveznosti .

V primeru, ko predloga v tabeli, kjer je vrstica za obroke ne vsebuje zaznamka KompOdprteObveznosti  se obveznosti ne bodo izpisale na medsebojni kompenzaciji.

 

Primeri predlog za tiskanje računov

V tem poglavju smo pripravili nekaj primerov predlog za tiskanje računov in drugih vrst dokumentov. Predloge so pripravljene za urejanje in takojšno uporabo.

Ko se odločite za konkreten izgled računa morate naredit naslednje:


Galerija predlog za tiskanje dokumentov v formatu Word:

Oglejte si vnaprej pripravljene predloge za tisk dokumentov:

Predloga001
Predloga002
Predloga003









Predloga
Predloga2
Predloga6









Predloga4
Predloga42
Predloga43









Predloga3
Predloga4
Predloga9











 

2.30.2.16.1. Primer izgleda dokumenta: Enostavna z maloprodajnimi cenami

2.30.2.16.1.1 Datoteke

enostavnaPonudba1.doc
Velikost: 22,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
enostavnaRacun001.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
enostavnaRacunANG001.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
enostavnaDobavnica1.doc
Velikost: 14,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.
enostavnaVrednostnaDobavnica1.doc
Velikost: 18,50 kB
Predloga za tiskanje vrednostnih dobavnic.

2.30.2.16.1.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.2. Primer izgleda dokumenta: Enostavna z veleprodajnimi cenami

2.30.2.16.2.1 Datoteke

enostavnaPonudba2.doc
Velikost: 21,50 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
enostavnaRacun002.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
enostavnaRacunANG002.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
enostavnaDobavnica2.doc
Velikost: 14,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.
enostavnaVrednostnaDobavnica02.doc
Velikost: 18,50 kB
Predloga za tiskanje vrednostnih dobavnic.

2.30.2.16.2.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.3. Primer izgleda dokumenta: Enostavna - za spletne trgovine

2.30.2.16.3.1 Datoteke

enostavnaPonudba03.doc
Velikost: 22,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
enostavnaRacun003.doc
Velikost: 24,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
enostavnaRacunANG003.doc
Velikost: 24,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.

2.30.2.16.3.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.4. Primer izgleda dokumenta: Klasična

2.30.2.16.4.1 Datoteke

klasikaPonudba1.doc
Velikost: 36,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
klasik1davcnoInternaSt1.doc
Velikost: 48,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
klasika1ANGdavcnoInternaSt.doc
Velikost: 47,39 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
klasikaDobavnica1.doc
Velikost: 32,00 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.4.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.5. Primer izgleda dokumentov: Klasična - odvetniška

2.30.2.16.5.1 Datoteke


klasikaPonudba2.doc
Velikost: 33,50 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
klasika2davcnoU.doc
Velikost: 21,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
klasika2ANGdavcnoU.doc
Velikost: 21,50 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.

2.30.2.16.5.2 Izgled dokumentov na primeru

  

 

2.30.2.16.6. Primer izgleda dokumenta: Klasična

2.30.2.16.6.1 Datoteke

ponudbaKlasika3.doc
Velikost: 48,50 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKlasik3davcnoU.doc
Velikost: 33,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
klasika3ANGdavcnoU.doc
Velikost: 32,50 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKlasika3.doc
Velikost: 35,00 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.6.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.7. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

2.30.2.16.7.1 Datoteke

ponudbaKompleksna1.doc
Velikost: 41,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKompleksna1davcnoUR.doc
Velikost: 46,30 kB
Predloga za tiskanje računov.
kompleksna1ANGdavcnoUR.doc
Velikost: 47,38 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKompleksna1.doc
Velikost: 36,68 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.7.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.8. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

2.30.2.16.8.1 Datoteke

ponudbaKompleksna2.doc
Velikost: 41,99 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKompleksna2davcna.doc
Velikost: 45,50 kB
Predloga za tiskanje računov.
kompleksna2ANGdavcnoU.doc
Velikost: 46,50 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKompleksna2.doc
Velikost: 44,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.8.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.9. Primer izgleda dokumenta: Kompleksna

2.30.2.16.9.1 Datoteke

ponudbaKompleksna3.doc
Velikost: 46,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računKompleksna3davcnoUrej.doc
Velikost: 50,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
kompleksna3ANGdavcnoUrejena.doc
Velikost: 50,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaKompleksna3.doc
Velikost: 40,00 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.9.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.10. Primer izgleda dokumenta: Sodobna

2.30.2.16.10.1 Datoteke

ponudbaSodobna1.doc
Velikost: 66,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računSodobna11davcnoUr.doc
Velikost: 70,00 kB
Predloga za tiskanje računov.
računSodobna1ANGdavcnoUr.doc
Velikost: 71,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaSodobna1.doc
Velikost: 51,50 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.10.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.11. Primer izgleda dokumenta: Sodobna

2.30.2.16.11.1 Datoteke

ponudbaSodobna2.doc
Velikost: 99,76 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računSodobna2davcnoUr.doc
Velikost: 101,96 kB
Predloga za tiskanje računov.
računSodobna2ANGdavcnoUr.doc
Velikost: 103,48 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaSodobna2.doc
Velikost: 127,95 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.11.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.2.16.12. Primer izgleda dokumenta: Sodobna

2.30.2.16.12.1 Datoteke

ponudbaSodobna3.doc
Velikost: 57,00 kB
Predloga za tiskanje ponudb/predračunov.
računSodobna3davcnoUr.doc
Velikost: 61,73 kB
Predloga za tiskanje računov.
računSodobna3ANGdavcnoUr.doc
Velikost: 64,00 kB
Predloga za tiskanje računov v angleški jezikovni varianti.
dobavnicaSodobna3.doc
Velikost: 52,12 kB
Predloga za tiskanje dobavnic.

2.30.2.16.12.2 Izgled dokumentov na primeru računa

  

 

2.30.3. Nastavitve besedil

Poleg logotipov lahko na izdanih dokumentih določimo tudi privzeta besedila, ki se izpišejo v vsebinskemu delu dokumenta torej pred in za tabelo s postavkami dokumenta.

Možnosti, ki jih imamo so prikazane na spodnji sliki:

  


V nastavitvah besedil lahko uporabljamo tudi način, ki nam omogoča, da se željeno besedilo izpiše avtomatsko. Na voljo imamo določene besede, ki jih moramo zapisati med dvema znakoma $ in program nam avtomatsko izpiše podatke.

Primer:

$NAZIV$, $SKLIC$, ...

Te besede lahko poljubno vključujemo v besedilo.


NAZIVNaziv mandanta (podjetje, ki izda dokument).
NASLOVNaslov mandanta.
MATICNA_STEVILKAMatična številka mandanta.
DAVCNA_STEVILKADavčna številka mandanta.
DDV_STEVILKAID številka za DDV mandanta.
TELEFONTelefon mandanta.
MOBILNI_TELEFONMobilni telefon mandanta.
FAXFax mandanta.
EMAILE-mail mandanta.
KRAJ_IZSTAVITVEKraj izstavitve dokumenta (racuna, ponudbe, dobropisa, avansnega racuna).
KRAJ_PREVZEMA Kraj prevzema dokumenta.
DANESDanašnji datum.
DENARNA_VALUTADenarna valuta dokumenta (EUR, ...).
GARANCIJA Garancijsko besedilo.
TRTransakcijski račun mandanta, ki je vnešen pod | Banka |Bančni računi.
IBAN IBAN številka, ki je vnešena na našemu bančnemu računu pod | Banka |Bančni računi.
SWIFT SWIFT/BIC banke, ki je vnešena na našemu bančnemu računu pod | Banka |Bančni računi.
SKLICSklic dokumenta.
VALUTADatum zapadlosti dokumenta.
IZSTAVILOseba, ki je dokument izstavila - izpiše se ime/priimek uporabnika v spletni aplikaciji.

Dodatno za avansni račun:

DATUM_PREDPLACILADatum predplačila avansnega računa.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

2.30.4. Nastavitve glave dokumenta

  1. V prazno polje vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo v glavi dokumenta. Prav tako izberemo ali naj se besedilo izpiše na levi/desni strani oz. na sredini dokumenta.
  2. Poravnamo lahko tudi logotip katerega velikost lahko tudi sami določimo tako, da vpišemo poljubno širino logotipa v % glede na širino glave dokumenta in kolikokrat v % želimo logotip povečati v primeru, da je premajhen.
  3. V kolikor želimo, da se prva vrstica v glavi dokumenta izpiše s krepkimi črkami, to možnost tudi odkljukamo.

  
Nastavitve za glavo dokumenta
  
  Slika 167:  Nastavitve za glavo dokumenta

V formatu RTF/PDF lahko določimo glavo dokumenta tako, da se bo v glavi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu PNG ali JPEG.

V formatu HTML pa lahko določimo glavo dokumenta tako, da se bo v glavi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu GIF ali JPG.

S klikom na gumb Choose file oz. Brskaj poiščemo ustrezno sliko v svojih dokumentih in jo izberemo tako, da kliknemo nanjo. Nato jo dodamo v glavo dokumenta s klikom na gumb Prenesi datoteko:

  

S klikom na gumb Odstrani logotip lahko logotip tudi zbrišemo, če ga več ne želimo v glavi dokumenta.

 

2.30.5. Nastavitve noge dokumenta

  1. V prazno polje vpišemo besedilo, ki se bo izpisalo v nogi dokumenta. Prav tako izberemo ali naj se besedilo izpiše na levi/desni strani oz. na sredini dokumenta.
  2. Poravnamo lahko tudi logotip katerega velikost lahko tudi sami določimo tako, da vpišemo poljubno širino logotipa v % glede na širino noge dokumenta in kolikokrat v % želimo logotip povečati v primeru, da je premajhen.
  3. V kolikor želimo, da se prva vrstica v nogi dokumenta izpiše s krepkimi črkami, to možnost tudi odkljukamo.

  
Nastavitve za izpis noge dokumenta
  
  Slika 169:  Nastavitve za izpis noge dokumenta

V formatu RTF/PDF lahko določimo nogo dokumenta tako, da se bo v nogi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu PNG ali JPEG.

V formatu HTML pa lahko določimo nogo dokumenta tako, da se bo v nogi dokumenta izpisala grafična podoba z besedilom, ki ga določimo z datoteko v formatu GIF ali JPG.

S klikom na gumb Browse.gif oz. brskaj.gif poiščemo ustrezno sliko v svojih dokumentih in jo izberemo tako, da kliknemo nanjo. Nato jo dodamo v nogo dokumenta s klikom na gumb Prenesi datoteko:

  

S klikom na gumb Odstrani logotip lahko logotip tudi zbrišemo, če ga več ne želimo v nogi dokumenta.

 

2.30.6. Šifrant zaključnih besedil

V meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Zaključna besedila za dokumente si lahko prednastavimo določena zaključna besedila oz. klavzule za različne vrste prodaje na prodajnih dokumentih.

Tako lahko npr. za vrsto prodaje "Oproščen promet - dobava blaga znotraj EU" nastavimo klavzulo oz. zaključno besedilo tako, da kliknemo na gumb Novo zaključno besedilo in v oknu povezavo [+]Vnos zaključnega besedila:

ZakljucnoBesediloOproscenPromet01.gif

Odpre se nam prazno polje za vnos željenega teksta:

vnosKlavzule01.gif

Vsa vnesena besedila lahko vidimo na seznamu le teh in jih lahko kadarkoli spremenimo:

shranjeneKlavzule003.gif

S tem, ko tekst oz. posamezno zaključno besedilo shranimo oz. ga potrdimo, se nam bo na vseh računih kjer bomo izbrali identično vrsto prodaje, to besedilo tudi prikazalo na samem dokumentu v obliki zaključnega besedila.

 

2.31. Davčno potrjevanje dokumentov

Program e-računi je prilagojen vsem zahtevam katere izhajajo iz zakona o davčnem potrjevanju računov.

Za pošiljanje gotovinskih dokumentov na FURS preko programa e-računi, je potrebno:

Glede na to, da bo po novi davčni zakonodaji potrebno pošiljati tudi podatke o uporabniku - bolj natančno davčna številka uporabnika je potrebno dopolniti podatke o uporabnikih z njihovo davčno številko. To lahko uredite pod |Partnerji |Vsi partnerji |Uporabniki.

Iz novega zakona o davčnem potrjevanju računov izhaja tudi obvezna dopolnitev vsebine gotovinskih računov, ki vključuje tudi izpis izstavljalca računa $IZSTAVIL$ v eno izmed oken prednastavljenih besedil pod |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Nastavitve videza dokumentov (logotipi, besedila...)

  
Vnos izstavitelja računa
  
  Slika 171:  Vnos izstavitelja računa

2.31.1 OBVEZNA DOPOLNITEV PREDLOG ZA TISKANJE DOKUMENTOV

Če gotovinske račune izpisujete na predloge za tiskanje dokumentov, narejene v programu Word, jih boste sedaj morali prilagoditi oz. dopolniti z novimi zaznamki (bookmark-i):

CasIzstavitveDokumentaČas izstavitve dokumenta.
DatumInCasIzstavitveDokumentaDatum in čas izstavitve dokumenta.
DokumentEORIzpis enkratne identifikacijske oznake dokumenta.
DokumentZOIIzpis zaščitne oznake izdajatelja dokumenta.
ZOICrtnaKoda2VrsticiIzpis ZOI niz-a v 2 vrsticah pretvorjenega tako, da bo pisava za črtno kodo "code 128" niz pravilno pretvoril v črtno kodo.

Dopolnitev je obvezna na predlogah za tiskanje računov, avansnih računov in dobropisov.

Za izdelavo takšne predloge, je potrebno, da si predhodno uredite Windows font: CODE128, ki je po zakonodaji obvezen, saj omogoča izpis črtne kode.

Postopek: V vašem urejevalniku dokumentov (npr. Word, OpenOffice, WPS Writter…) preverite ali že imate na razpolago pisavo (font) CODE 128. V kolikor ga še nimate, si lahko novo pisavo namestite iz sledeče povezave: CODE 128 [http://help.e-racuni.com/WikiDoc/files-wiki/code128.ttf].Datoteko "code128.ttf" si kopirajte na mesto: C:\Windows\Fonts in ponovno odprite Word. Sedaj bi nova pisava morala biti na voljo.

2.31.2 ŠTEVILČENJE DOKUMENTOV

Računi, dobropisi in avansni računi izstavljeni v spletni verziji program se po novem številčijo paralelno. Vsak dokument prejme interno številko dokumentov po obstoječem sistemu. Vsak gotovinski dokument, ki je vezan na blagajno pa po novem prejme dodatno davčno (fiskalno) številko.

FURS je namreč predpisal številčenje v enotnem zaporedju ne glede na poslovno leto in vrsto dokumenta. Obstoječi sistem pa je dokumente številčil glede na poslovno leto in vrsto dokumenta. Iz tega razloga smo uvedli vzporedno številčenje po obeh sistemih.

Za ločen izpis davčne in interne številke dokumenta lahko na predlogah v Word uporabite naslednje zaznamke:

BesediloKopijaZZapSt Število kopij - kolikokrat dokument natisnemo. Za izgled dokumenta, je potrebno uporabljati Predogled tiskanja.
StevilkaDokumentaDavcnaŠtevilka dokumenta generirana za davčno upravo. Zaporedje se vodi ne glede na vrsto dokumenta (račun, avansni račun, dobropis, bremepis) in ne glede na poslovno leto, po poslovnih prostorih ali po blagajnah. Pri negotovinskih računih je zaznamek prazen.
StevilkaDokumentaInternaŠtevilka dokumenta v skladu z obstoječim sistemom številčenja po vrsti dokumenta, poslovnem letu, stroškovnih mestih, ipd.

2.31.3 Številčenje v programu POS client

Na gotovinskih računih izstavljenih s programom POS client se NE vodi ločeno zaporedje številk, ker je znotraj POS client-a mogoče izstavljati samo eno vrsto dokumenta - račun. Za vse POS račune velja, da je datum opravljene storitve enak datumu dokumenta zato je interna številka VEDNO enaka davčni številki, uporablja pa se izključno zaporedje vodeno po blagajni zato, da dodeljevanje številk deluje tudi v primeru izpada internetne povezave.

2.31.4 DAVČNO POTRJEVANJE NEGOTOVINSKIH RAČUNOV

Možno je tudi potrjevati negotovinske računa, torej račune, na katerih je izbran način plačila:

Negotovinska plačila se potrdijo s pogojem, da je blagajna izbrana na računu:

  
Vnos blagajne na negotovinski račun pred izstavitvijo.
  
  Slika 172:  Vnos blagajne na negotovinski račun pred izstavitvijo.


  
Fiskalizacija takšnega računa
  
  Slika 173:  Fiskalizacija takšnega računa

 

2.31.5. Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje

Za pošiljanje gotovinskih dokumentov na FURS je potreben uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje. Pridobite ga lahko na FURS-u. Zahtevek za pridobitev digitalnega certifikata lahko oddate sami ali pa za to pooblastite vaš računovodski servis.

Digitalni certifikat je zaupen dokument, katerega uvozimo v modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Procesi in integracija |Digitalni certifikati s klikom na gumb Dodaj novi dig. certifikat:

  
Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje
  
  Slika 174:  Uvoz digitalnega certifikata za davčno potrjevanje

V kolikor je certifikat pravilno uvožen v program, mu je dodeljen status - aktiven.

V program se uvozi en digitalni certifikat na podjetje, neglede na število poslovnih enot.

Po uvozu digitalnega certifikata je potrebno vnesti podatke o poslovnih enotah ter jih posredovati na FURS [2.31.6].

 

2.31.6. Vnos, urejanje in registracija poslovnega prostora

V modulu |Nastavitve |Šifranti podjetja |Poslovne enote lahko s klikom na gumb Dodaj novo poslovno enoto vnesete podatke o poslovni enoti:

  
Vnos poslovne enote
  
  Slika 175:  Vnos poslovne enote

Za oznako poslovnega prostora lahko koristimo števila od 0-9 ali črke od A-Z brez presledkov. Oznaka, ki jo tukaj določite kot oznako poslovnega prostora se upošteva pri številčenju računov, dobropisov in avansnih računov, ki so vezani na to poslovno enoto.

ŠTEVILČENJE DOKUMENTOV

Znotraj maske za vnos podatkov o poslovnih prostorih lahko določimo tudi način številčenja dokumentov:

  
Izbira načina številčenja
  
  Slika 176:  Izbira načina številčenja

V kolikor izberemo zaporedje se vodi centralno na nivoju PE, potem lahko v nadaljevanju določimo način številčenja dokumentov, vezanih na to izbrano poslovno enoto.

V polju Zaporedje se prične s številko: lahko določimo:

V kolikor v polju Način številčenja izberemo zaporedje se vodi na nivoju blagajne, potem podatek o Zaporedje se prične s številko vpišemo na enak način, kot navedeno zgoraj, le da preko modula |Blagajna |Blagajne.

Nastavitve številčenja POS računov določamo preko modula |Blagajna |Blagajne.


Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu. Za prijavo poslovnega prostora na FURS, izberemo povezavo desno od statusa PE:

  

S klikom na "Prijava poslovnega prostora na FURS" se nam odpre še spodnji potrditveni obrazec v katerem pregledamo podatke in potrdimo z gumbom V redu:

  
Ponovno preverjanje podatkov za vnos
  
  Slika 178:  Ponovno preverjanje podatkov za vnos

Porijavljene in pravilno vnešene poslovne enote imajo vnešen podatek od kdaj registracija enote velja in kdaj je bila izvedena:


  
Tabela poslovnih enot registriranih na FURS-u
  
  Slika 179:  Tabela poslovnih enot registriranih na FURS-u


Pred "prijavo poslovnega prostora na FURS" je potrebno prethodno uvoziti digitalni certifikat za davčno potrjevanje [2.31.5]. Prav tako preverite datume pri vnosu certifikata, da so pravilni (datum vnosa poslovne enote ali starejši). V kolikor vam program sporoči, da ne zazna certifikata, je verjetno napaka v datumu certifikata.

 

3. Šifrant za vrste del/tarife in obračun porabe časa


V modulu |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Vrste del/tarife lahko vodimo pregledno evidenco vseh vrst poslov/tarif katere izvajamo po določeni urni postavki.

Podatke iz vrste del/tarife lahko uporabljamo v evidenci porabe časa, v pregledu in obračunu ur in pri vnosu delovnih nalogov [17.3]. Na podlagi vpisanih podatkov, lahko enostavno in kar je najpomembnejše, pravilno obračunamo vse porabljene ure in s klikom prenesemo podatke iz obračuna porabljenega časa na izdane račune.

Funkcionalnost, ki jo pokriva programski modul vključuje:

 

3.1. Vnos, pregled in urejanje šifranta del/tarif


V modulu |Prodaja |Šifranti in nastavitve |Vrste del/tarife je omogočeno vodenje pregledne evidence vseh vrst poslov/tarif.

  
Pregled vrste del/tarife
  
  Slika 180:  Pregled vrste del/tarife


Za vnos podatkov v vrsto del/tarife kliknemo na gumb Vnos novega. Vpišemo oznako tarife, urno postavko in opis vrste del/tarife. Vnos potrdimo s klikom na gumb V redu:

  
Urejanje vrste del/tarife
  
  Slika 181:  Urejanje vrste del/tarife


V primeru, da vrste del/tarife želimo vezati na projekte, je potrebno urediti šifrant projektov [3.2] v modulu |Finance |Šifranti in nastavitve |Projekti.

 

3.2. Evidenca projektov


V modulu |Finance |Šifranti in nastavitve |Projekti vnašamo in preglejujemo evidenco projektov. Za vnos podatkov o novem projektu kliknemo na gumb Vnos novega projekta. Pri dodajanju projekta vpišemo oznako in opis projekta ter določimo uporabnike, ki lahko administrirajo projekt.

  
Vnos podatkov o projektu
  
  Slika 182:  Vnos podatkov o projektu


Projekti, ki smo jih vnesli v šifrant, lahko kasneje uporabimo pri evidenci porabe časa [3.3].

 

3.3. Evidenca porabe časa


V modulu |Prodaja |Evidenca porabe časa, lahko ločeno vodimo evidenco porabe časa, na podlagi poslovnih partnerjev, zaposlenih in delovnih nalogov, glede na izbrano časovno obdobje.

Porabo časa, lahko vežemo tudi na projekte [3.2], katere smo predhodno dodali v modulu |Finance Šifranti in nastavitve |Projekti.

Za vnos podatkov v evidenco porabe časa, kliknemo na željeni datum znotraj koledarja, izberemo delavca, projekt, delovni nalog, vrsto dela/tarife in vpišemo porabljen čas. Na podlagi določene urne postavke in porabe časa, se bo skupni strošek porabe časa izračunal avtomatsko.

  
Vnos podatkov v evidenco porabe časa
  
  Slika 183:  Vnos podatkov v evidenco porabe časa


Za izpis poročila iz evidence porabe časa, kliknemo na gumb Več... in izberemo Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa:

  
Izbira možnosti za generiranje poročila
  
  Slika 184:  Izbira možnosti za generiranje poročila

  
Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa
  
  Slika 185:  Generiranje in izpis poročila iz evidence porabe časa

Podatki iz evidence porabe časa se avtomatsko prenesejo v modul Pregled in obračun ur [3.4].

 

3.4. Pregled in obračun ur


V modulu |Prodaja |Pregled in obračun ur, lahko preglejujemo obračunano porabo časa, na podlagi podatkov vpisanih v evidenco porabe časa. S klikom na gumb Dodatne možnosti, lahko obračunamo porabo časa in jih prenesemo na izdani račun:

  
Obračun porabe časa in prenos na izdani račun
  
  Slika 186:  Obračun porabe časa in prenos na izdani račun

Izberemo način fakturiranja in kliknemo na gumb  Obračunaj in prenesi na izdani račun.

  
Izbira načina fakturiranja
  
  Slika 187:  Izbira načina fakturiranja

 

4. Nabava in prejeti računi

Modul prejeti računi omogoča spremljanje in knjiženje prejetih računov, avansnih računov in dobropisov. Poleg knjiženja in obračuna DDV vam program omogoča tudi digitalno arhiviranje in dostop do prejete dokumentacije v elektronski obliki. Dostop do dokumentnega arhiva je mogoč preko spletnega in preko mobilnega vmesnika.

  
Pretok podatkov iz modula Prejeti računi
  
  Slika 188:  Pretok podatkov iz modula Prejeti računi

Na podlagi vnosa prejetih dokumentov je možno izvajati naslednja opravila:

V primeru, da ima podjetje zunanje računovodstvo modul prejeti računi omogoča vpogled v podatke tako podjetju t.j. stranki, kot tudi računovodstvu. Stranka lahko samostojno vnaša in plačuje prejete račune, računovodstvo pa prejete račune preveri in knjiži v glavno knjigo.

  
Ena od možnih delitev dela med stranko in računovodstvom
  
  Slika 189:  Ena od možnih delitev dela med stranko in računovodstvom

 

4.1. Pregled in iskanje prejetih računov

Do prejetih računov pridemo preko menija |Prodaja |Prejeti računi. Odpre se nam seznam prejetih računov:

  
Pregled in iskanje prejetih računov
  
  Slika 190:  Pregled in iskanje prejetih računov

Delo s prejetimi računi poteka v skladu s standardnim vzorcem za urejanje dokumentov [1.1]. Prejete račune spreminjamo enako kot pri izdanih računih [2.3].

4.1.1 Kriteriji iskanja

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete račune listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

Št. dok.V primeru, ko poznamo točno številko prejetega dokumenta, jo vpišemo.
Išči poPrivzeta izbira je datum prejema, s klikom na dropDown01.gif pa se nam odpre kombinirano polje in lahko izbiramo tudi med drugimi možnostmi, npr. zapadlost, datum dobave itd.
  
Od dne- do dneV polja vpišete datume, s katerimi želimo omejiti iskanje prejetih računov.Ko bomo iskali račune, se nam bodo pokazali vsi računi, ki so bili prejeti v tem času. NASVET!S klikom na calendar01.gif aktiviramo priročni koledarček v katerem izberemo željeni datum, potrdimo pa ga tako, da kliknemo nanj, kot je to prikazano na sliki:
  
StatusV padajočem meniju izberemo status računov, ki jih želimo prikazati.
Zap. št.Vpišemo zaporedno številko računa v seznamu prejetih računov.
DobaviteljV polje vpišemo dobavitelja prejetega računa, ki ga iščemo.Dovolj je, da vpišemo samo prvo črko in zvezdico, kot nam kaže slika:
  
V kombiniranem polju se nam odpre seznam vseh dobaviteljev s to začetnico. Dobavitelja izberemo s klikom na ime. Če se nam ob vpisu prve črke ne izpiše ime, pomeni, da tega dobavitelja računalnik ne najde.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif se nam pokažejo možnosti plačila in med njimi izberemo ustrezno, kot nam to prikazuje slika:
  
Str. m.V polje vpišemo stroškovno mesto prejetega računa, ki ga iščemo. Dovolj je, da vpišemo samo prvo črko in zvezdico, kot je to primer pri dobavitelju.
Znesek Vnesemo znesek prejetega računa, ki ga iščemo in pa valuto. Poleg tega okenca imamo možnost obkljukati, da iščemo po vseh tujih valutah.
Šifra/Bar koda/Opis V temu polju iščemo prejete račune z artiklom, ki ga lahko najdemo po šifri, črtni kodi ali opisu.
ePobot krogV padajočem meniju izberemo krog za ePobot.
Opombe Iščemo lahko po opombah, ki smo jih navedli v prejetemu računu.

Ko vnesemo vse podatke, s klikom na iskanje pričnemo iskanje in računalnik nam izpiše vse račune, ki ustrezajo vnešenim podatkom.

  
Primer vnosa kriterijev iskanja
  
  Slika 195:  Primer vnosa kriterijev iskanja

V pregledu prejetih računov nas program z lučko opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi [11]. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

Poleg rumene lučke in rdeče obarvanega ozadja lahko vidimo tudi gumb bt-copy.gif, ki ga lahko uporabimo v primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov. Dovolj je, da prejeti račun kontiramo samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba bt-copy.gifskopiramo prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišemo nove podatke iz glave računa.

Včasih računalnik ne najde računa, ki bi ustrezal našim iskalnim kriterijem in takrat nas na to tudi opozori.

  
Opozorilo, da računalnik ne najde ustreznega računa
  
  Slika 196:  Opozorilo, da računalnik ne najde ustreznega računa

Na strani |Prejeti računi-pregled in iskanje imamo tudi meni z dodatnimi možnostmi |Več.... Izbiramo lahko med možnostmi, kot je to prikazano na sliki:

  

Izbira prve možnosti nam omogoča, da dokument natisnemo v obliki, kot jo vidimo na zaslonu (HTML). Dokument pa lahko natisnemo tudi v obliki tabel, za kar kliknemo na drugo možnost in dokument se nam odpre v programu Excel. S klikom na tretjo možnost lahko dokument knjižimo v prejete račune.

Pod |Več... imamo dodatne možnosti:

4.1.2 Brisanje prejetih računov

Prejete račune pa lahko tudi izbrišemo. S klikom na klikbrisi01.gif lahko obstoječi račun izbrišemo. Ko kliknemo na ta gumb, nas računalnik vpraša ali smo prepričani,da želimo izbrisati račun.

  
Računalnik nas vpraša, ali res želimo izbrisati račun
  
  Slika 198:  Računalnik nas vpraša, ali res želimo izbrisati račun

S klikom na gumb V redu se izbrani račun izbriše.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih računov:

EnterIskanje
InsterVnos novega izdanega prejetega računa

 

4.2. Vnosna maska prejeti račun

  
Vnosna maska prejetega računa
  
  Slika 199:  Vnosna maska prejetega računa

V vnosno masko, ki jo ponazarja zgornja slika, se vpišejo podatki z glave računa. Polja, ki so označena z zvezdico, je potrebno obvezno izpolniti, sicer program ne more dokončati vnosa.

Poslovno letoVpišemo poslovno leto v katerem bomo račun vnesli. Vnos podatka je obvezen.
Davčna knjigaIzberemo iz padajočega menija davčno knjigo na podlagi katere bomo knjižili račun. V primeru, ko knjižimo račune po davčnih knjigah.
Zap št.Vsakemu prejetemu računu se ob vnosu priredi zaporedna številka. Tukaj lahko izberemo ali želimo, da se le-ta dodeli avtomatsko ali pa jo določimo sami.
Datum prejemaVpišemo datum, ko smo prejeli račun.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto. Če naj se v obračunu DDV upošteva določen odbitni delež vstopnega DDV, potem izberemo stroškovno mesto z odbitnim deležem [11.1.4].
DobaviteljDobavitelja lahko izberemo v že obstoječem seznamu s klikom na puščico dropDown.gif ali ga s klikom na daljnogled poiščemo v našem šifrantu in javnih poslovnih registrih. Če ga še ni v seznamu, ga s pritiskom na gumb Vnos novega sami dodamo [4.9] tako, da vpišemo podatke o dobavitelju [4.9].
Št. dokumentaVnesemo številko računa.
Ne gre v DDVOznačimo, da prejeti račun med obračunom DDV [10] ne gre v knjigo P-RAČ [10.8] (v celoti neobdavčen promet).
SamoobdavčitevOznačimo, da gre za samoobdavčitev storitev. Pri obračunu DDV [10] se tako avtomatsko naredi samoobdavčitev in izpolni obrazec DDV-O [10.5] v rubriki 35.
Datum dokumentaVpišemo datum, ko je bil račun izdan.
ZapadlostVpišemo datum roka plačila.
Dobava/Storitev (od-do)Vnesemo obdobje, za katerega je bil izdan račun. Datum je pomemben za kasnejše knjiženje prejetih računov.
Znesek za plačiloVpišemo znesek za plačilo. Če prejmemo račun iz tujine, izberemo ustrezno denarno valuto.
Vred. z DDVVnesemo v posebnih primerih, npr. če se nam na znesek v tuji valuti zaračuna DDV.
Stot. izravnavaPolje pustimo prazno. Vpišemo samo v primeru, če se na koncu vsota zaračunanih postavk na računu ne ujema z zneskom za plačilo.
Način plačilaIzberemo možnost, ki ustreza našemu načinu plačila. Izbira načina plačila vpliva na izbiro konta za avtomatsko knjiženje obveznosti za plačilo računa.
  
OpombeVpišemo poljubne opombe, ki se nanašajo na prejeti račun.

Pravilen vnos podatkov v zgornja vnosna polja je pomemben zaradi avtomatskega knjiženja prejetih računov. Pri avtomatskem knjiženju obveznosti je še posebno pomemben pravilen vnos v polju Način plačila . Program razlikuje naslednje načine plačila:

  
Izberemo konto na katerega bomo knjižili plačilo
  
  Slika 201:  Izberemo konto na katerega bomo knjižili plačilo

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se izpiše stran s podatki vnešenega računa.

 

4.3. Predogled prejetega računa

Na strani za predogled vnešenih podatkov prejetega računa, lahko dosedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom podatkov nismo zadovoljni.

Primer predogleda računa brez postavk:

  
Predogled vnešenih računov brez postavk
  
  Slika 202:  Predogled vnešenih računov brez postavk

Na zgornji sliki vidimo, da nismo vnesli nobene postavke prometa.To lahko storimo na dva načina in sicer:

Lahko pa tudi dodamo artikle na naš račun in to naredimo s klikom na gumb Dodajanje artiklov, glej Dodajanje artiklov [4.8].

Ko smo vnesli promet oz. postavko, izgleda predogled računa npr. tako, kot kaže spodnja slika:

  
Predogled vnešenih računov
  
  Slika 203:  Predogled vnešenih računov

4.4. Katere funkcije so nam na voljo na tej strani?

Na vrhu strani se nahaja standardna orodna vrstica [1.2], ki je opisana v uvodnem poglavju [1.2] navodil.

Na orodni vrstici je dodaten gumb priponka.gif. S klikom na ta gumb lahko vnešenim podatkom pripnemo [4.14] slikovno datoteko s skeniranim dokumentom in tako dokument optično elektronsko arhiviramo [4.14].

Pri podatkih o dobavitelju lahko s klikom na ikono kovcek.gif preidemo v šifrant partnerjev na podatke o dobavitelju.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na vnosu oz. urejanju prejetega računa:

EnterDodajanje artikla na prejeti račun(AJAX forma)
Ctrl+EnterDodajanje artikla na prejeti račun(nova stran z vsemi artikli, cenami, stanji zalog itd.)
InsterDodajanje postavke na prejeti račun
EscIzhod iz vnosa, dodajanja postav ter artiklov

 

4.5. Vnos postavk prejetega računa

  
Program opozarja, da je potrebno vnesti še postavke račune
  
  Slika 204:  Program opozarja, da je potrebno vnesti še postavke račune

Ko smo prišli na to stran, nas računalnik opozori, da nismo vnesli postavk dokumenta. Kliknemo za vnos podatkov o zaračunanih postavkah in odpre se nam naslednja stran.

  
V prazna okenca bomo vnesli manjkajoče postavke računa
  
  Slika 205:  V prazna okenca bomo vnesli manjkajoče postavke računa

Vrsta prometaIzberemo vrsto prometa za obračun DDV. Privzeta izbira je promet blaga in storitev. Če je prejet račun za nabavo osnovnih sredstev ali za nakup nepremičnin, potem kliknimo na dropDown.gif in izberimo ustrezno izbiro iz seznama. Izbira vrste prometa je pomembna za pravilnost obračuna DDV [10] in izpolnjevanje obrazcev P-RAČ [10.8], P-RAČ-P [10.9] in DDV-O [10.5].
Vstopni DDV se odštejeOznačimo ali se vstopni DDV lahko odbije ali ne. Če se vstopni DDV sme odbiti, bo znesek DDV vpisan v stolpec 10 knjige P-RAČ [10.8]. V nasprotnem primeru pa v stolpec 11 knjige P-RAČ [10.8]. V primeru pridobitev iz EU pa ima ta nastavitev vpliv na stolpca 13 in 14 knjige P-RAČ-P [10.9]. Za določene konte si lahko v kontnem načrtu [11.1.2] nastavimo, da nam program avtomatsko postavi pravilno izbiro za odbitek vstopnega DDV (npr. konto za reprezentanco, kjer DDV nikoli ne odbijamo).
Ne gre v DDVOznačimo, da gre za neobdavčen promet, ki se ne prikaže v knjigi P-RAČ [10.8].
Opis blaga/storitevNapišemo za kakšno vrsto blaga oz. storitve je bil prejet račun. Pri knjiženju prejetega računa se to besedilo vpiše v besedilo knjižbe.
Vrednost brez DDVVpišete vrednost postavke brez DDV.
KontoIzberete ali vnesete številko konta na katerega se knjiži nakup (osnovno sredstvo, stroški, odhodki,...). Vnos konta ni obvezen, če še ne veste na kateri konto se bo knjižila postavka, lahko pustite prazno in ga določite kasneje.
Stopnja DDVS klikom na dropDown.gif izberemo zaračunano stopnjo DDV.
Znesek DDVPodatek vnesemo samo v primeru, ko se znesek DDV zapisan na prejetem računu ne ujema z izračunom po izbrani stopnji. Zaradi različnega zaokroževanja zneskov lahko pride do neujemanja zneska DDV v stotinih. V tem primeru vpišete točen znesek DDV-ja.
Dat.opr.stor.(DDV)Vnosno polje je namenjeno vnosu prejetih računov, na katerih so zaračunane postavke za različna obdobja. Npr. račun Telekom-a, kjer so zaračunani pogovori za pretekli mesec ter naročnina za prihodnji mesec. S pravilnim vnosom datuma opravljene storitve lahko program avtomatsko razmeji stroške po obdobjih ter hkrati naredi ločen obračun DDV za posamezno postavko na računu.
Veza na rezervacijoVnosno polje se pojavi samo uporabnikom s privilegijem za iskanje in pregled rezervacij [18.7.1.5.8]. Določitev rezervacije na katero se navezuje prejeti račun je potrebna za pravilen izračun razlike v ceni ter obračun DDV po 47. členu ZDDV. Več o tem najdete na strani z opisom posebnosti pri vnosu prejetih računov za turistične agencije [4.10].
Vrsta dohodka za ODO-2Če se zaračunana postavka nanaša na vrsto dohodka za katero se poroča na obrazcu ODO-2 potem izberemo ustrezno vrsto dohodka. Plačila prejetih računov na katerih določimo vrsto dohodka za ODO-2 se izpišejo na obrazcu ODO-2.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu. Za tem se nam ponovno prikaže stran s predogledom prejetega računa [4.3]. S klikom na Poišči rezervacijo lahko poiščemo in določimo rezervacijo na katero se navezuje prejeti račun.

Pri vnašanju postavk imamo možnosti, ki nam olajšajo delo z urejanjem postavkam. V kolikor prejeti račun vsebuje postavke, se nam pod "Več..." ponudi možnost, da porazdelimo postavke po stroškovnih deležih. [4.7]

  
Razdelitev postavk po stroškovnih deležih
  
  Slika 206:  Razdelitev postavk po stroškovnih deležih

 

4.6. Vnos prometov prejetega računa (računovodski vnos)

Računovodski vnos prejetih računov nam omogoča hiter vnos prejetih računov, ki vsebujejo veliko število postavk. Namesto vnosa posameznih postavk prejetega računa vnašamo samo zneske za DDV evidence ter knjižbe stroškov/odhodkov. Ko kliknemo na gumb Vnos prometa na predogledu prejetega računa se nam odpre maska kot jo prikazuje spodnja slika:

  
Maska za vnos prometa prejetega računa zavezanec za DDV
  
  Slika 207:  Maska za vnos prometa prejetega računa zavezanec za DDV

ali spodnja maska:

  
Maska za vnos prometa prejetega računa
  
  Slika 208:  Maska za vnos prometa prejetega računa

V vnosno polje Oproščene nabave  na vrhu maske se vpiše znesek tistega, kar je na računu obdavčeno po stopnji 0%.

V vnosna polja vnesemo vse potrebne zneske.

Na dnu maske izberemo konto na katerega bomo knjižili zneske. Lahko izberemo več kontov na katere bomo knjižili!

Ko smo vnesli vse potrebne podatke kliknemo na gumb V redu in program nas vrže nazaj na predogled računa, kjer moramo klikniti na utripajoči gumb Shrani in podatki oz. promet na računu se bo shranil.

Davčno pošiljanje na FURS (davčno potrjevanje) računov vnešenih kot "računovodski vnos" ni omogočeno.

 

4.7. Razdelitev postavk prejetega računa po stroškovnih deležih

Pri prejetih računih imamo možnost, ki se nanaša izključno le na postavke in ne na artikle. Eno postavko lahko s klikom na "Razdelitev postavk po stroškovnih deležih" razdelimo na eno ali več novih.

  
Razdelitev postavk po stroškovnih deležih.
  
  Slika 209:  Razdelitev postavk po stroškovnih deležih.

Glavni namen te možnosti je, da program tako omogoča, da vsakemu delu te iste postavke lahko poleg procentualnega deleža določimo tudi svoj konto na katerega se potem delež knjiži.

  
Vnos/izbira vrednosti postavke.
  
  Slika 210:  Vnos/izbira vrednosti postavke.

 

4.8. Dodajanje artiklov

Ko smo kliknili na gumb Dodajanje artiklov se nam odpre maska za dodajanje artiklov na račun, kot nam to kaže spodnja slika:

  
Maska za dodajanje artiklov
  
  Slika 211:  Maska za dodajanje artiklov

Artikle lahko poiščemo s pomočjo kriterijev iskanja:

Primer iskanja po šifri artikla:

Vnesemo šifro artikla in kliknemo na gumb Iskanje, rezultat nam lepo prikazuje spodnja slika:

  
Iskanje artikla po šifri
  
  Slika 212:  Iskanje artikla po šifri

Ko smo našli iskani artikel, kliknemo na gumb Dodaj in artikel bomo dodali na naš prejeti račun!

V seznamu artiklov se prikažejo tisti artikli, ki smo jih predhodno vnesli v Artikle. V kolikor pa še željenega artikla nismo vnesli pa lahko kliknemo na gumb Vnos novega artikla in odpre se nam maska, kjer lahko vnesemo podatke za novi artikel v seznam artiklov! Kako se vnašajo podatki za artikel lahko preberete v poglavju Vnos artiklov [16.4.2]!

 

4.9. Vnos novega dobavitelja

Ko vnašamo osnovne podatke v nov prejeti račun ali dobropis, moramo med drugim vnesti tudi podatke o dobavitelju. Če dobavitelja še ni v našem šifrantu in ga ne najdemo niti v javnih poslovnih registrih (npr. dobavitelj iz tujine), ga moramo v celoti vnesti sami.

S pritiskom na gumb Vnos novega se nam prikaže vnosna maska za vnos podatkov o dobavitelju stran:

  
Primer vnosa novega partnerja
  
  Slika 213:  Primer vnosa novega partnerja

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in shranimo podatke v naš šifrant partnerjev ter se avtomatsko vrnemo nazaj na vnos prejetega dokumenta [4.2].

 

4.10. Posebnosti pri vnosu prejetih računov za turistične agencije

Posebnost pri vnosu prejetih računov za turistične agencije je, da je pri vnosu postavk zaradi izračuna razlike v ceni potrebno prejeti račun povezati z rezervacijo na katero se le-ta nanaša. Za povezavo prejetega računa z določenim aranžmajem oz. rezervacijo potrebuje uporabnik privilegij za pregled in iskanje rezervacij [18.7.1.5.8].

  
Vnos postavk računa
  
  Slika 214:  Vnos postavk računa

Kot je razvidno iz zgornje slike, se nam ob vnosu postavk pojavi tudi gumb Poišči rezervacijo. S klikom na ta gumb pridemo na stran Rezervacije-pregled in iskanje. Rezervacijo poiščemo na enak način, kot iščemo prejete račune. Podrobneje je iskanje razloženo na strani Pregled in iskanje dokumentov [1.1]

Ko nam računalnik izpiše iskano rezervacijo, jo izberemo tako, da kliknemo nanjo, kot prikazuje slika:

izbirarezerva.gif

S tem se nam v prejetem računu aktivira veza na rezervacijo.

  
Prejeti račun z vezo na rezervacijo
  
  Slika 215:  Prejeti račun z vezo na rezervacijo

S klikom na gumb V redu potrdimo vnos in nato se nam prikaže račun:

  
Prikaz prejetega oz. vhodnega računa za turistično rezervacijo
  
  Slika 216:  Prikaz prejetega oz. vhodnega računa za turistično rezervacijo

Pri vnosu prejetega računa nas računalnik opozarja na možne napake pri vnosu v naslednjih primerih:

  1. V primeru vnosa prejete fakture za rezervacijo po 47. členu ZDDV vas opozori, da se vstopni DDV na vhodnih fakturah ne sme odbiti. To pomeni, da mora biti pri vnosu postavke prejetega računa vnosno polje  Vstopni DDV se odšteje  odznačeno.
  2. V primeru, ko še ni bil izdan račun za izbrano rezervacijo, vas program opozori, da je račun še potrebno izdati.
  3. V primeru, ko računalnik ugotovi, da je na rezervaciji negativna razlika v ceni, vas tudi na to opozori.
  4. Program opozarja tudi v primeru, če je dosežena razlika v ceni manjša od vnaprej določenega minimalnega odstotka provizije (trenutno fiksna nastavitev 5%).
  5. Program uporabnika opozori tudi v primeru, če se na isto rezervacijo navezuje več vhodnih računov ali dobropisov. V tem primeru ne gre vedno za napako pri vnosu, je pa situacija dovolj neobičajna, da je potrebno uporabnika na to posebej opozoriti.

S klikom na PO-14.gif lahko spremenimo vnos postavke prejetega računa (znesek, opis, ...).

Če kliknemo na aktivno vezo z rezervacijo, kot nam to kaže slika PO-15.gif, se nam prikažejo podrobnosti rezervacije:

  
Prikaz rezervacije na katero se navezuje prejeti račun
  
  Slika 217:  Prikaz rezervacije na katero se navezuje prejeti račun

Prejeti račun ni vedno nujno vezan samo na eno rezervacijo. Na enem računu lahko imamo več rezervacij. S klikom na gumb Vnos postavke prometa se nam odpre vnosna maska za dodatno postavko na prejetem računu, ki jo lahko povežemo z drugo rezervacijo. Ko vnos potrdimo z gumbom V redu se nam na računu prikaže še dodatna rezervacija, na katero se tudi navezuje prejeti račun.

  
Prikaz prejetega računa za več rezervacij
  
  Slika 218:  Prikaz prejetega računa za več rezervacij

Prav tako pa lahko za eno samo rezervacijo prejmemo več računov, ker lahko eno rezervacijo povežemo z več prejetimi računi.

Vsi tako vnešeni podatki se uporabijo za izračun razlike v ceni, ki je podlaga za obračun DDV-ja na računih izdanih po 47. členu ZDDV. Podrobno je izračun razlike v ceni in zneska DDV-ja razviden iz knjige izdanih računov [10.6] in iz poročila Obračun rezervacij in razlike v ceni [15.8.1].

 

4.11. Vnos prejetega računa na primeru

Vnos prejetega računa bomo najlažje razumeli na podlagi primerov. Denimo, da smo prejeli račun za poštne storitve (glej sliko).

Vnos prejetega računa pričnemo tako, da v modulu prejeti računi pritisnemo gumb Vnos prejetega računa. Ko se nam prikaže vnosna maska vpišemo najprej osnovne podatke iz glave računa, kot je prikazano na naslednji sliki:

  
Preslikava podatkov iz prejetega računa v vnosno masko
  
  Slika 219:  Preslikava podatkov iz prejetega računa v vnosno masko

Iz prejetega računa lahko direktno vnesemo podatke v vnosno polje v vnos prejetega računa. Na prejetem računu vidimo, da je bil plačan gotovinsko zato pri Način plačila  vnesemo, da gre za povračilo materialnih stroškov in nato iz seznama izberemo delavca, ki mu bodo povrnjeni potni stroški.

Pravilna izbira dobavitelja in pravilen vnos načina plačila vplivata na pravilno knjiženje prejetih računov saj program na podlagi teh dveh podatkov izbere pravilni konto za knjiženje obveznosti do dobavitelja. Npr. program sam ugotovi, da se obveznost knjiži na konto 2200 za domače dobavitelje, in npr. konto 2551 za gotovinske materialne račune.

Po vnosu osnovnih podatkov iz glave računa je potrebno vnesti še podatke o posameznih zaračunanih postavkah, ki so osnova za knjiženje stroškov.

  
Predogled prejetega računa s podatki iz glave računa
  
  Slika 220:  Predogled prejetega računa s podatki iz glave računa

Vidimo, da nas program opozarja, da se znesek za plačilo ne ujema z zaračunanim zneskom. S pritiskom na gumb Vnos postavke prometa lahko vnesemo posamezne zaračunane postavke.

  
Vnosna maska postavka prejetega računa
  
  Slika 221:  Vnosna maska postavka prejetega računa

Na tem mestu vnesemo podatke o zaračunanih postavkah na računu. Določimo tudi ali se vstopni DDV odšteje ali ne (npr. za stroške goriva za osebne avtomobile ne moremo odšteti DDV) ter določimo stopnjo DDV. V primeru, da se znesek DDV prikazan na računu ne ujema z izračunanim po izbrani stopnji vnesemo še točen znesek DDV, kot ga je obračunal dobavitelj. V polje Konto  lahko vnesem številko konta na kamor se bo knjižil strošek nakupa (oz. konto za osnovna sredstva). Vnos številke konta ni obvezen, ker lahko račune kontiramo kasneje oz. le-to za vas opravlja zunanje računovodstvo na podlagi vnešenih računov.

V polju Vrsta prometa  določimo vrsto prometa za DDV, ki se uporablja pri obračunu DDV [10] ter izpisu knjige prejetih računov [10.8].

Ko je račun pravilno vnešen, ga lahko shranimo. Ko se vrnemo na pregled vnešenih računov bomo račun videli v evidenci prejetih računov.

  
Pregled in iskanje prejetih računov
  
  Slika 222:  Pregled in iskanje prejetih računov

V pregledu prejetih računov nas program z rumenim kvadratom opozarja, da prejeti račun še ni bil knjižen v glavni knjigi. Dodatno nas program z rdeče obarvanim ozadjem pri določenih prejetih računih opozarja, da vnos računa še ni dokončan. Z rdečo barvo nas program opozarja v dveh primerih:

V primeru ponavljajočega vnosa mesečnih računov je dovolj, da prejeti račun kontirate samo enkrat nato pa vsak mesec z uporabo gumba bt-copy.gifskopirate prejeti račun prejšnega meseca v tekoči mesec ter mu vpišete nove podatke iz glave računa.

 

4.12. Plačevanje prejetih računov

Če za plačevanje računov uporabljamo elektronsko bančništvo, nam lahko evidenca prejetih računov zelo poenostavi naše delo. Z uporabo programa se namreč izognemo podvojenemu vnosu podatkov saj lahko na podlagi vnešenih prejetih računov avtomatsko generiramo elektronske plačilne naloge ter tako plačamo prejete račune. Poglejmo si plačilo prejetega računa na primeru:

  
Predogled računa, ki še ni plačan
  
  Slika 223:  Predogled računa, ki še ni plačan

Ob vnosu zgoraj prikazanega računa [4.2] smo določili, da je potrebno račun plačati na transakcijski račun dobavitelja, za katerega smo tudi vnesli sklicno številko. S pritiskom na gumb Plačilo računa s plačilnim nalogom preko banke se nam prikaže vnosno polje za vnos plačilnega naloga.

  
Vnosna maska za izdelavo plačilnega naloga za plačilo prejetega računa
  
  Slika 224:  Vnosna maska za izdelavo plačilnega naloga za plačilo prejetega računa

S pritiskom na gumb Dodaj plačilni nalog lahko dodamo plačilni nalog v paket plačilnih nalogov za plačilo prejetih računov.

V modulu Banka [6] lahko nato plačilne naloge posredujemo [6.10] v izvedbo naši banki. Več o izvedbi plačilnih nalogov [6.10] bomo našli v navodilih za modul Banka [6].

 

4.13. Masovno knjiženje prikazanih prejetih računov

Rumeni kvadratek nas opozarja, da prejeti račun še ni knjižen, z rdeče obarvanim ozadjem v stolpcu Št. dok. pa program opozarja, da vnos računa še ni končan oz. da ta račun ne more biti poknjižen. Postavke niso vnešene pravilno ali pa manjka konto, zato je treba napako odpraviti.

PO-181.gif

Prejeti račun lahko knjižimo šele takrat, ko je pravilno vnešen in pripravljen za knjiženje.


S klikom na klikprejet11.gif se vrnemo na stran prikaz računa, kjer lahko vidimo, kaj manjka.

  
Program na prikazu prejetega računa opozarja, da manjka številka konta
  
  Slika 225:  Program na prikazu prejetega računa opozarja, da manjka številka konta

Če kliknemo na klikmanjka01.gif, se vrnemo na vnos podatkov za postavko [4.5] na prejetem računu, kjer lahko vstavimo manjkajoče podatke (konto) in odpravimo napako. S klikom na gumb V redu popravek potrdimo in prikaže se nam račun, kjer je popravek že razviden. Da spremembo shranimo, moramo to potrditi s klikom na shrani01.gif.


Ko je prejeti račun pravilno vnešen in kontiran ga lahko poknjižimo v glavno knjigo. Naenkrat lahko knjižimo več prejetih računov. Le-te najprej prikažemo v pregledu prejetih računov nato pa s klikom na gumb Več: v meniju PO-2001.gif izberemo opcijo |Knjiženje prikazanih prejetih računov.

Po zagonu knjiženja nam program prikaže seznam prejetih računov, ki se bodo knjižili.

  
Izbira prejetih računov za knjiženje
  
  Slika 226:  Izbira prejetih računov za knjiženje

S klikom na gumb Knjiženje izbranih računov potrdimo, da želimo knjižiti prejete označene račune. Po kliku na ta gumb se nam prikaže poknjižena delovna temeljnica prejetih računov.

  
Avtomatsko knjiženje prejetih računov na temeljnico
  
  Slika 227:  Avtomatsko knjiženje prejetih računov na temeljnico

S klikom na gumb Shrani shranimo temeljnico v glavno knjigo ter tako poknjižimo prejete račune.

Knjiženje prejetih računov poteka popolnoma avtomatsko. Pri izbiri konta za obveznost do dobavitelja se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja [11.1.3] ter vrsta dobavitelja. Pri izbiri konta za strošek se upošteva vnešeni konto na prejetem računu. Pri izbiri konta za DDV se upošteva nastavitev kontov v nastavitvah avtomatskega knjiženja [11.1.3].

 

4.14. Arhiviranje prejetih računov

Program nam omogoča, da lahko prejete račune arhiviramo v naš elektronski arhiv. Na orodni vrstici vnešenega računa imamo dodaten gumb priponka.gif. S klikom na ta gumb lahko uvozimo slikovno datoteko. Ko kliknemo na ta gumb, se nam odpre naslednja stran:

  
Iskanje slikovne datoteke
  
  Slika 228:  Iskanje slikovne datoteke

S klikom na PO-24.gif lahko med svojimi dokumenti poiščemo iskani račun. Ko izberemo najdeni račun, uvoz datoteke potrdimo s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot nam kaže slika:

  
Prenos datoteke v elektronski arhiv
  
  Slika 229:  Prenos datoteke v elektronski arhiv

Ko smo potrdili uvoz slikovne datoteke, se nam na vnešenem računu prikažejo tudi vsi pripeti dokumenti, kot nam to prikazuje slika:

  
Prikaz vnešenega računa z vsemi pripetimi dokumenti
  
  Slika 230:  Prikaz vnešenega računa z vsemi pripetimi dokumenti

 

4.15. Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko v glavnem meniju Nabava->Prejeti dobropisi se nam odpre stran Prejeti dobropisi-pregled in iskanje:

  
Pregled in iskanje prejetih dobropisov
  
  Slika 231:  Pregled in iskanje prejetih dobropisov

Ko najdemo prejeti dobropis, odpremo predogled le-tega tako, da kliknemo aktivno povezavo v koloni "Zap.št." oz. "Prejet", kot je to prikazano na sliki:klikprejet11.gif

Če želimo dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani. Tako lahko prejete dobropise listamo v okviru omejitev, ki smo jih določili z vpisom iskalnih kriterijev. Iskalni kriteriji so podrobneje obrazloženi na strani pregled in iskanje prejetih računov [4.1]


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju prejetih dobropisov:

EnterIskanje
InsterVnos novega prejetega dobropisa

 

4.16. Vnos prejetih dobropisov

  
Vnosna maska prejeti dobropis
  
  Slika 232:  Vnosna maska prejeti dobropis

Prejete dobropise vnesemo kot navaden prejet račun v evidenco prejetih računov. Dobropis se nanaša na prejeti račun, zato moramo z zneskom prejetega dobropisa zapreti prejeti račun, na katerega se dobropis nanaša (zmanjšate obveznost do dobavitelja).

 

4.17. OCR zajem podatkov iz prejetih računov

Program omogoča avtomatski zajem podatkov iz skeniranih prejetih računov oz. drugih dokumentov v obliki PDF ali JPEG. Dokumenti v formatu PDF oz. JPEG so lahko bodisi zajeti s pomočjo skenerja bodisi so to fotografije narejene z mobilnim telefonom. OCR zajem podatkov poteka v knjigi prejete pošte pri čemer se iz slikovnega dokumenta izločijo podatki o dobavitelju in zneskih računa ter se nato kot priloga dodajo k obstoječemu vnosu v knjigi prejete pošte.

  
Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte
  
  Slika 233:  Shema pretoka podatkov v knjigi prejete pošte

Obdelava OCR poteka v ozadju. Medtem, ko je zapis v obdelavi ga ni možno likvidirati.

4.17.1 Nastavitve knjige prejete pošte za OCR

  
Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo
  
  Slika 234:  Nastavitve knjige prejete pošte za OCR obdelavo

Razlaga nastavitev knjige prejete pošte za OCR:

Optično branje skeniranih dokumentov 

Možne izbire:

  • onemogočeno - OCR zajem podatkov se nikoli ne izvaja
  • OCR po predložitvi v obdelavo - OCR zajem se izvaja, ko ga izrecno zahtevamo
  • avtomatski OCR ob prejemu dokument - OCR se avtomatično izvede za vsak prejet račun
Izvajalec OCR zajema podatkov Tukaj lahko izberete svojega najljubšega izvajalca storitve OCR v kolikor niste zadovoljni s privzetim izvajalcem.

4.17.2 Kako predložimo dokument v obdelavo OCR

V kolikor nismo nastavili avtomatske OCR obdelave ob prejemu dokumentov v knjigo prejete pošte moramo dokumente izrecno poslati v OCR. Dokument lahko pošljemo v obdelavo OCR na dva načina:

  1. pri posredovanju dokumenta v knjigo prejete pošte uporabimo oznako +OCR. Primer: če je naslov naše knjige prejete pošte 12345679@e-racuni.com in želimo, da se ob prejemu izvede obdelava OCR, potem dokument pošljemo na e-mail naslov 12345679+OCR@e-racuni.com. To pomeni, da običajnemu naslovu elektronskega predala dodamo niz "+OCR".
  2. če je bil dokument prejet na običajen način, potem ga lahko izrecno posredujemo v OCR s klikom na opcijo |Pošlji v obdelavo OCR. Glej sliko:

    DocumentInboxSendToOCR.gif

4.17.3 Kaj naredimo, če OCR napačno prebere podatke iz računa

Optična razpoznava besedila (OCR) deluje na podlagi računalniških algoritmov, ki temeljijo na strojnem učenju in statistični obdelavi velikih količin podatkov. Pri branju skeniranih dokumentov lahko na določenih vrsta računov pride do napačne interpretacije oz. branja podatkov iz skeniranega dokumenta. V teh primerih svetujemo, da uporabite možnost pošiljanja povratne informacije ter kliknete na povezavo prikazano na sledeči ekranski sliki. Tako boste ponudnika OCR zajema podatkov obvestili, da je potrebno prepoznavo računov izboljšati na konkretnem primeru vašega računa. Za vašo pomočjo bo avtomatska prepoznava podatkov postajala vedno boljša in zanesljiva.

  
Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov
  
  Slika 235:  Javljanje napak v branju skeniranih dokumentov




 

4.18. Priprava oz. registracija računov za ePobot

Program omogoča izdelavo XML datoteke za izvoz podatkov v namen obveznega pobota.

Program za namene ePobota upošteva le račune prejete po 16.3.2011, ko je pričel veljati zakon oz. uredba. Upoštevajo se le računi za domače dobavitelje. Za pravilno registracijo računa je potrebno v podatkih dobavitelja vpisati ustrezno davčno številko.

V meniju |Nabava |Prejeti računi je v iskalnih kriterijih poiskati le račune, ki so primerni za izvoz v namen pobota. Prikazati moramo odprte oz. neplačane prejete račune in sicer po zapadlosti do najkasneje zadnjega dne pred zaključkom kroga pobota. Na ekranu se nam prikažejo le računi, ki ustrezajo zgoraj opisanim kriterijem, kot je to prikazano na spodnji sliki:

  
Seznam odprtih in zapadlih računov
  
  Slika 236:  Seznam odprtih in zapadlih računov

Nad seznamom nato kliknemo na meni z dodatnimi možnostmi in izberemo obdelavo za registracijo računov v ePobot, kot to prikazuje spodnja slika:

  
Izbira obdelave za registracijo dokumentov za ePobot
  
  Slika 237:  Izbira obdelave za registracijo dokumentov za ePobot

Po izbiri moram izbrati ustrezni krog za katerega pripravljamo podatke:

  
Izbira kroga za ePobot
  
  Slika 238:  Izbira kroga za ePobot

Po izbranem krogu nam program prikaže le dokumente, ki ustrezajo predhodno izbranim kriterijem:

  
Izbira dokumentov za ePobot
  
  Slika 239:  Izbira dokumentov za ePobot

Na seznamu nato odkljukamo katere račune bomo izvozili v ePobot (glej sliko zgoraj) in kliknemo na gumb Zaženi. Po končani obdelavi (počakamo, da program zaključi obdelavo) pa lahko v meniju |Nabava |Poročila poženete izdelavo datoteke XML za ePobot [4.18.3], jo shranite na računalnik in nato uvozite v ePobot na AJPESovi spletni strani.

Na vsakem prejetem računu, ki je že bil zajet v katerem koli pobotu se zabeleži tudi krog pobota in tip obveznosti. Na ta način se prepreči, da bi en račun bil avtomatsko zajet tudi v naslednjem pobotu. Seveda pa lahko po želji to referenco pobrišete in s tem omogočite ponovno registracijo dokumenta v ePobot [4.18.2].

 

4.18.1. Pregled in iskanje že zajetih računov v ePobot

Da slučajno ne bi podjetje računov pomotoma večkrat poslalo v pobot se na vsakem računu to posebej zabeleži (krog pobota in tip obveznosti). V kolikor nas zanima kateri računi so že bili zajeti v pobot si lahko le te prikažemo na ekran tako, da na pregldu računov izberemo ustrezni krog pobota:

  
iskanje računov že zajetih v pobotu
  
  Slika 240:  iskanje računov že zajetih v pobotu

 

4.18.2. Registracija posameznega racuna za ePobot

Program omogoča tudi registracijo posameznega računa za ePobot.

To lahko naredimo tako, da na samem računu izberemo ustrezni krog, tip obveznosti in upoštevanje le prejetih računov, ki niso v celoti zaprti.

Prikaz na spodnjih slikah:

  
Izbira kroga za ePobot na samem računu
  
  Slika 241:  Izbira kroga za ePobot na samem računu

  
Izbira tipa obveznosti na samem računu
  
  Slika 242:  Izbira tipa obveznosti na samem računu

Tako, kot smo krog pobota in tip obveznosti dodali ju lahko tudi pobrišemo s klikom na brisiKrogInTipObveznosti.gif]

 

4.18.3. Priprava XML datoteke za ePobot

Po opravljeni registraciji dokumentov za ePobot lahko v meniju |Poročanje |Vsa poročila |Računovodstvo |Poročanje za državne inštitucije |Izpis podatkov v XML datoteko za ePobot poženemo obdelavo, ki nam bo pripravila XML datoteko za uvoz dokumentov v ePobot, kar lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Izdelava datoteke XML za ePobot
  
  Slika 243:  Izdelava datoteke XML za ePobot

Program nam izdela datoteko XML, ki jo lahko odpremo in shranimo na poljuben medij.

  
Izdelava datoteke XML za ePobot
  
  Slika 244:  Izdelava datoteke XML za ePobot

 

5. Potni nalogi

Modul Potni nalogi nudi naslednjo funkcionalnost:

Modul potni nalogi je popolnoma integriran z drugimi moduli programa ter tako omogoča tudi avtomatsko knjiženje obračunov potnih stroškov, kakor tudi izplačilo potnih stroškov preko banke ali blagajne.

  
Povezave z drugimi moduli programa
  
  Slika 245:  Povezave z drugimi moduli programa

 

5.1. Avtomatsko zapiranje potnih nalogov

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov imamo na voljo dve možnosti:

  1. avtomatsko zapiranje potnih nalogov vsak dan
  2. zapiranje potnih nalogov z našim zagonom

Za avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo pri podatkih o podjetju označiti polje za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov. To pomeni, da se bo zapiranje potnih nalogov izvedlo vsak dan.

  
Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje
  
  Slika 246:  Spremenljivke, ki jih nastavimo za avtomatsko zapiranje potnih nalogov pri podatkih za podjetje

Če pa izberemo drugo možnost in polja za avtomatsko zapiranje nepredloženih potnih nalogov ne označimo potem imamo v meniju |Poročanje |Vse obdelave |Potni nalogi in obračun potnih stroškov |Avtomatsko zapiranje odprtih potnih nalogov po predpisanem roku za predložitev obračuna potnih stroškov. Ko kliknemo na avtomatsko zapiranje potnih nalogov moramo še nastaviti spremenljivki (Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov in Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n). Po zagonu avt. zapiranja potnih nalogov se nam generira Html poročilo v kateri se nahajajo podatki o poslanih obvestilih in zaprtjih potnih nalogov.

  
Obdelava poročila
  
  Slika 247:  Obdelava poročila

 

5.2. Preden pričnete pisati potne naloge

Ob registraciji oziroma pred prvo uporabo se, v okviru programa, pojavijo navodila, ki vas vodijo skozi potrebne nastavitve [5.2.1] e-obračuna potnih nalogov.

Ko nastavite vse naštete podatke o vašem podjetju, je pred prvo uporabo potrebno vnesti še podatke o zaposlenih [9] in vozilih [5.10]. Ti podatki se kasneje samodejno vpisujejo v potni nalog. S tem odpade zamudno vnašanje podatkov o podjetju in osebi, ki se odpravlja na službeno pot oziroma imena in registracije vozila, kar pomeni manj porabljenega časa, manj možnosti za napake in manj bolečin v roki, ko vpisujete daljšo serijo nalogov.

Z dodeljevanjem različnih uporabniških dostopov [5.2.2] do modula Potni nalogi  lahko ločite vnos podatkov za izpis potnega naloga, od samega obračuna in povračila stroškov; tako npr. dodelite vsem zaposlenim uporabniški dostop, ki omogoča samo vnos podatkov za izpis potnega naloga. Po vrnitvi s poti potni nalog prevzame oseba odgovorna za obračun in povračila potnih stroškov, spet pa lahko druga oseba odobri izplačilo denarja. Se pravi, da zaposleni aktivno uporabljajo program.

POZOR! Če podatek ni vnešen oziroma ni vnešen kot je to zakonsko določeno, vas program ne spusti dalje in takšnega vnosa tudi ne morete potrditi oziroma vas na to opozarja z zvezdico oziroma s sporočilom ob podatku. S tem so v programu onomogočene formalne in tudi vsebinske napake ob izpolnjevanju potnih nalogov.

Primer opozorilnega napisa:

  
Datum izdaje je starejši od datuma odhoda
  
  Slika 248:  Datum izdaje je starejši od datuma odhoda

Primer ob vnosu podatkov:

  
Obvezen podatek ni vnešen
  
  Slika 249:  Obvezen podatek ni vnešen

Kako vpisujemo podatke in na kaj je treba paziti, da bodo davčni inšpektorji zadovoljni, je opisano v naslednjih poglavjih.

 

5.2.1. Osnovne nastavitve pred prvo uporabo

Vse nastavitve določimo v programu samem tako, da kliknemo na zavihek |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Potni nalogi in obračun potnih stroškov.

  
Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov
  
  Slika 250:  Nastavitve, ki se nanašajo na obračunavanje potnih nalogov

Devizne dnevnice se obračunajo po tečaju na danPo kliku na dropDown.gif izberemo na kateri dan se vzame devizni tečaj pri tolarskem obračunu deviznih dnevnic. Privzeta nastavitev je, da se devizne dnevnice obračunajo v tolarje po tečaju veljavnem na dan obračuna potnih stroškov.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba [5.11], ki natančno predpisuje po katerem tečaju se obračunajo dnevnice in po katerem drugi potni stroški

Povračilo dnevnic Program e-obračuni lahko uporabljamo za obračun dnevnic tako za gospodarstvo, kot tudi za negospodarstvo. Glede na vnešen čas odsotnosti program avtomatsko izračuna število dnevnic. Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic. Zato tukaj izberite ali želite, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: Za vsak dan službene poti se posebej izračuna število dnevnic. Skupno število dnevnic je seštevek dnevnic za vsak dan posebej. Za celoten čas službenega potovanja se izračuna število 24-urnih intervalov za katere se obračuna polna dnevnica. Za preostanek ur se obračuna dnevnica v skladu z uredbo.

Od 3.7.2004 velja za službena potovanja v tujino nova uredba [5.11], ki predpisuje metodo za izračun števila dnevnic zato program za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 vedno uporablja metodo 24-urnega izračuna števila dnevnic ne glede na to nastavitev.

Delovni čas od/do V skladu z uredbo se zmanjšana dnevnica izplača le v primeru, ko se službeno potovanje prične vsaj dve uri pred pričetkom delovnega časa ali vsaj dve uri po koncu delovnega časa. Na tem mestu lahko vpišete delovni čas vašega podjetja.
Zaokroževanje obračuna pot. str.:V kolikor potne stroške izplačujete preko blagajne, je zaradi gotovinskega izplačila potrebno obračun zaokrožiti. Izberite željeno varianto zaokroževanja obračuna potnih stroškov. Znesek stotinske izravnave pri obračunu se bo tako knjižil med izredne prihodke oz. odhodke.
Rok za predložitev obračuna odprtih potnih nalogov Število dni po predvidenim povratkom s službene poti
Št. dni od opozorila do avtomatskega zapiranja p.n.Kolikšen čas program upošteva, da avtomatsko zapre potni nalog.
Obvezen vnos str. mesta na potnem naloguLahko izberemo in se zahteva vnos stroškovnega mesta (v kolikor jih uporabljamo) ali pustimo prazno in program ustvari potni nalog tudi brez tega vnosa.

 

5.2.2. Uporabniški dostop za potne naloge

Uporabniški dostop uporabnikom informacijskega sistema "e-računi" dodeljujemo v modulu |Zaposleni |Vnos novega, kjer določimo tudi pravice za uporabo [9.6] modula "Potni nalogi".

  
Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic
  
  Slika 251:  Večnivojsko dodeljevanje uporabniških pravic

Uporabniške pravice dodeljujete glede na odgovornosti, ki jih ima zaposleni:

 

5.2.3. Nastavitve internetnega brskalnika

e-obračuni nudijo več možnosti tiskanja dokumentov. Za tiskanje dokumentov direktno iz brskalnika Internet Explorer priporočamo, da si v meniju |File |Page Setup (|Datoteka |Nastavitve strani v slovenski verziji) nastavite tiskanje brez izpisa glave in noge strani.

Z nastavitvami, kot so prikazane v poglavju Tiskanje dokumentov HTML iz brskalnika [1.5], boste zagotovili lepši in pravilen izpis dokumentov.

 

5.2.4. Vnos podatkov pred prvo uporabo

Preden začnemo s prvim vnosom podatkov v obrazec za prvo stran potnega naloga, moramo vnesti podatke, ki se navezujejo na modul Zaposleni  in |Potni nalogi |Vozila, saj se ti podatki samodejno vpisujejo v potni nalog.

 

5.2.5. Sistem številčenja potnih nalogov

Potni nalogi se lahko številčijo ročno z vsakokratnim vpisom številke potnega naloga [5.4], lahko pa se številčijo tudi avtomatsko.

Avtomatsko številčenje nastavimo v osnovnih nastavitvah [5.2.1]. Izberemo lahko številčenje po stroškovnih mestih ali pa številčenje po enotnem zaporedju.

Pri avtomatskem številčenju program samodejno ugotovi sistem številčenja in nato vodi številke od zadnjega vnosa potnega naloga naprej.

Primer za enotno številčenje:

  1. Vnesemo prvi potni nalog [5.4] s številko 25/2004
  2. Ob vnosu naslednjega potnega naloga nam program sam ponudi številko 26/2004 saj je bila zadnja izdana številka 25.

V prehodu poslovnega leta nam program do 31.3. še vodi in nudi zaporedno številko za prejšnje poslovno leto.

V primeru številčenja po stroškovnih mestih program samodejno ugotavlja sistem številčenja za vsako stroškovno mesto posebej.

 

5.2.6. Šifrant relacij

Svoj šifrant relacij ustvarimo tako, da v meniju izberemo |Relacije |Vnos nove relacije.

  
Vnesemo željeno relacijo
  
  Slika 252:  Vnesemo željeno relacijo

Opis relacije: Opišemo relacijo, ponavadi se napiše začetek in konec poti
Razdalja (km): Vnesemo razdaljo za določeno relacijo
Status: V kombiniranem polju določimo status, ki je lahko: aktiven ali neaktiven.
Privatna relacija: Če s klikom v potrditveno polje    relacijo označimo, kot privatno, jo bo program ponudil samo takrat, ko smo prijavljeni v program. Relacije, ki niso privatne pa program ponudi tudi drugim uporabnikom v podjetju. Uporabniki, ki nimajo privilegija dostopa [5.2.2] do potnih nalogov vseh zaposlenih lahko vnašajo samo privatne relacije.

 

5.2.7. Nastavitev logotipa za izpis potnih nalogov

V programu lahko določimo, da se na prvi strani na potnem nalogu avtomatsko izpiše logotip našega podjetja. Za izpis logotipa potrebujemo datoteko z logotipom v formatu GIF ali JPG. Logotip je lahko poljubnih dimenzij saj ga bo program avtomatsko normiral na širino in dolžino, ki je na razpolago pri izpisu. Priporočamo pa, da datoteka z logotipom ni prevelika saj lahko to povzroči počasnejše tiskanje potnih nalogov.

Pred uvozom logotipa v program lahko najlažje zmanjšate velikost datoteke tako, da logotip spremenite iz barvnega v črnobelega ali pa reducirate število barv v logotipu. Pri tem si lahko pomagate tudi z zastonj programi, kot je npr. IrfanView [http://www.irfanview.com].

Določeni programi shranjujejo datoteke JPEG v formatu, ki ga program ne razume. Če vašega logotipa oz. datoteke JPEG ne morete naložiti v program, vam svetujemo, da datoteko najprej konvertirate v obliko GIF z uporabo programa IrfanView [http://www.irfanview.com].

5.2.7.1 Uvoz logotipa

Logotip uvozimo kot kaže slika.

  
Obrazec za določitev logotipa.
  
  Slika 253:  Obrazec za določitev logotipa.

Datoteko prenesemo v program tako, da kliknemo gumb Browse/Prebrskaj. Nakar poiščemo datoteko z logotipom in kliknemo gumb Open/Odpri.

  
Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.
  
  Slika 254:  Okno operacijskega sistema Windows, kjer poiščemo datoteko z logotipom.

Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko, kot kaže slika.

  
Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.
  
  Slika 255:  Po izbiri datoteke lahko le-to uvozimo v program.

 

5.3. Pregled in iskanje potnih nalogov

Stran "Potni nalogi-pregled in iskanje" odprete tako, da kliknete na zavihek PNzavihek.gif.

  
Stran za pregled in iskanje potnih nalogov
  
  Slika 256:  Stran za pregled in iskanje potnih nalogov

5.3.1 Kaj pomenijo posamezne možnosti v meniju?

  1. PNvsiPotNal.gif - Izberete takrat, ko želite seznam vseh najdenih potnih nalogov na eni strani.
  2. PNseznamVsehExc.gif - Izberete takrat, ko želite izpis potnih nalogov odpreti v Microsoftovem Excelu (oziroma Open Office preglednici), kjer lahko podatke še dodatno obdelujete oziroma dodate kot priponko po elektronski pošti.
  3. PNknjizIzbranih.gif - Izberete potem, ko ste s kriteriji iskanja [5.3.2] že omejili izpis potnih nalogov, ki jih želite knjižiti.
  4. PNmasovniIzpis.gif - Izberete takrat, ko želite natisniti več potnih nalogov naenkrat. Po kliku na to opcijo sem vam bodo v novem oknu odprli vsi prikazani potni nalogi vključno z obračuni pripravljeni za tiskanje. To opcijo uporabljamo npr. takrat, ko preštevilčimo potne naloge [11.12.4] in jih je potrebno ponovno natisniti.
  5. PNmasIzpWord.gif - Enako, kot prejšno opcijo, to opcijo izberemo takrat, ko masovno tiskamo vse prikazane potne naloge z uporabo urejevalnika MS Word.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju potnih nalogov:

EnterIskanje
InsterVnos novega potnega naloga

 

5.3.2. Kriteriji iskanja

Če želite dodatno omejiti izpis, so na voljo možnosti v zgornjem delu spletne strani, ki vsebuje masko za vnos iskalnih kriterijev. Tako lahko potne naloge listate v okviru omejitev, ki ste jih določili z vpisom iskalnih kriterijev.

  
Kriteriji iskanja potnih nalogov.
  
  Slika 257:  Kriteriji iskanja potnih nalogov.

Št. naloga V primeru, ko poznate točno številko potnega naloga, jo vpišete v vnosno polje.
Išči poIskanje lahko omejite glede na datume, ki nastopajo v posameznem potnem nalogu. Privzeta izbira je datum prva stran, s klikom na gumb dropDown.gif oziroma, če kliknete v samo polje, zlistate dane možnosti.
  
Izbrano možnost potrdite s klikom.
  
  Slika 258:  Izbrano možnost potrdite s klikom.
od dne, do dnePotem, ko ste določili kriterij iskanja v zgornjem kombiniranem polju, mu je potrebno še dodati časovno obdobje za katerega želimo pregled potnih nalogov. S klikom na gumbcalendar.gif, aktivirate priročni koledarček v katerem izberete željeni datum. Datume lahko tudi vpišete, če se vam to zdi bolj ugodno od izbiranja datumov s priročnega koledarčka. PNzvito1.gif Izberite bližnjico in vpišite samo dan ter pritisnete tipko Enter. Če vpišete število npr. 9, bo program to razumel kot 9-ti v tekočem mesecu in letu.
  
Datum potrdite tako, da kliknete nanj.
  
  Slika 259:  Datum potrdite tako, da kliknete nanj.
StatusPotne naloge lahko poiščete tudi po statusu oziroma glede na to v kateri fazi se nahaja potni nalog od takrat, ko ste ga odprli, pa vse do končne knjižbe obračuna oziroma izplačila potnega naloga. S klikom na gumb dropDown.gif oziroma, če kliknete v vnosno polje zlistate statuse. Status potnega naloga izberete tako, da kliknete nanj, kot je to prikazano na spodnji sliki.

  
Pregled potnih nalogov glede na status PN
  
  Slika 260:  Pregled potnih nalogov glede na status PN

Kaj pomenijo posamezni statusi potnega naloga?

  1. odprt  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga, lahko tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu, vendar še ni bil predložen v obračun oziroma obračunan. Vsi potni nalogi, ki imajo tak status, so označeni z lučko PNlucka.gif.
  2. predložen v obračun  Je tisti potni nalog, ki vsebuje podatke za prvo stran potnega naloga in tudi podatke za vračilo stroškov zaposlenemu in je predložen v obračun. Tak status imajo lahko samo potni nalogi zaposlenih, katerim ste v modulu |Zaposleni |Uporabniški dostop dodelili le možnost, kot je vidna na sliki PNupoDostop.gif.
  3. obračunan  Je vsak potni nalog, ki je bil že obračunan, se pravi, da to zajema tudi tiste potne naloge, ki so bili bodisi izplačani, bodisi knjiženi.
  4. pripravljen za knjiženje  Je tisti obračunan potni nalog, ki še ni bil knjižen, seveda je pa lahko tudi ta že izplačan.
  5. knjižen  Je vsak potni nalog, ki je že bil knjižen.
  6. pripravljen za izplačilo  Je tisti obračunan potni nalog, ki lahko da je bil že tudi knjižen, vendar še ni bil izplačan.
  7. izplačan  Je vsak potni nalog, ki je že bil izplačan.
  8. storniran  Je tisti potni nalog, ki je že bil izstavljen (natisnjena prva stran, podpisana in žigosana), vendar ni bil uporabljen (npr. zaradi bolezni zaposleni ni mogel na službeno pot).
  9. obračunan - SIT  Je vsak potni nalog, ki je obračunan v domači valuti (SIT).
  10. obračunan - devizni obračun  Je vsak potni nalog, ki je bil obračunan v tuji valuti. POZOR! Če ste potovali v tujino izberete ob obračunu potnega naloga [5.7] v kateri valuti želite obračunati potne stroške, kot je to vidno na sliki: PNdevObracun.gif.
Vozilo Potne naloge lahko razvrstite tudi po vozilu [5.10.1], ki je bilo uporabljeno na službeni poti. Vozilo izberemo iz seznama, ki ga aktivirate, tako da kliknete v kombinirano polje, kot je to vidno na sliki. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo. PNkrIskVozilo.gif
Zaposleni S seznama potnih nalogov lahko določite potne naloge po zaposlenih [9.3], za katere ste izstavili potni nalog, kot kaže spodnja slika. Zaposlenega določite tako, da kliknete v kombinirano polje in pritisnete na tipko s prvo črko priimka, nato ga poiščete v seznamu. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.

PNkrIskZaposleni.gif

Stroškovno mesto Ko zaposleni nastopajo na večih stroškovnih mestih, ali pa službeno vozilo uporablja več zaposlenih in je vozilo vodeno kot stroškovno mesto, je smiselni pregled potnih nalogov po stroškovnem mestu [11.1.4]. Stroškovno mesto določite tako, da kliknete v kombinirano polje in ga izberete s seznama. Izbiro potrdite tako, da kliknete nanjo.
išči po arhivuČe označite to možnost, bo program iskal potne naloge tudi med arhiviranimi potnimi nalogi. Ko je ta možnost izključena išče podatke samo med potnimi nalogi, ki niso arhivirani.

Ko omejite kriterije iskanja, kliknite na gumb Iskanje.

 

5.4. Novi potni nalog

Podatke o predvideni službeni poti bi naj vnašali že pred odhodom na pot; izpolniti in natisniti je treba prvo stran potnega naloga. Ko je potni nalog natisnjen, ga podpiše direktor ali pooblaščena oseba, nakar ga žigosanega in podpisanega prejme zaposleni. Potni nalog pa lahko izpolnite tudi po vrnitvi s službene poti, vendar po zakonu, mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

S klikom na gumb Odpiranje novega potnega naloga, ki ga najdete na strani |Potni nalogi |Pregled in iskanje, odprete novi potni nalog oziroma vnosno masko za prvo stran potnega naloga. Podatke, ki so označeni z zvezdico star1.gif, je treba obvezno vpisati.

Številka naloga Program vam avtomatsko predlaga naslednjo številko potnega naloga, ki pa jo lahko po potrebi spremenite, na primer: če že obstajajo potni nalogi, ki pa niso vnešeni v program oziroma, če začnete uporabljati program za obračun potnih nalogov sredi koledarskega leta.
Datum Vnesite datum izdaje potnega naloga, tako da ga izberete v koledarčku, ki vam ga program ponudi, ko kliknete na gumb calendar.gif. Datum lahko tudi vpišete [1.3] v skrajšani obliki ali celoten datum.
Zaposleni V tem kombiniranem polju [1.3] določite ime in priimek zaposlenega, za katerega se izdaja potni nalog. Ostali podatki (delovno mesto in prebivališče), ki se v potnem nalogu nanašajo na zaposlenega, se kasneje samodeno vpisujejo iz modula za urejanje kadrovske evidence [9]. POZOR! Za uporabnike, ki lahko vnašajo in preglejujejo samo svoje potne naloge, je ta izbira onemogočena.
Potovanje v/na V vnosno polje vpišete predvideno relacijo oziroma kraj kamor se potuje. SVETUJEMO: Vpišite točno relacijo poti, na primer za relacijo Koper-maribor, s postankom pri stranki v Ljubljani, je potrebno na potni nalog napisati relacijo Koper-Ljubljana-Maribor-Koper.
Naloga V vnosno polje vpišite namen službene poti. Če gre za poslovni obisk, je pomembna tudi navedba poslovnih strank, ki se jih obišče. V primeru, ko je šlo za obisk sejma/izobraževanja, naj se navede kateri sejem/izobraževanje se je obiskalo. Ko gre za predajo materiala/izdelkov/pošiljke, naj se navede, kaj se predalo in komu.
Veza na dokument, odločbo, spis Vpišite oznako ustreznega dokumenta, na katerega se navezuje potni nalog. SVETUJEMO: Potrebno je zagotoviti povezavo med izdanimi potnimi nalogi in spremno dokumentacijo, ki se na zahtevo lahko vsak trenutek predloži davčnemu organu.
Potovanje bo trajalo ... V vnosni polji od dne - do dne  vnesete predviden datum pričetka in konca službenega potovanja. V polje ura  vnesete točen čas pričetka službene poti.
Višina dnevnice V polju najprej določite ali je dnevnica za Slovenijo ali za tujino s tem, da kliknete v izbirni gumb radioButton.gif, nato vnesete višino dnevnice, tako da znesek vpišete v vnosno polje. Program pri obračunu [5.7], glede na trajanje potovanja inglede na veljavne predpise, avtomatsko ugotovi višino dnevnic in izračuna pravilno število dnevnic. PNvnosVisinaZaTujino.gif Za tujino morate še določiti za katero državo gre in v kateri valuti se določi dnevnica, kot kaže slika. To določite tako, da kliknete v izbirni gumb radioButton.gif ob polju dnevnica za tujino , nato pa določite državo in valuto tako, da kliknete na puščico dropDown.gif. Za valuto vam ni potrebno vpisovati višine, ker je že določena, s tem ko izberete valuto. Če gre za potovanje v tujini, vam e-obračuni avtomatsko izvedejo pravilno pretvorbo valut po vsakokrat veljavnem srednjem tečaju Banke-Slovenije.
Odstotek zvišanja V kombiniranem polju določite ustrezen odstotek zvišanja ali znižanja dnevnic za tujino. Podjetje lahko namreč vodstvenim delavcem, ki potujejo v tujino izplačuje 10% oziroma 20% višje dnevnice. Pozor! Ta del uredbe je veljal do 3.7.2004. Zaradi sprememb uredbe od 3.7.2004 zvišanja dnevnic niso več neobdavčena. Prav tako jih lahko zniža, če podjetje delavcem samo zagotovi prehrano na službeni poti.

 

5.4.1. Predogled podatkov za prvo stran

Na strani, ki vsebuje predogled vnešenih podatkov za prvo stran potnega naloga, lahko do sedaj vnešene podatke prekontroliramo in jih spremenimo, če z vnosom nismo zadovoljni.

  
Predogled vnešenih podatkov za potni nalog
  
  Slika 261:  Predogled vnešenih podatkov za potni nalog

Če predhodno vnešenih podatkov ne shranimo, jih bomo izgubili, zato moramo vedno najprej klikniti na gumb PNshrani.gif, kot nam to kaže slika zgoraj.

Podatke, ki smo jih vnesli za posamezen potni nalog, lahko tudi spreminjamo. tako da kliknemo na gumb GumbSpremeni.gif. Odpre se nam obrazec "Popravek potnega naloga", kjer nato v poljih za vnos podatkov spremenimo oziroma popravimo podatke.

PN-PopravekPotniNalog.gif

Kaj pomenijo ostali gumbi v orodni vrstici, pa si lahko podrobneje pogledamo na strani orodna vrstica [1.2].

 

5.4.2. Predujem

V kolikor bo zaposleni prejel predujem, ga pred odhodom na službeno pot vnesemo v potni nalog. Znesek in datum vpišemo v obrazec "Vnos predujma".

Obrazec za vnos predujma aktiviramo tako, da kliknemo na gumb Predujem:

  
Obrazec za vnos predujma
  
  Slika 262:  Obrazec za vnos predujma

Ko smo vnesli podatke, pritisnemo na gumb V redu. Vnos predujma pa potrdimo s klikom na rumeno obravani gumb Shrani.gif.

Izpis in obračun predujma

PN-IzpisPredujma.gif

Spremembe podatkov

V primeru, da je zaposleni že prejel predujem na drugem potnem nalogu, ki še ni obračunan vas bo program na to opozoril.

Seveda moramo potni nalog po kateri koli spremembi ali brisanju predujma še enkrat shraniti in ga ponovno natisniti.

 

5.4.3. Tiskanje potnega naloga

Dokler potni nalog ni shranjen, tiskanje le-tega ni možno. Da je potrebno potni nalog shraniti, nas opozarja rumeno obarvani gumb Shrani.gif, ki utripa dokler dokument ni shranjen. Ko je potni nalog shranjen, lahko natisnemo prvo stran potnega naloga, ki se ožigosana in podpisana izroči zaposlenemu. Podatki za prvo stran potnega naloga so shranjeni, ko se gumb ShraniSivo.gif obarva sivo in postane neaktiven. Takrat se tudi pojavi gumb Tiskanje.gif.

Prvo stran potnega naloga natisnemo tako, da :

1. Kliknemo dropDown.gif, ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je prikazano na sliki:

TiskanjeNaloga.gif

Seznam za tiskanje omogoča dva načina izpisa:

Potni nalog lahko pošljemo tudi po elektronski pošti. To storimo tako, da ga najprej shranimo lokalno na naš računalnik, nato pa ga kot priponko pošljemo po elektronski pošti.

5.4.3.1 Tiskanje potnega naloga v okviru internetnega brskalnika:

1. Najprej v okviru programa kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

PotniNalog.gif

2. S tem ko smo kliknili na povezavo, se bo potni nalog odprl v okviru internetnega brskalnika.

PN-PotniNalogExplorer1.gif

Za tiskanje kliknemo ikono "Print", kot nam kaže slika.

5.4.3.2 Izpis logotipa na prvi strani potnega naloga:

PN-IzpisLogotip.gif

Datoteko lahko tudi prenesemo v program. To storimo tako, da kliknemo na gumb Browse.gif in jo poiščemo, nato pa kliknemo Open.gif. Ko se nam datoteka izpiše v okencu, jo prenesemo v program s klikom na gumb Prenesi datoteko.

5.4.3.3 Potni nalog lahko natisnemo tudi kot Wordov dokument:

1. Najprej kliknemo povezavo, kot je to prikazano na sliki:

TiskWord.gif

2. S tem, ko smo kliknili povezavo, se bo potni nalog odprl v MS Wordu, kjer ga nato lahko natisnemo.

PN-PotniNalogWord.gif

S klikom na ikono "Print", kot je vidno na sliki, lahko potni nalog natisnemo.

V MS Wordu lahko tudi vpišemo oziroma popravimo vse podatke, vendar POZOR-podatki v bazi podatkov s tem niso spremenjeni!

 

5.5. Priprava potnega naloga za obračun

Ob povratku s službene poti, je potrebno vnesti v e-račune potnih nalogov vse podatke za obračun kilometrin, dnevnic in potnih stroškov; v tej fazi se obračuna tudi predujem, ki je bil dan zaposlenemu pred odhodom na službeno pot.To storimo tako, da odpremo potni nalog, na podlagi katerega je zaposleni odšel na službeno pot. Poiščemo ga v seznamu potnih nalogov, na strani "Potni nalogi-pregled in iskanje" [5.3]. Ko odpremo stran za predogled podatkov na potnem nalogu, se prikažejo že vnešeni podatki za prvo stran potnega naloga. Pod prikazom podatkov so gumbi, ki omogočajo pripravo potnega naloga za obračun in kasneje povračilo stroškov zaposlenemu ter knjiženje potnega naloga.

5.6. Vnos podatkov za obračun potnih stroškov

Za vnos teh podatkov je treba pritisniti na ustrezen istoimenski gumb, nakar se odpre obrazec za vnos podatkov.

  
Za vsakim vnosom pritisnemo gumb PNshrani.gif.

 

5.6.1. Vnos dnevnic

Dnevnice vnašamo tako, da kliknemo gumb Dnevnice, nakar vnesemo podatke v obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos dnevnic
  
  Slika 264:  Obrazec za vnos dnevnic

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

DržavaS klikom na dropDown.gif izberemo državo, v katero bo zaposleni potoval. Glede na to, katero državo bomo izbrali in glede na veljavne predpise za izbrano državo, nam bo program avtomatsko ugotovil višino dnevnic. Privzeta izbira je vedno država, ki smo jo določili na prvi strani potnega naloge. V primeru potovanja skozi več držav lahko z večkratnim vnosom vnesemo dnevnice za vsako posamezno državo.
Datum odhoda/obVnesemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum vrnitve/obVnesemo datum in uro vrnitve s službene poti. Program nam glede na čas, ki ga je zaposleni prebil na službeni poti, sam določi, ali je dnevnica zmanjšana ali polovična oziroma nam za izbrano državo avtomatsko izračuna pravilno število dnevnic.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba za povračilo dnevnic v Sloveniji, ki določa, da se dnevnica zmanjša za 10% v primeru, ko je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Vnosna maska za dnevnice v Sloveniji se prilagodi ustrezno z uredbo, ki velja za določen potni nalog.

5.6.1.1 Posebnosti pri vnosu dnevnic za tujino

Pri izračunu dnevnic za tujino program v skladu z uredbo upošteva ali ima zaposleni na službeni poti zagotovljeno brezplačno prehrano. Ob vnosu dnevnic nam tako program ponudi dodatna vnosna polja:

  
Obrazec za vnos dnevnic za tujino.
  
  Slika 265:  Obrazec za vnos dnevnic za tujino.

S klikom na    lahko označimo brezplačne obroke med službeno potjo.

Pogosto se dogaja, da zaposleni potuje več dni in nima vsak dan zagotovljenih enakih brezplačnih obrokov. V tem primeru moramo za vsak dan posebej klikniti gumb Dnevnice in posebej določiti brezplačne obroke za vsak posamezen dan med službenim potovanjem.

Od dne 1.1.2005 velja nova uredba, ki določa, da se dnevnica zmanjša samo v primeru, če je zagotovljeno prenočišče z zajtrkom.

Odločitev ali boste odkljukali vnosna polja za kosilo in večerjo ter s tem izplačali zmanjšano dnevnico je prepuščena uporabniku.


Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdete višine dnevnic za skoraj vse države na svetu, ki so razporejene glede na trajanje potovanja. Do razpredelnice pridete preko vstopne strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com], tako da kliknete povezavo, ko te je prikazano na sliki:

VstopDnevnice.gif

 

5.6.2. Načini obračunavanja dnevnic

Vsako podjetje ima v okviru zakonskih določil svoj pristop do obračunavanja in izplačevanja dnevnic, zato je možno v okviru programa e- obračuni [http://www.e-obracuni.com] potnih nalogov nastaviti vse parametre, ki določajo obračun in končno izplačilo dnevnic zaposlenemu.

5.6.2.1 Višina dnevnice ter zvišanja dnevnic v odstotkih

V obrazcu "Odpiranje novega potnega naloga" ima podjetje možnost samo določiti višino dnevnice za Slovenijo oziroma ostale države, ko gre za dnevnice za tujino. Za vsak potni nalog lahko prav tako določimo odstotek zvišanja oziroma znižanja  dnevnic za službeno potovanje (npr. za vodstvene delavce).

PN-DolocitevDnevnice.gif

Za podrobnejši opis vnosa podatkov lahko pogledamo na strani Novi potni nalog [5.4].


Če je zaposleni vodstveni delavec oziroma član uprave, mora to biti v modulu |Zaposleni |Podatki o zaposlitvi tudi ustrezno označeno, kot kaže slika:

PN-NazivZaposlenega.gif

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 so ukinjena zvišanja dnevnic za vodstvene delavce.

5.6.2.2 Potnih nalog z znižanimi dnevnicami ali brez izplačila dnevnic

Če se za službeno potovanje izplačilo dnevnic ne odobri , to označimo s klikom v potrditveno polje, kot kaže slika:

PN-NiIzplacilaDnevnic

Ko gre za potovanje v tujino, to označimo s klikom v izbirni gumb ob polju dnevnica za tujino . Če je na službeni poti zagotovljena brezplačna prehrana, lahko to označimo tudi v polju Odstotek zvišanja oz. znižanja dnevnic .

PN-BrezplacnaHrana.gif

V primeru, ko gre za znižanje dnevnic zaradi zagotovljene brezplačne prehrane in se odstotek znižanja razlikuje po dnevih, lahko število obrokov določimo za vsak dan posebej s kliki na ustrezna polja v obrazcu Vnos podatkov za obračun dnevnic [5.6.1], ki se odpre, ko vnašamo dnevnice za tujino.

  
Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic
  
  Slika 266:  Možnost izbire zagotovljenih brezplačnih obrokov pri vnosu podatkov z izračun dnevnic

5.6.2.3 Postopek za izračun števila dnevnic

Program avtomatsko izračuna število dnevnic glede na vnešen čas odsotnosti.Za službena potovanja, ki trajajo več dni, se v Sloveniji uporabljata dve različni metodi za izračun števila dnevnic.

V obrazcu "Sprememba podatkov o vašem podjetju" v modulu |Moj profil ima podjetje možnost samo določiti ali želi, da se dnevnice obračunavajo za gospodarstvo oziroma za negospodarstvo in v okviru tega: ali želi obračun dnevnic po dnevih ali v 24-urnih intervalih.

  

Primer izračuna števila dnevnic za oba načina obračunavanja:

Potovanje se začne v ponedeljek ob 9.00 in traja do srede, ko se konča ob 14.00.

Z novo uredbo o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino, ki velja od 3.7.2004 je predpisan postopek za izračun števila dnevnic zato se ta izbira pri potnih nalogih za službena potovanja v tujino po 3.7.2004 ignorira

 

5.6.3. Vnos drugih stroškov

Stroške s službene poti vnašamo tako, da kliknemo gumb Drugi stroški, nakar vnesemo podatke v istoimenski obrazec, kot kaže slika:

  
Obrazec za vnos drugih stroškov
  
  Slika 268:  Obrazec za vnos drugih stroškov

5.6.4. Vnos podatkov:

Datum računa Vnesemo datum potnega stroška oziroma prejetega računa, ki dokazuje nastale stroške. Program nam bo avtomatsko predlagal začetni datum službene poti.
Znesek Vpišemo znesek iz računa, ki ga uveljavljamo za potne stroške. Če gre za potne stroške nastale v tujini, lako v sosednjem kombiniranem polju PNvaluta.gif izberemo valuto, s katero smo poravnali račun.

Zneske lahko vnašamo tudi v obliki seštevanja ali odštevanja, kot kaže slika. PNsestevanje.gif

Način plačila Izberemo način plačila. POZOR! Če je zaposleni potne stroške med službeno potjo že poravnal s službeno kreditno kartico, se mu ti stroški ne bodo izplačali
PNnacinPlacila.gif
Št. računa oz. veznega dokumenta Vnesemo številko računa oz. veznega dokumenta.
Opis Opišemo za kakšne potne stroške gre.

 

5.6.5. Vnos kilometrine

S klikom na Kilometrina se nam odpre obrazec, kamor lahko vnesemo podatke:

  
Obrazec za vnos kilometrine
  
  Slika 269:  Obrazec za vnos kilometrine

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo relacijo, kamor zaposleni potuje. Če smo predhodno vnesli relacije v šifrant relacij [5.2.6], lahko relacijo izberemo s klikom na dropDown.gif, po izbiri nam program avtomatično ponudi število prevoženih kilometrov za izbrano relacijo.
StrankaVpišemo k kateri stranki potujemo...
Številka delovnega nalogaVpišemo št. delovnega naloga, v kolikor ga imamo.
Datum odhoda/obIzberemo datum in uro odhoda na službeno pot. Vnos podatka ni obvezen.
Datum prihoda/obIzberemo datum in uro vrnitve s službene poti. Vnos podatka ni obvezen.
Razdalja(kmV polje vnesemo prevožene kilometre. Lahko jih vnašamo tudi kot seštevanje ali odštevanje, saj program prepozna ti dve aritmetični operaciji in sešteje zneske.
Vrsta kilometrineIzberemo vrsto kilometrine iz padajočega menija
  

V prazno polje lahko vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Program e-obračuni vsebuje tudi razpredelnico, kjer najdemo zneske za kilometrino po Sloveniji ter tujini in zneske za prevoz na delo od začetka leta 2001 dalje. Razpredelnico najdemo na vstopni strani e-obračuni [http://www.e-obracuni.com].

KilometrineSlo.gif

Opomba: pri izračunu kilometrine se upošteva vrednost kilometrine veljavna na datum, ki se pri vnosu posamezne poti vnese kot datum povratka s poti.

 

5.6.6. Vpis poti v knjigo voženj

V primeru, da zaposleni na službeno potovanje potuje s službenim vozilom in ne z lastnim, ne izplačamo kilometrine pač pa vpišemo potovanje v knjigo voženj.

Ko vnašamo novi potni nalog, določimo, da bo zaposleni potoval s službenim vozilom, kot nam to kaže slika:

  

Nato pa na potnem nalogu kliknemo gumb Vpis poti v knjigo voženj in odpre se nam naslednji obrazec:

  
Obrazec za vpis poti v knjigo voženj
  
  Slika 272:  Obrazec za vpis poti v knjigo voženj

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

RelacijaPrivzeta izbira je relacija, ki smo jo vpisali v potni nalog, s klikom na dropDown.gif pa lahko izbiramo med relacijami, ki smo jih v preteklosti prevozili s tem službenim vozilom in med drugimi relacijami iz šifranta relacij.
Datum odhoda/obVpišemo datum in uro odhoda na službeno pot.
Datum prihoda/obVpišemo datum in uro vrnitve s službene poti.
Razdalja(km)Vpišemo prevoženo razdaljo v km.
Začetno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca pred odhodom na pot. Program nam avtomatsko posreduje podatke, kakšno je bilo končno stanje števca pri zadnji vpisani vožnji.
Končno stanje števca(km)Vpišemo stanje števca po vrnitvi s poti.

Pri vnosu stanja števca kilometrov in prevožene razdalje zadostuje, da vnesemo samo delne podatke, na primer:

  • Vnesemo samo razdaljo. Program bo začetno in končno stanje števca izračunal avtomatsko tako, da bo glede na druge vnešene vožnje ugotovil začetno stanje števca ter nato izračunal končno stanje števca.
  • Vnesemo bodisi začetno stanje števca bodisi končno stanje števca. Program bo glede na prevoženo razdaljo sam izračunal manjkajoči podatek.
  • Vnesemo začetno in končno stanje števca. Program bo sam izračunal število prevoženih kilometrov.

V prazno polje lahko tudi vpišemo ali dopolnimo besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov ter se izpiše na obračunu potnih stroškov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu.

 

5.6.7. Uvoz plačil cestnine s kartico ABC

Na portalu družbe DARS d.d. na naslovu http://www.dars.si lahko lastniki kartic ABC za avtomatsko brezgotovinsko plačevanje cestnine, pridobijo vstopno geslo za vpogled v plačevanje cestnine in stanje dobroimetja.

V modulu potni nalogi obstaja možnost, da se podatki o plačilih cestnine s kartico ABC avtomatsko uvozijo v obračun potnih stroškov. Temu je namenjen gumb Cestnina ABC, ki je viden ob vnosu podatkov za obračun potnih stroškov.

  
Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga
  
  Slika 273:  Gumbi za vnos podatkov za obračun na predogledu potnega naloga

Po kliku na gumb Cestnina ABC se prikaže naslednji obrazec:

  
Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC
  
  Slika 274:  Vnosna polja na strani za prenos podatkov o plačilih s kartico ABC

Za avtomatski prenos podatkov je potrebno vnesti številko kartice ABC in vstopno geslo, ki ste ga predhodno pridobili na portalu http://www.dars.si.

V polje Cestnine od dne/do dne  vpišete obdobje za katero želite uvoziti podatke o plačilih cestnine. Program vam za obdobje avtomatsko predlaga obdobje za katero je bil izdan potni nalog.

V izbiri Lastnik kartice  določite ali gre za službeno ali privatno kartico ABC. Lastništvo kartice določa način knjiženja plačila cestnine in vplačila dobroimetja:

  1. Službena kartica ABC:
  2. Privatna kartica ABC:

V polju Dodatne možnosti  lahko določimo naslednje:

Po kliku na gumb Uvoz podatkov s strežnika www.dars.si se izvede avtomatska prijava in prenos podatkov s portala www.dars.si [http://www.dars.si]. Po kliku na gumb za prenos podatkov je včasih potrebno na prikaz naslednje strani počakati malo dlje kot običajno, zato po kliku na gumb počakajte, da se prenos zaključi.

Ko je prenos podatkov zaključen, bodo na obračunu potnih stroškov vidni plačani stroški cestnine v danem obdobju ter prehodi cestninskih postaj. Ko boste potni nalog shranili se vam bo ob kliku na gumb Tiskanje prikazala dodatna možnost direktnega tiskanja izpiska prehodov cestninskih postaj s kartico DARS (glej spodaj). Izpisek ABC se priloži k obračunu potnih stroškov.

  
Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC
  
  Slika 275:  Tiskanje izpiska prehodov s kartico ABC

 

5.6.8. Poročilo k potnemu nalogu

K obračunu potnega naloga lahko priložimo tudi poročilo, ki še bolj natančno opredeljuje samo službeno pot in je neke vrste zapis dogajanja.

Na strani, kjer so prikazani podatki za potni nalog, kliknemo na gumb PNPorocilo.gif in odpremo obrazec za vnos poročila:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na strani za predogled potnega naloga:

  

Če kliknemo na povezavo PNPovezava.gif, ki se nahaja ob poročilu potnega naloga, ponovno odpremo obrazec, kamor lahko vnesemo spremembe besedila.

 

5.6.9. Priloge k potnemu nalogu

Opis prilog najbolj enostavno vnesemo, ko vnašamo podatke o nastalih potnih stroških [5.6.3], kilometrino [5.6.5] in dnevnice [5.6.1]. Vsakemu vnosu podatkov za obračun potnega naloga je možno dodati še opis prilog, kot je to prikazano na sliki:

  

Vnešeno besedilo se izpiše na predogledu potnega naloga:

  

 

5.6.10. Predogled vnešenih podatkov

Preden zaženemo obračun potnega naloga oziroma potnih stroškov, lahko na strani za predogled podatkov na potnem nalogu vidimo vnešene podatke.

  

Predogled podatkov za obračun potnega naloga se izpiše na tak način, da z lahkoto popravite ali brišete napačno vnešene podatke.

Za brisanje vnešenih podatkov kliknemo križec bt-delete.gif, ki se nahaja na skrajni desni strani vsake vrstice v ustrezni tabeli s podatki. Za popravljanje vnešenih podatkov izberemo povezavo jkj.gifna prikazanih podatkih.

 

5.7. Obračun potnega naloga

Ko vnesemo vse podatke za obračun potnega naloga, pritisnemo gumb Obračun potnih stroškov, ki se nahaja na strani za predogled podatkov na potnem nalogu.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje znotraj države, torej samo valuta SIT, se nam odpre naslednji obrazec:

  
Obračun potnega naloga za Slovenijo.
  
  Slika 281:  Obračun potnega naloga za Slovenijo.

Obvezen je vnos datuma obračuna, lahko pa dopolnimo tudi besedilo, ki opisuje priloge k obračunu potnih stroškov.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

V primeru, da smo vnesli podatke za potovanje v tujino in je vključena tudi tuja valuta, se nam odpre naslednji obrazec:

  
Obračun potnega naloga za tujino.
  
  Slika 282:  Obračun potnega naloga za tujino.

Vnesemo naslednje podatke:

Datum obračunaObvezno vpišemo datum obračuna ali ga izberemo s klikom na priročni koledarček Koledarcek.gif.
Želim obračun potnih stroškov v SITOznačimo, če želimo obračun potnih stroškov v SIT.
Želim devizni obračun potnih stroškovOznačimo, če želimo, da se potni stroški obračunajo za vsako valuto posebej (seveda v primeru, da imamo več tujih valut na enem potnem nalogu).
Želim devizni obračun potnih stroškovOznačimo, če želimo, da se potni stroški povrnejo v točno določeni valuti. Valuto izberemo s klikom na dropDown.gif.

Ko so vnešeni vsi podatki za obračun potnega naloga, jih potrdimo s klikom na gumb Obračun.

 

5.7.1. Predogled obračunanega potnega naloga

Ko smo s klikom na gumb Obračun zagnali obračun, se nam prikaže predogled obračunanega potnega naloga:

  
Predogled obračunanega potnega naloga.
  
  Slika 283:  Predogled obračunanega potnega naloga.

Sedaj lahko s klikom na Tiskanje natisnemo obračun potnih stroškov [5.7.2].

S klikom na Knjiženje lahko knjižimo [5.9.1] potne stroške na temeljnico.

S klikom na Izplačilo potnih stroškov lahko izplačamo [5.8] potne stroške na transakcijski račun [5.8.1] zaposlenega ali preko blagajne v gotovini [5.8.2].

 

5.7.2. Tiskanje obračuna potnih stroškov

Ko smo potni nalog že obračunali, lahko obračun tudi natisnemo tako, da:

1. Kliknemo na dropDown.gif, ki se nahaja v gumbu in s tem aktiviramo seznam, ki vsebuje načine izpisa za potni nalog.

2. Izberemo način izpisa in ga kliknemo, kot je to prikazano na sliki:

PN-TiskanjeObracun1.gif

Kako natisnemo dokument v internetnem brskalniku [1.5] ali v MS Wordu, je opisano na strani tiskanje potnega naloga [5.4.3].

 

5.7.3. Ponovno odpiranje potnega naloga

  
Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga
  
  Slika 284:  Gumbi na predogledu obračunanega potnega naloga

Ko je potni nalog že obračunan, ga lahko še vedno popravimo, če kliknemo na gumb Ponovno odpri potni nalog.

Vrnemo se nazaj na predogled potnega naloga in tukaj lahko spreminjamo obstoječe podatke. S klikom na gumb Spremeni.gif lahko popravljamo oziroma spreminjamo tudi podatke na prvi strani potnega naloga..

Če je potni nalog že poknjižen, ga ni več možno ponovno odpreti.

Če bi kljub temu želeli ponovno odpreti potni nalog, lahko to storite na naslednji način:

  1. Izbrišite temeljnico na katero je knjižen potni nalog.
  2. Poiščite potni nalog in kliknite na Ponovno odpri potni nalog

 

5.8. Izplačilo obračunanih potnih stroškov

Program omogoča izplačilo potnih stroškov preko blagajne ali z nakazilom na transakcijski račun. Potne naloge, ki so obračunani v tuji valuti, je zaenkrat v programu možno izplačati samo preko blagajne.

Izplačilo je mogoče izvesti le na že obračunanih potnih nalogih. Program omogoča, da izplačamo potne stroške za več obračunanih potnih nalogov naenkrat z enim nakazilom na TR ali z enim blagajniškim izdatkom. Pri izplačilu na TR je možno tudi natisniti obvestilo zaposlenemu o izplačanih potnih stroških.

Izplačilo potnih stroškov pričnemo tako, da na predogledu potnega naloga kliknemo na gumb Izplačilo potnih stroškov.

  
Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo
  
  Slika 285:  Za izplačilo potnih stroškov kliknemo na gumb Izplačilo

Po kliku na gumb se dodatno prikaže seznam vseh drugih še neizplačanih potnih nalogov za zaposlenega.

  
Izplačilo potnih stroškov
  
  Slika 286:  Izplačilo potnih stroškov

Program prikaže vsoto vseh še neizplačanih potnih nalogov glede na izplačila evidentirana v programu. Prikaže tudi stanje obveznosti in terjatev do zaposlenega iz glavne knjige zato, da lahko primerjate stanje v glavni knjigi z izplačili, ki so šla preko programa.

V spodnjem seznamu so našteti vsi potni nalogi, ki v programu še niso bili izplačani. V primeru, da so se izplačila v preteklosti izvajala mimo programa je možno, da seznam ne kaže dejanskega stanja zato je potrebno izplačilo preveriti s stanjem v glavni knjigi.

V seznamu potnih nalogov lahko s kljukico    označite vse potne naloge, ki jih želite izplačati. Vsota označenih potnih nalogov se nato prenese v plačilni nalog ali na blagajniški izdatek.

Če želite označene potne naloge izplačati zaposlenemu na transakcijski račun kliknete na Izplačilo na TR, za izplačilo preko blagajne pa na Izplačilo preko blagajne.

 

5.8.1. Izplačilo potnih stroškov na TR

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo na TR izbrali plačilo potnih stroškov na TR, se nam odpre naslednja vnosna maska:

  
Izplačilo potnih stroškov na TR
  
  Slika 287:  Izplačilo potnih stroškov na TR

Privzeta izbira je, da se nalog za plačilo uvrsti v enega izmed že odprtih paketov plačil in s klikom na dropDown.gif izberemo ustrezen paket. Če pa želimo, da se ta plačilni nalog uvrsti v nov paket plačil, označimo drugo možnost in v prazen prostor vpišemo oznako paketa.

Nalogodajalec

Nalogodajalca nam program avtomatsko izpiše sam.

Prejemnik

NazivPrejemnika nam program avtomatsko izpiše sam. s klikom na daljnogled lahko v registru BS poiščemo račun prejemnika.
Sedež/MestoVse podatke o prejemniku program vpiše avtomatsko.
Številka računa/ReferencaRačun nam program izpiše avtomatsko, s klikom na daljnogled pa lahko poiščemo imetnika tega računa v registru BS.
NamenProgram nam izpiše namen avtomatsko, lahko pa ga tudi spremenimo.
ZnesekObvezno moramo vnesti znesek potnih stroškov.
ValutaProgram avtomatsko izpiše datum, ko se izplačilo opravlja.
Vrsta poslaS klikom na dropDown.gif izberemo, za katero vrsto posla gre.

S klikom na gumb Dodaj plačilni nalog plačilni nalog dodamo v paket, ki smo ga izbrali.

 

5.8.2. Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

V primeru, da smo s klikom na gumb Izplačilo preko blagajne izbrali izplačilo potnih stroškov preko blagajne, se nam odpre naslednja vnosna maska:

  
Izplačilo potnih stroškov preko blagajne
  
  Slika 288:  Izplačilo potnih stroškov preko blagajne

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo blagajno, ki jo bomo bremenili s tem blagajniškim izdatkom.
Stroškovno mestoČe želimo, lahko s klikom na dropDown.gif izberemo tudi stroškovno mesto.
DatumPrivzeta izbira je datum, na katerega se opravlja izplačilo.

Prejemnik

Veza partnerProgram nam avtomatsko izpiše, na katerega partnerja se veže to izplačilo. S klikom na gumb Briši lahko vezo na partnerja izbrišemo.
Priimek, ime/NazivVse podatke o prejemniku nam program izpiše avtomatsko. S klikom na daljnogled lahko izberemo drugega partnerja v šifrantu partnerjev.
UlicaPodatek se izpiše avtomatsko, ko izberemo partnerja.
Poštna št./KrajPodatek se izpiše avtomatsko, ko izberemo partnerja.
DržavaS klikom na dropDown.gif izberemo državo, ki je stalno prebivališče prejemnika.

Postavka blagajniškega izdatka

OpisOpis nam program izpiše avtomatsko, po želji pa ga lahko tudi spremenimo oziroma popravimo.
KontoProgram avtomatsko izpiše konto, ki je vezan na stroške izplačila.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif izberemo ustrezen način plačila. Pri izplačilu potnih stroškov gre praviloma za izplačilo v gotovini.
ZnesekProgram avtomatsko izpiše znesek stroškov, s klikom na dropDown.gif pa izberemo ustrezno valuto.

S klikom na Izstavitev blag. izdatka se izstavi blagajniški izdatek, ki ga lahko poknjižite v glavno knjigo.

 

5.9. Knjiženje potnih nalogov

Ko smo potne naloge obračunali in izplačali, jih knjižimo. Na voljo imamo dve možnosti:

Pri avtomatskem knjiženju potnih stroškov se upoštevajo nastavitve avtomatskega knjiženja [11.1.3] v glavni knjigi [11].

 

5.9.1. Posamično knjiženje

Posamično knjiženje potnih nalogov pa pričnemo tako, da s klikom na aktivno povezavo AktivnaPovezava.gif odpremo izbrani potni nalog. Nato kliknemo na gumb Knjiženje, kot kaže slika in tako pričnemo knjiženje.

  
Knjiženje posameznega potnega naloga
  
  Slika 289:  Knjiženje posameznega potnega naloga

Nadaljni postopek je popolnoma enak, kot pri knjiženju izbranih potnih nalogov [5.9.2].

 

5.9.2. Knjiženje izbranih potnih nalogov

Knjiženje potnih nalogov pričnemo tako, da na strani |Potni nalogi- pregled in iskanje s klikom na Dodatne možnosti izberemo "Knjiženje izbranih PN", kot lahko vidimo na sliki:


KnjizenjePN.gif

Odprejo se nam potni nalogi in med njimi izberemo potrditvenoPolje.gif tiste, ki jih želimo knjižiti:

  
Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti
  
  Slika 290:  Izberemo potne naloge, ki jih želimo knjižiti

S klikom na gumb Knjiženje izbranih PN zaženemo knjiženje in potni nalogi se poknjižijo na temeljnico:

  
Knjiženi potni nalogi na temeljnici
  
  Slika 291:  Knjiženi potni nalogi na temeljnici


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju potnih nalogov:

Enter ali InsertDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

5.10. Vozila

Modul Potni nalogi vsebuje samostojno evidenco službenih vozil [5.10.1] ter dodatno funkcionalnost za vodenje knjige voženj [5.10.2].

 

5.10.1. Šifrant službenih vozil

V šifrant službenih vozil vpišemo podatke o službenih vozilih, ki se uporabljajo za službene vožnje s potnimi nalogi. Prav tako lahko v šifrant vpišemo podatke o službenih vozilih, ki jih zaposleni uporabljajo za boniteto [8.2.9.3.4] ter podatke o zasebnih vozilih zaposlenih za uporabo katerih podjetje izplačuje kilometrino.

Šifrant službenih vozil je na voljo v podsistemu Vozila. Ob pričetku uporabe programa se nam izpiše naslednje obvestilo:

  
Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom
  
  Slika 292:  Sporočilo ob pričetku uporabe programa s praznim šifrantom

Po kliku na gumb Vnos novega se vam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos podatkov o vozilu.
  
  Slika 293:  Vnos podatkov o vozilu.

Vnosna polja v šifrantu imajo naslednji pomen:

Inv.št. vozilaVpiše se inv.št. vozila iz registra OS. Vnos ni obvezen. Pri avtomatskem knjiženju potnih nalogov se številka vpiše v besedilo knjižbe pri stroških vezanih na službeno vozilo.
Znamka in tip vozilaVpišemo poljubno besedilo.
Registrska št. vozilaVpišemo registrsko številko vozila.
Vrsta vozilaIzberemo ali gre za osebno ali tovorno vozilo. Nastavitev ima vpliv na avtomatsko knjiženje potnih nalogov.
Začetek uporabe vozilaVpišemo datum nabave, začetek uporabe oz. datum aktivacije osnovnega sredstva. Podatek se uporablja za izračun višine bonitete pri obračunu plač [8.2].
Začetno stanje števcaVpišemo začetno stanje števca. Podatek se uporablja za začetno stanje v knjigi voženj [5.10.2], ki jo lahko vodimo za vsako službeno vozilo.
Nabavna vrednost vozilaVpišemo nabavno vrednost vozila, ki je osnova za izračun višine bonitete [8.2.9.3.4] pri obračunu plač [8.2].
Status uporabe vozilaIzberemo ali gre za privatno vozilo za katerega se izplačuje kilometrina ali gre za službeno vozilo za katerega se kilometrina ne obračunava, možno pa je voditi knjigo voženj [5.10.2].

Po kliku na gumb Shrani se prikaže pregled vseh vozil v šifrantu.

  
Pregled vozil v šifrantu.
  
  Slika 294:  Pregled vozil v šifrantu.

Za spreminjanje podatkov o vozilu kliknemo na povezavo z imenom vozila. Za urejanje knjige voženj [5.10.2] kliknemo na bt-KnjigaVozenj.gif. Za brisanje vozila iz šifranta bt-remove.gif.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu službenih in zasebnih vozil:

EnterIskanje
InsterVnos novega vozila
EscIzhod iz vnosa vozila

 

5.10.2. Knjiga voženj

Knjiga voženj je prvenstveno namenjena vodenju evidence službenih voženj za službena vozila, ki jih zaposleni uporabljajo kot boniteto. Knjigo voženj je v tem primeru potrebno voditi tudi za razmejitev davčno potrebnih in nepotrebnih stroškov povezanih s službenim vozilom.

V knjigo voženj preidemo tako, da kliknemo na bt-KnjigaVozenj.gif v pregledu šifranta službenih vozil.

  
Pregled vozil v šifrantu.
  
  Slika 295:  Pregled vozil v šifrantu.

Po kliku se nam prikaže naslednja stran:

  
Pregled knjige voženj
  
  Slika 296:  Pregled knjige voženj

Knjiga voženj omogoča beleženje in urejanje evidence službenih poti. Pri tem vam program pomaga z avtomatskim razvrščanjem službenih poti po vnešenih datumih in stanjih števca oz. razdaljah. Obenem vas program opozarja na manjkajoče vožnje ali druge nepravilnosti v evidenci.

Program omogoča poljubne preglede knjige voženj v različnih časovnih obdobjih ter tiskanje knjige voženj in izvoz podatkov v programe iz zbirke Office.

Posamezne vožnje lahko v knjigo voženj dodajamo s klikom na gumb Vnos nove vožnje ali pa že direktno pri vnosu potnega naloga. Vsako vožnjo lahko povežemo s potnim nalogom, sicer pa jo bo program štel med privatne vožnje.

  
Vnos podatkov v knjigo voženj
  
  Slika 297:  Vnos podatkov v knjigo voženj

Pri vnosu posamezne vožnje vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s pritiskom na dropDown.gif izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
Datum odhoda, obVpišemo datum in uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj.
Datum prihoda, obVpišemo datum in uro prihoda s poti.
RazdaljaVpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Posamezne vožnje pa lahko v knjigo voženj dodamo tudi s klikom na gumb Vrstični vnos voženj ki nam odpre meni v katerem izberemo mesec za katerega želimo vpisati vožnje, kot to prikazuje spodnja slika:

  
Meni za vrstični vnos voženj
  
  Slika 298:  Meni za vrstični vnos voženj

Ko smo kliknili na željeni mesec se nam odpre maska za vnos novih voženj, ki izgleda takole:

  
Maska za vnos voženj
  
  Slika 299:  Maska za vnos voženj

Pri vrstičnem vnosu posamezne vožnje pa vnesemo naslednje podatke:

RelacijaVpišemo prevoženo relacijo. Če smo na isti relaciji vozili že prej, jo lahko izberemo tudi s klikom na dropDown.gif izberemo eno od že shranjenih relacij s čimer nam bo program avtomatsko predlagal tudi prevoženo število kilometrov.
Po potnem nalogu št.Če gre za službeno pot, vpišemo številko potnega naloga. Potni nalog mora biti predhodno vnešen. Potni nalog lahko izberemo s klikom na dropDown.gif Če potni nalog z vnešeno številko ne obstaja, lahko vnosno polje pustimo prazno in številko vnesemo kasneje, ko smo vnesli še potni nalog.
obVpišemo samo uro odhoda na pot. Podatek se uporablja za časovno razvrščanje voženj v knjigi voženj. Uro lahko izberemo s klikom na dropDown.gif
obVpišemo uro prihoda s poti. Uro prihoda lahko izberemo s klikom na dropDown.gif
RazdaljaVpišemo skupno število prevoženih kilometrov. Če vpišemo število prevoženih kilometrov nam ni več potrebno vpisovati stanja števca, saj bo program sam v knjigi voženj izpisoval stanje števca, kot je bilo nazadnje pri predhodnji vožnji.
Začetno stanje števca (km)Vpišemo začetno stanje števca. Vnos ni obvezen. Če vpišemo začetno stanje bo program preverjal ali se ostale vnešene poti ujemajo.
Končno stanje števca (km)Vpišemo stanje števca ob povratku s poti. Vnos ni obvezen. Če vpišemo ta podatek, bo program preverjal ali se ostale vožnje ujemajo z vnešenim stanjem števca.

Ko smo končali z vrstičnim vnašanjem voženj v knjigo voženj, je potrebno le še klikniti na gumb Potrdi vnos, ki se nahaja v spodnjem levem delu tabele kot to kaže spodnja slika:

  
Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj
  
  Slika 300:  Tabela za vrstični vnos voženj v knjigo voženj

Ko kliknemo na gumb Potrdi vnos se podatki o vožnjah shranijo v knjigo voženj.

 

5.10.3. Uvoz vozil iz Excela

Program omogoča, da pred pričetkom uporabe uvozimo podatke o službenih in zasebnih vozilih iz drugega vira preko datoteke, ki jo predhodno preuredimo v programu Excel.

V Excelu ali v programu OpenOffice Calc si uredimo preglednico s podatki o vozilih, kjer podatke uredimo na naslednji način (zaporedne številke so zaporedne številke stolpcev v preglednici).

1.Inventarna številka vozila
2.Registrska številka vozila.
3.Znamka in tip vozila.

V program lahko uvozimo samo podatke v formatih TAB delimited ter CSV, ki sta podprta tako v Excel-u, kot tudi v OpenOffice Calc.

Izberemo meni |File/Save As... oz. |Datoteka/Shrani kot... ter preglednico shranimo v formatu CSV oz. Tab delimited. Označimo tudi, da naj se datoteke shranijo z uporabo kodne strani (charset) Windows CP1250 oz. WIN LATIN2.

Primer datoteke CSV:

Vozila.csv
Velikost: 0,32 kB

Primer datoteke Tab delimited:

Vozila.txt
Velikost: 0,32 kB

Do vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v meniju na levi strani kliknemo na povezavo Vozila in prikaže se nam maska za pregled službenih in zasebnih vozil [5.10.4].

Uvoz podatkov o vozilih je dostopen preko menija v maski za pregled in iskanje vozil kot kaže spodnja slika(podatki so testni):

  
Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke
  
  Slika 301:  Meni za uvoz podatkov o vozilih iz datoteke

Ko smo izbrali to možnost se nam odpre nova maska kjer lahko podatke o vozilih uvozimo:

  
Maska za uvoz vozil iz datoteke
  
  Slika 302:  Maska za uvoz vozil iz datoteke

Preden podatke uvozimo je potrebno izbrati v katerem foramtu je datoteka shranjena. Kot vidimo na zgornji sliki lahko izbiramo med:

Izberemo pravilen format naše datoteke in jo poiščemo s klikom na gumb Prebrskaj(Browse). Odpre se nam maska za iskanje datoteke v raziskovalcu(spodnja slika).Ko smo našli željeno datoteko, jo izberemo in pritisnemo na gumb Odpri(Open).

  
Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu
  
  Slika 303:  Maska za iskanje datoteke v raziskovalcu

Potrebno je le še klikniti na gumb Uvozi podatke in uvoz podatkov je končan.

V primeru, da kliknemo na gumb Prekliči se celoten postopek konča in program nas vrže na pregled službenih in zasebnih vozil [5.10.4].

 

5.10.4. Pregled službenih in zasebnih vozil

Do pregleda službenih in zasebnih vozil pridemo preko zavihka Potni nalogi, kjer v levem meniju izberemo povezavo Vozila. Odpre se nam maska kot jo prikazuje slika:

  
Maska za pregled vozil - podatki so testni
  
  Slika 304:  Maska za pregled vozil - podatki so testni

Če kliknemo na eno izmed vozil v seznamu se nam odpre maska za vnos in spreminjanje podatkov o tem vozilu [5.10.1], ki izgleda takole:

  
Maska za vnos podatkov o vozilu
  
  Slika 305:  Maska za vnos podatkov o vozilu

Ko smo vnesli vse željene spremembe, je potrebno klikniti še na gumb Shrani in spremembe se bodo shranile.

 

5.11. Spremembe v programu e-obračuni zaradi sprejetja nove uredbe o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino

Dne 18.6.2004 je bila v Uradnem listu [http://www.uradni-list.si/1/ulonline.jsp?urlid=200466&dhid=70312] objavljena nova Uredba o povračilu potnih stroškov za službena potovanja v tujino. Na tej strani so opisane spremembe v programu, ki so posledica novih pravil, ki jih vsebuje uredba.

Vse spremembe se nanašajo samo na potne naloge za tujino ter službena potovanja, ki se pričnejo na dan 3.7.2004 ali kasneje. Potni nalogi za potovanja, ki se pričnejo pred 3.7.2004 se še vedno obračunavajo po starem.

Pomembno: Še vedno je mogoče izpolnjevanje in obračun potnih nalogov za nazaj v skladu s staro uredbo!

5.11.1 Obračun dnevnic

5.11.2 Izplačilo predujma

5.11.3 Drugi stroški

5.11.4 Kilometrine

 

6. Banka

Modul Banka je namenjen oblikovanju plačilnih nalogov za prenos v banko ter zajemu elektronskih izpiskov prometa na transakcijskem računu za avtomatsko knjiženje prometa na temeljnico.

Funkcije, ki jih nudi modul Banka so naslednje:

 

6.1. Prikaz paketa s plačilnimi nalogi

 

6.2. Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN

Do plačilnih nalogov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih nalogov, kot jo kaže spodnja slika:

  
Pregled in iskanje plačilnih nalogov -podtki so testni
  
  Slika 306:  Pregled in iskanje plačilnih nalogov -podtki so testni

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju plačilnih nalogov:

EnterIskanje
InsterOdpiranje novega plačilnega naloga

S klikom na iskani plačilni nalog, lahko ta nalog natisnemo z laserskim tiskalnikom tako, da izberemo možnost Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec BN01, ki je dostopna na pregledu Plačilnega naloga v meniju |Tiskanje.

Na voljo imamo pet možnosti in sicer:

  
Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN
  
  Slika 307:  Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN

  
Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN
  
  Slika 308:  Tiskanje plačilnih nalogov na obrazec UPN


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na prikazu plačilnega naloga:

Enter ali InsterDodajanje novega plačilnega naloga

 

6.3. Združevanje posameznih plačilnih nalogov za plačilo

Združevanje posameznih plačilnih nalogov za plačilo pomeni, da lahko iz več odprtih plačilnih paketov izberemo plačilne naloge za katere želimo, da se združijo v novi plačilni paket in jih lahko skupaj plačamo.

Do plačilnih nalogov pridemo preko menija |Banka |Plačilni nalogi. Odpre se nam maska za Pregled in iskanje plačilnih nalogov, kjer moramo izbrati pregled plačilnih nalogov (spodnja slika).

  
Pregled plačilnih nalogov
  
  Slika 309:  Pregled plačilnih nalogov

Po tem, ko smo izbrali pregled samo plačilnih nalogov, se nam je pojavi meni za dodatne možnosti, kjer imamo izbiro plačilnih nalogov za plačilo.

  
Meni izbire plačilnih nalogov za plačilo
  
  Slika 310:  Meni izbire plačilnih nalogov za plačilo

Po kliku na izbiro plačilnih nalogov se nam odpre novo okno z vsemi plačilnimi nalogi, kjer izberemo plačilne naloge (spodnja slika), ki se prenesejo v nov plačilni paket in hkrati tudi izbrišejo iz že obstoječih.

  
Izbira plačilnih nalogov za plačilo
  
  Slika 311:  Izbira plačilnih nalogov za plačilo

V oknu za izbiro plačilnih nalogov imamo zgoraj levo z rdečo barvo prikazano vsoto izbranih nalogov. Obstaja pa tudi možnost, da se nalogi za istega prejemnika združijo (označimo možnost Združi naloge za istega prejemnika).

Ko izberemo naloge in izbiro potrdimo, moramo še izbrati ali želimo, da se nalogi za plačilo uvrstijo v enega od že odprtih paketov plačil, ali pa naj se za te plačilne naloge odpre nov ločen paket plačil (slika spodaj).

  
Izbira paketa plačil
  
  Slika 312:  Izbira paketa plačil

Če smo paket izbrali se nam po potrditvi prikaže nov paket, ki ga še moramo shranit. Po shranjevanju se izbrani nalogi izbrišejo iz starega plačilnega paketa in se prenesejo v novega.

Če pa smo izbrali pri izbiri nalogov možnost za združevanje nalogov za istega prejemnika in imamo med nalogi dva naloga za istega prejemnika, potem se nam po shranjevanju plačilnega paketa odpre še okno (spodnja slika), kjer označimo, da želimo prejemniku poslati po mailu obvestilo o plačilu. Tukaj še moramo vnesti podatke o mailu, v kolikor le ti niso vnešeni pri podatkih partnerja. Na desni strani pa imamo link do dokumenta, ki se bo poslal prejemniku na mail, ki ga vnesemo.

  
Izbira paketa plačil
  
  Slika 313:  Izbira paketa plačil

 

6.4. Vnos številk vaših transakcijskih računov

Pred vnosom plačilnih nalogov je potrebno vnesti številke vaših transakcijskih računov.

Če še nismo vnesli podatkov o vaših transakcijskih računih se nam v modulu Banka avtomatsko izpiše naslednje obvestilo:

  
Obvestilo, da je potrebno vnesti številke TR.
  
  Slika 314:  Obvestilo, da je potrebno vnesti številke TR.

Po pritisku na gumb Vnos transakcijskega računa podjeta se nam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos številk TR.
  
  Slika 315:  Vnos številk TR.

Osnovna vnosna maska, ki se nam prikaže, dovoljuje takojšen vnos treh številk naših transakcijskih računov. Če imamo odprtih več transakcijskih računov, lahko njihove številke vnesemo kasneje.

Po vnosu osnovnih podatkov (ime banke, številka TR, privzeta referenca nalogodajalca) lahko pritisnemo na gumb Nadaljuj z vnosom plačil ter pričnemo vnašati plačilne naloge.

 

6.5. Vnos plačilnih nalogov

Program je namenjen vnosu posameznih plačilnih nalogov, ki jih bomo kasneje posredovali banki v obdelavo.

Plačilne naloge lahko preglejujemo in iščemo podobno kot ostale dokumente in sicer po naslednjih kriterijih:

  
Pregled in iskanje plačilnih nalogov
  
  Slika 316:  Pregled in iskanje plačilnih nalogov

Datum od/doZ vnosom datuma omejimo iskanje da obdobje, znotraj katerega želimo poiskati določeni plačilni nalog.
Opis paketa/plačilaČe želimo poiskati plačilni nalog glede na opis, potem v prazno polje vpišemo opis tega paketa oz. plačila (npr. obračun plač št. 20).
StatusIzberemo ali iščemo po Odprtih ali Zaprtih plačilnih nalogih.
PrikazOznačimo, ali želimo prikaz paketov s plačilnimi nalogi ali pa samo prikaz posameznih plačilnih nalogov.

Klik na gumb Odpiranje novega paketa plačil nam omogoča, da lahko vnesemo nov paket plačil. V paketu lahko imamo poljubno število nalogov, ki bremenijo določeni transakcijski račun in jih potem skupaj pošljemo banki v obdelavo.

  
Vnosna maska za novi paket plačil
  
  Slika 317:  Vnosna maska za novi paket plačil

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

Račun nalogodajalcaS klikom na dropDown.gif izberemo račun nalogodajalca, lahko pa ga vnesemo tudi ročno.
Opis paketaPoimenujemo oz. opišemo paket.

S klikom na Vnos plačilnih nalogov se nam odpre vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga:

  
Vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga
  
  Slika 318:  Vnosna maska za vnos novega plačilnega naloga

Program nam nalogodajalca izpiše avtomatsko na podlagi prej izbranega računa nalogodajalca. Prejemnika in ostale podatke pa vnesemo sami:

NazivVpišemo prejemnik, ki ga bomo z nalogi bremenili. Prejemnika lahko s klikom na daljnogled izberemo v registru transakcijskih računov ali pa ga vnesemo ročno.
Sedež/MestoV primeru, da smo prejemnika izbrali v registru, nam program avtomatsko izpiše tudi podatke o sedežu prejemnika. Sicer tudi te podatke vnesemo ročno.
Številka računa/ReferencaV primeru, da smo prejemnika izbrali v registru, nam program avtomatsko izpiše tudi številko računa prejemnika. Sicer tudi te podatke vnesemo ročno.
NamenVpišemo namen plačilnega naloga (ali gre za račun, prispevek, akontacijo ipd.).
ZnesekVnos zneska je obvezen.
ValutaIzberemo ali pa ročno vpišemo datum, s katerim želimo bremeniti račun.
Vrsta poslaS klikom na dropDown.gif izberemo za katero vrsto posla gre.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb Dodaj plačilni nalog.

 

6.6. Vnos posameznega plačilnega naloga na obstoječi ali nov plačilni paket

 

6.7. Oblikovanje modelov za sklic

 

6.8. Šifranti vrste posla A

 

6.9. Tiskanje seznama plačilnih nalogov v paketu

Seznam izplačil je dostopen na pregledu Plačilnega naloga v meniju bt-print.gif.

  
Izbira tiskanja seznama izplačil
  
  Slika 319:  Izbira tiskanja seznama izplačil

Po potrditvi izbire se izdela dokument z naslednjim izgledom:

  
Izgled seznama plačilnih nalogov v paketu
  
  Slika 320:  Izgled seznama plačilnih nalogov v paketu

 

6.10. Izvoz plačilnih nalogov

Program omogoča izvoz ustvarjenih plačilnih nalogov v programe za elektronsko bančništvo. Izvoz plačilnih nalogov je trenutno mogoč v formatu TKDIS, ZBS in ISO SEPA xml, ki pa se avtomatsko prilagodi glede na specifike posamezne banke v skladu s transakcijskim računom nalogodajalca.

Izvoz plačilnih nalogov v datoteko je mogoč na strani pregled in iskanje plačilnih nalogov.

  
Pregled in iskanje paketov s plačilnimi nalogi
  
  Slika 321:  Pregled in iskanje paketov s plačilnimi nalogi

S klikom na Diskette.gif se naloži datoteka TKDIS, ZBS in ISO SEPA xml, ki jo najprej shranite na vaš disk ter nato uvozite v vaš program za e-bančništvo. Datoteke TKDIS, ZBS in ISO SEPA xml, pa je možno izvoziti tudi v pregledu posameznega paketa plačilnih nalogov.

  
Pregled posameznega paketa s plačilnimi nalogi
  
  Slika 322:  Pregled posameznega paketa s plačilnimi nalogi

Datoteko tukaj prav tako izvozite s klikom bodisi na povezavo bodisi na ikono Diskette.gif. Izvožena datoteka TKDIS, ZBS in ISO SEPA xml vedno vsebuje vse plačilne naloge iz paketa plačilnih nalogov.

 

6.11. Vnos bančnih izpiskov

Bančne izpiske in promet lahko preglejujemo in iščemo podobno kot ostale dokumente in sicer po naslednjih kriterijih:

  
Pregled prometa in bančnih izpiskov
  
  Slika 323:  Pregled prometa in bančnih izpiskov

Transakcijski računS klikom na dropDown.gif izberemo transakcijski račun, na katerega se nanaša bančni izpisek, ki ga iščemo.
Št. izp.Vnesemo številko izpiska, za katerega želimo podatke.
Promet od/doDatumsko omejimo obdobje, za katero želimo podatke o prometu oz. bančnih izpiskih.
Den. val.S klikom na dropDown.gif izberemo denarno valuto izpiska.
Status izpiskaIzberemo po katerih statusih izpiskov želimo izpis.
PrikazOznačimo ali želimo izpiske prometa ali pa posamezne knjižbe prometa.

Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju plačilnih nalogov:

EnterIskanje
InsterDodajanje novega bančnega izpiska

S klikom na gumb Novi izpisek pa lahko vnesemo novi bančni izpisek:

  
Vnosna maska za vnos novega bančnega izpiska
  
  Slika 324:  Vnosna maska za vnos novega bančnega izpiska

V vnosna polja vpišemo naslednje podatke:

Transakcijski račun
Denarna valutaIzberemo denarno valuto izpiska.
Datum izpiskaVpišemo datum izpiska.
Št. izpiskaVpišemo številko, ki bo označevala izpisek. Vnos številke je obvezen.
Skupaj odliviVpišemo skupni znesek odlivov.
Skupaj priliviVpišemo skupni znesek prilivov.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na V redu in prikaže se nam maska za vnos prometa, ki jo prikazuje spodnja slika:

  
Vnos in urejanje prometa na TR
  
  Slika 325:  Vnos in urejanje prometa na TR

Številka računa/ReferencaVpišemo samo referenco, ker se št. računa že prenese.
Vrsta prometaOznačimo ali gre za v dobro ali v breme
NazivVpišemo naziv ali pa s klikom na daljnogled poiščemo naziv partnerja
Sedež/MestoVpišemo Sedež/Mesto
Številka računa/ReferencaVpišemo št. TRR in referenco tega partnerja
Namen plačilaVpišemo namen plačila. Podatek je obvezen.
ZnesekVpišemo znesek. Podatek je obvezen.
Koda namenaIzberemo kodo namena
KontoIzberemo konto iz seznama s klikom na dropDown.gif

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb Dodaj promet.

Ko smo končali z vnosom prometa, kliknemo na gumb Prekini vnos

 

6.12. Knjiženje bančnih izpiskov

Potem ko smo vnesli promet na izpisek lahko izpisek poknjižimo s klikom na gumb Knjiženje v samem izpisku. To nam lepo prikazuje spodnja slika:

  
Izpisek je pripravljen za knjiženje
  
  Slika 326:  Izpisek je pripravljen za knjiženje

S klikom na gumb Knjiženje se nam kreira nova temeljnica, ki jo je potrebno shraniti, da bi se izpisek poknjižil. Na to nas opozarja tudi rumeno pobarvan gumb shrani. Kreirana temeljnica izgleda takole:

  
Avtomatsko kreirana temeljnica
  
  Slika 327:  Avtomatsko kreirana temeljnica

V kolikor so knjižbe pravilne, kliknemo na gumb shrani, ki utripa tako dolgo dokler to ne storimo. Če temeljnice ne shranimo, se knjiženje izpiska ne bo izvedlo.

Ko smo temeljnico shranili, nas program vrže nazaj na poknjižen izpisek, ki izgleda takole:

  
Poknjižen izpisek
  
  Slika 328:  Poknjižen izpisek

V primeru, da bi želeli karkoli popraviti, pa lahko to storimo s klikom na gumb Razknjiži ki ga lahko vidimo na zgornji sliki. Dokument lahko razknjižimo kadarkoli v primeru, če temeljnica še ni zaprta in prenešena v glavno knjigo.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju bančnih izpiskov:

Enter ali InsterDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

6.13. Zapiranje odprtih računov na podlagi izpiska

V modulu Banka imamo na voljo pregled uvoženih bančnih izpiskov iz banke ali ročnega vnosa.

Izpiske najdemo v spletni aplikaciji pod |Banka |Pregled izpiskov.

Izberemo si bančni izpisek in ga lahko knjižimo, dodajamo promet ali zapremo odprti račun.

  
Pregled bančnega izpiska
  
  Slika 329:  Pregled bančnega izpiska

Obdelavo zapiranje odprtih računov zaženemo z gumbom Zapiranje odprtih računov na podlagi izpiska.

  
Zapiranje odprtih računov
  
  Slika 330:  Zapiranje odprtih računov

Po zagonu se nam prikaže seznam prometa znotraj izpiska, kjer lahko izberemo vezni dokument iz spustnega seznama.

  
Veza na dokument
  
  Slika 331:  Veza na dokument

Vezni dokument se ponudi v seznamu v kolikor je račun odprt in je ujemanje v sklicu. Preverja se tudi plačnik in TRR plačnika.V kolikor ujemanja ni, veznega dokumenta ni mogoče izbrati iz spustnega seznama.

 

6.14. Uvoz elektronskih izpiskov prometa na TR

Program podpira avtomatski uvoz datoteke z izpiskom prometa na TR. Ker slovenske banke pri tem uporabljajo različne standarde izmenjave podatkov je v programu implementiran uvoz podatkov datotek več slovenskih bank. Pri nekaterih bankah pa je uvoz podatkov mogoč avtomatsko saj se program sam poveže z bančnim strežnikom in uvozi nove izpiske prometa na vašem transakcijskem računu.

  
Izbira banke pri uvozu izpiskov prometa na TR
  
  Slika 332:  Izbira banke pri uvozu izpiskov prometa na TR

Trenutno so uradno podprti uvozi podatkov iz spodaj naštetih programov slovenskih bank. Uvozi podatkov s strani drugih bank ali programov niso preverjeni oz. uradno podprti. Če želite uporabljati uvoz podatkov z banke, ki ni na spodnjem spisku kontaktirajte uporabniško podporo na e-mail info@e-racuni.com [mailto:info@e-racuni.com] za brezplačno implementacijo uvoza bančnih izpiskov s strani vaše banke.

In pa ostali uvozi izpiskov, ki niso vezani na spletno banko ampak druge spletne sisteme, ki omogočajo izvoze izpiskov:

 

6.14.1. Abanka ABACOM

  
Uvoz izpiskov prometa -ABACOM
  
  Slika 333:  Uvoz izpiskov prometa -ABACOM

 

6.14.2. Banka Koper

Banka Koper v programu INET ne omogoča direktnega izvoza datoteke z elektronskim izpiskom prometa na transakcijskem računu.

Kljub temu pa je pri banki možno naročiti, da vam preko elektronske pošte dnevno posreduje datoteko z izpiskom prometa na transakcijskem računu.

Datoteko, ki jo prejmete s strani Banke Koper je mogoče uvoziti v program tako, da uporabite funkcijo za enostaven uvoz izpiskov iz programa Proklik [6.14.5].

 

6.14.3. NKBM Poslovni Bank@Net BAP WEB

Uvoz izpiskov iz aplikacije NKBM BAP WEB poteka bodisi ročno s prenosom datoteke v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime, geslo in kodo s kartice SecureID in se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov prometa iz aplikacije NKBM BAP WEB
  
  Slika 334:  Uvoz izpiskov prometa iz aplikacije NKBM BAP WEB

6.14.3.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa BAP WEB shranite izpisek na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

6.14.3.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje PIN + enkratno geslo  pa vpišete najprej 4-mestno PIN kodo, ki ji sledi 6 cifer, ki jih prepišete s kartice SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika NKBM se program poveže s strežnikom NKBM in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

6.14.4. NKBM Poslovni Bank@Net EPP3

  
Uvoz izpiskov iz programa EPP / EPP3
  
  Slika 335:  Uvoz izpiskov iz programa EPP / EPP3

 

6.14.5. NLB Proklik

6.14.5.1 Izvoz izpiskov iz Proklika

Preden uvozimo izpiske se prijavimo v Proklik in v programu Proklik na levi strani v meniju izberemo opcijo |Izpiski.

Nato vnesemo datumski kriterij za izvoz izpiskov ter označimo izpiske, ki jih želimo izvoziti v datoteko. Ko izberemo izpiske kliknemo na desni gumb miške in izberemo opcijo |Izvoz (glej sliko).

  
Izvoz izpiskov iz programa Proklik (Halcom e-Bank).
  
  Slika 336:  Izvoz izpiskov iz programa Proklik (Halcom e-Bank).


6.14.5.2 Uvoz Proklik-ovih izpiskov v e-obračune

V e-obračunih izberemo izberemo opcijo za uvoz izpiskov iz Proklik-a. Prikaže se nam naslednja vnosna maska:

  
Uvoz izpiskov iz programa Proklik v e-obračune
  
  Slika 337:  Uvoz izpiskov iz programa Proklik v e-obračune

Program nudi dve možnosti za uvoz izpiskov iz programa ProKlik:

Če uporabljate enostaven uvoz izpiskov, mora program sam ugotoviti številko izpiska. Številko izpiska program ugotovi na podlagi števila že uvoženih izpiskov, ki si sledijo v časovnem zaporedju.

V primeru, da naknadno uvozite izpisek za preteklo obdobje bo program kasnejšim izpiskom avtomatsko spremenil zaporedne številke za uskladitev zaporednih številk.

Zaradi navedenih lastnosti enostavnega uvoza vam priporočamo, da v kolikor je to možno, vedno uporabljate uvoz izpiskov za več dni hkrati v kombinaciji dveh datotek TXT in COV.

 

6.14.6. NLB Proklik Plus

V programu Proklik Plus se uporablja enak format datoteke, kot v programu NKBM BAP WEB [6.14.3]. Ročni uvoz izpiskov oz. datoteke s prometom na TR poteka na enak način, kot iz programa NKBM BAP WEB [6.14.3].

 

6.14.7. Probanka Poslovni Prosplet

Uvoz izpiskov iz aplikacije Probanka Prosplet poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime in kodo s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov iz Prospleta
  
  Slika 338:  Uvoz izpiskov iz Prospleta

6.14.7.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa Prosplet shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

6.14.7.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika Probanke se program poveže s strežnikom Probankinega Prospleta in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

Pred uvozom izpiskov preverite ali imate v Prosplet-u vklopljeno možnost izvoza izpiskov. V kolikor to ni mogoče kontaktirajte vašega referenta na Probanki.

 

6.14.8. Raiffeisen KREKOVA BANKA d.d.

Na spletni strani programa EuReKa, je potrebno najprej sneti oz. izvoziti datoteko z izpiskom prometa. To storite tako, da kliknete na rdečo puščico(slika spodaj) in datoteko shranite na vaš disk.

  
Spletna stran programa EuReKa
  
  Slika 339:  Spletna stran programa EuReKa

Ko ste to storili pa preko menija |Banka |Uvoz prometa s klikom na povezavo EuReKa pridete do maske, kot jo kaže spodnja slika:

  
Uvoz izpiska prometa iz programa EuReKa v naš program
  
  Slika 340:  Uvoz izpiska prometa iz programa EuReKa v naš program

V tej maski s klikom na gumb Browse poiščete datoteko oz. izpisek, ki ste ga predhodno shranili. Nato kliknete na gumb Uvoz podatke in postopek uvoza je končan.

 

6.14.9. SKB NET

Uvoz izpiskov iz spletne aplikacije SKB NET poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime in kodo s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov iz SKB NET
  
  Slika 341:  Uvoz izpiskov iz SKB NET

6.14.9.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa SKB NET shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

6.14.9.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime, ki vam ga je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika SKB NET se program poveže s strežnikom SKB NET in preveril izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

6.14.10. PRO SKB NET

Uvoz izpiskov iz spletne aplikacije PRO SKB NET poteka bodisi ročno s prenosom datoteke prometa v formatu TXT, bodisi avtomatsko tako, da vnesete vaše uporabniško ime(identifikacijsa številka) in kodo(varnostno geslo) s kartice RSA SecureID nakar se program sam poveže z bančnim strežnikom.

  
Uvoz izpiskov iz PRO SKB NET
  
  Slika 342:  Uvoz izpiskov iz PRO SKB NET

6.14.10.1 Ročni uvoz izpiskov

Iz programa PRO SKB NET shranite izpisek prometa na vaš disk. Nato izpisek s pritiskom na gumb Browse... poiščete in pritisnete na gumb Uvozi podatke za prenos datoteke v program.

6.14.10.2 Avtomatski uvoz podatkov

Za avtomatski uvoz podatkov je potrebno v vnosno polje Uporabniško ime  vnesti uporabniško ime oz. identifikacijsko številko, ki vam jo je dodelila banka. V vnosno polje Enkratno geslo  pa vpišete 6-mestno številko, ki jo prepišete s kartice RSA SecureID.

Po pritisku na gumb Uvoz podatkov s strežnika PRO SKB NET se program poveže s strežnikom PRO SKB NET in preveri izpiske prometa na TR. Pri preverjanju bo program poiskal nove izpiske in le-te uvozil v program.

 

6.15. Avtomatsko knjiženje prometa na transakcijskem računu

Na temeljnico se knjižijo posamezni prometi iz bančnega izpiska. Prometi se knjižijo z datumom obdobja enakim datumu izpiska.

 

7. Blagajna

Modul Blagajna je namenjen gotovinskemu poslovanju podjetij, ki poslujejo po sistemu dvostavnega knjigovodstva. Program omogoča:

Program omogoča vodenje več gotovinskih blagajn (npr. za različne poslovne enote). Program vodi za vsako blagajno ločeno številčno zaporedje za blagajniške prejemke in izdatke. Program podpira delo tako s tolarskimi, kot tudi z deviznimi blagajnami.

Za vsako blagajno lahko določite uporabnike, ki imajo vpogled v blagajno oz. imajo možnost izdajanja blagajniških izdatkov in prejemkov. Eni blagajni je možno dodeliti več uporabnikov, prav tako pa je možno, da en uporabnik dobi pravice do dela na več blagajnah.

Modul Blagajna je povezan z glavno knjigo [11] in omogoča direktno knjiženje [7.5] blagajniških prejemkov in izdatkov na temeljnico.

Pred pričetkom dela je potrebno vnesti blagajne v šifrantu blagajn [7.2].

 

7.1. Avtomatska izstavitev blagajniškega prejemka

V modulu |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Poslovanje najdete možnost, da obkljukate možnost "Ob izstavitvi gotovinskega računa avtomatsko izstavi blagajniški prejemek".

Tako se vam bo ob vsakem gotovinskem računu blagajniški prejemek ustvaril avtomatsko, našli ga boste pa pod: |Blagajna |Prejemki/Izdatki.

Spodaj prikazano na sliki kje lahko to funkcionalnost vklopite:

  
Avtomatska izstavitev blagajniškega prejemka ob izstavitvi gotovinskega plačila
  
  Slika 343:  Avtomatska izstavitev blagajniškega prejemka ob izstavitvi gotovinskega plačila

 

7.2. Šifrant blagajn

V šifrantu blagajn vnesemo podatke o vseh blagajnah v podjetju. Če imamo več poslovnih enot lahko vnesemo več blagajn tako, da se za vsako poslovno enoto vodi ločeno zaporedje blagajniških prejemkov in izdatkov. Prav tako lahko na nivoju blagajne določimo uporabniške pravice in omejimo dostop do določene blagajne samo na pooblaščene uporabnike programa.

Ob pričetku dela s programom je šifrant blagajn prazen zato se nam ob vstopu v blagajno izpiše naslednje sporočilo:

  
Sporočilo programa, ko ni vnešene nobene blagajne
  
  Slika 344:  Sporočilo programa, ko ni vnešene nobene blagajne

Po pritisku na gumb Vnos nove blagajne se prikaže vnosna maska za vnos podatkov o novi blagajni.

  
Vnosna maska za blagajno
  
  Slika 345:  Vnosna maska za blagajno

Polja v vnosni maski imajo naslednji pomen:

OznakaVnesemo poljuben črkovni ali številčni identifikator blagajne (brez šumnikov, presledkov, vezajev). Podatek predstavlja oznako elektronske naprave, ki se upošteva pri številčenju računov.
Poslovna enotaV padajočem meniju izberemo poslovni prostor, na katerega se blagajna nanaša.
Stroškovno mestoIzberemo privzeto stroškovno mesto [11.1.4] za knjiženje blagajniških prejemkov in izdatkov. Stroškovno mesto [11.1.4], ki ga določimo tukaj, je privzeta izbira pri vnosu blagajniških prejemkov in izdatkov.
KontoVnesemo ali izberemo analitični konto za dano blagajno. Konto mora biti predhodno vnešen v kontnem načrtu [11.1.2]. Priporočena številka konta za tolarsko blagajno je npr. 1000.
Vrsta blagajneIzberemo ali gre za tolarsko ali devizno blagajno. Na tolarski blagajni ni dovoljen vnos postavk v drugih valutah. Devizna blagajna je lahko večvalutna.
Začetno stanjeVpišemo začetno stanje blagajne.
Začetna številka zaporedja pri dodelitvi številke dokumenta za davčno potrjevanje računovVnos začetne zaporedne številke gotovinskega računa.
OpombeVnesemo poljubne opombe.

V polju Začetna številka zaporedja pri dodelitvi številke dokumenta za davčno potrjevanje računov lahko določimo:

V tabeli referenti za blagajno označimo uporabnike, ki lahko delajo z blagajno. Uporabnik, ki ima privilegije za urejanje šifranta blagajn [18.7.1.5.3] ima avtomatsko dostop do vseh blagajn. Vsi ostali uporabniki, ki imajo privilegij za pregled blagajniških dokumentov [18.7.1.5.2] ali vnos in izdajanje blagajniških dokumentov [18.7.1.5.1] pa lahko delajo samo na blagajnah, kjer jih določimo kot referente.

 

7.3. Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov

Program omogoča različne kriterije iskanja in prikaza blagajniških prejemkov in izdatkov bodisi za celotno podjetje bodisi za posamezno stroškovno mesto ali blagajno.

  
Maska za vnos kriterijev iskanja blagajniških prejemkov in izdatkov
  
  Slika 346:  Maska za vnos kriterijev iskanja blagajniških prejemkov in izdatkov

V vnosna polja za vpis kriterijev lahko vpišemo naslednje vrednosti:

Št. dok.Vpišemo številko dokumenta, bodisi blagajniškega prejemka bodisi izdatka.
Dat. dok. odČe želimo izpis dokumentov izdanih v določenem obdobju, vpišemo začetni datum obdobja.
doVpišemo končni datum obdobja ali pustimo prazno.
BlagajnaVnosno polje dropDown.gif se nam prikaže samo v primeru, če smo referent za več blagajn oz. imamo uporabniški privilegij za urejanje šifranta blagajn [18.7.1.5.3]. V tem primeru lahko omejimo prikaz dokumentov samo na določeno blagajno.
PartnerVpišemo naziv (ime ali priimek) prejemnika ali vplačnika v blagajno. S pritiskom na bt-search.gif lahko prikaz omejimo na partnerja iz šifranta partnerjev.
Str. m.Z določitvijo stroškovnega mesta lahko omejimo izpis samo na dokumente iz določenega stroškovnega mesta
Vrsta dok.Prikažemo lahko samo blagajniške prejemke, samo izdatke ali oboje.

Hitre tike, ki jih lahko uporabljate na pregledu in iskanju blagajniških prejemkov in izdatkov:

EnterIskanje
InsterVnos novega blagajniškega prejemka ter izdatka

 

7.4. Vnos in izdajanje blagajniških prejemkov in izdatkov

Na strani Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov [7.3] se nam s klikom na

gumb Vnos novega prejemka odpre vnosna maska za vnos novega prejemka:

  
Vnosna maska za vnos novega prejemka
  
  Slika 347:  Vnosna maska za vnos novega prejemka

V vnosna polja za vpis kriterijev vpišemo naslednje podatke:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo blagajno, v katero bomo vnesli prejemek.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto, če želimo.
DatumVnos datuma je obvezen. Privzeta izbira je datum vnosa.
Priimek,ime/NazivVpišemo ime in priimek partnerja, ki je vplačal prejemek. S klikom na daljnogled lahko partnerja tudi poiščemo v našem šifrantu partnerjev.
UlicaVpišemo naslov stranke, ki je vplačala. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
Poštna št./KrajVpišemo poštno številko in kraj prebivališča vplačnika. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
DržavaPrivzeta izbira je Slovenija, če pa gre za tujega državljana, s klikom na dropDown.gif izberemo drugo državo.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Prikaže se nam blagajniški prejemek in s klikom na gumb Dodaj postavko lahko podrobneje opredelimo blagajniški prejemek:

OpisV prazen prostor vpišemo poljubno besedilo, ki opisuje prejemek.
ZnesekVpišemo znesek prejemka v SIT. Vnos je obvezen.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif opredelimo za kakšen način plačila gre.

Vnos tudi tokrat potrdimo s klikom na V redu.

  
Vnešen blagajniški prejemek
  
  Slika 348:  Vnešen blagajniški prejemek

Na strani Pregled in iskanje blagajniških prejemkov ter izdatkov [7.3] pa imamo na voljo tudi

gumb Vnos novega izdatka. S klikom na ta gumb se nam odpre vnosna maska za vnos novega izdatka:

  
Vnosna maska za vnos novega izdatka
  
  Slika 349:  Vnosna maska za vnos novega izdatka

V vnosna polja za vnos kriterijev vpišemo naslednje podatke:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo blagajno, ki jo bomo bremenili z izdatkom.
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto, če želimo.
DatumVnos datuma je obvezen. Privzeta izbira je datum vnosa.
Priimek,ime/NazivVpišemo ime in priimek partnerja, na katerega se nanaša izdatek. S klikom na daljnogled lahko partnerja tudi poiščemo v našem šifrantu partnerjev.
UlicaVpišemo naslov partnerja, na katerega se nanaša izdatek. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
Poštna št./KrajVpišemo poštno številko in kraj prebivališča partnerja. Če smo partnerja izbrali v šifrantu, se naslov izpiše avtomatsko.
DržavaPrivzeta izbira je Slovenija, če pa gre za tujega državljana, s klikom na dropDown.gif izberemo drugo državo.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

Prikaže se nam blagajniški izdatek in s klikom na gumb Dodaj postavko lahko podrobneje opredelimo blagajniški izdatek:

OpisV prazen prostor vpišemo poljubno besedilo, ki opisuje izdatek.
ZnesekVpišemo znesek izdatka v SIT. Vnos je obvezen.
Način plačilaS klikom na dropDown.gif opredelimo za kakšen način plačila gre.

Vnos tudi tokrat potrdimo s klikom na V redu.

  
Vnešen blagajniški izdatek
  
  Slika 350:  Vnešen blagajniški izdatek

 

7.5. Knjiženje blagajne

Knjiženje blagajne poteka tako, da v pregledu in iskanju [7.3] blagajniških dokumentov v meniju izberemo |Dodatne možnosti |Knjiženje blagajne.

  
Opcija za knjiženje blagajne v pregledu blagajniških prejemkov in izdatkov
  
  Slika 351:  Opcija za knjiženje blagajne v pregledu blagajniških prejemkov in izdatkov

Program nam prikaže seznam vseh blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi. Knjiženje pričnemo z izbiro blagajniškega dnevnika za določen datum.

  
Prikaz salda in izbira blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi
  
  Slika 352:  Prikaz salda in izbira blagajniških dnevnikov, ki še niso knjiženi

Po kliku na Blagajna-knjizenje3.gif se prikaže stran za kontiranje in kontrolo vnešenih številk kontov na posameznih blagajniških dokumentih.

  
Kontiranje blagajniških dokumentov
  
  Slika 353:  Kontiranje blagajniških dokumentov

Pri vnosu kontov nikoli ne vnašamo konta blagajne (1000) ampak vedno samo nasprotne konte. Konto blagajne je že določen v šifrantu blagajn [7.2] in se knjiži avtomatsko. Potem, ko smo vnesli in preverili vse konte, kliknemo na gumb Knjiži. Prikaže se delovna temeljnica, kjer so knjiženi vsi blagajniški dokumenti z dnevnika.

  
Temeljnica za knjiženje blagajne
  
  Slika 354:  Temeljnica za knjiženje blagajne

Po kliku na gumb Shrani se temeljnica shrani v glavno knjigo. Ponovno se nam prikaže stran za izbiro dnevnika, kjer lahko knjižimo blagajniške dokumente za drugi datum.


Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju blagajne:

Enter ali InsterDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

7.6. Poročila in paketne obdelava modula Blagajna

Poglavje opisuje poročila in paketne obdelave, ki so na voljo v modulu Blagajna.

 

7.6.1. Blagajniški dnevnik

Poročilo Blagajniški dnevnik je dostopno v meniju |Blagajna |Poročila ter v meniju |Finance |Poročila.

Po kliku na vrsto poročila Blagajniški dnevnik se nam prikaže naslednja vnosna maska, kjer določimo parametre izpisa blagajniških dnevnikov.

  
Parametri izpisa blagajniških dnevnikov
  
  Slika 355:  Parametri izpisa blagajniških dnevnikov

Posamezna vnosna polja imajo naslednji pomen:

Obdobje odVpišemo začetek obdobja za katero želimo izpisati blagajniške dnevnike.
Obdobje doVpišemo konec obdobja za katero želimo izpisati blagajniške dnevnike. Blagajniške dnevnike je možno naenkrat izpisati samo znotraj enega poslovnega leta. Generiran dokument bo tako vseboval vse blagajniške dnevnike znotraj danega obdobja. Če želite izpis dnevnika za določen dan, vpišete v obe polji isti datum.
Prikaži nove salde po načinu plačila Prikaže dodatno začetno stanje blagajne in posebej razvrsti: novi saldo gotovina, novi saldo plačilne kartice in novi saldo čeki.
Izpiši trenutni saldo Izpiše prejšnji saldo in novi saldo.
Na poročilu se izpiše naziv partnerjaPoročilo poleg številke dokumenta izpiše tudi partnerja, ki je na samemu dokumentu.
BlagajnaČe imamo več blagajn, potem tukaj izberemo blagajno za katero želimo izpis blagajniškega dnevnika.
Tip datotekeIzberemo obliko datoteke, ki naj se generira (Adobe PDF, Word, OpenOffice ali HTML).

Po kliku na gumb Zaženi se po končani obdelavi izdela dokument z naslednjim izgledom:

  
Izgled blagajniškega dnevnika.
  
  Slika 356:  Izgled blagajniškega dnevnika.

 

7.7. Vnos dnevnih iztržkov na blagajni

Pregled in iskanje dnevnih iztržkov potekata na isti način kot pregled in iskanje ostalih dokumentov:

  
Pregled in iskanje dnevnih iztržkov
  
  Slika 357:  Pregled in iskanje dnevnih iztržkov

Dnevne iztržke lahko iščemo po naslednjih kriterijih:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo, za katero blagajno želimo videti dnevni iztržek.
Št. dokVpišemo številko dokumenta, ki ga želimo najti.
Datum dok. od/doOmejimo iskanje po datumu, znotraj katerega želimo najti dokument.

S klikom na gumb Vnos novega iztržka pa se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo novi dnevni iztržek:

  
Vnosna maska za vnos novega iztržka
  
  Slika 358:  Vnosna maska za vnos novega iztržka

V vnosna polja vnesemo naslednje podatke:

BlagajnaS klikom na dropDown.gif izberemo, za katero blagajno želimo vnesti dnevni iztržek.
Št. dnevnika
DatumVpišemo datum vnosa dnevnega iztržka.
GotovinaV prazno polje vpišemo znesek gotovine, ki je bil na ta dan iztržen v blagajni.
ČekiVpišemo višino zneska, ki smo ga v blagajno dobili v čekih.
Kredit. karticeVpišemo višino zneska, iztrženega s kreditnimi karticami.
Vrednostni boniVpišemo višino zneska, iztržka z vrednostnimi boni.
Konč.potr.po stopnji 8,5%
Konč.potr.po stopnji 20%
Dav.zav.po stopnji 8,5%
Dav.zav.po stopnji 20%
Neobdavčen promet
Pretok gotovine gosp./s.p.Program nam podatek izpiše avtomatsko, ko vpišemo znesek gotovine v zgornjem vnosnem polju.

Vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu.

  
Vnos dnevnega iztržka
  
  Slika 359:  Vnos dnevnega iztržka

 

7.8. Knjiženje dnevnih iztržkov

Ko smo vnesli nov dnevni iztržek [7.7] in izbiro potrdili s klikom na V redu, lahko ta dnevni iztržek tudi poknjižimo na temeljnico.

S klikom na gumb Knjiženje se nam dokument knjiži na temeljnico. Knjižbo potrdimo s klikom na Shrani in dnevni iztržek je poknjižen.

  
Poknjižen dnevni iztržek
  
  Slika 360:  Poknjižen dnevni iztržek



Hitre tipke, ki jih lahko uporabljate na knjiženju dnevnega iztržka:

Enter ali InsterDodajanje nove knjižbe
EscIzhod iz knjiženja

 

8. Obračun plač in drugih osebnih prejemkov

Modul za obračun plač in drugih osebnih prejemkov omogoča obračun, avtomatsko knjiženje in izplačilo:

V modulu plače lahko tudi izpišete sledeča poročila:

Program omogoča tudi vodenje evidence prisotnosti [8.8] na delu, evidence bolniških odsotnosti in evidenco dopustov vključno s funkcionalnostjo za letno odmero dopusta.

Uporaba programa je zelo enostavna saj program vedno vsebuje tekoče podatke o:

Prav tako je modul za obračun osebnih prejemkov povezan z modulom Potni nalogi [5] ter vas opozarja na morebitne obračunane dnevnice [8.2.9.3.7] v obračunskem mesecu ter za vas avtomatsko izračuna višino bonitete [8.2.9.3.4] za uporabo službenega avtomobila v zasebne namene.

 

Obračun prispevkov za lastnika družbe se naredi na enak način kot obračun prispevkov za zasebnike. Navodila najdete na strani Obračun prispevkov za zasebnika? [8.1.2]

 

8.1. Obračun prispevkov za zasebnika

Modul za obračun prispevkov za zasebnika omogoča popolnoma avtomatsko izdelavo obračuna prispevkov za nosilca s.p. Uporaba programa je zelo preprosta saj so v programu e-računi že vnaprej vnešeni vsi potrebni mesečni in letni tekoči podatki (povprečne plače, prazniki, nadomestila, ...), ki so potrebni za pravilno izdelavo obračuna.

Poglavje "Kako naredimo obračun prispevkov za zasebnika? [8.1.2]" opisuje korake za izdelavo obračuna prispevkov.

 

Vnos časa zadržanosti vnašamo, kadar je zasebnik v mesecu obračuna na bolniški ali pa na očetovskem dopustu. Čas zadržanosti vnesemo tako, da kliknemo na gumb Dodaj vrstico v zgornjem delu okna.

  
Vnos časa zadržanosti
  
  Slika 361:  Vnos časa zadržanosti

Po kliku na gumb dodaj vrstico se nam odpre novo okno, kjer vnesemo podatke o zadržanosti.


  
Vnos podatkov časa zadržanosti
  
  Slika 362:  Vnos podatkov časa zadržanosti

Tukaj so obvezni vnosi podatkov:

V primeru napačnega vnosa vas program opozori na napako.

Po vnosu podatkov o zadržanosti lahko s klikom na gumb Vpiši ure zadržanosti v obračun avtomatsko vpišete ure v število ur na obračunu glede na vnašene podatke o zadržanosti.

  
Vpis ur glede na vnešene podatke o zadržanosti
  
  Slika 363:  Vpis ur glede na vnešene podatke o zadržanosti

Tukaj nam program sam preračuna koliko ur je bil delavec zadržan in vnese v ure.

 

8.1.1. Osnovne nastavitve podjetja za izdelavo obračuna prispevkov zasebnika

Preden naredimo obračun prispevkov zasebnika preverimo osnovne nastavitve podjetja. Poleg osnovnih nastavitev podjetja je potrebno vpisati podatke o nosilcu s.p.

8.1.1.1 Obračun plač in prispevkov za samostojne podjetnike

Za obračun prispevkov za s.p. moramo v meniju |Moj profil |Podatki o podjetju določiti, da ima naše podjetje pravno obliko  tipa s.p..

Prav tako moramo v šifrantu zaposlenih določiti osebo, ki je nosilec s.p.. Za to osebo se bo naredil obračun prispevkov za zasebnika.

8.1.1.2 Generiranje plačilnih nalogov

Za izpis plačilnih nalogov ali za izvoz plačilnih nalogov v e-bančništvo je potrebno vnesti transakcijski obračun našega podjetja. V primeru obračuna prispevkov za s.p. je potrebno določiti tudi davčno izpostavo podjetja našega podjetja.

Bančni računi  vpiešte v meniju |Banka |Bančni računi , davčna izpostava  pa se vpiše v meniju |Moj profil |Podatki o podjetju.

8.1.1.3 Avtomatsko knjiženje obračuna prispevkov

Pred avtomatskim knjiženjem obračuna prispevkov za zasebnika preverite nastavitve avtomatskega knjiženja [11.1.3] za konte razredov 2 in 4 ter jih po potrebi prilagodite kontnemu načrtu vašega podjetja.

 

8.1.2. Kako naredimo obračun prispevkov

Preden naredimo obračun prispevkov je pomembno, da v podatkih o nosilcu s.p.-ja vnesemo količnik za izračun plače.

Obračun prispevkov za zasebnika je dostopen preko menija |Plače |Obračun prispevkov zasebnika kjer se vam v primeru, da še nimate vnešenega nobenega obračuna prikaže naslednja stran:

  
Vnos novega obračuna prispevkov za zasebnika
  
  Slika 364:  Vnos novega obračuna prispevkov za zasebnika

V kolikor že imate vnešene obračune, imate tudi možnost kopiranja, kjer se vam podatki o bruto zneskih (ki so bili pri originalnem obračunu) pobrišejo in se naredi ponovni izračun zneskov za nastavljene ure.

Kopirate na način na spodaj prikazani sliki:

  
Kopiranje obračuna prispevkov za zasebnika
  
  Slika 365:  Kopiranje obračuna prispevkov za zasebnika

S klikom na gumb Novi obračun prispevkov se nam kreira novi obračun prispevkov za nosilca s.p. za katerega bomo obračunali prispevke.

  
Obračun prispevkov za zasebnika
  
  Slika 366:  Obračun prispevkov za zasebnika

Obračun lahko spremenimo s klikom na gumb Spremeni v orodni vrstici programa nad obračunom. Podatke v obračunu lahko spreminjamo le, če je obračun še odprt.

Po kliku na gumb Spremeni se nam odpre maska za vnos podatkov v obračun prispevkov zasebnika, ki izgleda takole:

  
Vnesem podatke za obračun prispevkov zasebnika
  
  Slika 367:  Vnesem podatke za obračun prispevkov zasebnika

V kolikor vnašamo podatke za ure v kolone 2, 3 ali 4(boleznine do in nad 30 dni ter očetovski dopust) moramo vnesti tudi podatke o zadržanosti. To opcijo najdemo pod napisom Vnos podatkov za čas zadržanosti, kjer kliknemo na gumb Dodaj vrstico. Več glede vnosa podatkov zadržanosti si lahko preberete tukaj Vnos časa zadržanosti.

 

8.2. Obračun plač

Modul za obračun plač omogoča popolnoma avtomatsko izdelavo obračuna plač za poljubno število zaposlenih v podjetju. Uporaba programa je zelo preprosta saj so v programu e-obračuni že vnaprej vnešeni vsi potrebni mesečni in letni tekoči podatki (povprečne plače, prazniki, nadomestila, ...), ki so potrebni za pravilno izdelavo obračuna.

Obračunavamo lahko plače za zaposlene pri zasebnikih in pravnih osebah, hkrati pa lahko naredimo tudi obračun prispevkov za zasebnika.

Poglavje "Kako naredimo obračun plač? [8.2.9]" opisuje korake za izdelavo obračuna plač.

Če v vašem podjetju obračunavate plače v skladu s kolektivnimi pogodbami, ki zahtevajo podrobno razčlenjene plačilne liste s specifičnimi dodatki vam priporočamo, da si preberete tudi navodila za določitev lastnega plačnega sistema [8.2.2], kjer z uporabo formul [8.2.5] podobno, kot v Excel-u določite kako naj program izračunava različne osnove in dodatke na plačilni listi.

 

8.2.1. Osnovne nastavitve podjetja za izdelavo obračuna plač

Preden naredimo obračun plač preverimo osnovne nastavitve podjetja. Poleg osnovnih nastavitev podjetja je potrebno vpisati podatke o zaposlenih ter po določiti postavke za plačilno listo.

8.2.1.1 Obračun plač in prispevkov za samostojne podjetnike

Za obračun plač in prispevkov za s.p. moramo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Kadri, obračuni plač,... določiti, da ima naše podjetje pravno obliko  tipa s.p..

Prav tako moramo v šifrantu zaposlenih določiti osebo, ki je nosilec s.p.. Za to osebo se bo naredil obračun prispevkov za zasebnika, za vse druge pa se bodo obračunavale plače.

8.2.1.2 Obračun plač za pravne osebe

Obračun plač za pravne osebe se bo izdelal za vse ostale pravne oblike  podjetja, ki niso tipa s.p.

8.2.1.3 Generiranje plačilnih nalogov

Za izpis plačilnih nalogov ali za izvoz plačilnih nalogov v e-bančništvo je potrebno vnesti transakcijski obračun našega podjetja. V primeru obračuna plač za s.p. potrebno določiti tudi davčno izpostavo podjetja našega podjetja.

Bančni računi  in davčna izpostava  se vpišejo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Osnovni podatki podjetja.

8.2.1.4 Avtomatsko knjiženje obračuna plač

Pred avtomatskim knjiženjem obračuna plač preverite nastavitve avtomatskega knjiženja [11.1.3] za konte razredov 2 in 4 ter jih po potrebi prilagodite kontnemu načrtu vašega podjetja.

 

8.2.2. Nastavitve za plačilno listo in za izračun osnov za bruto plačo z dodatki

Vsako podjetje obračunava plače na drugačen način. Nekatere posebnosti obračuna plač so specifične za določeno panogo oz. so predpisane s kolektivnimi pogodbami, spet druge pa so interna odločitev podjetja ter določajo način nagrajevanja in stimulacije zaposlenih.

Program omogoča prilagoditev izračuna bruto plače ter izpisa plačilne liste [8.2.9.6.12] na podlagi neomejenega števila parametrov [8.2.5] ter uporabo formul za izračun zneskov. Delovanje izračuna plačilne liste je tako podobno delovanju računalniških preglednic (kot je npr. program MS Excel).

8.2.2.1 Kako določimo vrstice in formule za plačilno listo?

Plačilno listo določimo v meniju |Plače |Postavke obračuna. Če še nismo opravili nobenih nastavitev se nam prikaže sledeča stran:

  
Vnos postavk za plačilno listo
  
  Slika 368:  Vnos postavk za plačilno listo

Ko kliknemo na gumb Dodajanje postavke obračuna plač se nam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Vnos postavke za plačilno listo
  
  Slika 369:  Vnos postavke za plačilno listo

Posamezni parametri postavke imajo sledeči pomeni:

Vrsta izplačila/osnove

Določimo vrsto osnove oz. izplačila. Ta podatek se uporablja za izpise, kjer je potrebno ugotoviti zneske bruto plače za posamezne namene. V vnosnem polju lahko izbiramo med:

  
 Izpiši na plačilni listi Označimo, če želimo, da se vrstica izpiše na plačilni listi. Pri vmesnih izračunih običajno ne želimo, da se izpišejo na plačilni listi.
Status postavkeIzberemo kakšne status naj ima postavka
Stroškovno mestoIzberemo stroškovno mesto.
Oznaka vrsticeVpišemo poljubno oznako vrstice, ki na omogoča, da se na ta znesek sklicujemo v formulah drugih postavk.
Opis vrstice na plačilni listiOpis vrstice tako, kot naj se izpiše na plačilni listi.
Opis postavke v tujem jezikuČe želimo izpis plačilne liste v tujem jeziku, vpišemo v to polje željeni prevod postavke v željenem tujem jeziku
Formula za izračun zneskaFormula za izračun zneska. V formuli lahko uporabljate spremenljivke [8.2.5], ki predstavljajo matične podatke o zaposlenem ter druge vnose na obračunu plač. Pri vnosu formul za izračun plače veljajo enaka sintaktična pravila, kot pri vnosu formul za bilance [11.8.1.6].
Zaokroževanje vmesnega zneskaIzberemo natančnost zaokroževanja vmesnega zneska t.j. rezultata, ki se izračuna iz vnešene formule. Če pustimo izbiro prazno, se vmesni rezultat ovrednotenja formule zaokrožuje enako, kot je to določeno pri osnovnih podatkih obračuna plače [8.2.9.1].
Formula za izračun vred. parametraČe želimo, da se na plačilni listi izpiše npr. število ur ali odstotek z določeno vrstico plačilne liste, potem tukaj vnesemo formulo za izračun vrednosti števila ur. Kot je iz primera razvidno se bo na plačilni listi [8.2.9.6.12] pri vrstici REDNO DELO izpisalo število ur za redno delo z enoto mere ure in brez decimalnih mest. Spisek možnih parametrov najdete tukaj [8.2.5].
Enota mere za vrednost parametraVpišemo enoto mere za parameter na plačilni listi (npr. ure, odstotek, ...).
Št. dec. mest za izpis vred. parametraIzberemo na koliko decimalnih mest naj se na plačilni listi izpiše vrednost parametra.

8.2.2.2 Primer plačilne liste

Naslednja slika prikazuje primer za plačilno listo:

  
Primer plačilne liste
  
  Slika 371:  Primer plačilne liste

Datoteka z osnovnimi postavkami za plačilno listo je na voljo tukaj [8.2.6]

V primeru, ko želimo pri izračunu plače uporabiti poseben parameter, ki se ne vodi pri podatkih o zaposlenemu lahko v formulo dodamo posebno spremenljivko Param , za katero bo program pri vsakem obračunu plač dodal posebno vnosno polje za vpis vrednosti parametra.

Najpogosteje se to uporablja pri dodatkih za delovno uspešnost, ki se določajo za vsak mesec posebej.

Če izračunavamo znesek bruto plače iz vnaprej danega neto zneska plače [8.2.9.3.3.2], moramo v vsaj eni vrstici plačilne liste uporabiti posebno spremenljivko Param .

S spreminjanjem parametra - spremenljivke Param  - bo program lahko numerično izračunal bruto plačo za dani neto znesek [8.2.9.3.3.2].

Če želimo imeti za bolniško več postavk je to opisano tukaj [8.2.4]

 

8.2.3. Kako uvozimo formule za plačilno listo iz drugega podjetja?

Program omogoča izvoz formul za plačilno listo v datoteko XML ter uvoz formul za plačilno listo iz datoteke XML ali direktno iz drugega podjetja (na voljo samo za računovodske servise [21]). Opcija za uvoz formul za plačilno listo je na voljo v orodni vrstici v meniju |Izmenjava podatkov ter direktno s klikom na gumb v primeru, ko je plačilna lista še prazna [8.2.2].

  
Meni za izmenjavo podatkov v orodni vrstici
  
  Slika 372:  Meni za izmenjavo podatkov v orodni vrstici

S klikom na opcijo za uvoz podatkov se nam prikaže naslednja stran:

  
Uvoz formul za plačilno listo
  
  Slika 373:  Uvoz formul za plačilno listo

Pred uvozom formul za plačilne liste določimo:

Ko nastavimo parametre uvoza plačilne liste kliknemo na gumb Uvozi podatke za uvoz podatkov za plačilno listo.

 

8.2.4. Nastavitev več postavk za bolniško

Za bolniško in bolniško nad 30 dni lahko definiramo več postavk(bolniška 100%, boniška 90%,...). Za vsako vrsto bolniške rabimo v tem primeru 2 postavki. V prvi postavko bomo vpisali ure v drugi pa bomo potem izračunali znesek urne postavke za bolniško krat vpisane ure. Spodaj je s slikicami nazorno prikazano nastavitev postavk.

  
Nastavitev postavke za vnos ur pri bolezninah
  
  Slika 374:  Nastavitev postavke za vnos ur pri bolezninah

Pri vrsti izplačila moramo izbrati stevilo ur za izbran tip parametra. Ko smo izbrali to vrsto izplačila se nam spodaj doda kolona za izbiro tipa parametra. Tukaj lahko izbiiramo ali je navadna bolniška ali bolniška nad 30 dni. Nato vnesemo oznako in opis vrstice, kot formulo pa vpišemo PARAM, ker bomo tukaj vpisali število ur.

Nato naredimo postavko za izračun zneska bolniške.

  
Nastavitev postavke za znesek boleznin
  
  Slika 375:  Nastavitev postavke za znesek boleznin

Pri nastavitvi postavke za znesek boleznine moramo kot vrsto izplačila izbrati ali gre za bolniško ali bolniško nad 30 dni. V formuli pa se sklicujemo na prej narejeno spremenljivko za število ur katero pomnožimo z urno postavko in procentom.

V primeru, ki je narejen dobimo postavko za bolniško 100%. Na podoben način naredimo še za 90,80,...% s tem, da pri formuli pomnožimo s 0.9,0.8,.... Enako naredimo tudi za bolniško nad 30 dni, s tem da damo bolniška nad 30 dni.

Ure vpisane v teh spremenljivkah se morajo ujemati z urami vpisanimi zgoraj pri obračunu plač, če ne program javi, da se ure ne ujemajo.

 

8.2.5. Formule za izračun bruto zneskov za obračun plač

Pri vnosu formul za izračun bruto zneskov za obračun plač veljajo enaka sintaktična pravila, kot pri vnosu formul za bilance [11.8.1.6]. Dodatno lahko pri vnosu formul za izračun plač uporabimo poseben spremenljivke, katerih vrednost je odvisna od obračunskega meseca, od drugih postavk v obračunu ter od podatkov vpisanih pri zaposlenemu. Te spremenljivke so opisane v nadaljevanju.

8.2.5.1 Spremenljivke pri vnosu formul za izračun plač

Pri vnosu formul za izračun posameznih postavk plačilne liste lahko uporabimo spremenljivke, ki so naštete v nadaljevanju. Spremenljivke so grupirane glede na to od kod se črpajo vrednosti spremenljivk.

 

8.2.6. Datoteka s postavkami za osnovno plačilno listo

Vsako podjetje ima svoje specifične nastavitve za plačilno listo. Mi smo vam pripravili datoteko s postavkami za osnovno plačilno listo in datoteko s postavkami za potrebe obračuna različnih vrst bolnišk. Datoteki si lahko snamete na tej strani, na spodnjih povezavah in nato uvozite v program na način, kot je to opisano na strani Kako uvozimo formule za plačilno listo [8.2.3]

placilnaListaOsnovna.xml
Velikost: 4,20 kB

placilnaListaVecVrstBolnisk.xml
Velikost: 14,80 kB

Ko datoteko uvozimo v program in naredimo obračun plač s temi nastavitvami, vam bo program generiral plačilno listo, ki bo sestavljena približno tako:

  
Plačilna lista sestavljena z osnovnimi postavkami v zgornji datoteki
  
  Slika 376:  Plačilna lista sestavljena z osnovnimi postavkami v zgornji datoteki

 

8.2.7. Vnos podatkov za izpis refundacije

Za izpis refundacije moramo vnesti podatke o zadržanosti in podatka za leto osnove in znesek osnove. Za vnos podatkov moramo klikniti na znak + zraven vnosa ur za boleznine nad 30 dni.

  
Kliknite na znak, ki je obkrožen na zgornji sliki za vnos podatkov
  
  Slika 377:  Kliknite na znak, ki je obkrožen na zgornji sliki za vnos podatkov

Po kliku na ta znak se nam odpre okno z že vnešenimi podatki o zadržanosti, v kolikor je že kak podatek vnešen ali pa prazen. Spodaj je gumb za dodajanje nove vrstice oz. podatka o zadržanosti.

  
Podatki o zadržanosti
  
  Slika 378:  Podatki o zadržanosti

Pri dodajanju nove vrstice moramo vedno vnesti podatke o zadržanosti (od kdaj do kdaj), podatek o razlogu zadržanosti ter podatka za leto osnove in znesek osnove. Program vam že sam ponudi možnost izbire leta za osnovo za vsa tista leta, kjer je zaposleni imel obračunane plače. Ob izbiri leta se vam v polje znesek osnove prepiše kar osnova izbranega leta.

  
Okno za vnos podatkov o zadržanosti
  
  Slika 379:  Okno za vnos podatkov o zadržanosti

Če nimamo vnešenega podatka o zadržanosti se nam v tiskanju poročil ne bo ponudil izpis za refundacijo.

 

8.2.8. Izpis plačilne liste v tujem jeziku

Za izpis plačilne liste v tujem jeziku moramo v meniju |Nastavitve |Nastavitve podjetja |Kadri, obračun plač in letno poročanje izbrati tuji jezik v katerem želimo izpisati plačilno listo.

  
Izbira tujega jezika za izpis plačilne liste v tujem jeziku
  
  Slika 380:  Izbira tujega jezika za izpis plačilne liste v tujem jeziku

Ko imamo izbran podatek o tujem jeziku potem program v meniju zatiskanje obračuna plače na koncu doda meni |Izpisi v tujem jeziku, kjer si lahko izpišemo plačilno listo v tujem jeziku.

  
Izpis plačilne liste v tujem jeziku
  
  Slika 381:  Izpis plačilne liste v tujem jeziku


Dopolnjen je tudi vnos postavk za obračun plač, kjer je možnost dodati opis postavke v tujem jeziku, ki se potem uporabi pri izpisu plačilne liste v tujem jeziku.

  
Vnos opisa postavke v tujem jeziku
  
  Slika 382:  Vnos opisa postavke v tujem jeziku

 

8.2.9. Kako naredimo obračun plač za zaposlene?

Koraki za izdelavo obračuna plač so opisani v naslednjih 8 točkah:

  1. Vnos podatkov za glavo obračuna [8.2.9.1].
  2. Izbira in dodajanje zaposlenih (tudi zasebnika) v obračun plač. [8.2.9.2]
  3. Vnos ur in drugih podatkov za posamične zaposlene. [8.2.9.3]
  4. Potrditev in zapiranje obračuna. [8.2.9.4]
  5. Izpis obrazcev in plačilnih list: [8.2.9.6]
  6. Generiranje plačilnih nalogov: [8.2.9.8]
  7. Knjiženje obračuna plač na temeljnico. [8.2.9.9]
  8. Knjiženje izplačila plač preko knjiženja prometa na TR. [8.2.9.12]

Posamezni koraki obračuna plač so opisani v nadaljevanju.

 

8.2.9.1. Korak 1: Vnos osnovnih podatkov za obračun plač - podatki za glavo obračuna

Pripravo obračuna plač pričnemo tako, da najprej ustvarimo novi obračun plač t.j. paket znotraj katerega bomo obračunali plače za več zaposlenih. To naredimo tako, da kliknemo na gumb Novi obračun plač v meniju |Plače |Obračuni plač.

  
Kreiranje novega obračuna plač
  
  Slika 383:  Kreiranje novega obračuna plač

Po pritisku na gumb Novi obračun plač se nam prikaže naslednja vnosna maska:

  
Osnovni podatki o obračunu plač
  
  Slika 384:  Osnovni podatki o obračunu plač

Na tej strani vnesemo osnovne podatke o obračunu plač, ki se bodo kasneje izpisali na obrazcih obračuna plač (REK-1, 1-Z, Priloga 12). Vnosna polja se že prikažejo s privzetimi podatki za tipični obračun plač. Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji:

Obračun za mesecIzberemo mesec za obračun plač. Glede na našo izbiro bo program pri izračunu plač za posamezne zaposlene upošteval dohodninsko lestvico za izbrani mesec glede na veljavno dohodninsko zakonodajo in druge predpise. Pri izdelavi obračuna plač je to edini podatek, ki ga je potrebno vnesti. Vsi ostali podatke (lestvice, stopnje davkov in prispevkov, ...) so že vnešeni v program s strani ponudnika rešitve.
Vrsta dohodkaTa podatek se izpiše na obrazcu REK-1.
Datum obračunaVpišemo datum obračuna. Ta podatek se izpiše na predpisanih obrazcih obračuna plač.
Datum izplačilaVpišemo datum izplačila. Ta podatek se izpiše na predpisanih obrazcih obračuna plač in je merodajen za dohodninsko lestvico in stopnje za izračun prispevkov ter davka na plače.
Pooblaščenec, firma, naslov, davčnaPodatke o pooblaščencu vnesemo v primeru, ko izplačevalec pooblasti drugo osebo za obračunavanje plač.
Št. računa za izplačiloŠt. našega TRR iz akterega bomo izvedli izplačilo.
Kolektivna pogodbaIzberemo kolektivno pogodbo, ki velja za naše podjetje. Podatek se uporabi za obrazec 1-Z.
Odgovorna osebaIme in priimek osebe odgovorne za sestavo obrazca 1-Z.
Telefonska številkaTel. št. odgovorne osebe pri oddaji obrazca 1-Z na AJPES.
Opombe/Opis obračunaVpišemo poljubno besedilo, ki opisuje obračun plač. Podatek se vodi za naše interne potrebe.
Izhodiščna plačaVpišemo izhodiščno plačo za izračun bruto plač za zaposlene, ki imajo plačo določeno s količnikom od izhodiščne plače. Vnos ni obvezen.
Nadomestilo za prevoz na delo z lastnim vozilom (na km)Vnesemo znesek nadomestila.
Nadomestilo za prevoz na delo z lastnim vozilom(dodatni znesek v primeru spremembe uredbe)Vnesemo znesek nadomestila.
Izberite oz. vnesite znesek dnevnega nadomestila za obračun malice zaposlenimIzberemo v kakšni višini se obračunava nadomestilo za malico. Izberemo lahko bodisi minimalnim zneskom bodisi maksimalni dovoljeni neobdavčeni znesek povračila za izbrani mesec. Tretja možnost pa je, da sami vpišemo znesek dnevnega povračila za malico med delom (za 8-urni delovnik).
Zaokroževanje obračuna plačDoločimo kako naj program zokrožuje zneske pri izračunu bruto plač in davkov ter prispevkov.

Ko vnesemo podatke, jih potrdimo s klikom na V redu. Po potrditvi vnosa se nam odpre stran s prikazom obračuna ter seznamom zaposlenih vključenih v obračun.

Če želimo spremenite podatke za glavo obračuna, lahko to naredimo kadarkoli s klikom na gumb GumbSpremeni.gif v orodni vrstici.

 

8.2.9.2. Korak 2: Izbira in dodajanje zaposlenih (tudi zasebnika) v obračun

Ko smo vnesli podatke za glavo obračuna plač nadaljujemo z izbiro zaposlenih za katere bomo izdelali obračun plač:

  
Prikaz obračuna in gumb za dodajanje zaposlenih v obračun
  
  Slika 385:  Prikaz obračuna in gumb za dodajanje zaposlenih v obračun

Če še nismo izbrali nobenega zaposlenega imamo na začetku dve možnosti:

Ko dodamo v obračun vsaj enega zaposlenega se nam prikaže obračun s seznamom dodanih zaposlenih:

  
Prikaz obračuna s seznamom zaposlenih
  
  Slika 386:  Prikaz obračuna s seznamom zaposlenih

Na zgornji sliki vidimo, da nas program opozarja v primeru, ko v šifrantu zaposlenih nimamo podatka o davčni številki ali transakcijskem računu zaposlenega. S klikom na zaposlenega pri vnosu podatkov za bruto plačo lahko vpišemo manjkajoče podatke.

Ko smo določili zaposlene za obračun preidemo na vnos ur in drugih podatkov za posamezne zaposlene.

 

8.2.9.3. Korak 3: Vnos ur in drugih podatkov za posamične zaposlene

Ko v seznamu zaposlenih kliknemo na določeno osebo se nam odpre vnosna maska, kjer lahko vnesemo podatke za zaposlenga:

  
Vnos ur in drugih podatkov za zaposlega za obračun plač
  
  Slika 387:  Vnos ur in drugih podatkov za zaposlega za obračun plač

V glavi vnosne maske se nam izpišejo osnovni podatki o zaposlenem. S puščicami so nakazane funkcije nekaterih gumbov. Uporabimo pa lahko še naslednje možnosti:

Pod glavo s podatki o zaposlenem se nahajajo vnosna polja, ki so razdeljena v naslednje kategorije:

S preklapljanjem med zavihki, lahko vnesemo vse podatke, ki so potrebni za izračun plače zaposlenega. Zavihek trenutne maske v katero bomo vnašali podatke, je obarvan v modro barvo, kot je to lepo vidno na zgornji sliki.

Po vnosu podatkov v posamezno kategorijo, je potrebno spremembe potrditi s klikom na gumb V redu

 

8.2.9.3.1. Vnos delovnih ur za redno delo, dopust, praznike, ...

  
Vnos ur za zaposlega v obračunskem mesecu za obračun plač
  
  Slika 388:  Vnos ur za zaposlega v obračunskem mesecu za obračun plač

Pri vnosu ur vnašamo le-te v ustrezna vnosna polja, ki so sledeča:

Skupaj za zav. osnovoVnesemo skupno število ur za katero se obračunajo prispevki. Npr. če zaposleni prične delati sredi obračunskega meseca, potem vnesemo samo število ur od sredine meseca naprej. Program v tem vnosnem polju avtomatsko ponudi število ur, ki ga izračuna glede na skupni fond ur v obračunskem mesecu ter tedenski delovnik, ki ga vnesemo pri zaposlenemu. Podatek pa lahko nato spremenimo. Vsota vseh ostalih ur mora biti vsaj enaka zavarovalni osnovi.
...Ostala vnosna polja se uporabijo za prikaz količine delovnih ur po posameznih osnovah izračuna bruto plače.

 

8.2.9.3.2. Določitev bruto plače - vnosna maska brez uporabe formul za izračun osnov in dodatkov

Če v programu ne določimo vrst bruto osnov in dodatkov za obračun plače nam program ponudi privzeto osnovno vnosno masko za vnos osnovne bruto plače ter vnos dveh vrst dodatkov:

  
Določitev bruto plače s poenostavljeno vnosno masko
  
  Slika 389:  Določitev bruto plače s poenostavljeno vnosno masko

Večina kolektivnih pogodb predpisuje, da se na plačilni listi podrobno specificirajo razni dodatki in osnove. Za pravilen izpis plačilne liste in obračun plače je potrebno vnesti formule za izračun posameznih postavk na plačilni listi [8.2.2].

 

8.2.9.3.3. Določitev bruto plače - vnosna maska z uporab formul za izračun osnov in dodatkov

  
Vnos ur in drugih parametrov za izračun osnov in dodatkov
  
  Slika 390:  Vnos ur in drugih parametrov za izračun osnov in dodatkov


Prikazana ekranska maska je samo primer. Konkreten izgled je odvisen od vaših nastavitev in formul za izračun posameznih postavk na plačilni listi [8.2.2].

 

8.2.9.3.3.1. Kako za vse zaposlene obračunati enkratni mesečni dodatek/prispevek/članarino

Velikokrat moramo v določenem mesecu obračunati določen zakonsko predpisan dodatek oz. odvesti članarino za določen prispevek za vsakega zaposlenega delavca.

Takšno situacijo lahko rešimo na več načinov. Najlažje pa takšne zadeve rešimo tako, da v plačilni listi definiramo ustrezno postavko za dodatek ter uporabimo parametra Param oz. BoolParam.

Na obračunu plač v meniju z dodatnimi možnostmi izberemo sledečo opcijo:

  
Nastavitev privzete vrednosti parametrov
  
  Slika 391:  Nastavitev privzete vrednosti parametrov

Nato vpišemo željeno privzeto vrednost za željene parametre, jih označimo in nato se bo željeni dodatek/prispevek dodal na obračun pri vsakem zaposlenem ter ustrezno obračunal v mesecu za katerega delate obračun.

  
Izbira parametrov za nastavitev ter vnos privzete vrednosti dodatka
  
  Slika 392:  Izbira parametrov za nastavitev ter vnos privzete vrednosti dodatka

 

8.2.9.3.3.2. Kako izračunamo bruto plačo za željeni neto znesek izplačila plače?

Program omogoča, da bruto plačo določimo tudi preko vnosa neto zneska plače. Postopek izračuna bruto zneska plače za željeni neto znesek izplačila je opisan v naslednjih korakih:

8.2.9.3.3.2.1 Korak 1: Opcija za izračun bruto zneska plače za dani neto

Pri vnosu bruto zneska plače kliknemo na gumb Izračunaj bruto za dani neto, kot je prikazano na sledeči sliki:

  
Gumb za izračuna bruto plače za dani neto znesek
  
  Slika 393:  Gumb za izračuna bruto plače za dani neto znesek

8.2.9.3.3.2.2 Korak 2: Izbira parametra za numerični izračun bruto plače

Prikaže se nam vnosna maska, kjer vnesemo željeni neto znesek plače ter izberemo parameter s spreminjanjem katerega se bo izračunal novi znesek bruto plače. Pri izbiri vrstice iz plačilne liste lahko izbiramo samo med tistimi vrsticami plačilne liste v katerih se v formuli uporablja posebna spremenljivka Param .

  
Vnos parametrov za izračun bruto plače za dani neto
  
  Slika 394:  Vnos parametrov za izračun bruto plače za dani neto

Ko vpišemo znesek neto plače in izberemo parameter kliknemo na gumb Izračunaj bruto za dani neto.

8.2.9.3.3.2.3 Korak 3: Prikaz novega zneska bruto plače

Ko se izvede numerični izračun bruto plače se nam prikaže rezultat izračuna. V primeru vidimo, da je program s spreminjanjem odstotka za dodatek na delovno uspešnost izračunal novi bruto znesek plače pri katerem neto znesek izplačila brez nadomestil in odtegljajev znaša natanko toliko, kot smo želeli.

  
Rezultat numeričnega izračuna bruto plače
  
  Slika 395:  Rezultat numeričnega izračuna bruto plače

Pri numeričnem izračunu bruto zneska plače lahko program upošteva samo tiste vrstice na plačilni listi pri katerih se v formulah uporablja parameter - spremenljivka Param .

Bruto plača se tako izračuna z numeričnim spreminjanjem vrednosti spremenljivke Param  za izbrano vrstico plačilne liste.

 

8.2.9.3.4. Bonitete

  
Vnos podatkov za obračun bonitet
  
  Slika 396:  Vnos podatkov za obračun bonitet

Zneske bonitet vnesemo v ustrezna vnosna polja, kot je predpisano z obrazcem REK-1 [8.2.9.6.5.1] oz. Prilogo 12 [8.2.9.6.5.2].

Boniteto za uporabo službenega vozila v privatne namene izračuna program avtomatsko. Podatke o službenem vozilu je potrebno predhodno vnesti v šifrant službenih vozil [5.10.1].

 

8.2.9.3.5. Olajšave

  
Vnos podatkov za obračun dohodninskih olajšav
  
  Slika 397:  Vnos podatkov za obračun dohodninskih olajšav

Znesek posebne ter znesek osebne olajšave vnesemo v ustrezna vnosna polja, kot je razvidno iz slike. Zneska splošne olajšave ne vnesemo, ker je le-ta že avtomatsko upoštevan. Zneske olajšav vnesemo v višini mesečnih olajšav oz. 1/12 letne olajšave.

V primeru, da smo pri zaposlenemu določili, da ne gre za zaposlitev pri glavnem delodajalcu se olajšave ne upoštevajo ne glede na vrednosti, ki smo jih vpisali v vnosnih poljih.

Ko vnesemo zneske bonitet in olajšav kliknemo na gumb Naprej >

 

8.2.9.3.6. Krediti, drugi odtegljaji, prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje

Za vnos odtegljaja oz. kredita za zaposlenega kliknemo na gumb Vnos odtegljaja, ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Vnos odtegljajev
  
  Slika 398:  Vnos odtegljajev

Po kliku na gumb Vnos odtegljaja se nam prikaže maska za vnos podatkov o odtegljaju, kamor vpišemo vse potrebne podatke o odtegljaju in vnos podatkov potrdimo s klikom na gumb V redu Ko smo potrdili vnos podatkov, se nam bo ta odtegljaj prenesel na plačilno listo, kot to kaže spodnja slika:

  
Vnos odtegljajev
  
  Slika 399:  Vnos odtegljajev

Lahko pa vnesemo že aktiven kredit, v primeru, da smo ga predhodno vnesli pri zaposlenem s klikom na gumb Vnos aktivnega kredita

  
Vnos aktivnega kredita
  
  Slika 400:  Vnos aktivnega kredita

Po kliku na gumb Vnos aktivnega kredita se nam odpre stran, kjer izberemo ta kredit s klikom nanj. Stran izgleda takole:

  
Izberemo kredit s klikom nanj
  
  Slika 401:  Izberemo kredit s klikom nanj

Po kliku na ta kredit, se bo ta, že obstoječi vpisani kredit prepisal v masko za vnos podatkov za nakazilo odtegljaja od plače, s potrditvijo na gumb V redu pa se bo prenesel na plačilno listo, kot pri vnosu odtegljaja.

Po končanem vnosu odtegljajev oz. kreditov je potrebno potrditi spremembe na plačilni listi s klikom na gumb V redu, ki ga vidimo na spodnji sliki:

  
Spremembe na plačilni listi je treba potrditi
  
  Slika 402:  Spremembe na plačilni listi je treba potrditi

Prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje

Na strani za vnos kreditov in drugih odtegljajev lahko vnesemo tudi znesek za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje.V kolikor vnesemo znesek PDPZ za delavca, je potrebno ustrezno nastaviti postavko obračuna, da se bo ta znesek avtomatsko odštel od bruto zneska plače in izpisal na plačilni listi.

Znesek PDPZ za delodajalca pa se prikaže na obrazcu priloga 11 in rekapitulaciji in ni potrebno nastaviti postavke obračuna, ker ne vpliva na bruto plačo zaposlenega.

Kje lahko vnesemo te zneske, kaže spodnja slika:

  
Vnos PDPZ za zaposlenega oz. delodajalca
  
  Slika 403:  Vnos PDPZ za zaposlenega oz. delodajalca

Ko vnesemo vse podatke, spremembe potrdimo in shranimo obračun. Obračun shranimo s klikom na gumb Shrani, ki utripa tako dolgo, dokler sprememb ne shranimo:

  
Obračun je potrebno shraniti
  
  Slika 404:  Obračun je potrebno shraniti

 

8.2.9.3.7. Povračila stroškov prehrane med delom in prevoza na delo

  
Vnos podatkov za obračun nadomestil
  
  Slika 405:  Vnos podatkov za obračun nadomestil

V vnosna polja za nadomestila označimo s klikom v   , da želimo izplačati posamezno nadomestilo.

Pri izračunu nadomestil za malico lahko vpišemo samo število dni za katere se obračuna malica oz. nadomestilo za prehrano med delom. Program v tem primeru sam pomnoži število dni z zneskom za malico, ki smo ga vnesli na začetku pri vnosu osnovnih podatkov [8.2.9.1]. Lahko pa višino nadomestila za malico vnesemo tudi, kot absolutni znesek.

Za povračilo za prevoz na delo vnesemo znesek v ustrezno vnosno polje.

V skladu z uredbo se za isti delovni dan ne more obračunati malica in dnevnica [5.6.2]. Za takšne primere vas program avtomatsko opozori, da obstaja odprti potni nalog v danem obdobju ali pa da je bil za obračunsko obdobje obračunan potni nalog z dnevnicami.

 

8.2.9.3.8. Podatki za nakazilo plače

V vnosna polja pod Način plačila  izberemo ali se plača izplača v gotovini ali pa se nakaže na osebni račun. Če se nakaže na osebni račun je vnos podatka obvezen, saj se ta podatek uporabi pri generiranju plačilnih nalogov za e-bančništvo ali za tiskanje na obrazce BN01.

Ko smo vnesli vse podatke kliknemo na gumb Dokončaj. S tem je vnos podatkov za obračun plače za tega zaposlenega končan.

Podatek o številki osebnega računa se avtomatsko prevzame iz kadrovske evidence, ko dodamo zaposlenega v obračun. Če smo pri zaposlenem vpisali več osebnih računov, se bo vedno prevzel prvi iz seznama. S klikom na dropDown.gif pa lahko izbiramo tudi med drugimi osebnimi računi zaposlenega ali pa preprosto vpišemo drugo številko računa.

Če želite plačo nakazovati na več osebnih računov, potem lahko pri zaposlenemu vpišete odtegljaj za nakazilo ustreznega dela plače na drug osebni račun.

 

8.2.9.4. Korak 4: Potrditev in zapiranje obračuna

Ko smo vnesli in shranili vse potrebne podatke lahko obračun zaključimo oz. zapremo s klikom na gumb Zaključi obračun kot kaže spodnja slika:

  
Obračun lahko zaključimo
  
  Slika 406:  Obračun lahko zaključimo

Ko smo obračun zaključili se pokaže takšna maska:

  
Zaključen obračun
  
  Slika 407:  Zaključen obračun


V kolikor želimo karkoli spremeniti v obračunu moramo klikniti na gumb Ponovno odpri obračun

 

8.2.9.5. Korak 5: Vnos in evidenca plačil prispevkov za kreiranje iREK obrazca

Vnos in evidentiranje plačil prispevkov je možno le pri obračunih po 1.7.2008 in so pogoj za kreiranje iREK obrazca

  
Pregled plačil prispevkov
  
  Slika 408:  Pregled plačil prispevkov

Po kliku na povezavo Evidenca plačil prispevkov se nam odpre evidenca do sedaj plačanih prispevkov v kolikor smo jih vnesli v to evidenco. To lepo vidimo na spodnji sliki:

  
Evidenca plačil prispevkov
  
  Slika 409:  Evidenca plačil prispevkov

Kot lahko vidimo na zgornji sliki nam program z rdečo izpiše opozorilo v primeru, da v evidenci še nimamo vnešenega nobenega plačila.

Ponudi pa se nam tudi dodatna možnost za vnos plačila v evidenco. To lahko storimo s klikom na povezavo Vnos plačila. Odpre se nam maska za vnos plačila prispevkov:

  
Vnesemo plačilo prispevkov
  
  Slika 410:  Vnesemo plačilo prispevkov

Ko smo vnesli plačilo v evidenco, evidenca izgleda tako:

  
Evidenca z vnesenim plačilom
  
  Slika 411:  Evidenca z vnesenim plačilom

Šele po vnosu vsaj enega plačila prispevkov lahko izpišemo iREK obrazec. Pogoj za to pa je, da zapustimo obračun plač in ga nato ponovno odpremo [8.2.9.6.2].

Že vnesena plačila pa lahko seveda tudi pregledujemo in popravljamo. Kako to naredimo lahko vidimo na spodnji sliki:

  
Kliknemo za spreminjanje plačila
  
  Slika 412:  Kliknemo za spreminjanje plačila

Plačila lahko tudi brišemo iz evidence. To lahko storimo s klikom na brisi.gif skrajno desno ob ustreznem plačilu. V tem primeru nas program pred dejanskim brisanjem še enkrat vpraša, če želimo dejansko pobrisati to plačilo.

  
Brisanje plačila iz evidence plačil prispevkov
  
  Slika 413:  Brisanje plačila iz evidence plačil prispevkov

 

8.2.9.6. Korak 6: Izpis obrazcev in plačilnih list

Do izpisov obračuna plač pridemo tako, da kliknemo na gumb Tiskanje v orodni vrstici. Odpre se meni, kot je prikazano na naslednji sliki:

  
Meni z izpisi obračuna plač.
  
  Slika 414:  Meni z izpisi obračuna plač.

V meniku se prikažejo vsi izpisi, ki so relevantni za obračun. Npr., če delamo obračun plač za zaposlene pri zasebniku se namesto obrazca REK-1 prikaže opcija za izpis obrazca Priloga 12 po zaposlenih.

Izpisi obračuna plač so naslednji:

Izpisi obračuna plač so možni šele takrat, ko je obračun plač zaključen in zaprt. Dokler je obračun še odprt in v delu izpisov še ni mogoče narediti.

Obračun plač se redno prilagaja spremembam zakonodaje, ki predpisuje število in vrste obrazcev, ki jih je potrebno oddajati ob obračunu plač in drugih prejemkov.

Zaradi hitrega spreminjanja zakonodaje vsi obrazci niso opisani v navodilih. Prav tako so možna določena odstopanja glede na dejansko stanje v programu. V primeru dodatnih vprašanj glede razpoložljivih obrazcev se obrnite na podporo.

 

8.2.9.6.1. DURS: Obrazec REK-1

Obrazec REK-1 lahko izpišemo na samem obračunu plače preko menija |Tiskanje |Obrazec REK-1, kot to prikazuje slika:

  
Tiskanje obrazca REK-1
  
  Slika 415:  Tiskanje obrazca REK-1

Obrazec izgleda tako:

  
Obrazec REK-1 stran 1
  
  Slika 416:  Obrazec REK-1 stran 1

  
Obrazec REK-1 stran 2
  
  Slika 417:  Obrazec REK-1 stran 2

 

8.2.9.6.2. DURS: Obrazec I-REK - individualni REK

Obrazec I-REK lahko izpišemo le, če smo predhodno vnesli vsaj eno plačilo prispevkov [8.2.9.5]. Izpišemo ga na samem obračunu plače preko menija |Tiskanje |Obrazec I-REK na dan..., kot to prikazuje slika:

  
Tiskanje obrazca iREK
  
  Slika 418:  Tiskanje obrazca iREK

Obrazec izgleda tako:

  
Obrazec I-REK stran 1
  
  Slika 419:  Obrazec I-REK stran 1

  
Obrazec I-REK stran 2
  
  Slika 420:  Obrazec I-REK stran 2

 

8.2.9.6.3. DURS: Obračun davka na izplačane plače

  
Obračun davka na izplačane plače
  
  Slika 421:  Obračun davka na izplačane plače

 

8.2.9.6.4. Prenos REK-1 in obračuna davka na izplačane plače v eDavke

REK-1 obrazec lahko prenesemo v eDavke direktno iz programa e-racuni v primeru, ko smo zaprli obračun [8.2.9.4].

Prenos je mogoč preko opcije Prenos REK1 v eDavke, ki jo najdemo v meniju za izmenjavo podatkov na samem obračunu plače tako, kot to vidimo na spodnji sliki:

  
Meni za izmenjavo podatkov
  
  Slika 422:  Meni za izmenjavo podatkov

Po kliku na to opcijo se nam odpre maska za oddajo REK1 obrazca. V meniju Vrsta dokumenta izberemo dokument, ki ga oddajamo.

  
Izberemo ustrezno vrsto dokumenta
  
  Slika 423:  Izberemo ustrezno vrsto dokumenta

V primeru, da oddajamo original, potem je potrebno v tej maski le še označiti plačilo prispevkov za katerega želimo poročati.

  
Oddajanje originala
  
  Slika 424:  Oddajanje originala

V kolikor pa izberemo katero koli drugo vrsto dokumenta pa se moramo sklicevati na referenco predhodno oddanega dokumenta. To referenco najdemo v eDavkih, ki je zapisana ob tem dokumentu.

  
Oddajanje druge vrste dokumenta
  
  Slika 425:  Oddajanje druge vrste dokumenta

 

8.2.9.6.5. Obrazci pred letom 2008

Na spodnjih povezavah najdete obrazce, ki so veljali do 1.1.2008:

Obrazec REK-1 [8.2.9.6.5.1]

Obrazec priloga 12 [8.2.9.6.5.2]

 

8.2.9.6.5.1. DURS: Obrazec REK-1

  
Obrazec REK-1 stran 1
  
  Slika 426:  Obrazec REK-1 stran 1

  
Obrazec REK-1 stran 2
  
  Slika 427:  Obrazec REK-1 stran 2

 

8.2.9.6.5.2. DURS: Obrazec Priloga-12

  
Obrazec Priloga 12 stran 1
  
  Slika 428:  Obrazec Priloga 12 stran 1

  
Obrazec Priloga 12 stran 2
  
  Slika 429:  Obrazec Priloga 12 stran 2

  
Obrazec Priloga 12 stran 3
  
  Slika 430:  Obrazec Priloga 12 stran 3

 

8.2.9.6.6. DURS: Obračun prispevkov za zasebnika

  
Obračun prispevkov za zasebnika
  
  Slika 431:  Obračun prispevkov za zasebnika

 

8.2.9.6.7. DURS: Obračun članarine za OZ

  
Obračun članarine za OZ
  
  Slika 432:  Obračun članarine za OZ

 

8.2.9.6.8. AJPES: Obrazec 1-ZAP/M

  
Obrazec 1-ZAP/M za AJPES
  
  Slika 433:  Obrazec 1-ZAP/M za AJPES

Iz modula za obračun plač je mogoč avtomatski prenos obrazca 1-ZAP/M na spletno stran AJPES-a. Glej opis prenosa obrazca 1-Z [8.2.9.6.11] na AJPES.

.

 

8.2.9.6.9. AJPES: Obrazec 1-Z

Z dnem 1.2.2005 se za pravne osebe pri izplačilih plač za leto 2005 Obrazec 1-Z nadomesti z obrazcem 1-ZAP/M [8.2.9.6.8].

  
Obrazec 1-Z za AJPES
  
  Slika 434:  Obrazec 1-Z za AJPES

AJPES omogoča elektronsko oddajo obrazca 1-Z preko spletnega portala http://www.ajpes.si.

Iz modula za obračun plač je tako mogoče avtomatsko oddati [8.2.9.6.11] obrazec 1-Z direktno na AJPES samo s klikom na gumb.

.

 

8.2.9.6.10. AJPES: Obrazec ZAP-STRU/L

  
Obrazec ZAP-STRU/L
  
  Slika 435:  Obrazec ZAP-STRU/L

Iz modula za obračun plač je mogoč avtomatski prenos obrazcev 1-ZAP/M in ZAP-STRU/L na spletno stran AJPES-a. Glej opis prenosa obrazca 1-Z [8.2.9.6.11] na AJPES.

.

 

8.2.9.6.11. Avtomatski prenos obrazcev 1-Z, 1-ZAP/M in ZAP-STRU/L na www.ajpes.si

S funkcijo za avtomatski prenos obrazca 1-Z na AJPES lahko hitro z dvema klikoma prenesete podatke za obrazec 1-Z na AJPES. S tem se izognemo nepotrebnemu ročnemu vnosu podatkov v obrazec na spletni strani na www.ajpes.si.

Program se avtomatsko poveže s portalom http://www.ajpes.si ter v AJPES-ovo spletno aplikacijo prenese podatke iz obračuna plač.

Funkcija za prenos podatkov na AJPES je dostopna v orodni vrstici v meniju za izmenjavo podatkov:

  
Opcija za prenos podatkov na www.ajpes.si
  
  Slika 436:  Opcija za prenos podatkov na www.ajpes.si

Po kliku se prikaže obrazec za prenos podatkov na AJPES. Po vnosu uporabniškega imena in gesla za AJPES se bo obrazec prenesel na spletno stran AJPES-a.

  
Avtomatski prenos podatkov za obrazec 1-Z na www.ajpes.si
  
  Slika 437:  Avtomatski prenos podatkov za obrazec 1-Z na www.ajpes.si

Po dokončanem prenosu se je potrebno prijaviti na spletno stran AJPES-a in obrazec potrditi ter oddati.

Program zgolj prenese podatke na AJPES. Oddajo podatkov morate še vedno potrditi sami tako, da se prijavite na spletno stran www.ajpes.si in oddate izpolnjen obrazec 1-Z.

 

8.2.9.6.12. Plačilne liste za zaposlene

Plačilne liste za zaposlene lahko izpišemo šele, ko smo posamezni obračun zaključili. Plačilne liste so dostopne preko menija, ki je prikazan na spodnji sliki:

  
Po zaključenem obračunu lahko izpišemo plačilne liste za zaposlene
  
  Slika 438:  Po zaključenem obračunu lahko izpišemo plačilne liste za zaposlene

 

8.2.9.7. Korak 6a: Pošiljanje obrazcev stranki preko e-maila

Funkcionalnost za pošiljanje izpisov preko e-maila je na voljo v orodni vrstici pod gumbom za pošiljanje e-mailov. Glej sledečo sliko:

  
Opcija za pošiljanje izpisov po e-mailu
  
  Slika 439:  Opcija za pošiljanje izpisov po e-mailu

Ko kliknemo na opcijo Pošiljanje izpisov in obrazcev po e-pošti se prikaže stran za izbiro obrazcev, ki jih želimo poslati po e-mailu:

  
Izbira obrazcev, ki jih želimo poslati po e-mailu
  
  Slika 440:  Izbira obrazcev, ki jih želimo poslati po e-mailu

V primeru, ko smo že naredili izplačilo, se med dokumenti, ki jih želimo poslati po e-pošti pojavi tudi možnost pošiljanja datoteke TKDIS.txt, kot to kaže spodnja slika:

  
Izbira obrazcev in datoteke TKDIS.txt, ki jih želimo poslati po e-mailu
  
  Slika 441:  Izbira obrazcev in datoteke TKDIS.txt, ki jih želimo poslati po e-mailu


Izbiro obrazcev in datotek potrdimo s klikom na gumb V redu Prikaže se nam stran za vnos naslova e-mail sporočila. E-mail naslov lahko poiščemo tako, da vpišemo črko s katero se naslov začne (slika spodaj) ali pa ga poiščemo kar v seznamu s klikom na dropDown.gif

  
Vnos sporočila in naslovnika za e-mail
  
  Slika 442:  Vnos sporočila in naslovnika za e-mail

S klikom na opcijo Pošiljanje plačilnih list zaposlenim na njihov e-mail naslov se nam odpre naslednja stran:

  
Izbira e-mail naslovov za zaposlene katerim želimo poslati plačilno listo
  
  Slika 443:  Izbira e-mail naslovov za zaposlene katerim želimo poslati plačilno listo

Po 1.12.2017 je zakonsko določeno, da so občutljivi osebni podatki ustrezno zavarovani pri prenosu preko telekomunikacijskih omrežij. Podatki so ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. V programu je zato pri zaposlenem možnost vnosa gesla za PDF dokumente, ki se potem uporabi pri kreiranju izpisa plačilne liste za pošiljanje po mailu. Več o vnosu gesla najdete na strani Generiranje gesla za PDF dokumente [9.11.1]. V kolikor zaposleni nima vpisane gesla potem se kreira pdf brez gesla, program pa nas v tem primeru o tem obvesti.

V primeru, da zaposleni nima vpisanega e-mail naslova, ga lahko vpišemo kar na tej strani v ustrezno polje. V samem oknu, ki se nam prikaže tudi lahko pregledamo dokumente, ki se bodo pošiljali in pa uredimo vsebino maila za posameznega zaposlenega ali vse zaposlene naenkrat preko gumba Spremeni privzeto vsebino več izbranim dokumentom hkrati. Ko smo odkljukali vse zaposlene katerim želimo poslati plačilno listo, to tudi potrdimo s klikom na gumb Pošlji izbrane dokumente in dokumenti se bodo poslali na vse vpisane naslove.

 

8.2.9.8. Korak 7: Generiranje plačilnih nalogov in izplačilo plač

 

8.2.9.9. Korak 8: Knjiženje obračuna plač na temeljnico

Če hočemo obračun knjižiti, ga moramo pred tem zaključiti [8.2.9.4]. Če smo to naredili potem lahko obračun poknjižimo tako, da kliknemo na gumb Knjiženje obračuna plač, ki nam ponudi dve možnosti. Obračun lahko normalno poknjižimo na temeljnico, lahko pa obračun poknjižimo po STM:

  
Pregled zaključenega obračuna
  
  Slika 444:  Pregled zaključenega obračuna

Po kliku na eno izmed možnosti se vam odpre nova temeljnica, ki jo lahko spreminjate. Trenutna temeljnica je brez številke. Številka se avtomatsko dodeli temeljnici ko jo shranite.

Ko je postopek knjiženja končan se vam pokaže naslednja stran, kjer lahko vidite tudi št. temeljnice:

  
Poknjižen obračun
  
  Slika 445:  Poknjižen obračun

 

8.2.9.10. Korak 8a: Knjiženje obračuna prispevkov za zasebnika na temeljnico

Obračun zasebnika je mogoč le, v kolikor je eden od zaposlenih, ki smo jih dodali na obračun, nosilec s.p. V kolikor gre za nosilca s.p. moramo to pri zaposlenem tudi označiti in to storimo pri vnosu podatkov o zaposlenem kot to kaže spodnja slika:

  
Vnesemo vrsto zaposlitve
  
  Slika 446:  Vnesemo vrsto zaposlitve

Vnesemo vse potrebne podatke za obračun prispevkov za nosilca s.p. v maski kot jo prikazuje spodnja slika:

  
Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov
  
  Slika 447:  Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov

Obračun zaključimo in prikaže se nam naslednja stran, ki nam omogoča knjiženje obračuna prispevkov:

  
Ko smo obračun zaključili, lahko le tega knjižimo
  
  Slika 448:  Ko smo obračun zaključili, lahko le tega knjižimo

Po kliku na gumb Knjiženje obračuna prispevkov se nam kreira temeljnica, na katero bomo obračun knjižili. Za uspešno knjiženje moramo temeljnico shraniti.

 

8.2.9.11. Korak 8b: Knjiženje obračuna prispevkov za pavšalista na temeljnico

Obračun prispevkov za pavšalista je mogoč le, v kolikor je eden od zaposlenih, ki smo jih dodali na obračun, pavšalist. V kolikor gre za pavšalista, moramo to pri zaposlenem tudi označiti in to storimo pri vnosu podatkov o zaposlenem kot to kaže spodnja slika:

  
Vnesemo vrsto zaposlitve
  
  Slika 449:  Vnesemo vrsto zaposlitve

Zaposlenega dodamo na obračun in vnesemo podatke, ki so potrebni za obračun. Pri tem je potrebno vnesti tudi prispevek za zdravstveno zavarovanje in prispevek za SPIZ:

  
Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov
  
  Slika 450:  Vnos podatkov potrebnih za obračun prispevkov

Obračun zaključimo in prikaže se nam naslednja stran, ki nam omogoča knjiženje obračuna prispevkov:

Po kliku na gumb Knjiženje obračuna prispevkov se nam kreira temeljnica, na katero bomo obračun knjižili. Za uspešno knjiženje moramo temeljnico shraniti.

 

8.2.9.12. Korak 9: Knjiženje izplačila plač

 

8.2.10. Kako naredimo obračun plač za detaširane delavce?

Koraki za izdelavo obračuna plač za detaširane delavce so opisani v naslednjih korakih:

  1. Uvoz formul za obračun plače detaširanih [8.2.10.1].
  1. Vnos podatkov o zaposlitvi [8.2.10.2].
  1. Vnos podatkov za glavo obračuna [8.2.10.3].


Posamezni koraki obračuna plač so opisani v nadaljevanju.

 

8.2.10.1. Uvoz formul za detaširane delavce

Pred začetkom obračuna plače za detaširane je potrebno pripraviti formule za obračun plače, ki jih uvozimo pod |Plače |Šifranti in nastavitve |Postavke obračuna.

placilnaListaDetasirani.xml
Velikost: 29,69 kB

Datoteko uvozimo na strani Postavke obračuna, kjer izberemo gumb  Uvoz formul iz datoteke XML ali drugega podjetja:

  
Postavke obračuna
  
  Slika 451:  Postavke obračuna

Po izbiri guba se nam odpre naslednje okno:

  
Uvoz formul iz datoteke XML ali drugega podjetja
  
  Slika 452:  Uvoz formul iz datoteke XML ali drugega podjetja

Na temu mestu izberemo vir podatkov: "Datoteka XML s formulami za plačilno listo." in uvozimo datoteko.

Powstavke obračuna si po potrebi uredimo.


 

8.2.10.2. Vnos nove zaposlitve na zaposlenemu za detaširane delavce

Na samemu zaposlenemu pod |Partnerji |Zaposleni izberemo zaposlenega, ki je detaširani delavec in izberemo [+] Dodaj zaposlitev.

  
Vnos nove zaposlitve
  
  Slika 453:  Vnos nove zaposlitve

Odpre se nam vnosna maska zaposlitve, kjer je potrebno, da označimo, da je detaširani v določeno državo, izpolnimo ostale podatke o zaposlitvi in shranimo zaposlitev.

  
Vnos podatkov o detaširanemu delavcu
  
  Slika 454:  Vnos podatkov o detaširanemu delavcu



 

8.2.10.3. Vnos osnovnih podatkov za obračun plač (detaširani)

Pripravimo obračun plače tako, da ustvarimo nov obračun plač t.j. paket znotraj katerega bomo obračunali plače za več zaposlenih. V meniju |Plače |Obračuni plač izberemu gumb Novi obračun plač.

  
Kreiranje novega obračuna plač
  
  Slika 455:  Kreiranje novega obračuna plač

Po izbiri gumba Novi obračun plač se nam prikaže spodnja vnosna maska. Na njej izberemo Vrsto dohodka: 1091 - Plače in nadomestila detaširani delavci.

  
Vnosna maska za obračun plač
  
  Slika 456:  Vnosna maska za obračun plač

 

8.2.11. Obračun plače v več delih

Obračun plače v več delih pomeni, da lahko imamo več obračunov v enem mesecu in lahko na koncu izpišemo kumulativne obrazce.

  
Na sliki vidimo, da imamo za mesec maj dva obračuna. Ko imamo več obračunov na mesec se zraven meseca in letnice pojavi še zaporedna številka obračuna v mesecu.
  
  Slika 457:  Na sliki vidimo, da imamo za mesec maj dva obračuna. Ko imamo več obračunov na mesec se zraven meseca in letnice pojavi še zaporedna številka obračuna v mesecu.

Tako lahko naredimo obračun plače za enega zaposlenega v dveh ali več obračunih na mesec (v vsakem obračunu določimo število ur zaposlenemu za koliko izplačujemo). Olajšave za zaposlenega določimo v prvem obračunu. Lahko pa obračun plače v več delih uporabimo za obračun plače polovice zaposlenih v enem obračunu, medtem ko drugi polovici zaposlenih obračunamo v drugem obračunu.

Vedno moramo prej zapreti prvi obračun, ker če prej zapremo drugi obračun potem ne moremo zapreti prvega. Ko imamo zaprte vse obračune lahko ponovno odpremo samo zadnji narejen obračun, pri ostalih sploh nimamo te možnosti.

V primeru več obračunov na mesec imamo pri vseh razen prvega obračuna na voljo kumulativne izpise. Kumulativni izpise se računajo za ta obračun in vse ostale obračune, ki so bili narejeni do tega.

Izpis kumulativnih obrazcev [8.2.11.1]

Omogočen je tudi avtomatski prenos kumulativnih obrazcev na Ajpes. V meniju imamo izbiro obrazcev za ta obračun in kumulativnih obrazcev.Glej Avtomatski prenos obrazcev na Ajpes [8.2.9.6.11]

 

8.2.11.1. Kumulativni obrazci

V meniju za printanje imamo vse izpise za ta obračun Izpisi obračuna plač [8.2.9.6] ter dodatne za kumulative obračunov v mesecu.

  
Pri vseh drugih obračunih razen pri prvem imamo na dnu meniju za tiskanje na voljo Kumulativni obrazci
  
  Slika 458:  Pri vseh drugih obračunih razen pri prvem imamo na dnu meniju za tiskanje na voljo Kumulativni obrazci

  
 Masovno printanje obrazcov
  
  Slika 459:   Masovno printanje obrazcov

Izgledi vseh izpisov razen izpisa Obračun davka na izplačane plače [8.2.11.1.1] so enaki kot pri navadnih obračunih.

 

8.2.11.1.1. Davek na izplačane plače - kumulativni izpis

  
Izpis obračuna davka na izplačane plače, ko imamo več obračun plače za obračunski mesec
  
  Slika 460:  Izpis obračuna davka na izplačane plače, ko imamo več obračun plače za obračunski mesec

 

8.3. Obračun regresa za letni dopust

Program omogoča izdelavo obračuna regresa za zaposlene, izpis predpisanih obrazcev, generiranje plačilnih nalogov in knjiženje obračuna regresa.

Izdelavo regresa najdete pod |Plača |Regres.

Izdelava obračuna regresa je opisana v naslednjih korakih:

  1. Vnos osnovnih podatkov za obračun regresa [8.3.3].
  2. Izbira in dodajanje zaposlenih v obračun regresa. [8.3.4]
  3. Vnos višine regresa za posamične zaposlene. [8.3.5]
  4. Izplačilo višjega zneska od 70% povprečne plače. [8.3.2]
  5. Potrditev in zapiranje obračuna regresa. [8.3.6]
  6. Izpis obrazcev in plačilnih list: [8.3.7]
  7. Generiranje plačilnih nalogov: [8.3.8]
  8. Knjiženje obračuna regresa na temeljnico. [8.3.9]

Posamezni koraki obračuna regresa so opisani v nadaljevanju navodil. Če še niste izdelali nobenega obračuna regresa, se vam bo pokazala stran, kot je prikazana na spodnji sliki. S klikom na gumb Novi obračun boste pričeli z vnosom podatkov [8.3.3], ki so potrebni za izdelavo obračuna regresa.

  
Izdelava obračuna regresa
  
  Slika 461:  Izdelava obračuna regresa

 

8.3.1. Obračun regresa v več delih

Obračun regresa v več delih pomeni, da lahko imamo več obračunov v enem letu in lahko na koncu izpišemo kumulativne obrazce.

Pri obračunu regresa v več delih imamo pri drugem in naslednjih obračunih v meniju za tiskanje dodan še en obrazec REK1 kumulativa.

  
Pod obrazcem REK1 se nahaja obrazec REK1 - kumulativni.
  
  Slika 462:  Pod obrazcem REK1 se nahaja obrazec REK1 - kumulativni.

Pri avtomatskem pošiljanju obrazcev v eDavke [8.2.9.6.4] je dodana tudi možnost pošiljanja kumulativnega REK-1.

 

8.3.2. Izplačilo višjega zneska od 70% povprečne plače

Za vnos višjega bruta od 70% povprečne plače je potrebno na prvi strani vnesti najvišji bruto znesek za zaposlenega, ki bo izplačan, saj program kasneje na zaposlenem ne dovoljuje vnosa večjega bruta, kot je vnešen na prvi strani.

  
Vnos bruto zneska regresa na zaposlenega
  
  Slika 463:  Vnos bruto zneska regresa na zaposlenega

V primeru, ko se izplačuje večji bruto znesek od določenega se po pravilniku obračunajo tudi prispevki, za del bruto plače nad določenim zneskom - prispevki delavca in prispevki delodajalca. V tem primeru se nam v koloni "Prispevki" pojavi znesek obračunanih prispevkov delavca, ki je izračunan glede na znesek višji od določenega bruta.

Celotne obračunane prispevke, si lahko ogledamo v meniju za tiskanje, tako da si izpišemo poročilo "Rekapitulacija obračuna regresa". Znesek, ki presega določeno mejo najdemo na REK obrazcu v polju 114.

  
Rekapitulacija obračuna regresa za primer obračunanih prispevkov
  
  Slika 464:  Rekapitulacija obračuna regresa za primer obračunanih prispevkov




 

8.3.3. Vnos osnovnih podatkov za obračun regresa

Izdelavo novega obračuna regresa ali kopiranju obračuna regresa pričnemo z vnosom osnovnih podatkov. Prikaže se nam obrazec za vnos podatkov, kot ga prikazuje naslednja slika:

  
Vnos osnovnih podatkov za obračun regres
  
  Slika 465:  Vnos osnovnih podatkov za obračun regres

Pomen posameznih vnosnih polj je naslednji: