Povezava podjetnika z računovodskim servisom

Program omogoča uporabnikom, ki nimajo zaposlenega svojega računovodje ali morebiti iščejo zunanji računovodski servis za spletno vodenje računovodskih evidenc, da tega poiščejo kar neposredno med obstoječimi uporabniki programa e-racuni. Zahtevek za povezavo z izbranim računovodjem lahko tako podjetnik pošlje računovodji kar neposredno iz programa.

Kratek predstavitveni video je na voljo na naslednji povezavi:
https://youtu.be/eRvtyTCMllY

Osnovni namen programa je centralno vodenje poslovnih evidenc na enem mestu. Program namreč omogoča, da tako podjetnik, kot tudi izbrani računovodja preko spleta dostopata do iste baze podatkov in jih obdelujeta vsak s svojim up. dostopom, s čimer prihranimo čas in denar z nepotrebnimi dvojnimi vnosi in prenosi podatkov v druge računovodske programe.

Po registraciji in vstopu v program se uporabniku na prvi strani v programu med ostalimi prikaže tudi fragment za izbiro oz. povezavo z računovodskim servisom, ki uporablja program e-racuni za spletno vodenje računovodstva.

Slika 1: Fragment za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

V kolikor torej še nimate izbranega računovodskega servisa za vodenje računovodskih evidenc in bi želeli to delo prepustiti računovodji, ki program, kot obstoječi uporabnik že pozna, se lahko z njim povežete na povsem enostaven način.

Uporabniki, ki že imajo lastno naročnino najdejo ta fragment v meniju |Nastavitve |Moj račun, kot kaže slika:

Slika 2: Fragment za prikaz zemljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

V nadaljevanju je v treh korakih opisan postopek vzpostavitve povezave z računovodskim servisom, ki bo za vaše podjetje vodil računovodstvo v programu e-racuni:

Pošiljanje zahtevka podjetnika računovodskemu servisu [1]
Sprejem zahtevka za povezavo z bazo podjetnika od strani računovodje [2]
Končna potrditev povezave s strani podjetnika [3]

1. Pošiljanje zahtevka za povezavo baze z računovodskim servisom

V kolikor bi želeli poiskati računovodjo med aktivnimi uporabniki programa lahko kliknemo na ikono za prikaz zemljevida računovodskih servisov, ki uporabljajo program:

Slika 3: Kliknemo za prikaz zemeljevida s prikazom rač. servisov, ki uporabljajo program e-racuni

Po kliku na ikono, kot prikazano na sliki zgoraj, se nam odpre zemljevid z obstoječimi rač. servisi v regiji, ki uporabljajo program e-racuni:

Slika 4: Prikaz računovodskih servisov v regiji, ki uporabljajo program e-racuni

Zemljevid lahko seveda tudi povečamo oz. približamo in si prikažemo rač. servise v regiji, ki nas zanima. Lahko jih iščemo tudi preko iskalnega polja po kraju, kot označeno na sliki:

Slika 5: Zemljevid računovodskih servisov

Po kliku na izbrano lokacijo se nam prikažejo kontaktni podatki izbranega rač. servisa.

Zahtevek za povezavo naše baze z izbranim rač. servisom lahko enostavno pošljemo kar iz programa.

1.1 Pošiljanje unikatnega identifikatorja oz. ID naše baze rač. servisu

Ko smo pridobili kontaktne podatke izbranega rač. servisa jim lahko pošljemo zahtevek za povezavo do naše baze kar iz programa na način, da pošljemo unikatni identifikator oz. ID s klikom na gumb, kot kaže slika:

Slika 6: Pošiljanje zahtevka računovodji za povezavo do naše baze

Po kliku se nam odpre okno s podatkom o identifikatorju naše baze, ki skupaj z davčno številko našega podjetja enolično označuje našo bazo podatkov v programu e-racuni:

Slika 7: Unikatni identifikator naše baze

ID oz. token je veljaven le 3 dni od trenutka, ko smo ga kreirali!

Ta podatek pošljemo rač. servisu kar v obliki email zahtevka s klikom na gumb Pošlji email. Odpre se nam vnosna maska za pošiljanje emaila s prednastavljenim besedilom in podatki o ID naše baze, DŠ našega podjetja ter kontaktnimi podatki:

Slika 8: Pošiljanje ID na mail

Ko smo zahtevek poslali počakamo, da računovodstvo nanj odgovori. V kolikor računovodski servis sprejme zahtevek za dostop do naše baze [2], bomo morali po naslednji prijavi v program dokončno potrditi vzpostavljeno povezavo [3] z rač. servisom.

2. Sprejem zahtevka za vodenje računovodstva s strani rač. servisa

Ko nam podjetnik pošlje zahtevek s podatki za povezavo z njegovo bazo in smo se skupaj z njim dogovorili, da bomo njegov zahtevek sprejeli, lahko njegovo podjetje preprosto dodamo v seznam podjetij, ki jih vodimo v programu preko menija |Nastavitve |Administracija podjetij tako, da izberemo gumb Poveži se in dodaj obstoječe podjetje - podatkovno bazo, kot kaže slika:

Slika 9: Povežemo se s podjetjem, ki nam je poslalo zahtevek za povezavo z njihovo bazo

Po kliku na gumb se nam odpre maska za vnos podatkov, ki nam jih je posredovalo podjetje.

Slika 10: Vnos podatkov za povezavo z bazo podjetnika

Na podlagi prejetega zahtevka vnesemo davčno številko podjetja in ID oznako baze podjetja ter hkrati tudi izberemo ali bomo, kot računovodski servis prevzeli plačilo naročnine za bazo podjetnika ali ne.

NE, lastnik podatkovne baze mora naročnino poravnati sam	V tem primeru bo podjetnik naročnino za svojo bazo plačal sam, računovodskemu servisu se naročnina v tem primeru ne spremeni
DA, prevzeli bomo plačilo naročnine za dodatno organizacijo in uporabniške račune	V tem primeru se računovodskemu servisu naročnina poviša za dodatno podjetje oz. uporabnike v skladu s cenikom

V kolikor želimo vzpostaviti povezavo z bazo podjetja oz. organizacijo, ki še nima aktivne naročniške pogodbe, je treba soglasje obvezno sprejeti!

S klikom na gumb Sprejem zahtevka za povezavo potrdimo povezavo z bazo podjetnika in v kolikor smo podatke pravilno vnesli se bo pojavilo obvestilo o uspešnem sprejemu zahtevka:

Slika 11: Sprejem zahtevka za povezavo - potrditev

Po potrditvi sprejema zahtevka je potrebno počakati še na dokončno potrditev povezave [3] s strani podjetnika oz. organizacije, ki jo želimo povezati z našo bazo.

3. Končna potrditev vzpostavljene povezave naše baze z računovodskim servisom

Ko smo poslali zahtevek računovodskemu servisu ter z njimi dogovorili vse potrebno glede pogojev sodelovanja, računovodski servis pa je sprejel naš zahtevek za vodenje računovodstva, moramo dokončno potrditi povezavo oz. dostop računovodji do naše baze podatkov.

Sprejem zahtevka s strani računovodje bomo videli po prvi naslednji prijavi v program.

V kolikor je rač. servis potrdil soglasje za prevzem plačevanja naše naročnine, se bo prikazalo obvestilo v naslednji obliki:

Slika 12: Računovodski servis soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

V postopku potrjevanja dostopa računovodji do naše baze moramo v tem primeru tudi izbrati način povezave in določiti kdo bo lastnik podatkov ter način obračuna naročnine zato predlagamo, da skrbno in natančno preberemo vse možnosti:

Želimo ohraniti lastno naročniško razmerje in obdržati lastništvo in kontrolo nad našimi podatki - ta izbira nam omogoča, da kadarkoli sami odstranimo dostop računovodji do naše baze

Računovodstvo prevzame plačevanje naročnine, želimo še naprej ostati lastniki podatkov. Računovodstvu lahko kadarkoli blokiramo dostop in podatke prenesemo na drugo računovodstvo - ta izbira prav tako omogoča, da kadarkoli sami odstranimo dostop računovodji do naše baze in jo hkrati prenesemo na drugi računovodski servis

Računovodstvo prevzame plačevanje naročnine, odpovedujemo se lastništvu in kontroli nad podatki - v tem primeru bo za prenos podatkov na drugo računovostvo ali lastno naročnino potrebno soglasje računovodje kateremu smo dovolili dostop do naših podatkov

V kolikor rač. servis ni potrdil soglasja za prevzem plačevanja naše naročnine, se bo prikazalo obvestilo v naslednji obliki:

Slika 13: Računovodski servis ne soglaša s prevzemom plačevanja naše naročnine

Kot je na zgornjih slikah razvidno lahko dostop računovodji odobrimo ali pa ga zavrnemo.

Če dostop računovodji zavrnemo potem ta ne bo imel dostopa do naše baze, mi bomo pa lahko kadarkoli ponovili postopek oddaje zahtevka [1] drugemu računovodji.

Odločitev lahko tudi začasno prestavimo s klikom na povezavo Preskoči, odločil se bom kasneje. Obvestilo o sprejemu zahtevka iz strani računovodje se nam bo tako ponovno prikazalo ob naslednji prijavi v program.

V kolikor v roku treh dni dostopa računovodji ne potrdimo bo trenutni identifikator naše baze potekel in bo potrebno postopek pošiljanja zahtevka [1] ponoviti.

V kolikor smo potrdili dostop zunanjemu računovodji do naše baze bomo v programu vedno imeli na voljo pregled nad statusom naročnine [4] in plačili ter uporabniki, katerim je računovodstvo omogočilo dostop do naše baze.

4. Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

V kolikor smo potrdili dostop računovodji do naše baze bomo v meniju |Nastavitve |Moj račun imeli na voljo pregled našega naročniškega statusa, pregled nad uporabniki rač. servisa, ki imajo dostop do naše baze in tudi pregled nad plačili naročnine:

Slika 14: Pregled naročniškega statusa in plačila naročnine

Pregled nad izdanimi računi in plačilom naročnine imajo na voljo le uporabniki, ki imajo dodeljeno administratorsko pravico:

Slika 15: Pravica, ki jo potrebujemo za pregled nad izdanimi računi in plačilom naročnine

Zunanjemu računovodji lahko dostop do naše baze kadarkoli tudi prekličemo s klikom na gumb Prekliči dostop računovodstvu

Po kliku na gumb za preklic dostopa bo program zahteval potrditev preklica dostopa računovodji v obliki opozorila, kot kaže slika:

Slika 16: Potrdimo preklic dostopa računovodji do naše baze

Računovodji lahko dostop do naše baze blokiramo oz. odvzamemo le v primeru, če smo dostop računovodji do naše baze potrdili z izbiro ene od teh dveh možnosti:

Slika 17: V kolikor smo potrdili dostop računovodje do naše baze z eno od teh dveh opcij lahko kadarkoli prekličemo dostop

V primeru, da smo rač. servisu odvzeli dostop do baze našega podjetja, lahko našo bazo povežemo s katerim drugim rač. servisom ali pa ponovno z istim, če npr. želimo spremeniti način plačevanja naročnine. To uredimo tako, da ponovimo postopek pošiljanja zahtevka računovodji [1].